2/2013. (II. 12.) KüM utasítás

a Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzatának kiadásáról

A Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet 58. § (1) és (2) bekezdésében foglalt kötelezettség teljesítése érdekében, valamint a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján, a következő utasítást adom ki:

1. A Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzatát a jelen utasítás mellékletében foglaltak szerint határozom meg.

2. A szervezeti egységek vezetői kötelesek gondoskodni arról, hogy az utasítást a szervezeti egység valamennyi tagja megismerje, az utasításban foglaltakat betartsa.

3. A külképviseletek vezetői kötelesek gondoskodni arról, hogy a helyi alkalmazottak megismerjék az utasításnak azon elemeit, melyek betartása rájuk nézve kötelező.

4. Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, a külképviseleteken a kézhezvételt követően kell alkalmazni.

5. Az utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a külképviseletek védelmi szabályairól szóló 8/2001. (IV. 28.) KüM utasítás.

Martonyi János s. k.,

külügyminiszter

Melléklet a 2/2013. (II. 12.) KüM utasításhoz

A Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzata

I. Fejezet

Általános Rendelkezések

1. A Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) rendelkezik

a) azon eljárások és módszerek összességéről, amelyekkel biztosítható, hogy a minősített nemzeti vagy külföldi adatot illetéktelen személy ne ismerhessen meg,

b) a nemzeti és külföldi minősített adathordozók (iratok) készítésének, nyilvántartásának, továbbításának és irattári kezelésének szabályairól,

c) mindazon fizikai, személyi, adminisztratív és elektronikus biztonsági intézkedésekről, amelyeket a Külügyminisztériumban alkalmazni kell.

2. Jelen szabályzat területi hatálya kiterjed a Külügyminisztérium valamennyi belföldi szervezeti egységére, valamint Magyarország diplomáciai képviseleteire, konzuli képviseleteire, nemzetközi szervezet mellett működő állandó képviseleteire, valamint a nemzetközi jog alapján létesített képviseletekre.

3. Jelen szabályzat személyi hatálya kiterjed a Külügyminisztériumban és a Külképviseleteken kormányzati szolgálati jogviszonyban foglalkoztatott kormánytisztviselőkre, tartós külszolgálatot teljesítő kormánytisztviselőkre, kormányzati ügykezelőkre, valamint a Külügyminisztériummal szerződéses viszonyban lévő mindazon felhasználóra, akik munkavégzésük során minősített adatokat használnak fel vagy kezelnek.

II. Fejezet

A Külügyminisztérium Biztonsági Szervezete

1. A külügyminiszter

1.1. Jelen utasítás kiadásával meghatározza a Külügyminisztériumban (a továbbiakban: minisztérium) a személyi, fizikai és adminisztratív biztonsági követelményeket, a minősítéssel, a minősített adat felhasználásával, megismerésével kapcsolatos jogokat és kötelezettségeket, a minősített adat biztonságának megsértése esetén szükséges eljárás, valamint a minősített adatok veszélyhelyzetben történő védelmi intézkedésének rendjét, kialakítja a minősített adat védelmének feltételeit.

1.2. Megbízza a minisztérium biztonsági vezetőjét.

1.3. Személyi biztonsági tanúsítvány kiadása érdekében az illetékes hatóságnál kezdeményezi a nemzetbiztonsági ellenőrzések lefolytatását.

1.4. Minősítési jogkörének átruházásáról a minősítési jog átruházásáról szóló 18/2011. (VI. 24.) KüM utasítás rendelkezik.

2. A biztonsági vezető

2.1. A minisztérium biztonsági vezetője a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF) főosztályvezetője (a továbbiakban: biztonsági vezető).

2.2. A biztonsági vezető a minősített adatot kezelő szerv vezetőjének átruházott hatáskörében eljárva - a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény (a továbbiakban: Mavtv.) irányelvei alapján - utasítási joggal gyakorolja a külügyminiszter minősített adat védelmére vonatkozó jogosítványait.

2.3. Vezeti és irányítja a minisztérium biztonsági felügyeletét.

2.4. Irányítja a minisztérium Rejtjelfelügyeletét:

2.4.1. Ellenőrzi és szabályozza a minisztérium és a külképviseletek rejtjeltevékenységét.

2.4.2. Intézkedik a rejtjeltevékenységhez szükséges engedélyek beszerzéséről és naprakészen tartásáról.

2.4.3. Beszerzi és javíttatja a minisztérium rejtjelző eszközeit.

2.4.4. Beszerzi és nyilvántartja a minisztérium rejtjelkulcsait.

2.5. Ellátja a minisztérium biztonságával és a minősített adat védelmével kapcsolatos feladatokat.

2.6. Kiadja a szerven belül a nemzeti minősített adatot felhasználók, valamint a szervvel közreműködők személyi biztonsági tanúsítványát és kezdeményezi a Nemzeti Biztonsági Felügyeletnél (a továbbiakban: NBF) a külföldi minősített adatok kezeléséhez szükséges tanúsítványok kiállítását.

2.6.1. A szükséges biztonsági feltételek hiánya vagy megszűnése esetén a személyi biztonsági tanúsítvány kiállítását megtagadja, illetve a már kiadott tanúsítványt visszavonja.

2.7. A külképviseletek védelmével összefüggő - az utasításban nem szereplő - egyéb kérdésekben, a hatályos utasításokkal összhangban, saját hatáskörben intézkedést hozhat.

3. A biztonsági felügyelet

3.1. A Mavtv. 23. § (3) bekezdésében foglaltak alapján a minisztériumban a biztonsági felügyeleti feladatokat a BITÁF látja el:

3.1.1. Gondoskodik a minősített adat védelmi feltételeinek kialakításáról és fenntartásáról a minisztériumban és a külképviseleteken.

3.1.2. Felügyeleti, ellenőrzési és vizsgálati jogkört gyakorol a minisztériumban és a külképviseletek felett a minősített adatokra vonatkozó biztonsági előírások betartása tekintetében.

3.1.3. A minősített adat biztonságának megsértése esetén intézkedik a minősített adat biztonságának megsértése kapcsán felmerülő kár felméréséről, enyhítéséről és a jogszerű állapot helyreállításáról.

3.1.4. Intézkedik a nemzeti és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítványok kezeléséről és tárolásáról, az ezekkel kapcsolatos feladatok koordinálásáról.

3.1.5. Intézkedik arról, hogy az a felhasználó, akinek a feladata ellátásához ez szükséges, felhasználói engedéllyel és általa aláírt titoktartási nyilatkozattal rendelkezzen, intézkedik a felhasználói engedély és a titoktartási nyilatkozat kezeléséről, valamint tárolásáról.

3.1.6. Véleményezési és együttdöntési jogkört gyakorol a minősített adatokhoz hozzáférésre kijelölt személyek kinevezése, a személyi biztonsági tanúsítványban az adott felhasználó részére biztosított hozzáférési jogosultság szintjének és a betekintési jogosultság megadása vonatkozásában.

3.2. Irányítja a minisztérium biztonsági területeinek védelmét:

3.2.1. Végzi, illetve koordinálja a központi épületek biztonsági rendszereinek kivitelezését, hatósági akkreditációját, a biztonságtechnikai berendezések, eszközök szerelési és karbantartási munkáit.

3.2.2. Őrzi a biztonsági tárolók és a biztonsági terület tartalékkulcsait és kódjait - a tárolt adatok minősítési szintjének megfelelő - biztonsági tárolóban.

3.2.3. Kezeli a biztonsági területen használt kódok megváltoztatásának tényét és időpontját rögzítő nyilvántartást.

3.2.4. Biztosítja a központi épületekben a beléptető rendszerek és biztonsági berendezések működtetését.

3.2.5. Gondoskodik a beléptető okmányok (munkáltatói igazolvány, állandó, ideiglenes, látogató és csoportos beléptető) kiadásáról, nyilvántartásáról és visszavonásáról, melynek részletes szabályait a Külügyminisztérium központi épületeibe történő be- és kilépés, valamint benntartózkodás rendjéről szóló 1/2006. (X. 10.) ORFK-KÜM ÁT. együttes intézkedése, határozza meg.

3.2.6. A fentiek tekintetében együttműködik a Készenléti Rendőrség Objektumvédelmi Főosztály KÜM Őrség Parancsnokával.

3.2.7. Kezdeményezi a közreműködők, továbbá a minisztériummal szerződéses kapcsolatba kerülő, vagy abban lévő cégek, a cégek vezetőinek/munkatársainak/tagjainak/alvállalkozóinak és egyéb természetes és jogi személyeknek a nemzetbiztonsági ellenőrzését.

3.2.8. Közreműködő igénybevételekor kiadja a felhasználói engedélyt, végzi az előzetes ellenőrzést.

3.2.9. Részt vesz a minisztériumba kerülők képzésében, illetve gondoskodik a külképviseletre kirendelt munkatársak biztonsági felkészítéséről, szakoktatásáról.

3.3. Felügyeli és működteti a minisztérium távirati és minősített informatikai rendszereit:

3.3.1. Kiadja a minősített rendszerek biztonsági dokumentációit.

3.3.2. Működteti a rendszereket és fenntartja azok működőképességét.

3.3.3. Működteti a távirati és minősített informatikai rendszereket.

3.3.4. Koordinálja a Védett Külügyi Hálózat (a továbbiakban: VKH) akkreditációs folyamatában résztvevő szervezeti egységek tevékenységét, végzi az akkreditációval kapcsolatos eljárási feladatokat.

3.4. Irányítja a minisztérium diplomáciai és konzuli futárszolgálatát:

3.4.1. Gondoskodik a diplomáciai és konzuli küldemények továbbításáról.

3.4.2. Kiadja, illetve bevonja a futárigazolványokat, gondoskodik azok nyilvántartásáról.

3.5. Külképviseletek személyi, fizikai, adminisztratív és elektronikus biztonságának felügyeletével kapcsolatos feladatai:

3.5.1. Összehangolja a külképviseletek biztonsági rendszereinek telepítését és működését.

3.5.2. Véleményezi és jóváhagyja a külképviseletek biztonsági szabályzatait, vészhelyzeti és készültségi terveit, összehangolja a külképviseletek személyi-, vagyon- és minősített adat védelmével kapcsolatos feladatait.

3.5.3. Végzi, illetve koordinálja a biztonsági területtel rendelkező külképviseleteken a biztonsági rendszerek tervezését, kivitelezését, hatósági akkreditációját, a biztonságtechnikai berendezések, eszközök szerelési és karbantartási munkáit.

3.5.4. Szakmailag véleményezi és jóváhagyja a helyi kivitelezésű vagyonvédelmi terveket.

3.5.5. Biztonsági szempontból véleményezi a külképviselet céljára kiválasztott épületeket, helyiségeket, szakmai javaslatokat tesz a biztonsági környezet kialakítására, a kivitelezés módjára.

3.5.6. Véleményezi a helyi alkalmazottak foglalkoztatására vonatkozó javaslatokat.

3.5.7. Véleményezi, illetve készíti és folyamatosan karbantartja a biztonsági munkálatok műszaki dokumentációját.

3.5.8. Felügyeli és irányítja a külképviseleteken működő külképviseleti biztonsági megbízottakat, biztonságtechnikai felelősöket, ellátja a külképviseleteken biztonsági feladatokat ellátó munkatársak rendszeres beszámoltatását.

4. A biztonsági felelős

4.1. A külképviseleten a személyi, fizikai, adminisztratív és elektronikai biztonsági feladatok szakmai irányítására, összehangolására és felügyeletére kinevezett, kockázatmentes eredménnyel zárult "C" típusú nemzetbiztonsági ellenőrzöttséggel és diplomáciai ranggal rendelkező tartós külszolgálatot teljesítő személy.

4.2. A Személyügyi Főosztály egyetértésével a biztonsági vezető jelöli ki, jelölését a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá.

4.3. Felkészítését, a felkészítés eredményességének vizsgálatát a BITÁF végzi.

4.4. Jogkörét és feladatait munkaköri leírásban kell rögzíteni.

4.5. Irányítja és felügyeli a biztonságtechnikai felelős munkáját.

4.6. Szabályozási feladatai:

4.6.1. A hatályos jogszabályok alapján elkészíti a külképviselet biztonsági szabályzatát és gondoskodik annak betartásáról; a szabályzatokat és azok módosításait a külképviselet vezetője írja alá és a biztonsági vezető hagyja jóvá.

4.6.2. A biztonsági felelős szabadsága idején szóbeli beszámolót tesz a BITÁF-on.[1]

4.7. Személyi biztonság körébe tartozó feladatai:

4.7.1. Intézkedik a minősített adat védelmére vonatkozó személyi, fizikai, adminisztratív biztonsági rendelkezések megtartásának minden év február 28-ig, jegyzőkönyv felvétele mellett történő ellenőrzéséről.

4.7.2. A külképviseleti titkos ügykezelő közreműködésével intézkedik az előző évben a minősített adatot kezelő szervhez érkezett vagy ott készített minősített adatok iratforgalmi statisztikájának minősítési szintenkénti bontásban történő elkészítéséről.

4.7.3. Gondoskodik a külképviseleten foglalkoztatottak személyi biztonsági tanúsítványainak, felhasználói engedélyeinek és titoktartási nyilatkozatainak, valamint az NBF által kiadott "Adatkezelési Engedélyek"-nek előírások szerinti tárolásáról, megőrzéséről.

4.7.4. Felügyeli a külképviseleti titkos ügykezelő minősített adatok kezelésével kapcsolatos tevékenységét.

4.7.5. Ellátja a külképviselet tagjainak és a velük egy háztartásban élő családtagok helyi biztonsági felkészítését.

4.7.6. Figyelemmel kíséri és értékeli a külképviselet személyzetét fenyegető esetleges biztonsági kockázati tényezőket, rendkívüli körülményekről szükség esetén tájékoztatja a külképviselet vezetőjét, illetőleg a BITÁF-ot.

4.7.7. Ellenőrzi a helyi alkalmazottak és a külképviselet által eseti munkavégzéssel megbízottak külképviseleten belüli mozgására vonatkozó rendelkezések végrehajtását, szükség esetén javaslatot tesz új intézkedések bevezetésére.

4.8. Fizikai biztonság körébe tartozó feladatai:

4.8.1. Figyelemmel kíséri és értékeli a külképviselet helyiségei, a külképviselet vagyona ellen irányuló fenyegetettség mértékét, a biztonsági előírások megsértésének gyanúja esetén megvizsgálja az azt okozó körülményeket és haladéktalanul tájékoztatja a külképviselet vezetőjét és a BITÁF-ot.

4.8.2. Intézkedik a biztonságtechnikai eszközök és rendszerek gyártó előírásai szerinti gyakorisággal, de legalább évente egy alkalommal történő karbantartásáról.

4.8.3. Gondoskodik a bizalmas és annál magasabb minősítési szintű információhordozó anyagokat, iratokat, eszközöket tartalmazó páncélszekrények, biztonsági tárolók kulcsainak, kódjainak nyilvántartásáról, azoknak a kijelölt munkatársak részére aláírás ellenében történő átadás-átvételéről, a pótkulcsok, kódok lezárt, lepecsételt borítékban, külön páncélszekrényben történő őrzéséről.

4.8.4. Kezeli a biztonsági területen használt kódok megváltoztatásának tényét és időpontját rögzítő nyilvántartást, gondoskodik az elektronikai és mechanikai zárak kódjainak megváltoztatásáról, a használó személyében bekövetkezett változáskor, titoksérelem gyanúja esetén azonnal, egyébként félévente, de legalább évente egyszer.

4.8.5. Nyilvántartja és vezeti a külképviselet biztonsági területére állandó és eseti belépési engedéllyel rendelkező személyek névsorát.

4.8.6. Azon a külképviseleten, ahol védett tárgyaló van, koordinálja és ellenőrzi a védett tárgyaló használatával kapcsolatos feladatokat.

4.8.7. Rendkívüli eseményekről, valamint a külképviselet biztonságára vonatkozó minden lényeges körülményről haladéktalanul tájékoztatja a BITÁF-ot.

5. A biztonságtechnikai felelős

5.1. A Zónával rendelkező külképviseleten a műszaki, technikai és egyéb gyakorlati jellegű biztonsági feladatok elvégzésére biztonságtechnikai felelőst kell kijelölni.

5.2. A külképviselet igazgatási és műszaki személyzetének tagjai közül a Személyügyi Főosztály egyetértésével a BITÁF jelöli ki.

5.3. A külképviselet igazgatási és műszaki személyzetébe besorolásra kerülő, kockázatmentes eredménnyel zárult "C" típusú nemzetbiztonsági ellenőrzöttséggel rendelkező, lehetőleg műszaki végzettségű és/vagy a rejtjelzési tevékenységet is végző, legalább két éve a minisztérium állományában foglalkoztatott személy lehet.

5.4. Felkészítését, a felkészítés eredményességének vizsgálatát a BITÁF végzi.

5.5. Jogkörét és feladatait munkaköri leírásában kell rögzíteni.

5.6. A biztonságtechnikai felelős feladata különösen:

5.6.1. Gondoskodik a külképviseleten felszerelt biztonságtechnikai eszközök, berendezések üzemeltetéséről, rendeltetésszerű használatáról, karbantartásáról, azok meghibásodása esetén a szükséges intézkedések megtételéről. A meghibásodás jellegéről és a javításról írásban tájékoztatja a BITÁF-ot.

5.6.2. Szükség szerint, de legalább havonta egyszer ellenőrzi a külképviselet teljes védelmi rendszerének állapotát, működőképességét.

5.6.3. Vezeti a külképviselet műszaki naplóját. Műszaki naplóban kell dokumentálni az építési munkálatokat, továbbá a külképviselet helyiségeiben végzett építési, szerelési, karbantartási, javítási munkálatokat, függetlenül attól, hogy azt a központból kiküldött vagy helyi személyek végzik. A műszaki naplót a minősített anyagokra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni.

5.6.4. A műszaki naplóban tételesen rögzíti a biztonságtechnikai eszközök, berendezések állapotát és az előforduló hibát jelenti a biztonsági felelősnek.

5.6.5. Távolléte vagy akadályoztatása esetén feladatait a biztonsági felelős veszi át.

5.6.6. A biztonságtechnikai felelős munkájáról évenként szóban köteles beszámolni a BITÁF-on.

5.6.7. Azokon a külképviseleteken, ahol a külszolgálatot teljesítők létszáma nem haladja meg a négy főt, a biztonságtechnikai felelős feladatait a biztonsági felelős látja el.

6. A titkos ügykezelő

6.1. A minisztérium nyilvántartóiban és Kezelő pontjain, valamint a külképviseleteken a minősített adatok kezelését végző személyek.

6.2. Feladatköre:

6.2.1. A minősített adatot tartalmazó küldemény átvétele, felbontása.

6.2.2. A minősített adat iktatása, tárolása.

6.2.3. A minősített adat szerven belül átadása és visszavétele.

6.2.4. A minősített adat szerven kívüli továbbításának előkészítése.

6.2.5. A felhasználói jogosultság megszűnése esetén a minősített adat visszavétele.

6.2.6. A minősített adat kezeléséhez szükséges iratkezelési segédletek nyilvántartásba vétele az iratkezelési segédletek nyilvántartó könyvében és megnyitása.

