3/2010. (II. 10.) KHEM utasítás

az eseti személyszállítási feladatok igénybevételének szabályozásáról

1. § A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló szabályzatát, a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság főigazgatójával egyetértésben jelen utasítás mellékleteként kiadom.

2. § Jelen utasítás 2010. február 15-én lép hatályba.

3. § Jelen utasítás hatálybalépésének napjától a GKM Gazdasági Igazgatóság gépjárműveinek hivatalos vagy magán célra történő igényléséről, engedélyezéséről, valamint a saját tulajdonú személygépkocsik hivatalos célra történő igénybevételéről, elszámolási rendjéről szóló 19/2006. szabályzat nem alkalmazandó. Budapest, 2010. február 2.

Hónig Péter s. k.,

közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter

Melléklet a 3/2010. (II. 10.) KHEM utasításhoz

Szabályzat az eseti személyszállítási feladatok igénybevételére

A szabályzat hatálya

1. § A szabályzat hatálya kiterjed a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) szervezeti egységeire és alkalmazottaira.

Értelmező rendelkezések

2. § Jelen szabályzat alkalmazásában:

- taxicsekk: a személyszállítás díjaként fizetendő készpénzt helyettesítő fizetési eszköz. A taxicsekk nem értékpapír, fizetési funkcióját tekintve a csekkel annyiban azonos, hogy a személyszállítás díjaként fizetendő összeg tekintetében teljeskörűen biztosítja a készpénz kímélését. A taxicsekk szigorú számadású nyomtatvány;

- szervezeti egység: az államtitkárság, szakállamtitkári titkárságok, a miniszteri kabinet, miniszteri titkárság és a főosztályok;

- alkalmazott: a Minisztérium köztisztviselői és munkavállalói. Alkalmazottnak minősül továbbá az a megbízás keretében az ügyet személyesen ellátó megbízott, aki a megbízó engedélye alapján, az ellátandó feladat végrehajtása kapcsán, a szabályzatban foglaltak szerinti utazáshoz taxicsekk igénybevételére feljogosított;

- igénybe vevő: a taxicsekk felvételére és utazásra való felhasználására feljogosított alkalmazott;

- adminisztrátor: az egyes szervezeti egységeknél a taxicsekktömb felvételére, a csekkállomány kezelésére, őrzésére, az igénybe vevő részére történő átadására és a nyilvántartás vezetésére a szervezeti egység vezetője által kijelölt alkalmazott;

- KSZF elszámoló: a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (a továbbiakban: KSZF) alkalmazottja, aki végzi a taxicsekkek kiadását, nyilvántartásának ellenőrzését, teljesítési igazolások kiküldését, aláírt teljesítési igazolások ellenőrzését,

- felsővezető: miniszter, államtitkár, szakállamtitkár, kabinetfőnök.

Általános rendelkezések

3. § (1) A taxicsekk olyan hivatali célú utazásra vehető igénybe és használható fel, amikor az ügyintézés sürgőssége, a szállítandó anyag, eszköz jellemzői, vagy egyéb rendkívüli körülmény nem teszi lehetővé tömegközlekedési eszköz igénybevételét, vagy az ilyen igénybevétel a hivatali munka zökkenőmentességét, illetve az utazással érintett alkalmazott teherbírását veszélyeztetné.

(2) A taxicsekk az (1) bekezdésben foglalt feltételek mellett is csak Budapesten és a város közigazgatási határától számított 20 km-es körzeten belül vehető igénybe. A munkáltatói jogkörrel rendelkező vezető, illetve megbízott esetén a megbízó engedélye alapján, a taxicsekk távolabbi utazásra is igénybe vehető, feltéve, hogy az nem minősül kiküldetésnek és az ilyen utazáshoz kulcsos személygépkocsi nem áll rendelkezésre.

