32004D0563[1]

2004/563/EK, Euratom: A Bizottság határozata (2004. július 7.) belső eljárási szabályzatának módosításáról

A BIZOTTSÁG HATÁROZATA

(2004. július 7.)

belső eljárási szabályzatának módosításáról

(2004/563/EK, Euratom)

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 218. cikke (2) bekezdésére,

tekintettel az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 131. cikkére,

tekintettel az Európai Unióról szóló szerződésre és különösen annak 28. cikke (1) bekezdésére és 41. cikke (1) bekezdésére,

ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:

1. cikk

A Bizottság eljárási szabályzata önálló mellékletként kiegészül a Bizottság elektronikus és digitalizált dokumentumokról szóló rendelkezéseivel, amelyek szövege e határozat mellékletében található.

2. cikk

Ez a határozat az Európai Unie Hivatalos Lapjában való kihirdetésének napján lép hatályba.

Kelt Brüsszelben, 2004. július 7-én.

a Bizottság részéről

Romano PRODI

az elnök

MELLÉKLET

A Bizottság elektronikus és digitalizált dokumentumokról szóló rendelkezései

Mivel:

(1) Az új információs és kommunikációs technológiák használatának általánossá válása a Bizottság működésében és a külvilággal, különösen a közösségi igazgatási rendszerekkel folytatott dokumentumcserében, beleértve az egyes közösségi politikák végrehajtásával megbízott szerveket és a nemzeti közigazgatási szerveket is, azzal a következménnyel jár, hogy a Bizottság dokumentációs tere egyre több elektronikus és digitalizált dokumentumot tartalmaz.

(2) A Bizottság reformjáról szóló fehér könyv (1), amelynek 7., 8. és 9. akciói az "e-Bizottságra" való átmenetet biztosítják, valamint az "On-line Bizottság: végrehajtási stratégia a 2001-től 2005-ig terjedő időszakra (a reformról szóló fehér könyv 7., 8. és 9. akciói)" (2) címmel kiadott közlemény folytatásaként, a Bizottság belső működésének és a szervezeti egységei közötti kapcsolatok keretében támogatta a dokumentumok és az eljárások elektronikus úton történő kezelését lehetővé tevő informatikai rendszerek fejlesztését.

(3) A 2002/47/EK, ESZAK, Euratom (3) határozattal a Bizottság eljárási szabályzatához a dokumentumok kezelésére vonatkozó rendelkezéseket mellékelt, ezzel biztosítva többek között, hogy mindenkor tájékoztatást tudjon adni azokról az ügyekről, amelyekért felelős. Dokumentumai kezelésének egyszerűsítéséről és modernizálásáról szóló közleményében (4) a Bizottság középtávú célkitűzésként határozta meg a dokumentumok elektronikus archiválásának bevezetését, amely valamennyi szervezeti egységnél alkalmazandó, közös szabályokon és eljárásokon alapul.

(4) A dokumentumok kezelésekor be kell tartani a Bizottság számára előírt biztonsági szabályokat a 2001/844/EK, ESZAK, Euratom bizottsági határozatnak megfelelően (5), az informatikai rendszerek védelmére vonatkozó szabályokat a C(95)1510 bizottsági határozatnak megfelelően, valamint a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályokat az Európai Parlament és a Tanács 45/2001/EK rendeletének megfelelően (6), különös tekintettel a dokumentumok minősítésére. A Bizottság dokumentációs terét ezért úgy kell kialakítani, hogy az információs rendszereket és az azokat tápláló átviteli hálózatokat és eszközöket megfelelő biztonsági intézkedésekkel védjék.

(5) Szükség van olyan rendelkezések elfogadására, amelyek a Bizottság vonatkozásában meghatározzák az elektronikus és digitalizált dokumentumok vagy elektronikus úton továbbított dokumentumok érvényességi feltételeit, amennyiben ezeket a feltételeket máshol nem határozták meg, valamint azok megőrzésének feltételeit is, biztosítva a dokumentumok és az azokat kísérő metaadatok mindenkori teljességét és olvashatóságát a szükséges megőrzési idő teljes tartamára.

ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:

1. cikk

Tárgy

Ezek a rendelkezések az elektronikus és digitalizált dokumentumok érvényességi feltételeit határozzák meg a Bizottság vonatkozásában. A rendelkezések további célja, hogy biztosítsák ezeknek a dokumentumoknak a valódiságát, mindenkori teljességét és olvashatóságát.

2. cikk

Alkalmazási terület

Ezeket a rendelkezéseket a Bizottság által létrehozott vagy az általa átvett és megőrzött elektronikus dokumentumokra kell alkalmazni.

A rendelkezéseket megállapodás útján más, bizonyos közösségi politikák végrehajtásával megbízott szervek elektronikus vagy digitalizált dokumentumaira is alkalmazni lehet, illetve azokra a dokumentumokra, amelyeket a közigazgatási szervek, beleértve a Bizottságot is, telematikai hálózatokon keresztül váltanak egymással.

3. cikk

Fogalommeghatározások

Ezen rendelkezések alkalmazásában:

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

4. cikk

Az elektronikus dokumentumok érvényessége

(1) Abban az esetben, ha egy alkalmazandó közösségi vagy nemzeti rendelkezés értelmében egy dokumentum aláírt eredeti példányára is szükség van, egy a Bizottság által elkészített vagy átvett elektronikus dokumentum akkor tesz eleget ennek a követelménynek, ha a kérdéses dokumentumot olyan fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, amely egy minősített tanúsítványon alapul, és egy biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hoztak létre, vagy amelyet olyan elektronikus aláírással láttak el, amely hasonló biztosítékokkal szolgál az aláíráshoz rendelt funkcionalitások tekintetében.

(2) Abban az esetben, ha egy alkalmazandó közösségi vagy nemzeti rendelkezés szükségessé teszi, hogy egy dokumentumot írásban készítsenek el, az aláírt eredeti példányra azonban nem tart igényt, egy a Bizottság által elkészített vagy átvett elektronikus dokumentum akkor tesz eleget ennek a követelménynek, ha a dokumentumot előállító személyt megfelelően azonosították, és a dokumentumot olyan feltételek mellett készítették el, amelyek biztosítékkal szolgálnak tartalmának és az azt kísérő metaadatoknak a teljességére nézve, és azt a 7. cikkben meghatározott feltételek szerint megőrizték.

(3) Ennek a cikknek a rendelkezéseit a 9. cikkben meghatározott végrehajtási szabályok elfogadását követő naptól kell alkalmazni.

5. cikk

Az elektronikus eljárások érvényessége

(1) Abban az esetben, ha egy bizottsági eljáráshoz egy jogosultsággal rendelkező személy aláírására vagy az eljárás egy vagy több szakaszához egy személy hozzájárulására van szükség, az eljárást informatikai rendszerekkel is kezelhetik, azzal a feltétellel, hogy minden egyes személyt biztonsággal és nem félreérthető módon azonosítanak, és a kérdéses rendszer biztosítékkal szolgál a tartalom, beleértve az eljárás szakaszait is, megváltoztathatatlanságára.

(2) Abban az esetben, ha egy eljárásban a Bizottság és más szervek is részt vesznek, és ahhoz szükség van egy jogosultsággal rendelkező személy aláírására vagy az eljárás egy vagy több szakaszához egy személy hozzájárulására, az eljárást informatikai rendszerekkel is kezelhetik, amelyek feltételeit és technikai biztosítékait megállapodás útján határozzák meg.

6. cikk

Elektronikus úton történő továbbítás

(1) A dokumentumok Bizottság által történő továbbítását egy belső vagy külső címzetthez az adott körülményeknek leginkább megfelelő kommunikációs eszközzel lehet végrehajtani.

(2) Dokumentumokat a Bizottság bármilyen kommunikációs eszközzel továbbíthat, beleértve az elektronikus utat is, így faxon, e-mailben, elektronikus nyomtatványon, weboldalon.

