15/2009. (X. 30.) MeHVM utasítás

a Miniszterelnöki Hivatal reprezentációs kiadásainak elszámolásáról

A Miniszterelnöki Hivatal Igazgatás alcím költségvetése, valamint a fejezeti kezelésű előirányzatok terhére történő reprezentációs kiadások elszámolásánál a jelen utasításban foglaltak szerint kell eljárni.

I. Az utasítás hatálya

1. Az utasítás hatálya kiterjed a Miniszterelnöki Hivatalnál (a továbbiakban: MeH) állami vezetői szolgálati jogviszonyban, közszolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban álló személyekre, a MeH feladatai ellátásában jogszabály rendelkezése, vagy a miniszterelnök, illetve a miniszter megbízása alapján közreműködő, azonban a MeH-nél jogviszonyban nem álló személyekre (pl. miniszterelnöki megbízott), illetve kirendeléssel vagy vezénylési megállapodással foglalkoztatott munkatársakra, akik a MeH tevékenységével összefüggő feladatot látnak el (a továbbiakban együtt: MeH-munkatársak).

II. Általános rendelkezések

2. A jelen utasítás alkalmazásában:

- reprezentáció: a MeH tevékenységével összefüggő hivatali, szakmai, diplomáciai rendezvény, esemény keretében, illetve az állami és egyházi ünnepek alkalmával ellenérték nélkül, természetben nyújtott vendéglátás (étel, ital) és az ahhoz kapcsolódó természetben nyújtott szolgáltatás (pl. utazás, szállás, szabadidőprogram),

- ajándék: a MeH tevékenységével összefüggő hivatali, szakmai, diplomáciai kapcsolatok keretében adott ajándék (ellenérték nélkül adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány),

- szervezeti egység részére meghatározott keret: a szervezeti egységek feladataihoz az Igazgatás alcím, illetve a fejezeti kezelésű előirányzatokból biztosított keret.

III. Reprezentáció

3. Reprezentációnak minősül:

- a szervezeti egységek által szervezett szakmai megbeszéléseken, tárgyalásokon, értekezleteken, egyeztetéseken, bizottsági üléseken, munkacsoportüléseken,

- sajtótájékoztatókon,

- kormányüléseken, államtitkári értekezleteken,

- az állami és nemzeti ünnepeken, a kitüntetések és elismerések átadásán, valamint a különböző évfordulók alkalmából történő megemlékezéseken,

- továbbképzéseken,

- rendezvényeken és konferenciákon,

- munkareggeliken, -ebédeken, -vacsorákon

felszolgált étel és ital (melybe a hivatali rendezvényeken a mértékletesség elvét szigorúan betartva bor, sör, vagy pezsgő, a munkaebédeken és munkavacsorákon aperitif is beleértendő), és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás (pl. utazás, szállás, szabadidőprogram),

- az egyes rendezvények alkalmából szervezett kulturális, vagy más - nem szakmai - programokon való részvétel,

- az alábbiakban felsorolt, kizárólag a vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlása: = kávé, cappuccino, tej, tea, citromlé, kakaó,

= cukor, édesítőszer,

= tejszín, tejszínpor,

= édes és sós aprósütemény, cukrászsütemény,

= édes és sós kínálnivalók (pl. keksz, chips, mogyoró, ropi, perec),

= desszert, csokoládé,

= gyümölcs,

= üdítőital, gyümölcslé, ásványvíz, = bor és pezsgő, = virág,

= papírtálca, műanyag pohár és műanyag evőeszköz,

= szalvéta, kéztörlő, csomagolóanyag, betétdíj, - a szervezeti egységek által meghívott külföldi vendégek, delegációk fogadásával kapcsolatos utazás, elhelyezés, programokon való részvétel, valamint a kormányváró biztosítása.

IV. Ajándékozás

4. Ajándékozásra a belföldi, illetve külföldi vendégek számára Magyarországon, illetve külföldön hivatalos kiküldetés alkalmával kerülhet sor az 1. számú mellékletben meghatározott keretösszegek figyelembevételével. A miniszterelnök által történő ajándékozásra nem terjed ki az 1. számú mellékletben meghatározott korlát.

5. Belföldi vendég részére szeszes ital nem, külföldi vendégnek - a magyar termékek népszerűsítése érdekében - csak magyar italféleség ajándékozható.

6. Ajándékozni csak a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (a továbbiakban: KSZF) protokollajándék-raktárából kiadott terméket lehet. Azon terméket, amely nem található meg a raktárban, a KSZF közreműködésével kell beszerezni.

7. Az ajándékot a KSZF protokollajándék-raktárából a 2. számú melléklet szerinti nyomtatványon kell igényelni. Az igénylőlapot minden esetben a kiadással terhelendő keret felett kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező személynek kell aláírnia.

