15/2015. (VII. 21.) ORFK utasítás

a Rendőrség Iratkezelési Szabályzatáról szóló 59/2008. (OT 31.) ORFK utasítás módosításáról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, a Rendőrségről szóló 1994. évi XXXIV. törvény 6. § (1) bekezdés b) pontjában, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet rendelkezéseinek figyelembevételével, a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter és a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével a Rendőrség Iratkezelési Szabályzatáról szóló 59/2008. (OT 31.) ORFK utasítás módosítása érdekében kiadom az alábbi utasítást:

1. A Rendőrség Iratkezelési Szabályzatáról szóló 59/2008. (OT 31.) ORFK utasítás (a továbbiakban: Utasítás) 2. pont b) alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

(A Szabályzat hatálya kiterjed:)

"b) a megyei (fővárosi) rendőr-főkapitányságokra, a Készenléti Rendőrségre, a Repülőtéri Rendőr Igazgatóságra, a Nemzetközi Bűnügyi Együttműködési Központra, a Rendőrségi Oktatási és Kiképző Központra és a Bűnügyi Szakértői és Kutatóintézetre (a továbbiakban: területi szervek),"

2. Az Utasítás a következő 18/A. ponttal egészül ki:

"18/A. Érkeztető pont: az iratképző szerv azon szervezeti eleme, amely végzi a központi érkeztető rendszertől érkezett elektronikus küldeményekkel kapcsolatos iratkezelési feladatokat."

3. Az Utasítás a következő 29/A. ponttal egészül ki:

"29/A. Iratcsomag: olyan irategyüttes, amelynek tömege nehezebb, mint egy kilogramm."

4. Az Utasítás a következő 58/A. ponttal egészül ki:

"58/A. NOVA SZEÜSZ küldési mód: a Robotzsaru integrált ügyviteli, ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszer olyan szolgáltatása, amely hivatali kapun keresztül biztosítja a hiteles elektronikus iratok kézbesítését."

5. Az Utasítás a következő 59/A. ponttal egészül ki:

"59/A. Posta SZEÜSZ küldési mód: a Magyar Posta olyan szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatása, amely a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 38/H. § (1)-(2) bekezdésében meghatározottak szerint készült, hiteles elektronikus küldemények hiteles papíralapú kézbesítését biztosítja."

6. Az Utasítás 86. pontja a következő k) alponttal egészül ki:

(A gazdasági szerv vezetője a szakmai irányítást ellátó személyek bevonásával köteles gondoskodni:)

"k) a tévesen érkezett olyan elektronikus küldemények elektronikus rendszerből történő törléséről, amelyek címzettje nem állapítható meg, vagy a címzett nem a Korm. rendelet 1. mellékletének hatálya alá tartozik, és a törlésről írásban tájékoztatták."

7. Az Utasítás 90. pontjának bevezető szövegrésze helyébe a következő rendelkezés lép:

"90. Az iratképző szerv ügykezelési csoportja/kijelölt ügykezelői/érkeztető pontja végzi:"

8. Az Utasítás 91/A. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"91/A. Nem kell a papíralapú iratot elektronikus irattá alakítani:

a) a címzett iratképző szerv vezetőjének vagy szervezeti eleme vezetőjének ilyen irányú döntése esetén az iratcsomagot;

b) olyan küldemények iratait, melyek digitalizálásának műszaki feltételei nem biztosítottak (így különösen az A3-nál nagyobb méretű iratok, tervrajzok, műszaki dokumentáció, spirálozott iratok, összefűzött iratok);

c) a hatóság által korábban kiadott és visszavonásra került döntések iratait (eredeti engedélyek, hatósági bizonyítványok visszaküldésének iratai), valamint

d) a biztonsági okmányon kiadmányozott döntéseket."

9. Az Utasítás 93. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"93. Az ügyintézők készítik a fogalmazványt, tesznekjavaslatot az irattári tételszámra, rögzítik a vezetői tájékoztatáshoz, valamint az expediáláshoz és az iratkezeléshez szükséges adatokat."

