13/2016. (VI. 24.) KKM utasítás

a külképviseletek által foglalkoztatott munkavállalók alkalmazásának engedélyezésével és a munkaszerződések megkötésével kapcsolatos eljárási rendről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a külképviseletek által foglalkoztatott munkavállalók alkalmazásának eljárási rendjéről az alábbiak szerint rendelkezem:

1. Az utasítás célja, hatálya

1. Az utasítás meghatározza a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) mint munkáltató nevében a külképviseletek által foglalkoztatott munkavállalók (a továbbiakban: külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló) munkaviszonyának létrehozása, módosítása, megszüntetése során alkalmazandó eljárási rendet. Az utasítás hatálya kiterjed a KKM önálló szervezeti egységeire.

2. Értelmező rendelkezés

2. Az utasítás alkalmazásában

külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló: a fogadó államban állandó lakóhellyel rendelkező, életvitelszerűen a fogadó államban élő és a fogadó államban munkavállalásra jogosult, a külképviselet által munkaszerződéssel foglalkoztatott természetes személy, akinek elsődleges feladata a külképviselet funkcionális működésében való közreműködés. A külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló foglalkoztatásával járó munkaadói és munkavállalói közterheket a fogadó ország jogszabályainak megfelelően meg kell téríteni.

3. Általános rendelkezések

3. A külképviseletek gazdálkodásához szükséges előirányzatot és létszámkeretet - létszámkeret tekintetében tájékoztatási jelleggel - a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár javaslatára a közigazgatási államtitkár költségvetési évenként határozza meg. Negyedévente a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár ellenőrzi az előirányzatot és létszámkeretet.

4. Az adott külképviselet által a költségvetési évben foglalkoztatott munkavállalók létszámáról és munkaköréről, valamint a foglalkoztatásukra jóváhagyott előirányzatról és a jóváhagyott előirányzaton belül év közben történő módosításról a KKM Költségvetési Főosztályának (a továbbiakban: KFO) vezetője az adott munkakör kapcsán szakmailag illetékes szervezeti egység javaslatának figyelembevételével dönt.

5. Az előirányzatok év közben történő emeléséről és az utasítás 3. pontja szerint meghatározott létszámkeret módosításáról a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár javaslatára a közigazgatási államtitkár dönt.

6. A külképviselet vezetője a külképviselet költségvetésében a külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló foglalkoztatására jóváhagyott előirányzat és létszám erejéig gazdálkodhat a foglalkoztatás tekintetében.

7. A külképviselet vezetője köteles a külképviselet költségvetésébe betervezni a jogszerű foglalkoztatás feltételeit biztosító, a külképviselet működését támogató helyi jogi tanácsadó, ügyvéd, adótanácsadó (adószakértő), bérszámfejtő díjazásának fedezetét.

8. A külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló munkaszerződéssel foglalkoztatható. A munkaszerződésre a fogadó állam jogát kell alkalmazni. A munkaszerződést írásba kell foglalni.

9. A határozott vagy határozatlan időre szóló munkaviszony meghatározása tekintetében a külképviselet vezetője köteles a helyi jogi szakértő, ügyvéd javaslatát kikérni és felmondás tekintetében a külképviselet számára előnyösebb típust választani.

10. A munkaszerződés megkötésekor a fogadó állam munkajogi szabályai által előírt leghosszabb időtartamú próbaidőt szükséges kikötni a munkaszerződés megkötésekor.

11. A KKM Ellenőrzési Főosztálya a hatályos jogszabályokban és közjogi szervezetszabályozó eszközökben meghatározottak szerint ellenőrzi a külképviseletek által foglalkoztatott munkavállalók foglalkoztatására vonatkozó eljárást. A KKM Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztálya (a továbbiakban: BITÁF), valamint a KFO folyamatba épített ellenőrzés keretében vizsgálja a külképviselet által foglalkoztatott munkavállalók foglalkoztatását, a külképviselet által foglalkoztatott munkavállalói létszám indokoltságát.

