3/2012. (II. 24.) KüM utasítás

a bélyegzők és pecsétnyomók megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről

A Külügyminisztériumban a bélyegzők és pecsétnyomók megrendelésének, használatának, nyilvántartásának és selejtezésének rendjét az alábbiak szerint szabályozom:

I. Az utasítás hatálya

1. Az utasítás hatálya kiterjed mindazokra, akiket a Külügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata felhatalmaz a minisztérium képviseletére, feladatkörük alapján kiadmányozásra jogosultak, valamint mindazokra, akik munkakörükből adódóan a bélyegzőkkel kapcsolatos feladatokat látnak el.

II. A Külügyminisztériumban használt bélyegzők típusai

1. A Külügyminisztérium (a továbbiakban: minisztérium) hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott körbélyegző.

A minisztérium állami vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak.

A szervezeti egységek magyar nyelvű körbélyegzőjén felül a "Magyarország Külügyminisztériuma", középen a címer, alul a szervezeti egység lenyomatban is megjelenő nyilvántartási száma szerepel. A nyilvántartási számokat a Dokumentációs Főosztály adja és tartja nyilván.

2. A körbélyegző az állami vezetőnek, illetve a szervezeti egységnek az ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.

3. A minisztériumban - a körbélyegzőn kívül - az alábbi típusú bélyegzőket használják:

a) fejbélyegző;

b) futárzáráshoz használt rézbélyegző;

c) vízumkérelem befogadhatóságát igazoló bélyegző;

d) vízumkiadáshoz használt vízumbélyegző;

e) konzuli tevékenység során használt egyéb bélyegzők (pl. aláírás-, fordítás-, másolat-hitelesítő bélyegzők);

f) okirat-kiállításkor használt szárazbélyegző;

g) személyi pecsétnyomók.

III. Bélyegző normatívák

1. A központban minden szervezeti egység egy magyar nyelvű és egy angol nyelvű körbélyegzőből álló alapkészletet kap.

2. A szervezeti egységek indokolt esetben további bélyegzőket, illetve más idegen nyelvű körbélyegzőt igényelhetnek a Dokumentációs Főosztálytól.

3. A külképviseletek titkárságai egy magyar- és egy kétnyelvű körbélyegzőt kapnak a Külügyminisztérium költségvetésének terhére. A kétnyelvű bélyegző egyik nyelve a magyar, a másik a külképviselet által javasolt - latin betűs - világnyelv (angol, francia, német, spanyol).

4. A külképviseletek indokolt esetben - a saját költségvetésük terhére - más idegen nyelvű körbélyegzőt készíttethetnek a Dokumentációs Főosztály engedélyével.

5. A Konzuli Főosztály javaslatára a külképviseleteken dolgozó konzul(ok) a konzuli ügyvitelhez szükséges nyelven és indokolt mennyiségben kapnak körbélyegzőt.

6. A fejbélyegzők normatívája megegyezik a körbélyegző normatívájával.

IV. A bélyegző megrendelése és beszerzése, illetve használata

1. A kör- és fejbélyegzők igény szerinti megrendeléséről, kiadásáról és selejtezéséről a Dokumentációs Főosztály - a Létesítménygazdálkodási Főosztály bevonásával - gondoskodik.

2. A szervezeti egységek a Dokumentációs Főosztálytól igényelhetnek más idegen nyelvű körbélyegzőt. A Dokumentációs Főosztály vezetőjének beleegyezése esetén a főosztály a kérelmet továbbítja a Létesítménygazdálkodási Főosztálynak, és egyúttal megadja a beszerzendő bélyegző feliratának szövegét és a bélyegző sorszámát. A Létesítménygazdálkodási Főosztály az elkészült bélyegzőt a Dokumentációs Főosztálynak küldi meg. A Dokumentációs Főosztály a bélyegző adatait felveszi az általa vezetett központi bélyegző-nyilvántartóba, és ezután aláírás ellenében adja ki az igénylő szervezeti egység képviselőjének.

3. Indokolt esetben a külképviseletek is igényelhetnek más idegen nyelvű körbélyegzőt a Dokumentációs Főosztálytól. A főosztály vezetőjének pozitív döntése esetén a főosztály megküldi a pecsét sorszámát és az elektronikus címert. A külképviseletek az elkészült bélyegző adatait bevezetik az általuk vezetett nyilvántartásba, illetve erről jegyzőkönyvben értesítik a Dokumentációs Főosztályt. A jegyzőkönyv tartalmazza a bélyegző lenyomatát, az átvevő személyét és az átvétel dátumát.

4. A Konzuli Főosztály koordinálása és javaslata alapján a tiszteletbeli konzulok által használt kétnyelvű körpecsétek külügyminisztériumi költségvetés terhére történő beszerzéséről a Dokumentációs Főosztály gondoskodik.

5. A központban és a külképviseleteken használatban lévő vízum, valamint vízumkérelem befogadhatóságát igazoló bélyegzők külügyminisztériumi költségvetés terhére történő beszerzéséről a Konzuli Főosztály gondoskodik; és ennek módjáról utasításban rendelkezik.

6. A külképviseleteken a konzuli tevékenység során használt egyéb bélyegzők (pl. aláírás-, fordítás-, másolathitelesítő bélyegzők) tartalmi elemeit a Konzuli Főosztály határozza meg, és ennek alapján a külképviseletek maguk gondoskodnak azok beszerzéséről.

7. A szervezeti egységek vagy a külképviseletek által használt bélyegzőket a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A bélyegzőt szükség esetén, épületen kívüli munkavégzés érdekében a hivatali helyiségből ki lehet vinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért.

