11/2008. (HÉ 53.) KüM utasítás
a Külügyminisztérium Civil Koordinációs Bizottsága létrehozásáról
A Külügyminisztérium Civil Koordinációs Bizottsága létrehozásával kapcsolatosan, az alábbiakat rendelem el:
1.
1.1. A Külügyminisztérium civil kapcsolatainak fejlesztése, illetve a Külügyminisztérium ágazati civil cselekvési tervének végrehajtása érdekében munkabizottság alakul. A munkabizottság elnevezése: Külügyminisztérium Civil Koordinációs Bizottsága (KCKB), a továbbiakban munkabizottság. A munkabizottság javaslattevő és koordináló testület.
1.2. A munkabizottság elnöki feladatait a miniszter látja el.
1.3. A munkabizottság tagjai az alábbi szervezeti egységek vezetői:
a) Afrikai és Közel-keleti Főosztály,
b) Amerikai Főosztály,
c) Ázsiai és Csendes-óceáni Főosztály,
d) Biztonságpolitikai és Non-Proliferációs Főosztály,
e) Biztonsági Főosztály,
f) Bővítési Önálló Osztály,
g) EU Kül- és Biztonságpolitikai Főosztály,
h) EU Gazdaságpolitikai Főosztály,
i) EU Koordinációs és Jogi Főosztály,
j) EU Ágazati és Kereskedelempolitikai Főosztály,
k) EU Tájékoztató Szolgálat,
l) Gazdaság- és Tudománydiplomáciai Főosztály,
m) I. Európai Főosztály,
n) II. Európai Főosztály,
o) KKFO,
p) KKFO civil kapcsolatokért felelős osztálya,
q) Konzuli Főosztály,
r) Külpolitikai Stratégiai Tervező és Információs Főosztály,
s) Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Főosztály,
t) Nemzetközi Szervezetek és Emberi Jogok Főosztálya, valamint
u) a Szóvivő.
1.4. A munkabizottság titkári feladatait a KKFO szavazati joggal nem rendelkező, kijelölt munkatársa látja el.
1.5. A munkabizottság ülésein állandó meghívottként - tanácskozási joggal - a Pályáztatási Önálló Osztály (továbbiakban: PÖO) vezetője is részt vesz.
1.6. A munkabizottság ülésein, megfigyelőként, vagy tanácskozási joggal, az elnök által meghívott résztvevők, külsős szakértők, civil szervezetek képviselői is részt vehetnek.
2.
A munkabizottság feladatai
2.1. A munkabizottság feladatai a következők:
2.1.1. A rendelkezésére álló minden eszközzel fejleszti
a) a Külügyminisztérium, illetve egyes szakfőosztályainak és kül-képviseleteinek civilekkel kapcsolatos gyakorlatát;
b) a civil párbeszéd eszközrendszerét;
c) a külpolitikai célok érdekében a civil szervezetek nemzetközi fellépését;
d) a külpolitikai célok civil hálózatok útján történő hatékonyabb érvényesítését;
e) a civil szervezetekre fordított külügyminisztériumi támogatások hatékonyságát;
f) a KüM előadói kapacitásának bővítését;
g) a döntés-előkészítési folyamatokban, illetve a külkapcsolati stratégia végrehajtásában a civil szervezetek részvételét;
2.2.1. Ennek érdekében:
a) ajánlásokat fogalmaz meg;
b) lehetőséget biztosít a szakfőosztályoknak egymás civil tevékenységének megismerésére,
c) áttekinti a KüM civil támogatási tevékenységét és segíti annak hatékonyságát,
d) áttekinti és elősegíti a KüM civil cselekvési tervének végrehajtását,
e) javaslatot tesz a KüM civil cselekvési tervének végrehajtására vonatkozó éves beszámoló elfogadására,
f) javaslatot tesz a KüM civil tevékenységének kommunikációjára, illetve a kommunikáció technikai lehetőségeinek fejlesztésére,
g) javaslatot tesz a munkabizottság elnöke által döntésre előterjesztett kérdésekben.
3.
A munkabizottság működési rendje
3.1. A munkabizottság évente legalább egyszer ülésezik, üléseinek gyakoriságáról a munkabizottság elnöke dönt.
3.2 Az üléseket a munkabizottság elnöke által jóváhagyott napirend alapján és időpontban a munkabizottság titkára hívja össze.
3.3. A meghívót legalább nyolc nappal az ülés előtt kézbesíteni kell a tagoknak. A meghívóhoz csatoltan a munkabizottság tagjai megkapják a munkabizottság napirendjét.
3.4. A munkabizottság ülésén az elnököt távollétében a kabinetfőnök képviseli.
3.5. Az a munkabizottsági tag, aki akadályoztatása miatt nem tud részt venni a munkabizottság ülésén, az általa kijelölt, civil ügyekben illetékes munkatársával képviseltetheti magát.
3.6. A munkabizottság elnöke - a KKFO vezetőjének javaslatára, vagy önállóan - a munkabizottság napirendjén szereplő egyes kérdésekről előzetesen, írásban kérheti a tagok álláspontját.
3.7. A munkabizottság ülése csak akkor tartható meg, ha tagjainak több mint ötven százaléka az ülésen jelen van. A munkabizottság tagjait egyenlő szavazat illeti meg, ajánlásait, javaslatait a jelen lévő tagok egyszerű szótöbbségével hozza, szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.
3.8. A munkabizottság javaslattevő szervezet, javaslatait az adott kérdésben hatáskörrel rendelkező vezető döntése során figyelembe veszi. A munkabizottság döntése által megfogalmazott ajánlások, javaslatok nem érintik a KKFO vezetőjének döntési jogosultságát, aki a munkabizottság ajánlásainak, javaslatainak figyelembevételével önállóan határoz a hatáskörébe tartozó ügyekben.
3.9. A munkabizottság jelen utasítás keretei között meghatározza saját működési szabályait.
3.10. A munkabizottság üléseiről jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza az ülés helyét és időpontját, a jelenlévők felsorolását, a véleményeket, az elfogadott ajánlásokat, a döntéseket, a leadott szavazatok és ellenszavazatok számát, a javaslatokat, az esetleges különvéleményeket. A jegyzőkönyvet az elnök hitelesíti.
4.
A munkabizottság titkára
A munkabizottság titkári feladatait a KKFO szavazati joggal nem rendelkező, kijelölt munkatársa látja el. A titkár:
a) gondoskodik az ülések előkészítéséről;
b) az elnök által jóváhagyott napirendnek megfelelően és időpontban összehívja az üléseket;
c) az ülésekről jegyzőkönyvet készít, illetve a hitelesített jegyzőkönyvet megküldi a munkabizottság tagjainak;
d) ellátja az elnök által a munkabizottság működésével összefüggő, esetileg rábízott további feladatokat.
5.
Záró rendelkezések
5. Jelen utasítás az aláírása napján lép hatályba.
Budapest, 2008. december 17.
Dr. Göncz Kinga s. k.,
külügyminiszter