4. Eljárási szabályok külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló foglalkoztatása esetén

12. Amennyiben a külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló

a) foglalkoztatása a foglalkoztatásra rendelkezésre álló és jóváhagyott előirányzat módosításával járna (különösen: előirányzat emelése, átcsoportosítás vagy béremelés tervezett), vagy

b) a foglalkoztatására nem áll rendelkezésre előirányzat, illetve

c) foglalkoztatása a létszámkeret módosításával járna,

a külképviselet vezetője köteles előzetesen indokolással ellátott javaslatát a KFO-ra felterjeszteni.

13. Az indokolásnak tartalmaznia kell különösen a külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló tervezett havi és adott évi teljes bruttó (a kifizetés pénznemében és forintban meghatározott) munkabérét és a munkaadót terhelő járulékok összegét, tervezett béremelés esetén annak indokát és a vonatkozó helyi jogszabályra történő utalást, létszámkeret tervezett módosításakor a módosítás indokát. Előirányzat emelésére irányuló kérelem esetén a felterjesztésnek tartalmaznia kell a jóváhagyott előirányzattól történő eltérés adott évi szükséges előirányzat összegét.

14. A KFO a felterjesztés jellegéből eredő, a szakmai főosztályokkal szükséges egyeztetéseket lefolytatja, majd javaslatát döntésre felterjeszti a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárhoz.

15. A kérelem tekintetében a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt. Támogató döntést követően az utasítás 16-30. pontja alapján szükséges eljárni.

16. A külképviselet helyben lefolytatja a jelöltek személyes meghallgatását. A személyes meghallgatás során legalább három, szakmailag előzetesen alkalmasnak feltételezett jelölt meghallgatása szükséges.

17. A megfelelő jelölt kiválasztására szolgáló meghallgatás lefolytatását követően a külképviselet vezetője a kiválasztott munkavállaló foglalkoztatására irányuló javaslatát köteles a KFO számára felterjeszteni az alábbi iratok egyidejű megküldésével:

a) helyi jogi tanácsadó vagy ügyvéd által készített, a helyi jognak megfelelő tartalmi és formai követelményeknek megfelelő, magyar nyelvű fordítással ellátott munkaszerződés-tervezet, valamint munkaköri leírás tervezetét;

b) a hatályos Biztonsági Szabályzatról szóló KKM utasításban meghatározott adatokat tartalmazó kitöltött személyi kérdőív (a továbbiakban: személyi kérdőív) és minden egyéb lényeges körülményre vonatkozó észrevétel;

c) a személyi kérdőívben foglalt adatokat igazoló okiratok, dokumentumok hiteles másolata (Többes állampolgárságú személyek esetén a büntetlenséget igazoló okiratokat valamennyi állampolgárság tekintetében csatolni szükséges.);

d) önéletrajz;

e) személyazonosság igazolására alkalmas érvényes, fényképpel ellátott okmány hiteles másolata.

18. A külképviselet a munkaszerződés tervezetének elkészítése során az utasítás 1. mellékletében meghatározott tartalmi elemekről köteles rendelkezni. A munkaszerződés kötelező tartalmi eleme a munkáltató számára biztonsági kockázatra utaló magatartás, információ, illetve tény esetén biztosított rendkívüli felmondás lehetősége. Biztonsági szempontú kockázat felmerülése esetén az érintett személy nem foglalkoztatható a külképviseleten. A biztonsági szempontú kockázat megjelölése vonatkozásában a KKM-et indokolási kötelezettség nem terheli.

19. A külképviselet által foglalkoztatott munkavállalók tekintetében a szabadság kivételét, valamint munkaszüneti napok rendjét a külképviselet vezetője munkaszerződésben szabályozza a helyi sajátosságok és a hivatal érdekének figyelembevételével. A helyi jogi tanácsadó, ügyvéd kiválasztása tekintetében a külképviselet köteles a KKM mindenkor hatályos beszerzési szabályzata alapján eljárni és legalább három árajánlat közül az összességében legelőnyösebb ajánlatot benyújtó helyi jogi tanácsadóval vagy ügyvéddel a gazdaságossági szempontokat is figyelembe véve megállapodást vagy keretmegállapodást kötni a munkaszerződés elkészítése, illetve munkajogi tanácsadás kapcsán. A munkaszerződés elkészítéséhez a fogadó államban általánosan elfogadott szerződésminta is igénybe vehető, azonban ez esetben is szükséges helyi jogi tanácsadó, ügyvéd szakmai javaslatának beszerzése.