(3) Az (1) és (2) bekezdéseket nem lehet alkalmazni, amennyiben egy vonatkozó közösségi vagy nemzeti rendelkezés vagy egyezmény vagy egy, a felek között létrejövő megállapodás értelmében különleges továbbítási módra vagy a továbbításhoz kapcsolódó különleges formalitásokra van szükség.

7. cikk

Megőrzés

(1) A Bizottságnak az elektronikus és digitalizált dokumentumokat a szükséges ideig meg kell őriznie, az alábbi feltételek mellett:

a) a dokumentumot abban a formában őrzik meg, amelyben azt létrehozták, elküldték, illetve átvették, vagy olyan formában, amely nemcsak a dokumentum tartalmának, de az azt kísérő metaadatoknak a teljességét is biztosítja;

b) a dokumentum tartalma és az azt kísérő metaadatok megőrzésük teljes időtartama alatt olvashatók valamennyi hozzáférésre jogosult személy által;

c) amennyiben egy dokumentumot elektronikus úton továbbítottak, illetve vettek át, az eredetének és címzésének megállapítását szolgáló információk, valamint az elküldés és az átvétel dátumának és időpontjának meghatározását szolgáló adatok a megőrzendő minimális metaadatok részét képezik;

d) amennyiben informatikai rendszerek által kezelt elektronikus eljárásokról van szó, az eljárás hivatalos szakaszaira vonatkozó információkat olyan feltételek mellett kell megőrizni, hogy biztosítva legyen az egyes szakaszok, valamint a szerzők és az eljárásban részt vevő többi szereplő azonosítása.

(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában a Bizottság létrehoz egy olyan elektronikus tárolásra szolgáló rendszert, amely az elektronikus és digitalizált dokumentumok életciklusának egészét lefedi.

Az elektronikus tárolási rendszer technikai feltételeit a 9. cikkben hivatkozott végrehajtási szabályok határozzák meg.

8. cikk

Biztonság

Az elektronikus és digitalizált dokumentumokat a Bizottság számára előírt biztonsági szabályokkal összhangban kell megőrizni. Ebből a célból a Bizottság dokumentációs terét tápláló informatikai rendszereket, átviteli hálózatokat és eszközöket megfelelő biztonsági intézkedésekkel védik a dokumentumok minősítésének, az informatikai rendszerek védelmének és a személyes adatok védelmének tekintetében.

9. cikk

Végrehajtási szabályok

Ezeknek a rendelkezéseknek a végrehajtására vonatkozó szabályokat a főigazgatóságokkal és az azoknak megfelelő szervezeti egységekkel közösen dolgozzák ki, és azokat a Bizottság főtitkára fogadja el a Bizottság szintjén az informatikáért felelős főigazgatóval egyetértésben.

A rendelkezéseket rendszeresen naprakésszé teszik az információs és kommunikációs technológiák fejlődésének, valamint a Bizottság esetleges új kötelezettségeinek függvényében.

10. cikk

Végrehajtás a szervezeti egységeknél

Minden főigazgató, vagy szervezeti egység vezetője megteszi a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy a felelőssége alá tartozó elektronikus dokumentumok, eljárások és rendszerek megfeleljenek az e rendelkezésekben és a végrehajtásukra vonatkozó szabályokban foglalt követelményeknek.

11. cikk

A rendelkezések végrehajtása

E rendelkezések végrehajtásáért a Bizottság főtitkársága felel, együttműködve a főigazgatóságokkal és hasonló szolgálatokkal, különösen a Bizottság informatikáért felelős főigazgatóságával.

(1) C(2000) 200.

(2) SEC(2001) 924.

(3) HL L 21., 2002.1.24., 23. o.

(4) B(2002) 99 végleges.

(5) HL L 317., 2001.12.3., 1. o.

(6) HL L 8., 2001.1.12., 1. o.

(7) HL L 145., 2001.5.31., 43. o.

(8) HL L 13., 2000. 1.19., 12. o.