6.2.7. A minősített adat belföldre, valamint külföldre történő továbbításához szükséges iratkezelési feladatok végrehajtása.

6.2.8. A minősített adat birtokban tartása.

6.2.9. A minősített adatot tartalmazó adathordozó megsemmisítésének előkészítése és az abban való részvétel.

6.2.10. A VKH felhasználói engedéllyel rendelkezők nyilvántartásának vezetése, a szervezeti egységen dolgozó munkatársak aláírás- és szignónyilvántartójának kezelése.

6.2.11. A személyi biztonsági tanúsítványok másolati példányainak, felhasználói engedélyek és titoktartási nyilatkozatok nyilvántartása.

6.2.12. A külképviseleti titkos ügykezelők éves szabadságuk idején szóbeli beszámolót tesznek a Dokumentációs Főosztályon (DOK Főosztály)[2]

III. Fejezet

Személyi biztonság

1. Nemzeti és külföldi minősített adat felhasználása, megismerése és a rendelkezési jogosultságok meghatározása a minisztériumban:

1.1. Nemzeti és külföldi minősített adat felhasználására az jogosult, aki rendelkezik érvényes és a felhasználni kívánt adat minősítési szintjének megfelelő személyi biztonsági tanúsítvánnyal, felhasználói engedéllyel és aláírta a szükséges titoktartási nyilatkozatokat.

1.2. A Mavtv. 18. §-ában meghatározott rendelkezési jogosultságok gyakorlására külön felhasználói engedély nélkül feladat- és hatáskörében jogosult a minősítésre jogosult személy, a minősített adatot kezelő szervezet vezetője és a biztonsági vezető.

1.3. Nemzeti és külföldi "Szigorúan titkos!" adatot az használhat fel, akinél a "C" típusú nemzetbiztonsági ellenőrzéshez kötődő vizsgálat kockázatmentességet állapított meg, külföldi minősített adat esetén az NBF, nemzeti minősített adat esetén a biztonsági vezető a személyi biztonsági tanúsítványt kiadta, az alapján felhasználói engedéllyel rendelkezik és aláírta a titoktartási nyilatkozatot.

1.4. Nemzeti és külföldi "Titkos!" adatot csak az használhat fel, akinél a "B" típusú nemzetbiztonsági ellenőrzéshez kötődő vizsgálat kockázatmentességet állapított meg, külföldi minősített adat esetén az NBF, nemzeti minősített adat esetén a biztonsági vezető a személyi biztonsági tanúsítványt kiadta, az alapján felhasználói engedéllyel rendelkezik és aláírta a titoktartási nyilatkozatot.

1.5. Nemzeti és külföldi "Bizalmas!" adatot csak az használhat fel, akinél az "A" típusú nemzetbiztonsági ellenőrzéshez kötődő vizsgálat kockázatmentességet állapított meg, külföldi minősített adat esetén az NBF, nemzeti minősített adat esetén a biztonsági vezető a személyi biztonsági tanúsítványt kiadta, az alapján felhasználói engedéllyel rendelkezik és aláírta a titoktartási nyilatkozatot.

1.6. Nemzeti és külföldi "Korlátozott terjesztésű!" adatot az használhat fel, aki felhasználói engedéllyel rendelkezik és titoktartási nyilatkozatot tesz.

1.7. Egyazon felhasználói engedélyben nemzeti és külföldi minősített adat kezelésére is adható felhatalmazás, a kezdeményező szervezeti egység vezetője a felhasználói engedélyben határozza meg, hogy a felhasználót milyen felhasználói jogosultságok illetik meg,

1.8. A minisztérium szervezeti egységeinél a szervezeti egységek vezetői hagyják jóvá a felhasználói engedélyeket, a szervezeti egységek vezetőinek, valamint a helyettes államtitkárok, államtitkárokfelhasználói engedélyének kiadására a biztonsági vezető jogosult.

1.9. A képernyős adatmegjelenítés minősített adat-felhasználásnak, megismerésnek minősül, ezért a minősített adat ilyen módon történő megjelenítése, feldolgozása során a helyiségben történő tartózkodásra csak a felhasználói vagy megismerési engedéllyel rendelkezők jogosultak.

1.10. A külföldi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkező ügyintézők külföldi rendezvényre történő utaztatását a biztonsági vezető által megbízott személyi biztonsági referens a kitöltött "ADATLAP" NBF- hez történő továbbításával kezdeményezi.

2. A BITÁF személyi biztonsági referense látja el a személyi biztonság körébe tartozó adminisztratív feladatokat.

2.1. Személyi biztonsági tanúsítványok nyilvántartásával és kiállításával kapcsolatos feladatai:

a) tárolja és nyilvántartja az illetékes hatóságtól beérkezett kockázatmentességről szóló igazolásokat,

b) tárolja és nyilvántartja a nemzeti minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítványokat,

c) koordinálja a külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítványokkal kapcsolatos adminisztratív feladatokat, továbbítja a kiállításukhoz szükséges igazolásokat az NBF-nek.

2.2. Felhasználói engedélyek nyilvántartásával és kiállításával kapcsolatos feladatai:

a) tárolja és nyilvántartja a felhasználói engedélyeket és titoktartási nyilatkozatokat,

b) gondoskodik arról, hogy az a felhasználó, akinek a feladata ellátásához ez szükséges, felhasználói engedéllyel és általa aláírt titoktartási nyilatkozattal rendelkezzen,

c) ellenőrzi a VKH jogosultság igénylő lapokon szereplő adatok megfelelőségét, erről szükség szerint igazolást állít ki a BITÁF Informatikai Osztály felé.

3. A külképviseleten a külképviselet biztonsági felelőse gondoskodik a külképviseleten foglalkoztatottak személyi biztonsági tanúsítványainak, felhasználói engedélyeinek és titoktartási nyilatkozatainak előírások szerinti tárolásáról és őrzéséről. A személyi biztonsági tanúsítványok másolati példányának nyilvántartását, valamint a felhasználói engedélyek és titoktartási nyilatkozatok nyilvántartását a külképviselet titkos ügykezelője vezeti.

3.1. A külképviseletek eljárása helyi munkavállalók/foglalkoztatottak alkalmazása esetén:

3.1.1. A helyi munkavállalók tartós vagy eseti alkalmazására vonatkozó javaslatot fel kell terjeszteni a BITÁF-nak. A felterjesztésnek tartalmaznia kell a jelölt adatait tartalmazó kérdőívet, az abban foglalt adatokat igazoló okiratok, dokumentumok hiteles másolatát és minden egyéb lényeges körülményre vonatkozó észrevételt.

3.1.2. A személyi kérdőívnek a következő alapadatokat kell tartalmaznia:

I. család- és utónév

II. előző név (leánykori neve)

III. születési hely és idő (év, hó, nap)

IV. állampolgárság (jelenlegi, múltbéli)

V. családi állapot

VI. gyermekek adatai (név, születési adatok)

VII. házastárs, állandó élettárs adatai (név, születési adatok, munkahely, végzettség)

VIII. végzettség (18. életév betöltésétől, az iskolák, felsőoktatási intézmények, egyéb képzési helyek megnevezésével, az oktatás idejének megjelölésével)

IX. munkahelyek (a jelenlegi és korábbi munkaadók megnevezésével, címével, a referenciák megadásával)

X. lakcím, tartózkodási hely adatai

XI. nyelvismeret

XII. büntetlenséget igazoló okirat

XIII. milyen munkakörben alkalmazná a külképviselet

3.1.3. A válaszokban szereplő adatok valós voltát a jelöltnek aláírásával kell igazolnia. A munkakezdés, valamint a próbaidő utáni véglegesítés időpontjának megadásánál figyelembe kell venni a BITÁF állásfoglalásának kialakításához szükséges, legkevesebb 30 napos mérlegelési időt.

3.1.4. Az alkalmazásról szóló írásbeli szerződést olyan feltételekkel kell megkötni, hogy a biztonsági szempontból a későbbiekben biztonsági kockázatot jelentő személy szerződését a képviseletre nézve hátrányos következmények nélkül fel lehessen bontani. A szerződésben legalább három hónap próbaidőt kell kikötni.

3.1.5. Kerülni kell a hontalan személyek, vagy harmadik állam polgárainak alkalmazását.

3.1.6. Helyi alkalmazott, valamint eseti munkát végző idegen személy kizárólag a munkája elvégzéséhez szükséges információkhoz férhet hozzá.

3.1.7. A konzuli kisegítőként foglalkoztatott helyi alkalmazott nem kezelheti a szigorú elszámolású nyomtatványokat, a vízumeszközöket és nem nyerhet betekintést a Tiltónévjegyzékbe.

3.1.8. A helyi alkalmazottak foglalkoztatásának engedélyezésével és a munkaszerződések megkötésével kapcsolatos részletes eljárásrendet a helyi alkalmazottak foglalkoztatásának engedélyezésével és a munkaszerződések megkötésével kapcsolatos eljárási rendről szóló 16/2010. (XII. 10.) KüM utasítás tartalmazza.

IV. Fejezet

Fizikai biztonság

1. Fizikai biztonsági védelmi intézkedések a minisztérium központi épületeiben

1.1. A minisztérium épületei egységesen a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III. 26.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: R.) előírtaknak megfelelően, valamint az illetékes nemzetbiztonsági szolgálat engedélyében meghatározottak szerint II. osztályú biztonsági területnek minősülnek.

1.2. A Mavtv.-ben meghatározott minősített adatok felhasználása - hivatali munkaidőben - kizárólag a II. osztályú biztonsági területen belül történhet.

1.3. A minősített adathordozó "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintig munkaidő után zárt irodabútorban tárolható, az ezt meghaladó minősítési szintű adathordozót át kell adni a nyilvántartóknak, vagy a Kezelő pontoknak.

1.4. A minisztériumban a nemzeti és külföldi minősített adatok nyilvántartására, kezelésére és zárt tárolására a DOK Főosztály, az Adminisztratív Biztonsági fejezetben meghatározott Kezelő pontokat és nyilvántartókat működtet.

1.5. Minősített adathordozót a biztonsági területről kivinni tilos, azok külső helyszínre történő továbbítása kizárólag az Adminisztratív Biztonsági fejezetben meghatározottak szerint történhet.

1.6. A minisztérium biztonsági területei a hatósági engedélyben meghatározott vagyonvédelmi rendszerrel vannak felszerelve.

1.7. A vagyonvédelmi rendszer jelzései a Készenléti Rendőrség KÜM Őrség (a továbbiakban: reagáló erők) ügyeletén található vagyonvédelmi riasztóközpont kezelőegységén jelennek meg.

1.8. A biztonsági területekre történő belépést riasztórendszer rögzíti, az illetéktelen behatolást a riasztórendszer jelzi.

1.9. Riasztás esetén a VII. fejezet "Veszélyhelyzeti intézkedések"-ben leírtak szerint kell eljárni.

1.10. A nyilvántartókba és Kezelő pontokba (irattár és feldolgozó helyiség) történő belépést a riasztórendszer rögzíti, amely a feldolgozó helyiségben van elhelyezve. A belépés ellenőrzött és rögzített.

1.11. A feldolgozó területekre belépni csak ellenőrzött területről lehetséges.

1.12. A nyilvántartók és a Kezelő pontok irattáraiba a titkos ügykezelők, a biztonsági vezető, illetve az ellenőrzési jogosultsággal rendelkezők léphetnek be.

1.13. A felhasználói engedéllyel nem rendelkező személyek a biztonsági területre csak felhasználói engedéllyel rendelkező személy jelenlétében léphetnek be. A belépésekről (nyilvántartónként és Kezelő pontonként) nyilvántartást kell vezetni, az alábbi adattartalommal:

a) a belépő neve,

b) a belépő személyi igazolványának száma,

c) a belépő szervezeti egysége,

d) a belépés célja,

e) a belépés időpontja,

f) a távozás időpontja,

g) a kísérő személy neve.

1.14. A biztonsági területeken belül a takarítás csak a személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkező személyek jelenlétében végezhető, a biztonsági vezető előzetes írásos engedélye alapján.

1.15. A küldemények átvételére és kiadására szolgáló területet fizikailag el kell különíteni a minősített adathordozók tárolására szolgáló helyiségétől.

1.16. A "T" vagy "SZT" minősítésű védett adatfeldolgozó helyiségekben a mobiltelefon használatát a helyi szakmai vezető, vagy a BITÁF vezetője indokolt esetben megtilthatja. Ez esetben a mobiltelefonokat már belépéskora reagáló erőknél, vagy a tárgyalás helye szerinti titkárságon kell leadni.

2. A kulcsok, kódok kezelése

2.1. A nyilvántartók és a Kezelő pontok kulcsait hivatali munkaidőben a titkos ügykezelők kezelik.

2.2. A nyilvántartók és Kezelő pontok tartalék kulcsait lezárt kulcsdobozban, a belépésre jogosító személyi kódokat hitelesen lezárt, átláthatatlan borítékban a biztonsági vezető páncélszekrényében kell elhelyezni. További tartalék kulcsot kell a nyilvántartók helyiségében elhelyezni, illetve vésznyitó rendszert kell kiépíteni, amely áramszünet - vagy az ajtónyitó rendszer meghibásodása - esetén biztosítja a kijutást a helyiségből.

2.3. A nyilvántartókés a Kezelő pontok használatban lévő kulcsait munkaidőn túl zárható, biztonságos kulcsdobozban, a reagáló erőknél kell elhelyezni. A reagáló erők a kulcsokhoz nem férhetnek hozzá. A kulcsok felvétele és leadása dokumentált módon, az erre a célra rendszeresített nyilvántartás szerint történhet.

2.4. A nyilvántartók és Kezelő pontok tartalék kulcsainak, kódjainak őrzés céljából a biztonsági vezetőnek történő átadása és visszavétele dokumentált módon, az erre a célra megnyitott tartalék kulcsnyilvántartásban történik. Bármely egyéb tartalékkulcs felhasználását a minisztérium diszpécser szolgálatnak írásban kell dokumentálnia.

2.5. A biztonsági területen használt kódok megváltoztatására kerül sor:

a) a berendezés használójának megváltozásakor, vagy

b) a berendezés használatbavételekor és javítása után, valamint

c) a kód felfedése (illetéktelen személy tudomására jutása) vagy annak vélelme esetén,

d) legalább minden hat hónap elteltével.

A kódok megváltoztatásának tényét és időpontját a biztonsági vezető által kezelt kódcsere nyilvántartásban kell rögzíteni. Minden szervezeti egység titkárságának rendelkeznie kell egy kódcsere nyilvántartó naplóval.

3. A biztonsági kulcsok és tartalék példányaik, valamint a kódok lezárt borítékjai kezelésére vonatkozó szabályok

3.1. A nyilvántartók és a Kezelő pontok kulcsainak használatban lévő példányait munkaidő után lezárt, lepecsételt kulcsdobozban kell leadni a reagáló erőnek.

3.2. A reagáló erőnél elhelyezett nyilvántartó füzetben kell rögzíteni a kulcsok felvételét és leadását.

3.3. A nyilvántartókés a Kezelő pontok tartalék kulcsait lepecsételt kulcsdobozban a biztonsági vezető páncélszekrényében kell tárolni.

3.4. A tartalék kulcs felhasználásának tényét az átvételre jogosult a biztonsági vezető által vezetett és ellenőrzött nyilvántartásban aláírásával hitelesíti.

3.5. A nyilvántartók, Kezelő pontok kulcsainak elvesztése esetén a biztonsági vezetőt soron kívül tájékoztatni kell.

3.6. A biztonsági kulcsokat elzárva kell tartani, azokról másolat nem készíthető. Elvesztés esetén a zárakat cserélni kell, kulcstörés esetén másolat készíthető.

3.7. A biztonsági ajtó, a páncélszekrény és a beléptető rendszerek biztonsági kódjait lezárt (lepecsételt), átláthatatlan borítékban a biztonsági vezető páncélszekrényében kell tárolni. A biztonsági kódok cseréjét nyilván kell tartani.

4. Karbantartás, próbariasztás

4.1. A biztonsági vezető köteles intézkedni a biztonsági területre telepített biztonságtechnikai eszközöknek és rendszereknek a gyártó előírása szerinti gyakorisággal, de legalább évente egy alkalommal történő karbantartásáról.

4.2. Az elektronikai jelzőrendszer működőképességét a biztonsági vezető negyedévente köteles próbariasztással ellenőrizni és a próbariasztás eredményét írásban dokumentálni. Az elektronikai jelzőrendszer hibás működésének észlelése esetén a biztonsági vezető köteles intézkedni a hiba elhárítására.

5. Látogatók mozgása a biztonsági területen

5.1. A biztonsági területre érkező látogatók a biztonsági területen belül csak kísérettel mozoghatnak. A kíséretről a beléptető szervezeti egység vezetője intézkedik.

5.2. A biztonsági vezető engedélyezheti a személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkező látogatók azonosító kártya viselése melletti önálló, kíséret nélkül mozgását a biztonsági területen, amennyiben az illetékes biztonsági vezető írásban igazolja, hogy a látogató személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkezik.

6. Fizikai biztonsági szabályok a külképviseleten

6.1. A külképviseleteken minősített adatok "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szint felett csak az R.-ben foglaltaknak megfelelően kialakított II. osztályú biztonságú területeken (a továbbiakban: biztonsági terület) dolgozhatók fel és tárolhatók, az adott biztonsági területre kiadott NBF Adatkezelési-és Rendszerengedélyben meghatározott feltételek szerint. A minősített adatok feldolgozására szolgáló eszközök minősítési szintjét az NBF külön határozza meg és az eltérhet attól a minősítési szinttől, amilyen minősítési szintű adatok továbbíthatók az adott eszközzel. A külképviseleteken a "Bizalmas szintű!" adatfeldolgozásra a VKH helyiségek, annál magasabb minősítési szintű adatok feldolgozására és tárolására a "Biztonsági Zónák" kerültek kialakításra.

6.2. A biztonsági területek helyére, kialakítására és védelmére vonatkozó adatokat ugyanolyan minősítési szinttel kell ellátni, mint amilyenek az ott feldolgozásra, tárolásra kerülő legmagasabb minősítési szintű adatok vagy eszközök minősítése.

6.3. A külképviseletek biztonsági területeinek kijelölését - a Létesítménygazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: ING) közreműködésével - a BITÁF végzi. A biztonsági területek védelmét biztosító rendszerek tervezését, az elektronikai védelem kivitelezését, a mechanikai védelmi elemek telepítésénekfelügyeletét - beleértve a kivitelező ellenőrzését és kiválasztását-a BITÁF végzi. Az építészeti tervezést és kialakítást az ING látja el a BITÁF-fal történő előzetes egyeztetés és az R. előírásai alapján.

