2/2006. OIT szabályzat

a "Bíróságok fejezet" felügyelete alá tartozó intézmények által lefolytatott közbeszerzésekről

Az Országos Igazságszolgáltatási Tanács (a továbbiakban: OIT) a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX törvény (a továbbiakban: Kbt.) rendelkezéseinek a "Bíróságok fejezet" hatálya alá tartozó intézményeknél történő egységes alkalmazása, a közbeszerzési eljárások lebonyolítása és a felelősségi rendszer legfontosabb szabályainak kialakítása érdekében, a bíróságok szervezetéről és igazgatásáról szóló 1997. évi LXVI. (a továbbiakban: Bsz.) 39. § q/ pontjában foglalt felhatalmazás alapján a következő szabályzatot alkotja:

A szabályzat hatálya

1. § A szabályzat hatálya a Legfelsőbb Bíróság, az ítélőtáblák, a megyei (Fővárosi) bíróságok (továbbiakban: bíróságok) és az OIT Hivatala által a Kbt. alapján lefolytatott közbeszerzési eljárásokra, és az azok eredményeként megkötött szerződésekre terjed ki.

Az ajánlatkérők, azok jogai és kötelezettségei

2. § (1) E szabályzat alkalmazásában ajánlatkérők: a bíróságok és az OIT Hivatala. A Kbt. által, az ott meghatározott ajánlatkérő szervezetek vonatkozásában előírt valamennyi kötelezettséggel kapcsolatban a felelősség az ajánlatkérőt terheli.

(2) A bíróság által végzett, a Kbt. hatálya alá tartozó árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelés és szolgáltatási koncesszió esetében ajánlatkérő a bíróság.

(3) Az OIT Hivatala által végzett, a Kbt. hatálya alá tartozó árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelés és szolgáltatási koncesszió esetében ajánlatkérő az OIT Hivatala.

(4) A központi keretből történő egységes beruházás, valamint a bírósági szervezet egészét érintő közbeszerzés esetében - az OIT döntése alapján - ajánlatkérő az OIT Hivatala. A lefolytatott közbeszerzési eljárás eredményeként az OIT Hivatala köt szerződést a nyertes ajánlattevővel, majd az ennek eredményeként megvalósított építési beruházást, beszerzett árut, vagy teljesített szolgáltatást a bíróságok részére átadja.

3. § (1) Az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét, az eljárás során hozott döntésekért felelős személyeket, illetőleg testületeket, és a közbeszerzési eljárás dokumentálási rendjét közbeszerzési szabályzatban köteles meghatározni.

(2) Az ajánlatkérő bíróság a Kbt. 5. § (1) bekezdés szerinti éves összesített közbeszerzési tervét, az ott írt határidőig köteles elkészíteni, és annak másolatát - tájékoztatás céljából - az OIT Hivatalának megküldeni.

(3) Amennyiben a bíróság a Kbt. 42. §-ának (1) bekezdése szerint előzetes összesített tájékoztatót készít, akkor azt, az elkészítését követő 15 napon belül - tájékoztatás céljából - köteles az OIT Hivatalának megküldeni.

(4) Az ajánlatkérő bíróság a Kbt. 16. § (1) bekezdése szerinti éves statisztikai összegzést az ott írt határidőig köteles elkészíteni, és annak másolatát - tájékoztatás céljából - az OIT Hivatalának megküldeni.

(5) Az OIT Hivatala a (2) és (4) bekezdés szerinti iratok összegzése alapján tájékozatót készít, amit 15 napon belül az OIT elé terjeszt.

A közbeszerzési eljárások ellenőrzésének rendje

4. § (1) Amennyiben az ajánlatkérő az OIT Hivatala, a közbeszerzési eljárás pénzügyi-gazdasági ellenőrzését - annak különböző szakaszaiban - az OIT Hivatalának belső ellenőre, szakmai felügyeletét pedig a közbeszerzési referens látja el. A közbeszerzési referens feladatait részletesen az OIT Hivatalának Közbeszerzési Szabályzata határozza meg.

(2) Amennyiben az ajánlatkérő valamely bíróság, a pénzügyi-gazdasági ellenőrzést - az OIT döntése alapján - az OIT Hivatalának Pénzügyi Ellenőrzési Önálló Főosztálya végzi, nem érintve a bíróság függetlenített belső ellenőrének a külön jogszabályban meghatározott feladatait.

5. § (1) Az ellenőrzést végző a közbeszerezési eljárás során rendelkezésre álló iratokat tételes iratjegyzék kíséretében veszi át az OIT Hivatalának Pénzügyi Főosztályától, illetőleg a Bíróság Gazdasági Hivatalától.

