32/2012. (XI. 16.) NFM utasítás

az országosan kiemelt termékekre vonatkozó állami normatívákról szóló 14/2012. (VI. 8.) NFM utasítás módosításáról

A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 22. § (1), valamint (4) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a következő utasítást adom ki:

1. § Az országosan kiemelt termékekre vonatkozó állami normatívákról szóló 14/2012. (VI. 8.) NFM utasítás 8. függeléke helyébe jelen utasítás Melléklete lép.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Németh Lászlóné s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter

Melléklet a 32/2012. (XI. 16.) NFM utasításhoz

"8. függelék

Utazásszervezések (0800000000)

0801000000 Nemzetközi utazásszervezések

I. A Kiemelt termékkör definíciója

A központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó költségvetési intézmények állományába tartozó személyek hivatalos légi utazásainak és a hozzájuk kapcsolódó földi szolgáltatások (szállásfoglalás, autóbérlése, utasbiztosítás, egyéb menetjegy, kiegészítő szolgáltatások) szervezése, valamint kapcsolódó szolgáltatások nyújtása.

Légi utazás szervezése európai és Európán kívüli célállomásokra, igény szerinti egyéni vagy csoportos utazásra, elsősorban Budapestről induló, vagy Budapestre érkező közvetlen menetrend szerinti járattal, átszállással, vagy amennyiben az nem lehetséges charterjárat biztosításával.

Az utazásszervezés fogalma az utazásszervező és -közvetítő tevékenységről szóló 213/1996. (XII. 23.) és az utazási szerződésről szóló 281/2008. (XI. 28.) Korm. rendeletben meghatározottakon kívül jelen dokumentumban kiterjed az önállóan, tehát nem utazási csomagban értékesített elemi szolgáltatásokra is.

A beszerző, intézményi ajánlatkérő a kapcsolódó szolgáltatások körét kibővítheti az ajánlatkéréskor, továbbá az ajánlat kiírásakor jelöli meg az önként csatlakozás lehetőségét.

Származó termékosztályok:

A termékkör az alábbi termékcsoportokra terjed ki:

Hagyományos és diszkont (fapados) repülőjegy és kapcsolódó szolgáltatásokra (BA: 0801010000), amelyek a repülővel történő utazás és az ahhoz közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások összessége, amelyek lehetnek

- Repülőjegyek, amelyek repülőgéppel történő utazásra szóló megállapodások a szállítóval (illetve annak speciális összetevői);

- Repülőjegyhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások, amelyek a repülőjegy és az azzal kapcsolatos fedélzeti, repülőtéri és transzferszolgáltatások foglalása, adatkezelése, illetve a repülőjegy-kiállítással és utashoz történő eljuttatásával kapcsolatos szolgáltatások összessége.

Nemzetközi utazáshoz kapcsolódó termékek és szolgáltatásokra (BA: 0801020000), amelyek a légi utazást kiegészítő földi szolgáltatások, amelyek lehetnek

- Szállások,amely szálláshely biztosítására terjed ki (egyéni vagy csoportos megrendelésre, meghatározott kondíciók alapján);

- Külföldi vasúti (hálókocsi)jegy;

- Hajó- nemzetközi autóbusz- és kompjegy;

- Autóbérlések, amely bérautó és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások biztosítására terjed ki (megrendelés alapján, meghatározott kondíciók szerint);

- Utazáshoz kapcsolódó biztosítások (repülőjegy-, útlemondási, utasbiztosítások, csődbiztosítások - ez utóbbi megkötésének a lehetőségét a biztosítótársaságok szabályozzák, nem minden légitársaságra köthető);

- Kiegészítő szolgáltatások, amelyek az utazásszervezéssel kapcsolatos szolgáltatások igénybevételéhez, megrendeléséhez, adatkezeléséhez nyújtanak segítséget;

- Vízumügyintézéssel kapcsolatos szolgáltatások;

- Repülőtéri transzfer, (sofőr) szolgáltatás (megrendelés alapján, belföldön és külföldön);

- Konferencia regisztrációval kapcsolatos szolgáltatások (megrendelés alapján, amely kiterjedhet a résztvevők egyéni és csoportos regisztrációjának és a visszaigazolásainak a kezelésére).

