13/2009. (XII. 4.) ÖM utasítás

az Önkormányzati Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 17/2008. (HÉ 53.) ÖM utasítás módosításáról

A köziratokról, a közlevéltárról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-a (1) bekezdésének b) pontja alapján a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben kiadom az alábbi utasítást:

1. Az Önkormányzati Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 17/2008. (HÉ 53.) ÖM utasítás mellékletének (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) 1. pontja a következő 56-57. bekezdéssel egészül ki: "hivatali kapu: az elektronikus közszolgáltatásról szóló 2009. évi LX. törvényben meghatározott hivatali kapu; hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: az ÖM hivatali egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és az ÖM hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik;".

2. Az Iratkezelési Szabályzat 1. pontja a következő 96. bekezdéssel egészül ki:

központi elektronikus szolgáltató rendszer - központi rendszer: az elektronikus közszolgáltatásról szóló 2009. évi LX. törvényben meghatározott központi elektronikus szolgáltató rendszer;".

3. Az Iratkezelési Szabályzat 1. pontja a következő 130. bekezdéssel egészül ki:

"szervezeti postafiók: az elektronikus közszolgáltatásról szóló 2009. évi LX. törvény szerinti szervezeti postafiók;".

4. Az Iratkezelési Szabályzat 1. pontjának 137. bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"ügyfélkapu: a központi elektronikus szolgáltató rendszer igénybevevőinek azonosításáról és az azonosítási szolgáltatásról szóló 224/2009. (X. 14.) Korm. rendelet szerinti ügyfélkapu;".

5. Az Iratkezelési Szabályzat 61. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"61. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik."

6. Az Iratkezelési Szabályzata következő fejezetcímmel és 182-198. pontokkal egészül ki:

"VII. fejezet

A központi elektronikus szolgáltató rendszeren továbbított iratok kezelésének rendje

182. E szabályzat rendelkezéseit a központi elektronikus szolgáltató rendszer igénybevételével megvalósított iratforgalom esetében e fejezet szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.

183. Az ÖM kijelölt hivatali egységeinek a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül érkező elektronikus iratforgalom biztosítására hivatali kapuval kell rendelkezniük.

184. A hivatali kapu létesítéséről a közjogi és koordinációs szakállamtitkár jóváhagyásával az ÖM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály gondoskodik (1. melléklet 11. számú iratminta).

A hivatali kapu használatára feljogosítottak körét az adott szervezeti egység vezetője határozza meg.

185. A hivatali célú ügyfélkapu megnyitásához az ÖM munkáltatói igazolást ad ki. A hivatali célú ügyfélkapu nyitását követő magáncélú ügyfélkapu nyitása esetére a munkáltató igazolást ad ki a hivatali célú ügyfélkapu létesítésének megtörténtéről.

186. Az ÖM Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározottak szerint hivatali célú ügyfélkapu létesítésére kötelezett ügykezelők, ügyintézők, osztályvezetők, főosztályvezető-helyettesek, főosztályvezetők, titkárságvezetők és szakállamtitkárok a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu-azonosítóikat az ÖM hivatali kapu kezelőjének át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor - ideértve az ügyfélkapu megszüntetését - haladéktalanul törölnie kell.

A hivatali célú ügyfélkapu megszüntetését az ÖM hivatali kapu kezelője a Leszerelő lapon aláírásával igazolja.

187. Az ÖM a kiadmányozási jogosultság nyilvántartására vonatkozó szabályozás szerint kezeli a hivatali kapu használatára feljogosítottak adatait.

188. A hivatali kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatok a kijelölt új kezelőnek átadhatók, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.

189. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársakról a hivatali kapu kezelője naprakész nyilvántartást vezet. A hivatali egység vezetője a hivatali kapu használatára feljogosított munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének.

190. Az ÖM hivatali kaput csak a hivatali célú ügyfélkapuval, az ÖM informatikai hálózatán keresztül lehet használni.

191. A hivatali kapu használatára feljogosított ügykezelő a hivatali kapun beérkező küldemény fogadását követően intézkedik annak az ÖM nyilvántartásában történő érkeztetésére. Ennek keretében az iktatórendszer érkeztető adatbázisában rögzíti a hivatali kapuból letöltött dokumentumokat (pl. elektronikus úton benyújtott hivatalos irat, a befogadás visszaigazolása - a visszaigazolás tartalmazza legalább: a feladó és a címzett nevét, a befogadott irat elnevezését, az érkeztetési számot, a befogadás időpontját és a benyújtott dokumentum egyértelmű azonosítására alkalmas információt - stb.).

192. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs (ügykezelő) gondoskodik a befogadott dokumentumok papíralapra történő kinyomtatásáról. Ezt követően a papír alapon érkezett iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni.

193. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs (ügyintéző) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény hatálya alá tartozó iratok esetében az értesítést a külön jogszabályban előírtak szerint küldi meg.

Az értesítést és a megküldés igazolását az iktatórendszer iratkezelő adatbázis "csatolmány" felületén kell tárolni.

194. Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, az alábbi záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum hivatali kapun történő továbbításáról. A záradék tartalma: "A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik." és dátum.

195. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell:

a) a kiadmányozott irat expediálásának az iktatórendszerben történő rögzítéséről;

b) az elektronikus dokumentumnak a hivatali kapun történő továbbítását igazoló információknak, továbbá a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek/kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak az iktatórendszer iratkezelő adatbázis "csatolmány" felületén történő elhelyezéséről.

196. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell az elektronikusan kézbesített hivatalos irat, a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény/kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás papíralapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.

197. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügyintézőnek) gondoskodnia kell a papíralapú kiadmány kézbesítéséről, ha:

a) külön jogszabály erről rendelkezik, vagy

b) az ügyfél kéri.

198. Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papíralapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni."

7. Az Iratkezelési Szabályzat 1. melléklet 4. bekezdés 11. pontja helyébe a következő szövegrész lép: "Adatlap hivatalikapu-hozzáférés igényléséhez/lemondásához"

8. Az Iratkezelési Szabályzat 1. melléklete ezen utasítás mellékletével egészül ki.

9. Ez az utasítás a közzétételét követő nyolcadik napon lép hatályba.

Varga Zoltán s. k.,

önkormányzati miniszter

Melléklet a 13/2009. (XII. 4.) ÖM utasításhoz

"11. számú iratminta: adatlap hivatalikapu-hozzáférés igényléséhez/lemondásához