12/2010. (X. 29.) BM utasítás

a Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló szabályzat kiadásáról

Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 20. § (3) bekezdés a) pontjában meghatározott hatáskörömben eljárva - tekintettel a jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvény 49. § (1) bekezdésére - kiadom a következő utasítást:

1. A Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló szabályzatot a jelen utasítás mellékletében foglaltak szerint határozom meg.

2. Az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

Melléklet a 12/2010. (X. 29.) BM utasításhoz

I. Az utasítás hatálya

1. Az utasítás hatálya a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: BM Igazgatás) terjed ki.

II. Általános szabályok

2. Az BM Igazgatás kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló jelen szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvénynek (a továbbiakban: Áht.), az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: Ámr.) a kötelezettségvállalás rendjére vonatkozó rendelkezéseinek betartásával kell alkalmazni.

3. A fejezeti kezelésű előirányzatokat érintő kötelezettségvállalás szabályait a hatályos, a BM fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló utasítás tartalmazza.

III. Értelmező rendelkezések

4. Jelen utasítás alkalmazásában:

a) Ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy:

aa) az okmányok a jogszabályoknak, az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek megfelelnek (jogi ellenjegyzés);

ab) a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat (pénzügyi ellenjegyzés);

ac) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll, a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, valamint hogy a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll (pénzügyi ellenjegyzés).

b) Jogi ellenjegyző: a Peres Képviseleti és Szerződés-előkészítő Főosztály (a továbbiakban: PKSzF) vezetője, jogtanácsosa vagy a PKSzF hatáskörében eljáró ügyvéd.

c) Pénzügyi ellenjegyző: a Pénzügyi-erőforrás és Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) felhatalmazott munkatársa.

d) Érvényesítés: a kiadás teljesítését, a bevétel beszedését megelőzően a szakmai teljesítésigazolás alapján az összegszerűségnek, valamint a számlára, számlát helyettesítő bizonylatra előírt alaki követelményeknek való megfelelés, továbbá a szükséges fedezet meglétének ellenőrzése. A megelőző ügymenetben az Áht., az Ámr. előírásainak, továbbá a belső szabályzatokban foglaltak megtartásának ellenőrzése.

e) Jogi vizsgálat: a PEF munkatársa által végzett jogi szempontú iratvizsgálat a bruttó 10 millió forint értékhatárú, vagy azt el nem érő kötelezettségvállalások körében. Nem tartoznak ezen körbe a jogszabály által jogtanácsosi, ügyvédi vizsgálatot, jogi ellenjegyzést előíró bruttó 10 millió forint értékhatárt el nem érő szerződések, valamint a megbízási szerződések értékhatártól függetlenül.

f) Jogi vizsgáló: a PEF jogi vizsgálatra felhatalmazott munkatársa.

g) Keretgazda: a 49. pontban meghatározottak szerint felhatalmazott személyek.

h) Költségvetési keret: olyan keretösszeg, amely felett irányító állami vezető, vagy egy adott szervezeti egység kötelezettségvállalásra jogosult vezetője rendelkezik, jelen utasítás szerint.

i) Kötelezettségvállalás: a jóváhagyott kiadási előirányzatok terhére szabályszerűen megtett jognyilatkozat, amely jövőbeni fizetési, szolgáltatási kötelezettséggel jár. Ilyen különösen: a kinevezési okirat; egyéb személyi juttatás megállapítása; foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítése; áru, szolgáltatás visszaigazolt megrendelése; szerződés; pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma; pénzkifizetéssel nem járó megállapodás, amely alapján a felek kölcsönös szolgáltatásokkal tartoznak egymásnak; valamint minden más, fizetési és ellenszolgáltatási kötelezettséggel járó szerződés; bevétel megszerzésére irányuló pénzügyi kihatású intézkedés; továbbá a Kormány határozata alapján átcsoportosított előirányzat felhasználására tett, és a kormányhatározat közzétételétől számított hatvan napon belüli intézkedés dokumentuma. Közbeszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása; ajánlattételi felhívás megküldése; támogatási konstrukció meghirdetése (pályázati felhívások, kiírások, támogatási programok, egyedi támogatások), amennyiben az nem kerül visszavonásra.

j) Szakmai teljesítésigazolás: a kiadás teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelését megelőző, az adott jogügylethez kapcsolódó ellenőrzés, amelynek célja annak szakmai igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumában vállaltak teljesítése megfelelő, jogos, összegszerűsége rendben van, és megalapozza a kiadások teljesítését, illetőleg a bevétel beszedését.

k) Utalvány ellenjegyzése: az ellenjegyzés szabályainak értelemszerű alkalmazása mellett a szakmai teljesítés igazolásának és az érvényesítés megtörténtének ellenőrzése.

l) Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának írásbeli elrendelése.

