2/2011. (VIII. 19.) NAV utasítás

a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Ideiglenes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (3) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltak figyelembevételével, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (2) bekezdésében, továbbá a Nemzeti Adó- és Vámhivatalról szóló 2010. évi CXXII. törvény 6. § (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Ideiglenes Iratkezelési Szabályzatát jelen utasítás mellékleteként adom ki:

1. § Az utasítás szervezeti és személyi hatálya a Nemzeti Adó- és Vámhivatal szervezetéről és egyes szervek kijelöléséről szóló 273/2010. (XII. 9.) Korm. rendelet 1. §-ában felsorolt központi, valamint közép- és alsó fokú szerveire, továbbá e szervek személyi állományára (a továbbiakban: alkalmazott) terjed ki.

2. § Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed - a minősített iratok, a gazdálkodási tevékenység pénzügyi bizonylatai, a saját dolgozó elleni bejelentést tartalmazó külön küldemények, valamint a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) alkalmazottainak személyügyi iratai kivételével - a NAV szerveihez beérkező és az ott keletkezett papíralapú és elektronikus köziratok kezelésére.

3. § Az utasítás rendelkezéseit alkalmazni kell a NAV-val szerződéses jogviszonyban álló magánszemélyekre, jogi személyekre és jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezetekre és ezek alkalmazottaira (a továbbiakban: külső munkavállalók) is, továbbá biztosítani kell, hogy az érintett személyek az utasítást a szükséges mértékben megismerjék; a polgári jogi szerződésnek erre vonatkozóan utalást kell tartalmaznia.

4. § (1) Az utasítás ideiglenes és keret jellegű szabályozást tartalmaz, tekintettel a 2011. január 1-jével integrálódó szervezetek eltérő iratkezelési gyakorlatára és az általuk használt iratkezelési szoftverek különbözőségére.

(2) Jelen szabályzat rendelkezéseit az adóztatási és vámszervek, valamint a bűnügyi szakág a tevékenységük során felmerülő sajátosságaiknak megfelelően alkalmazzák.

5. § (1) Az iratkezelési eljárások, rendszerek fokozatos közelítése mellett 2011. évben meg kell teremteni az egységes gyakorlat kialakításához szükséges általános iratkezelési szabályokat.

(2) Az új utasítás 2011. december 31-éig történő megalkotásáért az iratkezelés országos felügyeletét ellátó Információvédelmi, Folyamatszabályozási és Adatvagyon-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: IFAF) vezetője felelős.

6. § (1) A NAV középfokú adóztatási szervei, a NAV középfokú vámszervei, az Informatikai Intézet, a Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézet, valamint a Bűnügyi Főigazgatóság az irányításuk alatt álló szervekre vonatkozóan, kizárólag a helyi sajátosságokat rögzítő szabályzatot adnak ki, jelen utasítás hatályba lépését követő 60 napon belül.

(2) A NAV Központi Hivatala vonatkozásában a helyi iratkezelés részletszabályait a Dokumentációs Főosztály által - jelen utasítás hatályba lépését követő 60 napon belül - előkészített és a NAV elnöke által kiadmányozott szabályzat tartalmazza.

Az (1)-(2) bekezdésekben foglalt szabályzatok érvényességéhez szükséges az IFAF vezetőjének egyetértése.

7. § Jelen utasítás a közzétételt követő 5. munkanapon lép hatályba. Egyidejűleg az APEH iratkezelési szabályzatáról és az iratkezeléssel összefüggő egyes kérdések szabályozásáról szóló 1102/B/2007. APEH utasítás, valamint a Vám- és Pénzügyőrség ügyviteli szabályozóiról szóló többször módosított 118/2006. (XII. 19.) VPOP utasítással kiadott iratkezelési szabályzat hatályát veszti.

8. § (1) Az utasítás mellékleteit képezik:

1. számú melléklet: A NAV Ideiglenes Iratkezelési Szabályzata

2. számú melléklet: A NAV Irattári tervei

2/a. számú melléklet: Irattári terv DOKU rendszer

2/b. számú melléklet: Irattári terv MonDoc rendszer

A Szabályzat függelékeit képezik:

1. számú függelék: a DOKU iratkezelő rendszer felhasználói leírása

2. számú függelék: a MonDoc iratkezelő rendszer felhasználói leírása

3. számú függelék: a RobotZsaru Neo rendszer iratkezelő moduljának felhasználói leírása

4/a. számú függelék: a NAV szervezeti struktúrája az alkalmazott iratkezelő szoftver megjelenítésével

4/b. számú függelék: a NAV Központi Hivatalának szervezeti struktúrája

az alkalmazott iratkezelő szoftver megjelenítésével

5. számú függelék: a NAV iratkezelésének szervezete

(2) A Szabályzat 1-3. számú függelékeit az érintettek közvetlenül kapják kézhez.

Dr. Vida Ildikó s. k.,

a Nemzeti Adó- és Vámhivatal elnöke

1. számú melléklet a 2/2011. (VIII. 19.) NAV utasításhoz

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Ideiglenes Iratkezelési Szabályzata Budapest, 2011.

I.

Általános rendelkezések

A Szabályzat célja, alapelvei, fogalomhasználata

1. A Szabályzat célja annak biztosítása, hogy az iratok útja pontosan követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, szolgálja a NAV feladatainak eredményes és gyors végrehajtását, rendeltetésszerű működését, az ügyintézés és az intézkedések ellenőrizhetőségét, a felelősség egyértelmű megállapíthatóságát, az iratok épségben és visszakereshető módon való őrzését.

2. Tekintettel a Szabályzat keretjellegére, alkalmazása során a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) értelmező rendelkezései az irányadók.

3. Az iratkezelő rendszer fejlesztésével foglalkozó szervezeti egységekre vonatkozóan az elektronikus közszolgáltatásról szóló 2009. évi LX. törvény, valamint a végrehajtására kiadott Kormányrendeletek, illetve a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet rendelkezései is irányadóak.

4. Az egységes fogalomhasználat és értelmezés érdekében az iratkezelés során használt fogalmakat, illetve a Szabályzatban hivatkozott irányító eszközöket az Információvédelmi, Folyamatszabályozási és Adatvagyon-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: IFAF) intranetes oldalán közzéteszi és folyamatosan karbantartja.

5. Az iratkezelési folyamat egészére biztosítani kell a nyilvántartási adatok helyességét és védelmét, illetve az iratkezelési rendszer hitelességét és zártságát, ennek keretében biztosítani kell, hogy az irat:

a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen,

b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető,

c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen,

d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez, tárolásához szükséges feltételek biztosítva legyenek, továbbá a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári anyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, és a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen,

e) tartalmának hitelessége (megváltoztathatatlansága) biztosított legyen,

f) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson.

6. Az iratkezelési rendszerben nyilvántartott adatok a szakmai és funkcionális tevékenység alapinformációi, ezért ezek pontos és szakszerű kezelése a NAV tevékenységének ellátásához nélkülözhetetlen.

Az iratkezelés rendszere

7. A szervezeti tagozódásnak és iratforgalomnak megfelelően a NAV szervei vegyes iratkezelési rendszert alkalmaznak.

8. Az iratok nyilvántartása főszabály szerint iratkezelési szoftverrel történik. Papíralapú nyilvántartást vezetni csak a jelen Szabályzat kiadásáról rendelkező utasítás tárgyi hatálya alól kivont iratok esetében, valamint az IFAF engedélyével lehet. A papíralapú nyilvántartást alkalmazó szervezeti egységekről és az általuk papíralapon nyilvántartott iratcsoportokról (ügyfajtákról) az IFAF nyilvántartást vezet.

9. Az eltérő iratkezelési szoftverekkel nyilvántartott iratok esetében az iratmozgatást úgy kell végrehajtani, mint a külső szervektől érkező iratok esetében, vagyis az iktatószámokat külső hivatkozási számként rögzíteni kell a rendszerekben.

10. A NAV által alkalmazott elektronikus iratkezelési szoftverek: DOKU, MonDoc, RobotZsaru Neo, amelyek felhasználói leírásait az 1-3. számú függelékek tartalmazzák.