Hagyományos, menetrend szerinti és diszkontrepülőjegy-foglalás és -beszerzés követelményei:

A repülőjegy-kiválasztás során a Szolgáltató a költséghatékonyság elv szem előtt tartásával, a Megrendelőtől beérkezett igények figyelembevételével az összes lehetséges alternatívát megvizsgálja.

A rendelkezésre álló szabad helyek figyelembevételével a Szolgáltató - amennyiben az adott desztinációra vonatkozóan a légitársaságokszáma alapján lehetséges - legalább két ajánlatot dolgoz ki, minimum két légitársaságra:

- a gazdaságilag legkedvezőbb megoldás és

- a legrövidebb utazási idő figyelembevételével

Szolgáltató minden megrendelésnél köteles megvizsgálni a diszkont légitársasággal való utazás lehetőségét, és amennyiben lehetséges és megrendelő igényli diszkont légitársaság(ok)ra is ad ajánlatot. Az ajánlat megadásánál nem feltétel, hogy oda és vissza úton azonos légitársasággal kell utazni. Erre vonatkozóan megrendelőnek kell az ajánlat kérésekor nyilatkoznia.

Diszkont légitársaságra foglalás és jegykiállítás csak abban az esetben lehetséges, ahol a légitársaság nem zárja ki az utazási iroda közreműködését.

A diszkont légitársaságok egy része ún. "ticketless carrier", azaz jegykiállítás soha nem történik, az utasok csak foglalási számmal rendelkeznek. Ebben az esetben jegykiállításig sor kerülhet utólagos áremelésre, pótdíjak beszedésére, amelyre a szolgáltatónak fel kell hívnia a megrendelő figyelmét és a felhívás alapján megrendelőnek figyelnie kell. Diszkont légitársaság ajánlásakor minden esetben arra kell törekedni, hogy esetleges átszállás esetén, ami vagy egy másik diszkont légitársasághoz, vagy menetrend szerinti, hagyományos légitársasághoz kapcsolódhat, az érkező és induló járatok indulási ideje a lehető legnagyobb mértékben összehangolt legyen. Az összehangolásra a megrendelőnek figyelnie kell a megrendelés leadásakor.

Repülőjegy-kiválasztás során Szolgáltató a szabad helyek figyelembevételével minden esetben felhívja a Megrendelő figyelmét arra, ha a megrendelő által megjelölt utazási nap előtti vagy azutáni napon a közlekedés költségmegtakarítást eredményezhet a Megrendelő számára.

Szállásfoglalás követelményei:

A szálláshely-kiválasztás során a Szolgáltató a költséghatékonyság elv szem előtt tartásával, valamint a Megrendelőtől beérkezett igények figyelembevételével az összes lehetséges alternatívát megvizsgálja.

A rendelkezésre álló szabad helyek figyelembevételével a Szolgáltató - amennyiben az adott célállomáson a szálláshelyek száma alapján lehetséges -, akkor legalább három ajánlatot köteles adni, az ajánlatokban fel kell tüntetnie a szálláshely alábbi ún. zóna besorolását:

- "A" zóna: a helyszín 0-3 kilométeres körzete

- "B" zóna: a helyszín 3-6 kilométeres körzete

- "C" zóna: a helyszín 6 kilométertől távolabbi körzete

A helyszín a Megrendelő által meghatározott célpontot jelenti, a távolság a Megrendelő által meghatározott célponttól való távolságot jelzi kilométerben.

A szállodai besorolások az alábbiak lehetnek:

- 3 csillagos

- 4 csillagos

- 5 csillagos

- 5 csillagos superior

A szállodák kategóriái az adott ország előírásainak felelnek meg, és a magyar szabványtól eltérőek lehetnek. (Sok esetben kategórián belül is érzékelhető különbségek vannak.)

A szállodafoglalásnál figyelemmel kell lenni a lemondási feltételekre. Minimális feltételként elvárható az érkezés előtti 3. munkanapig kötbérmentes lemondási lehetőség - kivéve a kiemelt időszakok (kiállítás, vásár, kongresszus, sport-és kulturális események, ünnepnapok stb.) foglalásait és csoportfoglalásokat, amely esetekben egyedi lemondási feltételek érvényesek. Ezekről a feltételekről szolgáltató minden esetben köteles írásban tájékoztatni a megrendelőt.

