13/2010. (XI. 12.) BM utasítás

a Belügyminisztérium Igazgatás Reprezentációs Szabályzatáról

Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 20. § (3) bekezdés f) pontjában meghatározott hatáskörömben eljárva - tekintettel a jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvény 49. § (1) bekezdésére - kiadom a következő utasítást:

1. A Belügyminisztérium Igazgatás Reprezentációs Szabályzatát a jelen utasítás mellékletében foglaltak szerint határozom meg.

2. Az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

Melléklet a 13/2010. (XI. 12.) BM utasításhoz

A Belügyminisztérium Igazgatás Reprezentációs Szabályzata

-[1]

I.

A szabályzat hatálya

1. A szabályzat hatálya a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) hivatali szervezeteire terjed ki.[2]

2. A BM Igazgatás reprezentációs előirányzatát a vezetői reprezentációra, belföldiek és külföldiek részére szervezett rendezvényekre - kivéve csapatépítő tréning -, protokoll ajándékozásra, repülőtéri szolgáltatások igénybevételére lehet felhasználni az e szabályzatban meghatározottak szerint.[3]

3. Az európai uniós vagy egyéb hazai és nemzetközi pályázati forrás felhasználásával megvalósuló rendezvények tervezésekor figyelembe kell venni a vonatkozó pályázati felhívás útmutatójában foglaltakat, valamint minden esetben a költséghatékonyság elve és a mindenkori piaci árak figyelembevételével, a vonatkozó hazai és közösségi jogszabályok betartása mellett jelen szabályzat szerint kell eljárni azzal, hogy az adott rendezvényhez rendelt - a vonatkozó támogatási megállapodás mellékletét képező - költségvetés alapján a szabályzatban foglalt keretösszegek túlléphetők. Ebben az esetben a megrendelő levélben vagy a rendezvényre vonatkozó szerződésben fel kell tüntetni a támogatási megállapodás azonosítóját és a projekt címét.

II.

Vezetői reprezentáció

4. A miniszter, az államtitkár, a miniszterelnöki biztos, a kormánybiztos, a miniszteri biztos, a helyettes államtitkár, a Nemzeti Bűnmegelőzési Tanács elnöke, a kabinetfőnök, a miniszteri főtanácsadó, a politikai főtanácsadó, a miniszteri tanácsadó, a politikai tanácsadó, az államtitkár titkárságvezetője, a helyettes államtitkár titkárságvezetője, a főosztályvezető, a miniszteri titkárságvezető, az osztályvezető a szakmai feladatával kapcsolatos vendéglátás költségeinek megtérítésére jogosult, az 1. függelékben meghatározott keret összegéig.[4]

4/A. Főosztályvezetők esetében 10 fő vendéglétszám alatt a személyi reprezentációs keret terhére történik a vendéglátás.[5]

4/B. A 4. pont alapján vezetői reprezentációra jogosult személy tartós távolléte vagy betöltetlen vezetői álláshely esetén[6]

a) a közigazgatási államtitkár jóváhagyásával,

b) főosztályvezetői vagy osztályvezetői besorolású álláshely esetén államtitkár vagy helyettes államtitkár jóváhagyásával[7]

a vezetői reprezentációs keret időarányos elszámolására a vezetői feladatok ellátásával megbízott személy is jogosult.

5. A reprezentációs keret felvételére a miniszter, az államtitkár, a miniszterelnöki biztos, a kormánybiztos, a miniszteri biztos, a helyettes államtitkár választása szerint havonta előlegként vagy negyedévente utólagos elszámolással jogosult. Az előleg kifizetése házipénztárból történik.[8]

6. Az 5. pontban nem említett, de reprezentációs keretre jogosult személy a reprezentációs keret megtérítésére negyedévente, utólag jogosult.