11. A NAV alapvető iratkezelő rendszere a DOKU, annak adószakmai rendszerekkel való szoros kapcsolata, illetve integráló szerepe miatt.

12. A vámszakmai ág - az általános iratforgalom nyilvántartására - iratkezelő rendszerként a MonDoc-ot használja 2011. december 31-éig.

13. A bűnügyi szakterület a RobotZsaru Neo-t használja az általános iratforgalom nyilvántartására, amennyiben az ehhez szükséges feltételek megteremtődnek. A fejlesztések megvalósulásáig, de legfeljebb 2011. december 31-éig a bűnügyi szakág a MonDoc rendszert használja.

14. Speciális helyzetükre tekintettel a mindkét rendszert (DOKU, MonDoc) használó szakágak (vám- és bűnügy) elnökhelyettesei a más szervekkel történő kommunikációjukban a következő elvek szerint járnak el:

a) az elnök irányában és a horizontálisan folytatott levelezés nyilvántartása a DOKU rendszerben történik, kivéve a szakág alá tartozó szervezeti egységek közötti kommunikációt,

b) a szakági irányító (vám-, bűnügy) tevékenységéhez kapcsolódó, alárendelt szervekkel folytatott (vertikális) levelezés nyilvántartása a MonDoc rendszerben valósul meg,

c) a NAV-on kívülre irányuló levelezéseik során szintén a DOKU rendszert kell alkalmazni.

15. A mindkét rendszert (DOKU, MonDoc) használó szakágak (vám- és bűnügy) központi szerveinek szervezeti egységei sajátos helyzetükre tekintettel kommunikációjukban a következő elvek szerint járnak el:

a) amennyiben a szakági irányító, támogató tevékenységbe az adott központi szerv más, nem az adott szakágba tartozó szervezeti egységét is be kell vonni, akkor a horizontálisan és vertikálisan folytatott levelezés nyilvántartása a DOKU rendszerben történik,

b) a NAV-on kívülre irányuló levelezéseik során szintén a DOKU rendszert kell alkalmazni,

c) a szakági (vám-, bűnügy) irányító, támogatótevékenységhez kapcsolódó, alá-, fölé- és mellérendelt szervekkel, szervezeti egységekkel folytatott levelezés nyilvántartása a MonDoc rendszerben valósul meg, ha csak az adott szakágba tartozó szervekkel történik kommunikáció,

d) a vám- és bűnügyi szakterület egymással történő kommunikációjában a MonDoc rendszert használja.

16. A Központi Hivatal funkcionális irányítási, felügyeleti feladatokat ellátó szervezeti egységei, valamint a vegyes összetételű (APEH és VP szervezeti egységekből létrejött), alapvetően DOKU-t használó szervezeti egységeknél igény szerint biztosítani kell a MonDoc iratkezelő rendszerhez való hozzáférést.

17. A vegyes és funkcionális szervezeti egységeknek a főszabálytól eltérő iratkezelő rendszer alkalmazásához, valamint a főszabálytól eltérő iratkezelő rendszerben történő lekérdezéshez az IFAF előzetes hozzájárulása szükséges. Az IFAF nyilvántartja, és intranetes honlapján közzéteszi azokat a szervezeti egységeket, amelyek mindkét iratkezelő rendszert alkalmazzák.

18. Az IFAF kijelölt munkatársai számára biztosítani kell mindhárom iratkezelő rendszer funkcióinak elérését.

19. A NAV-hoz a központi elosztó rendszeren (Ügyfélkapu, Hivatali kapu) keresztül érkező elektronikus iratok automatikus, centralizált iratfogadó alkalmazással történő nyilvántartásba vételét, valamint ezen alkalmazás jogszerű működtetését, felügyeletét az Informatikai Intézet látja el.

Az iratkezelés szervezete, felügyelete

20. A NAV Szervezeti és Működési Szabályzatában, illetve a Bűnügyi Főigazgatóság és a Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézet Szervezeti és Működési Szabályzatában, valamint a NAV szerveinek ügyrendjében foglaltak szerint kell az iratkezelés szervezetére, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket meghatározni.

21. Az iratkezelés országos szintű irányítását, felügyeletét az IFAF vezetője látja el.

22. A NAV szervezeti struktúráját az alkalmazott iratkezelési szoftver megjelenítésével a 4/a. és a 4/b. számú függelékek tartalmazzák.

23. A NAV iratkezelési tevékenységét ellátó felügyeleti, irányítási, végrehajtási és informatikai fejlesztési feladatkörrel rendelkező szervezeti egységeket az 5. számú függelék tartalmazza.

24. A NAV szerveinek vezetői felelősek az irányításuk alatt működő szervezeti egységek vonatkozásában az előírásoknak megfelelő iratkezelés megvalósulásáért.

25. A NAV alkalmazottai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért.

26. A NAV elnöke:

a) felelős a NAV iratkezelésének jogszerűségéért,

b) gondoskodik az iratkezelés személyi és tárgyi feltételeinek biztosításáról,

c) minden év január 31-éig beszámoltatja az IFAF vezetőjét a NAV iratkezelési tevékenységéről.

27. Az IFAF vezetője:

a) felelős a NAV iratkezelésének jogszerűségéért és szakszerűségéért, az iratkezelési tevékenység felügyeletéért, irányításáért,

b) előkészíti és folyamatosan karbantartja az iratkezelési szabályzatot,

c) felelős jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, az esetlegesen felmerülő szabálytalanságok megszüntetéséért,

d) közreműködik az iratkezelés felügyeletét ellátó külső szerv általi ellenőrzésben,

e) tevékenységi körében gondoskodik az iratkezelő rendszer által kezelt adatok biztonságáról, az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásáról,

f) ellátja az iratkezelő rendszerek szakmai felügyeletét,

g) gondoskodik az iratkezelési szoftver fejlesztéséhez szükséges szakmai követelmények, felhasználói dokumentációk meghatározásáról, naprakész karbantartásáról, a hozzáférési jogosultságok, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáról,

h) az iratkezelési szoftverekkel kapcsolatos felhasználói fejlesztési igényeket előzetesen véleményezi és továbbítja a fejlesztésért felelős szervezeti egység felé,

i) gondoskodik az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről,

j) gondoskodik az iratkezelési segédletek kialakításáról és az iratkezelés során alkalmazott bélyegzők használatának egységességéről,

k) gondoskodik az egyéb, jogszabályokban meghatározott, iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáról,

l) az iratkezelési szoftverek fejlesztési irányainak meghatározása során együttműködik az Informatikai Intézettel.

28. A Bűnügyi Főigazgatóság, az Informatikai Intézet, a Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézet és a NAV középfokú szerveinek vezetői az irányításuk alá tartozó szervezet, valamint az illetékességi területükön működő alsó fokú szervek vonatkozásában felelősek:

a) az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok és irányító eszközök, valamint a tárgyban kiadott intézkedések betartásáért, betartatásáért,

b) a jelen Szabályzatban foglalt rendelkezések végrehajtásának felügyeletéért és ellenőrzéséért, valamint az esetlegesen felmerülő szabálytalanságok megszüntetéséért,

c) az illetékességi területükön az iratkezelés szervezeti, személyi és tárgyi feltételeinek kialakításáért, biztosításáért,

d) az iratkezelés kapcsán felmerülő nyilvántartások naprakész vezetéséért,

e) az irányításuk alá tartozó szervezet(ek)re vonatkozóan jelen Szabályzat alapján a helyi speciális körülményekből adódó szabályozási feladat ellátásáért.

29. Az Informatikai Intézet vezetője felelős:

a) az iratkezelő rendszerek jogszerű és rendeltetésszerű működtetéséért, felügyeletéért, fejlesztéséért, az esetlegesen felmerülő üzemzavarok megszüntetéséért, elhárításáért,

b) a NAV iratkezelő rendszereinek a megfelelő szakmai rendszerekkel történő integrálásáért és a zavartalan adatkommunikáció biztosításáért,

c) a NAV különböző iratkezelő rendszereinek integrálásáért, működtetéséért, felügyeletéért, karbantartásáért,

d) gondoskodni az iratkezelő rendszerek által kezelt adatok biztonságáról, a rendszer üzembiztonságáról, az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásáról,

e) a központi elosztó rendszeren keresztül érkezett elektronikus iratok automatikus, centralizált iratfogadó rendszerének működtetéséért és felügyeletéért,

f) az iratkezelő rendszerekre vonatkozó működtetési dokumentációk elkészítéséért, illetve a felhasználói dokumentációk megírásában való közreműködésért,

g) az iratkezelési szoftverek fejlesztése, működtetése során az IFAF-fal történő együttműködés megvalósításáért.