20. A KFO az utasítás 17. pontja alapján a számára megküldött iratokat továbbítja szakmai szempontú vizsgálatra a betöltendő munkakör kapcsán érintett szervezeti egység felé (a továbbiakban: szakmai főosztály).

21. A szakmai főosztály az iratok kézhezvételétől számított öt munkanapon belül tájékoztatja a KFO-t szakmai szempontú döntéséről.

22. A szakmai főosztály támogató döntése esetén a KFO haladéktalanul továbbítja az iratokat biztonsági szempontú vizsgálatra a BITÁF felé.

23. A BITÁF az iratok kézhezvételétől számított öt munkanapon belül tájékoztatja a KFO-t arról, hogy az ideiglenes foglalkoztatást (próbaidő időtartamára) engedélyezi-e.

24. A BITÁF a 23. pontban foglalt engedély megadásával egy időben továbbítja az iratokat az illetékes hatóságokhoz biztonsági vizsgálat céljából.

25. A 24. pontban foglalt hatósági biztonsági vizsgálat eredményéről a BITÁF tájékoztatja a KFO-t.

26. A KFO pénzügyi (költségvetési) és szakmai jóváhagyás, továbbá az ideiglenes foglalkoztatási engedély alapján írásban, hivatalos úton tájékoztatja a külképviselet vezetőjét a próbaidős foglalkoztatás engedélyezéséről, aki gondoskodik a munkaszerződés megkötéséről. A KFO elutasítja a külképviselet vezetőjének kérelmét, amennyiben az pénzügyi vagy szakmai, továbbá biztonsági szempontból az illetékes szervezeti egység bármelyikének javaslata alapján nem támogatható.

27. Amennyiben az utasítás 24. pontjában foglalt hatósági biztonsági vizsgálat biztonsági kockázatot állapít meg, a munkaviszonyt a BITÁF külképviselet - és egyidejűleg a KFO - felé történő jelzése alapján azonnali hatállyal - lehetőség szerint még a próbaidő alatt - fel kell mondani.

28. Az aláírt munkaszerződést elektronikus formában az aláírását követően azonnal meg kell küldeni a KFO, valamint Jogi Főosztály (a továbbiakban: JFO) részére. A munkaszerződés egy eredeti példányát, iktatószámmal ellátva, az aktuális havi pénztárnapló felterjesztésekor köteles a külképviselet vezetője a KFO részére megküldeni.

29. A külképviselet vezetője a külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló foglalkoztatása során a személy-, vagyon-, adat- és információbiztonság követelményeit különös figyelemmel köteles betartani. Ennek során érvényesíteni és ellenőrizni kell a vonatkozó KKM utasítások és belső szabályzatok, a külképviselet biztonsági szabályzatában foglalt előírások, különösen a KKM hatályos Biztonsági Szabályzatának érvényesülését.

5. Munkavégzés ellenőrzésére, valamint a munkaszerződés módosítására, munkaviszony megszüntetésére vonatkozó szabályok

30. A külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló munkavégzését a külképviselet vezetője minden év január 31-éig köteles írásban értékelni. Az értékelésnek az utasítás 2. mellékletében meghatározott minimális szempontokat kell tartalmaznia. Az értékeléseket a külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló személyügyi anyagai között kell tárolni. A gazdasági vezető/felelős váltásakor kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy a munkakör átadás-átvételekor a külképviselet által foglalkoztatott munkavállalók személyügyi anyagai, valamint a foglalkoztatásukra vonatkozó alapvető információk átadásra kerüljenek.

31. A munkaviszony megszűnésének tényét, valamint annak okát a külképviselet vezetője a KFO részére köteles felterjeszteni. A munkaviszony megszűnését megelőzően szükség esetén a munkavégzés folyamatos biztosítása érdekében a külképviselet vezetője köteles kellő időben felterjeszteni a megüresedő munkakör betöltése érdekében az új külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló foglalkoztatására irányuló javaslatát.