6.4. A biztonsági területek hatósági engedélyezési eljárását a BITÁF folytatja le. Az ehhez szükséges adatszolgáltatást a külképviseletek kötelesek haladéktalanul megküldeni a BITÁF-nak. A hatóság által kiadásra kerülő Adatkezelési és Rendszerengedély egy példányát a BITÁF irattározza, másodpéldányát továbbítja a külképviseletnek, ahol azt a biztonsági felelős a biztonsági területen belül köteles őrizni.

6.5. A biztonsági területek mechanikai és elektronikai védelmi elemeinek módosítására vagy bármely elemének cseréjére a BITÁF munkatársai, illetve a BITÁF által megbízott - megfelelő nemzetbiztonsági ellenőrzöttséggel rendelkező - kivitelező jogosult. Biztonsági Zónák esetén biztonságtechnikai munkát csak a BITÁF munkatársai végezhetnek, illetve mechanikai védelmi elemek esetén BITÁF munkatárs helyszíni felügyelete mellett a BITÁF által ellenőrzött és a feladat elvégzésére kijelölt kivitelező.

6.6. A biztonsági területek helyének, méreteinek módosítására a BITÁF előzetes írásbeli engedélye alapján kerülhet sor, a 6.5. pont figyelembevételével.

6.7. A biztonsági területek védelmi módját, a védelemhez szükséges technikai megoldást, valamint a reagáló erőt és annak értesítési módját az NBF, mint engedélyező hatóság hagyja jóvá. A biztonsági területek helyével, kialakításával, védelmével, módosításával kapcsolatos terveket, az ott felhasználásra kerülő biztonságtechnikai eszközöket előzetesen írásban egyeztetni kell az Információs Hivatallal. A Biztonsági Zóna védelmére csak erre a feladatra előzetesen jóváhagyott biztonságtechnikai eszközök és berendezések használhatók.

6.8. A külképviselet biztonságtechnikai berendezéseinek hibáit az észlelést követően haladéktalanul írásban kell jelenteni a BITÁF-nak,a 6.2. pont figyelembevételével. A BITÁF a külképviselet hibajelzését követően intézkedik a hiba okának mielőbbi megszüntetéséről. Biztonsági Zóna esetén a biztonsági berendezés hibájánakelhárításáig biztosítani kell a terület helyszíni személyes őrzését.

A külképviseleteken telepített biztonságtechnikai elemek és rendszerek működőképességét legalább havonta egyszer ellenőriznie kell minden külképviselet biztonsági vezetőjének vagy biztonságtechnikai felelősének.

6.9. A fizikai biztonsági rendszerek és intézkedések felügyelete a külképviseleti biztonsági felelős feladata, az üzemeltetési feladatokat a biztonságtechnikai felelős látja el.

6.10. A biztonsági felelős a helyi biztonsági körülmények figyelembevételével jelen szabályzat alapján elkészíti a külképviselet biztonsági szabályzatát, valamint a rendkívüli helyzetre vonatkozó evakuálási tervét és jóváhagyásra felterjeszti a BITÁF-nak.

6.11. A külképviseleten a biztonsági területekre állandó és eseti belépési engedéllyel rendelkező személyek névsorát a biztonsági felelős vezeti és nyilvántartja. A nyilvántartást az adott biztonsági területen belül kell tárolni. VKH helyiség esetén a helyiségben ki kell függeszteni a belépésre jogosultak névsorát.

6.12. A biztonsági felelős köteles gondoskodni a biztonsági területen elhelyezett tárolóeszközökre telepített zárak és az egyéb biztonsági berendezések kódszámainak, valamint a tartalék kulcsokat tartalmazó zárt borítékok nyilvántartásáról, tárolásáról, őrzéséről és indokolt esetben szabályszerű felhasználásáról. Ezeket a borítékokat az adott területen feldolgozásra, tárolásra kerülő legmagasabb minősítésű adatnak, illetve eszköznek a kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni és tárolni.

6.13. A biztonságtechnikai felelős intézkedik a külképviseleten telepített elektronikai rendszerek és mechanikus kódzárak számainak időszakos és soron kívüli átállításáról, különös tekintettel a felhasználók személyében bekövetkező változásra, titoksértés gyanújának vélelme esetén azonnal, egyébként időszakonként, de legalább félévente.

6.14. Minősített adatokat tartalmazó adathordozók és eszközök munkaidőn kívül csak az arra rendszeresített tárolókban tarthatók. A biztonsági területeken valamennyi mechanikai és elektronikai védelmi eszközt be kell zárni és be kell kapcsolni a munkaidő végén, illetve ha az adott biztonsági terület munkaidő alatti megfelelő szintű személyes védelme nem biztosítható.

6.15. Belépés a biztonsági területekre:

6.15.1. A Biztonsági Zónába beosztásánál fogva belépésre jogosult a külképviselet vezetője és a vezető távollétében, kijelölt helyettese.

6.15.2. A Biztonsági Zónába munkakörénél fogva belépésre jogosult a biztonsági felelős, a biztonságtechnikai felelős, a TÜK-kezelő(k), az első és másod rejtjelző, a társszervek arra kijelölt munkatársa, a helyettesítésükre kijelölt személyek, valamint a BITÁF kijelölt munkatársai.

6.15.3. A 15.1. és 15.2. pontban meghatározott személyeken kívül a Biztonsági Zónába történő belépésre a BITÁF vezetője adhat eseti belépési engedélyt. Az eseti belépési engedélyt a BITÁF vezetője írásban adja ki, maghatározva annak érvényességi idejét. A Biztonsági Zónába történő belépésre vonatkozó eseti belépési engedély csak megfelelő ellenőrzöttséggel rendelkező magyar állampolgárnak adható ki.

6.15.4. A Biztonsági Zóna területére, beleértve a védett tárgyalót is, idegen személyek, különösen helyi alkalmazottak még kísérővel sem léphetnek be. Az illetéktelen belépésre irányuló próbálkozást, kísérletet a BITÁF-nak haladéktalanul jelenteni kell.

6.15.5. Rendkívül indokolt esetben a Biztonsági Zónába eseti belépési engedélyt adhat a külképviselet vezetője. Az engedély kiadásáról és indokáról haladéktalanul tájékoztatja a BITÁF-ot.

6.15.6. Rendkívüli helyzet (természeti katasztrófa, elemi csapás, fegyveres támadás stb.) esetén a külképviselet vezetője engedélyezheti, hogy a fogadó állam illetékes hatóságának tagjai (pl. tűzoltóság, rendőrség, katonaság) a Biztonsági Zónába léphessenek.

6.15.7. VKH helyiségbe az NBF által jóváhagyott személyeken kívül más személy csak állandó belépési engedéllyel rendelkező személy kíséretében léphet be. Idegen személy belépése előtt a minősített adathordozókat és eszközöket a tárolókba kell helyezni. A tárolókat a munkaidő végén történő zárásnak megfelelően kell bezárni.

6.16. Védett tárgyaló:

6.16.1. Amennyiben a külképviseleten védett tárgyaló, vagy a külképviselet olyan külön kialakított helyisége működik, mely lehetőséget nyújt védendő információt is tartalmazó tárgyalások, megbeszélések biztonságos, lehallgatás ellen védett lefolytatására, a használatára vonatkozó külképviseleti előírásokat jelen utasításban foglaltak alapján, a külképviselet biztonsági szabályzatának kell tartalmaznia. A védett tárgyalóra vonatkozó adatoknak a Biztonsági Zónával azonos minősítésűeknek kell lenniük.

6.16.2. A védett tárgyaló használata kötelező minden esetben, amikor olyan esemény, helyzet megbeszélésére kerül sor, amely "Titkos!" vagy annál magasabb minősítésű adatot tartalmaz.

6.16.3. A tárgyaló használatát a külképviselet vezetője, akadályoztatása esetén a képviselet vezetését ellátó diplomata munkatárs engedélyezi. Az engedélyezéskor mérlegelni kell, hogy a meghívott fél bevitele nem jár-e a tárgyaló védettségének elvesztésével vagy átmeneti sérülésével.

6.16.4. A védett tárgyalóban a meghívott felet magára hagyni tilos.

6.16.5. A védett tárgyaló használatáról a külképviseleten erre a célra rendszeresített naplót kell vezetni. A naplóba a belépés dátumát, a belépésre okot adó eseményt (tárgyalás, takarítás, karbantartás, ellenőrzés stb.), a belépők adatait, a belépés és távozás időpontját és a belépést engedélyező nevét, aláírásával együtt, rögzíteni kell. A naplót a biztonság technikai felelős vezeti.

6.16.6. A védett tárgyalóban a megbeszélésen kívül más munkavégzésre (takarítás, a berendezés átrendezése stb.) csak a külképviselet arra kijelölt tagja által, a biztonsági felelős vagy az általa megbízott személy folyamatos felügyelete mellett kerülhet sor.

6.16.7. A védett tárgyalóban szerelési, javítási, felújítási, átalakítási, takarítási munkálatokra a Biztonsági Zónára vonatkozó szabályok és előírások szerint kerülhet sor.

6.16.8. A védett tárgyalóban telefon felszerelése tilos.

6.16.9. A védett tárgyalóba mobil telefonok, más elektro-akusztikai eszközök bevitele tilos, ez alól kivételt képeznek a védelmet biztosító műszaki/technikai eszközök.

6.16.10. A védett tárgyaló létesítéséhez, megszüntetéséhez, átalakításához a BITÁF írásbeli engedélye szükséges.

7. Biztonsági ügyelet

7.1. A biztonsági területek megfelelő őrzéséről minden külképviseleten gondoskodni kell. Biztonsági Zóna esetén állandó személyes felügyeletet kell biztosítani. Ez vagy az ügyeletesnek a Biztonsági Zóna területén történő tartózkodással, vagy a Biztonsági Zóna védelmére felszerelt elektronikai berendezés ügyeleti végpontjának személyes felügyeletével valósítható meg. VKH helyiségek esetén a felügyelet módját az adott VKH helyiségre vonatkozó NBF engedélykérelem, illetve a kiadott engedély tartalmazza. Azokon a külképviseleteken, ahol a felügyelet távjelzésen keresztül valósul meg a külképviselet köteles az NBF engedélykérelemében megadott reagálási időt biztosítani.

7.2. Biztonsági ügyeletbe a külképviselet vezetője kivételével a külképviselet minisztériumi állományban levő tagjai oszthatók be.

7.3. Biztonsági ügyeletbe más hivatalos magyar kiküldöttet beosztani csak indokolt esetben, a BITÁF előzetes engedélyével lehet.

7.4. A biztonsági ügyeletes - a külképviselet vezetőjének döntése szerint - a képviselet telefonügyeletét is elláthatja.

7.5. A külképviselet ügyeleti rendjét, jelen utasítás szerint, valamint a helyi sajátosságoknak megfelelően, a biztonsági felelős készíti el, a külképviselet vezetője írja alá. Az ügyeleti rendnek tartalmaznia kell a végrehajtásra és az intézkedésekre vonatkozó utasításokat is. A szabályzatot a BITÁF hagyja jóvá.

7.6. Biztonsági Zóna esetén a biztonsági ügyeletet csak olyan helyiségben lehet ellátni, ahol a biztonságtechnikai rendszerek ellenőrző, jelző és kezelő elemei kivannak építve. Bármely biztonságtechnikai rendszer riasztása észlelhető és a riasztást kiváltó rendszer kezelhető.

7.7. Biztonsági Zóna esetén a biztonsági ügyeletes kijelölt helyét csak rendkívüli helyzetben, a külképviselet ügyeleti rendjében meghatározott intézkedések betartása mellett hagyhatja el. A bekövetkezett helyzetről azonnal értesíti a külképviselet vezetőjét és a biztonsági felelőst.

7.8. Biztonsági Zóna esetén a biztonsági ügyeletes a külképviselet vagyonvédelmi jelzőrendszere segítségével ellátja a külképviselet egészének biztonsági felügyeletét is.

7.9. A külképviseleten - lehetőség szerint - biztosítani kell, hogy a biztonsági ügyelet idejére az ügyeletesen kívül legalább még egy munkatárs az épületben, elérhető helyen tartózkodjon, hogy szükség esetén az ügyeletes segítségére lehessen. A külképviseleten benntartózkodó második személy hiányában kintlakó munkatárs állandó elérhetőségét biztosítani kell.

7.10. Távfelügyelet esetén az ügyeletes köteles gondoskodni a riasztás jelzésére szolgáló eszköz folyamatos üzemképességéről. Nem tartózkodhat olyan helyen, ahol az eszköz nem képes fogadni a riasztásjelzést. Az ügyeleti berendezést úgy kell magánál tartania, hogy az esetleges riasztást késedelem nélkül észlelhesse. Az ügyeletes az ügyeleti idő alatt köteles olyan helyen tartózkodni, hogy a reagálási időn belül a külképviseletre érhessen. Lehetőség szerint biztosítani kell még egy munkatárs elérhetőségét.

7.11. Abban az esetben, ha biztonsági területen keletkezik riasztás és olyan személy az ügyeletes, aki nem jogosult a biztonsági területre belépni, akkor az ügyeletes feladata a biztonsági terület-határoló felületeinek, nyílászáróinak ellenőrzése, majd a területre belépésre jogosult munkatárs értesítése és annak megérkezéséig a terület külső őrzése.

Abban az esetben, ha nincs látható illetéktelen behatolás a biztonsági területre, akkor a belépésre jogosult személy köteles a biztonsági terület és biztonságtechnikai berendezés ellenőrzésére. Látható behatolás esetén az ügyeletes az adott külképviselet biztonsági szabályzatában meghatározott módon intézkedik. Valamennyi riasztási eseményről értesíteni kell a külképviselet biztonsági felelősét.

7.12. A biztonsági ügyeletes az ügyelet ideje alatt történt eseményeket és a megtett intézkedéseket az ügyeleti naplóban rögzíti.

7.13. A biztonsági ügyelet a hivatali munkaidő végétől a legközelebbi munkakezdésig tart.

7.14. Riasztás esetén a "Veszéhelyzeti intézkedések" fejezetben részletezett eljárásokat kell alkalmazni.

8. Egyéb rendelkezések

8.1. Tilos robbanóanyagokat, más veszélyes, vagy mérgező, a külképviseleten tartózkodó személyek számára súlyos egészségügyi kockázatot jelentő anyagokat a képviselet helyiségeibe bevinni.

8.2. A hivatalos magyar delegációkat kísérő biztonsági személyzet tagjait, valamint a képviselet fegyveres őrizetét ellátó hazai kiküldötteket kivéve, minden más személy szolgálati vagy saját fegyverét a bejáratnál le kell adatni, el kell zárni, a tulajdonos távozásakor pedig visszaadni.

8.3. A helyi rendőrségi, vagy más riasztó rendszerbe történő bekapcsolódásra vonatkozó javaslatot, a technikai feltételek leírásával és a szükséges munkálatok terveivel a BITÁF-nak engedélyezésre fel kell terjeszteni.

8.4. A külképviselet épületében csak a képviselet vezetőjének engedélyével készíthető film, videó- vagy fényképfelvétel. A képviselet vezetője engedélyt csak az egyébként nyílt rendezvények lebonyolítására is használt helyiségek, belső épületrészek felvételére adhat.

8.5. A külképviselet előző pontban nem megjelölt területén felvételek műszaki és építészeti dokumentáció céljából, a BITÁF engedélyével és megbízásából készíthetők.

8.6. Idegen személyeknek a külképviselet helyiségeibe történő be- és kiléptetését, épületen belüli mozgáskorlátozását, különösen a helyi alkalmazottak munkavégzésre kijelölt helyét, mozgási területét a külképviselet biztonsági szabályzatában kell meghatározni és az előírások betartását rendszeresen ellenőrizni kell.

8.7. Nem minősülnek idegen személynek a hivatalos delegációk vezetői és állami szervektől delegált tagjai, a jogszabályi felhatalmazás alapján a képviseleten ellenőrzést végző személyek, továbbá a Biztonsági Zónába állandó vagy eseti belépési engedéllyel rendelkező személyek.

8.8. A tájékoztatást kérő, ügyeiket intéző, megbeszélésre, tárgyalásra érkező idegen személyek csak az ügyintézésre, illetve a megbeszélés, tárgyalás lefolytatására kijelölt helyiségeket kereshetik fel (pl. konzuli váró, fogadó szalon).

8.9. Javító, szerelő, átalakítást, felújítást vagy egyéb szakipari munkát végző idegen személyek a külképviselet helyiségeibe csak a biztonságtechnikai felelős tudomásával és engedélyével, az arra kijelölt külképviseleti dolgozó kíséretében léphetnek be és ott csak állandó ellenőrzés mellett dolgozhatnak. A jelen pontban megjelölt munkákról műszaki naplót kell vezetni.

8.10. Munkaidőn kívül a külképviselet épületébe idegen személyek csak indokolt esetben léphetnek be. Kíséretük minden esetben kötelező.

8.11. A külképviselet tagjaihoz nem tartozó személyek - a képviselet tagjaival egy háztartásban élő családtagok kivételével - kizárólag a képviselet arra kijelölt helyiségében lakhatnak. Rendkívüli és veszélyhelyzetben, egyéb különösen indokolt esetben ez alól a BITÁF vezetője írásban adhat felmentést.

V. Fejezet

Elektronikus biztonság a minősített adatok védelmére

1. Az elektronikus minősített adatkezelő rendszer engedélyezését ellátó és biztonságát felügyelő szerv az NBF. Az NBF által kiadott adatkezelési és üzemelési engedély birtokában végezhető a minősített adatok kezelése. Az NBF jogosult az elektronikus minősített adatkezelő rendszer valamennyi elemének és azokkal kapcsolatos tevékenységeknek az ellenőrzésére.

1.1. A minisztérium szervezeti egységeinél telepített elektronikus minősített adatokat kezelő rendszerek (a továbbiakban: MR) biztonsági felügyeletét a BITÁF látja el.

1.2. Az elektronikus minősített adatokat kezelő rendszer központi elemeiért, szervereiért, a rejtjel eszközök üzemeltetéséért az Elektronikus Biztonsági és Rejtjel Szolgálati Osztály (a továbbiakban: EBRSZO) felelős. Az EBRSZO jogosult az elektronikus minősített adatkezelő rendszer végpontjainak és a velük kapcsolatos tevékenység ellenőrzésére. Hibát bejelenteni munkaidőben a központosított hibabejelentő szolgálatnál a +36-458-2013 telefonszámon, illetve a helpdesk21@mfa.gov.hu e-mail címen lehet. A hibabejelentő szolgálat a bejelentést rögzíti, majd továbbítja az ügyeletes rendszergazdának, aki felveszi a kapcsolatot a bejelentővel, és megkezdi a hiba elhárítását.

1.3. Külképviseleten telepített MR végpont vagy szegmens üzemeltetését az MR rendszerbiztonsági felügyelő és az MR rendszeradminisztrátor végzi.

1.4. A minisztériumban és a külképviseleteken, az MR végpontokon a minősített adatok kezelését az MR felhasználók végzik.

2. Minősített adatkezelő rendszer hozzáférési szabályai:

2.1. Az MR felhasználói személyes felelősséget viselnek a tevékenységük kapcsán a biztonsági előírások betartásáért, kötelesek megismerni a biztonsági eljárásokat, eszközöket, és szakszerűen, kellő gondossággal alkalmazni azokat.