30. Az alsó fokú szervek és a szervezeti egységek vezetői felelősek:

a) a szakterületüket és tevékenységi körüket érintő, az iratkezeléssel összefüggő jogszabályok és irányító eszközök, valamint a tárgyban kiadott intézkedések alkalmazásáért, betartásáért, betartatásáért,

b) a jelen Szabályzatban foglalt rendelkezések végrehajtásának felügyeletéért és ellenőrzéséért, valamint az esetlegesen felmerülő szabálytalanságok megszüntetéséért.

31. A szervezeti egységek ügyintézői felelősek:

a) az iratok nyomon követhetőségének biztosításáért, a rájuk bízott iratok szakszerű és előírásoknak megfelelő kezeléséért, tárolásáért,

b) döntésük alapján a csatolt előzményiratok végleges szereléséért,

c) az ügyirat tisztázásáért,

d) tárgyi alapon az irattári tételszám meghatározásáért, felülvizsgálatáért, szükség szerinti módosításáért,

e) a rájuk bízott iratokkal kapcsolatos iratkezelési utasítások megadásáért az ügykezelő felé,

f) az iratokkal való elszámolásért,

g) az általános és hatósági statisztikai adatok megadásáért.

32. A szervezeti egységek ügykezelői felelősek:

a) a beérkező iratok átvételéért, bontásáért, érkeztetéséért,

b) az irattári tételszám és a tárgy meghatározásáért,

c) az iratok nyilvántartásba vételéért, azok ügyintézési helyre történő továbbításáért,

d) az előadói ív megnyitásáért,

e) a kimenő iratoknak a kiadó utasítása szerinti postázásáért, kézbesítéséért,

f) az iratok határidős nyilvántartásának kezeléséért,

g) a szakszerű irattározásért, a selejtezés és a levéltárnak történő átadás előkészítéséért.

33. Az iratkezelés helyi szintű megszervezéséért:

a) a NAV Központi Hivatalában a Dokumentációs Főosztály vezetője,

b) a Bűnügyi Főigazgatóságon, az Informatikai Intézetben, valamint a Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézetben a szerv vezetője,

c) a NAV közép- és alsó fokú szerveiben az adott középfokú szerv vezetője a felelős.

34. A 33. b)-c) pontban felsorolt vezetők az általuk irányított szerv vonatkozásában írásban kijelölik az iratkezelés helyi szintű megszervezésével és felügyeletével megbízott vezetőt, ezt a feladatot a munkaköri leírásában is rögzítik.

II.

Az iratok kezelésének általános követelményei

Az iratok rendszerezése

35. Az azonos ügyre - egy adott tárgyra, eljárásra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni.

36. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratokat az ügyirat darabjaiként kell kezelni.

37. Az ügyirat egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma (ügytípus száma) lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe (ügytípusba) is besorolható, mindig a magasabb őrzési időt biztosító irattári tételszámon kell nyilvántartani.

38. Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőnek az irattárban az irattári tételszám és évjárat szerinti rendszerben, szükség szerint kötegelve vagy előadói ívben kell elhelyezniük.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

39. A NAV szerveihez érkező, az ott keletkező, az onnan kimenő iratokat - ha jogszabály másként nem rendelkezik, illetve az utasítás tárgyi hatálya alól kivont iratok kivételével - a 133. pontban felsorolt adatok rögzítésével, iratkezelési szoftverrel kell nyilvántartani.

40. Az iratok nyilvántartását, iktatását úgy kell végezni, hogy az ügyiratforgalom dokumentálásával biztosítva legyen az ügyintézés folyamatának és az iratok szervezeten belüli útjának pontos követhetősége, ellenőrizhetősége, továbbá az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen, valamint az e folyamat során keletkező nyilvántartást, az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

41. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

42. Az iratokat beérkezésük/keletkezésük napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatni kell.

43. Soron kívül kell iktatni az általános ügyintézési határidőnél rövidebb határidős iratokat, a táviratokat, az elsőbbségi küldeményeket, a Sürgős jelzéssel ellátott telefaxokat, e-maileket, a saját kezdeményezésű intézkedést tartalmazó iratokat, továbbá a személyesen benyújtott iratokat, ha azokról az ügyfél iktatószámot kér.

44. Az iratkezelési folyamat szereplőinek személyében bekövetkezett változás esetén, a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számolni, aminek tényét jegyzőkönyvben kell rögzíteni.

Hozzáférés az iratokhoz

45. Az alkalmazottak csak azokhoz az iratokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyekre a munkáltatói jogokat gyakorló, vagy az általa kijelölt személy felhatalmazást ad.

46. A hozzáférési jogosultságokat folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A jogosultságkezeléssel kapcsolatos előírásokat a Felhasználói jogosultságkezelési szabályzat tartalmazza.

47. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon egyaránt dokumentálni kell.

48. Biztosítani kell, hogy a külső munkavállaló a szerződés tárgyát képező tevékenysége során csak a szükséges mértékben férjen hozzá iratokhoz és csak akkor, ha a titoktartási nyilatkozatot aláírta. A titoktartási nyilatkozat elkészítéséért és nyilvántartásba vételéért a szerződés jogi előkészítéséért és/vagy ellenjegyzéséért felelős alkalmazott, ennek hiányában a kötelezettségvállaló felel.

Az iratok védelme

49. Az iratkezelésben használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

50. Az iratkezelési tevékenységnek lehetőség szerint külön helyiséget kell kijelölni, illetve a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és nem iratkezeléssel összefüggő feladatok stb.) lehetőség szerint elkülönítetten történjen.

51. Az iratokat az iratkezelés/ügyintézés folyamatában szakszerűen kell kezelni és az adathordozó fajtájának megfelelő fizikai védelmet kell biztosítani.

52. Az iratkezelő helyiség fizikai védelmével kapcsolatos előírásokat az Őrzésbiztonsági szabályzat tartalmazza.

53. Iratot munkahelyről kivinni, kijuttatni, munkahelyen kívül tárolni csak indokolt esetben és a szervezeti egység vezetőjének engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg.

A hitelesítési eszközök nyilvántartása

54. A kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott kör alakú száraz-, illetve festékpárnás gumibélyegzőt kell használni. A körbélyegzőkről és az aláírás-bélyegzőkről az érvényességi idő feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni.

55. A bélyegzőigények felmérésével, a bélyegzők kiadásával, nyilvántartásával, selejtezésével kapcsolatos feladatokat a NAV Központi Hivatalában a Dokumentációs Főosztály, a NAV szerveinél a szerv vezetője által kijelölt szervezeti egység látja el.

56. A bélyegzők beszerzése a NAV Központi Hivatalában a Beruházási és Ellátási Főosztály, a NAV szerveinél a gazdasági szervezeti egység feladata.

57. A bélyegzők kezelésére, nyilvántartására vonatkozó eljárásrend kidolgozásáért a Dokumentációs Főosztály felelős.

Az iratkezelési segédletek

58. A NAV által alkalmazott iratkezelési segédletek:

a) A főnyilvántartó könyv a NAV szerveinél rendszeresített, az iratok teljes körű nyilvántartását biztosító iratkezelési segédleteket tartalmazó jegyzék.

b) Az iktatókönyv évenként megnyitott és lezárt iratkezelési segédlet, amelyben az iratok iktatása történik.

c) A postai küldemények feladókönyve a szolgáltatótól beszerzett, a könyvelt küldemények egyenkénti, a közönséges küldemények darabszám szerinti nyilvántartására szolgáló segédlet. Feladókönyvként az iratkezelési szoftver által készített postai feladójegyzék is használható.

d) Az átadókönyv, belső kézbesítőkönyv az irat szerven belüli dokumentált átadását, átvételét igazoló iratkezelési segédlet.

e) A külső kézbesítőkönyv az iratok szerven kívüli dokumentált átadását, átvételét igazoló iratkezelési segédlet.

f) Az előadói munkakönyv az ügyintézőre szignált és az általa keletkeztetett ügyiratokról és azok elintézéséről vezetett, havonta ellenőrzött nyilvántartás.

g) A kölcsönzési napló az irattárból történő kikérés nyilvántartására vezetett iratkezelési segédlet.