IV. Kötelezettségvállalás

5. Kötelezettséget vállalni a BM Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározott feladatok célszerű és hatékony ellátására, pénzügyi ellenjegyzés és jogi ellenjegyzés vagy vizsgálat után írásban lehet. Nem szükséges írásbeli kötelezettségvállalás az előzetesen készpénzben kiadott beszerzési előleg terhére történő, gazdasági eseményenként egyszázezer forintot el nem érő beszerzés esetében.

6. A BM Igazgatás költségvetése terhére kötelezettségvállalásra jogosultak az SZMSZ-ben meghatározott feladataik alapján:

a) korlátlan összegű:

- belügyminiszter (a továbbiakban: miniszter);

- közigazgatási államtitkár;

- gazdasági és informatikai helyettes államtitkár;

- miniszteri kabinetfőnök;

b) gazdasági eseményenként ötvenmillió forint értékhatárig:

- európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár;

c) gazdasági eseményenként ötmillió forint értékhatárig:

- keretgazdák;

d) európai uniós projektek esetén a kötelezettségvállalásra jogosultakat egyedi miniszteri felhatalmazás határozza meg.

7. A kötelezettségvállalásra jogosultak a BM feladatainak végrehajtása érdekében fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget a jelen utasítás 6. pontjában meghatározott értékhatárig vállalhatnak.

8. Kötelezettséget a tárgyévi előirányzat terhére akkor lehet vállalni, ha a pénzügyi teljesítés a tárgyévet követő június 30-ig megtörténik.

9. A PEF a kötelezettségvállalások nyilvántartását a Forrás SQL integrált pénzügyi számviteli ügyviteli rendszerben vezeti.

10. A PEF vezetője gondoskodik a kötelezettségvállalás Kincstár felé történő bejelentéséről az alábbiak szerint:

a) a dologi és a felhalmozási kiadásokat, valamint a működési és felhalmozási célra az államháztartáson kívülre átadott pénzeszközöket terhelő, a tárgyévi előirányzat, vagy az előző év(ek) előirányzat-maradványa terhére vállalt, bruttó ötmillió forintot elérő vagy meghaladó egyedi kötelezettségvállalást és annak változását a kötelezettségvállalást követő öt munkanapon belül, de legkésőbb a kifizetést megelőző 10. munkanapig a Kincstár felé be kell jelenteni;

b) egyedileg be kell jelenteni a tárgyévben vállalt, de a következő év(ek) előirányzatát terhelő, bruttó egymillió forintot elérő kötelezettségeket a Kincstár felé.

11. A bejelentést a PEF elektronikusan teszi meg.

12. A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. Az előirányzat-felhasználási tervet a PEF készíti és vezeti. Az előirányzat-felhasználási tervet a PEF vezetőjének javaslatára - a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár egyetértésével - a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá.

13. Több év előirányzatát érintő kötelezettségvállalás az Ámr. 95. §-ában foglaltak szerint vállalható. Szükség esetén az államháztartásért felelős miniszter engedélyének beszerzéséről a kötelezettségvállalásra jogosult kezdeményezésére a PEF gondoskodik.

V. Kötelezettségvállalás és utalványozás ellenjegyzése

14. A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a kötelezettségvállalás vagy utalványozás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, azaz a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll, a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, valamint az előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll.

15. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a 14. pontban előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult írásban tájékoztatja a kötelezettségvállalót, a közigazgatási államtitkárt és a gazdasági és informatikai helyettes államtitkárt. Az ellenjegyzőnek a kötelezettségvállalást vagy utalványozást egyet nem értése esetén akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a közigazgatási államtitkár írásban utasítja. Ebben az esetben az okmányt "A kötelezettségvállalás/utalványozás ellenjegyzése utasításra történt" záradékkal kell ellátnia. Az ellenjegyző ebben az esetben haladéktalanul írásban értesíti a minisztert, aki a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles kivizsgálni és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást.

16. A pénzügyi ellenjegyzés az ellenjegyzésre jogosult aláírásával, nevének és szervezeti egységének feltüntetésével, dátummal és az alábbi szöveggel történik: "Ellenjegyzem".

VI. A teljesítés szakmai igazolása

17. A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt az okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését.