2.2. A felhasználó azonosítása (belépése) az MR-be felhasználói névhez és jelszóhoz kötött. Valamennyi felhasználó köteles a jelszavát megjegyezni és gondoskodni arról, hogy azt más ne ismerhesse meg.

2.3. Az MR felhasználók számára a feladataik elvégzéséhez szükséges, de azt nem meghaladó jogosultságokat kell biztosítani. Amennyiben a felhasználó jogosultságának indoka megszűnik, akkor a meglévő hozzáférési jogosultságát törölni kell.

2.4. Az MR felhasználó hozzáférési jogosultságait kizárólag arra használhatja, amire engedélyezték számára. Az MR felhasználó nem kísérelheti meg semmiféle adat vagy program felhatalmazás nélküli elérését. Az MR felhasználó nem folytathat olyan tevékenységet, amelynek célja mások zaklatása, a szolgáltatások minőségrontása, jogosult felhasználó akadályozása a rendszer használatában, biztonsági előírások kijátszása vagy a rendszer biztonsági hiányosságainak felfedése. Ezeket a jogosulatlan tevékenységeket az MR elleni támadásként kell értékelni, a felhasználót ki kell az MR-ből zárni és felelősségre kell vonni.

2.5. Az MR felhasználó köteles haladéktalanul jelenteni, ha azt tapasztalja, vagy vélelmezi, hogy adatait, jelszavát, jogosultságát valaki illetéktelenül használja. A hardver elemek sértetlenségéről, a telepítési környezet változatlanságáról a felhasználó a munka megkezdése előtt köteles szemrevételezéssel meggyőződni.

3. Minősített adatkezelő rendszer biztonsági dokumentációja:

3.1. Az MR biztonsági dokumentációja két részből áll: a Rendszer Biztonság Követelményekből, amely meghatározza az egész rendszer kialakítási, üzemeltetési követelményeit, valamint a központ és a külképviseletek sajátosságainak megfelelően kialakított Üzemeltetés Biztonsági Szabályzatokból.

3.2. Az Üzemeltetés Biztonsági Szabályzatot az illetékes rendszerbiztonsági felügyelő készíti el és biztonsági vezető hagyja jóvá. Mielőtt a rendszer felhasználói megkapnák a hozzáférési jogosultságukat, meg kell ismerniük a rendszer Üzemeltetés Biztonsági Szabályzatát. Aláírásukkal igazolniuk kell annak megismerését és annak kötelezettségeinek elfogadását.

4. Minősített adatkezelő rendszer telepítése:

4.1. Minősített adatkezelő berendezést telepíteni és üzemeltetni kizárólag az NBF által jóváhagyott biztonsági területen, az NBF engedélyében megadott feltételekkel lehet.

4.2. A minősített adatkezelő rendszerhez felhasználói engedéllyel nem rendelkező személyeknek a biztonsági területre való be- és kilépésének ellenőrzöttnek és naplózottnak kell lennie (ellenőrök, látogatók, takarítók, karbantartók stb.), kizárólag valamely állandó belépéssel rendelkező személy felügyeletével tartózkodhatnak bent és folyamatosan felügyelni kell őket. A minősített adathoz való illetéktelen hozzáférésüket meg kell akadályozni (monitor kikapcsolása, berendezés letakarása).

4.3. A minősített adatkezelő rendszer azon elemét, amely már részt vett minősített adat kezelésében, a biztonsági területről kivinni kizárólag az adathordozó(k) eltávolítását, illetve biztonsági törlését követően szabad.

5. Minősített adathordozók védelme:

5.1. A minősített adathordozót a rajta tárolt legmagasabb minősítésű adat szintjével összhangban kell minősíteni, nyilvántartani, tárolni, szállítani, védeni, megsemmisíteni, illetve újra felhasználni.

5.2. A minősített adatkezelő rendszerben kizárólag olyan adathordozó használható, melyet előzőleg a nyilvántartó nyilvántartásba vett. Az adathordozón fel kell tüntetni a minősítését és az adathordozó nyilvántartási számát.

5.3. A biztonsági törlés során az újraírható adathordozó teljes tároló területe felülírásra kerül az NBF által jóváhagyott programmal úgy, hogy azt követően a rajta tárolt adat nem állítható helyre. A törlés tényét, módszerét, végrehajtóját, annak időpontját dokumentálni kell.

5.4. Biztonsági törlés kizárólag hibamentes adathordozón hajtható megfelelő eredménnyel végre.

5.5. Az újraírható minősített adathordozó akkor minősíthető vissza, ha a biztonsági törlését végrehajtották és a minősítésre utaló valamennyi jelzését eltávolították. Visszaminősítés bizalmas szintig lehetséges, titkos és szigorúan titkos adathordozók esetében kizárólag a megsemmisítés alkalmazható. A visszaminősítést dokumentálni kell.

5.6. A minősített adathordozó nem hagyhatja el a biztonsági területet, kivéve ha az egy másik biztonsági területre kerül átszállításra (futárral), vagy ha előzőleg biztonsági törlésre került.

6. Minősített adatkezelő rendszer külső kapcsolatai:

6.1. Más rendszernek az MR-hez való kapcsolása tilos, eltekintve attól, amikor az MR egy végpontja, vagy egy szegmense rejtjelzett vonalon keresztül kapcsolódik a központhoz.

6.2. Az MR adatkapcsolata más rendszerekkel általában kizárólag adathordozóval való adat átemeléssel valósítható meg. Az adatcserét megelőzően az adathordozót a rendszeresített víruskereső programmal ellenőrizni kell.

7. A kompromittáló kisugárzás elleni védelem:

7.1. A bizalmas minősítési szintű és annál magasabb minősítéssel ellátott adatok esetén a telepítési helytől függően csökkentett kisugárzású (a továbbiakban: TEMPEST) készülékeket kell alkalmazni.

7.2. Korlátozott terjesztési szintű MR esetén nincsenek TEMPEST követelmények, ilyen rendszerben elegendő a kereskedelmi forgalomban beszerezhető eszközök alkalmazása.

7.3. TEMPEST eszközt megbontani tilos. Esetleges megbontást követően kereskedelmi tömegcikknek kell tekinteni és újbóli hitelesítése szükséges.

7.4. A telepített eszközöket tilos áthelyezni, a képernyőt elforgatni. Az eszközöket a telepítési állapotukkal megegyezően kell üzemeltetni.

8. Rejtjelzési kötelezettség:

8.1. Az elektronikus minősített adatok kizárólag rejtjelezve hagyhatják el a biztonsági területet. A rejtjelezés eszközeinek, berendezéseinek, eljárásainak, anyagainak és szakanyagainak biztonságára külön szabályok vonatkoznak.

8.2. Minősített adatokat, információkat telefonon, telexen, telefaxon, számítástechnikai eszközön vagy más nyílt hírközlő eszköz útján, a rejtjelzést biztosító engedélyezett eszközök kivételével, továbbítani tilos.

8.3. Rejtjeltevékenység kizárólag az NBF által engedélyezett keretek között, a Rejtjelfelügyelet irányításával és a Rejtjelfelügyelet által kiadott szabályzatban foglaltaknak megfelelően végezhető.

9. Minősített adatkezelő rendszer hardver elemei:

9.1. Az MR hardver elemein jól láthatóan fel kell tüntetni milyen minősítési szintű adatok kezelésére van feljogosítva.

9.2. Az MR hardver elemeinek megbontható házait, rendszeresen nem használt csatlakozóit zárócímkével kell ellátni, az illetéktelen hozzáférés felderítése érdekében. Ezt kizárólag az üzemeltető személyzet engedéllyel rendelkező tagja bonthatja meg.

10. Minősített adatkezelő rendszer szoftver elemei:

10.1. Az MR-n kizárólag a hivatalos feladatok végrehajtásához szükséges és elégséges informatikai és kommunikációs szolgáltatások engedélyezhetők, mivel a további szolgáltatások növelik a biztonsági kockázatot.

10.2. Az MR-n elemeiben kizárólag jogtiszta, az MR biztonsági dokumentációjában szereplő szoftverek alkalmazhatók, amelyeket kizárólag az üzemeltető rendszeradminisztrátorok telepíthetnek.

10.3. Az operációs rendszer, az alkalmazói programok és a segédprogramok telepítő lemezeit és biztonsági másolatait biztonságos feltételek között kell tárolni (pl. lemezszekrényben).

11. Minősített adatkezelő rendszer naplózása:

11.1. A biztonsági beállításokat és a naplófájlokat a rendszerbiztonsági felügyelő, illetve a rendszergazdáka biztonsági dokumentációban meghatározott időnként kötelesek ellenőrizni.

11.2. Biztonság megsértésének gyanúja esetén, azonnal ellenőrzést kell végrehajtani, az ellenőrzést dokumentálni kell.

12. Minősített adatkezelő rendszer adatainak mentése:

12.1. A szoftverek üzemeltetési feladatait az MR rendszer elemek szerint illetékes üzemeltető állomány látja el, ennek része a biztonsági mentések rendszeres végrehajtása.

12.2. Az adatok rendszeres mentése és archiválása segítségével kell biztosítani a felhasználók zavartalan munkáját a véletlenszerű meghibásodások, sérülések okozta adatvesztés ellen.

13. Minősített adatkezelő rendszer vírusvédelme:

13.1. Minden számítógépen vírusvédelmi szoftvert kell üzemeltetni, amelynek vírusadatbázisát legalább hetente frissíteni kell.

13.2. A felhasználó a vírusvédelmet nem kapcsolhatja ki.

13.3. A felhasználónak ismernie kell a vírusvédelem kötelező eljárásait, illetve az MR napi használatba vétele előtt meg kell győződnie a vírusvédelem állapotáról.

14. Minősített adatkezelő rendszer karbantartása:

14.1. Az MR-n hardver vagy szoftver-karbantartást kizárólag biztonsági vezető, vagy a rendszerbiztonsági felügyelő utasítására, a nemzetbiztonsági ellenőrzésen kockázatmentesnek bizonyult személy végezhet.

14.2. Csökkentett kisugárzású eszközt megbontani tilos! Annak megbontását, javítását kizárólag a kijelölt és nemzetbiztonságilag ellenőrzött szakszerviz végezheti.

15. Minősített adatkezelő rendszer biztonsági ellenőrzése:

15.1. Az MR elemek elektronikus biztonsági ellenőrzése során a biztonsági szabályok betartását, a biztonsági beállításokat,a biztonsági jóváhagyással egyező állapotot és az esetleges jogosulatlan tevékenységeket kell vizsgálni.

15.2. Az MR vagy elemeinek külső szerv által végrehajtott biztonsági ellenőrzésében (a minisztérium, NBF vagy EU/NATO szerv) minden esetben részt vesz az érintett biztonsági vezető, a rendszerbiztonsági felügyelő és a rendszeradminisztrátor.

VI. Fejezet

Adminisztratív biztonság a minősített adatok kezelésére

1. Minősített adatok kezelése a minősített adatok kezelésére vonatkozó hatályos jogszabályok, valamint jelen fejezetben szabályozottak alapján, egységes módon történik a minisztériumban és a külképviseleteken. A külképviseletre vonatkozó egyedi iratkezelési eljárásokat a szabályzat külképviseletre vonatkozó pontjainál külön jelöljük.

1.1. Minősített adatot csak az a személy használhat fel, akinek állami vagy közfeladat ellátása érdekében indokolt és aki - törvényben meghatározott kivétellel - rendelkezik érvényes és a felhasználni kívánt adat minősítési szintjének megfelelő személyi biztonsági tanúsítvánnyal, titoktartási nyilatkozattal, valamint felhasználói engedéllyel.

1.2. Aki a Mavtv. szerint minősített adatot jogosulatlanul megszerzi vagy felhasználja, jogosulatlan személy részére hozzáférhetővé, vagy jogosult személy részére hozzáférhetetlenné teszi, bűntettet követ el. A minősített adatokkal való visszaélés bűntettét a Büntető Törvénykönyvszankcionálja.

1.3. A minősített adat kezelését (titkos ügykezelés) a nem minősített adatkezelés rendszerére építve, de attól szervezetileg és fizikailag elkülönítve kell végezni. A minisztérium iratkezelésének szakmai irányítását a Dokumentációs Főosztály vezetője, az iratkezelés felügyeletét a biztonsági vezető látja el.

2. Nyilvántartók és Kezelő pontok:

2.1. A minisztérium az alábbi Nyilvántartókat működteti:

a) Nemzeti Nyilvántartó - a Külügyminisztérium nemzeti "Titkos!" és "Szigorúan titkos!" minősített adatok kezelésére kijelölt szervezeti egysége. A nemzeti minősített adatok irattárát működteti a minisztériumon belül.

b) EU Központi és Helyi Nyilvántartó-a Külügyminisztérium EU minősített adatok országos és minisztériumi szinten történő fogadására, elosztására és kezelésére kijelölt, Nyilvántartó-vezető irányítása alatt álló szervezeti egysége. EU minősített adatok irattárát működteti a minisztériumon belül.

c) NATO Helyi Nyilvántartó - a Külügyminisztérium NATO minősített adatok minisztériumi szinten történő fogadására, elosztására és kezelésére kijelölt, Nyilvántartó-vezető irányítása alatt álló szervezeti egysége. NATO minősített adatok irattárát működteti a minisztériumon belül.

d) EU Állandó Képviselet Nyilvántartója - a Külügyminisztérium EU minősített adatok fogadására, elosztására és kezelésére kijelölt, az EU ÁK-n működő szervezeti egysége.

2.2. "A" típusú Kezelő pontok - a Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály "Szigorúan titkos!" szintig kezelhet, tárolhat, a Biztonságpolitikai és Non-proliferációs Főosztály "Titkos!" szintig iktathat, kezelhet, tárolhat, a Személyügyi Főosztály, valamint a BITÁF "Szigorúan titkos!" szintig iktathat, kezelhet, tárolhat minősített adatokat.

2.3. A szervezeti egységek titkárságai - "B" típusú Kezelő pontok - "Bizalmas!" szintig iktathatnak, kezelhetnek, tárolhatnak minősített adatokat. "Titkos!" és "Szigorúan titkos!" minősítési szintű adatokat kezelhetnek, de a munkaidőn túl a Nemzeti Nyilvántartónak/TÜK-nek kell ezeket átadniuk.

2.4. A külképviseletek biztonsági besorolásuknak megfelelően iktathatnak, kezelhetnek, tárolhatnak és továbbíthatnak minősített adatokat. Azok a külképviseletek, amelyek VKH és/vagy AR-KIT rejtjelző eszközzel dolgoznak "C" típusú Kezelő pontok. Kezelő pontokon TÜK-kezelő és helyettes TÜK-kezelő kinevezése szükséges. Azokon a külképviseleteken, ahol nem rendelkeznek VKH és/vagy AR-KIT rejtjelező eszközzel egy TÜK-kezelő kinevezése szükséges.

2.5. A Nyilvántartó működéséhez minimálisan két fő, a Kezelő pont működéséhez egy fő titkos ügykezelő kinevezése, továbbá egy fő helyettesítéssel megbízott titkos ügykezelő írásban történő kijelölése szükséges.

3. A Nyilvántartók és a Kezelő pontok által kezelt alapvető nyilvántartások:

3.1. A minisztérium Főnyilvántartó könyvét a Dokumentációs Főosztály/Nemzeti Nyilvántartó kezeli.

4. Iratkezelési segédletek:

a) Iratkezelési segédletek nyilvántartókönyve,

b) Minősített adatok iktatókönyve (nemzeti, NATO, EU adatfajták szerint elkülönítve),

c) Minősített adatok érkeztetőkönyve,

d) Minősített iratok átadókönyve (nemzeti, NATO, EU adatfajták szerint elkülönítve),

e) Külső kézbesítőkönyv (nemzeti, NATO, EU adatfajták szerint elkülönítve),

f) Futárjegyzék iktatókönyv - bejövő,

g) Futárjegyzék iktatókönyv - kimenő,

h) Nyilvántartás a Kézbesítőívekről,

i) Rejtjeltáviratok nyilvántartókönyve,

j) Elektronikus adattárolók nyilvántartókönyve,

k) Merevlemez kiadási nyilvántartás,

l) Merevlemez használatának nyilvántartókönyve,

m) Központi hitelesítő körbélyegzők nyilvántartókönyve,

n) Hitelesítő körbélyegzők és vízumbélyegzők nyilvántartókönyve,

o) Kódcsere nyilvántartókönyv,

p) Pót- és tartalékkulcsok nyilvántartása,

q) Fax és e-mail iktatókönyv - Scriptament hiánya esetén,

r) Karbantartási Napló,

s) Elektronikus kódok nyilvántartókönyve,

t) Mechanikus kódok nyilvántartókönyve.

5. A minősített adatok kezelése során használt nyilvántartások hitelesítése:

5.1. A titkos ügykezelő az általa kezelt iratkezelési segédleteket és egyéb nyilvántartásokat használatbavételük előtt összefűzi, körcímkével leragasztja, megszámozza, hitelesítési záradékkal ellátja, valamint a minisztérium körbélyegzőjének lenyomatával, a hitelesítés dátumának feltüntetésével és olvasható aláírásával igazolja a hitelességet.

5.2. A hitelesítési záradékban az alábbiakat kell feltüntetni: Külügyminisztérium, főnyilvántartási szám, lapok száma, megnyitás dátuma - a lezárás dátumának helyét üresen hagyva - és a körbélyegző lenyomata, valamint a nyilvántartási naplót vezető ügyintéző neve, szignója, továbbá a nyilvántartás kezdő és befejező dátuma.

5.3. A minisztérium Főnyilvántartó könyvét a biztonsági vezető hitelesíti.

6. Iratkezelési segédletek és az egyéb nyilvántartások főnyilvántartásba vétele:

6.1. A Nyilvántartók, a Kezelő pontok, továbbá a szervezeti egységek által használt valamennyi hitelesített iratkezelési segédletet az iratkezelési segédletek nyilvántartó könyvében kell nyilvántartásba venni. Az iratkezelési segédletek nyilvántartókönyvének nyilvántartási számát a DOK Főosztály adja ki.

6.2. Nyilvántartási számok képzése:

- iratkezelési segédletek nyilvántartó könyve (pl. KÜM-DOK/27; KÜM-ROM/141),

- iratkezelési segédlet (pl. KÜM-DOK/27-1; KÜM-ROM/141-1).

6.3. A szervezeti egységek és külképviseletek által használt iratkezelési segédletek nyilvántartókönyve 1-es sorszámmal kezdődik, betelte után a következő nyilvántartókönyv sorszám kihagyása nélkül folyamatos számképzéssel folytatódik.

6.4. Az iratkezelési segédletek nyilvántartókönyvét külön nem kell nyilvántartásba venni.

6.5. Az iratkezelési segédletek nyilvántartókönyve tartalmazza az adott szervezeti egységen használt iratkezelési segédletek és egyéb nyilvántartások:

a) sorszámát,

b) megnevezését,

c) terjedelmét,

d) használatba vételének dátumát,

e) végleges lezárásának dátumát,

f) irattári tételszámát,

g) kezelési bejegyzést.