59. Az iratkezelési segédletek megrendelésével, hitelesítésével, kiadásával, nyilvántartásával, selejtezésével vagy irattározásával kapcsolatos feladatokat a NAV Központi Hivatalában a Dokumentációs Főosztály, a NAV szerveinél a szerv vezetője által kijelölt szervezeti egység látja el.

60. A hitelesítő a nyilvántartásba vett iratkezelési segédlet lapjait sorszámmal látja el és a borítólap belső oldalán feltünteti: Ez a...........számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20.... év.........hó.....nap. Lezárva: 20.... év..........hó .....nap. Ezt követően aláírja, a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátja és rávezeti a főnyilvántartási számot.

61. A betelt vagy az iratkezelő rendszerből kinyomtatott iratkezelési segédleteket az ügykezelő zárja le (a lezárás dátumának rávezetése, a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátás, aláírás) és helyezi irattárba.

62. A NAV által használt iratkezelési segédletek egységes megjelenéséért az IFAF felelős, amely biztosítja azok belső portálról való letölthetőségét.

63. Az ügyvitel segédeszközeként előadói ívet kell használni:

a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,

b) az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások, kezelési feljegyzések rögzítésére,

c) az iratok fizikai egységének biztosítására.

Kivételt képez, ha az ügyben csak egyetlen irat vagy iratpár van.

64. Az előadói ívet a hozzá tartozó irattal együtt kell kezelni.

65. Az 58. a)-b) pont szerinti iratkezelési segédletek nem selejtezhetők.

Az iratkezelési bélyegzők

66. Papíralapú dokumentumok esetén az érkeztetés és az iktatás során bélyegzőket kell használni.

67. Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza:

a) a szerv nevét, székhelyét és a bélyegző sorszámát, valamint

b) a beérkezés időpontjának,

c) az érkeztetési azonosító számnak,

d) az érkeztető nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat.

68. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) a szerv nevét, székhelyét és a bélyegző sorszámát, valamint

b) az irattári tételszám,

c) az érkezés/iktatás dátumának,

d) az irat iktatószámának, tárgyának, előzmény számának,

e) az ügyintéző szervezeti egység nevének,

f) az irat mellékletei számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.

69. Az iktatási adatok iraton történő rögzítését - kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot - az iktatóbélyegző lenyomatát elhelyezve és a rovatait kitöltve kell elvégezni.

70. Az iratkezelés során további bélyegzőtípusok használhatóak, így különösen fejbélyegző, S. k. felbontásra, Sürgős, Baleset esetén csak a küldő szerv bonthatja fel! stb.

71. A NAV szerveinél használható iratkezelési bélyegzők mintáinak kialakításáért, karbantartásáért és belső portálról való letölthetőségéért az IFAF vezetője felelős. Az így elérhető bélyegzőminták alkalmazásáért az iratkezelés helyi felügyeletével megbízott vezető felelős.

III.

Az iratkezelés folyamata

A küldemények átvétele

72. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai és telekommunikációs eszköz által, illetve személyes benyújtás útján kerülhet a NAV szerveihez.

73. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

a) a címzett vagy az általa megbízott személy,

b) a szerv vezetője vagy az általa meghatalmazott személy,

c) az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy,

d) a szervezeti egység ügykezelője, ügyintézője,

e) a postai meghatalmazással rendelkező személy,

f) személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

g) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy, amennyiben a NAV állományához tartozik,

h) félfogadási időben magánszemélyektől és más külső szervektől kézbesítő útján érkező levelek esetében az ügyfélszolgálati iroda munkatársa,

i) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a NAV elektronikus postafiókjai kezelésével megbízott személyek.

74. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb az átvételt követő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek átadni.

75. A küldemények átvételére vonatkozó jogosultságot az érintett munkaköri leírásában rögzíteni kell.

76. A postai szolgáltató útján érkező küldemények esetében:

a) a beérkező küldeményeket dokumentáltan (aláírás, dátum, bélyegző) kell átvenni,

b) az átvételnél a szolgáltató által készített jegyzéken feltüntetett adatokat és az átvételre váró küldeményeket ellenőrizni kell, eltérés esetén a szolgáltatóval egyeztetni szükséges,

c) az Azonnal és Sürgős jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni,

d) tértivevényes küldemények esetén gondoskodni kell a tértivevény feladóhoz történő visszajuttatásáról.

77. Telefaxon érkezett küldemények esetében:

a) telefaxon érkezett - a kiadmány alaki kellékeivel rendelkező - iratot, jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,

b) a telefaxon érkezett iratról, ha az hőpapíron érkezett - az információ tartós megőrzése érdekében - másolatot kell készíteni.

78. Az ügyfél által személyesen vagy képviselő útján benyújtott irat esetében az átvételt a benyújtó kérésére átvételi elismervénnyel, illetve az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon a 76. a) pont szerinti dokumentálásával igazolni kell.

79. Gépi adathordozón érkezett elektronikus irat esetében:

a) az adathordozón (flopi, CD, DVD, pendrive stb.) érkezett elektronikus iratot átvenni csak papíralapú kísérőlappal lehet,

b) az adathordozót és a kísérőlapot úgy kell kezelni, mint iratot és mellékelt iratot,

c) a kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevet, fájl típusát, iktatószámát, irattári tételszámát, keletkezés dátumát, mellékletek számát, az elektronikus aláírás tényét vagy annak hiányát, valamint az adathordozó azonosító adatait,

d) egy adathordozón egy ügyhöz tartozó iratok adhatók át.

80. A központi elosztó rendszeren keresztül érkezett küldeményeket az elektronikus iratfogadó rendszer automatikusan kezeli.

A küldemény ellenőrzése

81. Az átvevő köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosító megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve csomagolás sértetlenségét,

d) személyes benyújtás esetén az ügyfélazonosító adatok, valamint a mellékletek meglétét.

82. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét Felbontva érkezett vagy Sérülten érkezett megjegyzéssel az átvételi okmányon és a borítékon jelölni kell, és egyúttal ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A levél tartalmából megállapíthatóan hiányzó iratokról - a tárgyban felvett jegyzőkönyv egy példányának megküldésével - a feladót értesíteni kell.

83. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

84. A gyors elintézést igénylő küldeményt - az azon szereplő kézbesítési utasításnak megfelelően - soron kívül továbbítani kell a címzetthez, illetve azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni.

85. Levélbomba vagy más veszélyes küldemény (pl. biológiai, kémiai veszély) gyanúja esetén az Őrzésbiztonsági szabályzatban foglaltaknak megfelelően kell eljárni.

A küldemény felbontása és érkeztetése

86. A NAV-hoz érkezett küldemények felbontására

a) a címzett,

b) a szervezet vezetője vagy az általa felhatalmazott személy,

c) az iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy,

d) az SzMSz-ben vagy ügyrendben meghatározott szervezeti egység e feladattal megbízott ügykezelője (postabontó) jogosult.

87. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani:

a) a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű küldeményeket,

b) S. k. (saját kézhez) felbontásra jelzésű küldeményeket.

88. A felbontás nélkül továbbított küldeményeket átadókönyvvel kell a címzettnek átadni. A címzett az általa átvett hivatalos küldemények iktatása iránt soron kívül intézkedik.

89. A beérkezett küldeményeket az iratkezelő rendszerben - amennyiben az érkeztetés és az iktatás nem egy időben történik - érkeztetni kell (kivéve reklámok, szórólapok, kiadványok) az alábbi adatokkal:

a) a beérkezés időpontja,

b) érkeztetési azonosító szám,

c) érkeztető neve vagy technikai azonosító/nyilvántartási száma,

d) könyvelt postai küldeménynél a küldeményazonosító és a küldő neve.

