31/2019. (IX. 12.) ITM utasítás

az illetményszámfejtés eljárási rendjéről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva - az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 62. §-ára figyelemmel - a következő utasítást adom ki:

1. Az utasítás hatálya

1. § Az utasítás hatálya az Innovációs és Technológiai Minisztérium (a továbbiakban: ITM) mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv, az ITM-mel biztosi jogviszonyban, politikai szolgálati jogviszonyban állók, kormányzati szolgálati jogviszonyban állók, munkaviszonyban álló munkavállalók, valamint munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók (ösztöndíjas foglalkoztatottak, prémium évek programba helyezettek) (a továbbiakban együtt: foglalkoztatott) illetményének és egyéb járandóságainak számfejtésével összefüggő feladatokra terjed ki.

2. Értelmező rendelkezések

2. § Az utasítás alkalmazásában:

a) központosított illetményszámfejtés: a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: MÁK) által biztosított egységes illetményszámfejtési, eljárási és információs rendszer, amely az ITM-ben foglalkoztatottak illetményének számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki;

b) ITM illetményszámfejtő hely: a Gazdálkodási Főosztály Illetményszámfejtési és Ellátási Osztály.

3. Az illetményszámfejtés működése

3. § (1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat a MÁK és az ITM illetményszámfejtő hely közösen látja el.

(2) Az ITM illetményszámfejtő hely feladatai magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatást, az illetményszámfejtés ellenőrzését, valamint a nem rendszeres és külső személyi juttatások intézményi ágon történő számfejtését.

4. Rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatok

4. § (1) Az ITM illetményszámfejtő hely rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai:

a) a jogviszony létesítése, módosítása, továbbá a jogviszony megszüntetése a KIRA illetményszámfejtő rendszerben (a továbbiakban: KIRA);

b) a járandóságokat terhelő levonásokkal, egészségbiztosítási ellátásokkal kapcsolatos dokumentumok, bizonylatok felülvizsgálata, a MÁK részére történő megküldése.

(2) Az ITM illetményszámfejtő hely feladata a Humánpolitikai Főosztály (a továbbiakban: HF) által megküldött, az 1. § szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumok rögzítése a KIRA-ban:[1]

a) kinevezési okmány;

b) adatfelvételi lap a foglalkoztatott törzsadatairól;

c) ösztöndíjas foglalkoztatott szerződése és adatfelvételi lapja;

d) prémiuméves foglalkoztatott, valamint különleges foglakoztatási állományba helyezett foglakoztatásról szóló megállapodás meghosszabbítása;

e) önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat;

f) egészségpénztári belépési nyilatkozat;

g) cafetéria-nyilatkozat;

h) levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok (szakszervezeti tagság, önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári saját rész, meghatalmazás folyószámlára való fix összegű utalásról).

(3) Az ITM illetményszámfejtő hely feladata a HF által megküldött, a jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumok továbbítása a MÁK részére:[2]

a) előző munkáltatótól kapott igazolások: levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok, munkaviszony-igazolás (az előző jogviszonyból származó igazolások hiányában a foglalkoztatott nyilatkozata a köztartozás-mentességről);

b) igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról (TB kiskönyv), ennek hiányában a foglalkoztatott nyilatkozata arról, hogy azt kiadni, pótolni nem tudja;

c) letiltások (köztartozások, gyermektartási díj esetén);

d) adókedvezmények érvényesítéséről szóló bizonylatok.

(4)[3] Az ITM illetményszámfejtő hely feladata - a HF által megküldött, az 1. § szerinti jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos dokumentumok alapján - a jogviszony megszüntetése és a megszüntetés jelzése a MÁK-nak, továbbá a jogviszony megszüntetésével kapcsolatos okiratok megkérése a MÁK-tól.

(5) Az ITM illetményszámfejtő hely feladata a jogviszonnyal kapcsolatos egyéb dokumentumok továbbítása a MÁK részére:

a) az önálló szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján az igazolt és igazolatlan távollétek, betegség miatti távollétek, gyermek gondozása, ápolása miatti távollétek rögzített állománya;

b) egészségbiztosítási ellátásokkal (táppénz, üzemi baleseti táppénz, csecsemőgondozási díj, gyermekgondozási díj) kapcsolatos igazolások, igénybejelentések;

c) a bírósági letiltás, jogerős végrehajtási határozat alapján történő végrehajtás (egyidejűleg az érintett munkatárs, valamint a letiltás érvényesítését kérő személy értesítése a letiltás foganatosításáról);

d) szervezeti átalakulás esetén az egyes önálló szervezeti egységek részére biztosított azonosító kódok.

