OBH Veszélyhelyzeti Kabinet V. számú ajánlása

a rendkívüli ítélkezési szünet ideje alatt a papíralapú iratok kezelésének különleges szabályairól

Az új típusú koronavírus a fertőzött felületek és tárgyak megérintésével a kézre kerülhet, majd az arc, a szem, a száj, az orr érintésével bejuthat a szervezetbe. Jelenleg nem ismert, hogy pontosan mennyi ideig marad fertőzőképes a vírus a különböző felületeken, ezért az általa okozott légúti fertőzés megelőzése és a betegség tömeges elterjedésének megakadályozása érdekében, a rendkívüli törvénykezési szünet idejére - az alábbi - különleges iratkezelési szabályok betartása szükséges.

1. Az ügyfeleket a bíróság honlapján tájékoztatni kell az iratkarantén bevezetéséről azzal, hogy a rendkívüli ítélkezési szünet idején jogszabály alapján halaszthatatlanul intézendő ügyek papíralapú iratain az ügy tárgyát (pl. távoltartás, kényszerintézkedés) jól látható kiemeléssel tüntessék fel. A tájékoztatásnak azt is tartalmaznia kell, hogy beadványaikat elsődlegesen elektronikus úton kell a bírósághoz eljuttatniuk.

2. Az iratkaranténra vonatkozó előírásokat alkalmazni kell a bírósági szervezeten belüli küldeményekre és az ügyfelektől érkező küldeményekre (iratokra) egyaránt.

3. a) A postán és a kézbesítő útján kézbesített, illetve a bíróság gyűjtőládájában elhelyezett iratok átvétele során maszkot és kesztyűt kell viselni.

b) Valamennyi átvett iratot - az esetleges boríték felbontása nélkül - papírzsákba vagy papírdobozba kell elhelyezni, amelyet az iratok érkezési dátumának feltüntetése mellett le kell zárni. (Iratkarantén)

c) A lezárt papírzsákot vagy papírdobozt hét nap eltelte után lehet felbontani, majd az iratokat haladéktalanul az iratkezelést végző irodához kell eljuttatni.

d) Az iraton az iktatáskor a papírzsákon vagy papírdobozon rögzített érkezési dátumot kell feltüntetni.

4. Az iratkarantén előírásait nem lehet alkalmazni azokra az iratokra, amelyekről a boríték felbontása nélkül, vagy az átvétel során egyszerű rátekintéssel megállapítható, hogy olyan ügyre vonatkoznak, amelyek a rendkívüli ítélkezési szünet ideje alatt halaszthatatlan ügyintézés alá esnek. (pl. távoltartás, letartóztatás). Ezeket az iratokat a legnagyobb körültekintéssel, szájmaszkban, kesztyűben, a higiéniai előírások betartásával kell kezelni.

5. Az iratkaranténba nem helyezhető iratokat a szervezeti egység vezetőjének intézkedése alapján, egy erre kijelölt és más célra nem használt helyiségben egy kizárólag erre a célra biztosított lapolvasóval az iratot védőeszközök viselése mellett digitalizálni kell, és a digitalizált iratra vonatkozóan kell elvégezni az iratkezelés következő fázisait. Az eljárás során folyamatosan gondoskodni kell az eszközök megfelelő fertőtlenítéséről. A papír alapon történő munkavégzéshez, a digitalizált irat kinyomtatott példányát kell használni. Ezt követően kell az iratot a 3. pont szerint elhelyezni és tárolni.

6. A halaszthatatlan ügyintézés alá eső ügyek iratainak felterjesztéséhez iratexportot kell alkalmazni. A jogorvoslat során eljáró bírósági kezelőirodának a kinyomtatott felterjesztő lapból és az elsőfokú eljárás további szükséges iratainak kinyomtatásával kell előállítania az eljárás papíralapú iratait.

7. A bíróságon kívüli munkavégzéssel járó iratmozgás lehető legkisebbre csökkentése érdekében elvárt az elektronikus iratkezelés lehetőségeinek legteljesebb kihasználása. Erre figyelemmel lehetőség szerint mellőzni kell azoknak az iratoknak a mozgatását, amelyek a BIIR vagy az ÍTR használatával elektronikusan elérhetők. Ezen felül ki kell használni a fénymásolásban és a szkennelésben adódó lehetőségeket is annak érdekében, hogy az eredeti (és ezért a bírósági iratkezelésbe szükségképpen visszakerülő) iratok elvitele, majd visszahozatala a legkisebb mértékre szoruljon. Különösen kerülendő az olyan nagyobb terjedelmű iratok elvitele, amelyekben előre látható, hogy halaszthatatlan intézkedésre lesz szükség.

8. A bíróságon kívüli munkavégzés során az iratok visszaszállításakor valamennyi visszahozott irat úgy minősül, mintha az közvetlen kézbesítéssel érkezett volna. Ebből következően a bíró vagy az igazságügyi alkalmazott által az otthoni munkavégzés céljából használt, majd visszaszállított iratokra megfelelően alkalmazni kell az iratkaranténra vonatkozó előírásokat.

9. a) A bíráknak és az igazságügyi alkalmazottaknak az orvos által kiállított keresőképtelenségi igazolásokat elektronikus úton (e-mailben) kell eljuttatniuk a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjüknek.

b) A keresőképtelenségi igazolást be kell szkennelni vagy le kell fényképezni és az 1. számú melléklet szerinti nyilatkozat, továbbá a gyermek ápolása címén igénybe vett táppénz esetén a 2. számú melléklet szerinti nyilatkozat kíséretében az elnöki irodához, vagy más e célra megadott email címre meg kell küldeni. A fentiek szerint benyújtott valamennyi igazolást, nyilatkozatot és a kapcsolódó adatlapot egy fájlba szkennelve haladéktalanul meg kell küldeni a bírósági gazdasági hivatal email címére. A rendkívüli ítélkezési szünet megszűnését követően a munkavállaló köteles a rendkívüli ítélkezési szünet alatt a munkáltatóhoz elektronikus úton eljuttatott keresőképtelenségi igazolásainak eredeti, papír alapú példányát is benyújtani.

c) Amennyiben a dokumentum elektronikus úton történő megküldésének akadálya van, úgy a dokumentumokat postai úton kell megküldeni, ez esetben a borítékon jól látható kiemeléssel fel kell tüntetni, az "EP IGAZOLÁS" jelzést. Ez esetben megfelelően alkalmazni kell az iratkaranténra vonatkozó előírásokat.

1. számú melléklet

2. számú melléklet