18. A szakmai teljesítésigazolás az erre a célra rendszeresített "Teljesítésigazolás" elnevezésű, ezen utasítás 1. számú függeléke szerinti nyomtatványon történik, amelyen a szakmai teljesítést az arra jogosult személynek az igazolás dátumának rávezetésével és aláírásával kell igazolnia.

19. Az Európai Unió által finanszírozott projektekhez kapcsolódó kifizetések esetén a kifizetés kezdeményezése az 1. számú függelék mellett az erre a célra rendszeresített "Kifizetés kezdeményezése" (2. számú függelék) nyomtatványon történik, amelyen a projektben arra feljogosított személyek a kifizetést jóváhagyják.

VII. Érvényesítés

20. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és az előírt alaki követelmények betartását. Az érvényesítésnek az "érvényesítve" megjelölésen kívül tartalmaznia kell a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását.

VIII. Utalványozás

21. Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel, utalványrendelettel, a szakmai teljesítés igazolását követően lehet.

22. Az utalványrendeletben fel kell tüntetni:

a) az utalványozó és az utalványozás ellenjegyzőjének keltezéssel ellátott aláírását;

b) az "utalvány" szót;

c) a költségvetési évet;

d) a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét;

e) a fizetés időpontját, módját és összegét, devizanemét;

f) a megterhelendő, jóváírandó pénzforgalmi számla számát és megnevezését;

g) a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének sorszámát.

23. Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványban) a 22. pontban meghatározottak közül az okmányon feltüntetett adatokat nem kell megismételni.

24. Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány, valamint közigazgatási határozat alapján befolyó bevétel beszedését.

IX. Összeférhetetlenségi szabályok

25. Egy gazdasági eseményre vonatkozóan a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, az utalványozó és az ellenjegyző nem lehet azonos személy.

26. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel.

27. Az érvényesítést végző személy és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy.

28. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési, szakmai teljesítésigazolási feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. §-ának b) pontja szerinti közeli hozzátartozója vagy a saját javára látja el.

X. A keretgazdálkodás

29. Amennyiben a tárgyévi költségvetés lehetővé teszi, a PEF által elkészített elemi költségvetés jóváhagyását követő harminc napon belül, a PEF vezetője által készített felterjesztés alapján - a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár egyetértésével - a közigazgatási államtitkár dönt a keretgazdák által felhasználható éves keretösszegről és a keretek módosításáról. A döntésről a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt a PEF vezetője visszaigazolással értesíti.

30. A jóváhagyott keretek közötti esetleges átcsoportosításról - a PEF vezetője által készített felterjesztés alapján -a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár dönt.

XI. Eljárási rend

31. A kötelezettségvállalás menete az alábbi szakaszokból áll:

a) igény felmerülése;

b) értékhatár vizsgálata az eljárási rend kiválasztása céljából;

ba) az értékhatár vizsgálata során a Kezdeményező figyelembe veszi a tárgyévi közbeszerzési tervet, a belső honlapon (intranet) közzétett közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések tervét és a PEF által vezetett kötelezettségvállalási nyilvántartást.

c) a kötelezettségvállalás okmányának előkészítése;

d) a kötelezettségvállalás fedezetének vizsgálata, pénzügyi ellenjegyzés;

e) jogi vizsgálat, vagy jogi ellenjegyzés;

f) a kötelezettségvállalás okmányának felek általi aláírása.

32. A szerződés megkötését az adott szakmai feladattal érintett kötelezettségvállalásra jogosult (a továbbiakban: Kezdeményező) kezdeményezheti.

33. Az igény felmerülését követően a Kezdeményező a PEF vezetője részére átiratban megküldi a tervezett kötelezettségvállalás dokumentumát.

34. A szerződés tervezetét a Kezdeményező a szerződő felek számának megfelelő eredeti példányban megküldi a PEF vezetőjének.

35. A szerződés tervezetéhez kötelezően csatolandó mellékletek:

a) a közbeszerzési értékhatárt elérő vagy az azt meghaladó szerződéses összeg esetében a Beszerzési Szabályzat mellékletét képező közbeszerzési tervlap;

b) amennyiben a szerződés nem tartalmazza, a kötelezettségvállaló által tett nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy mely jogszabályhelyre való hivatkozással, milyen indokkal mellőzte a közbeszerzési eljárást, feltéve, hogy az a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvényben (a továbbiakban: Kbt.) meghatározott értékhatár alapján kötelező lenne;

c) valamennyi olyan előzményirat, amely a szerződés tartalmát, előkészítésének módját alátámasztja.