(2) Az ellenőrzés, az eljárás különböző szakaszaiban elsősorban az alábbiakra terjed ki:

a) a közbeszerzés hatálya alá tartozó gazdasági események során a jogszabályok előírásaiban, az OIT határozataiban és a belső szabályzatokban foglaltak maradéktalanul érvényesültek-e,

b) a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés és utalványozás rendben megtörtént-e,

c) az adott szakaszban rendelkezésre álló forrás felhasználása a szerződésben foglaltak szerint valósult-e meg.

(3) Az OIT Hivatalának Pénzügyi Ellenőrzési Önálló Főosztálya által végzett ellenőrzést követően, az eljárással kapcsolatos megállapításokról előterjesztés készül az OIT részére.

A közbeszerzés tárgya szerinti eljárásokra vonatkozó rendelkezések

6. § Az árubeszerzések és szolgáltatások körében a Bsz. 39. § h, és n/ pontjaiban írt kötelezettségek teljesítése érdekében (központi oktatási feladatok ellátása, a bíróságok informatikai fejlesztésének irányítása) felmerült beszerzések tárgyában lefolytatott közbeszerzési eljárásokban ajánlatkérő az OIT Hivatala.

7. § (1) Az informatikai fejlesztések körében, a nemzeti értékhatár alatti közbeszerzéseknél ajánlatkérő a bíróság is lehet. A beszerzett eszközöknek azonban meg kell felelniük a bírósági országos informatikai rendszer által meghatározott követelményeknek és előírásoknak.

(2) Az (1) bekezdés szerinti esetekben az eljárás megindításához és a beszerzés tárgyának meghatározásához az OIT Hivatalával történt előzetes egyeztetés szükséges.

8. §. (1) Amennyiben a közbeszerzés tárgya a nemzeti értékhatárt elérő és azt meghaladó értékű építési beruházás, annak előkészítését az OIT Hivatala végzi. Ennek keretében felméri az igényeket, a meglevő épületek állapotát, és a bíróság elnökével történő egyeztetés alapján elkészíti a tervezési programot, meghatározza a várható kiadásokat, és a beruházásra vonatkozó döntésre előterjesztést készít az OIT részére.

(2) A beruházás tárgyában meghozott OIT határozatot követően a közbeszerzési eljárást az intézmény bonyolítja le. Az eljárásba - közreműködőként - be kell vonni az OIT Hivatalát.

(3) Az ajánlatkérőt és a közreműködőt az eljárás során együttműködési kötelezettség terheli. Az ajánlatkérő köteles a közreműködőnek a kért információkat megadni, a szükséges dokumentációkat a rendelkezésére bocsátani és az eljárását elősegíteni.

(4) A közreműködő részt vesz a felhívás és a dokumentáció előkészítésében, jelen van az ajánlatok felbontásánál, tagja az ajánlatokat elbíráló bizottságnak, folyamatosan ellenőrzi a beruházás folyamatát, részt vesz a beruházás eredményeként létrehozott építmény átadás-átvételi eljárásában. A kivitelező teljesítményigazolással ellátott számláját szakmailag ellenőrzi, ennek során a teljesítési határidő figyelembe vételével összeveti a számlán feltüntetett és ténylegesen elvégzett teljesítést, az ellenőrzött számlát ellenjegyzi. A kivitelező számlájának kiegyenlítésére csak ennek megtörténtét követően kerülhet sor.

(5) Amennyiben a beruházás során az OIT által engedélyezett költségkeret 5 %-ot meghaladó mértékű túllépésének veszélye merül fel, a túllépést okozó változások megrendelése előtt az OIT Hivatala a vonatkozó költségvetés szakmai ellenőrzését követően a várható változásokról és azok költségkihatásairól az OIT részére, döntés meghozatala céljából előterjesztést készít.

Az OIT döntéséig ezen munkákra közbeszerzési eljárás eredményeképpen szerződést kötni, meglévő szerződést módosítani, vagy a terhére megrendelést kiadni, teljesítést igazolni, kifizetést teljesíteni nem lehet.

Záró rendelkezések

9. § (1) A jelen szabályzat 2006. március 15. napján lép hatályba. Rendelkezéseit a hatálybalépést követően indult közbeszerzési eljárásokban kell alkalmazni.

(2) A hatálybalépéssel egyidejűleg az Országos Igazságszolgáltatási Tanács 2004. évi 3. számú, a gazdálkodásról szóló szabályzatának 56. §-a az alábbiak szerint módosul: "A Hivatal döntés céljából köteles előterjesztéssel az OIT-hoz fordulni, ha a jóváhagyott költségkeret jelentős (5%-ot meghaladó) túllépésének veszélye forog fenn."