24/2017. (X. 25.) BM utasítás

a Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 27/2014. (XII. 23.) BM utasítás módosításáról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdésének b) pontjában foglaltaknak megfelelően, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet rendelkezéseinek figyelembevételével - a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével - a következő utasítást adom ki:

1. § A Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 27/2014. (XII. 23.) BM utasítás 1. melléklete az 1. melléklet szerint módosul.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

1. melléklet a 24/2017. (X. 25.) BM utasításhoz

1. A Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 27/2014. (XII. 23.) BM utasítás (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) a következő 12/A. alcímmel egészül ki:

"12/A. Papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítása

70/A. Külső szervtől/személytől érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú irat átvételére kizárólag a Központi Postázó, illetve a hiteles másolatkészítésre külön engedély szerint feljogosított hivatali egység (a továbbiakban együtt: másolatkészítő szerv) jogosult. 70/B. A másolatkészítő szerv:

a) az elektronikus iratkezelő rendszerben kitölti az "Érkeztető", illetve "Postabontás" felületet,

b) elkészíti a papíralapú irat elektronikus másolatát,

c) összeveti a másolatot az eredeti példánnyal és csatolja az iratkezelő rendszerbe,

d) az egyezést a hitelesítési záradék elhelyezésével tanúsítja,

e) őrzi az irat papíralapú példányát.

70/C. Amennyiben a digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú iratot nem másolatkészítésre jogosult vesz át, köteles azt haladéktalanul a másolatkészítő szerv számára az iratkezelő rendszerben dokumentáltan átadni. 70/D. Az érkezett irat az Iratkezelési Szabályzat 2. függelékének 4. pontjában felsorolt ügykörökbe sorolható papíralapú példányát - az indokoltság vizsgálatát és megállapítását követően - az ügyintéző hivatali egység köteles 90 napon belül a másolatkészítő szervtől kikérni és az ügyiratban elhelyezni.

70/E. Az érkezett irat papíralapú példányát az ügyintéző hivatali egység tagja kérheti ki/adhatja vissza a másolatkészítő szervtől/szervnek.

70/F. Hiteles másolat készítésére irányuló jogosultság az iratkezelésért felelős hivatali egység vezetőjénél igényelhető, amennyiben azt a közvetlenül a hivatali egységhez érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső iratok mennyisége indokolja.

70/G. A jogosultság igénylésével egyidejűleg az igénylő hivatali egység vezetője megjelöli a másolatkészítő személyek:

a) hatósági igazolványban foglalt nevét,

b) munkakörét,

c) a jogosultság kezdő időpontját.

A jogosultság megszűnésének időpontjáról a hivatali egység vezetője tájékoztatja az iratkezelésért felelős vezetőt, aki gondoskodik a jogosultak külön nyilvántartásának vezetéséről.

70/H. A másolatkészítő szerv a megsemmisítési jegyzékre kerülő iratok papíralapú példányait elkülönített módon 90 napig tárolja, majd elkészíti a megsemmisítési jegyzőkönyvet, és gondoskodik az iratok megsemmisítéséről.

70/I. Az iratkezelésért felelős vezető gondoskodik a hiteles másolatkészítési eljárás rendszeres ellenőrzéséről.

70/J. Az informatikáért felelős vezető felelős a másolatkészítéshez szükséges alkalmazások és tárgyi eszközök rendelkezésre állásáért és folyamatos, üzembiztos, rendeltetésszerű működéséért.

70/K. A hiteles elektronikus dokumentumok megváltoztathatatlanságát az iratkezelő rendszer a Belügyminisztérium Másolatkészítési Szabályzata szerinti műszaki dokumentációban bemutatott módon biztosítja."

2. Az Iratkezelési Szabályzat 2. függelékének felvezető szövege a következő 4. ponttal egészül ki:

[A BM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) IRATTÁRI TERVE]

"4. Külső szervtől/személytől érkezett, hiteles elektronikus másolattá alakítandó, emellett papír alapon is megőrzendő iratok ügykörei, amelyen belül mindig egyedileg kell vizsgálni az érkezett papíralapú példány megőrzési kötelezettségét:

a) a kormányzati munkával, jogalkotással,

b) szervezettel és működéssel, munkaügyekkel,

c) gazdasági és ingatlanügyekkel,

d) hazai és európai uniós finanszírozású támogatási szerződésekkel,

e) nyilvántartásokkal, okmányokkal,

f) önkormányzatokkal, vízügyi szakterülettel összefüggő iratok."