10. Az Utasítás 120. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"120. Téves címzés esetén a Korm. rendelet 2. mellékletének hatálya alá tartozó papíralapú küldeményt

a) amennyiben a címzett az Állami Futárszolgálat rendszerébe bekapcsolt szerv, akkor Állami Futárszolgálattal;

b) amennyiben a címzett szerv nincs bekapcsolva az Állami Futárszolgálat rendszerébe, a Magyar Posta útján tovább kell küldeni a címzett részére."

11. Az Utasítás a következő 120/A.-120/B. ponttal egészül ki:

"120/A. Téves elektronikus küldeményt tovább kell küldeni a címzett részére, és a továbbítás tényéről az érkeztető rendszert értesíteni kell (7. melléklet: érkeztető rendszer értesítőminta).

120/B. Amennyiben a címzett nem állapítható meg, vagy az nem a Korm. rendelet 1. mellékletében felsorolt szerv, az érkeztető rendszert erről a tényről haladéktalanul tájékoztatni kell (8. melléklet: érkeztető rendszer tájékoztatóminta), továbbá az elektronikus küldemény rendszerből történő törléséről a Robotzsaru integrált ügyvitel, ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszer fejlesztéséért felelős vezetőjét írásban tájékoztatni kell."

12. Az Utasítás 185. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"185. Iratokat kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. Iratot kiadmányként csak hitelesen lehet továbbítani. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Nemzetközi Bűnügyi Együttműködési Központ feladat- és hatáskörébe tartozó, a nemzetközi bűnügyi együttműködés során készített, joghatás kiváltására nem alkalmas elektronikus irat. A kézbesítés módjáról (pl. tértivevényes, ajánlott küldemény, elektronikus küldési mód) a kiadmányozás során kell dönteni."

13. Az Utasítás 194.-195. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"194. A kiadmányozott iratot:

a) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerhez nem csatlakozott címzettek esetében a címzett szerv vagy személy adatainak megadásával, az elektronikus iratkezelő rendszer Posta SZEÜSZ küldési móddal;

b) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerhez csatlakozott címzettek esetén a címzett szerv azonosítójának megadásával, az elektronikus iratkezelő rendszer NOVA SZEÜSZ küldési móddal;

c) amennyiben a küldemény terjedelme vagy annak tartalma nem teszi lehetővé a Posta SZEÜSZ vagy a NOVA SZEÜSZ küldési móddal történő továbbítást, az Állami Futárszolgálat rendszerébe bekapcsolt szervek esetében Állami Futárszolgálattal, amennyiben a címzett szerv nincs bekapcsolva az Állami Futárszolgálat rendszerébe, a Magyar Posta útján - azonos címzetteknek szóló iratokat lehetőleg egy borítékban elhelyezve, a borítékon valamennyi irat iktatószámát feltüntetve -, illetve

d) külön kézbesítővel kell továbbítani.

195. Az Állami Futárszolgálat rendszerébe bekapcsolt szerveknek, valamint a külön kézbesítővel küldött küldemény borítékjának (csomag) címoldalán fel kell tüntetni:

a) a küldő szerv megnevezését;

b) az irat(ok) iktatószámát;

c) a címzett megnevezését és címét;

d) az iratkezelési utasításokat."

14. Az Utasítás 195/A. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"195/A. A Magyar Posta útján küldött küldemény borítékjának (csomag) címoldalán fel kell tüntetni:

a) a küldő szerv megnevezését;

b) az irat(ok) iktatószámát;

c) a címzett megnevezését és címét;

d) az ajánlott (R), az elsőbbségi (E), az ajánlott+elsőbbségi (R+E), valamint a tértivevényes (Tv) megkülönböztetett postai rövidítéseket."

15. Az Utasítás 200. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"200. Az expediálás adatainak felvételét az ügyintéző végzi. Ennek során megadja:

a) a küldemény elküldésének módját;

b) a címzett szerv(ek), személy(ek) nevét, címadatait;

c) az ajánlott (R), az elsőbbségi (E), az ajánlott+elsőbbségi (R+E), valamint a tértivevényes (Tv) megkülönböztetett postai rövidítéseket."

16. Az Utasítás 202.-203. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"202. Az expediálás a Magyar Posta útján, valamint az Állami Futárszolgálattal továbbítandó küldemény esetében a segédhivatalokban, a Posta SZEÜSZ, valamint a NOVA SZEÜSZ küldési móddal továbbított elektronikus küldemény esetében a készítő szervezeti elemeknél történik.