Vízum és egyéb belépéssel kapcsolatos eljárások:

Szolgáltató az utazók számára, kérés nélkül is információt szolgáltat a vízumkötelezettségről és az egyéb beutazási feltételekről (pl. szükséges védőoltások).

Ezek ügyintézésében támogatást nyújt, ami az alábbiakat foglalja magában:

- naprakész információ a célország vízumkötelezettségéről,

- szükség esetén vízumkérő lapok eljuttatása az utasokhoz.

Szolgáltató a vízumügyintézést a követségek előírásainak és az általuk megszabott határidőknek megfelelően végzi.

Repülőtéri transzferszolgáltatás legfontosabb típusai:

- közös transzfer (pl. shuttle service);

- privát transzfer személygépkocsival, sofőrrel;

- privát transzfer minibusszal;

- privát transzfer busszal.

II/1. Általános műszaki követelmények

Fogalmak, meghatározások:

1. Közvetlen járat: az utazás során az úticél elérése egyazon légi járművel történik.

2. Nem közvetlen járat: az utazás során az úticél elérése különböző légi járművel történik, az úticélt átszállással lehet elérni.

3. Charterjáratok: nem menetrend szerinti, bérelt légi járatok, amely járat felett teljes egészében a bérlő rendelkezik.

4. Diszkont légitársaságok: (fapados légitársaságok) olyan légitársaságok, melyek a légitársaságok közötti nemzetközi árversenyben az átlagosnál alacsonyabb árú repülőjegyeket kínálnak, jellemzően a hosszabb határidejű, a tervezett utazást jóval megelőzően foglalt jegyeknél. Rövid határidejű foglalások/utazások esetén többnyire drágább jegyeket kínálnak. Erre a foglalást kérőnek kell minden esetben figyelemmel lennie.

Az alacsonyabb ár rendszerint alacsonyabb kényelmi szolgáltatásokkal jár. A (kényelmi) szolgáltatások bizonyos diszkont légitársaságoknál díjkötelesek. (lehetnek)

5. A diszkont légitársaságok esetén díjköteles szolgáltatások körébe tartozhat:

- feladott poggyász szállítása

- repülőtéri chech-in

- kézipoggyász szállítása

- ülésfoglalás

- beszállókártya nyomtatása

- elsőbbségi beszállás

- fedélzeti ellátás

Diszkont légitársaságok esetében a repülőjegy-módosítási, -törlési, -lemondási feltételei adott esetben jelentősen kedvezőtlenebbek lehetnek, mint a menetrend szerinti légitársaságok feltételei.

6. Helyfoglalás: A repülőgépen az utas által igénybe venni kívánt üléshely biztosítása, Business utasok esetében a konkrét üléshely lefoglalása a jelentősebb járatok esetében, a vonatkozó szabályok szerint, illetve ahol a légitársasági rendelkezések ezt lehetővé teszik. A helyfoglalás biztosítása csak bizonyos diszkont légitársaságoknál lehetséges, és díjköteles.

A helyfoglalásban az utas számára igénybe vehető szolgáltatások:

A szolgáltatások igénybevételének lehetősége légitársaságonként különböző, és bizonyos esetekben díjkötelesek. Szolgáltató minden esetben tájékoztatja a megrendelőt a lehetőségekről és az esetlegesen felmerülő költségekről: Túlsúly - A repülőjegy súlykeretét meghaladó súly, melynek költsége és megengedett súlya, mérete célállomástól függően változó.

Speciális étkezési igények - nem mindegyik légitársaságnál elérhető szolgáltatás, elérhetőség esetén hagyományos légitársaságok esetében legtöbbször ingyenes, bizonyos diszkont légitársaságok esetében díjköteles. Diszkont légitársaságok esetén a fedélzeten az adott kínálatból vásárolhat minden utas, igénye szerint.

Segítségkérés az átszállásoknál - átszálló utasok segítése az átszálló pontokon. Ezek repterenként és légitársaságonként változó szolgáltatást jelenthetnek, amelyek bizonyos esetekben díjkötelesek.