V. A bélyegző nyilvántartása

1. A körbélyegzőket - beleértve az állami vezetők által használtakat is - a lenyomatukban is megjelenő sorszámmal is el kell látni, és ennek megfelelően nyilvántartani.

2. A körbélyegzőkön alul első helyen a szervezeti egységek nyilvántartási száma, ezt követően pedig a bélyegző sorszáma szerepel.

3. A Dokumentációs Főosztály által vezetett központi nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt felvevő és érte felelős személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, a személyi változások során egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá körbélyegző esetleges elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

4. A szervezeti egységek nevében bekövetkezett változás esetében a névváltoztatást a Dokumentációs Főosztály bevezeti a központi nyilvántartásba, és a szervezeti egység a korábban rendelkezésére bocsátott körbélyegzőt használja tovább.

5. Szervezeti egységek szétválása esetén a jogutód szervezeti egységek közül az egyik szervezeti egység jogosult használni a jogelőd szervezeti egység körbélyegzőit, a többi jogutód újat köteles igényelni. A Dokumentációs Főosztály ezeket a változásokat is bevezeti a központi nyilvántartásba.

6. A tiszteletbeli konzulok által használt kétnyelvű körpecsétek központi nyilvántartásáról a Dokumentációs Főosztály gondoskodik.

7. A központban és a külképviseleteken használatban lévő vízum, valamint vízumkérelem befogadhatóságát igazoló bélyegzők nyilvántartásáról a Konzuli Főosztály gondoskodik.

8. A futárzáráshoz használt rézbélyegzők rendeltetésszerű használatáért, nyilvántartásáért, tárolásáért a külképviseleteken a titkos ügykezelő, a titkos ügykezelő helyettese, vagy a képviseletvezető által írásban kijelölt személy a felelős. A központban a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály futárindító részlegének munkatársai, valamint a pecsétőr a felelősek. A rézbélyegző szigorú elszámolású eszköz, kezelését, tárolását ennek megfelelően kell a külképviseleteken biztosítani.

9. A szervezeti egységek, illetve a külképviseletek vezetői gondoskodnak:

a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartásba történő átvezettetéséről;

b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

10. A hitelesítésre nem használható bélyegzőket (pl. fejbélyegző) csak a szervezeti egységek és külképviseletek szintjén kell nyilvántartani.

VI. A bélyegző elvesztése

1. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője vagy a II. 3. b)-g) pontokban meghatározott bélyegzője elveszett vagy eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a bélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:

a) írásban értesíti a nyilvántartásért felelős szervezeti egység vezetőjét;

b) a nyilvántartásért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik a bélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben;

c) a bélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a nyilvántartásban fel kell tüntetni;

d) amennyiben elveszett vagy eltulajdonított bélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült bélyegzőt selejtezni kell.

VII. A bélyegző leadása, cseréje és selejtezése

1. Szervezeti egységek összevonása esetén az új szervezeti egység központi titkársága az összevont szervezetei egységek bélyegzői közül a III. 3. pontban megfogalmazott normatívának megfelelő mennyiséget tart meg, a többit selejtezésre átadja a Dokumentációs Főosztálynak. Amennyiben az új főosztály altitkárságokat is működtet, akkor a Dokumentációs Főosztály vezetőjének döntése alapján a bélyegzők ezek számára is megtarthatóak.

2. A központban és a külképviseleteken használatban lévő vízum, valamint vízumkérelem befogadhatóságát igazoló bélyegzők selejtezéséről a Konzuli Főosztály gondoskodik.

3. A megrongálódott rézbélyegzőket a külképviseletek Minősített I. futárpostában a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztálynak terjesszék fel, és a főosztály gondoskodik ezen rézbélyegzők selejtezéséről, megsemmisítéséről, illetve cseréjéről.

a) az új rézbélyegzők Minősített I. futárpostával kerülnek kiküldésre;

b) a külképviseletekre történő kiérkezésükig az addig használt marad érvényben;

c) az új rézbélyegzőt kiérkezése után azonnal nyilvántartásba, illetve használatba kell venni a régi típusú egyidejű hazaküldése mellett.

VIII. A pecsétnyomók megrendelése, beszerzése, nyilvántartása és használata

1. A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló páncél-, illetve lemezszekrényekhez, kulcsos dobozokhoz használatos személyi (negatív, réz) pecsétnyomóra (a továbbiakban: pecsétnyomó) vonatkozó igényt a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztálynál írásban kell bejelenteni, amely a Létesítménygazdálkodási Főosztály bevonásával gondoskodik annak beszerzéséről, nyilvántartásba vételéről és - aláírás ellenében - a jogosultnak történő kiadásáról.

2. A pecsétnyomót használó kormánytisztviselő jogviszonyának, munkaviszonyának, illetve munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyának megszüntetése esetén a pecsétnyomó nyilvántartója az elszámoló lapon aláírásával igazolja a pecsétnyomó leadását.

A minisztériumon belüli áthelyezés, feladatkör megváltozása esetén is vissza kell adni a pecsétnyomót a nyilvántartónak. Pecsétnyomó másik munkatársnak csak a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztálynál történő előzetes átírás után adható ki.

3. A munkavégzésre irányuló jogviszony megszüntetése esetén a pecsétnyomó nyilvántartója a leszerelő lapon aláírásával igazolja a pecsétnyomó leadását. A pecsétnyomó elvesztéséről a biztonsági vezetőt és a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály vezetőjét haladéktalanul értesíteni kell.

IX. Záró rendelkezések

1. Jelen utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2012. január 1-jétől kell alkalmazni.

Martonyi János s. k.,

külügyminiszter