7. A reprezentációra felvett előleggel harminc napon belül el kell számolni, az ezt meghaladó elszámolás esetén a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja. tv.) szerint kamatkedvezményből származó adóköteles bevétel keletkezik, amely a magánszemélynél adófizetési kötelezettséggel jár. Negyedéves, utólagos elszámolásnál a teljesítés határideje a tárgynegyedév utolsó munkanapja, az elszámolás határideje a tárgynegyedévet követő 30. nap. A reprezentációs keret felhasználását a számla BM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztályra történő megküldésével kell igazolni. Számlaként a mindenkor hatályos számviteli, valamint az általános forgalmi adóról szóló törvények előírásainak megfelelően kiállított bizonylat fogadható el. A számlát a Belügyminisztérium nevére és címére kell kiállíttatni (Belügyminisztérium, 1051 Budapest, József Attila u. 2-4.). A BM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály a bizonylatok befogadását követően bankszámlára történő utalással intézkedik a reprezentációs költségek megtérítéséről.[9]

8. A reprezentációs keret igénylését a 2. számú függelék, elszámolását a 3. számú függelék szerinti nyomtatványon kell megtenni.

III.

Belföldi és külföldi vendégek részére szervezett rendezvényekre vonatkozó közös szabályok

9. A belügyminiszter jóváhagyásával, a gazdasági helyettes államtitkár egyetértésével kiadott, a BM minisztériumi ünnepség- és rendezvénytervben (a továbbiakban: Terv) meghatározott belföldi és külföldi vendégek részére szervezett rendezvények számolhatók el. A Tervben rögzített valamennyi rendezvénynél szerepeltetni kell a 4. számú függeléknek megfelelő besorolást, és a besorolás szerinti költségnorma figyelembevételével kalkulált és tervezett reprezentációs költséget. A Tervet belföldi vendégek részére szervezett rendezvényekre vonatkozóan a Személyügyi Főosztály, külföldi vendégek részére szervezett rendezvényekre vonatkozóan a Nemzetközi Főosztály készíti el. A Terv besorolásra, valamint a kalkulált és tervezett reprezentációs költségekre vonatkozó részét a BM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály visszaigazolása alapján kell elkészíteni.[10]

10. A Tervben nem szereplő belföldi és külföldi vendégek részére szervezett rendezvényt a gazdasági helyettes államtitkár engedélyezi. Elszámolásuk eljárásrendje megegyezik a tervben szereplő rendezvényekével, a 4. számú függelékben meghatározott költségnormák alapján.[11]

IV.

Belföldi vendégek részére szervezett rendezvények

11. A belföldi vendégek részére szervezett rendezvények költségnormáját a 4. számú függelék A) pontja tartalmazza.

12. A belföldi vendégek részére szervezett rendezvényt a kötelezettségvállalásra jogosult vezető által aláírt megrendelő levélen kell bejelenteni a rendezvényt megelőzően a BM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály részére, melyet pénzügyi ellenjegyzéssel ellátva a BM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály visszajuttat a rendezvényt kezdeményező szervezeti egység részére. A megrendelő levélben fel kell tüntetni a Tervben szereplő rendezvény azonosítóját, amennyiben a rendezvény nem szerepel a Tervben vagy attól eltér, a gazdasági helyettes államtitkári engedélyt, a résztvevők létszámát, valamint a rendezvény összehívóját.[12]

13. A belföldi vendégek részére szervezett rendezvényre felhasznált költségek elszámolása a megrendelő levél, számla és szakmai teljesítésigazolás ellenében, azoknak a BM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztályra történő megküldésével történik. A szakmai igazolásnak minden esetben tartalmaznia kell a rendezvényen résztvevők számát is.

V.

Külföldi vendégek részére szervezett rendezvények

14. A külföldi vendégek részére szervezett rendezvények költségnormáját a 4. számú függelék B) pontja tartalmazza.

15. Külföldi vendégek részére szervezett rendezvények keretén belül a vendégek és kíséretük részére díszétkezés, kulturális program, szállás, utazás szervezhető.