6.6. Szervezeti egységek jogutód nélküli megszűnése esetén a szervezeti egység által használt valamennyi hitelesített iratkezelési segédletet a DOK Főosztály adatfajtának megfelelő Irattárába kell megküldeni.

6.7. A Főnyilvántartó könyv és az iratkezelési segédletek nyilvántartókönyve nem selejtezhető.

7. Más szervtől érkezett minősített adat átvétele:

7.1. Más szervtől érkezett minősített adatot tartalmazó küldeményt a Központi Postázó és Kézbesítő Csoport, a címzett és az egyes szervezeti egységek TÜK-kezelője vehet át.

7.2. A NATO és az EU intézményei "Korlátozott terjesztésű!" minősített adatait tartalmazó küldeményt a felhasználásra jogosult személy is átveheti.

7.3. A minősített adatot tartalmazó küldeményt átvevő személy ellenőrzi

a) a címzés alapján a minősített adatot tartalmazó küldemény átvételére való jogosultságát,

b) a külső kézbesítőkönyvben vagy a futárjegyzéken szereplő iktatószám és példánysorszám, valamint a minősített adatot tartalmazó küldemény csomagolásán szereplő iktatószám és példánysorszám egyezését,

c) a zártan érkezett küldemény csomagolásának sértetlenségét.

7.4. Az átvevő a külső kézbesítőkönyvben dátum, a futárjegyzéken időpont feltüntetése mellett, nevével, aláírásával, valamint bélyegzőlenyomattal igazolja a küldemény átvételét.

7.5. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén az átvevő a küldeményt annak felbontása nélkül azonnal továbbítja a címzettnek, vagy ha ez nem lehetséges, visszajuttatja a feladónak.

8. A minősített adatot tartalmazó küldemény felbontása:

8.1. Amennyiben a minősített adatot tartalmazó küldemény csomagolása sérült, a küldeményt átadó jelenlétében az átvevő a küldeményt felbontja és ellenőrzi annak tartalmát. Az intézkedésről két példányban jegyzőkönyv készül, amelyet az átadó és az átvevő is aláír. A jegyzőkönyv egyik példánya - aláírás ellenében - az átadónak átadásra kerül. A sérülés ténye az átadási okmányon szerepel.

8.2. Ha a küldeményt az átvevő tévedésből bontja fel, akkor erről két példányban jegyzőkönyvet készít. A küldeményt szabályszerűen lezárja és a jegyzőkönyv egyik példányával együtt a címzettnek soron kívül továbbítja.

8.3. Az átvevő a küldemény felbontásakor ellenőrzi a minősített adatot tartalmazó adathordozó hiánytalan meglétét a csomagoláson feltüntetett azonosító adatokkal, valamint az adathordozón feltüntetett adatokkal. Ha az átvevő hiányt észlel, két példányban jegyzőkönyvet vesz fel és annak egyik példányát a küldő szerv részére továbbítja.

8.4. A titkos ügykezelő bontja fel a más szervtől érkezett minősített adatot tartalmazó küldeményt, kivéve azt, amelyen a "Saját kezű felbontásra" különleges kezelési utasítás szerepel.

9. Minősített adat kezelése:

9.1. A nemzeti minősített adatok, valamint - a NATO és az EU "Bizalmas!", valamint annál magasabb minősítési szintű minősített adatok iktatása az érkezés vagy a készítés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon úgy történik, hogy abból

a) az iktatószám,

b) az érkezés időpontja, módja,

c) az iktatás időpontja,

d) a minősítési szint és az érvényességi idő,

e) a küldő megnevezése,

f) a küldő iktatószáma (hivatkozási szám),

g) a tárgy,

h) az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző neve,

i) a terjedelem,

j) a mellékletek száma,terjedelme,

k) a példánysorszám,

l) a továbbítás időpontja, módja,

m) a továbbításra kerülő példányok példánysorszáma, címzettje és terjedelme,

n) az irattárba helyezés kelte,

o) a megsemmisítés időpontja, a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószáma,

p) a felülvizsgálat időpontja és eredménye,

q) a kezelési bejegyzés (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.)

megállapítható legyen.

9.2. A papír alapú minősített iratot az iktatással egyidejűleg az iraton iktató bélyegzővel kell ellátni az okiratok és a továbbításra érkezett eredeti iratok kivételével.

9.3. A "Bizalmas!" és "Korlátozott terjesztésű!" minősítésű iratokat, táviratokat a szervezeti egységeken a VKH számítógépein készítik, kezelik és ugyanebben a rendszerben továbbítják a minisztérium szervezeti egységei, illetve a minisztérium és a bekapcsolt külképviseletek, valamint a minisztérium és egyes magyar kormányzati szervek között.

9.4. A VKH-val rendelkező külképviseletre a 10. pont vonatkozik, a VKH-val nem rendelkező külképviseleteken a "Bizalmas!" és "Korlátozott terjesztésű!" iratokat papír alapon készítik és a minősített iratok iktatókönyvében tartják nyilván.

9.5. "Szigorúan titkos!" és "Titkos!" minősítésű adatok a szervezeti egységeken manuálisan (kézírással) vagy az NBF rendszerengedélyével rendelkező védett leírón készülnek. Az ilyen minősítésű adatokat a szervezeti egységek titkárságai manuálisan veszik nyilvántartásba az érkeztetőkönyvben. A nemzeti "Szigorúan titkos!" és "Titkos!" minősítésű iratokat a külképviseletek manuálisan, a DOK Főosztály - Iratkezelési Osztály - Titkos Ügykezelősége (a továbbiakban: TÜK) a Kümirat SZT iktatóprogrammal iktatja. Az EU, NATO "Titkos!" és annál magasabb minősítési szintű adatok kezelését a KüM EU és NATO Nyilvántartója végzi.

9.6. Külképviseleten a "Szigorúan titkos!" és "Titkos!" minősítésű adatokat az NBF rendszerengedélyével rendelkező, az adat minősítési szintjének megfelelő szintre minősített védett leírón vagy manuálisan készítik és a minősített iratok iktatókönyvében tartják nyilván adatfajtánként elkülönítve.

9.7. A külképviseletek TÜK-kezelői az iktatást minden év január 1-jén 1-es főszámmal kezdik és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatják. A titkos ügykezelő az azonos tárgyban, ugyanabban az ügyben érkezett vagy készített újabb adatot az illető főszám 1-től növekvő alszámára iktatja. Amennyiben más tárgyban érkezett vagy készült az újabb adat, akkor azt az iktatókönyv következő főszámára iktatja.

9.8. Az egy ügyben keletkezett és együtt kezelt különböző adatokat tartalmazó adathordozók - ideértve a nem minősítettek is - együtt kezelhetők. Iktatásuk az elsőnek érkezett vagy keletkezett minősített adat iktatószámának soron következő alszámaira történik.

9.9. Az iktatáskor a titkos ügykezelő a minősített adat hordozóján vagy - ha ezt az adathordozó jellege kizárja - külön kísérőlapon vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományon elhelyezi az iktatóbélyegző lenyomatát és abban feltünteti a minősített adat iktatószámát.

9.10. A minisztériumban "Saját kezű felbontásra" különleges kezelési utasítással ellátott küldemény esetében a minősített adatot tartalmazó adathordozót a titkos ügykezelő zárt küldeményként veszi nyilvántartásba a minősített iratok érkeztetőkönyve megfelelő rovatainak kitöltésével. A nyilvántartókönyvben feltünteti, hogy a minősített adatot tartalmazó adathordozót "Saját kezű felbontásra" különleges kezelési utasítás miatt felbontás nélkül adta át.

9.11. A "Saját kezű felbontásra" különleges kezelési utasítással ellátott küldeményt a felbontásra jogosult személy a felhasználást követően lezárva és a lezárás helyén a minősített adatot kezelő szerv hivatalos bélyegzőjével ellátva, dokumentált módon adja át a titkos ügykezelőnek érkeztetés/iktatás, tárolás vagy más címzetthez való továbbítás céljából. A titkos ügykezelővel a nyilvántartáshoz szükséges adatokat közli.

9.12. Az aktuális év iktatókönyvben történő lezárása az aktuális év utolsó munkanapján az utolsó főszámra történt iktatás után - a papír alapú iktatókönyvben az utolsó főszámot követő aláhúzással, keltezéssel, aláírással és hivatalos bélyegző lenyomat elhelyezésével, iratkezelési szoftver alkalmazása esetén a lezárást követő főszámra történő iktatás kizárásának biztosításával - történik.

9.13. Azon iratkezelési segédleten, amelyből a kezelt minősített adatok tartalmára vonatkozóan valamilyen érdemi információ levonható, a kezelt adatoknak megfelelő, legmagasabb megismételt minősítési jelölést kell feltüntetni.

9.14. Az iktatókönyv nem selejtezhető. A külképviselet egyéb nyilvántartókönyve a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 5/2011. (III. 18.) KüM utasítás mellékletében megjelent Irattári Terv szerint 15 év után megsemmisíthető, amennyiben nem tartalmaz élő ügyiratot.

9.15. A "Titkos!" és "Szigorúan titkos" papír alapú minősített adatot piros keretes, a "Korlátozott terjesztésű!" és "Bizalmas!" papír alapú minősítési szintű adatot kék keretes előadói ívben kell kezelni.

9.16. Papír alapú minősített adat megismerését az ügyintéző az adaton történő aláírással igazolja.

10. Védett Külügyi Hálózat (VKH):

10.1. A "Bizalmas!" és a "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű nemzeti, EU és NATO adatok kezelése (készítés, iktatás, továbbítás) a minisztérium szervezeti egységei és a külképviseletek, illetve a rendszerbe bekapcsolt kormányzati szervek között a VKH MonDoc példánykezelő szoftverrel történik. Iratkezelési előírásai a minősített adatokra vonatkozó jogszabályok előírásaival azonosak.

10.2. Az irat eredeti példányának az elektronikus példánytekintendő.

10.3. A VKH felhasználói jogosultságokat a szervezeti egység vezetőjének kezdeményezése alapján a BITÁF állítja be.

10.4. VKH végponttal nem rendelkező címzetteknek a "Bizalmas!" és a "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű adatokat rejtjeltáviratként papír alapon kell továbbítani a Szabályzat 17. pontja alapján.

10.5. A VKH használatát a merevlemez használati naplóban kell rögzíteni.

10.6. A saját készítésű minősített adatot a program iktatja, külön iktatókönyvbe nem kell bevezetni. Ha a "Bizalmas!" és a "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű adat papír alapon érkezik, az adatlapját a VKH-ban kell rögzíteni, lehetőség szerint az iratot elektronikusan mellékelni kell (szkennelve).

10.7. Az irat készítője minősítési javaslatot tölt ki az irat elkészítésével egy időben, melyet az irathoz a VKH-rendszerben csatolni kell. A kitöltött minősítési javaslat eredeti, papír alapú példányát (a minősítés kezdeményezőjének és) a minősítőnek alá kell írnia, majd ezt a külképviseletről meg kell küldeni a Nemzeti Nyilvántartó részére. A minisztérium szervezeti egységeinél készített minősítési javaslatok eredeti, papír alapú példányát a szervezeti egység titkárságán őrzik.

10.8. Minősített adatot megnyitása után lehet nyomtatni, nyomtatása során saját példány keletkezik, a nyomtatás tényét a szoftver naplózza. Szabályos nyomtatás esetén nem kell nyilvántartásba venni a kinyomtatott példányt. A VKH MonDoc rendszeren kívül kinyomtatott iratot a minősített iratok érkeztető/iktatókönyvébe kell bevezetni. A papír alapú minősített példányt az ügy lezárása után meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről a program jegyzőkönyvet készít, melyet 2 példányban kell kinyomtatni, aláírni és egy példányát a minisztérium szervezeti egységeinek a Központi Admin. Irattárba, a külképviseleteknek az adatfajtának megfelelő Nyilvántartóba kell megküldeniük. A VKH MonDoc rendszeren kívül történt nyomtatás által keletkezett papír alapú példányokról megsemmisítési jegyzőkönyvet kell készíteni. A nyomtatott példányokról készült megsemmisítési jegyzőkönyvet a Scriptament elektronikus, ennek hiányában papír alapú Admin. iktatókönyvben kell nyilvántartásba venni. A jegyzőkönyvet a titkos ügykezelő, két bizottsági tag, a külképviselet vezetője írja alá. Mindkét esetben a megsemmisítésre kerülő minősített példányokat adatfajtánként külön-külön kell a megsemmisítési jegyzőkönyvbe felvenni és megsemmisíteni.

10.9. A kinyomtatott példány szerven belüli és kívüli átadását és visszavételét jelen fejezet 11-12. pontja szabályozza.

10.10. A VKH-táviratokat és -iratokat a minisztérium vezetői részére illetékességük szerint, illetve szükség szerint kell megcímezni.

10.11. A VKH-nak része a Diplomáciai Információs rendszer (DIPIR). Ennek szabályait a diplomáciai információs munka, a vezetői tájékoztatók elkészítése és a diplomaták tájékoztatásához háttéranyagként való felhasználás érdekében a stratégiai tervezésért felelős főosztály határozza meg. A VKH-DIPIR könyvtár tartalmazza a diplomáciai információs politikai irat teljes szövegét és mellékleteit is.

10.12. A VKH-ban elkészített "Bizalmas!" és a "Korlátozott terjesztésű!" adat címzetti körének, elosztási rendjének meghatározásához az alábbi "irat jellegek" választhatók:

a) "K" jelű irat: kizárólagosan a címzett szervezeti egységnek szánt dokumentum.

b) "O" jelű irat: operatív, nem politikai tárgyú irat.

c) "P" jelű irat: "P" jelű irat politikai jellegű információt tartalmaz, politikai jelentésnek tekintendő. A politikai jellegű információ bekerül a DIPIR-be, ahol a "P olvasó" vagy "+ DIPIR olvasó" jogosultsággal rendelkező minden munkatárs részére olvasásra elérhetővé válik az információ.

d) "I"jelű irat: információs igényt fogalmaz meg, mely "Határidős" vagy "Időszakos" lehet.

e) "E" jelű irat: az előzőekben felsorolt kategóriákba nem tartozó egyéb ügyeket tartalmazza (pl. informatikai, jogi, biztonsági stb.).

10.13. Az ügyvitel szempontjából már nem aktív elektronikus iratokat le kell zárni és az elektronikus irattárba kell helyezni.

11. A minősített adat - szerven belül történő - átadása, visszavétele:

11.1. A minősített adatok szervezeti egységen belül és szervezeti egységek közötti átadása, visszavétele csak titkos ügykezelő útján, belső átadókönyvben, saját kezű, dátummal ellátott aláírás ellenében, dokumentáltan történhet.

11.2. A minősített adat szerven belül történő átadására és visszavételére szolgáló belső átadókönyv tartalmazza:

a) a sorszámot,

b) a minősített adat iktatószámát,

c) a minősítés szintjét,

d) a példánysorszámot,

e) a példányonkénti terjedelmet,

f) a címzettet,

g) az átadás dátumát,

h) az átadás tényének igazolását az átvevő nevének és saját kezű, dátummal ellátott aláírásának feltüntetésével,

i) a visszavétel dátumát,

j) a visszavétel tényének igazolását a visszavevő nevének és saját kezű, dátummal ellátott aláírásának feltüntetésével.

11.3. A belső átadókönyvet a lezárásától számított 15 évig kell megőrizni, utána selejtezési jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisíthető.

12. Minősített adat - szerven kívülre történő - továbbítása:

12.1. Minősített adatot tartalmazó küldemény más szerv részére történő belföldi továbbítása csak titkos ügykezelőn keresztül történhet. A továbbításra átadókönyvben, külső kézbesítőkönyvben és futárjegyzéken dokumentálva kerül sor. A minisztérium szervezeti egységei a minősített adatot zárt borítékban (anyag+futárjegyzék) átadják a Központi Postázó és Kézbesítő Csoport részére, amely a külső kézbesítőkönyvvel, aláírás ellenében adja át a küldeményt az átvételre jogosult személynek.

A titkos ügykezelő a továbbítás tényét az érkeztető/iktatókönyvben rögzíti. VKH-ról szabályosan kinyomtatott (zöld!) példányok szerven kívüli továbbításakor a minősített adatra rá kell vezetni a "Saját hatáskörben megsemmisítendő!" különleges kezelési utasítást. Az aláírt, lepecsételt, az adat átvételét igazoló futárjegyzék visszaérkezésekor a "zöld" példány kivezetéséről megsemmisítési jegyzőkönyvet kell felvenni. A kinyomtatott megsemmisítési jegyzőkönyv megjegyzés rovatába a futárjegyzék számát manuálisan be kell vezetni.

12.2. Papír alapú minősített adat továbbításához 3 példányban kell futárjegyzéket készíteni. Az 1-2. sz. példányt zárt borítékban a minősített anyaggal együtt továbbítjuk a címzetthez, a 3. sz. példányt meg kell őrizni az átvételt igazoló aláírt, bélyegzővel ellátott példány visszaérkezéséig.

A külső kézbesítőkönyv és a futárjegyzék tartalmazza:

a) a címzettet,

b) a sorszámot,

c) a minősített adat iktatószámát és példánysorszámát,

d) a minősítési szintet,

e) a minősített adat példánysorszámát,

f) az átadás keltét, az átadó nevének és saját kezű, dátummal ellátott aláírásának feltüntetésével, továbbá a küldeményt átadó szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,

g) az átadás tényének igazolását, az átvevő nevének és saját kezű, dátummal ellátott aláírásának feltüntetésével, továbbá a küldeményt átvevő szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatát.

12.3. Minősített adatot tartalmazó küldemény belföldön az Állami Futárszolgálat, valamint a Magyar Honvédség Katonai Futárszolgálata útján a futárszolgálatok igénybevételére vonatkozó szabályok szerint, továbbá katonai futár vagy a rendvédelmi szervek belső futára (a továbbiakban: futár), valamint a minisztérium vezetője által szükség esetén kijelölt személyes kézbesítő - KüM Központi Postázó és Kézbesítő Csoport - útján továbbítható. Az EU és az EU intézményei "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű minősített adatai kivételével minősített adatot tartalmazó küldeményt külföldre vagy külföldről diplomáciai, konzuli, katonai futár, valamint a nemzetközi jog alapján velük azonos kiváltságokat és mentességeket élvező, továbbá a nemzetközi szerződésben meghatározott személy továbbíthat. Minősített adatot tartalmazó küldeményt postai úton nem szabad továbbítani.

12.4. A személyes kézbesítőnek, a katonai futárnak vagy a rendvédelmi szervek belső futárának csak a minősített adatot továbbító szervezet állományába tartozó, a továbbított adat minősítési szintjének megfelelő szintű személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkező személyt lehet kijelölni.

12.5. Minősített adat külföldi személy vagy külföldi szerv részére történő hozzáférhetővé tételét az adat minősítője, az adat minősítésének felülbírálatára jogosult minősítő vagy törvényben felhatalmazott személy engedélyezi.