(3) Taxicsekk nem vehető igénybe a napi munkába járáshoz, kiküldetéshez, továbbá nem hivatali ügyek intézéséhez. Az állami vezetők kivételével a személyi használatra biztosított személygépkocsik jogosultjai taxicsekket csak abban az esetben igényelhetnek, amennyiben a személyi használatra biztosított gépkocsi valamilyen oknál fogva nem üzemel, vagy a gépjárművezetésben valamilyen oknál fogva (pl. személyi sérülés stb.) korlátozottak.

(4) A taxicsekk kizárólag személyszállításra, közbeszerzési eljárás keretében kiválasztott, a bizonylaton feltüntetett szolgáltató személygépkocsi parkjához tartozó személygépkocsival történő utazáshoz használható fel. A közbeszerzési eljárás nyertesével a KSZF köt a személyszállításra szerződést. Más társaságtól származó számlát a KSZF nem fogad be. Készpénzes számlát (csekktömb nélküli igénybevétel esete) a KSZF csak akkor fogad be, ha az igénybe vevő írásos indoklását a munkáltatói jogkörrel rendelkező vezető, illetve megbízott esetén a megbízó elfogadja és engedélyezi annak elszámolását.

Részletes rendelkezések

4. § (1) Az utazásra feljogosító taxicsekk az alábbi adatokat tartalmazza:

a) a kibocsátó neve, telefonszáma;

b) a csekk sorszáma;

(2) Az utazásra szolgáló minden egyes taxicsekk 3 példányú. A csekkek sorszámmal ellátottak és szigorú számadásúak. Az utazási csekkek tömbök formájában történő beszerzéséről a KSZF Gépjármű Fenntartási és Üzemeltetési Főosztálya (a továbbiakban GFÜF) gondoskodik.

(3) Induló csekk ellátmányként szervezeti egységenként egy-egy csekktömb kerül kiadásra. Az utazási csekktömböt a szervezeti egységnél kijelölt adminisztrátor megőrzési felelősség mellett veszi át személyesen a KSZF-től.

(4) A szervezeti egység vezetője az általa kijelölt adminisztrátor és helyettesének nevét, aláírás mintáját a KSZF elszámolójának köteles leadni. Az adminisztrátor vagy helyettesének személyében történő változást a szervezeti egység vezetője köteles haladéktalanul bejelenteni a KSZF elszámolójának, mellékelve a csekktömbökátadás-átvételi jegyzőkönyvét.

(5) Az átvett csekktömböt, az utazási nyugtákat az adminisztrátor kezeli és más által hozzá nem férhető, zárható helyen őrzi. Az adminisztrátor feladata továbbá az utazásokról készített, a Szabályzat 1. számú függeléke szerinti nyilvántartás naprakész vezetése. Az adminisztrátor nyilvántartását a KSZF elszámolója bármikor ellenőrizheti.

5. § (1) A taxicsekkel történő utazás engedélyezése a szervezeti egység vezetőjének, illetve az általa erre felhatalmazott másik vezetőnek a feladata. Az adminisztrátor csak az ilyen utazásra adott vezetői engedély birtokában adhat utazási csekket az igénybe vevőnek. Az engedélyt a vezető a Szabályzat 1. számú függelékének az "engedélyező aláírása" rovatának kitöltésével adja meg.

(2) A taxicsekk átadásával egyidejűleg az adminisztrátor tájékoztatja az igénybe vevőt a kötelezettségeiről.

(3) A csekk utazásra való kiadásakor az igénybe vevő a csekket annak mindhárom példányán és az 1. számú függelék "igénybe vevő aláírása" rovatában aláírja. Az igénybe vevő az adminisztrátortól a csekk két példányát (első két példány) kapja meg megőrzési felelősség mellett, az utazási célú felhasználásra. A tőpéldány a csekktömbben marad. Az igénybe vevő részére kiadott, és utazás során felhasznált - a 4. § (1) bekezdése szerinti adatokat tartalmazó - csekk két példánya közül az eredeti példány a taxi gépjárművezetőjénél marad, míg az ellenőrző példány az utazást igénybe vevőt illeti meg.

