2/2012. (X. 31.) NAV utasítás

a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (3) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltak figyelembevételével, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, továbbá a Nemzeti Adó- és Vámhivatalról szóló 2010. évi CXXII. törvény 6. § (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Iratkezelési Szabályzatát jelen utasítás mellékleteként adom ki:

1. § Az utasítás szervezeti és személyi hatálya a Nemzeti Adó- és Vámhivatal szervezetéről és egyes szervek kijelöléséről szóló 273/2010. (XII. 9.) Korm. rendelet 1. §-ában felsorolt központi, valamint közép- és alsó fokú szervekre, továbbá e szervek személyi állományára (a továbbiakban: alkalmazott) terjed ki.

2. § Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (továbbiakban: NAV) szerveihez beérkező és az ott keletkezett papír alapú és elektronikus köziratok kezelésére, kivéve a gazdálkodási tevékenység pénzügyi bizonylatait. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell a NAV Iratkezelési Szabályzatát alkalmazni, összhangban a NAV Biztonsági Szabályzatával.

3. § Jelen utasítás mellékleteként kiadott Iratkezelési Szabályzat a NAV általános ügyviteli és iratkezelési alapszabályait állapítja meg, attól eltérő ügyviteli szabályozást a NAV alaptevékenységével összefüggő szakmai eljárásokat támogató feldolgozó rendszerek működésére kiadott irányító eszközök - jogszabályban meghatározott speciális szabályok kivételével - nem tartalmazhatnak.

4. § A NAV által magánszemélyekkel, jogi személyekkel és jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervekkel kötött polgári jogi szerződések tartalmazzanak az érintett személyek által aláírt nyilatkozatot arra vonatkozóan, hogy a NAV Iratkezelési Szabályzatát - a szükséges mértékben - megismerték és az abban foglaltakat alkalmazzák.

5. § (1) Jelen utasítás hatálybalépését követő 60 napon belül a központi és középfokú szervek kötelesek felülvizsgálni a tárgyban kiadott - helyi sajátosságokat rögzítő -irányító eszközeiket és szükség esetén a módosításokat átvezetni.

(2) Az (1) bekezdés szerint kiadandó módosító irányító eszközök érvényességéhez az Információvédelmi, Folyamatszabályozási és Adatvagyon-gazdálkodási Főosztály (továbbiakban: IFAF) vezetőjének egyetértése szükséges.

6. § Jelen utasítás a közzétételt követő 5. munkanapon lép hatályba, ezzel egyidejűleg a NAV Ideiglenes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 2/2011. (VIII. 19.) NAV utasítás hatályát veszti.

7. § (1) Az utasítás mellékletét képezi:

1. melléklet: A NAV Iratkezelési Szabályzata

(2) Az Iratkezelési Szabályzat függelékét képezi:

1. függelék: A NAV Irattári Terve

Dr. Vida Ildikó s. k.,

elnök

1. melléklet a 2/2012. (X. 31.) NAV utasításhoz

A NEMZETI ADÓ- ÉS VÁMHIVATAL IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

I. Általános rendelkezések

Az Iratkezelési Szabályzat célja, alapelvei, fogalomhasználata

1. Az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja annak biztosítása, hogy az iratok útja pontosan követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, szolgálja a NAV rendeltetésszerű működését, feladatainak eredményes és gyors végrehajtását, az ügyintézés és az intézkedések ellenőrizhetőségét, a felelősség egyértelmű megállapíthatóságát, az iratok épségben és visszakereshető módon való őrzését.

2. A Szabályzat alkalmazása során a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), valamint a közfeladatot ellátó szervekiratkezelésénekáltalános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) értelmező rendelkezései az irányadók, a Szabályzatban használt fogalmak meghatározását a NAV belső intranetes portálján az IFAF közzéteszi.

3. Az iratkezelő rendszer fejlesztésével foglalkozó szervezeti egységekre vonatkozóan az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos jogszabályok, továbbá a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet rendelkezései is irányadóak.

4. Az iratkezelési folyamat egészére biztosítani kell a nyilvántartási adatok helyességét és védelmét, illetve az iratkezelő rendszer hitelességét és zártságát, ennek keretében biztosítani kell, hogy az irat:

a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen,

b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető,

c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen,

d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez, tárolásához szükséges feltételek biztosítva legyenek, továbbá a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári anyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, és a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen,

e) tartalmának hitelessége (megváltoztathatatlansága) biztosított legyen,

f) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson.

5. Az iratkezelő rendszerekben nyilvántartott adatok a NAV szakmai és funkcionális tevékenységeinek alapinformációi, ezért ezek pontos és szakszerű kezelése a NAV tevékenységének ellátásához nélkülözhetetlen.

Az iratkezelés rendszere

6. A szervezeti tagozódásnak és iratforgalomnak megfelelően a NAV szervei vegyes iratkezelő rendszert alkalmaznak.

7. Az iratok nyilvántartása főszabály szerint iratkezelési szoftverrel történik. A NAV által alkalmazott elsődleges iratkezelési szoftverek: DOKU, MonDoc, RobotZsaru Neo, amelyek felhasználói leírásait a NAV belső intranetes portálján az IFAF közzéteszi.

8. A NAV alapvető iratkezelő rendszere a DOKU.

9. A NAV adóztatási szerve valamennyi iratának nyilvántartására - annak adószakmai rendszerekkel való szoros kapcsolata, illetve integráló szerepe miatt - a DOKU-t alkalmazza.

10. A NAV vámszerve az általános iratfajták nyilvántartására iratkezelő rendszerként a MonDoc-ot alkalmazza, alaptevékenysége során keletkezett iratait a szakmai feldolgozó rendszereiben tartja nyilván.

11. A NAV bűnügyi szerve az általános iratfajták nyilvántartására a Robotzsaru Neo-t alkalmazza, alaptevékenysége során keletkezett iratait a Robotzsaru rendszerben tartja nyilván.

12. A NAV szerveit szakterületi és tevékenységi kör szerinti bontásban az alkalmazott iratkezelő rendszerek megjelenítésével a NAV belső intranetes portálján az IFAF közzéteszi.

13. A 8. pontban felsorolt alapnyilvántartó rendszereken kívül, egyes speciális szakmai tevékenység támogatása érdekében alkalmazott további, iratkezelési funkciót is ellátó rendszerek listáját az IFAF a NAV belső intranetes portálján közzéteszi.

14. Az iratkezelő rendszerek feladatkör és tevékenység szerinti alkalmazását a NAV szerveinél, szervezeti egységeinél, illetve a bekövetkezett változásokat az IFAF a NAV belső intranetes portálján közzéteszi.

15. Az eltérő elektronikus iratkezelési szoftverekkel nyilvántartott iratok esetében az iratmozgatást úgy kell végrehajtani, mint a külső szervektől érkező iratok esetében, vagyis az iktatószámokat hivatkozási számként - idegen számként -külső iktatószámként (a továbbiakban idegen szám) - rögzíteni kell a rendszerekben.

16. Az adott szervhez, szervezeti egységhez meghatározott iratkezelő rendszertől eltérő rendszer alkalmazásához, valamint a főszabálytól eltérő iratkezelő rendszerben történő lekérdezéshez az IFAF előzetes hozzájárulása szükséges.

17. Papír alapú nyilvántartás vezetésére a nyílt iratok körében kizárólag az elektronikus nyilvántartás mellett, annak kiegészítéseként (a továbbiakban: kisegítő nyilvántartás) csak a központi szervek vonatkozásában és csak a funkcionális, a szerv működtetéséhez kapcsolódó, belső iratok körében van lehetőség, amelynek szabályait a 212-217. pontok tartalmazzák.

18. Az iratkezelési szoftverek fejlesztésével, üzemeltetésével kapcsolatos speciális szabályokat jelen Szabályzat V. fejezete tartalmazza. Az IFAF kijelölt munkatársai számára biztosítani kell a különböző iratkezelési szoftverek funkcióinak elérését.

19. A NAV-hoz a központi rendszeren (Ügyfélkapu, Hivatali kapu) keresztül érkező elektronikus iratok automatikus, centralizált iratfogadó alkalmazással történő nyilvántartásba vételét, valamint ezen alkalmazás jogszerű működtetését, felügyeletét az Informatikai Intézet látja el.

Az iratkezelés szervezete, felügyelete

20. A NAV Szervezeti és Működési Szabályzatában, illetve a Bűnügyi Főigazgatóság és a Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézet (a továbbiakban: KEKI) mindenkor hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatában, valamint a NAV Központi Hivatalának, Informatikai Intézetének (a továbbiakban: INIT), valamint közép- és alsó fokú szerveinek mindenkor érvényes ügyrendjében (a továbbiakban: SzMSz és ügyrend) foglaltak szerint kell az iratkezelés szervezetére, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladatköröket meghatározni.

21. Az iratkezelés országos szintű irányítását, felügyeletét az IFAF vezetője látja el.

22. A NAV szerveinek vezetői felelősek az irányításuk alatt működő szervezeti egységek vonatkozásában az előírásoknak megfelelő iratkezelés megvalósulásáért.

23. A NAV alkalmazottai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért.

24. A NAV elnöke:

a) felelős a NAV iratkezelésének jogszerűségéért,

b) gondoskodik az iratkezelés személyi és tárgyi feltételeinek biztosításáról.

25. Az IFAF vezetője:

a) felelős a NAV iratkezelésének jogszerűségéért és szakszerűségéért, az iratkezelési tevékenység felügyeletéért, irányításáért,

b) előkészíti és folyamatosan karbantartja az iratkezelési szabályzatot,

c) felelős jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, az esetlegesen felmerülő szabálytalanságok megszüntetéséért,

d) közreműködik az iratkezelés felügyeletét ellátó külső szerváltali ellenőrzésben,

e) tevékenységi körében gondoskodik az iratkezelő rendszer által kezelt adatok biztonságáról, az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásáról,

f) ellátja az iratkezelő rendszerek szakmai felügyeletét,

g) gondoskodik az elektronikus iratkezelési szoftver fejlesztéséhez szükséges szakmai követelmények, felhasználói dokumentációk meghatározásáról, naprakészségéről, a hozzáférési jogosultságok, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáról,

h) az elektronikus iratkezelési szoftverekkel kapcsolatos felhasználói fejlesztési igényeket előzetesen véleményezi és továbbítja a fejlesztésért felelős szervezeti egység felé,

i) gondoskodik az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről,

j) gondoskodik az iratkezelési segédletek kialakításáról és az iratkezelés során alkalmazott bélyegzők használatának egységességéről,

k) gondoskodik az egyéb, jogszabályokban meghatározott, iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáról,

l) az elektronikus iratkezelési szoftverek fejlesztési irányainak meghatározása során együttműködik az Informatikai Intézettel.

m) kapcsolatot tart a Magyar Postával, a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium illetékes szervezeti egységével, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárral.

26. A Bűnügyi Főigazgatóság, az INIT, a KEKI és a NAV középfokú szerveinek vezetői az irányításuk alá tartozó szerv, valamint az illetékességi területükön működő alsó fokú szervek vonatkozásában felelősek:

a) az iratkezelésre vonatkozó jogszabályok és irányító eszközök, valamint a tárgyban kiadott intézkedések betartásáért, betartatásáért,

b) a jelen Szabályzatban foglalt rendelkezések végrehajtásának felügyeletéért és ellenőrzéséért, valamint az esetlegesen felmerülő szabálytalanságok megszüntetéséért,

c) az iratkezelés szervezeti, személyi és tárgyi feltételeinek kialakításáért, biztosításáért,

d) az iratkezeléshez kapcsolódó nyilvántartások naprakész vezetéséért,

e) az irányításuk alá tartozó szervezet(ek)re vonatkozóan jelen Szabályzat alapján a helyi speciális körülményekből adódó szabályozási feladat ellátásáért.

27. Az INIT vezetője felelős:

a) az iratkezelő rendszerek jogszerű és rendeltetésszerű működtetéséért, felügyeletéért, fejlesztéséért, az esetlegesen felmerülő üzemzavarok megszüntetéséért, elhárításáért,

b) a NAV iratkezelő rendszereinek a megfelelő szakmai rendszerekkel történő integrálásáért és a zavartalan adatkommunikáció biztosításáért,

c) a NAV különböző iratkezelő rendszereinek integrálásáért, működtetéséért, felügyeletéért, karbantartásáért,

d) gondoskodni az iratkezelő rendszerek által kezelt adatok biztonságáról, a rendszer üzembiztonságáról, az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásáról,

e) a központi rendszeren keresztül érkezett elektronikus iratok automatikus, centralizált iratfogadó rendszerének működtetéséért és felügyeletéért,

f) az iratkezelő rendszerekre vonatkozó működtetési dokumentációk elkészítéséért, illetve a felhasználói dokumentációk megírásában való közreműködésért,

g) az elektronikus iratkezelési szoftverek fejlesztése, működtetése során az IFAF-fal történő együttműködés megvalósításáért.