203. A Magyar Posta útján továbbítandó küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani. A postai küldemények ajánlott, elsőbbségi, tértivevényes, jelzés nélküli (sima) küldeményként kerülnek elküldésre. Tértivevény esetén ki kell tölteni a tértivevény nyomtatványt, amelyre a küldeni kívánt küldemény iktatószámát, illetve a joghatást kiváltó irat iktatószámát is rá kell vezetni."

17. Az Utasítás 271. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"271. Külső szervnek, személynek, valamint a belső levelezés során készített irat esetén az iraton fel kell tüntetni (2. melléklet: iratminták):

a) az irat fejlécében középen Magyarország címerét és a szerv, szervezeti egység, illetőleg szervezeti elem megnevezését (12-es betűmérettel);

b) a fejrész alatt bal oldalon az irat iktatószámát;

c) a fejrész alatt jobb oldalon:

ca) az irat tárgyát,

cb) a hivatkozási számot,

cc) az ügyintéző nevét, rendfokozatát,

cd) városi, illetve BM telefonszámát,

ce) elektronikus levelezési címét;

d) az irat bal oldalán (12-es betűmérettel, félkövér betűstílussal):

da) a címzett nevét, - ha van - rendfokozatát, beosztását,

db) székhelyét, székhelyének címét;

e) a szöveg alatt bal oldalon a keltezést (év, hó, nap) (12-es betűmérettel, félkövér betűstílussal);

f) a szöveg alatt jobb oldalon:

fa) a kiadmányozó nevét, rendfokozatát,

fb) a beosztását,

fc) a bélyegzőlenyomatot;

g) a kiadmányozás alatt bal oldalon a mellékletek felsorolását, példány, lapszám, illetve csomag jelöléssel (10-es betűmérettel);

h) az irat láblécében középen (10-es betűmérettel):

ha) a szerv (szervezeti egység, illetőleg szervezeti elem) címét, postafiókszámát,

hb) telefon- és telefaxszámát,

hc) elektronikus elérési lehetőségét."

18. Az Utasítás 271/A. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"271/A. A Posta SZEÜSZ küldési móddal továbbított, a szolgáltató részére megküldött elektronikus iratot a lapok sorszámozása mellett úgy kell megszerkeszteni, hogy laponként a lap felső részéből legalább 15 milliméter, jobb és bal oldalából legalább 15 milliméter, alsó részéből legalább 20 milliméter a papíralapú irat kötelező elemeinek elhelyezése céljából elhagyásra kerüljön. Bármilyen nyomtatható információ, ideértve a fej- és láblécet, a lábjegyzetet és az oldalszámot is, csak ebben a keretben helyezhető el."

19. Az Utasítás 281/E. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"281/E. A Rendőrség hivatali kapuját olyan módon kell beállítani, hogy az hivatali munkanapokon folyamatosan fogadja a küldeményeket."

20. Az Utasítás 281/H. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"281/H. A saját kezdeményezésű irat hiteles elektronikus példányát, amennyiben

a) a címzett csatlakozott az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerhez, NOVA SZEÜSZ küldési móddal;

b) a címzett a beadványát elektronikus ügyfélkapun keresztül nyújtotta be, az elektronikus iratot az elektronikus ügyfélkapun keresztül;

c) a címzett nem csatlakozott az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerhez, és elektronikus ügyfélkapuval sem rendelkezik, a Posta SZEÜSZ küldési móddal

kell expediálni."

21. Az Utasítás a következő 281/K. ponttal egészül ki:

"281/K. Az elektronikus iratkezelő rendszerben fellépő probléma esetén az iratot az Állami Futárszolgálat vagy a Magyar Posta igénybevételével kell továbbítani."

22. Az Utasítás 293.-294. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"293. A szerv elnevezését tartalmazó kör-, valamint fejbélyegzőt, az iktatóbélyegzőt, továbbá a Magyar Nemzeti Bank vagy a Magyar Államkincstár számot tartalmazó bélyegzőt és a pecsétnyomót a Készenléti Rendőrség erre kijelölt szervezeti eleménél kell megrendelni, ahol az a kiadással egy időben központi nyilvántartásba kerül. A többi, a szerv nevét tartalmazó bélyegző más külső szervtől is megrendelhető.

