14/2008. (HÉ 50.) MeHVM utasítás

a Miniszterelnöki Hivatal bélyegzőhasználati rendjéről

I. Az utasítás hatálya

1. Az utasítás hatálya kiterjed mindazokra, akiket a Miniszterelnöki Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) Szervezeti és Működési Szabályzata, illetve más jogszabály felhatalmaz a Hivatal képviseletére, a Hivatal nevében jogokat és kötelezettségeket szerezhetnek, feladatkörük alapján kiadmányozásra jogosultak, valamint mindazokra, akik munkakörükből adódóan ügykezelői feladatokat látnak el. Ezen túlmenően az utasítás betartására kötelezettek azok is, akik egyedi vezetői döntés alapján hivatali bélyegző használatára jogosultak.

II. A bélyegzőhasználat általános szabályai

1. Bélyegzők használatára a jelen utasítás hatálya alá tartozó személyek, és csak az itt meghatározott feltételek mellett jogosultak.

2. A Hivatalon belül az alábbi bélyegzők használhatók:

a) körbélyegzők,

b) fejbélyegzők,

c) iratkezelés során használt bélyegzők,

d) biztonsági bélyegzők: fém pecsétnyomók,

e) speciális bélyegzők.

III. A Hivatalban használt bélyegzők típusai

Körbélyegző

1. A Hivatalban a körbélyegzők következő típusai használhatók:

a) Közepén a Magyar Köztársaság címere helyezkedik el, melyet a bélyegző belső kerületére írva a következő szöveg fog körül "MINISZTERELNÖKI HIVATAL". A címer alatt található a bélyegző sorszáma arab számmal jelölve.

b) Közepén a Magyar Köztársaság címere helyezkedik el, melyet a bélyegző belső kerületére írva a következő szöveg fog körül: MEH szervezeti egység neve (SzMSz-ben, vagy más joganyagban megnevezett szervezeti egység elnevezése). A miniszterelnök, MeHVM miniszter vagy speciális feladatkörrel megbízott személy esetében megnevezésüket, illetve feladatkörüket kell feltüntetni a körbélyegzőn. Amennyiben az adott szervezeti egység elnevezésű bélyegzőből csak egy készült, a címer alatt egy csillag szerepel. Ha több bélyegző készül ugyanazon szervezeti egység elnevezéssel, a címer alatt a bélyegző sorszámát kell jelölni arab számmal.

2. A körbélyegzők átmérője 3,5 centiméter, betűtípusa HSwitzerland Condensed. Indokolt esetben ettől eltérő méretű körbélyegző is használható. A körbélyegzők lenyomatához lila tintával átitatott párnát kell használni.

3. A körbélyegzőt csak hivatalos levelezésben, kiadmányokon, másolatok hitelesítésére lehet használni.

Fejbélyegzők

4. A Hivatalban a következő fejbélyegzők használhatók:

a) Téglalap alakú, felirata "MINISZTERELNÖKI HIVATAL 1357 BUDAPEST PF. 2"

b) Téglalap alakú, felirata "MEH szervezeti egységneve (SzMSz-ben, vagy más joganyagban megnevezett szervezeti egység elnevezés) 1357 BUDAPEST 1357 PF. 2"

5. Fejbélyegző kimenő küldemények borítékán a feladó jelölésére használható.

6. A fejbélyegzők lenyomatához lila tintával átitatott párnát kell használni.

Iratkezelés során használt bélyegzők

7. A Hivatalban az iratkezeléshez kapcsolódóan a következő bélyegzők használhatók: érkeztető bélyegző, ér-keztető-iktató bélyegző, dátumbélyegző, díjhitelesítő bélyegző, aláírás bélyegző, hitelesítő bélyegző, minősített küldeményen a minősítési jelölés és kezelési utasítások jelölésére szolgáló bélyegzők, tértivevények feladásánál használt bélyegzők.

8. Az iratkezelés során használt bélyegzőkre vonatkozó részletes szabályok a Hivatal hatályos Iratkezelési és Titokvédelmi Szabályzataiban szerepelnek.

9. Az aláírás bélyegzők lenyomatához kék tintával átitatott párnát, a többi bélyegző lenyomatához lila tintával átitatott párnát kell használni.

Biztonsági bélyegzők

10. A fém pecsétnyomó kör alakú, negatív lenyomatú bélyegző, melyen a következő felirat szerepel "MINISZTERELNÖKI HIVATAL sorszám".