8. A KSZF protokollajándék-raktára az igénylőlapot megküldi a MeH Pénzügyi és Számviteli Főosztálya részére. A Pénzügyi és Számviteli Főosztály az ajándékozott beosztása alapján megállapítja az ajándékozásra felhasználható keretösszeget, ellenőrzi a kötelezettségvállalásra jogosult személyét, valamint azt, hogy az igényelt ajándék összhangban van-e a jelen utasítás előírásaival, és igazolja a fedezet meglétét.

9. Amennyiben az igénylés nem felel meg a jelen utasításban foglaltaknak, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály köteles megtagadni az ajándék kiadását.

10. A Pénzügyi és Számviteli Főosztály igazolása nélkül a raktárból ajándék nem adható ki.

V. Reprezentációs kiadások elszámolása

11. A szervezeti egységek tevékenységével összefüggő valamennyi hivatali esemény keretében biztosított reprezentációs kiadást, valamint az átadott ajándékokat a szervezeti egységek részére meghatározott keret terhére kell elszámolni.

12. A reprezentációs kiadások csak a MeH nevére és címére kiállított számla ellenében számolhatóak el. Számlaként csak a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint az általános forgalmi adóról szóló 2007. CXXVII. törvény vonatkozó előírásainak megfelelően kiállított bizonylat fogadható el.

13. A számlán szereplő összeg tételeit a kiállítónak ellenőrizhető formában (részletezve) kell megjelenítenie, ezt a számla kiállítása előtt a szolgáltatást igénybe vevőnek kell kérnie. Nem fogadható el például az "étkezés három főre", vagy "étel- és italfogyasztás öt főre" megjelölés.

14. A reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos kifizetéseket átutalási számla esetében a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, illetve a Költségvetési Főosztály a számla kiállítója részére, készpénzfizetési számla esetében a Pénzügyi és Számviteli Főosztálya házipénztáron keresztül teljesíti.

15. Átutalással történő fizetés esetén a terméket vagy szolgáltatást írásban kell megrendelni a keret felett kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkezőnek. A megrendelőnek minden esetben tartalmaznia kell a megrendelt termék vagy szolgáltatás mennyiségét, a megrendelés várható összegét, a megrendelés teljesítésének időpontját, a kötelezettségvállalásra jogosult vezető eredeti aláírását és a pénzügyi fedezetigazolást.

16. A reprezentációs kiadások számláit a teljesítés igazolásával együtt - költségvetési forrástól függően - a Pénzügyi és Számviteli Főosztályra, vagy a Költségvetési Főosztályra kell továbbítani. A teljesítésigazolásnak az alábbiakat kell tartalmaznia:

- a vendéglátásban részesülők létszáma a következők szerinti bontásban: belföldi vendég - azon belül MeH-munkatárs, illetve egyéb belföldi vendég - és külföldi vendég,

- a keret felett teljesítésigazolási jogkörrel rendelkező eredeti aláírása (aláíráspecsét nem elfogadható).

17. A kormányváróban történő fogyasztás számlája a MeH költségvetése terhére nem számolható el.

18. A protokollajándék-raktárból igényelt termékek ellenértékével a Pénzügyi és Számviteli Főosztály - a KSZF által kiállított számla alapján - terheli meg a szervezeti egység keretét.

19. A reprezentációs kiadások finanszírozására a kötelezettségvállalásra jogosult vezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységek részére előleget igényelhet, melyet a Pénzügyi és Számviteli Főosztály vezetőjénél kell kezdeményeznie. Az előleg a miniszterelnök vendéglátási kiadásai esetében maximum 200 ezer Ft, más szervezeti egységek esetében egységenként maximum 30 ezer Ft. Az előleg elszámolásának végső határideje minden év december 10-e.

20. A vendéglátási kiadási számlákkal a felhasználás függvényében folyamatosan kell elszámolni a Pénzügyi és Számviteli Főosztályon.

21. Indokolt esetben a 19. pontban meghatározott előlegen túl külön előleg is igényelhető, melynek elszámolási határideje a felvételtől számított 5 munkanap.

22. A Pénzügyi és Számviteli Főosztály, valamint a Költségvetési Főosztály csak az utasításban foglaltaknak megfelelő számlát fogadhat el, és köteles a számlákat tartalmi és alaki szempontból ellenőrizni.

VI. Záró rendelkezések

23. Jelen utasítás közzététele a Hivatalos Értesítőben és a MeH belső számítógépes hálózatán történik.

24. Az utasítás közzétételéről és indokolt esetben - így különösen az irányadó jogszabályok változása esetén -aktualizálásáról a Pénzügyi és Számviteli Főosztály vezetője saját hatáskörben köteles gondoskodni.

25. Ez az utasítás 2009. november 1-jén lép hatályba, ezzel egyidejűleg hatályát veszti a Miniszterelnöki Hivatal reprezentációs kiadásairól szóló 17/2006. MeHVM utasítás.

Budapest, 2009. október 29.

Dr. Molnár Csaba s. k.,

a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter

1. számú melléklet a 15/2009. (X. 30.) MeHVM utasításhoz

Belföldi és külföldi személyek részére adható ajándékok keretösszegei

2. számú melléklet a 15/2009. (X. 30.) MeHVM utasításhoz