32. A külképviselet által foglalkoztatott munkavállalók munkaszerződéseivel kapcsolatos tervezett módosítások esetén, amennyiben a módosításnak nincs pénzügyi következménye és nem igényli az adott munkakör kapcsán sem az illetékes szakmai főosztály döntését, sem a BITÁF biztonsági ellenőrzési tevékenységét, a külképviselet vezetője a módosításról saját hatáskörben dönt. A külképviselet vezetője döntéséről a munkaszerződés-módosítás eredeti példányának és magyar nyelvű fordításának megküldésével tájékoztatja a KFO-t.

33. A külképviselet által foglalkoztatott munkavállalók munkaviszonyának megszűnéséről a KFO-t előzetesen - legalább egy hónappal a megszűnés előtt, azonnali hatályú megszűnés esetén haladéktalanul - tájékoztatni szükséges. A tájékoztatásban részletezni szükséges a várható jogkövetkezményeket és pénzügyi következményeket.

34. Amennyiben a külképviselet vezetője a munkaviszony határozott időtartamának lejárta előtt vagy rendkívüli körülményre tekintettel tervezi a külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló foglalkoztatásának megszüntetését, a helyi jogi tanácsadó vagy ügyvéd javaslatával ellátott tervezetet előzetesen köteles a KFO-ra jóváhagyás céljából felterjeszteni. Az utasítás hatálybalépése előtt, a magyar jog kikötésével megkötött szerződéseket felmondás, módosítás, jogvita esetén a JFO előzetesen véleményezi.

35. Jogvita esetén a külképviselet vezetője előzetesen minden esetben köteles a JFO egyeztetését kérni a KFO tájékoztatása mellett.

36. A külképviselet-vezető váltásakor a külképviselet új vezetője az állomáshelyre történő kiérkezését követő egy hónapon belül a külképviselet által foglalkoztatott munkavállalók foglalkoztatására vonatkozó alábbi dokumentumokat köteles felterjeszteni szakmai és biztonsági ellenőrzés céljából a KFO-ra:

a) aktualizált adatokat tartalmazó kitöltött személyi kérdőívet;

b) az utasítás 30. pontja alapján kitöltött értékeléseket és minden egyéb, a munkavégzéssel kapcsolatos lényeges körülményről szóló észrevételt, valamint a személyi kérdőívben foglalt adatokat igazoló okiratokat;

c) három hónapnál nem régebbi, büntetlenséget igazoló okiratot;

d) személyazonosság igazolására alkalmas érvényes, fényképpel ellátott okmány hiteles másolatát.

37. A KFO a 36. pontban foglalt iratokat szakmai és biztonsági vizsgálat céljából továbbítja az illetékes szakmai főosztály, valamint a BITÁF felé. A vizsgálat eredményéről a KFO tájékoztatja a külképviselet vezetőjét.

6. Záró rendelkezések

38. Ez az utasítás 2016. július 1-jén lép hatályba.

39. Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépését követően felterjesztett foglalkoztatási engedélyek tekintetében kell alkalmazni.

40. A külképviseletek az utasítás hatálybalépésétől számított hat hónapon belül kötelesek helyi jogi tanácsadó vagy ügyvéd által felülvizsgálni a külképviselet által foglalkoztatott munkavállalókkal kötött, jelenleg hatályos munkaszerződéseiket és az utasítás 36. pontjában meghatározott vizsgálat elvégzését kezdeményezni.

41. A külképviseletek az egyes miniszteri utasításoknak a kormányzati szerkezetátalakítással összefüggő módosításáról szóló 6/2023. (IV. 28.) KKM utasítás hatálybalépését követő legfeljebb 30 napon belül kötelesek minden külképviselet által foglalkoztatott munkavállalóval a Külgazdasági és Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 34/2020. (XII. 30.) KKM utasítás 1. melléklet 20.1. pontja szerinti személyi kérdőívet kitöltetni, és a BITÁF részére megküldeni.[1]

42. Ha a külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló a 41. pont szerinti kérdőív kitöltését megtagadja, nem vagy nem teljeskörűen teljesíti, a KKM mint munkáltató ezt az együttműködés teljes körű hiányának tekinti, és ez esetben a külképviselet köteles a külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló munkaviszonyára irányadó helyi jogszabályi előírások figyelembevételével a munkaviszony megszüntetésének lehetőségét megvizsgálni, illetve helyi jogi tanácsadó vagy ügyvéd bevonásával megvizsgáltatni, és erről a munkavállalót a SZEFO-n keresztül a KKM mint munkáltató haladéktalanul, de legkésőbb a vizsgálat lezártát követő 5 napon belül tájékoztatni.[2]