Élő állat szállítása - túlsúly felszámításával, korlátozott számban, légitársasági engedéllyel a kabinban, vagy a csomagtérben.

Beteg és mozgásában korlátozott utas szállítása - tolókocsi (kabinig, rámpáig, lépcsőig) és orvos kísérő biztosítása költségtérítés ellenében és orvosi igazolásra hordágy biztosítása, légitársasági engedéllyel és visszaigazolással. Hangszer szállítása - költségtérítés ellenében, kabinban, vagy a csomagtérben.

Csoportok kezelése: legtöbbször 10 vagy annál több fő együttes utazása. A csoportfoglalási szabályok légitársaságonként eltérőek, de minden esetben (előleget/depozitot) kell fizetni. A csoportár bizonyos esetekben nem kedvezőbb az elméleti legkedvezőbb árú egyéni tarifáknál, azonban fontos megjegyezni, hogy a magasabb díjtétel kedvezőbb feltételrendszert biztosít (mert magában foglalhatja pl. a módosítások, lemondások kezelését).

VIP-utasok - Politikai, gazdasági vagy kulturális szempontból különösen fontos személyek, valamint bármely olyan jogosult utas, aki a szolgáltatás díját megfizeti.

VIP-utasok kezelése: VIP-utas jelzése a helyfoglalásban, helyfoglalással egyidejű VIP-váró ügyintézése, lefoglalása, kifizetése.

7. Jegycsere: Az eredetileg kiállított repülési okmány új jegyre történő cseréje a vonatkozó szabályok szerint.

8. Jegymódosítás: Az eredeti időpontra kiállított repülési okmány megváltoztatása a repülőjegy kicserélésével, vagy a repülőjegy kicserélése nélkül az irányadó szabályok szerint.

9. Repülőjegy visszatérítése: A fel nem használt repülési szelvények értékének visszatérítése az alkalmazott díjtétel szabályai szerint.

10. Business Class jegykezelés: A Business Class osztályára repülőjeggyel rendelkező utasok részére biztosított, megkülönböztetett, a turista osztálynál magasabb színvonalú jegykezelést nyújtó jegykezelő pultok összessége.

11. Express Check-in: Olyan jegykezelő pult, melynél kiszolgálási osztálytól függetlenül bármely, kizárólag kézipoggyásszal utazó utas jegykezelése végezhető.

12. Túlsúlyintézés: A szabad súlykeretnél nagyobb súlyú poggyászt feladni szándékozó utasok részére a súlytöbblet repülőtéri jegyeladásnál történő kifizetése a szükséges túlsúlyjegy kiállításával.

13. Kormányváró: Kormányzati utazásokban részt vevő, a Kormányváró használatára jogosult személyek és kísérőik teljes, elutazás előtti és érkezés utáni kiszolgálására fenntartott helyiség.

14. Businessváró: A Business Class osztályú utasok részére a repülőtéri tranzitváróban fenntartott, magas komfortú, emelt szintű szolgáltatásokat nyújtó, az elutazás előtt igénybe vehető váróhelyiség(ek), mely(ek)et egyes külföldi légitársaságok meghatározott utasai, valamint egyes kedvezmény kategóriákba tartozó utasok is használhatnak.

15. VIP-váró: A szolgáltatás díját megfizető bármely személy által a repülőtéren használható külön váróhelyiség, ahol az elutazás előtt, illetve az érkezés után zajlik az utasok gyorsított kiszolgálása.

16. Késlekedő, illetve elveszett poggyászok ügyintézése: A Budapestre érkező utasok estében, illetve a külföldre érkezés alkalmával, amikor a feladott poggyász nem, vagy sérülten érkezik meg Szolgáltató teljes körű segítséget nyújt az ügyintézésben, folyamatosan kapcsolatot tart az ügyféllel és rendszeres információt szolgáltat a keresés állásáról. Az elveszett poggyászok esetén az utasok személyes fellépése nem mellőzhető az érkezési repülőtéren, mert utólag, a szolgáltató által nem jelenthető be a kár. Azonban a személyes részvétel nem zárja ki a szolgáltató teljes körű segítségnyújtási kötelezettségét az ügyintézésben.