12.6. Nemzeti minősített adat a megfelelő minősítési szinttel ellátott zárt küldeményben továbbítható. A borítékon, a csomagon a címzésen és a küldő szervre vonatkozó adatokon kívül a minősített adatot kísérő futárjegyzék száma, és "Baleset esetén vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!" figyelmeztetés, valamint egyéb különleges kezelési utasítás kerül feltüntetésre. A küldemény lezárása biztosítja, hogy az esetleges felbontás, jogosulatlan hozzáférés ténye egyértelműen megállapítható legyen.

12.7. Külföldi minősített adatot tartalmazó küldemény - a "Bizalmas!" vagy annál magasabb minősítési szintű adat esetén - dupla, át nem látszó erős csomagolásban szállítható. A belső boríték a megfelelő minősítési szintet, valamint a címzett teljes megjelölését és címét, továbbá a szükséges kezelési utasításokat tartalmazza, megbízható védelmét a külső borító biztosítja. A külső borítón csak a címzett szerv megnevezése, a célállomás, a küldő szerv megnevezése és a futárjegyzék száma (külső átadókönyv száma) szerepel, nem tüntethető fel olyan adat, ami arra enged következtetni, hogy a csomagban (boríték) külföldi minősített adatot tartalmazó adathordozó van.

13. A minősített adat sokszorosítása, fordítása, kivonatolása:

13.1. A "Szigorúan titkos!" minősítési szintű minősített adat sokszorosítása, fordítása és kivonatolása a minősítő írásos engedélye alapján, nemzeti adatok esetén a DOK Főosztály, EU/NATO adatok tekintetében pedig az EU/NATO Nyilvántartó közreműködésével történik.

13.2. A "Titkos!", "Bizalmas!" és "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű minősített adat sokszorosítására, fordítására és kivonatolására a címzett titokbirtokos ad írásos engedélyt, kivéve, ha a minősítő különleges kezelési utasításában azt megtiltotta.

13.3. A papír alapú adatok sokszorosítása, fordítása és kivonatolása során keletkező, 1-től növekvő sorszámmal ellátott sokszorosított, fordított és kivonatolt példányok nyilvántartása (Központ-érkeztető könyv, külképviselet-iktató könyv) a minősített adat nyilvántartószámán történik, pl. KÜM/2/2012/T/S/1 - sokszorosított "S", KÜM/2/2012/T/F/1 - fordított "F" KÜM/2/2012/T/K/1 - kivonatolt "K".

VKH-n készült "Bizalmas!" és "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű adatok sokszorosítása a szükség szerinti példányszámban, a VKH-MonDoc programból, szabályos nyomtatás útján történik.

13.4. A külföldi minősített adat magyar fordításán a minősítési szint idegen nyelven, az eredeti formában, a nemzeti minősített adat külföldi fordításán a minősítési szint magyarul is feltüntetésre kerül.

13.5. A minősített adat sokszorosítását, fordítását, kivonatolását csak megfelelő személyi biztonsági tanúsítvánnyal és felhasználói engedéllyel rendelkező személy végezheti.

13.6. Sokszorosítás esetén az alábbi záradékot kell alkalmazni

1. a sokszorosítandó irat példányán:

Sokszorosítva: ... példányban

Egy példány: ... lap

Kapják: 1. sz. soksz. pld.:

2. sz. soksz. pld.:

2. a sokszorosított irat példányán:

Sokszorosítva: ...példányban

Egy példány: ... lap

Sokszorosítást végző személy neve:

Kapják: 1. sz. soksz. pld.:

2. sz. soksz. pld.:

14. A minősített adatok készítése, a minősítési jelölés megismétlése:

14.1. A minisztériumban a Mavtv. 4. § (1) bekezdése alapján a feladat- és hatáskörében minősítésre jogosult a külügyminiszter és Magyarország külképviseletének vezetője.

14.2. A minisztériumban a minősítő minősítői jogkörét írásban

a) a "Szigorúan titkos!" minősítési szintű adat esetén az államtitkárokra és a helyettes államtitkárokra,

b) a "Titkos!", "Bizalmas!" és "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű adat vonatkozásában az irányításuk alatt álló, vezetői megbízással rendelkezőkre, illetve vezetői beosztásba kinevezettekre ruházhatja át.

14.3. Külképviseleten a külképviselet vezetője minősítői jogkörét - szabályos formanyomtatvány kitöltése mellett -kizárólag akkor ruházhatja át, ha a fogadó ország területén kívül tartózkodik.

14.4. Az átruházott minősítői jogkör tovább nem adható. Rendkívüli esetben - a külképviselet vezetőjének akadályoztatása esetén - a minősítői jogkör átruházásáról a miniszter, mint a minősített adatot kezelő szervvezetője rendelkezik.

14.5. Nemzeti minősített adat készítése során a készítő a minősítési szintet, az érvényességi időt, a minősítő nevét és beosztását az adathordozó első oldalánakfelső részén vagy - ha ezt az adathordozó jellege kizárja - külön kísérőlapon vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban tünteti fel.

14.6. Az adat minősítéssel csak akkor védhető, ha a Mavtv.-ben - 5. § (1) bekezdés - felsorolt közérdekek körébe tartozik, és az adat nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése, módosítása vagy felhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé, valamint az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele károsítja a minősítéssel védhető közérdeket.

14.7. A Mavtv.-ben meghatározott kármérték (Mavtv. 1. számú melléklet) alapján az érvényességi idő:

a) "Szigorúan titkos!" és "Titkos!" minősítési szintű adat esetén legfeljebb 30 év,

b) "Bizalmas!" minősítési szintű adat esetén legfeljebb 20 év,

c) "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű adat esetén legfeljebb 10 év lehet.

14.8. A "Szigorúan titkos!", a "Titkos!", a "Bizalmas!" és a "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű adat minősítésének érvényességi ideje új minősítési eljárás lefolytatásával rendkívül indokolt esetben meghosszabbítható a Mavtv. 5. § (7) bekezdése alapján. Az új minősítési eljárást az érvényességi idő lejárta előtt le kell folytatni. Az érvényességi idő elteltével az adat minősített jellege megszűnik. A minősítés megszűnése után az adat újból nem minősíthető.

14.9. A minősítést az köteles kezdeményezni, akinél az állami vagy közfeladata ellátása során a minősítési feltételeknek megfelelő adat keletkezik. A nemzeti minősítendő adat minősítéséhez a kezdeményező indokolással ellátott minősítési javaslatot készít.

14.10. A minősítési javaslatban fel kell tüntetni a minősítéssel védhető valamely közérdekre történő hivatkozást, a minősítési szintet és a minősítés érvényességi idejét. A minősítési javaslat indokolásának tartalmaznia kell azokat a tényeket és körülményeket, amelyek a minősítést szükségessé teszik.

14.11. A minősítési eljárás alatt álló, minősíthető adatot tartalmazó adathordozót a kezdeményező minősítés céljából a minősítési javaslattal együtt haladéktalanul felterjeszti a minősítőhöz. A minősítő a felterjesztés kézhezvételét követő 30 napon belül dönt az adat minősítéséről. A minősítési eljárás alatt álló adatot a minősítő döntéséig a kezdeményezett minősítési szintre vonatkozó személyi, fizikai, adminisztratív és elektronikus biztonsági szabályok szerint kell kezelni. Ha a minősítő a határidő lejártáig az adat minősítéséről nem dönt, a nemzeti minősített adat nem jön létre.

14.12. Ha a minisztériumban külföldi minősített adat keletkezik, az adat minősítésére az érintett nemzetközi szervezet biztonsági szabályai az irányadók. Külföldi minősített adat minősítési eljárása folyamán minősítési javaslatot nem kell készíteni.

14.13. Több lapból álló papír alapú adathordozó esetén - elektronikus minősített adat esetén, ha ez technikailag megoldható - a minősítési szintet minden egyes, minősített adatot tartalmazó oldalon, annak felső és alsó részének közepén fel kell tüntetni.

14.14. A nemzeti minősített adatot tartalmazó adathordozó eredeti irattári példányán, vagy - ha ezt az adathordozó jellege kizárja - külön kísérőlapon, vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban szerepelnie kell a minősítési javaslatnak és a minősítési javaslat tárgyában hozott döntésnek. A kinyomtatott minősítési javaslaton a minősítő döntését saját kezűleg aláírja és dátummal ellátja.

14.15. Megismételt minősített adat készítése során a készítő a megismételt minősítési jelölést az adathordozó első oldalának felső részén vagy - ha ezt az adathordozó jellege kizárja - külön kísérőlapon vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban tünteti fel. Ha a készítő egyszerre különböző vagy több azonos minősítési jelölésű adatot ismétel meg, akkor közvetlenül a megismételt minősített adatoknál tünteti fel a megismételt minősített adatok minősítési jelölését, valamint az adathordozó iktatószámát. Az adathordozó első oldalánakfelső részén, vagy ha ezt az adathordozó jellege kizárja, külön kísérőlapon vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű adatállományban a legmagasabb minősítési szintet és leghosszabb érvényességi időt tartalmazó megismételt minősítési jelölést szerepelteti.

14.16. Minősített adatok elektronikus, elektro- magnetikus vagy optikai úton történő kezelésére alkalmas eszközön vagy ha ezt az eszköz jellege kizárja, külön kísérőlapon a kezelt adatoknak megfelelő legmagasabb minősítési szint szerepel.

14.17. Amennyiben épület, építmény vagy tárgyi eszköz képez nemzeti minősített adatot, akkor a minősített adat létrejöttéhez szükséges minősítési javaslat és a minősítés tárgyában hozott döntés megjelenítése külön kísérőlapon történik.

14.18. A külképviseleten készült minősített adat minősítési javaslatának eredeti példányát a minisztérium Nemzeti Nyilvántartójának kell felterjeszteni.

14.19. A minősítő határozza meg, hogy a minősített adatot tartalmazó adathordozóból hány példány készüljön.

14.20. A minősítő által meghatározott példányszámon felül a minősítő engedélye vagy hozzájárulása nélkül további példányt készíteni nem lehet.

14.21. A minősített adat készítése során az R. 38. § (1) és (2), valamint az eredeti irattári példány esetében a (3) bekezdésében meghatározottakon túl az adathordozó tartalmazza:

a) a készítő szerv megnevezését,

b) a példányszámot, a példánysorszámot,

c) elektronikus minősített adat esetét kivéve az adathordozó terjedelmét,

d) a mellékletek esetén azok darabszámát, példánysorszámát, terjedelmét és az adathordozótól eltérő szintű minősítés esetén minősítési szintjét,

e) a kiadmányozás dátumát,

f) az eredeti irattári példány esetében a kiadmányozó aláírását, elektronikus minősített adat esetén elektronikus aláírását.

14.22. Az egyes papír alapú példányok címzettjeinek felsorolását az irattári példányhoz csatolt - az egyes címzettek részére továbbított példány sorszámát is tartalmazó - külön elosztó ív tartalmazza. Az egyes példányok címzettjeit - külön elosztó ív helyett - az adathordozó is tartalmazhatja.

14.23. Amennyiben az R. 38. § (3)-(4) bekezdésekben meghatározottak feltüntetésére az adathordozó jellege miatt nincs mód, akkor azokat külön kísérőlap vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállomány tartalmazza.

14.24. A minősítő a minősítéssel egyidejűleg a minősített adat különleges kezeléséről is rendelkezhet és a minősített adat hordozóján - ha ezt az adathordozó jellege kizárja, akkor külön kísérőlapon vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban - valamint annak csomagolásán a következő különleges kezelési utasításokat alkalmazhatja:

a) "Saját kezű felbontásra!",

b) "Más szervnek nem adható át!",

c) "Nem sokszorosítható!",

d) "Kivonat nem készíthető!",

e) "Elolvasás után visszaküldendő!",

f) "Zárt borítékban tárolandó!",

g) "Különösen fontos!", valamint

h) más, a minősített adat sajátosságától függő különleges kezelési utasítás.

14.25. Csak a minősítő írásbeli engedélyével lehet eltérni a minősítő különleges kezelési utasításától.

15. A minősített adat felülvizsgálata:

15.1. A minisztérium minősítői - ha törvény rövidebb határidőt nem állapít meg - kötelesek legkésőbb 5 évenként felülvizsgálni az általuk vagy a jogelődjük által készített és a feladat- és hatáskörükbe tartozó nemzeti minősített adatot. A miniszter a minősített adatok felülvizsgálatára megbízhat felülvizsgálati szakértőt.

15.2. A felülvizsgálat eredményeként a minősítő, illetve jogutódja a feladat- és hatáskörébe tartozó nemzeti minősített adat

a) minősítését fenntartja, ha annak minősítési feltételei továbbra is fennállnak,

b) minősítési szintjét csökkenti, illetve a minősítés érvényességi idejét módosítja, ha a minősítés feltételeiben változás történt,

c) minősítését megszünteti, ha minősítésének feltételei a továbbiakban nem állnak fenn.

15.3. A minősítés megszüntetéséről, illetve a minősítési szint vagy az érvényességi idő módosításáról minden olyan címzettet értesíteni kell, akinek a nemzeti minősített adatot továbbították. Az értesítés adminisztratív levélben történik, az alábbi tartalommal: a felülvizsgált irat iktatószáma, új minősítési szintje és érvényességi ideje, valamint a felülvizsgáló neve és beosztása.

15.4. A minősítés fenntartásáról hozott döntés esetén a minősített adatot tartalmazó adathordozó, a külön kísérőlap vagy az elektronikus minősített adattól elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállomány

a) a "Minősítés fenntartva!" jelölést,

b) a minősítő nevét, beosztását,

c) a minősítő vagy a felülvizsgálati szakértő aláírását vagy a minősítés fenntartásáról szóló döntést tartalmazó irat iktatószámát és

d) a felülvizsgálat dátumát tartalmazza.

15.5. A minősítés megszüntetéséről hozott döntés esetén a minősített adatot tartalmazó adathordozó, a külön kísérőlap vagy az elektronikus minősített adattól elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállomány - a minősítési szint minden oldalon történő áthúzása mellett -

a) a "Törölve!" jelölést,

b) a minősítő nevét, beosztását,

c) a minősítő vagy a felülvizsgálati szakértő aláírását vagy a minősítés megszüntetéséről szóló döntést tartalmazó irat iktatószámát és

d) a felülvizsgálat dátumát tartalmazza.

15.6. A minősítési szint csökkentéséről, valamint az érvényességi idő módosításáról hozott döntés esetén a minősített adatot tartalmazó adathordozó vagy külön kísérőlap vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállomány - a minősítési szint, valamint az érvényességi idő áthúzása mellett -

a) az új minősítési szintet, valamint az új érvényességi időt,

b) a minősítő nevét és beosztását,

c) a minősítő vagy a felülvizsgálati szakértő aláírását vagy a minősítési szint csökkentéséről, az érvényességi idő módosításáról szóló döntést tartalmazó irat iktatószámát és

d) a felülvizsgálat dátumát tartalmazza.

15.7. A minősítési szint csökkentéséhez, valamint az érvényességi idő módosításához készített minősítési javaslatot a kezdeményező a nemzeti minősített adat hordozóján vagy - ha erre nincs lehetőség - külön kísérőlapon, vagy az elektronikus minősített adattól adminisztratív módon elválaszthatatlan kezelésű elektronikus adatállományban rögzíti. A felülvizsgálat eredményét - a minősítési szint és érvényességi idő módosítása, valamint megszüntetése esetén - az iktatókönyv is tartalmazza.

15.8. A minősítési szint, érvényességi idő módosítása újminősítési javaslat kitöltésével történik, amelyet az eredeti minősített adathoz kell csatolni.

15.9. A minősítő vagy az általa kijelölt felülvizsgálati szakértő az egy ügyben keletkezett, el nem különíthető módon csak együttesen kezelhető, feladat- és hatáskörébe tartozó nemzeti minősített adatok felülvizsgálata során hozott döntését és a felülvizsgálati eredményét az együtt kezelt minősített adatokhoz csatolt felülvizsgálati lapon is rögzítheti.

16. A minősített adatot tartalmazó adathordozó irattározása és a megsemmisítési eljárás:

16.1. A minősítés megszüntetése vagy megszűnése előtt a saját készítésű minősített adatot tartalmazó adathordozó eredeti irattári példánya - amennyiben törvény másként nem rendelkezik - nem selejtezhető és nem semmisíthető meg. A saját készítésű minősített adat minősítésének megszűnése vagy megszüntetése után az adatot tartalmazó adathordozó eredeti irattári példányának selejtezésére a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényben foglaltak az irányadók.

16.2. A más szervtől kapott, valamint a saját készítésű minősített adatot tartalmazó adathordozó, ügyviteli érdeket nem képviselő többes példánysorszámú példányai a minősítési szintnek megfelelő, minősítői jogkörrel rendelkező vezető jóváhagyását követően megsemmisíthetők.

16.3. A belső átadókönyv vagy más belső átadóokmány, a külső kézbesítő könyv, a futárjegyzék 15 év után megsemmisíthető.

16.4. A megsemmisítésről minden esetben megsemmisítési jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyv tartalmazza a megsemmisítésre kerülő többes példánysorszámú adathordozón szereplő minősített adatok azonosításához szükséges adatokat (iktatószám, minősítési szint, terjedelem, példánysorszám), valamint a megsemmisítés tényét, módját és dátumát, a megsemmisítésnél jelen lévők (végrehajtó és két tanú) és a megsemmisítést engedélyező vezető aláírását.

16.5. A megsemmisítés a titkos ügykezelő, valamint a biztonsági vezető/felelős által a minősített adatot kezelő szerv állományából kijelölt, a megsemmisítendő adathordozón szereplő minősített adatra érvényes felhasználói engedéllyel és személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkező személyek jelenlétében történhet.

16.6. A megsemmisítést úgy kell végrehajtani, hogy a megsemmisített adathordozón szereplő minősített adat tartalmát utólag ne lehessen megállapítani.

16.7. A megsemmisítés időpontját, a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószámát, a selejtezett irat tételszámát, az iratkezelő kézjegyét az iktatókönyvben kell rögzíteni.

16.8. Külképviseleten az érkezett vagy készített minősített adatok papír alapú másolati példányait az ügy lezárása után - a külképviselet biztonsági besorolásának figyelembevételével - megsemmisítési jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell semmisíteni. A jegyzőkönyv eredeti példányát az adatfajtának megfelelő Nyilvántartónak kell felterjeszteni.

16.9. Nem kell jegyzőkönyvet felvenni a megsemmisítésről, ha azt rendkívüli helyzet indokolja és erre a minisztérium biztonsági vezetője vagy a külképviselet vezetője engedélyt adott.

16.10. A megsemmisítési jegyzőkönyv nem selejtezhető a minisztériumban. A külképviseleten tárolt megsemmisítési jegyzőkönyv, átadás-átvételi jegyzőkönyv másolatokat a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 5/2011. (III. 18.) KüM utasításnak megfelelően selejtezni lehet az Irattári Terv alapján 5 év elteltével.