28. Az alsó fokú szervek és a szervezeti egységek vezetői felelősek:

a) a szakterületüket és tevékenységi körüket érintő, az iratkezeléssel összefüggő jogszabályok és irányító eszközök, valamint a tárgyban kiadott intézkedések alkalmazásáért, betartásáért, betartatásáért,

b) a jelen Szabályzatban foglalt rendelkezések végrehajtásának felügyeletéért és ellenőrzéséért, valamint az esetlegesen felmerülő szabálytalanságok megszüntetéséért.

29. A szervezeti egységek ügyintézői felelősek:

a) az iratok nyomon követhetőségének biztosításáért, a rájuk bízott iratok szakszerű és előírásoknak megfelelő kezeléséért, tárolásáért,

b) döntésük alapján a csatolt előzményiratok végleges szereléséért,

c) tárgyi alapon az irattári tételszám meghatározásáért, felülvizsgálatáért, szükség szerinti módosításáért,

d) a rájuk bízott iratokkal kapcsolatos iratkezelési utasítások megadásáért az ügykezelő felé,

e) az iratokkal való elszámolásért,

f) az általános és hatósági statisztikai adatok szolgáltatásáért.

30. A szervezeti egységek ügykezelői felelősek:

a) az iratok nyilvántartásba vételéért, azok ügyintézési helyre történő továbbításáért,

b) az előadói ív megnyitásáért,

c) a kimenő iratoknak a kiadó utasítása szerinti postázásáért, kézbesítéséért,

d) az iratok határidős nyilvántartásának kezeléséért,

e) a szakszerű irattárazásért, a selejtezés és a levéltárnak történő átadás előkészítéséért.

31. Az iratkezelés helyi irányítója felelős:

a) az iratkezelési tevékenység adott szerv szintjén történő koordinálásáért,

b) a Magyar Posta által kézbesített és egyéb módon érkezett iratok átvételéért, bontásáért, érkeztetéséért, az e Szabályzatban rögzített postai kapcsolattartásért,

c) az iratoknak a beérkezésük napján vagy az azt követő munkanapon történő nyilvántartásba vételéért,

d) az iratkezelési segédletek és az iratkezelési bélyegzők megfelelő alkalmazásáért,

e) a szerven belüli iratszállítások megszervezéséért,

f) az irattári kapacitás megfelelő kihasználásáért, a szakszerű irattárazásért,

g) a jogszabályoknak és jelen Szabályzatnak megfelelő selejtezési és megsemmisítési eljárások lefolytatásáért, koordinációjáért,

h) az illetékes levéltárral való kapcsolattartásért,

i) az iratforgalomhoz kapcsolódó statisztikák szolgáltatásáért.

32. A feladatok megosztását a központi iratfeldolgozó egység (a továbbiakban: Központi Iktató) alkalmazottai és az osztályos ügykezelők között - a helyi adottságok figyelembevételével - a szerv vezetője határozza meg.

33. Az iratkezelés helyi szintű irányításáért, megszervezéséért:

a) a NAV Központi Hivatalában a Dokumentációs Főosztály vezetője,

b) a Bűnügyi Főigazgatóságon, az INIT-ben, valamint a KEKI-ben a szerv vezetője,

c) a NAV közép- és alsó fokú szerveinél az adott középfokú szerv vezetője a felelős.

34. A 33. b)-c) pontokban felsorolt vezetők az általuk irányított szerv vonatkozásában írásban kijelölik az iratkezelés helyi szintű megszervezésével és felügyeletével megbízott vezetőt, ezt a feladatot a munkaköri leírásában is rögzítik.

II. Az iratok kezelésének általános követelményei

Az iratok rendszerezése

35. Az irat megjelenési formája szerint lehet:

a) papíralapú,

b) elektronikus,

c) fizikai adathordozón megjelenő elektronikus irat.

36. Az irat formai kötöttsége szerint lehet:

a) formalizált, előre meghatározott mezőket tartalmazó bizonylat, nyomtatvány,

b) dokumentumsablon alapján szerkesztett,

c) kötetlen formában írt.

37. Az irat fajtája szerint lehet:

a) alaptevékenységhez kapcsolódó, hatósági eljárás során keletkezett szakmai irat,

b) a szerv működésével, működtetésével összefüggésben keletkezett funkcionális irat, amely alatt a közösségi élettel, érdekképviseleti tevékenységgel összefüggésben keletkezett valamennyi iratot is érteni kell.

38. Az irat iránya szerint lehet:

a) bejövő irányú,

b) kimenő irányú, illetve

c) NAV szerven belül saját vagy belső irat (a továbbiakban: belső irat).

39. A NAV alaptevékenységével kapcsolatos eljárása során egy ügyfél egy konkrét ügyében keletkező iratokat irategységként, ügyiratként kell kezelni. A nyomozó hatósági eljárás esetén az adott bűncselekmény feltárása során keletkezett iratokat kell egy ügyként kezelni, az erre vonatkozó speciális szabályokat a Bűnügyi Főigazgatóság vezetője a 26. e) pont szerinti irányító eszközben határozhatja meg.

40. A NAV alaptevékenységéhez nem kapcsolódó, a szerv működése, működtetése során keletkező funkcionális iratok esetében előfordulhat, hogy ügyfél nélküli ügyiratdarabok keletkeznek, amelyeket az adott funkcionális cél szerint (pl. irányító eszköz előkészítése, illetve véleményeztetése, adott képzéshez, beszerzéshez stb. kapcsolódó iratok) kell ügybe sorolni.

41. Az ügyirat egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma (ügytípus száma) lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több irattári tételbe (ügytípusba) is besorolható, mindig a magasabb őrzési időt biztosító irattári tételszámon kell nyilvántartani.

42. Új irattári tételszám képzését, illetve az irattári tételszámokhoz rendelt tárgykódok létrehozását központi szerv, illetve szervezeti egység kezdeményezheti írásban az IFAF-nál. A területi szervek tételszám igényeiket a szakmai felügyeletet ellátó központi szerven, szervezeti egységen keresztül jelezhetik. Az irattári tételszámhoz kapcsolódó őrzési idő megállapítása a szakmai felügyeletet ellátó központi szerv, szervezeti egység felelőssége.

43. Az ügyvitelhez már nem szükséges, lezárt, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat irattárba kell adni. Az irattári átadás történhet folyamatosan, illetve átadási terv alapján ütemezetten.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

44. A NAV szerveihez érkező, az ott keletkező, az onnan kimenő iratokat - ha jogszabály másként nem rendelkezik -a 183. pontban felsorolt és rendelkezésre álló adatok rögzítésével, iratkezelési szoftverrel kell nyilvántartani.

45. Az iratok nyilvántartását, iktatását úgy kell végezni, hogy az ügyiratforgalom dokumentálásával biztosítva legyen az ügyintézés folyamatának és az iratok szervezeten belüli útjának pontos követhetősége, ellenőrizhetősége, továbbá az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen, valamint az e folyamat során keletkező nyilvántartást az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

46. Az iratkezelés és ügyintézés során az iratok átadását-átvételét-elsősorban az iratkezelő rendszerben, amennyiben az ilyen funkcióval nem rendelkezik, papír alapú átadókönyvben, illetve előadói munkakönyvben - minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

47. Amennyiben az iratok fizikai átadás-átvétele az iratkezelő rendszerben történő rögzítéstől elválik, az iratok átadás-átvételének tényét átadókönyvben, átadólistán, előadói munkakönyvben, belső kézbesítő könyvben vagy az irat irattári példányán az átvevő aláírásával és technikai azonosító számával (a továbbiakban: TASZ/NYTSZ), továbbá a dátum feltüntetésével is rögzíteni kell.

48. Az iratokat beérkezésük/keletkezésük napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatni kell.

49. Soron kívül kell iktatni az általános ügyintézési határidőnél rövidebb határidős iratokat, az elsőbbségi küldeményeket, a Sürgős jelzéssel ellátott iratokat, a saját kezdeményezésű intézkedést tartalmazó iratokat.

50. Az ügyfél által személyesen benyújtott iratok iktatásának speciális szabályait a szerv vezetője az általa kiadott irányító eszközben szabályozhatja.

Hozzáférés az iratokhoz

51. Biztosítani kell, hogy az alkalmazottak csak azokhoz az iratokhoz férhessenek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, illetve amelyekre a munkáltatói jogokat gyakorló vagy az általa kijelölt személy felhatalmazást ad.

52. Az iratokat egész életciklusuk alatt olyan körültekintéssel kell kezelni, hogy azokhoz illetéktelenül hozzáférni ne lehessen.

53. A hozzáférési jogosultságokat folyamatosan, naprakészen kell nyilvántartani. A jogosultságkezeléssel kapcsolatos előírásokat a NAV Felhasználói Jogosultságkezelési Szabályzata tartalmazza.

54. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését - utólag is ellenőrizhető módon, naplózással, feljegyzéssel vagy kölcsönzési napló vezetésével - egyaránt dokumentálni kell.

55. Biztosítani kell, hogy a külső munkavállaló a szerződés tárgyát képező tevékenysége során csak a szükséges mértékben férjen hozzá iratokhoz és csak akkor, ha a titoktartási nyilatkozatot aláírta. A titoktartási nyilatkozat elkészítéséért és nyilvántartásba vételéért a szerződésjogi előkészítéséért és/vagy ellenjegyzéséért felelős alkalmazott, ennek hiányában a kötelezettségvállaló felel.

Az iratok védelme

56. Az iratokat az iratkezelés és az ügyintézés folyamatában szakszerűen kell kezelni és az adathordozó fajtájának megfelelő fizikai védelmet kell biztosítani.

57. Iratot munkahelyről kivinni, kijuttatni, munkahelyen kívül tárolni csak indokolt esetben és a szervezeti egység vezetőjének engedélyével szabad, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg.

58. Az irattárak, illetve a további iratkezelő helyiségek fizikai védelmével kapcsolatos előírásokat a NAV Őrzésbiztonsági Szabályzata tartalmazza.

A hitelesítési eszközök nyilvántartása

59. A kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott kör alakú száraz-, illetve festékpárnás gumibélyegzőt kell használni. A körbélyegzőkről és az aláírás-bélyegzőkről az érvényességi idő feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni.

60. A bélyegzőigények felmérésével, a bélyegzők kiadásával, nyilvántartásával, selejtezésével kapcsolatos feladatokat a NAV Központi Hivatalában a Dokumentációs Főosztály, a NAV szerveinél a szerv vezetője által kijelölt szervezeti egység látja el.

61. A bélyegzők beszerzése a NAV Központi Hivatalában a Beruházási és Ellátási Főosztály, a NAV szerveinél a gazdasági, gazdálkodási feladatkörrel rendelkező szervezeti egység feladata.

62. A bélyegzők kezelésére, nyilvántartására vonatkozó irányító eszköz kidolgozásáért a Központi Hivatalban a Dokumentációs Főosztály, a Bűnügyi Főigazgatóságon, az INIT-ben, a KEKI-ben és a középfokú szerveknél a szerv vezetője által kijelölt szervezeti egység vezetője felelős.

Az iratkezelési segédletek

63. A NAV által alkalmazott papír alapú iratkezelési segédletek:

a) A főnyilvántartó könyv a NAV szerveinél rendszeresített, az iratok teljes körű nyilvántartását biztosító iratkezelési segédleteket tartalmazó könyv formátumú jegyzék.

b) Az iktatókönyv évenként megnyitott és lezárt iratkezelési segédlet, amelyben az iratok iktatása történik.

c) A postai küldemények feladókönyve a szolgáltatótól beszerzett, a könyvelt küldemények egyenkénti, a közönséges küldemények darabszám szerinti nyilvántartására szolgáló segédlet.

d) Az átadókönyv, belső kézbesítőkönyv az irat szerven belüli dokumentált átadását, átvételét igazoló iratkezelési segédlet.

e) A külső kézbesítőkönyv az iratok szerven kívüli dokumentált átadását, átvételét igazoló iratkezelési segédlet.

f) Az előadói munkakönyv az ügyintézőre szignált és az általa keletkeztetett ügyiratokról és azok elintézéséről vezetett, havonta ellenőrzött segédlet.

g) A kölcsönzési napló az irattárból történő kikérés nyilvántartására vezetett iratkezelési segédlet.

64. Előadói munkakönyv alkalmazása esetén az ügyintéző minden hónap végén köteles az elintézett és a folyamatban lévő ügyeiről rovancsot készíteni, amelyet köteles bemutatni közvetlen felettesének.