36. A kötelezően csatolandó mellékleteket a PEF őrzi meg, kivéve az uniós forrás terhére megvalósuló beszerzések esetében a közbeszerzési dokumentációkat, melyeket - az ellenőrzéstűrési kötelezettségnek való megfelelés érdekében - a beszerzésért felelő szervezeti egység őriz meg.

37. A PEF vezetője - amennyiben a pénzügyi fedezet biztosított - a tervezett kötelezettségvállalást nyilvántartásba veszi, elkülöníti a feladat pénzügyi forrását és pénzügyi ellenjegyzéssel látja el a dokumentumot.

38. Forráshiány esetén a PEF vezetője a teljes dokumentációt visszaküldi a Kezdeményezőnek "pénzügyi fedezet nem áll rendelkezésre" megjegyzéssel.

39. A megbízási szerződések jogi ellenjegyzését értékhatártól függetlenül a PKSzF vezetője, jogtanácsosa, vagy a PKSzF hatáskörében eljáró ügyvéd végzi.

40. A PEF vezetője a bruttó 10 millió forint összérték feletti szerződést mellékleteivel együtt véleményezés és jogi ellenjegyzés céljából megküldi a PKSzF részére.

41. A bruttó 10 millió forint összérték alatti szerződések jogi vizsgálatát a PEF munkatársa végzi. A jogi vizsgálat megtörténtét a "jogilag megvizsgálva" szöveg szerződésre történő feljegyzésével igazolja.

42. Amennyiben a szerződés a jogszabályoknak és az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek nem felel meg, a PKSzF, vagy jogi vizsgálat esetén a PEF a tervezetet jogi véleményével visszaküldi a Kezdeményezőnek, aki a jogi vélemény alapján átdolgozott tervezetet küldi meg ismételten a PKSzF és a PEF részére.

43. A PKSzF vagy a PEF megküldi a pénzügyi és jogi ellenjegyzéssel ellátott szerződéseket a Kezdeményezőnek, aki gondoskodik azoknak a szerződő felek által történő aláírásáról.

44. A szakmai főosztály egy eredeti, aláírt, jogilag ellenjegyzett, vagy jogilag megvizsgált és pénzügyileg ellenjegyzett példányt irattárba helyez, megküld a szerződő félnek és a PEF vezetőjének. A bruttó 10 millió forint érték feletti, továbbá ezen értékhatár alatti és a jelen Szabályzat 4-es pont e) alpontjában meghatározott kivételt képező szerződés egy eredeti, aláírt, jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott példányát a PKSzF részére küldi meg.

45. A feladatok szakmai teljesítése kizárólag a valamennyi fél által aláírt, jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel, vagy a jogi vizsgálat igazolásával és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott, érvényes és hatályos szerződés alapján kezdődhet meg.

46. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan a PEF olyan naprakész analitikus nyilvántartást köteles vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege.

47. A kötelezettségvállalás módosításának eljárási rendje megegyezik a kötelezettségvállalás eljárási rendjével.

48. A gazdasági eseményenként egyszázezer forintot meg nem haladó kötelezettségvállalások eljárási rendje megegyezik az egyszázezer forintot meghaladó kötelezettségvállalások eljárási rendjével az 5. pontban meghatározottak figyelembevételével.

49. A kötelezettségvállalási, keretgazdai, a kötelezettségvállalás ellenjegyzési, az érvényesítési, az utalványozási, az utalvány ellenjegyzési, valamint a szakmai teljesítésigazolási jogkörök gyakorlását - az erre feljogosított személyek, valamint a távollétükben ezen jogosultságot gyakorló személyek névjegyzékének és aláírásmintájának jóváhagyásával, a PEF vezetőjének javaslatára, a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár egyetértésével -a közigazgatási államtitkár engedélyezi.

XII. Felelősség

50. A kötelezettségvállaló aláírásával felelősséget vállal az adott kiadás szakmai szükségességéért, valamint azért, hogy a kötelezettségvállalás előzetes írásbeli pénzügyi fedezetigazoláson alapul. A kötelezettségvállalót e tevékenységéért a jogszabályokban meghatározott fegyelmi felelősség terheli, és kár okozása esetén a jogszabályok szerinti kártérítési felelősséggel tartozik.

51. A beszerzések során a kötelezettségvállaló felelős a Kbt., valamint a BM Beszerzési Szabályzatának betartásáért, betartatásáért.