90. Az érkeztetés adatait, minimálisan a 89. a)-c) pontokban foglaltakat az iratra rá kell vezetni.

91. Azokat a küldeményeket, amelyekről megállapítható, hogy nem tartozik a fogadó NAV szerv illetékességi és hatáskörébe, a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) 22. § (2) bekezdése szerint át kell tenni az illetékességgel és hatáskörrel rendelkező szervhez, az ügyfél egyidejű értesítése mellett. Az iratok illetékességi/hatásköri áttételéért felelős szervezeti egységet az adott szerv vezetője jelöli ki.

92. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel vagy személlyel - soron kívül - tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. Az irathiány nem akadályozhatja az ügyintézést, a hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

93. Amennyiben a küldemény csak borítékból áll, tartalma hiányzik, jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a borítékon szereplő adatokat (feladó nevét, címét és a ragszámot). A jegyzőkönyvet iktatni kell. A feladót - amennyiben adatai olvashatóak - a jegyzőkönyv egy példányának megküldésével tájékoztatni kell e tényről. Ha az adatai nem olvashatóak, a jegyzőkönyvet az üres borítékkal együtt irattározni kell.

94. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) az Ajánlott vagy Ajánlott-tértivevény postai jelzéssel ellátott.

95. A boríték felbontása után, a küldött mellékleteket az iratokhoz kell erősíteni. Kivételt képeznek a számozott bizonylatok azon mellékletei, amelyek nyilvántartási és feldolgozási szakaszban szükségtelenek.

96. Amennyiben egy borítékban különböző eljárást (speciális és hagyományos ügyintézést) igénylő irat (kérelem, bejelentés stb.) vegyesen érkezik, az iratok nyilvántartási rendszerek szerinti szétválasztása előtt a beadványra fel kell vezetni, hogy milyen speciális ügyintézést igénylő irattal érkezett együtt, vagy az eseményről jegyzőkönyvet kell felvenni.

97. Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, vagy a NAV által nem elfogadott formátumú, úgy a feldolgozás elmaradásának tényéről a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell. Az értesítésnek tartalmaznia kell a küldemény értelmezhetetlenségének tényét, valamint a NAV által használt elektronikus úton történő fogadás szabályait. Ilyen esetben az érkezés időpontjának a NAV által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.

98. Elektronikus küldemény esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

99. A hivatalos elektronikus postafiókra (...@nav.gov.hu) érkező iratot - a belső elektronikus levelezésben továbbítandó levelek kivételével - ki kell nyomtatni és papíralapú iratként kell kezelni.

100. Amennyiben a hivatalos elektronikus postafiókra érkező irat mellékletének terjedelme meghaladja a 30 oldalt, csak abban az esetben kell kinyomtatni, ha azt a címzett kifejezetten kéri. Egyéb esetben a melléklete(ke)t elektronikus adathordozóra mentve, illetve vírusellenőrzés után a belső hálózati posta könyvtárban elhelyezve kell a címzetthez továbbítani.

101. Amennyiben a küldemény bontásakor derül ki, hogy az a borítékon nem jelölt módon minősített adatot tartalmaz, a küldeményt vissza kell zárni, a téves bontás tényét jegyzőkönyvben rögzíteni kell, majd a küldeményt és a jegyzőkönyvet a minősített iratkezelést végző alkalmazottnak haladéktalanul át kell adni.

Értékkezelés

102. Ha a küldemény pénzt, értéket, vagy értékpapírt tartalmaz, azt az iraton fel kell tüntetni, valamint e tényről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek egyik példányát a pénzzel, értékkel, értékpapírral együtt elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott szervezeti egység alkalmazottjának át kell adni, a másik példányát az elismervénnyel együtt az irathoz kell csatolni.

103. A pénztárban letétbe helyezett pénz, érték, értékpapír további sorsáról az érdemi ügyintézés során kell rendelkezni.

Illetékbélyeg

104. Az illetékbélyeget is tartalmazó, személyesen benyújtott irat esetében az átvétel igazolása során az illetékbélyeg értékét is fel kell tüntetni.

105. Ha az ügyfél az eljárás díját beadványon illetékbélyegben rótta le, az iratra felragasztott illetékbélyege(ke)t értékteleníteni kell a napi dátum tintával történő ráírásával vagy dátumbélyegző rápecsételésével és az átvevő aláírásával.

106. A bélyegzőlenyomatot az illetékbélyegek mindegyikére akként kell ráhelyezni, hogy a lenyomat fele az illetékbélyeg egyik felére, másik fele az irat papírlapjára essék.

107. Ha az illetékköteles beadvány mellett a boríték felragasztatlan illetékbélyege(ke)t is tartalmaz és az eljárás díját illetékbélyeggel kell megfizetni, az(oka)t az iratra fel kell ragasztani, majd a már említett módon értékteleníteni kell.

108. Illetékbélyeg csak akkor értékteleníthető, ha a bélyeg állapota kifogástalan.

109. Amennyiben az illetékbélyeg(ek) állapota kifogásolható, az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. tv. 75. §-ában rögzített intézkedést az ügyintézés során kell megtenni.

110. Amennyiben az illetékbélyeggel ellátott beadvány nem illetékköteles, vagy az elsőfokú hatóságnál indított eljárás díját nem illetékbélyegben kell leróni, az illetékbélyeg értéktelenítését követően az ügyintézés során kell intézkedni az illetékbélyeg értékének visszatérítéséről.

111. Az illetékbélyegekkel kapcsolatos további feladatokat az eljárási illetékek kezeléséről szóló irányító eszköz tartalmazza.

Az iratok ügybe sorolása (előzményezés), ügykapcsolat létrehozása

112. Az irat szignálása előtt az ügykezelőnek meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e előzményirata. Ha van, akkor az érkezett iratot az előzményhez kell sorolni (ügybe sorolás).

113. Amennyiben az előzménykeresés során megtalált ügyiratról kiderül, hogy az nem az irat előirata, de ismerete szükséges a szignáláshoz és ügyintézéshez, a két ügyiratot össze kell kapcsolni (ügykapcsolatot kell létrehozni).

114. Iratkezelési szoftverrel nyilvántartott ügyek esetében a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy ügyszámon/főszámon lehet nyilvántartani.

115. Az ügy lezárása után az ügybe sorolt iratokat, illetve az ügykapcsolatokat a nyilvántartásban és az előadói íven jelölni kell.

116. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem csatolhatóak össze, azok hollétét és azonosító számát az előadói íven fel kell tüntetni.

Szignálás

117. Az ügykezelő a soron kívül iktatott iratokat azonnal, a továbbiakat még aznap, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon a munkakezdéskor köteles továbbítani a szignálásra jogosulthoz.

118. Az érkezett iratot az ügykezelő - az ügyintéző személy vagy szerv kijelölése érdekében - köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

119. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, előszignálási jegyzék segítségével automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki az ügyben eljár.

120. A szignálásra eltérő rendelkezés hiányában a szerv és a szervezeti egységek vezetői jogosultak, a szignálás rendje a helyi irányító eszközben szabályozható.

121. Az előzménnyel rendelkező iratot - eltérő vezetői utasítás hiányában - az ügyet intéző szervezeti egységhez lehet továbbítani.

122. A szignálásra jogosult kizárólag az iratra történő rájegyzéssel határozhatja meg az elintézéssel kapcsolatos utasításait. Elektronikus munkafolyamatban az utasítás az erre biztosított elektronikus felületen rögzítendő.

123. A szignálásra jogosult vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

124. A szignálásra jogosult az iraton kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző járjon el az ügyben, közli az elintézéssel kapcsolatos további utasításait (határidő, sürgősség stb.), jelöli a szignálás idejét és a szignálást aláírja.

125. Az iratanyagért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője a felelős.

126. Szervezeti egységre történő téves szignálás esetén az iratot a központi iktatónak vagy az ügyben eljárni köteles szervezeti egységnek át kell adni.

Iktatás

127. A NAV szerveihez érkező, illetve ott keletkező iratokat - a 136. pontban meghatározottak kivételével - ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatni kell.