65. A papír alapú iratkezelési segédleteket iratkezelési szoftver alkalmazása mellett - a 66. pontban foglalt kivétellel - csak akkor kell vezetni, ha a segédlet funkcióját a szoftver alkalmazása nem váltja ki. Nem hitelesített eszköz (pl. excel tábla, word dokumentum) iratkezelési segédletként nem használható.

66. Szervenként és/vagy iktatókönyvenként akkor is kell egy hitelesített papír alapú iktatókönyvet nyitni, ha az iratok iktatása iratkezelési szoftverrel történik. Ebben az iktatókönyvben azonban csak akkor kell nyilvántartási adatokat szerepeltetni, ha az iratkezelési szoftver tartós üzemszünet, meghibásodás miatt 24 órán túl nem elérhető.

67. Adott szervnél abban az esetben is egy érkeztető könyvet, illetve elektronikus érkeztető nyilvántartást kell használni, ha az iratok iktatása eltérő iratkezelési szoftverrel, illetve eltérő iktatókönyvekben történik.

68. Elektronikus iktatókönyvet főszabály szerint szervenként, illetve alkalmazott iratkezelési szoftverenként kell vezetni. Önálló elektronikus iktatókönyvet használhat a Központi Hivatal és az INIT azon szervezeti egysége, amely a MonDoc rendszerben tartja nyilván az iratait, illetve a Bűnügyi Főigazgatóság szervezeti egységei.

69. Az elektronikus iktatókönyvek tartalmát az R. 43. § (3) bekezdés szerint kell év végén adathordozóra menteni. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell menteni. Az elektronikus iktatókönyvek nyitását, zárását, az adatok mentését az INIT végzi.

70. Az iratkezelési segédletek megrendelésével, hitelesítésével, kiadásával, nyilvántartásával, irattárazásával, illetve selejtezésével kapcsolatos feladatokat az iratkezelés helyi irányítója látja el.

71. A hitelesítő a nyilvántartásba vett iratkezelési segédlet lapjait sorszámmal látja el és a borítólap belső oldalán feltünteti: Ez a...........számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20.... év.........hó.....nap. Lezárva: 20.... év..........hó .....nap. Ezt követően aláírja, a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátja és rávezeti a főnyilvántartási számot.

72. A betelt iratkezelési segédleteket az ügykezelő zárja le (a lezárás dátumának rávezetése, a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátás, aláírás) és helyezi irattárba.

73. A NAV által használt iratkezelési segédletek egységes megjelenéséért az IFAF vezetője felelős, aki biztosítja azok belső portálról való letölthetőségét.

74. Az ügyekhez iratkezelési segédeszközként - kivéve, ha az ügyben csak egyetlen irat vagy iratpár van - előadói ívet kell használni:

a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,

b) az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások, kezelési feljegyzések rögzítésére,

c) az iratok fizikai egységének biztosítására.

75. A NAV-ban használt előadóiív-minták kidolgozásáért az IFAF vezetője felelős, aki biztosítja azok belső portálról való letölthetőségét.

76. Az előadói ívet a hozzátartozó ügyirattal együtt kell kezelni. Az előadói íven szerepeltetett irattervezet a kimenő irat irattári példányaként nem alkalmazható.

77. A 63. a)-b) pont szerinti iratkezelési segédletek nem selejtezhetők.

Az iratkezelési bélyegzők

78. Papír alapú dokumentumok esetén az érkeztetés és az iktatás során bélyegzőket kell használni.

79. Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza:

a) a szerv nevét, székhelyét és a bélyegző sorszámát, valamint

b) a beérkezés időpontjának,

c) az érkeztetési azonosító számnak,

d) az érkeztető nevének vagy TASZ/NYTSZ számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.

80. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) a szerv nevét, székhelyét és a bélyegző sorszámát, valamint

b) az irattári tételszám,

c) az érkezés/iktatás dátumának,

d) az irat iktatószámának, tárgyának, előzmény számának,

e) az ügyintéző szervezeti egység nevének vagy kódszámának,

f) az irat mellékletei számának

feltüntetésére szolgáló rovatokat.

81. Az érkeztető és iktatóbélyegző adatait egyaránt tartalmazó összetett (érkeztető/iktató) bélyegző használata megengedett.

82. Az iktatási adatok iraton történő rögzítését - kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot - az iktatóbélyegző lenyomatát elhelyezve és a rovatait kitöltve kell elvégezni.

83. Az iratkezelés során további bélyegzőtípusok használhatóak, így különösen fejbélyegző, S. k. felbontásra, Sürgős, Baleset esetén csak a küldő szerv bonthatja fel! stb.

84. A NAV szerveinél használható iratkezelési bélyegzők mintáinak kialakításáért, karbantartásáért és belső portálról való letölthetőségéért az IFAF vezetője felelős. Az így elérhető bélyegzőminták alkalmazásáért az iratkezelés helyi felügyeletével megbízott vezető felelős.

Iktatószámképzés

85. A NAV szerveinél alkalmazott iratkezelési szoftverek különböző iktatószámképzést alkalmaznak, amelyektől eltér a vámszakmai rendszerekben nyilvántartott iratok nyilvántartási száma.

86. A DOKU-rendszerben 10 jegyű generált számjegy az iratok egyedi azonosítója, melynek megjelenési formája lehet előre gyártott etikett (bárkód) és rendszer által nyomtatott vonalkód. Az első 9 számjegy egy tartományon belül folyamatosan növekvő számsor, a 10. számjegy ellenőrző szám (CDV). Az iktatókönyv azonosítót a számsor nem tartalmazza, csak a rendszer által jeleníthető meg.

87. A MonDoc rendszer fő- és alszámokat képez, évente iktatókönyvenként 1-gyel kezdődő, folyamatosan növekvő számkeretből. Az iktatókönyv azonosítót a számsor nem tartalmazza, csak a rendszer által jeleníthető meg.

88. A Robotzsaru Neo rendszer fő- és alszámokat képez, évente iktatókönyvenként 1-gyel kezdődő folyamatosan növekvő számkeretből. Az iktatókönyv azonosítót a számsor tartalmazza.

89. A vámszakmai rendszerek a MonDoc rendszerből év elején lehívott főszámon tartják nyilván az azonos eljárás típusban keletkezett iratokat egy adott éven belül.

90. Ahol jelen Szabályzat iktatószámot említ, az alatt a 85-89. pontban felsorolt valamennyi azonosítót érteni kell.

A DOKU-ban alkalmazott bárkódok és vonalkódok kezelésének speciális szabályai

91. A bárkódok és vonalkódok megrendelését a DOKU-rendszeren keresztül kell leadni, a legyártott számtartományokat a megrendelő ott veszi át. A bárkód igényeket legkésőbb a felhasználás előtt 1 hónappal kell jelezni, a gyártásról az INIT gondoskodik. A bárkódokat és vonalkódokat a megrendelés helye szerinti régió bármely szerve felhasználhatja.

92. A legyártott és iktatási célra átvett bárkódokat szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni, átadás-átvételüket dokumentált módon kell megvalósítani, csak rendeltetésüknek megfelelő célra lehet felhasználni, azokon bármilyen változtatást eszközölni, illetve azokat megrongálni, eldobni, megsemmisíteni tilos.

93. A bárkódok felhasználását évente legalább egyszer, minden év november 30-áig ellenőrizni kell, amiért az iratkezelés helyi irányítója felelős.

94. A megrongálódott, elveszett, vagy más ok miatt felhasználhatatlanná vált bárkódokról jegyzőkönyvet kell felvenni és - elvesztés esetét kivéve bárkódokkal együtt - a nyilvántartásukért felelős szervezeti egységnek kell átadni, amely gondoskodik a bárkódok megsemmisítéséről és a nyilvántartásban történő átvezetésről.

95. Adott szervtől, szervezeti egységtől való távozás, illetve áthelyezés előtt az átvett bárkódokkal az átvevő köteles közvetlen vezetője vagy az általa kijelölt alkalmazott felé elszámolni.

III. Az iratkezelés folyamata

Küldemények átvétele

96. A küldemény postai úton vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai és telekommunikációs eszköz által, illetve személyes benyújtás útján kerülhet a NAV szerveihez.

97. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

a) a címzett vagy az általa megbízott személy,

b) a szerv vezetője vagy az általa meghatalmazott személy,

c) az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy,

d) a szervezeti egység ügykezelője, ügyintézője kizárólag a szervezeti egység, illetve a saját ügyébe tartozó iratok esetén,

e) a postai meghatalmazással rendelkező személy,

f) személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

g) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy, amennyiben a NAV állományához tartozik,

h) félfogadási időben magánszemélyektől és más külső szervektől kézbesítő útján érkező levelek esetében az ügyfélszolgálati iroda munkatársa,

i) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a NAV elektronikus postafiókjai kezelésével megbízott személyek.

98. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles a lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb az átvételt követő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek átadni.

99. A küldemények átvételére vonatkozó jogosultságot az érintett munkaköri leírásában rögzíteni kell.

100. A NAV szervei részére érkező postai küldeményeket a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendelet és a mindenkor érvényes Magyar Posta Küldeményforgalmi Üzletszabályzatának rendelkezései szerint kell átvenni.

101. A postai szolgáltató útján érkező küldemények esetében:

a) a beérkező küldeményeket dokumentáltan (aláírás, TASZ/NYTSZ, dátum, bélyegző) kell átvenni,

b) az átvételnél a szolgáltató által készített jegyzéken feltüntetett adatokat és az átvételre váró küldeményeket ellenőrizni kell, eltérés esetén a szolgáltatóval egyeztetni szükséges,

c) az Azonnal és Sürgős jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni,

d) a könyvelt küldemény átvevője az erre rendszeresített okmányon (tértivevény) olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el a küldemény átvételét, majd a tértivevényt visszajuttatja a postai szolgáltatónak a feladónak történő továbbítás céljából.

102. Telefaxon érkezett küldemények esetében:

a) telefaxon érkezett - a kiadmány alaki kellékeivel rendelkező - iratot, jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni (ennek megfelelően érkeztetni és iktatni),

b) a telefaxon érkezett iratról, ha az hőpapíron érkezett - az információ tartós megőrzése érdekében - másolatot kell készíteni,

c) a telefaxon érkezett irat és a szükség szerint arról készült másolat kezelésére az általános iratkezelési szabályok az irányadók azzal, hogy a faxon érkezett iratokat továbbítani kell az ügykezelőhöz.

103. Az ügyfél által személyesen vagy képviselő útján benyújtott irat esetében az átvételt a benyújtó kérésére átvételi elismervénnyel, illetve az átvétel tényének az ügyiraton és a másodpéldányon a 101. a) pont szerinti dokumentálásával igazolni kell.

104. Elektronikus adathordozón érkezett elektronikus irat esetében:

a) az adathordozón (flopi, CD, DVD, pendrive stb.) érkezett elektronikus iratot átvenni csak papír alapú kísérőlappal lehet, amelyen fel kell tüntetni az adathordozóval azonos iktatószámot, a felvételek és/vagy a rögzített adatok tárgyát, a fájl nevét és típusát, a készítő és a nyilvántartásba vevő nevét és aláírását,

b) a kísérőlap az adathordozó mellékletét képezi és a feldolgozás végéig együtt kell kezelni azokat,

c) egy adathordozón egy ügyhöz tartozó iratok adhatók át.

105. A központi rendszeren keresztül érkezett küldeményeket az elektronikus iratfogadó rendszer automatikusan kezeli.

106. A Központi Iktató veszi át, illetve részére kell továbbítani:

a) a Magyar Posta által kézbesített küldeményeket,

b) a kézbesítők útján érkező iratokat,

c) a NAV futárszolgálata útján érkező iratokat,

d) az egyéb kézbesítőszolgálat (pl. DHL) által érkező iratokat,

e) a központi telefax számra érkező iratokat,

f) központi e-mail címre NAV szerven kívülről érkező leveleket,

g) a helyi szabályozás eltérő rendelkezése hiányában az ügyfélszolgálati helyeken, illetve az ügyintézés során az ügyfél által személyesen benyújtott beadványokat.

107. A belső hivatali levelezés során keletkező e-mailek fogadásáért és iktatásáért a címzett szervezeti egység vezetője felelős, ezen küldemények iktatása történhet a címzett szervezeti egységen.

108. A NAV futárszolgálata útján érkezett küldemények átvételének rendjét a NAV futárszolgálatának működéséről szóló szabályzat tartalmazza.

109. Külön szerződés alapján - a Magyar Posta által - nagy tömegben kézbesített küldemények (pl. SZJA bevallások) átvételére jogosult szervezeti egység kijelölése a szerv vezetőjének feladata.