16.11. A minősített iratanyagok kezelése során képződő (tervezetek, minősítési jelzéseket tartalmazó csomagolóanyagok) és esetlegesen személyes adatokat tartalmazó irathulladékot (a továbbiakban: TÜK szemét) a keletkezés helye szerint illetékes titkárság elzárva tárolja. A minisztériumban a Központi Postázó és Kézbesítő Csoport megfelelő ellenőrzöttségi szinttel rendelkező munkatársai a keletkezett TÜK szemetet heti rendszerességgel legyűjtik és biztonságos tárolást követően időszakonként, ellenőrzött körülmények között megsemmisítik.

17. Rejtjeltáviratok kezelése:

17.1. A rejtjeltávirat olyan minősített adatot tartalmazó irat, amelyet kódolás után nyílt hálózaton továbbítanak a minisztérium és a külképviselet között.

17.2. A "Szigorúan titkos!" és "Titkos!" minősítési szintű rejtjeltáviratokat formanyomtatványra kell írni, a minisztériumban és a külképviseleteken egyaránt az NBF által kiadott rendszerengedéllyel rendelkező számítógéppel, memória nélküli írógéppel vagy kézírással. A formanyomtatvány valamennyi rovatát ki kell tölteni. Első helyen azt a címzettet kell megjelölni, aki intézkedésre kapja a rejtjeltáviratot. A formanyomtatvány kitöltésével egy időben minősítési javaslatot is kell készíteni.

17.3. A minisztériumban a rejtjeltáviratot készítő szervezeti egység vezetője kiadmányozza a távirat szövegét. Ezután a minősítési szinthez tartozó minősítői jogosultsággal rendelkező vezető (szervezeti egység vezetője vagy felettese) írja alá a minősítési javaslatot. A BITÁF gondoskodik a rejtjelzésről és a külképviseletre történő továbbításáról. A kimenő rejtjeltáviratokat és a hozzájuk tartozó minősítési javaslatokat a DOK Főosztály/Rejtjeltáviratokat Kezelő Csoport, a bejövő rejtjeltáviratok minősítési javaslatait a DOK Főosztály/Nemzeti Nyilvántartó őrzi.

17.4. A külképviseleteken a formanyomtatvány és a hozzá tartozó minősítési javaslat kitöltését követően a minősítésre jogosult vezető (külképviselet vezetője vagy az általa, távolléte idejére, írásban minősítői jogkörrel felruházott diplomata munkatárs) írja alá a formanyomtatványt kiadmányozóként és a minősítési javaslatot minősítőként. A külképviseleti rejtjelező vagy akadályoztatása esetén a másodrejtjelező ezután rejtjelezi a táviratot és továbbítja a Központnak.

17.5. A külképviselet által készített, távirati kód alapján rejtjeltávirat fogadására nem feljogosított szervnek címzett rejtjeltáviratot a BITÁF közreműködésével a Rejtjeltáviratokat Kezelő Csoport papír alapon továbbítja, a vonatkozó jogszabályok és minisztérium belső utasításainak figyelembevételével. A külképviselet másik külképviseletre is megcímzett rejtjeltáviratának továbbítását a Központi Rejtjelszolgálat saját hatáskörben intézi.

17.6. A "Bizalmas!" és "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű táviratok továbbítása a VKH rendszeren történik.

17.7. A minisztériumból a VKH-géppel nem rendelkező külképviseletnek "Bizalmas!" és "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű adatot rejtjeltáviratként kell megküldeni.

17.8. A minisztérium a külképviseletnek rejtjelzéssel kapcsolatos, ún. "szolgálati" rejtjeltáviratot a Központi Rejtjelszolgálat, illetve a Rejtjelfelügyelet vezetője vagy helyettese engedélyével küldhet. Külképviseletekről a rejtjelző vagy másodrejtjelző rejtjelzéssel kapcsolatos, ún. "szolgálati" rejtjeltáviratot küldhet a Központi Rejtjelszolgálatnak vagy a Rejtjelfelügyeletnek. Az ún. "szolgálati" rejtjeltáviratot tartalmától függően kell minősíteni a minősítési eljárásra vonatkozó szabályok alapján.

17.9. A minisztériumba beérkező "Szigorúan titkos!" és "Titkos!" minősítési szintű rejtjeltáviratok szervezeti egységeknek történő továbbítását a DOK Főosztály Rejtjeltáviratokat Kezelő Csoportja végzi, hárompéldányos átadóívvel. Az átadóív egyik példányát az átvételt aláírásával igazoló munkatárs visszaküldi a Rejtjeltáviratokat Kezelő Csoportnak, a másik példányt pedig a szervezeti egységen őrzi. A rejtjeltáviratot az adott szervezeti egységen külön iktatókönyvben kell nyilvántartani, a "Bizalmas!" és "Korlátozott terjesztésű!" adatokat a szervezeti egységen kell őrizni, a "Szigorúan titkos!" és "Titkos!" minősítési szintű adatokat a munkaidőn túl a Rejtjeltáviratokat Kezelő Csoportnak kell átadni. Az ügyintézéshez már nem szükséges rejtjeltáviratot haladéktalanul vissza kell küldeni a Rejtjeltáviratokat Kezelő Csoportnak.

17.10. Külképviseletről érkezett és a minisztérium döntése alapján más külképviseletnek elküldendő "Szigorúan titkos!" és "Titkos!" minősítési szintű rejtjeltávirat továbbítását az illetékes szervezeti egység a rejtjeltávirati formanyomtatvány kitöltésével kezdeményezi, a "Bizalmas!" és "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szintű rejtjeltáviratokat a VKH rendszeren kell továbbítani, a VKH rendszer meghibásodása esetén rejtjelzett módon továbbítható.

17.11. A külképviseletre érkező "Szigorúan titkos!" és "Titkos!" minősítési szintű rejtjeltáviratot a rejtjelző vagy másodrejtjelző megfejtés után bemutatja a külképviselet vezetőjének, majd átadókönyv vezetésével átadja a TÜK-kezelőnek, aki azt nyilvántartásba veszi a minősített iratok iktatókönyvében. A külképviselet vezetője a táviratra írt utasítással elrendelheti annak adott körben történő megismertetését. A köröztetést a TÜK-kezelő végzi a minősített adatok továbbítására vonatkozó szabályok betartásával. Ezt követően a minisztériumban a TÜK-kezelő irattározásra megküldi a Rejtjeltáviratokat Kezelő Csoportnak, ahol a jogszabályi előírásoknak megfelelően kezelik/irattározzák/ megsemmisítik a rejtjeltáviratokat. A külképviseleten a TÜK-kezelő rendszeres időközönként, a megsemmisítés jóváhagyása után, jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisíti a feleslegessé vált rejtjeltáviratot. Azon külképviseleteken, ahol nem biztosítottak a minősítési szintnek megfelelő őrzési körülmények, a rejtjeltáviratot a megismerést követően haladéktalanul meg kell semmisíteni.

18. Diplomáciai és konzuli futárposta:

18.1. A minisztérium és a külképviseletek közötti papír alapú iratküldés diplomáciai és konzuli futárszolgálat útján történik.

18.2. A minősített iratokat a minisztérium és a külképviseletek között az illetékes területi főosztály közreműködésével futárösszefoglaló kíséretében kell továbbítani.

18.3. A területi főosztály közreműködése, futárösszefoglaló nélkül küld és fogad futárpostát a BITÁF, a DOK Főosztály, az Ellenőrzési Főosztály, a Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály, a Konzuli Főosztály, a Személyügyi Főosztály, a Sajtó Főosztály, a Létesítménygazdálkodási Főosztály, illetve a Stratégiai Tervezési Főosztály.

18.4. Futárösszefoglaló rovatai: a készítő szervezeti egység/külképviselet neve, iktatószám, az összefoglaló sorszáma, készítési dátuma és relációja, példányszám, címzettek felsorolása, a tájékoztatóval megküldendő iratok iktatószáma, tárgya, rövid tartalma, készítő neve, aláírás. A futárösszefoglalóhoz külön minősítési javaslatot nem kell kitölteni: a benne szereplő legmagasabb minősítésű irat minősítésével azonos szintű jelöléssel kell ellátni, feltüntetve az érvényességi időt és a minősítő nevét és beosztását (minősítés megismétlése).

18.5. A minősített adat továbbítása "Futárjegyzék"-kel történik.

18.6. A "Futárjegyzék" nyilvántartószámot tartalmazó (kimenő futárjegyzék nyilvántartó könyve) kísérő jegyzék. Az összes, egy szervnek/szervezeti egységnek küldött minősített adatot egy futárjegyzékre kell felvenni.

18.7. A futárjegyzék rovatai: a készítő szervezeti egység/külképviselet neve (feladó szerv/szervezeti egység neve), futárjegyzék sorszáma, a minősített adat iktatószáma, minősítési szintje, példánysorszáma, kezelési bejegyzése, átadó-átvevő neve és saját kezű, dátummal ellátott aláírása, az átvevő hivatalos bélyegzőjének lenyomata.

18.8. A futárjegyzék 3 példányban készül, melynek eredeti és egy másolati példányát a minősített adattal együtt a címzettnek kell továbbítani. Az eredeti példányt a címzett az átvételt aláírásával igazolva visszaküldi a feladónak. A 2. példányt a bejövő futárjegyzék nyilvántartó könyvében nyilvántartásba vétel után lefűzi - ezzel egyidejűleg a 3. példányt megsemmisíti.

18.9. A futárzárás során 3 példányos konszignáció (futárjegyzék) készül, melynek 2 példányát az iratokkal együtt a címzettnek kell továbbítani. A konszignációra a küldeményeket iktatószámuk, illetve a címzettek alapján kell felvenni, megjelölve a küldemény darabszámát és jellegét is (boríték, csomag stb.). Az átvételt igazoló aláírt példányt a címzett visszaküldi a küldő szervezeti egységnek/külképviseletnek.

18.10. Valamennyi futárposta küldeményről 2 példányos csomagkísérő jegyzék, ún. bordereau készül. A bordereau eredeti példányát a futárküldeménnyel együtt kell továbbítani a címzettnek. A csomagok továbbításra történő átvételét a futár a bordereau másodpéldányán keltezett aláírással igazolja. A címzett az átvételkor a bordereau alapján ellenőrzi a küldemény sérülésmentes, hiánytalan meglétét.

18.11. MINŐSÍTETT I. futárpostában "Szigorúan titkos!", "Titkos!", illetve "Bizalmas!" jelöléssel ellátott nemzeti, illetve azonos jelöléssel ellátott külföldi minősítési szintű adatok, szigorú elszámolású iratok és eszközök. Az öt viaszpecséttel lezárt futárcsomagot egy diplomata útlevéllel és egy szolgálati útlevéllel rendelkező futár vagy rendkívüli futár személyes őrzésével kell szállítani.

18.12. MINŐSÍTETT II. futárpostában "Korlátozott terjesztésű!" nemzeti, illetve azonos jelöléssel ellátott külföldi minősítési szintű iratok, nem minősített hivatalos iratokat tartalmazó küldemény vagy egyéb diplomáciai küldemény szállíthatóak. Az egy viaszpecséttel lezárt csomag továbbítható gyorspostai szolgáltató igénybevételével, vagy szállítható szolgálati útlevéllel rendelkező futár személyes őrzésével.

18.13. ADMINISZTRATÍV: ún. zsákos futárküldeményben nem minősített konzuli iratok és eszközök, kiadványok, sajtótermékek és egyéb, nem iratjellegű küldemények, diplomáciai jelöléssel ellátva, megfelelően lezárva, teheráruként szállíthatóak.

18.14. A futárposta átvételét követően a küldeményeket a minisztériumban a BITÁF Külképviseleti Biztonsági és Futárosztálya, a külképviseleteken a futárbontással megbízott munkatárs a címzetteknek bontatlanul továbbítja. Futárküldemény feladásáról, illetve indításáról előzetesen tájékoztatni kell a minisztériumot, illetve a külképviseletet. Az indítás előtt meg kell győződni arról, hogy a fogadó külképviseleten a futárküldemény minősítési szintjéhez igazodóan van megfelelő személyi állomány az átvételre, illetve kezelésre.

18.15. Rendkívüli futárposta a BITÁF vezetőjének előzetes engedélyével indítható.

18.16. A futárinditás további részletes szabályait a Külügyminisztérium diplomáciai és konzuli futárszolgálatáról szóló 11/2006. KüM utasítás szabályozza.

19. Ellenőrzés, iratforgalmi statisztika:

19.1. A biztonsági vezető által kijelölt legalább 2 tagú bizottság útján a minisztérium szervezeti egységeiben minden év január 31-ig jegyzőkönyv felvétele mellett ellenőrizni kell a minisztériumban kezelt nemzeti, NATO és EU minősített adatok védelmére vonatkozó személyi, fizikai, adminisztratív biztonsági rendelkezések megtartását, továbbá el kell készíteni az előző évben a minősített adatot kezelő szervhez érkezett vagy ott készített minősített adatok iratforgalmi statisztikáját adatfajtánkénti és minősítési szintenkénti bontásban.

19.2. A szervezeti egységek minden év február 20-ig a jegyzőkönyveket és az iratforgalmi statisztikákat kötelesek megküldeni az adatfajtára vonatkozó Nyilvántartónak (Nemzeti Nyilvántartó, EU Nyilvántartó és NATO Helyi Nyilvántartó).

19.3. A biztonsági vezető minden év március 10-ig köteles intézkedni az EU, március 31-ig a nemzeti minősített adatok tekintetében a Nyilvántartókban lefolytatott éves ellenőrzés eredményének és az előző évben a minisztériumba érkezett vagy ott készített nemzeti minősített adatok iratforgalmi statisztikájának minősítési szintenkénti bontásban az NBF-re március 10-ig, a NATO minősített adatok tekintetében a NATO Központi Nyilvántartó részére történő megküldéséről.

19.4. A biztonsági vezető - ha súlyos szabálytalanságot vagy működési zavart észlel - soron kívül bármikor elrendelheti a minősített adatok kezelésének, meglétének tételes bizottsági ellenőrzését.

20. A minősített adat biztonságának megsértése:

20.1. Az a személy, akinek a tudomására jutott, hogy a minősített adat biztonságának megsértésére került sor, köteles tájékozatni erről a biztonsági vezetőt.

20.2. A biztonsági vezetőnek intézkednie kell az eset kivizsgálására és jegyzőkönyvben történő rögzítésére.

20.3. A vizsgálatról készített jegyzőkönyvnek az alábbiakat kell tartalmaznia:

a) a veszélyeztetett minősített adatok azonosításához szükséges adatokat,

b) a biztonság megsértésének körülményeit,

c) a veszélyeztetettség idejét (ismert vagy vélelmezett időhatárait) és helyét,

d) a veszélyeztetettség kialakulásának elsődleges okait,

e) ha ismert, a biztonság megsértéséért felelőssé tehető személy nevét,

f) a megtett intézkedések felsorolását.

20.4. Amennyiben a Mavtv.-t vagy a végrehajtásáról szóló rendelkezéseket olyan módon sértették meg, hogy a "Szigorúan titkos!", a "Titkos!", valamint a "Bizalmas!" minősítési szintű adat ezáltal illetéktelen személy részére hozzáférhetővé válhatott, vagy ennek veszélye fennáll, akkor erről a biztonsági vezető a jegyzőkönyv megküldésével egyidejűleg az adat minősítőjét és az NBF-et is köteles tájékoztatni.

20.5. A fentieken kívül a biztonsági vezető intézkedik a minősített adat biztonságának megsértése kapcsán felmerülő kár felméréséről és enyhítéséről, valamint - ha ez lehetséges - a jogszerű állapot helyreállításáról.

VII. Fejezet

Veszélyhelyzeti intézkedések

1. A Veszélyhelyzeti intézkedésekben meghatározott szabályok, feladatok és tevékenységek alkalmazására akkor kerül sor, ha fennáll annak a veszélye, hogy a minősített adat illetéktelen kezekbe kerül, vagy megsemmisül.

2. A nemzeti és külföldi minősített adat biztonságának bármely módon történő megsérülését a biztonsági vezető haladéktalanul köteles dokumentálni és jelenteni az NBF-nek.

3. A minősített információ biztonságának megsértése esetén haladéktalanul értesíteni kell a biztonsági vezetőt, aki köteles az információ valódiságáról meggyőződni. A biztonsági vezetőnek ki kell jelölni egy bizottságot az ügy kivizsgálására. A vizsgálatot végző bizottság tagjai olyan, az ügy szempontjából elfogulatlan személyek lehetnek, akik rendelkeznek a sérelmet szenvedett információ minősítési szintjének megfelelő felhasználói engedéllyel. A bizottság a részletes vizsgálatról, annak eredményéről jegyzőkönyvet készít, amelyet megküld az NBF-nek.

4. A vizsgálatról készített jegyzőkönyvnek az alábbiakat kell tartalmaznia:

a) a rendkívüli esemény sorszámát,

b) a rendkívüli eseményről készült jegyzőkönyv nyilvántartási számát,

c) a veszélyeztetett minősített adatok azonosításához szükséges adatokat,

d) a rendkívüli esemény időpontját,

e) a rendkívüli esemény helyszínét,

f) a biztonság megsértésének körülményeit,

g) a rendkívüli esemény rövid leírását, a veszélyeztetettség elsődleges okait,

h) a bizottság megállapításait,

i) a megtett intézkedések felsorolását.

5. A minősített információ biztonságának sérelméről készült jegyzőkönyvet legalább 5 évig meg kell őrizni. Abban az esetben, ha minősített, vagy korlátozottan hozzáférhető információ (irat) elvesztése történt, annak a minősítési felülvizsgálatára intézkedni kell, s a nyilvántartásból történő törlést a következő évi tételes ellenőrzést követően lehet kezdeményezni a titokbirtokosnál.

6. A nemzeti és külföldi minősített adathordozóhoz való hozzáférésre kijelölt személy - különösen a titkos ügykezelő - igazolatlan távolléte esetén szükséges intézkedések:

6.1. A nyilvántartók és kezelőpontok biztonságos és folyamatos működtetésének biztosítása és a minősített adatok védelme érdekében a biztonsági vezető eseti bizottságot hoz létre, amely tételesen ellenőrzi a minősített adathordozókat. Az eseti bizottság az ellenőrzésről és az iratok átadásának tényéről jegyzőkönyvet készít.

7. Eljárás az iratkezelés szabálytalanságából adódó sérelem esetén:

7.1. A biztonsági vezető az eltűnt minősített adathordozókról jelentést készít és azt az NBF-nek további kivizsgálásra megküldi (az eltűnés valódiságának megállapítása, illetve a kivizsgálás után).

7.2. A biztonsági vezető jelentésének megtétele mellett - ha ez szükséges - javaslatot tesz a biztonsági rendszabályok kiegészítésére.

8. További biztonsági intézkedések:

8.1. A biztonsági területeken tervezett bárminemű - az akkreditálási rajztól eltérő - változást engedélyeztetni kell az NBF-fel.

8.2. A Nyilvántartók és Kezelő pontok helyiségeiben takarítást és javítást csak a titkos ügykezelő jelenlétében lehet végrehajtani úgy, hogy a minősített adathordozók biztonságosan el vannak zárva.