Szijjártó Péter s. k.,

külgazdasági és külügyminiszter

1. melléklet a 13/2016. (VI. 24.) KKM utasításhoz

Munkaszerződés kötelező tartalmi elemei:

1. Felek meghatározása

Munkavállaló javasolt adatai:

- Neve

- Leánykori neve

- Születési neve (névváltoztatás előtti név)

- Születési helye, ideje

- Állandó lakcíme

- Életvitelszerű tartózkodási helye

- Anyja neve

- Közteherviselési azonosító szám

- Személyazonosságát igazoló okmány száma (ha érvényes magyar okmánnyal rendelkezik, annak a száma is)

Munkáltató adatai:

- Közigazgatási szerv - KKM - alapadatai (megnevezés, székhely, adószám)

- KKM képviseletében eljáró szerv - külképviselet - alapadatai (megnevezése, székhelye)

- Képviselőként eljáró személy neve és beosztása

2. Munkavégzés helye (címe)

3. Munkaviszony jellege (határozott időtartamú vagy határozatlan; határozott idő esetén időtartama naptári napban kifejezve)

4. Munkabér (alapbér) meghatározása devizában

5. Munkakör megnevezése

6. Próbaidő kikötése és időtartama

7. Munkaidő (teljes, részmunkaidő)

8. Munkarend (hivatali: amennyiben H-Cs: 8.00-16.30, P: 8.00-14.00 vagy nem hivatali: amennyiben a hivatalitól eltérő)

9. Munkába lépés dátuma

10. Munkavégzés értékelésére történő utalás

11. A határozott időre létrejött munkaviszony megszűnésének időpontja

12. A munkaszerződés módosítására vonatkozó szabályok

13. Kárfelelősségről való rendelkezés szabályai

14. Titoktartási kötelezettségre vonatkozó szabályok

15. A munkaszerződés megszüntetésének lehetőségei (amennyiben az ezekre vonatkozó jogi rendelkezéstől el kíván térni bármelyik fél)

- Rendes felmondás

- Rendkívüli felmondás

- Kötelező elem: biztonsági kockázatra utaló magatartás, információ, illetve tény esetén a munkáltató azonnal megszüntetheti a munkavállaló jogviszonyát. A biztonsági szempontú kockázat megjelölése vonatkozásában a Külgazdasági és Külügyminisztériumot indokolási kötelezettség nem terheli.

- Közös megegyezéssel történő megszüntetés

16. A Munkavállaló a munkavégzés helye szerinti állam jogszabályai által előírt munkavállalási engedéllyel rendelkezik, életvitelszerűen a fogadó államban él, foglalkoztatása a Munkáltatónál helyi alkalmazottként történik. A Munkavállaló tudomásul veszi, hogy a munkaviszony létesítését a Munkáltatónak a munkavégzés helye szerinti ország külügyminisztériumába be kell jelentenie.

17. A munkaszerződés keltezése.

Munkaszerződésen kívüli kötelező munkáltatói tájékoztató:

A munkáltató köteles a munkaviszony kezdetét követően (legkésőbb a munkaszerződés megkötését követő tizenöt, illetve változás esetén a változás bekövetkezését követő nyolc napon belül) írásban tájékoztatni a munkavállalót:

1. a napi munkaidőről,

2. az alapbéren túli egyéb juttatásokról,

3. a munkabérről való elszámolás módjáról,

4. a szabadság mértékéről, számítási módjáról és kiadásának rendjéről, a munkaszüneti napokról,

5. a munkabérfizetés gyakoriságáról, a kifizetés módjáról és napjáról (határidejéről),

6. a munkakörbe tartozó feladatokról (munkaköri leírás),

7. a munkáltatói jogkör gyakorlójának a személyéről (név, beosztás), valamint

8. arról, hogy a külképviselet által foglalkoztatott munkavállalót diplomáciai mentesség a vonatkozó nemzetközi szabályozás alapján nem illeti meg.

2. melléklet a 13/2016. (VI. 24.) KKM utasításhoz