A küldemény ellenőrzése

110. Az átvevő köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosító megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve csomag sértetlenségét,

d) személyes benyújtás esetén az ügyfélazonosító adatok, valamint a mellékletek meglétét.

111. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét Felbontva érkezett vagy Sérülten érkezett megjegyzéssel az átvételi okmányon és a borítékon jelölni kell és egyúttal ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét.

112. A nem központi rendszeren keresztül érkezett elektronikus küldemény esetén a vírusellenőrzést minden esetben el kell végezni.

113. Levélbomba vagy más veszélyes küldemény (pl. biológiai, kémiai veszély) gyanúja esetén a NAV Őrzésbiztonsági Szabályzatában foglaltaknak megfelelően kell eljárni.

A küldemény felbontása, érkeztetése

114. A NAV-hoz postai úton érkezett küldemények felbontására

a) a címzett,

b) a szervezet vezetője vagy az általa felhatalmazott személy,

c) az iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy,

d) az SzMSz-ben vagy ügyrendben meghatározott szervezeti egység e feladattal megbízott ügykezelője (postabontó) jogosult.

115. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani:

a) a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű küldeményeket,

b) S.k. (saját kézhez) felbontásra jelzésű küldeményeket,

c) a közbeszerzési eljárások pályázati dokumentumait, amelyek Határidő előtt nem bontható fel, illetve Határidő előtt nem bontható fel, azonnal a címzettnek továbbítandó jelzéssel érkeznek,

d) a humánpolitikai szakterületnek címzett küldeményeket,

e) az egészségügyi adato(ka)t, egészségügyi dokumentációt tartalmazó küldeményeket.

116. Az S.k. felbontásra jelzésű küldeményeket a címzett távolléte esetén a címzett meghatalmazottja is felbonthatja. A címzett írásban felhatalmazást adhat arra is, hogy e küldeményeket a Központi Iktató alkalmazottja bontsa fel.

117. A felbontás nélkül továbbított küldeményeket - a boríték érkeztetésével - átadókönyvvel kell a címzettnek átadni. A címzett az általa átvett hivatalos küldemények iktatása iránt soron kívül intézkedik.

118. A beérkezett küldeményeket az iratkezelő rendszerben - amennyiben az érkeztetés és az iktatás nem egy időben történik - érkeztetni kell (kivéve reklámok, szórólapok, kiadványok) az alábbi adatokkal:

a) a beérkezés időpontja,

b) érkeztetési azonosító szám,

c) érkeztető neve vagy TASZ/NYTSZ száma,

d) könyvelt postai küldeménynél a küldeményazonosító és a küldő neve.

119. Az érkeztetés adatait, minimálisan a 118. a)-c) pontokban foglaltakat az iratra rá kell vezetni.

120. Azokat a küldeményeket, amelyekről megállapítható, hogy nem tartozik a fogadó NAV szerv illetékességi és/vagy hatáskörébe, a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) 22. § (2) bekezdése, illetve a vonatkozó jogszabályok szerint át kell tenni az illetékességgel és/vagy hatáskörrel rendelkező szervhez, az ügyfél egyidejű értesítése mellett. Az iratok illetékességi/hatásköri áttételéért felelős szervezeti egységet az adott szerv vezetője jelöli ki.

121. Amennyiben a küldemény felbontása után derül ki, hogy tartalma alapján a beérkezés helye szerinti NAV szerv hatáskörébe és illetékességébe tartozik, de nem az ügyintézés helyére érkezett be, az iratot belső kézbesítővel, átadólistával (kézbesítőkönyvvel) kell megküldeni az ügyintézés helyére és az átszignálást elvégezni. Egy adott szerven, szervezeti egységen belül a hatásköri/illetékességi áttételt nem lehet alkalmazni.

122. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel vagy személlyel - soron kívül - tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. Az irathiány nem akadályozhatja az ügyintézést, a hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

123. Amennyiben a küldemény csak borítékból áll, tartalma hiányzik, jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a borítékon szereplő adatokat (feladó nevét, címét és a ragszámot). A jegyzőkönyvet iktatni kell. A feladót - amennyiben adatai olvashatóak - a jegyzőkönyv egy példányának megküldésével tájékoztatni kell e tényről. Ha az adatai nem olvashatóak, a jegyzőkönyvet az üres borítékkal együtt irattárazni kell.

124. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) az Ajánlott vagy Ajánlott-tértivevény postai jelzéssel ellátott.

125. A borítékfelbontása után a küldött mellékleteket az iratokhoz kell erősíteni. Kivételt képeznek a számozott bizonylatok azon mellékletei, amelyek nyilvántartási és feldolgozási szakaszban szükségtelenek.

126. Amennyiben egy borítékban különböző eljárást (speciális és hagyományos ügyintézést) igénylő irat (kérelem, bejelentés stb.) vegyesen érkezik, az iratok nyilvántartási rendszerek szerinti szétválasztása előtt a beadványra fel kell vezetni, hogy milyen speciális ügyintézést igénylő irattal érkezett együtt vagy az eseményről jegyzőkönyvet kell felvenni.

127. Azoknál a könyvelt küldeményként érkező iratoknál, amelyekhez a borítékot nem lehet csatolni (pl. egy borítékban több irat érkezett), a ragszámot fel kell vezetni azokra vagy a boríték fénymásolatát kell az irathoz tűzni, és a nyilvántartásban rögzíteni szükséges.

128. A számozott bizonylatok borítékjait - kivéve, ha azokat a vonatkozó szabályozás szerint a számozott bizonylatokhoz, vagy egyéb iratokhoz (pl. jegyzőkönyv) kell csatolni, vagy az abban küldött irat megőrzési idejének lejártáig visszakereshetően meg kell őrizni - legalább fél évig, érkezési dátum szerinti rendezettségben kell tárolni és őrizni.

129. Belső iratok szerven belüli küldése során kizárólag akkor kell borítékot alkalmazni, ha az irat tartalma, jellege, illetve a szállítás módja ezt indokolja, de érkeztetés után ezen iratok borítékjait nem kell az irathoz csatolni és megőrizni. Egyéb esetekben a belső iratokat szerven belül boríték nélkül kell továbbítani.

130. Elektronikus küldemény esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

131. Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, vagy a NAV által nem elfogadott formátumú, úgy a feldolgozás elmaradásának tényéről a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell. Az értesítésnek tartalmaznia kell a küldemény értelmezhetetlenségének tényét, valamint a NAV által használt elektronikus úton történő fogadás szabályait. Ilyen esetben az érkezés időpontjának a NAV által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.

132. A hivatalos elektronikus postafiókra NAV-on kívülről érkező iratot ki kell nyomtatni és papír alapú iratként kell kezelni, iktatni. E szabályt nem kell alkalmazni abban az esetben, ha a levelező rendszerből (Exchange) az irat iktatása közvetlenül elvégezhető (MonDoc).

133. Amennyiben a hivatalos elektronikus postafiókra érkező irat mellékletének terjedelme meghaladja a 30 oldalt, csak abban az esetben kell kinyomtatni, ha azt a címzett kifejezetten kéri. Egyéb esetben a melléklete(ke)t elektronikus adathordozóra mentve, illetve vírusellenőrzés után a belső hálózati Posta könyvtárban elhelyezve kell a címzetthez továbbítani.

134. A szerv postai, illetve elektronikus címén magánjellegű levelezést kezdeményezni tilos. Amennyiben a beérkező küldeményről egyértelműen megállapítható, hogy nem hivatalos küldeményt tartalmaz, azt bontás, illetve megnyitás nélkül kell a címzetthez továbbítani. Egyéb esetekben a szerv címére érkező küldeményt bontó személy levéltitok sértésért nem felel.

135. Nem minősül magánjellegűnek a küldemény, ha a címzésben a szerv alkalmazottjának neve mellett a szerv neve és/vagy szervezeti egységének neve, vagy az alkalmazott hivatali beosztása is feltüntetésre került.

136. A tévesen bontott küldeményeket ismételten le kell zárni, és rá kell vezetni a Téves bontás! szöveget, a keltezést, a felbontó nevét és aláírását. Az ismételten lezárt irat címzetthez történő eljuttatása iránt haladéktalanul intézkedni kell.

137. Abban az esetben, ha a tévesen kézbesített küldemény átvétele a tértivevény aláírásával már megtörtént, a küldeményt haladéktalanul át kell tenni a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervhez az ügyfél egyidejű tájékoztatása mellett.

138. Ha a tévesen kézbesített iratból az intézkedésre jogosult szerv nem állapítható meg, az iratot a feladónak értesítés mellett vissza kell küldeni.

139. Amennyiben a téves címzést vagy téves kézbesítést a felbontás előtt észlelik, a küldeményt felbontás nélkül azonnal vissza kell küldeni a postahivatalnak, vagy a személyes kézbesítést végző személy által a feladónak.

140. Amennyiben a küldemény bontásakor derül ki, hogy az a borítékon nem jelölt módon minősített adatot tartalmaz, a küldeményt vissza kell zárni, a téves bontás tényét jegyzőkönyvben rögzíteni kell, majd a küldeményt és a jegyzőkönyvet a minősített iratkezelést végző alkalmazottnak haladéktalanul át kell adni.

141. A NAV alkalmazottja elleni bejelentést tartalmazó küldemények kezeléséről a NAV Vizsgálati Szabályzata rendelkezik.

142. Az idegen nyelven írt beadványokkal, munkaanyaggal összefüggő fordítási feladatokat a beérkezés helye szerinti NAV szerv, szervezeti egység adott nyelvből közép- vagy felsőfokú nyelvvizsgával rendelkező alkalmazottai látják el, akiket erre a feladatra az adott szerv, szervezeti egység vezetője kijelölt és akik nyelvvizsgapótlékra jogosultak.

143. A fentiekben említett szervek, szervezeti egységek ilyen munkatárs hiányában a Központi Hivatal Nemzetközi Főosztálya (a továbbiakban: NFO) belső portálján található fordítást kérő adatlap kitöltésével továbbítják fordítási igényüket az NFO részére. Az NFO a beérkező megkeresés esetén - mérlegelve a főosztályi leterheltséget, a fordítandó anyag nagyságát és nehézségi fokát, továbbá a külső fordíttatás költségeit, illetve figyelemmel az eljárási határidőre - maga gondoskodik a fordításról, vagy a szükséges titoktartási záradékalkalmazása mellett a fordíttatásról, illetve dönt a fordítási feladat NAV-on belüli továbbításáról. A fordítás szövegét az eredeti irathoz tűzve kell visszaadni a Központi Iktatónak az iktatási adatok teljes körének rögzítése céljából.

Papír és elektronikus mellékletek, mellékelt iratok kezelése

144. A mellékletet az irattal együtt kell kezelni, a mellékletek számát az iktatóbélyegzőn és az iktatási adatok között rögzíteni kell. 10-nél több melléklet esetén rögzíthető a csomag megnevezés is.

145. A mellékelt irat a kísérő iratnak nem szerves része, ezért gondoskodni kell az önálló nyilvántartásba vételéről. A kísérő irat és a mellékelt irat közötti kapcsolatot az iratkezelő rendszerekben biztosítani kell.

146. Ha valamely küldeményből az iraton feltüntetett melléklet hiányzik, arról az ügyintéző tájékoztatja a feladót. Szóbeli tájékoztatás esetén ennek megtörténtét az iraton fel kell jegyezni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést.

147. Elektronikus levél küldése esetén is egyértelműen jelölni kell, hogy a feltöltött fájl melléklet vagy mellékelt irat. A nem megnyitható vagy nem értelmezhető fájlokról a küldőt értesíteni kell.

Értékkezelés

148. Ha a küldemény pénzt, értéket, vagy értékpapírt tartalmaz, azt az iraton fel kell tüntetni, valamint e tényről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek egyik példányát a pénzzel, értékkel, értékpapírral együtt elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott szervezeti egység alkalmazottjának át kell adni, a másik példányát az elismervénnyel együtt az irathoz kell csatolni.

149. A pénztárban letétbe helyezett pénz, érték, értékpapír további sorsáról az érdemi ügyintézés során kell rendelkezni.

Illetékbélyeg

150. Az illetékbélyeget is tartalmazó, személyesen benyújtott irat esetében az átvétel igazolása során az illetékbélyeg értékét is fel kell tüntetni.

151. Ha az ügyfél az eljárás díját beadványon illetékbélyegben rótta le, az iratra felragasztott illetékbélyege(ke)t értékteleníteni kell a napi dátum tintával történő ráírásával vagy dátumbélyegző rápecsételésével és az átvevő aláírásával.