(4) az igénybe vevő felelőssége az utazásra feljogosító taxicsekk alábbi adatainak kitöltése: a) az utazással érintett szervezeti egység kódszáma;

b) a személyszállítás díja forintösszegben;

c) a taxi rendszáma;

d) a taxi URH-száma;

e) az utazás dátuma;

f) a taxit igénybe vevő aláírása;

g) a megrendelő neve és címe (minden esetben: KSZF 1055 Budapest, Kossuth L. tér 2-4.).

(5) Az utazási csekket az igénybe vevő más alkalmazottra nem ruházhatja át, és kizárólag a jelen szabályzatban foglaltak szerinti hivatali célra használhatja fel.

(6) Az utazást követően az igénybe vevő a csekk ellenőrző példányát köteles haladéktalanul leadni a szervezeti egység adminisztrátorának. Az adminisztrátor az igénybe vevőtől átvett ellenőrző példányt az azonos sorszámú tőpéldányhoz tűzi.

(7) Amennyiben a szervezeti egység kezelésében lévő csekktömb a felhasználás alapján előreláthatólag betelik, úgy az adminisztrátor 2. számú függelékszerinti igénylőlap KSZF részére történő megküldésével új csekktömböt igényelhet. Engedélyezett igénylés esetén az igénylő szervezeti egység részére a KSZF az igénylés beérkezését követő egy munkanapon belül új csekktömböt biztosít.

6. § (1) Az utazásra kiadott, még fel nem használt taxicsekk elvesztése, vagy olyan megrongálódása, amely alapján azt nem lehet felhasználni, vagy a felhasznált taxicsekk ellenőrző példányának elvesztése esetén, az érintett alkalmazott soron kívül köteles a szervezeti egység vezetője részére feljegyzést készíteni az elvesztés, illetve a megrongálódás körülményeiről. A feljegyzést az azonos sorszámú tőpéldányhoz kell csatolni.

(2) Csekktömb elvesztése vagy felhasználhatatlanságig történő megrongálódása esetén a feljegyzés másolati példányát a szervezeti egység vezetője köteles a KSZF elszámolójának soron kívül megküldeni, amely alapján a KSZF intézkedik a csekktömb azonnali letiltásáról.

7. § (1) Az utazási csekkek felhasználásának pénzügyi fedezetét, az ilyen utazás negyedéves költségkeretét a KSZF költségvetésében a KHEM részére ezen jogcímen rendelkezésre álló tárgyévi előirányzat erejéig, a szervezeti egység létszámát és feladatait is figyelembe véve, az egyes egységeknél várható ilyen módon történő utazási szükségletekés azok gyakorisága, valamint az utazások előrelátható költségének nagyságrendje alapján, a Minisztérium gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkára határozza meg legkésőbb tárgyév január 5-éig. A szervezeti egység köteles a munkáját, az utazásokat úgy megszervezni, hogy a részére biztosított utazási költségkeret a tárgynegyedévben elegendő legyen.

(2) A Szabályzatban foglaltak szerinti utazásra a szervezeti egység részére jóváhagyott költségkeret jogszerű és takarékos felhasználását a szervezeti egység vezetője, illetve az általa megbízott személy köteles folyamatosan figyelemmel kísérni. A negyedéves költségkeret a (3) bekezdés szerinti engedélyezés hiányában nem léphető túl. A költségkeret engedély nélküli túllépéséért a szervezeti egység vezetője anyagi felelősséggel tartozik.

(3) Amennyiben az adott negyedévben az utazásra fordítható, a szervezeti egység részére megállapított költségkeret túllépése várható, úgy a szervezeti egység vezetőjének kérelmére, a felügyeletet ellátó felsővezető egyetértésével, a Minisztérium gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkára engedélyezhet a következő negyedévet terhelő pénzügyi pótelőirányzatot. A kérelemben a szervezeti egység vezetője köteles bemutatni az egység adott negyedévben taxicsekkel történt utazásait és annak indokát, hogy mi teszi szükségessé a költségkeret miatti pénzügyi pótelőirányzat engedélyezését és igénybevételét.