294. Az igazgatásrendészet által használt speciális bélyegzőket az ORFK Rendészeti Főigazgatóság Igazgatásrendészeti Főosztályától, a határrendészet által használt speciális bélyegzőket az ORFK Rendészeti Főigazgatóság Határrendészeti Főosztályától kell igényelni, amelyek a jogos igényeket a Készenléti Rendőrség kijelölt szervezeti eleme részére továbbítják. A bélyegzők és a pecsétnyomók megsemmisítése esetén az erről szóló jegyzőkönyv egy példányát az ORFK Rendészeti Főigazgatóságának is meg kell küldeni."

23. Az Utasítás 297. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"297. A régi bélyegzőt az új bélyegző megérkezése után nyolc munkanapon belül, jegyzőkönyv egyidejű felvételével selejtezni kell oly módon, hogy eredeti alakja visszaállíthatatlan legyen. A megsemmisítésről készített jegyzőkönyv egy-egy példányát - a szerv vezetőjén keresztül - a központi nyilvántartást vezető Készenléti Rendőrség és az ORFK Gazdasági Főigazgatóság kijelölt szervezeti elemének kell megküldeni. Ez az eljárás irányadó a szerv megszűnése esetére is."

24. Az Utasítás 340/B. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"340/B. Ha a Bűnügyi Szakértői és Kutatóintézet szakértője kerül kirendelésre, a kirendelő határozatból, valamint a szakértői kirendeléssel kapcsolatos egyéb iratból egy példányt kell eredetben átadni. A díjmegállapító határozatot és a jogerőre emelkedésről szóló iratot a rendőri szervek a Bűnügyi Szakértői és Kutatóintézet részére a NOVA SZEÜSZ küldési móddal, külön átirat nélkül továbbítják. A kirendelő határozatot - tekintettel a felbontással együtt járó szennyeződés okozta károkra - a bűnjelektől külön kell csomagolni."

25. Az Utasítás 1. számú melléklete helyébe az 1. melléklet lép.

26. Az Utasítás 2. melléklete helyébe a 2. melléklet lép.

27. Az Utasítás 6. melléklete helyébe a 3. melléklet lép.

28. Az Utasítás a 4. melléklet szerinti 7. melléklettel egészül ki.

29. Az Utasítás az 5. melléklet szerinti 8. melléklettel egészül ki.

30. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

31. A Posta SZEÜSZ küldési mód alkalmazásának kezdő időpontját a Korm. rendelet 70. § (1a) bekezdése alapján jogszabály határozza meg.

32. Hatályát veszti az Utasítás

a) 197. pontja;

b) 197/A. pontja;

c) 198. pontja;

d) 199. pontja;

e) 271/B. pontja;

f) 3. melléklete;

g) 4. melléklete.

Papp Károly r. altábornagy s. k.,

országos rendőrfőkapitány

1. melléklet a 15/2015. (VII. 21.) ORFK utasításhoz

"1. számú melléklet az 59/2008. (OT 31.) ORFK utasításhoz

A RENDŐRSÉG IRATKÉPZŐ SZERVEI

1. Országos Rendőr-főkapitányság

2. Készenléti Rendőrség

3. Repülőtéri Rendőr Igazgatóság

4. Nemzetközi Bűnügyi Együttműködési Központ

5. Bűnügyi Szakértői és Kutatóintézet

6. Rendőrségi Oktatási és Kiképző Központ

7. megyei (fővárosi) rendőr-főkapitányság

8. rendőrkapitányság

9. határrendészeti kirendeltség"

2. melléklet a 15/2015. (VII. 21.) ORFK utasításhoz

"2. melléklet az 59/2008. (OT 31.) ORFK utasításhoz

"

3. melléklet a 15/2015. (VII. 21.) ORFK utasításhoz

"6. melléklet az 59/2008. (OT 31.) ORFK utasításhoz

"

4. melléklet a 15/2015. (VII. 21.) ORFK utasításhoz

"7. melléklet az 59/2008. (OT 31.) ORFK utasításhoz

"

5. melléklet a 15/2015. (VII. 21.) ORFK utasításhoz

"8. melléklet az 59/2008. (OT 31.) ORFK utasításhoz

"