152. A bélyegzőlenyomatot az illetékbélyegek mindegyikére akként kell ráhelyezni, hogy a lenyomat fele az illetékbélyeg egyik felére, másik fele az irat papírlapjára essék.

153. Ha az illetékköteles beadvány mellett a boríték felragasztatlan illetékbélyege(ke)t is tartalmaz és az eljárás díját illetékbélyeggel kell megfizetni, az(oka)t az iratra fel kell ragasztani, majd a már említett módon értékteleníteni kell.

154. Illetékbélyeg csak akkor értékteleníthető, ha a bélyeg állapota kifogástalan.

155. Amennyiben az illetékbélyeg(ek) állapota kifogásolható, az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvény 75. §-ában rögzített intézkedést az ügyintézés során kell megtenni.

156. Amennyiben az illetékbélyeggel ellátott beadvány nem illetékköteles, vagy az elsőfokú hatóságnál indított eljárás díját nem illetékbélyegben kell leróni, az illetékbélyeg értéktelenítését követően az ügyintézés során kell intézkedni az illetékbélyeg értékének visszatérítéséről.

157. Az illetékbélyegekkel kapcsolatos további feladatokat az eljárási illetékek kezeléséről szóló NAV irányító eszköz tartalmazza.

Az iratok ügybe sorolása

158. Az irat érkeztetése után az ügykezelőnek el kell végeznie az előzménykeresést. Amennyiben az iratnak van olyan előzményirata, amely még nem irattárazott, akkor az érkezett iratot az előzményhez kell sorolni (ügybe sorolás), vagyis az iratokat az ügyben keletkezett első irat iktatószámához - a főszámhoz, illetve ügyszámhoz - kell csatolni és az előzmény szerinti szervezeti egységhez továbbítani.

159. Amennyiben az előzményirat irattárban van, az érkeztetett iratot ügyindítóként kell nyilvántartásba venni és a két ügy közötti kapcsolatot meg kell teremteni a nyilvántartásban. Amennyiben az ügyintézéshez szükséges az előzmény irattárból történő kikérése, erről a szignált szervezeti egység vezetője dönt. Ettől eltérő rendelkezést - az irattípusok meghatározásával - a szerv vezetője írásban adhat.

160. Amennyiben az előzménykeresés során megtalált ügyiratról kiderül, hogy az nem az irat előirata, de ismerete szükséges a szignáláshoz és ügyintézéshez, a két ügyiratot össze kell kapcsolni (ügykapcsolatot kell létrehozni).

161. DOKU-ban nyilvántartott ügyek esetében a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy ügyszámon lehet nyilvántartani. MonDoc rendszernél az előző évi folyamatban lévő ügyeket az újévben új főszámon újból nyilvántartásba kell venni.

162. Legkésőbb az ügy lezárásakor az ügybe sorolt iratokat, illetve az ügykapcsolatokat a nyilvántartásban és az előadói íven jelölni kell.

163. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem csatolhatóak össze, azok hollétét és azonosító számát az előadói íven fel kell tüntetni.

Szignálás

164. Az ügykezelő a soron kívül iktatott iratokat azonnal, a továbbiakat még az adott munkanapon, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon a munkakezdéskor köteles továbbítani a szignálásra jogosulthoz.

165. Az érkezett iratot az ügykezelő - az ügyintéző személy vagy szerv kijelölése érdekében - köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

166. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, előszignálási jegyzék segítségével automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki az ügyben eljár.

167. A szignálásra eltérő rendelkezés hiányában a szerv és a szervezeti egységek vezetői jogosultak, a szignálás rendje a helyi irányító eszközben szabályozható.

168. Az előzménnyel rendelkező iratot - eltérő vezetői utasítás hiányában - az ügyet intéző szervezeti egységhez lehet továbbítani.

169. A szignálásra jogosult kizárólag az iratra történő rájegyzéssel határozhatja meg az elintézéssel kapcsolatos utasításait. Elektronikus munkafolyamatban az utasítás az erre biztosított elektronikus felületen rögzítendő.

170. A szignálásra jogosult vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

171. A szignálásra jogosult az iraton kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző járjon el az ügyben, közli az elintézéssel kapcsolatos további utasításait (határidő, sürgősség stb.), jelöli a szignálás idejét és a szignálást aláírja.

172. A szignált ügyintéző részére az iratot haladéktalanul át kell adni, amelyet köteles dokumentáltan átvenni.

173. Amennyiben a szignált ügyintéző távolléte veszélyezteti az ügy határidőben történő elintézését, a szignáló köteles az ügyet másik ügyintézőre átszignálni.

174. Az iratanyagért a kijelölt-továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője a felelős.

175. Szervezeti egységre történő téves szignálás esetén az iratot a Központi Iktatónak vagy az ügyben eljárni köteles szervezeti egységnek kell haladéktalanul átadni.

Iktatás

176. A NAV szerveihez érkező, illetve az ott keletkező iratokat - a 187. pontban meghatározottak kivételével - ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatni kell.

177. A szerven belüli belső iratok iktatására speciális szabályok vonatkoznak, amelyeket a 197-217. pontok tartalmaznak.

178. Az iratkezelés és az ügyintézés során az iktatószám módosítására csak abban az esetben van lehetőség, ha az iratot más ügybe kell sorolni. Egyebekben az iktatószám módosítása tilos.

179. Az iktatószámot fel kell tüntetni az iraton és az előadói íven. Elektronikus adathordozón érkezett elektronikus irat esetén az adathordozóra maradandó módon rá kell vezetni az egyedi azonosító számot.

180. Papír alapú iktatás esetén, valamint a kisegítő nyilvántartás vezetése során ceruzát alkalmazni, sorszámot üresen hagyni, felhasznált lapokat összeragasztani, bejegyzett adatokat kiradírozni vagy más módon olvashatatlanná tenni tilos.

181. Papír alapú iktatás esetén, illetve a kisegítő nyilvántartás vezetése során a téves bejegyzést egy vonallal történő áthúzással kell érvényteleníteni és a javítást a dátum megjelölésével és aláírással kell igazolni.

182. Elektronikus iktatás esetén az utólagos módosítás tényét, a jogosultsággal rendelkező felhasználó azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével a program naplózza. A naplóban rögzítésre kerülnek az eredeti és a módosított adatok.

183. Az iktatókönyvnek tartalmaznia kell a következő adatokat:

a) iktatószám,

b) iktatás időpontja,

c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója,

d) adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája,

e) expediálás időpontja, módja,

f) küldő adatai (név, cím),

g) címzett adatai (név, cím),

h) idegen szám,

i) mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus),

j) ügyintéző megnevezése,

k) irat tárgya,

l) elő- és utóiratok iktatószáma,

m) kezelési feljegyzések,

n) ügyintézés határideje, módja és elintézés időpontja,

o) irattári tételszám,

p) irattárba helyezés ténye, ideje,

q) selejtezés, megsemmisítés ténye, ideje.

184. Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az ügyiraton való elhelyezéséből, az iktatószám megképzéséből, a bélyegzőlenyomat rovatainak kitöltéséből, az ügyirat 183. pontban felsorolt és az iktatás pillanatában ismert adatainak az iktatókönyvbe vagy az iratkezelő rendszerbe való bejegyzéséből áll.

185. Az iktatóbélyegző lenyomatát, illetve az irat egyedi azonosító számát lehetőleg az irat jobb felső részén úgy kell elhelyezni, hogy az irat szövege olvasható maradjon. Amennyiben ott nincs szabad hely, úgy az irat első oldalán található tetszőleges szabad helyen. Ha ilyen sincs, akkor az irat hátoldalán a bal felső sarokban. Amennyiben a bélyegző lenyomatát az iraton sehol sem lehet elhelyezni, úgy egy A/5 formátumú fehér lapot kell az irathoz tűzni és erre kerül rá az iktatóbélyegző és az iktatószám.

186. Az iratkezelő rendszerben az ügyfél nevén és lakcímén, székhelyén kívül az adott nyilvántartásban elsődlegesen alkalmazott ügyfélazonosító számot (adószám, közösségi adószám, adóazonosító jel, VPID stb.) - lehetőség szerint - rögzíteni kell. Amennyiben ez az adat az irat iktatásakor nem ismert, az ügyintézés során - ahol lehetséges - be kell szerezni és utólag rögzíteni.

187. Nem kell iktatni:

a) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,

b) a nyugtákat, pénzügyi bizonylatokat, számlákat,

c) a munkaügyi nyilvántartásokat,

d) a bérszámfejtési iratokat,

e) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

f) a meghívókat,

g) a tankönyveket, tananyagokat,

h) a reklámanyagokat, tájékoztatókat, előfizetési felhívásokat, árajánlatokat, árjegyzékeket,

i) az üdvözlőlapokat,

j) a visszaérkezett tértivevényeket, elektronikus visszaigazolásokat,

k) a közlönyöket, sajtótermékeket.

188. Év végén az iktatókönyveket és a segédleteket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni.

189. Tartós, azaz 24 órát meghaladó üzemszünet esetén az iratokat - az erre a célra megnyitott - papír alapú iktatókönyvben (üzemszünet iktatókönyv) kell iktatni.

190. A tartós üzemszünet megszűnését követően a papír alapú iktatókönyvből az iktatási adatokat az elektronikus iktatókönyvbe át kell vezetni. Az átvezetés tényét a nyilvántartásokban kölcsönösen jelölni kell. DOKU rendszer használata esetén mindkét nyilvántartásban a bárkódot kell használni. A többi iktató rendszer esetén a papír alapú iktatókönyvben nyilvántartásba vett számon érkező, keletkező iratokra rá kell vezetni az elektronikus iktatókönyvben kapott számot.

191. Az ügyintézés valamennyi szakaszában az elektronikus iratot és mellékleteit az iktatószám alapján elő kell tudni állítani.

192. Amennyiben egy irat több ügyfél ügyét érinti, úgy az iratot annyi példányban kell sokszorosítani, illetve nyilvántartásba venni, ahány ügyfél érintett. A másolati példányok mindegyike új iktatószámot kap, amelyeket oly módon kell nyilvántartásba venni, hogy az eredeti irat száma minden példánynál visszakereshető legyen.

193. Az illetékkivetéssel (illetékkötelezettség megállapításával) kapcsolatos iratok esetében jogügyletenként a beadványokat egy egységként kell kezelni az egész ügyintézés során, melynek részletszabályait az illetékügyek intézésével kapcsolatos eljárási ügyviteli szabályozás tartalmazza.

194. Kivételt képez a 192. pont alól, ha a beadvány olyan adatszolgáltatás-kérés, amelyet a válaszadásra jogosult egy átiratban fog megválaszolni.

195. Abban az esetben, ha az irat egy ügyfélre vonatkozik, de tartalmát illetően több szervezeti egység feladatkörét is érinti, az iratot vegyes kérelemként az érintett szakterületeket irányító vezetőre kell iktatni, aki saját szakterületén:

a) kijelöli az ügyintéző szervezeti egységet, és szükség esetén gondoskodik az érintett szervezeti egységek közötti koordinációról (a szöveges tárgy mezőben, ez esetben fel kell sorolni a többi tárgyat is, amelyet az irat tartalmaz),

b) intézkedik az irat megfelelő példányszámú sokszorosításáról és ügyenkénti iktatásáról, külön iktatószámon.

196. Az elektronikus adathordozón érkezett, keletkezett iratok (pl. flopi, CD, DVD stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, melyen fel kell tüntetni az iratra vonatkozó iktatási és azonosító adatokat. Amennyiben az elektronikus adathordozón érkező irat több adóalany ügyét, vagy egy ügyfél különböző eljárásait érinti, úgy az iratot a nyilvántartásba vételt követően az ügyintézés során az ok megjelölésével vissza kell utasítani.

Belső iratok iktatásának és továbbításának különös szabályai

197. Az e cím alatt leírtakat csak a NAV-on belüli iratforgalom során, a szervezeti postafiókkal rendelkező szervek, szervezeti egységek egymás közötti levelezése esetén és csak a működéshez, működtetéshez kapcsolódó funkcionális belső iratok vonatkozásában kell alkalmazni.

198. Amennyiben az alaptevékenységhez kötődő ügyeknél az alábbi szabályok az ügyek egyben tartását nem sértik, a kiadmányozó vezető döntése szerint azok alkalmazhatóak.

199. A belső iratokat elektronikusan kell továbbítani - kizárólag a NAV által használt elektronikus levelezőrendszerekben képzett hivatalos szervezeti postafiókokon keresztül - a címzett részére.

200. A 197. pontban meghatározott iratfajtáknál a belső hivatalos levelezésre kijelölt - elsődleges vagy központi -szervezeti postafiókcímet az irat láblécében szerepeltetni kell.