(4) Ha a pót-előirányzati igény nem alkalomszerű, azaz a szervezeti egységnél rendszeresen és visszatérően jelentkezik, úgy az utazási költségkeret korábbiakban jóváhagyott összegét felül kell vizsgálni. A felülvizsgálat szempontjaira az (1) bekezdésben foglaltak az irányadók. Amennyiben a felülvizsgálat eredményeként a költségkeret felemelése indokolt, úgy azt a felügyeletet ellátó felsővezető egyetértésével, a Minisztérium gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkára hagyja jóvá. Ez az emelés összességében nem jelentheti a KHEM keretének,a KSZF költségvetésében történő emelését.

(5) A szervezeti egység részére biztosított költségkeret figyelembevételével, a költségvetési éven belül, egy adott negyedévben keletkezett pénzügyi megtakarítás a tárgyév hátralévő időszakában a Szabályzatban foglaltak szerinti utazási célra felhasználható. A költségvetési év végén jelentkező megtakarítás azonban a következő költségvetési évre nem vihető át.

8. § (1) A taxiszolgáltatótól havonta kapott kimutatás és költségelszámolás alapján a KSZF elszámolója az egyes szervezeti egységek részére, az adott egységnél a negyedévben történő utazások részletezését és összköltségét tartalmazó kimutatást küld, amelyet a szervezeti egység soron kívül köteles összevetni az adminisztrátor által vezetett kimutatással. A kimutatás szervezeti egységhez érkezésétől számított 3 munkanapon belül a KSZF elszámolója felé kell a szervezeti egység vezetője által aláírtan visszaigazolni az összevetés eredményét. Amennyiben a két kimutatás között eltérés van, azt - szükség esetén a szolgáltató bevonásával is - tisztázni kell.

(2) Az (1) bekezdés szerinti határidő betartásáért a szervezeti egység vezetője felel. Visszaigazolás hiányában vagy annak késedelmes teljesítése esetén a szervezeti egység a visszaigazolás pótlásáig, illetve a késedelem megszűntéig a részére megállapított utazási keret felhasználására nem jogosult, így a visszaigazolás teljesítéséig utazási csekk igénybe vétele nem engedélyezhető.

(3) A KSZF elszámolójának felhívására, a szervezeti egységnél lévő, a csekktömb azonos sorszámú tőpéldányához tűzött, felhasznált taxicsekkekkel a KSZF felé történő alkalomszerű elszámolás, a szervezeti egységnél a nyugták kezelésével, őrzésével megbízott adminisztrátor feladata és felelőssége.

9. § (1) Amennyiben a csekkek kezelésével, megőrzésével megbízott adminisztrátor a rábízott taxicsekkekkel nem tud elszámolni, úgy erről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet az elszámolásra kötelezett személy munkáltatói jogkör gyakorlójának meg kell küldeni. A csekkek engedély nélküli felhasználása esetén a szervezeti egység vezetője az adminisztrátorral szemben kár keletkezésének hiányában is fegyelmi eljárást indíthat. (2) A Szabályzatban foglaltak megsértésével okozott kárért a kárt okozó alkalmazott - az egyéb alkalmazható jogkövetkezmény mellett - kártérítési felelősséggel tartozik.

Záró rendelkezés

10. § (1) A taxicsekk használatára vonatkozó technikai tudnivalókról (pl. szervezeti egységek kódja stb.) a KSZF GFÜF ad írásban tájékoztatást.

(2) Az utazási csekkek felhasználásának 2010. évre vonatkozó negyedéves költségkeretét a Minisztérium gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkára jelen szabályzat hatálybalépését követő 10 munkanapon belül határozza meg.

(3) A szervezeti egységek taxicsekkel történő ellátására első alkalommal jelen szabályzat hatálybalépését követő 10 munkanapon belül kerül sor, egyidejűleg visszavonásra kerülnek a szervezeti egységek részére korábban átadott taxicsekktömbök.

1. számú függelék az eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló szabályzathoz

A taxicsekk-felhasználás nyilvántartása

2. számú függelék az eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló szabályzathoz