17. Rendelkezésre állás: A Szolgáltató szolgáltatásait hétfőtől péntekig 8 és 17 óra között végzi a Megrendelő részére. Ezen felül az év minden napján 24 órás magyar nyelvű telefonos sürgősségi szolgáltatást biztosít. Szolgáltató a rendelkezésre állás alatt az utasok utazás előtti és alatti tájékoztatásának és megrendeléseinek biztosítását, valamint az utazás alatti váratlan helyzetek kezelését végzi.

18. Fel nem használt elektronikus jegyek nyomon követése: Szolgáltató rendszeresen ellenőrzi és nyomon követi a fel nem használt elektronikus jegyeket, és gondoskodik a Megrendelő részére a jegy esetleges visszatérítéséről, vagy cseréjéről.

19. Travel Alert: A Szolgáltató az utazás kezdetétől figyelemmel kíséri és ellenőrzi azokat az eseményeket, amik bármilyen hatással lehetnek az utazásra. Ezekről azonnali tájékoztatást biztosít a Megrendelő részére. (pl. természeti katasztrófák, terrorveszély stb.)

20. Dedikált telefonvonal: A Szolgáltató a megbízó részére ún. dedikált telefonvonalat biztosít, amit kizárólag a megbízó használ.

21. Minimum átszállási idő: az a minimum idő, ami ahhoz szükséges, hogy egyik járatról a másikra át lehessen szállni. A minimum átszállási időt a légitársaságok a repülőterekkel közösen állapítják meg.

22. Block-seat: menetrend szerinti, hagyományos, vagy diszkont repülőgépen meghatározott számú lefoglalt és előre kifizetett, a publikált tarifáknál általában jóval kedvezőbb díjtételű helyek, melyeket rendszerint nem lehet visszaadni, lemondani.

23. Hagyományos repülőgépen jellemzően foglalható osztályok:

- turista

- comfort (emelt szintű turista)

- business

- first

(diszkont légitársaságok rendszerint csak egyetlen osztállyal üzemelnek)

24. CARGO: teheráru, rakomány szállítása.

A termékkör további műszaki követelményeit a termékkör II/2. Részletes műszaki követelményekfejezete tartalmazza.

II/2. Speciális műszaki követelmények

Megrendelő adott esetben a termékkör, illetve az ide tartozó szolgáltatások igénybevételét kifejezetten erre a célra fejlesztett informatikai rendszer keretében is igénybe veheti. Az informatikai rendszer fejlesztése, illetve beszerzése a központosított beszerzéseket bonyolító szervezet feladat- és hatásköre. Az informatikai rendszer alkalmazását, illetve az ahhoz való csatlakozást és a szolgáltatások azon keresztül történő nyújtását a beszerző szervezet előírhatja ajánlattevő Szolgáltató részére, azonban az informatikai rendszer használatának, illetve a zökkenőmentes csatlakozás feltételeinek biztosítása a beszerző szervezet felelőssége.

III. Gazdasági követelmények

A Rendelet szerinti beszerző a termékkör közbeszerzési eljárása során az ajánlattevő és alvállalkozójának pénzügyi és gazdasági, valamint műszaki, illetve szakmai alkalmasságának feltételeit és igazolását a Kbt.-ben és kapcsolódó rendelkezésekben meghatározottak alapján írja elő.

IV. Egyéb követelmények

1. Mind a termékekre, mind a szolgáltatásokra vonatkozóan a Rendelet szerinti beszerzőnek az állami normatíva rendszer alapján egy termékbesorolási rendszert kell működtetnie, amelyhez az ajánlattevőknek (gyártók és szállítók) biztosítaniuk kell az általuk ajánlott termékeik és szolgáltatásaik besorolásához szükséges adatokat.

2. A Rendelet szerinti beszerző az egyes központosított közbeszerzési eljárások során a piaci vagy műszaki változások következtében az állami normatíva rendszerben meghatározottakon felül, az általános és a részletes termék műszaki követelményekre vonatkozóan további követelményeket írhat elő oly módon, hogy az állami normatívában rögzített tulajdonságok és termékadatok mentén határozhat meg kötelező követelményeket az eljárás során megajánlható termékekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatban. A Rendelet szerinti beszerző köteles az eltérés tényét az ajánlati felhívásban, annak részletezését pedig az ajánlati dokumentációban közzétenni."