201. A 197. pontban meghatározott iratokat egy példányban kell előállítani és a küldő szervnél kell irattárazni. Az iratkezelő rendszerben az iktatási adatokhoz kell csatolni az irat elektronikus képét (elektronikus csatolmány).

202. Az elektronikus csatolmány feltöltésétől csak a pénzügyi, humánpolitikai, egészségügyi, közbeszerzési és információbiztonsági ügyek esetében lehet eltekinteni.

203. A belső iratokat szkennelés nélkül kell csatolni az iratkezelő rendszerekbe, amelyek biztosítják, hogy a csatolmányt ne lehessen módosítani. Az elektronikus csatolmányok szerven belül hiteles kiadmányként kezelendőek, amennyiben:

a) a kiadmányozó neve mellett szerepel az s. k. jelzés,

b) az iratra rávezetésre került az iktatószám és

c) a kiadmányozás dátuma.

204. Amennyiben a 197. pontban meghatározott irat iktatókönyvet vált, a küldő szervnél egy kimenő, a címzett szervnél egy bejövő irányú irat keletkezik az iktatás során, a kapcsolatot az idegen szám mező kitöltésével kell biztosítani.

205. Amennyiben a 197. pontban meghatározott irat a továbbítás során nem vált iktatókönyvet (vagyis a küldő és a címzett is egy iktatókönyvön belül tartja nyilván az iratait), az iratkezelő rendszerben az ügybesorolást el kell végezni.

206. A szerv, szervezeti egység részére képzett - belső hivatalos levelezésre jelölt - postafiókot a szerv, szervezeti egység vezetője által erre kijelölt személy adott munkanapon a munkaidő alatt legalább egy délelőtti és egy délutáni időpontban köteles megnyitni és a beérkező postát érkeztetni, amennyiben szükséges az iktatásról és a szignálásról gondoskodni.

207. A 206. ponttól eltérő címre érkező iratok vonatkozásában a szükséges intézkedések elmulasztásáért, az esetleges határidőcsúszásokért a téves címre küldő szerv felel.

208. Az elektronikus iratok küldése során a szerkeszthető fájlformátumokat (.doc, .xls) kell alkalmazni. Képi formátum küldésekor - .bmp, .jpg. - az azonos típusú fájlok esetében, a kisebb fájlméretű változatot szükséges csatolni. Az Erről értesülnek záradék alatt a fájlnevet fel kell tüntetni.

209. A dokumentum szerkesztése során figyelemmel kell lenni a takarékossági kritériumokra:

a) maximum 12-es betűnagyság,

b) szimpla sorköz,

c) maximum 2,5 cm margó,

d) NAV-on belüli küldésnél a címer és a logo elhagyása,

e) kétoldalas nyomtatás, amennyiben erre a nyomtató alkalmas.

210. Az elektronikus úton küldött dokumentum esetében a további papír alapú példányok küldését mellőzni kell. Amennyiben feltétlenül szükséges más adathordozón - papír, CD - is továbbítani az iratot, erről a címzettet az elektronikus levélben tájékoztatni kell. A címzett intézkedik a további példányok iktatásának mellőzéséről.

211. A belső iratok küldése során törekedni kell arra, hogy a kért intézkedésekre a megkeresett szervnek kellő idő álljon rendelkezésre, az átlagosnál rövidebb határidős iratok küldése során a sürgősségre az elektronikus levél tárgyában fel kell hívni a figyelmet.

Papír alapú kisegítő nyilvántartásra vonatkozó szabályok

212. A Központi Hivatalban azoknál a szervezeti egységeknél megengedett a kisegítő (manuális) nyilvántartás vezetése az elektronikus iratkezelő rendszer alkalmazása mellett, amelyek a többi szervezeti egységgel egy iktatókönyvet használnak.

213. A kisegítő nyilvántartás iratkezelési segédlete papír alapú, hitelesített iktatókönyv, amelyet a szervezeti egység vezetője hitelesít.

214. A kisegítő nyilvántartás célja, hogy az iratkezelési szoftver által nem nyilvántartott iratpéldányok (másolatok) nyilvántartásához, szignálásához szükséges kiegészítő nyilvántartás vezetését biztosítsa.

215. A kisegítő nyilvántartások alkalmazása addig engedélyezett, amíg az alapnyilvántartó rendszerben a példányszámkezelés funkció nem kerül beépítésre.

216. Az e nyilvántartásokhoz szükséges számkeretek meghatározása és kiosztása a Dokumentációs Főosztály feladata.

217. A kisegítő nyilvántartás vezetésére jelen Szabályzat rendelkezéseit alkalmazni kell.

Az ügyirat kiadmányozása

218. Iratot kiadmányozni csak az SzMSz-ben, ügyrendben, illetve az adott szerv kiadmányozási szabályairól szóló irányító eszközében kiadmányozási joggal felhatalmazott személy jogosult.

219. A kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. A belső iratok elektronikus példányának hitelességére vonatkozóan a 220-221. és a 230. pontban foglaltakat a 203. pontban megfogalmazott eltérésekkel kell alkalmazni.

220. Hiteles a kiadmány, ha:

a) a kiadmányozási joggal rendelkező saját kezűleg aláírja és az aláírása mellett szerepel a bélyegző-nyilvántartásban szervezeti egységére, személyére nyilvántartott hivatalos bélyegző lenyomata,

b) a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy A kiadmány hiteles záradékkal, bélyegzővel és aláírásával ellátta,

c) a külön jogszabályban meghatározott, valamint Az elektronikus aláírás kezelésének rendjéről szóló irányító eszközben foglalt aláírással látták el.

221. Nyomdai úton, tömegesen előállított kiadmány esetén elegendő:

a) a kiadmányozó neve mellett szereplő s. k. jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegző nyilvántartásában szereplő, szervezeti egységre nyilvántartott hivatalos bélyegzőlenyomata,

b) a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegző-nyilvántartásban szereplő szervezeti egységre nyilvántartott hivatalos bélyegző lenyomata.

222. Nem minősül kiadmánynak:

a) elektronikus visszaigazolás,

b) a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

223. A kiadmányokat a NAV hivatalos dokumentumsablonja alapján kell elkészíteni.

224. A kiadmány tervezet elkészítése, szerkesztése során figyelemmel kell lenni arra, hogy a keltezés és a kiadmány helye ne kerüljön külön oldalra.

225. A címzett részére megküldött kiadmány tartalmilag és formailag teljesen meg kell egyezzen az irat irattári példányával, illetve a másodlatpéldányokkal.

226. A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell:

a) a kiadmányozó NAV szerv, szervezeti egység nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax), illetve amennyiben az ügy jellege és a kialakult kapcsolattartási forma indokolja - belső iratoknál minden esetben - a kiadmányozó központi e-mail postafiók címét,

b) az ügyintéző nevét (kivéve a felsővezetői, nem hatósági ügyben történő levelezésnél),

c) az ügy számát,

d) a kiadmányozó nevét, beosztását, aláírását,

e) az irat tárgyát,

f) az irat iktatószámát,

g) a mellékletek számát,

h) a címzett nevét, címét,

i) a hivatkozási számot.

227. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló elektronikus aláírást kell alkalmazni.

228. A NAV szerveinél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője - figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra - a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papír alapú és elektronikus másolatot is kiadhat.

229. Amennyiben az ügy jellege indokolja és/vagy a kiadmányozó elrendeli, a kiadmánytervezetekhez ügyismertetést kell készíteni, amely formailag egy iktatott feljegyzés, tartalmilag az ügy lényeges körülményeit, a kiadmánytervezetben szereplő intézkedés indokait tartalmazza. Az ügyismertetés belső irat, a kiadmánnyal a NAV szervezetén kívülre történő kiküldése tilos.

230. Az ügyintéző felelős az általa készített kiadmánytervezetért, melyet az irattári példányon szignójával ellátva, a szolgálati út betartásával - szükség esetén az ügyismertetéssel együtt - be kell mutatnia a kiadmányozásra jogosult vezetőnek. A szolgálati út szerinti vezetők az irattári példányon láttamozzák a kiadmánytervezetet.

231. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az s. k. jelzés esetén az ügyintéző, ügykezelő A kiadmány hiteléül záradékot rávezeti, bélyegzőlenyomattal látja el és aláírja.

232. A kiadmánnyal megegyező példány küldéséért az elektronikus továbbítást végző alkalmazott felel.

Expediálás

233. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmány(oka)t a mellékleteikkel együtt az iratok továbbításával megbízott ügykezelő részére előkészíteni.

234. Az iratokat az ügykezelő továbbítja, aki köteles:

a) az iratot a címzettnek jelen Szabályzatban meghatározottak szerint - az Azonnal, illetve a Sürgős jelzéssel ellátottakat soron kívül - továbbítani,

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

c) az irat irattárban maradó példányán vagy az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját, módját feljegyezni és aláírni.

235. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

a) Saját kezű felbontásra!

b) Más szervnek nem adható át!

c) Nem másolható!

d) Kivonat nem készíthető!

e) Elolvasás után visszaküldendő!

f) Zárt borítékban tárolandó!

g) Normál, ajánlott, tértivevényes, elsőbbségi küldemény.

236. Az ügykezelőnek továbbítás előtt ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetve hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, a mellékleteket csatolták-e, majd gondoskodik a küldemények továbbításra való előkészítéséről (borítékolás, csomagolás).

237. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékban kell elhelyezni, illetve ajánlott vagy tértivevényes küldemények esetén iratkísérő jegyzéket kell csatolni, melynek iktatószámát fel kell tüntetni a borítékon, illetve a tértivevényen. Telefaxon küldött irat esetén, amennyiben a küldés tényének igazolása szükséges, a Továbbítási nyugtát az irathoz kell csatolni.

238. Ha az azonos tartalmú iratnak 5-nél több címzettje van, elosztóívet kell használni.

239. A kimenő postát főszabály szerint a Központi Iktató továbbítja. A postai úton továbbítandó küldemények feladására a Postaküldemények feladókönyve szolgál, annak vezetése az érvényben lévő postaszabályzatok szerint történik.

240. Amennyiben az iratkezelő szoftver rendelkezik postázó modullal, valamennyi küldemény postázását a rendszerben rögzíteni kell, illetve a feladókönyvet az iratkezelő rendszerben kell előállítani, azt papír alapon és - megállapodás alapján - elektronikusan is meg kell küldeni a postai szolgáltató felé.

241. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

a) a küldő szervezeti egység megnevezését (kódját) és címét,

b) az irat vagy a kísérőjegyzék iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (S. k. felbontásra, Sürgős, Ajánlott, Tértivevényes, Díj hitelezve stb.).

242. A tértivevényen fel kell tüntetni:

a) a küldő szerv, szervezeti egység megnevezését (kódját), postacímét,

b) az irat jellegét,

c) az irat iktatószámát,

d) az ügyintéző nevét vagy technikai azonosító számát/nyilvántartási számát,

e) a címzett megnevezését és címét,

f) a címzett távolléte esetén otthagyandó értesítés típusának megjelölését,

g) a küldeményazonosítót (ragszámot).

243. Tértivevénnyel - hivatalos iratként - kell kiküldeni minden hatósági iratot, amelyhez jogkövetkezmény fűződik, vagy amelyeknél az átvétel tényét bizonyítani szükséges.

244. Takarékossági okokból - amennyiben a küldeményjellege lehetővé teszi -az ajánlott küldeményként történő küldést, annak magasabb díjszabása miatt kerülni kell és helyette hivatalos küldeményként küldhető az az irat is, amelyre a 243. pont nem teszi azt kötelezővé.

245. Az öntapadó tértivevényt a boríték hátoldalára ragasztással kell felerősíteni, a címzettnek szóló oldalával kifelé úgy, hogy a postai szállítás alatt ne válhasson le a borítékról.

246. A külföldi címzéssel ellátott könyvelt küldemények, illetve a csomagként feladandó küldemények vonatkozásában speciális tértivevény nyomtatványt és ragszámot kell alkalmazni, illetve ezen küldeményeket a feladó helye szerinti postahivatalban külön Postaküldemények feladókönyvvel kell feladni.

247. A postai kézbesítésnél használt, visszaérkezett tértivevényeket - érkeztetés és iktatás nélkül - az ügyirathoz, a kézbesítés eredményét, illetve a visszaérkezés dátumát az iktatási adatokhoz kell rögzíteni. A papír alapú irattári példány nélkül kiküldött iratok esetében a visszaérkezett tértivevényt visszakereshető módon, kötegben kell az ügyre vonatkozó őrzési ideig tárolni.

248. Téves címzés miatt visszaérkezett küldemény esetén az ügyintézés során egyeztetni kell a rendelkezésre álló adatok alapján a címzés pontosságát, a címzés elírása esetén a javított címzéssel meg kell ismételni a küldemény elküldését.