8.3. A Nyilvántartó helyiségébe rádiótelefont - még kikapcsolt állapotban is -, továbbá lőfegyvert és lőszert bevinni tilos!

8.4. A minősített adathordozót

a) nyilvántartásba vétel nélkül őrizni, birtokban tartani,

b) engedély nélkül a munkavégzés helyén kívül birtokban tartani és feldolgozni,

c) "Korlátozott terjesztésű!" minősítési szint fölött zárható irodabútorban tárolni tilos!

8.5. Az olyan tárgyalás, rendezvény, esemény esetén, amelyen minősített adat ismertté válhat, a rendező szerv biztonsági vezetője köteles gondoskodni a minősített adat védelmét biztosító feltételek megteremtéséről. A minősített adat felhasználásával folytatott rendezvény résztvevőiről részletes jelenléti ívet kell készíteni, amelyet a napirendre került minősített adathordozó mellett kell megőrizni. A jelenléti ív elkészítésével egyidejűleg a jelenlévők ott-tartózkodásának jogszerűségét és személyazonosságát is ellenőrizni kell.

8.6. Minősített adatok felhasználásával tartott tanácskozás rendezője köteles megtenni mindazokat az előzetes biztonsági intézkedéseket, amelyek kizárják, hogy a tanácskozáson elhangzottakat illetéktelen személyek megismerjék.

9. Eljárás szükségállapot esetén a minisztériumban (a biztonsági terület evakuálási rendje):

9.1. Szükségállapot esetén, amennyiben a minősített adatok védelme a minisztérium épületén belül biztosítható, a minősített adathordozókat a minisztériumban kijelölt védett helyiségben kell elhelyezni. Az erre legalkalmasabb helyiségek a DOK Főosztály védett és minősített irattárai. A minősített adathordozókat az evakuálás teljes időszakában - 2 fő folyamatos jelenlétével - 24 órás őrzéssel kell biztosítani, az őrzéssel megbízott személyzet valamelyik tagjának biztonsági tanúsítvánnyal kell rendelkeznie.

9.2. Szükségállapot esetén, amennyiben a minősített adatok védelme a minisztérium épületén belül nem biztosítható, a minősített adathordozókat haladéktalanul a külső evakuálásra kijelölt helyszínre kell szállítani. A szállítás módját minden esetben a biztonsági vezető határozza meg oly módon, hogy a fegyveres kísérő mellett olyan személy is jelen legyen, aki megfelelő szintű biztonsági tanúsítvánnyal rendelkezik.

9.3. Ha a szükségállapot az evakuálást nem teszi lehetővé, készenlétben kell tartani a NATO, illetve EU szabályainak is megfelelő iratmegsemmisítő berendezéseket, melyek alkalmasak az adathordozók oly módon történő megsemmisítésére, hogy azok újbóli felismerése vagy összerakása lehetetlen legyen.

9.4. A szükségállapot megszűnése után rendkívüli leltárt kell készíteni az evakuált és a megsemmisült adathordozókról.

10. Veszélyhelyzeti feladatok a külképviseleten:

10.1. Teendők ügyeleti riasztás esetén:

10.1.1. Riasztás esetén a biztonsági ügyeletes az elérhetőség függvényében értesíti a biztonsági felelőst, a külképviselet vezetőjét, a diplomata beosztású más munkatársakat, más minisztériumi kiküldött munkatársakat.

10.1.2. A biztonsági ügyeletes a riasztás okának felderítése érdekében szükség szerint, elérhetőségi sorrendben az alábbi személyeket rendelheti be:

a) a Biztonsági Zónába belépésre jogosult bentlakó munkatársakat, a szükséges létszámban,

b) a Biztonsági Zónába belépésre jogosult kintlakó munkatársakat, a szükséges létszámban,

c) a külképviseleten bentlakó munkatársakat, a szükséges létszámban,

d) a kintlakó munkatársakat a szükséges létszámban.

10.1.3. A riasztott munkatársak reagáló erőként működnek. A reagáló erő feladata a rendkívüli esemény okának haladéktalan kiderítése és az eseménnyel összefüggő halaszthatatlan intézkedések megtétele.

10.2. A reagáló erő legkisebb létszáma két fő, a Biztonsági Zónába belépési jogosultsággal rendelkező munkatárs.

10.3. Korlátozott a reagáló erő, ha nincs olyan azonnal riasztható személy, aki a Biztonsági Zónába belépésre jogosult.

10.4. Riasztás esetén, amennyiben a Biztonsági Zóna területére a bejutás nem akadályozott, a reagáló erő elsődlegesen átvizsgálja a Biztonsági Zóna helyiségeinek állapotát, a biztonsági rendszer állapotát.

10.5. Korlátozott reagáló erő esetén, belépésre jogosult munkatárs megérkezéséig, egy fő őrzi a Biztonsági Zóna bejáratát.

10.6. A reagáló erő vizsgálja át a külképviselet többi helyiségét, az épület egészét.

10.7. A reagáló erő tagjai, mobiltelefon vagy egyéb eszköz útján, maradjanak egymással kommunikációs kapcsolatban.

10.8. A külképviselet helyiségeibe történt illetéktelen behatolás alapos gyanúja esetén minden további vizsgálatot azonnal fel kell függeszteni és a Biztonsági Zónába belépésre vonatkozó szabályok figyelembevételével értesíteni kell a helyi hatóságokat.

10.9. A reagáló erő tevékenységénél elsődleges szempont a személyek biztonsága, az emberi élet és testi épség védelme. Ennek érdekében bármely olyan jel vagy esemény észlelésekor, amely a külképviselet munkatársainak, családtagjainak veszélyeztetésére utal, a reagáló erő tevékenységét azonnal fel kell függeszteni, illetve a személyi biztonságot szolgáló lépéseket haladéktalanul meg kell tenni.

10.10. Az eseményt és annak kiváltó okát rögzíteni kell az ügyeleti naplóban. Rendkívüli eseményről tájékoztatni kell a BITÁF-ot. Riasztás esetén a biztonsági rendszer rejtett hibája, rendellenessége csak akkor vélelmezhető, ha minden más ok egyértelműen kizárható.

11. Rendkívüli helyzet a külképviseleten:

11.1. Rendkívüli helyzet minden olyan politikai, társadalmi esemény, természeti, ipari, nukleáris katasztrófa, járvány, fegyveres konfliktus, egyéb olyan körülmény, amely a külképviselet napi működését átmenetileg vagy tartósan zavarja, akadályozza vagy a fogadó államban élő vagy oda látogató magyar állampolgárok biztonságát veszélyezteti.

11.2. Rendkívüli helyzet kialakulására utaló jelekről, illetve ilyen helyzet bekövetkeztéről haladéktalanul tájékoztatni kell az illetékes területi főosztályt, a BITÁF-ot, valamint a Konzuli Főosztályt.

11.3. A külképviseletnekfel kell készülni a képviselet vagy tagjai ellen irányuló fenyegetettség helyi formáira (terrorista szervezetek támadásai, objektumok, személyek ellen irányuló vagy az ellátás, szolgáltatás ellehetetlenítését célzó szabotázs akciók, bombatámadások, beleértve személygépkocsikfelrobbantását, levélbombákat, gyújtóbombákat és egyéb robbanó eszközöket, személyek elleni erőszakos cselekmények, beleértve az emberrablást, túszszedést, a külképviseletek berendezéseinek, eszközeinek megrongálása, működésképtelenné tétele, tüntetések, erőszakos összetűzések kiprovokálása, a külképviselet ellen irányuló közvetlen támadás, pánikkeltés, hamis bombariadók, szóbeli vagy írásos fenyegetések formájában, természeti katasztrófák, elemi csapások, ipari katasztrófák, rendkívüli állapot a fogadó államban stb.).

11.4. A rendkívüli helyzetre, a fenyegetettség helyi megjelenési formáit figyelembe véve, "Veszélyhelyzeti tervet" kell készíteni és jóváhagyásra megküldeni a BITÁF-nak. A tervekben foglalt utasítások elrendeléséért és végrehajtásáért a külképviselet vezetője személyesen felelős.

11.5. Az intézkedések megtételénél fokozott figyelmet kell fordítani arra, hogy azok ne veszélyeztessék:

a) a külképviselet tagjainak és velük egy háztartásban élő családtagjainak személyi biztonságát,

b) a fogadó államban tartózkodó magyar állampolgárok személyi biztonságát,

c) Magyarország érdekeit, kétoldalú és nemzetközi kapcsolatait.

11.6. A "Veszélyhelyzeti terv" készítésénél figyelembe kell venni a fogadó állam részéről várható segítség mértékét és a konkrét segítségnyújtás lehetséges formáit, valamint jelen fejezet 11. pontja alatt felsorolt lehetséges intézkedéseket.

11.7. Rendkivüli helyzetben a külképviselet vezetője:

11.7.1. Fokozza a külképviselet biztonsági helyzetére vonatkozó információk gyűjtését.

11.7.2. Felméri és figyelemmel kíséri, hogy a fogadó állam mit tervez, illetve tesz a külképviseletek védelmével kapcsolatosan.

11.7.3. Felkészül a veszélyhelyzeti feladatokra, biztosítja azok fentiek szerinti személyi, technikai és egyéb feltételeit.

11.7.4. Felméri, hogy a rendkívüli helyzetben tervezett intézkedések milyen politikai, gazdasági következménnyel járhatnak a fogadó állammal fennálló jelenlegi és jövőbeni kapcsolatainkra, erről jelentésben tájékoztatja a minisztériumot.

11.7.5. Felméri a rendkívüli helyzet esetén is rendelkezésre álló hírközlő eszközöket (rádió, telefax, telefon, számítástechnikai hálózatok), amelyek a külképviselet saját hírközlő eszközeinek kiesése esetén igénybe vehetők. Kijelöli az összeköttetést tartó személyeket.

11.7.6. Megszervezi a fogadó államban működő más magyar képviseletek vezetőivel, megbízottaival az összeköttetést.

11.7.7. Intézkedik a külképviselet tevékenységéhez nélkülözhetetlen iratok, utasítások kivételével a külképviseleten tárolt irattári anyagok, más információ-hordozó eszközök diplomáciai postaként való becsomagolására, megfelelő helyiségben való őrzésére, szükség szerint hazaküldésére, vagy megsemmisítésére.

11.7.8. Felülvizsgálja az eredeti szabadságolási és futárfogadási terveket; a helyzettől függően felfüggeszti a szabadságolásokat, a BITÁF felé javaslatot tesz a futárutak módosítására.

11.7.9. A feladatok összehangolása és a végrehajtás elősegítése érdekében egyeztet a fogadó államban levő más hivatalos magyar képviseletek vezetőivel, megbízottaival.

11.7.10. A helyzet által megkívánt rendszerességgel konzultál a fogadó államban levő szövetséges államok külképviseleteinek vezetőivel, képviselőivel.

11.7.11. Tájékoztatja a külképviselet munkatársait a várható vagy a bekövetkezett rendkívüli eseményről, annak felmérhető következményeivel, kihatásával együtt.

11.7.12. Szükség esetén tájékoztatja a fogadó államban lévő más magyar képviseletek vezetőit, megbízottait is.

11.7.13. A feladatok konkrét meghatározásán túl elrendelheti az utasítás hatálya alá tartozók vagy egy részük "összetartását", a külképviselettől távol, vagy veszélyeztetett területen lakók ideiglenes lakóhely változtatását, illetve a külképviseleten való elhelyezésüket. Ennek technikai feltételeit a külképviselet vagy a kiküldöttek használatában lévő hivatali eszközökkel, indokolt esetben pótlólagos beszerzéssel teremti meg.

11.7.14. Elrendelheti a külképviselet tagjainak és velük közös háztartásban élő családtagjainak mozgáskorlátozását, kijelölheti a látogatásra átmenetileg nem kívánatos helyeket, a helyzet által indokolt magatartási szabályokat vezethet be.

11.7.15. Intézkedik a külképviselet tagjainak és velük egy háztartásban élő családtagjainak ellátásához, a külképviselet folyamatos működéséhez szükséges tartalékok, különösen élelmiszerek, ivóvíz, életmentő gyógyszerek (orvosi, illetve kórházi kezelés feltételei), gépjárművek és hírközlő eszközök tartalék alkatrészei, üzemanyag (fűtő-, hűtő-, világítási berendezésekhez), szükségelhelyezéssel összefüggő anyagok (berendezés, ágynemű, konyhafelszerelés stb.) biztosításáról.

11.7.16. Felméreti a külképviselet pénzkészletét, ezt jelenti a Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztálynak a tartalékigény megjelölése mellett.

11.7.17. Intézkedik, hogy a külképviselet bankszámláján csak annyi pénzt tartsanak, amely a kizárólag bankátutalással, egyéb banki tranzakcióval kiegyenlíthető kötelezettségeket fedezi.

11.7.18. Jelent minden olyan intézkedést, amely a fogadó állam hatóságai részéről a külképviseletek pénzügyi és anyagi ellátását érinti.

11.7.19. A pénzellátás zavara esetén, saját hatáskörben dönt a kiadások teljesítésének sorrendjéről. Amennyiben elkerülhetetlen, úgy a külképviselet tagjainak devizaellátmányából egy rész átmenetileg visszatartható, de csak olyan mértékben, hogy az érintettek alapvető ellátását ne veszélyeztesse.

11.7.20. A felmerülő kiadásokat és a külképviselet működéséhez szükséges tartalékok beszerzési költségét a külképviselet az érvényes pénzügyi előírások szerint számolja el.

11.7.21. Más helyi magyar képviseletek ellátási feladataihoz, a képviseletek tagjainak, családtagjainak szállításához (lakóhelyváltozás, betegség, élelem és közszükségleti cikkek beszerzése stb.) igény esetén, a külképviselet lehetőségein belül segítséget nyújt.

11.7.22. Szükség szerint tájékoztatja a helyzetről a fogadó államban tartózkodó magyar állampolgárokat. Hazatérésüket - akadály esetén harmadik országba való távozásukat - elősegíti.

11.7.23. Dönt a külképviselet helyi alkalmazottainak munkaviszonyáról.

11.7.24. A helyzet alakulásától függően javaslatot tesz a minisztériumnak a külképviselet tagjainak és velük egy háztartásban élő családtagjaiknak, szükség szerint más magyar hivatalos kiküldötteknek részleges vagy teljes evakuálására, a fogadó államon belüli tartózkodási hely megváltoztatásra, vagy szükség szerint harmadik ország felé történő távozására.

11.7.25. A külképviselet épületének kényszerű elhagyása esetén, a képviselet vezetője - lehetőleg a fogadó állam hatóságai közreműködésével - intézkedik a külképviselet épületének őrzése, vagyontárgyainak biztonságba helyezése, szükség szerint hazaszállítása érdekében.

11.7.26. A fogadó állam területének kényszerű elhagyása a külképviselet helyiségeit, el nem szállítható vagyontárgyait, értékeit, a külképviselet tagjainak hátrahagyott ingóságait a fogadó állam hatóságainak, illetve a minisztérium által meghatározott harmadik állam külképviseletének őrzésére bízza. Az átadás-átvételt leltár csatolásával, jegyzőkönyvben kell rögzíteni.

11.7.27. A minisztériummal, annak engedélye alapján, a kommunikációs kapcsolat tartós megszakadása esetén saját hatáskörben ad utasítást a szükséges helyváltoztatásra. Ennek során a kiskorú gyermekeknek, gyermekes anyáknak, betegeknek, más személyeknek, akiknek ellátása nehézségeket okozna, elsőbbséget kell biztosítani.

11.8. A külképviselet vezetője vagy a biztonsági felelős:

11.8.1. Intézkedik a külképviselet védelmének megerősítéséről, figyelembe véve a vonatkozó nemzetközi szerződéseket, a nemzetközi szokásjogon alapuló gyakorlatot és a fogadó állam által biztosított támogatást.

11.8.2. Szigorítja az idegen személyeknek a képviselet helyiségeibe történő belépését és épületen belüli mozgását.

11.8.3. Ismerteti arendelkezésreállóvédelmi,tűzvédelmi eszközök,óvóhelystb. használatára vonatkozó szabályokat.

11.8.4. Ügyeletet szervez, illetve ahol van, szükség szerint megerősíti azt.

11.8.5. A helyi vételi lehetőségek szerint fokozza a hazai és a nemzetközi sajtó- és hírközlő szervek híreinekfigyelését.

11.8.6. A hivatali, szükség esetén a személyi tulajdonú gépkocsik igénybevételével biztosítja a külképviselet tagjainak biztonságos közlekedését, lakóhely-változtatását és a létfenntartáshoz elengedhetetlenül szükséges élelmiszerek és egyéb közszükségleti cikkek beszerzését.

11.8.7. A külképviselet elleni támadás előkészülete, vagy bekövetkezése esetén szigorítja a védelmi intézkedéseket és kéri a fogadó állam segítségét. Kerülni kell minden olyan magatartást, vagy cselekményt, amely az épületben tartózkodók biztonságát veszélyeztetné.

11.8.8. Rendkívüli helyzet bekövetkezésekor, ha a titkos és annál magasabb minősítésű eszközök, iratok, egyéb adathordozók diplomáciai postaként való hazaküldése nem megoldható, szükség szerint intézkedik azok megsemmisítéséről.

VIII. Fejezet

Vegyes rendelkezések

1. A minisztérium állományába tartozó munkatársat, valamint a minisztériummal kötött szerződés alapján kiküldetésre kerülő dolgozót betanulása során biztonsági, munkakörtől függően VKH és/vagy TÜK oktatásban kell részesíteni.

2. A külszolgálatra kerülő dolgozót, a külszolgálat megkezdése előtt külön biztonsági felkészítésben, munkakörtől függően VKH és/vagy TÜK oktatásban kell részesíteni, felkészítés nélkül a dolgozó kiutazása nem engedélyezhető.

3. Azt a dolgozót, akivel a minisztérium külföldi tartózkodása alatt köt szerződést, továbbá a helyi alkalmazottakat, a foglalkoztatás megkezdése előtt a biztonsági felelős köteles biztonsági felkészítésben részesíteni.

4. Az esetben, ha a személy külföldi tartózkodása alatt kerül a minisztérium állományába, elsődlegesen a külképviseleten, majd első hazatérését követően a BITÁF-on biztonsági oktatásban, a DOK-on - munkakörtől függően - VKH és/vagy TÜK oktatásban kell részesíteni, e nélkül az állomáshelyre történő visszautazás nem engedélyezhető.

5. A dolgozó az oktatás és felkészítés megtörténtét, a vonatkozó jogszabályok, biztonsági előírások ismeretét, azok tudomásulvételét és betartását nyilatkozatban, aláírásával igazolja.

6. Az oktatás és felkészítés rendjét a BITÁF és a DOK a Személyügyi Főosztállyal együtt határozza meg.

7. Jelentési kötelezettség áll fenn, ha vélelmezhető, hogy a külképviselet tagjait, a velük egy háztartásban élő családtagok biztonságát bármilyen külső vagy belső fenyegetés, támadás veszélyezteti.