16. A külföldi vendégek részére szervezett rendezvényt a kötelezettségvállalásra jogosult vezető által aláírt megrendelő levélen kell bejelenteni a rendezvényt megelőzően a BM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály részére, melyet pénzügyi ellenjegyzéssel ellátva a BM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály visszajuttat a rendezvényt kezdeményező szervezeti egység részére. A megrendelő levélben fel kell tüntetni a Tervben szereplő rendezvény azonosítóját, amennyiben a rendezvény nem szerepel a Tervben, a gazdasági és informatikai helyettes államtitkári engedélyt, a résztvevők létszámát, valamint a rendezvény összehívóját.

17. A külföldi vendégek részére szervezett rendezvényre felhasznált költségek elszámolása a megrendelő levél, számla és szakmai teljesítésigazolás ellenében, azoknak a BM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztályra történő megküldésével történik. A szakmai igazolásnak minden esetben tartalmaznia kell a rendezvényen résztvevők számát is.

VI.

Ajándékozás

18. Külföldi vendégek részére, továbbá külföldre utazó, BM-et képviselő delegáció résztvevői által az 5. számú függelék A) pontjában meghatározott mértékig protokoll ajándék adható, illetve vihető.

19. Belföldi vendégek részére az 5. számú függelék B) pontjában meghatározott mértékig protokoll ajándék adható.

VII.[13]

VII.

Egyéb rendelkezések

23. Az 1. számú, 4. számú és 5. számú függelékben meghatározott összegek különösen indokolt esetben miniszteri engedéllyel túlléphetők.

24. A 4. pontban meghatározott vezetői reprezentáció keretében különösen a 6. számú függelék A) pontjában felsoroltak számolhatók el, figyelemmel az Szja. tv. 69. § (10) bekezdés d) pontjára.

25. A 11. és 14. pontban meghatározott, 4. számú függelék szerinti költségnorma a vendéglátás költségeit tartalmazza, figyelemmel az Szja. tv. 69. § (10) bekezdés d) pontjára.

26. A 18. és 19. pontban meghatározott protokoll ajándék keretében különösen a 6. számú függelék B) pontjában felsoroltak számolhatók el, figyelemmel az Szja. tv. 69. § (10) bekezdés e) pontjára.

1. függelék[14]

Vezetői reprezentációs keret

2. számú függelék

3. függelék a 13/2010. (XI. 12.) BM utasításhoz[16]

4. függelék[17]

5. függelék[19]

A) Protokoll ajándékozási keretösszeg megajándékozott külföldi személyenként

B) Protokoll ajándékozási keretösszeg megajándékozott belföldi személyenként

6. függelék a 13/2010. (XI. 12.) BM utasításhoz[22]

Belügyminisztérium

A) Vezetői reprezentáció keretében elszámolható, kizárólagosan:

a) ásványvíz,

b) üdítő,

c) kávé, cukor, kávétejszín, tej, tejpor, tejszínhab,

d) kapucsínópor,

e) tea, citrom, méz, édesítőszer, citrompótló,

f) édes-sós teasütemény,

g) vágott virágcsokor, cserepesvirág,

h) csokoládé, bonbon, keksz, nápolyi, édesség,

i) szendvics,

j) szendvics alapanyag: kenyér, pékáru, margarin, vaj, felvágott, kolbász, májasok,

k) só, cukor,

l) rágcsálnivalók, csipsz,

m) alkoholos italok,

n) éttermi, cukrászdai, szállodai vendéglátás,

o) zöldség, gyümölcs.

B) Protokoll ajándék keretében elszámolható, különösen:

a) ékszer,

b) díszkard,

c) arany-ezüst tárgy,

d) dísztárgy,

e) porcelán,

f) könyv,

g) festmény,

h) óra,

i) szobor,

j) alkoholos italok,

k) egyéb szóróajándék.