249. A visszaérkezett küldeményt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

250. Az INIT által nagy tömegben kiküldött levelek esetén feladóként az illetékes területi szerv kerül feltüntetésre, az iktatási, postázási adatokat is az illetékes területi szerv iktatókönyvében kell - informatikai betöltéssel - megjeleníteni, a postázás napján, legkésőbb a postázást követő napon. A sikertelen kézbesítés miatt visszaérkezett küldemények ismételt kipostázásánál az illetékes területi szervnek gondoskodnia kell arról, hogy az INIT által küldeményre nyomtatott - az eredeti kiküldésnél használt - ragszám ne legyen látható.

251. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri és erre jogszabály lehetőséget biztosít.

252. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

Postai kapcsolattartás

253. A NAV és a Magyar Posta Zrt. közötti Kiemelt Partneri Szerződés értelmében a két fél közötti kapcsolattartás főszabály szerint központilag történik a Magyar Posta Zrt. által kijelölt ügyfélmenedzserek és az IFAF kijelölt kapcsolattartói közreműködésével. A KEKI - mint a Magyar Posta Zrt.-vel önállóan szerződő NAV szerv - a postai kapcsolattartást a 26. e) pont alapján helyi irányító eszközben szabályozza.

254. A Szerződés hatálya alá tartozó NAV szervek a Magyar Posta Zrt. által kézbesített küldemények átvételére meghatalmazott személyek kijelölését és a személyekben bekövetkezett változások átvezetését a feladó postahivatallal közvetlenül is közölhetik, ha erről egyidejűleg tájékoztatják az IFAF-ot.

255. A Szerződés hatálya alá tartozó NAV szervek a postai küldemények ki- és beszállítási szolgáltatásának igénybevételéről önállóan döntenek, a megállapodás a Kiemelt Partneri Szerződés része, ezért erről időben tájékoztatniuk kell az IFAF-ot.

Az irat határidős-nyilvántartásba helyezése

256. Az iratot határidős-nyilvántartásba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni. A határidőt az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven év, hó, nap megjelölésével feltüntetni.

257. Határidős-nyilvántartásba helyezhető az irat, így - a Ket. 33. §-a értelmében - az ott eltelt idő az ügyintézési határidőbe sem számít bele a következő esetekben:

a) a hatásköri vagy illetékességi vita egyeztetésének, illetve az eljáró hatóság kijelölésének időtartamára,

b) a jogsegélyeljárás, valamint a nyilvános, vagy valamely hatóság, bíróság vagy a Magyar Országos Közjegyzői Kamara jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásából kért adat beszerzése időtartamára,

c) a hiánypótlásra, illetve a tényállás tisztázásához szükséges adatok közlésére irányuló felhívástól az annak teljesítéséig terjedő időre,

d) a szakhatóság eljárásának időtartamára,

e) az eljárás felfüggesztésének időtartamára,

f) az ügyfélnek az eljárás megindításáról való értesítés mellőzése esetén, ha az ügyben a hatóság bizonyítási eljárást folytatott le, az eljárás időtartamára,

g) a hatóság működését legalább egy teljes napra ellehetetlenítő üzemzavar vagy más elháríthatatlan esemény időtartamára,

h) a kérelem, döntés és egyéb irat hiteles fordításához szükséges időtartamra,

i) a szakértői vélemény elkészítésének időtartamára,

j) a hatósági megkeresés vagy a döntés postára adásának napjától annak kézbesítéséig terjedő időtartamára, valamint a hirdetményi, továbbá a kézbesítési meghatalmazott és a kézbesítési ügygondnok útján történő közlés időtartamára.

258. A határidőt az iktatókönyv vonatkozó rovatában, illetve az iratkezelő rendszer megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

259. Az ügykezelő a határidős-nyilvántartásra átvett iratot köteles:

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, és határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani,

b) a határidő napján az ügyintéző részére átadni és a kiadás tényét a nyilvántartási rendszerben rögzíteni.

Iratok átadása-átvétele, felterjesztése, kiadványok szétosztása szerven belül

260. Az iratkezelési szoftverrel nyilvántartott iratok átadás-átvételét elsősorban az iratkezelő rendszerben kell rögzíteni. Amennyiben az iratkezelési szoftver nem rendelkezik ehhez megfelelő funkcióval vagy az iratok átadása és átvétele időben - pl. fizikai távolság miatt - elválik egymástól, úgy az átadás-átvétel dokumentálására alkalmazható belső átadókönyv, előadói munkakönyv vagy átadólista. A listák megőrzési idejére a kézbesítőkönyvekre vonatkozó megőrzési idő az irányadó.

261. Az iktatást nem igénylő iratokat, illetve az iktatandó iratokat a nyilvántartásba vételük előtt az iratból ismerhető azonosító adatok megjelölésével, kézbesítőkönyvvel vagy belső átadókönyvvel kell továbbítani.

262. Felterjesztés során az első fokon eljárt szerv az érdemi döntéshez szükséges valamennyi iratot - a jogorvoslati kérelmet eredetben, illetve a többi iratanyag hiteles másolatát - időrendi sorrendbe rakva, iratjegyzékkel határidőben terjeszti fel a jogorvoslati eljárást végző szervhez. Az iratkezelő rendszerben a küldés tényét rögzíti.

263. NAV-on belüli illetékességi áttétel során az eredeti iratokat kísérőlevéllel kell megküldeni az illetékességgel rendelkező NAV szerv részére. A kísérőlevél eredeti példánya a küldő szervnél marad és az áttett ügynek kapcsolódó ügyét képezi. Az ügyfelet az áttételről egyidejűleg értesíteni kell.

264. A címzett a kísérőlevelet bejövő iratként nyilvántartásba veszi, majd a megküldött irattal, iratokkal együtt az ügyintézés helyére továbbítja. Az áttett iratokat csak akkor szabad újból nyilvántartásba venni, ha a hatósági eljárás jogszerű lefolytatásához, a szakmai rendszerekben folyó ügyvitelhez erre szükség van.

265. A 264. pontban megfogalmazott szabályokat addig kell alkalmazni, amíg az iratkezelő rendszerben az illetékesség váltás során szükséges nyilvántartási adatok automatikus átörökítése meg nem valósul.

266. A lezárt ügyek iratait az adózó/ügyfél illetékességváltásakor automatikusan nem, csak az új illetékességgel rendelkező NAV szerv kifejezett írásbeli kérésére kell áttenni.

267. Adott szervtől, szervezeti egységtől való távozás, illetve áthelyezés előtt az átvevő az általa átvett iratokat köteles a közvetlen vezetője vagy az általa kijelölt alkalmazottnak dokumentáltan átadni.

268. A közlönyök, folyóiratok, módszertani kiadványok szétosztása az elosztási ívek alapján történik.

IV. Irattárazás, selejtezés, levéltárba adás

Irattár, irattárazás

269. Az elintézett ügyeket irattárba kell helyezni.

270. Az elintézett ügyet irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vezető, illetve az általa felhatalmazott személy előadói ívre vagy az iratra felvezetett engedélye alapján lehet. Az irattárba helyezhetőséget az előadói ív megfelelő rovatában (Irattárba helyezhető) elhelyezett engedélyezői aláírással és dátum feltüntetésével, vagy az iraton az "a/a" (ad acta) jelzéssel, az engedélyező aláírásával és a dátum feltüntetésével kell jelölni.

271. Az ügyintéző feladata:

a) az ügy befejezésével egyidejűleg meghatározza az irattári tételszámot, illetve a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja vagy felülbírálja, valamint megvizsgálja az előírt kezelési utasítások teljesülését,

b) a felesleges munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli és selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti,

c) az ügyiratdarabokat keletkezésük szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívébe helyezi.

272. Az ügykezelő feladata:

a) ellenőrzi, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e,

b) hiányosság esetén az ügyiratot visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik a hiányosság megszüntetéséről.

273. Az ügyek irattárba történő átadásának módja, rendszeressége, ütemezése a 26. e) pont alapján helyi irányító eszközben szabályozható.

274. Az elintézett ügyeket irattári tételszám és őrzési idő szerint rendezve, szükség szerint kötegelve vagy előadói ívben kell az irattárnak átadni.

275. Az előadói ívekben őrzött iratoknál az irattári tételszámot és a keletkezés évét az előadói íven is fel kell tüntetni.

276. Az irattári kötegekben őrzött iratoknál az irattári tételszámot és a selejtezés évét a kötegeken is fel kell tüntetni. Egy irattári kötegbe azonos őrzési idejű iratok kerüljenek.

277. Az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját be kell vezetni, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

278. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy megbízottja engedélyezi.

279. Az iratok tárolását az adathordozó fajtájától függően kell biztosítani.

280. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni.

281. Az elintézett ügyek iratait a szervezeti egység vezetőjének döntése alapján legfeljebb 5 év - belső ellenőrzési ügyek iratait jogszabály alapján legalább 10 év - időtartamra átmeneti irattárban lehet elhelyezni, erről a helyi irányító eszközben rendelkezni kell.

282. Az irattárakban bekövetkező rendkívüli eseményekről - csőtörés, betörés, tűz stb. - az IFAF-ot 3 munkanapon belül tájékoztatni kell. A kárfelmérést követően haladéktalanul meg kell kezdeni a megsemmisült, megrongálódott, elveszett iratok számbavételét, amiről az IFAF-ot az iratjegyzék megküldésével értesíteni kell.

A Központi Irattár működése

283. Az adott szerv Központi Irattára a lezárt évfolyamú ügyiratokat előadói ívben elhelyezve, iratkezelési segédleteikkel együtt, év körük, irattári tételszámuk szerint csoportosítva, szükség szerint kötegelve vagy előadói ívben veszi át.

284. A Központi Irattár feladatai:

a) az irattárban őrzött iratanyagokról nyilvántartást vezet,

b) selejtezi a lejárt megőrzési idejű iratokat a selejtezési terv és levéltári záradékkal ellátott selejtezési jegyzőkönyv alapján,

c) biztosítja az elektronikus iratok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejártáig,

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az illetékes közlevéltár részére történő átadásáról,

e) gondoskodik a leselejtezett iratanyag megsemmisítéséről.

285. Az irattárból ügyeket ügyiratkikérővel lehet kölcsönözni, amit engedélyezhet az iratot irattározó szerv, annak jogutódja, illetve az ügyben eljárni jogosult szerv vezetője. Jogutód nélkül megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt az iratkezelés helyi felügyeletét ellátó vezető jogosult megadni. Hasonlóan kell engedélyezni a betekintést, másolást is.

286. Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír, és amelyet a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Amennyiben az iratkölcsönzést az elektronikus nyilvántartás rögzíti, az ügyiratpótló lap elhagyható.

287. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan a kölcsönzési napló vezetésével kell végezni. Amennyiben az iratkölcsönzést az elektronikus nyilvántartás rögzíti, a kölcsönzési napló vezetése elhagyható.

288. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

289. Az Országos Központi Irattárban (a továbbiakban: OKI) tárolhatják a területi szervek azokat a számozott bizonylatokat, amelyeket feldolgoztak és dobozba helyezéssel irattározásra előkészítettek.

290. Az OKI-ba történő szállítás rendjét az azt üzemeltető és irányító Dokumentációs Főosztály határozza meg.

291. Az OKI a területi szervektől beérkező dobozokat tárolja és nyilvántartja, a beszállító területi szerv selejtezési eljárása után, az arról kapott értesítés alapján a dobozokat jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisíti.

Selejtezés

292. A lejárt őrzési idejű irattári anyagot selejtezni kell. Az őrzési időre és a selejtezhetőségre a jelen Szabályzat 1. számú függelékeként kiadott Irattári Tervben meghatározottak az irányadók.

293. Az irattári tételszámba sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt őrzési időt az ügy lezárását követő év január 1. napjától kell számítani. Az ügylánc selejtezési határidejét a benne lévő leghosszabb megőrzési idejű ügy határozza meg.

294. Az iratokat a selejtezhetőség szempontjából - informatikai támogatással - évenként át kell vizsgálni és selejtezésre előkészíteni.

295. Irattárból iratokat megsemmisítés céljából kiemelni kizárólag iratselejtezési eljárás során szabad.

296. Az iratok selejtezését csak azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni.

297. A selejtezésről a kijelölt selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelynek 2 példányát iktatás után az illetékes közlevéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében.

298. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a selejtezési jegyzék, amely tartalmazza a selejtezendő iratok

a) évkörét,

b) irattári tételszámát,

c) tárgykörét/ügykörét,

d) mennyiségét (ifm).