11. Fém pecsétnyomók minősített iratok tárolására szolgáló páncél- és lemezszekrények lezárására használhatók.

Speciális bélyegzők

12. A fenti felsorolásban nem szereplő, egyedi célra felhasználható bélyegzők.

IV. Bélyegzők megrendelése

1. A Hivatalban bélyegzőket az ebben az utasításban meghatározott körben és célra lehet rendelni.

2. Megrendeléskor az Igénylőlap bélyegző igényléséhez, cseréjéhez, pótlásához című nyomtatványt (1. sz. melléklet) kell kitölteni.

3. A kitöltött űrlapot a Kormányzati Iratkezelési Főosztályra kell küldeni, ahol ellenőrzik az igénylőlapot.

4. Amennyiben az igénylőlap megfelel ezen utasítás előírásainak, továbbítják a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (továbbiakban KSzF) illetékes szervezeti egységének, ahol gondoskodnak a bélyegzők elkészíttetéséről.

5. Ha az igénylőlap adatai nem pontosak, vagy az nem felel meg jelen utasítás előírásainak, a Kormányzati Iratkezelési Főosztály egyeztet az igénylő szervezeti egységgel. Vitás esetben a jogi és közigazgatási államtitkár dönt.

V. Bélyegzők nyilvántartása, kiadása

1. Az elkészült bélyegzőket a KSzF átadja a Kormányzati Iratkezelési Főosztály TÜK irattárának (a továbbiakban TÜK irattár).

2. A TÜK irattár könyv formában összefűzött Bélyegző-nyilvántartó lapon (2. sz. melléklet) veszi nyilvántartásba a következő bélyegzőket: körbélyegző, fejbélyegző, érkeztetőbélyegző, érkeztető-iktató bélyegző, aláírás bélyegző, fém pecsétnyomó.

3. Nyilvántartásba vételt követően a bélyegzőt az igénylő szervezeti egység illetékes munkatársának aláírás ellenében adja ki a TÜK-irattár.

4. Egyéb bélyegzők kiadása a bélyegző igényléséhez kitöltött nyomtatványon történik.

VI. Bélyegzők használata és kezelése

1. Körbélyegző a Hivatal működésével összefüggésben keletkező kimenő iratokon csak a kiadmányozó aláírásával együtt használható.

2. Körbélyegző használatára kiadmányozási jogkörrel rendelkezők, illetve az általuk felhatalmazott személyek jogosultak.

3. Az Állami Futárszolgálat által továbbítandó küldemények borítékjának lezárásakor a lezárás helyén a körbélyegző 3 lenyomatát kell elhelyezni.

4. A bélyegzők használói és őrzői felelősséggel tartoznak a használatért.

5. A bélyegzők tárolására a minősített iratok tárolására vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

VII. Bélyegző elvesztése

1. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett, vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a bélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:

a) írásban értesíti a jogi és közigazgatási államtitkárt,

b) a Kormányzati Iratkezelési Főosztály gondoskodik a körbélyegző letiltásról szóló közlemény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

c) bűncselekmény gyanúja esetén a körbélyegzőt használó szervezeti egység vezetője értesíti a Biztonsági Osztályt a szükséges intézkedések megtételéről,

d) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartó lapon fel kell tüntetni,

e) elveszett vagy eltulajdonított bélyegző új sorszámmal pótolható,

f) a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

VIII. Bélyegzők cseréje és pótlása

1. Ha egy szervezeti egység elnevezése megváltozik, a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, az egység vezetője köteles gondoskodni a bélyegzők cseréjéről.

2. Bélyegző pótlására akkor kerülhet sor, ha az elveszett vagy eltulajdonították.

IX. Bélyegzők leadása

1. Bélyegző cseréje esetén csak akkor adható ki az új bélyegző, ha az addig használtat leadják a TÜK-irattárban.

2. Hivatalon belül áthelyezés, illetve a jogviszony megszűnése esetén, a bélyegzőt felvett munkatársnak a birtokában levő bélyegzőket a TÜK-irattárban le kell adnia.

X. Bélyegzők megsemmisítése

A TÜK-irattár kezdeményezi a KSzF-nél a leadott bélyegzők jegyzőkönyv alapján történő megsemmisítését, illetve a bélyegző-nyilvántartó lapokon rögzíti a megsemmisítés dátumát.

XI. Ellenőrzés

Ezen utasítás betartását a Hivatal titokvédelmi felügyelője a TÜK-irattár munkatársainak bevonásával az éves titokvédelmi ellenőrzés során ellenőrzi.

XI. Záró rendelkezések

Ez az utasítás 2009. január 1-jén lép hatályba, közzététele a Hivatal intranethálózatán történik.

Kiss Péter s. k.,

a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter

1. számú melléklet a 14/2008. (HÉ 50.) MeHVM utasításhoz

2. számú melléklet a 14/2008. (HÉ 50.) MeHVM utasításhoz