128. Az ügyirat és az ügyiratdarabok egyedi azonosító számának megképzése a DOKU rendszerben vonalkóddal (bárkód), a MonDoc rendszerben főszám/alszámos struktúrában történik. A vonalkód lehet etikett címkére előrenyomtatott és DOKU rendszer által közvetlenül generált. Az előrenyomtatott vonalkódok kezelésének rendjét az IFAF által előkészített irányító eszköz tartalmazza.

129. Az iratkezelés és az ügyintézés során az egyedi azonosító szám módosítása, felülírása tilos.

130. Papíralapú iktatás esetén ceruzát alkalmazni, sorszámot üresen hagyni, felhasznált lapokat összeragasztani, bejegyzett adatokat kiradírozni vagy más módon olvashatatlanná tenni tilos.

131. Papíralapú iktatás esetén a téves bejegyzést egy vonallal történő áthúzással kell érvényteleníteni, és a javítást a dátum megjelölésével és aláírással kell igazolni.

132. Elektronikus iktatás esetén az utólagos módosítás tényét, a jogosultsággal rendelkező felhasználó azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével a program naplózza. A naplóban rögzítésre kerülnek az eredeti és a módosított adatok.

133. Az iktatókönyvnek tartalmaznia kell a következő adatokat:

a) iktatószám,

b) iktatás időpontja,

c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója,

d) adathordozó típusa (papíralapú, elektronikus) adathordozó fajtája,

e) expediálás időpontja, módja,

f) küldő adatai (név, cím),

g) címzett adatai (név, cím),

h) hivatkozási szám (idegen szám),

i) mellékletek száma, típusa (papíralapú, elektronikus),

j) ügyintéző megnevezése,

k) irat tárgya,

l) elő- és utóiratok iktatószáma,

m) kezelési feljegyzések,

n) ügyintézés határideje, módja és elintézés időpontja,

o) irattári tételszám,

p) irattárba helyezés ténye, ideje,

q) selejtezés, megsemmisítés ténye, ideje.

134. Az egyedi azonosító számot fel kell tüntetni az iraton és az előadói íven. Gépi adathordozón érkezett elektronikus irat esetén az adathordozóra maradandó módon rá kell vezetni az egyedi azonosító számot.

135. Az ügyiratdarabok összetartozását a nyilvántartás teljes folyamatában jelezni kell.

136. Nem kell iktatni:

a) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,

b) a nyugtákat, pénzügyi bizonylatokat, számlákat,

c) a munkaügyi nyilvántartásokat,

d) a bérszámfejtési iratokat,

e) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

f) a meghívókat,

g) a könyveket, tananyagokat,

h) a reklámanyagokat, tájékoztatókat, előfizetési felhívásokat, árajánlatokat, árjegyzékeket,

i) az üdvözlőlapokat,

j) a visszaérkezett tértivevényeket, elektronikus visszaigazolásokat,

k) a közlönyöket, sajtótermékeket,

l) a nem szigorú számadású bizonylatokat.

137. Év végén az iktatókönyvet/iktatókönyveket és a segédleteket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet/iktatókönyveket kell nyitni. Az elektronikus iktatókönyvet a R. 43. § (3) szerinti módon kell év végén lezárni vagy annak tartalmát a levéltárral egyeztetett formában ki kell nyomtatni.

138. Tartós üzemszünet esetén az iratokat - az erre a célra megnyitott - manuális iktatókönyvben kell iktatni.

139. A tartós üzemszünet megszűnését követően a manuális iktatókönyvből az ügyiratokat az elektronikus iktatókönyvbe át kell vezetni. Az átvezetés tényét a nyilvántartásokban kölcsönösen jelölni kell. DOKU rendszer használata esetén mindkét nyilvántartásban a vonalkódot kell használni. MonDoc rendszer használata esetén a manuális iktatókönyvben nyilvántartásba vett számon beérkező/kimenő iratokra rá kell vezetni az elektronikus iktatókönyvben kapott számot.

140. A manuális iktatókönyv az elektronikus iktatókönyv kötelező rovatait tartalmazza.

Az irat külalakja

141. A NAV Arculatkönyve alapján az IFAF elkészíti a kötelezően használandó dokumentumsablonokat (pl. külső, belső levelezés mintái, feljegyzés, jegyzőkönyvminta stb.), amelyek belső portálról történő letölthetőségét biztosítja.

142. Az iratokat iratkezelési záradékkal kell ellátni, amelynek tartalmaznia kell a címzettek nevét.

143. A nem a szakmai rendszerek által készített iratok iratkezelési záradékának tartalmaznia kell a címzettek nevét és az irat elektronikus formátumának fájlnevét.

Kiadmányozás

144. Iratot kiadmányozni csak az SzMSz-ben vagy Ügyrendben kiadmányozási joggal felhatalmazott személy jogosult.

145. A kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.

146. Hiteles a kiadmány ha:

a) a kiadmányozási joggal rendelkező saját kezűleg aláírja és az aláírása mellett szerepel a bélyegző-nyilvántartásban szereplő, szervezeti egységére/személyére nyilvántartott hivatalos bélyegző lenyomata,

b) a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy A kiadmány hiteles záradékkal, bélyegzővel és aláírásával ellátta,

c) a külön jogszabályban meghatározott, valamint Az elektronikus aláírás kezelésének rendjéről szóló irányító eszközben foglalt aláírással látták el.

147. Nyomdai úton/tömegesen előállított kiadmány esetén elegendő:

a) a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegző-nyilvántartásban szereplő szervezeti egységére nyilvántartott hivatalos bélyegzőlenyomata,

b) a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és a kiadmányozó szerv bélyegző-nyilvántartásban szereplő szervezeti egységére nyilvántartott hivatalos bélyegzőlenyomata.

148. Nem minősül kiadmánynak:

a) az elektronikus visszaigazolás,

b) a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

149. A kiadmányokat a NAV hivatalos dokumentumsablonja alapján kell elkészíteni.

150. A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell:

a) a NAV szervezeti egysége nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax),

b) az ügyintéző nevét (kivéve a felsővezetői, nem hatósági ügyben történő levelezésnél),

c) a kiadmányozó nevét, beosztását, aláírását,

d) az irat tárgyát,

e) az irat iktatószámát,

f) a mellékletek számát,

g) a címzett nevét, címét,

h) a hivatkozási számot.

151. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló elektronikus aláírást kell alkalmazni.

152. A NAV szerveinél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője - figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra - a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú és elektronikus másolatot is kiadhat.

153. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az s. k. jelzés esetén az ügyintéző/ügykezelő A kiadmány hiteléül záradékot rávezeti, bélyegzőlenyomattal látja el és aláírja.

Iratok átadása-átvétele szerven belül

154. Az átadás-átvétel tényét az iratkezelő rendszerben kell rögzíteni. Amennyiben az iratok fizikai átadás-átvétele az iratkezelő rendszerben történő rögzítéstől elválik, az iratok átadás-átvételének tényét átadókönyvben, belső kézbesítő könyvben vagy az irat irattári példányán az átvevő aláírásával és dátum feltüntetésével is rögzíteni kell.

Expediálás

155. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmány(oka)t a mellékleteikkel együtt az iratok továbbításával megbízott ügykezelő részére előkészíteni.

156. Az iratokat az ügykezelő továbbítja, aki köteles:

a) az iratot a címzettnek az e Szabályzatban meghatározottak szerint - az Azonnal, illetve a Sürgős jelzéssel ellátottakat soron kívül - továbbítani;

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni;

c) az irat irattárban maradó példányán vagy az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját, módját feljegyezni és aláírni.

157. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

a) Saját kezű felbontásra!,

b) Más szervnek nem adható át!,

c) Nem másolható!,

d) Kivonat nem készíthető!,

e) Elolvasás után visszaküldendő!,

f) Zárt borítékban tárolandó!,

g) normál, ajánlott, tértivevényes, elsőbbségi küldemény.

158. Az ügykezelőnek továbbítás előtt ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetve hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, majd gondoskodik a küldemények továbbításra való előkészítéséről (borítékolás, csomagolás). Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékban kell elhelyezni, és normál küldemények esetén a borítékra valamennyi irat iktatószámát rá kell vezetni, illetve ajánlott vagy tértivevényes küldemények esetén iratkísérő jegyzéket kell csatolni. Telefaxon küldött irat esetén a Továbbítási nyugtát az irathoz kell csatolni.

159. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

a) a küldő szervezeti egység megnevezését (kódját) és címét,

b) az irat(ok) iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (S. k. felbontásra, Sürgős, Ajánlott, Tértivevényes, Díj hitelezve stb.).

160. A tértivevényen fel kell tüntetni:

a) a küldő szerv, szervezeti egység megnevezését (kódját), postacímét,

b) az irat jellegét,

c) az irat iktatószámát,

d) az ügyintéző nevét vagy technikai azonosító számát/nyilvántartási számát,

e) a címzett megnevezését és címét,

f) a címzett távolléte esetén otthagyandó értesítés típusának megjelölését,

g) a küldeményazonosítót (ragszámot).

161. Tértivevénnyel kell kiküldeni minden hatósági iratot, amelyhez jogkövetkezmény fűződik, vagy amelyeknél az átvétel tényét bizonyítani szükséges.

162. A postai kézbesítésnél használt, visszaérkezett tértivevényeket - érkeztetés és iktatás nélkül - az ügyirathoz, a kézbesítés eredményét, illetve a visszaérkezés dátumát az iktatási adatokhoz kell rögzíteni. A papíralapú irattári példány nélkül kiküldött iratok esetében a visszaérkezett tértivevényt visszakereshető módon, kötegben kell az ügyre vonatkozó őrzési ideig tárolni.

163. Téves címzés miatt visszaérkezett küldemény esetén egyeztetni kell a rendelkezésre álló adatok alapján a címzés pontosságát, a címzés elírása esetén a javított címzéssel meg kell ismételni a küldemény elküldését.

164. A visszaérkezett küldeményt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

165. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri.

166. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

Az irat határidős-nyilvántartásba helyezése

167. Az iratot határidős-nyilvántartásba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni. A határidőt az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven év, hó, nap megjelölésével feltüntetni.

168. Határidős-nyilvántartásba helyezhető az irat, így - a Ket. 33. §-a értelmében - az ott eltelt idő az ügyintézési határidőbe sem számít bele a következő esetekben:

a) a hatásköri vagy illetékességi vita egyeztetésének, illetve az eljáró hatóság kijelölésének időtartamára,

b) a jogsegélyeljárás, valamint a nyilvános, vagy valamely hatóság, bíróság vagy a Magyar Országos Közjegyzői Kamara jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásából kért adat beszerzése időtartamára,

c) a hiánypótlásra, illetve a tényállás tisztázásához szükséges adatok közlésére irányuló felhívástól az annak teljesítéséig terjedő időre,

d) a szakhatóság eljárásának időtartamára,

e) az eljárás felfüggesztésének időtartamára,

f) az ügyfélnek az eljárás megindításáról való értesítés mellőzése esetén, ha az ügyben a hatóság bizonyítási eljárást folytatott le, az eljárás időtartamára,

g) a hatóság működését legalább egy teljes napra ellehetetlenítő üzemzavar vagy más elháríthatatlan esemény időtartamára,

h) a kérelem, döntés és egyéb irat hiteles fordításához szükséges időtartamra,

i) a szakértői vélemény elkészítésének időtartamára,

j) a hatósági megkeresés vagy a döntés postára adásának napjától annak kézbesítéséig terjedő időtartamára, valamint a hirdetményi, továbbá a kézbesítési meghatalmazott és a kézbesítési ügygondnok útján történő közlés időtartamára.

169. A határidőt az iktatókönyv vonatkozó rovatában, illetve az iratkezelő rendszer megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

170. Az ügykezelő a határidős-nyilvántartásra átvett iratot köteles:

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, és határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani,

b) a határidő előtti napon - ha időközben másként nem intézkedtek - az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadni.

IV.

Irattározás, selejtezés, levéltárba adás

Irattár, irattározás

171. Az elintézett ügyeket irattárba kell helyezni.

172. Az ügyintéző feladata:

a) az ügy befejezésével egyidejűleg meghatározza az irattári tételszámot, illetve a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja vagy felülbírálja, valamint megvizsgálja az előírt kezelési utasítások teljesülését,

b) a felesleges munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli és selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti,

c) az ügyiratdarabokat keletkezésük szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívébe helyezi.

173. Az ügykezelő feladata:

a) köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e,

b) hiányosság esetén az iratot visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik a hiányosság megszüntetéséről.

174. Az elintézett ügyeket irattári tételszám és őrzési idő szerint rendezve, szükség szerint kötegelve vagy előadói ívben kell az irattárnak átadni.

175. Az előadói ívekben őrzött iratoknál az irattári tételszámot és a keletkezés évét az előadói íven is fel kell tüntetni.

176. Az irattári kötegekben őrzött iratoknál az irattári tételszámot és a selejtezés évét a kötegeken is fel kell tüntetni.

177. Az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját be kell vezetni, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

178. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy megbízottja engedélyezi.

179. Az iratok tárolását az adathordozó fajtájától függően kell biztosítani.

180. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni.

181. Az elintézett ügyek iratait a szervezeti egység vezetőjének döntése alapján legfeljebb 5 év időtartamra átmeneti irattárban lehet elhelyezni, erről a helyi irányító eszközben rendelkezni kell.

A Központi Irattár működése

182. A Központi Irattár a lezárt évfolyamú ügyiratokat előadói ívben elhelyezve, iratkezelési segédleteikkel együtt, évkörük, irattári tételszámuk szerint csoportosítva, szükség szerint kötegelve vagy előadói ívben veszi át.

183. A Központi Irattár feladatai:

a) az irattárban őrzött iratanyagokról nyilvántartást vezet,

b) selejtezi a lejárt megőrzési idejű iratokat a selejtezési terv és levéltári záradékkal ellátott selejtezési jegyzőkönyv alapján,

c) biztosítja az elektronikus iratok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejártáig,

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az illetékes közlevéltár részére történő átadásáról,

e) gondoskodik a leselejtezett iratanyag megsemmisítéséről.

184. Az irattárból ügyeket ügyiratkikérővel lehet kölcsönözni, amit engedélyezhet az iratot irattározó szerv, annak jogutódja, illetve az ügyben eljárni jogosult szerv vezetője. Jogutód nélkül megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt az iratkezelés helyi felügyeletét ellátó vezető jogosult megadni. Hasonlóan kell engedélyezni a betekintést, másolást is.

185. Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír, és amelyet a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Amennyiben az iratkölcsönzést az elektronikus nyilvántartás rögzíti, az ügyiratpótló lap elhagyható.

186. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan a kölcsönzési napló vezetésével kell végezni. Amennyiben az iratkölcsönzést az elektronikus nyilvántartás rögzíti, a kölcsönzési napló vezetése elhagyható.

187. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

Az iratok selejtezése, megsemmisítése

188. A lejárt őrzési idejű irattári anyagot selejtezni kell. Az őrzési időre és a selejtezhetőségre az Irattári tervben meghatározottak az irányadók.

189. A selejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelynek 2 példányát iktatás után az illetékes közlevéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében.

190. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a selejtezési jegyzék, amely tartalmazza a selejtezendő iratok

a) évkörét,

b) irattári tételszámát,

c) tárgykörét/ügykörét,

d) mennyiségét (ifm).

191. A selejtezési jegyzőkönyv nem selejtezhető.

192. A közlevéltár az iratok megsemmisítését - a szükséges ellenőrzés után - a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

193. A selejtezés tényét és időpontját a selejtezési jegyzőkönyvre fel kell vezetni és az iktatókönyv megfelelő rovatában jelölni kell.

194. A selejtezett iratokat zúzással vagy az irat adathordozójának anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

Levéltárba adás

195. A nem selejtezhető iratokat - a határidő nélkül őrzendők kivételével - 15 év őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, az illetékes közlevéltárnak át kell adni. A közlevéltárnak csak lezárt, teljes évfolyamok rendezett iratai adhatók át.