299. A selejtezési jegyzőkönyv nem selejtezhető.

300. A közlevéltár az iratok megsemmisítését - a szükséges ellenőrzés után - a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

301. A selejtezés tényét és időpontját a selejtezési jegyzőkönyvre fel kell vezetni és az iktatókönyv megfelelő rovatában jelölni kell.

302. A selejtezett iratokat zúzással vagy az irat adathordozójának anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

303. Az iratkezelés helyi irányítója megkeresésére a szerv gazdálkodási, ellátási szakterülete gondoskodik a selejtezett iratanyag megsemmisítési helyre történő szállításáról, továbbá az iratanyag kísérése mellett köteles meggyőződni arról, hogy a beszállításra került iratmennyiség megsemmisült.

Levéltárba adás

304. A nem selejtezhető iratokat - a határidő nélkül őrzendők kivételével - 15 év őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, az illetékes közlevéltárnak át kell adni. A közlevéltárnak csak lezárt, teljes évfolyamok rendezett iratai adhatók át.

305. A maradandó értékű iratanyagot évkör és irattári tételszám szerint csoportosítva, lezárt teljes évfolyamonként ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, átadás-átvételi jegyzőkönyv és jegyzék alapján kell átadni.

306. Elektronikus iratokat külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni.

307. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatókönyvbe be kell vezetni.

308. A visszatartott ügyiratokról - beleértve a közlevéltár által helyhiány miatt át nem vett iratokat is - a közlevéltárral egyeztetett módon külön jegyzőkönyvet és jegyzéket kell készíteni, feltüntetve a tervezett átadás-átvétel időpontját.

V. Iratkezelési szoftverek fejlesztésével kapcsolatos speciális szabályok

Iratkezelési szoftverek fejlesztésével, üzemeltetésével kapcsolatos speciális szabályok

309. Az egységes iratkezelő rendszer bevezetéséig a szervek eltérő iratkezelési szoftvereket alkalmaznak, így az egységes szabályok érvényesülése és a zökkenőmentes munkavégzés megvalósítása érdekében a rendszerek fejlesztése és üzemeltetése során a szakmai irányításnak, koordinációnak kiemelt szerepe van.

310. Az iratkezelési szoftverek felhasználói és üzemeltetési dokumentációit, a rendszergazdák és rendszeradminisztrátorok elérhetőségeit az INIT belső intranetes portálján folyamatosan elérhetővé kell tenni.

DOKU rendszer fejlesztésével kapcsolatos szabályok

311. Iratkezelő rendszer fejlesztésére megrendelést csak az IFAF adhat le ISZ100-as formanyomtatványon, elektronikusan. Amennyiben más szervtől, szervezeti egységtől érkezik iratkezelő rendszert is érintő fejlesztési megrendelés, azt az INIT - a fejlesztés megkezdése előtt - szakmai felülvizsgálatra megküldi az IFAF részére.

312. Az egyedi hibabejelentésekre (Service Desken leadott problémabejelentések) csak egyedi hibajavítás végezhető. Amennyiben az egyedi hiba egy működésbeli hiányosságra hívja fel a figyelmet, a hibajavítás előtt a hiba leírását, okát, a lehetséges megoldási módokat az INIT megküldi az IFAF részére, erről a hibabejelentőt tájékoztatja.

313. Az IFAF a sürgősséggel megküldött hibabejelentésekre legkésőbb 24 órán belül válaszol, egyéb hibák esetén 3 munkanapon belül.

314. A fejlesztési megrendeléseket az INIT 5 munkanapon belül köteles visszaigazolni. A visszaigazolásban tájékoztatást kell adnia a fejlesztés informatikai megvalósíthatóságáról, a szükséges erőforrásról. Amennyiben a fejlesztési igénnyel kapcsolatban további egyeztetést tart szükségesnek, azt a visszaigazolásban jeleznie kell egy koordinátor kijelölésével.

315. Az egyeztetések során született döntések alapján az IFAF módosíthatja a megrendeléseit.

316. A megrendelő kérheti, hogy az elkészült fejlesztést tesztelhesse és a tesztelés eredményétől függően adja hozzájárulását az éles üzemi bevezetéshez. Ebben az esetben a tesztelés feltételeit a tesztkörnyezetben biztosítani kell.

317. Fejlesztés üzemi környezetbe adása csak az IFAF engedélyével történhet, az üzembe adást minden esetben meg kell előzze a fejlesztés elkészültéről szóló készre jelentés IFAF-hoz történő beérkezése.

318. Az INIT heti terítésben tájékoztatja a felhasználókat a DOKU-ban történt fejlesztésekről. A terítés tartalmát az INIT határozza meg, de kihelyezés előtt be kell szereznie az IFAF jóváhagyását.

MonDoc rendszer fejlesztésével kapcsolatos szabályok

319. A rendszer fejlesztését támogatási szerződés alapján külső vállalkozó végzi. A fejlesztési igények meghatározásánál figyelemmel kell lenni a szerződéses órakeretekre, a szerződésben vállalt feltételekre.

320. A felhasználói igények felülvizsgálatát az IFAF végzi, a megrendeléseket az INIT kapcsolatkezelési szakterülete továbbítja a vállalkozó felé.

A Robotzsaru Neo rendszer fejlesztésével kapcsolatos szabályok

321. A rendszer fejlesztését az ORFK Információtechnológiai és Műszaki Főosztálya végzi, a fejlesztési igényeket az IFAF jóváhagyása után a Bűnügyi Főigazgatóság kijelölt rendszeradminisztrátora továbbítja az ORFK kapcsolattartó személye felé.

VI. Egyéb rendelkezések

322. Amennyiben más irányító eszköz ügyviteli, iratkezelési szabályokat fogalmaz meg - az iratkezelési nyilvántartások megbízhatósága és pontossága érdekében - annak minden esetben összhangban kell lennie jelen Szabályzatban foglalt rendelkezésekkel, kivéve ha jogszabály, illetve alkotmánybírósági döntés ettől eltérő eljárást ír elő. Az ilyen tartalmú irányító eszközt kiadása előtt az IFAF-nak meg kell küldeni véleményezésre.

323. Az iratkezelési tevékenységről, a feladathoz rendelt létszám alakulásáról, az iratforgalmi adatokról, a feladatvégzéshez biztosított eszközök megfelelőségéről, a helyi oktatások tapasztalatairól, a felmerülő iratkezelési problémákról, az irattárak helyzetéről, az irattárolás költségeinek alakulásáról, a tárolt iratok mennyiségéről és a szabad kapacitás alakulásáról, az elvégzett selejtezésekről minden év január 15-éig a Bűnügyi Főigazgatóság, a KEKI, az INIT, illetve a Központi Hivatal vonatkozásában a Dokumentációs Főosztály vezetője, továbbá a középfokú szervek vezetői - az előző évre vonatkozó adatokkal - tájékoztatják az IFAF-ot.

Szervezeti változásokkal összefüggő iratkezelési feladatok

324. NAV szervjogutóddal való megszűnése esetén iratait a jogutód szerv kezelésébe kell átadni.

325. NAV szervezeti egységének megszűnése esetén a lezárt ügyeket a szerv Központi Irattára veszi át, a folyamatban lévő ügyek intézéséről a szerv vezetője intézkedik.

1. függelék

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Irattári terve

1. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) 9. § (4) és 10. § (9) bekezdése értelmében a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével irattári tervet készít, amelyben

a) az irattári tételeket feladat- és ügykör szerint csoportosítja,

b) meghatározza az egyes irattári tételekbe tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét,

c) meghatározza a nem selejtezhető irattári tételeket és ezek levéltári átadásának határidejét.

2. Az irattári tételek megegyeznek a NAV országos elektronikus iratkezelési rendszerében 2011. 12. 31-én használt kódokkal.

3. Az irattári tervben alkalmazott jelölések:

a) "0" = nem selejtezhető irat,

b) 2-50 = a selejtezhető iratoknál az évek száma,

c) "-" = az adott szervezetnél ilyen tárgyú irat nem fordul elő,

d) "*" = az őrzési idő egy meghatározott idő, vagy esemény bekövetkeztekor kezdődik,

e) "X" = külön jogszabály rendelkezik a selejtezésről,

f) "/" = letiltott kód, már nem lehet rá iktatni (A letiltott ügykódokat az irattári tervben a szöveg áthúzása is megkülönbözteti.)

g) A négyjegyű tételszám előtt az "U" ügyet, az "I" irattípust jelent.

4. Az irattári tételszám az irat iktatásakor kerül meghatározásra, amit irattárba helyezésig módosítani lehet.

5. Az ügy selejtezési határidejét az ügytípuskódnál feltüntetett megőrzési idő határozza meg. Ügylánc esetén az azt alkotó ügyek közül a legkésőbb selejtezhető ügy határozza meg az ügylánc selejtezési idejét. A határidő számítás kezdete az ügy lezárásának a dátumát követő év január elseje.

6. Az irattári tervben foglaltakat az IFAF vezetője az érintett szervezeti egységek javaslata alapján, a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével módosíthatja.

I. Általános rész

Működtetés, irányítás, belső igazgatási ügyek

[1] A tanúsítvány érvényességének lejártától számított legalább 10 évig, illetőleg az elektronikus aláírással, illetve az azzal aláírt elektronikus dokumentummal kapcsolatban felmerült jogvita jogerős lezárásáig kell megőrizni

[2] A megőrzési időt a program használatának befejezésétől kell számítani

[3] A megőrzési időt a jogosultság vagy a honlap megszűnésétől kell számítani

[4] Nem selejtezhető, de a levéltárnak nem kell átadni

[5] A szerződés teljesítésétől számítva

[6] A megőrzési időt a közszolgálati jogviszony megszűnésétől kell számítani

[7] Az ügykódhoz tartozó iratokat 10 évig, de legfeljebb a nyilatkozattételre köteles köztisztviselő közszolgálati jogviszonyának fennállásáig kell megőrizni

II. Különös rész

Nyilvántartás, adatszolgáltatás, bevallás

[1] Jogutód nélküli végleges megszűnést, vagy elhalálozást, vagy az EVA alanyiság, illetve az egyéni vállalkozás megszűnését, vagy az érvényvesztést követően számítva. Kivéve: T1041 munkáltató vagy kifizetői által foglalkoztatott biztosítottak adatainak bejelentő adatlap, mivel annak 80 év a megőrzési ideje.

[2] Kivéve: ÉPÍT. hatóság ADATSZOLGÁLTATÁS, mivel annak 10 év a megőrzési ideje.

[3] Vagy a tanúsítvány érvényességének lejártát követően, a tanúsítvány visszavonását követően, vagy a a jogutód nélküli végleges megszűnéstől, vagy elhalálozástól, vagy a meghatalmazás megszüntetésétől kell számítani.

[4] Külön jogszabály alapján soron kívül - azonnal, akár év közben - selejtezendő.

Ellenőrzési ügyek

[1] Kivéve: BIZTOSÍTÁSI JOGVISZONYT MEGÁLLAPÍTÓ HATÁROZAT, mivel annak 50 év a megőrzési ideje. A II. FOKON KIADOTT BIZTOSÍTÁSI JOGVISZONYT MEGÁLLAPÍTÓ HATÁROZAT esetében a jogutód nélküli végleges megszűnést követően vagy elhalálozást követően kell számítani.

Engedélyezési és fizetési kérelmek, igazolási ügyek

[1] A megőrzési időt az engedély visszavonásától kell számítani.

[2] A megőrzési időt az engedély megszűnésétől/érvénytelenítésétől kell számítani.

Felszámolás, végrehajtás, csőd ügyek

Adóztatási/igazgatási ügyek

[1] Jogutód nélküli végleges megszűnést követően vagy elhalálozást követően. Kivéve: Az IDEIGLENES ADÓIGAZOLVÁNY, mivel annak 60 év, és az ADÓAZONOSÍTÓ JEL HIVATALBÓL TÖRTÉNŐ MEGKÉPZÉSE mivel annak 90 év a megőrzési ideje.

[2] Art. 91. § (1) bekezdésébe foglaltak figyelembevételével.

[3] A jogosítást követően.

[41 A biztosított öregségi nyugdíjának megállapítását követően.

[5] A jogutód nélküli végleges megszűnéstől, vagy elhalálozástól, vagy a meghatalmazás megszüntetésétől kell számítani.

[6] A nyilatkozat visszavonásától, vagy az adózó elhalálozásától számítandó.

Bűnügyek

[1] a bűncselekmény büntetési tételének, illetve a büntethetőség elévülésének megfelelő idő

[2] az együttműködés, fedett nyomozói tevékenység megszűnésétől számított 20 évig [31 soron kívül - azonnal, akár év közben - selejtezendő.

Vámszakmai ügyek