(6)[4] A MÁK havi számfejtési ütemterve alapján a HF a főszámfejtés zárását megelőzően legkésőbb két nappal az ITM illetményszámfejtő hely rendelkezésére bocsátja a tárgyhónapban jogviszonyt létesítőknek az 1. § szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos okiratait.

(7) Az ITM illetményszámfejtő hely ellenőrzi a MÁK által megküldött havi illetményszámfejtési állományt, majd a javításokat, módosításokat megküldi a MÁK részére.

(8) A MÁK által végzett havi főszámfejtést követően az ITM illetményszámfejtő hely a KIRA E-adattárból letöltött alábbi utalási állományok alapján gondoskodik az utalásról:

a) a MÁK által elszámolt nettó járandóságok;

b) pénzbeli egészségbiztosítási ellátások;

c) letiltások, levonások;

d) önkéntes kölcsönös nyugdíj- és egészségpénztári egyéni tagdíjak;

e) nem rendszeres ágon számfejtett kifizetések.

(9) Az ITM illetményszámfejtő hely feladata az (1)-(8) bekezdésben foglaltakon túlmenően:

a) az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári bevallással kapcsolatban a MÁK által megküldött, összesített, pénztárankénti lista ellenőrzése és továbbítása a pénztárak felé;

b) a jövedelemre, illetve jogviszonyra vonatkozó igazolások kiadása;

c) a személyijövedelemadó-bevallással kapcsolatos munkáltatói igazolások, nyilatkozatok, aláíróívek kiadása az önálló szervezeti egységek részére (az év közben megszűnt jogviszony esetén a munkáltatói igazolás megküldése a foglalkoztatott lakcímére);

d) adókedvezmény érvényesítésére jogosító nyilatkozatok megküldése a MÁK részére;

e) a személyijövedelemadó-bevalláshoz szükséges munkáltatói igazolás, aláírólisták megküldése az ITM önálló szervezeti egységei részére, a visszaérkező listák megőrzése;

f) a fővárosi és megyei kormányhivatalok megkereséseire vonatkozó adatszolgáltatás;

g) a munkáltató részére szükséges éves, havi, napi szintű kimutatások előállítása a KIRA rendszer segítségével.

5. Az ITM illetményszámfejtő hely nem rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai

5. § (1) Az ITM illetményszámfejtő hely az alábbi, nem rendszeres kifizetéseket rögzíti a KIRA-ban:

a) deviza napidíj az ITM Igazgatási Pénzügyi Osztály (a továbbiakban: IPO) elszámolása alapján;

b)[5] kitüntetésekkel járó pénzjutalom a HF feljegyzése alapján;

c)[6] célfeladathoz kötődő céljuttatások számfejtése a jóváhagyott teljesítésigazolások alapján, amelyeket a HF továbbít az ITM illetményszámfejtő hely részére;

d)[7] teljesítményértékelő rendszerhez kapcsolódó jutalom a közigazgatási államtitkár által jóváhagyott lista alapján, amelyet a HF továbbít az ITM illetményszámfejtő hely részére;

e) utazási költségtérítés az IPO elszámolása alapján;

f) rendszeres ágon nem számfejthető béren kívüli juttatások az egyéni cafetéria-nyilatkozatok alapján;

g) személyhez nem köthető egyéb kifizetések (pl. szakmai képzések költsége) a Gazdálkodási Főosztály összesítője alapján;

h) számlával elszámoló személyek juttatásai az IPO elszámolási bizonylata alapján.

(2)[8] A HF által igazolt teljesítések, valamint a HF-től érkező feljegyzés alapján az ITM illetményszámfejtő hely végzi a megbízási díjak, valamint a mozgóbérek számfejtését.

6. Az illetmények kifizetése

6. § (1) Az illetmény kifizetésének napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napja, amennyiben ez a nap pihenő- vagy munkaszüneti nap, akkor az azt megelőző munkanap.

(2) A rendszeres juttatások számfejtésének időszaka a tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed.

(3) A mozgóbérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka - az önálló szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján - a tárgyhónap 1. napjától a hónap utolsó napjáig tart.

7. Záró rendelkezések

7. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

8. §[9]

Dr. Palkovics László s. k.,

innovációért és technológiáért felelős miniszter