196. A maradandó iratanyagot évkör és irattári tételszám szerint csoportosítva, lezárt teljes évfolyamonként ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, átadás-átvételi jegyzőkönyv és jegyzék alapján kell átadni.

197. Elektronikus iratokat külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni.

198. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatókönyvbe be kell vezetni.

199. A visszatartott ügyiratokról - beleértve a közlevéltár által helyhiány miatt át nem vett iratokat is - a közlevéltárral egyeztetett módon külön jegyzőkönyvet és jegyzéket kell készíteni, feltüntetve a tervezett átadás-átvétel időpontját.

V.

Záró rendelkezések

200. NAV szerv jogutódlással való megszűnése esetén iratait a jogutód szerv kezelésébe kell átadni.

201. NAV szervezeti egységének megszűnése esetén a lezárt ügyeket a központi iktató veszi át, a folyamatban lévő ügyek intézéséről a szerv vezetője intézkedik.

4/a. számú függelék a 2/2011. (VIII. 19.) NAV utasítás 1. számú mellékletéhez

4/b. számú függelék a 2/2011. (VIII. 19.) NAV utasítás 1. számú mellékletéhez

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Központi Hivatala (2011.07.01.)

5. számú függelék a 2/2011. (VIII. 19.) NAV utasítás 1. számú mellékletéhez

A NAV iratkezelésének szervezete

2/a. számú melléklet a 2/2011. (VIII. 19.) NAV utasításhoz

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Irattári terve - DOKU rendszer

Budapest, 2011.

1. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) 9. § (4) és 10. § (9) bekezdése értelmében a Magyar Országos Levéltár egyetértésével irattári tervet készít, amelyben

a) az irattári tételeket feladat- és ügykör szerint csoportosítja,

b) meghatározza az egyes irattári tételekbe tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét,

c) meghatározza a nem selejtezhető irattári tételeket és ezek levéltári átadásának határidejét.

2. Az irattári tételek megegyeznek a NAV országos számítógépes iratkezelési rendszerében 2010. 12. 22-én használt ügytípuskódokkal.

3. Az irattári tervben alkalmazott jelölések:

a) "0" = nem selejtezhető irat,

b) 2-50 = a selejtezhető iratoknál az évek száma,

c) "-" = az adott szervezetnél ilyen tárgyú irat nem fordul elő,

d) "X" = külön jogszabály rendelkezik a selejtezésről,

e) "/" = letiltott kód, már nem lehet rá iktatni (A letiltott ügykódokat az irattári tervben a sötétebb háttér is megkülönbözteti.)

f) A négyjegyű tételszám előtt az "U" ügyet jelent.

4. Az irattári tételszám az irat iktatásakor kerül meghatározásra, amit irattárba helyezésig módosítani lehet.

5. Az ügy selejtezési határidejét az ügytípuskódnál feltüntetett selejtezési idő határozza meg. Ügylánc esetén az azt alkotó ügyek közül a legkésőbb selejtezhető ügy határozza meg az ügylánc selejtezési idejét. A határidő számítás kezdete az ügy lezárásának a dátumát követő év január elseje.

6. Az irattári tervben foglaltakat az IFAF vezetője az érintett szervezeti egységek javaslata alapján, a Magyar Országos Levéltár egyetértésével módosíthatja.

1 A tanúsítvány érvényességének lejártától számított legalább 10 évig, illetőleg az elektronikus aláírással, illetve az azzal aláírt elektronikus dokumentummal kapcsolatban felmerült jogvita jogerős lezárásáig kell megőrizni.

2 A megőrzési időt a program használatának befejezésétől kell számítani.

3 A megőrzési időt a jogosultság vagy a honlap megszűnésétől kell számítani.

4 Nem selejtezhető, de a levéltárnak nem kell átadni.

5 A szerződés teljesítésétől számítva.

6 A megőrzési időt a közszolgálati jogviszony megszűnésétől kell számítani.

7 A megőrzési időt a közszolgálati jogviszony megszűnésétől kell számítani.

8 A megőrzési időt a közszolgálati jogviszony megszűnésétől kell számítani.

9 A megőrzési időt a közszolgálati jogviszony megszűnésétől kell számítani.

10 Az ügykódhoz tartozó iratokat 10 évig, de legfeljebb a nyilatkozattételre köteles köztisztviselő közszolgálati jogviszonyának fennállásáig kell megőrizni.

11 - vagy Jogutód nélküli végleges megszűnést,

- vagy elhalálozást,

- vagy az EVA alanyiság, illetve az egyéni vállalkozás megszűnését,

- vagy az érvényvesztést követően számítva.

Kivéve: T1041 MUNKÁLTATÓ VAGY KIFIZETŐI ÁLTAL FOGLALKOZTATOTT BIZTOSÍTOTTAK ADATAINAK BEJELENTŐ ADATLAP, mivel annak 80 év a megőrzési ideje.

12 Kivéve: ÉPÍT. HATÓSÁG ADATSZOLGÁLTATÁS, mivel annak 10 év a megőrzési ideje.

13 Vagy: - a tanúsítvány érvényességének lejártát követően,

- a tanúsítvány visszavonását követően,

- a jogutód nélküli végleges megszűnéstől, vagy elhalálozástól, vagy a meghatalmazás megszüntetésétől kell számítani.

14 Külön jogszabály alapján soron kívül - azonnal, akár év közben - selejtezendő.

15 Kivéve: - BIZTOSÍTÁSI JOGVISZONYT MEGÁLLAPÍTÓ HATÁROZAT, mivel annak 50 év a megőrzési ideje.

- II. FOKON KIADOTT BIZTOSÍTÁSI JOGVISZONYT MEGÁLLAPÍTÓ HATÁROZAT esetében a jogutód nélküli végleges megszűnést követően vagy elhalálozást követően kell számítani.

16 Kivéve: - BIZTOSÍTÁSI JOGVISZONYT MEGÁLLAPÍTÓ HATÁROZAT, mivel annak 50 év a megőrzési ideje.

- II. FOKON KIADOTT BIZTOSÍTÁSI JOGVISZONYT MEGÁLLAPÍTÓ HATÁROZAT esetében a jogutód nélküli végleges megszűnést követően vagy elhalálozást követően kell számítani.

17 Kivéve: - BIZTOSÍTÁSI JOGVISZONYT MEGÁLLAPÍTÓ HATÁROZAT, mivel annak 50 év a megőrzési ideje.

- II. FOKON KIADOTT BIZTOSÍTÁSI JOGVISZONYT MEGÁLLAPÍTÓ HATÁROZAT esetében a jogutód nélküli végleges megszűnést követően vagy elhalálozást követően kell számítani.

18 Kivéve: - BIZTOSÍTÁSI JOGVISZONYT MEGÁLLAPÍTÓ HATÁROZAT, mivel annak 50 év a megőrzési ideje.

- II. FOKON KIADOTT BIZTOSÍTÁSI JOGVISZONYT MEGÁLLAPÍTÓ HATÁROZAT esetében a jogutód nélküli végleges megszűnést követően vagy elhalálozást követően kell számítani.

19 A megőrzési időt az engedély visszavonásától kell számítani.

20 A megőrzési időt az engedély visszavonásától kell számítani.

21 A megőrzési időt az engedély megszűnésétől/érvénytelenítésétől kell számítani.

22 Vagy: - Elhalálozást követően.

- Jogutód nélküli végleges megszűnést követően vagy elhalálozást követően. Kivéve: - IDEIGLENES ADÓIGAZOLVÁNY, mivel annak 60 év, és

- ADÓAZONOSÍTÓ JEL HIVATALBÓL TÖRTÉNŐ MEGKÉPZÉSE mivel annak 90 év a megőrzési ideje.

23 Art. 91. §. (1) bekezdésébe foglaltak figyelembevételével.

24 A jogosítást követően.

25 A biztosított öregségi nyugdíjának megállapítását követően.

26 A jogutód nélküli végleges megszűnéstől, vagy elhalálozástól, vagy a meghatalmazás megszüntetésétől kell számítani.

27 Vagy: - nyilatkozat visszavonásától,

- vagy az adózó elhalálozásától számítandó.

2/b. számú melléklet a 2/2011. (VIII. 19.) NAV utasításhoz