32/2013. (IX. 20.) NFM utasítás

a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről

1. § A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 6. § (4) bekezdése alapján a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az utasítás Mellékleteként adom ki.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

3. § Hatályát veszti a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló 31/2011. (V. 27.) NFM utasítás.

Németh Lászlóné s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter

Melléklet a 32/2013. (IX. 20.) NFM utasításhoz[1]

A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje

A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 6. § (4) bekezdésében (a továbbiakban: Bkr.) foglaltaknak megfelelően a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) működése és a kezelésébe tartozó előirányzatok működtetése során esetlegesen előforduló szabálytalanságok megelőzésére, a szabálytalanságok kezelésére, a szabálytalanságok ismételt előfordulásának megelőzésére az alábbi eljárásrendet kell alkalmazni.

I. A szabálytalanságok kezelési rendjének célja, tartalma

Az eljárásrend célja annak elősegítése és megszervezése, hogy a Minisztérium működésével kapcsolatosan felmerülő szabálytalanságok kezelése egységes rendszerben történjen, a felelősség megállapítása, a szükséges intézkedések foganatosítása megtörténjen. Az eljárásrend ennek érdekében rögzíti azokat a fogalmakat, eljárásokat, intézkedéseket, amelyek biztosítják a Minisztérium működése során előforduló szabálytalanságok megelőzését, a feltárt szabálytalanságok megfelelő kezelését.

A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje része a belső kontrollrendszernek [az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 69. § (1) bekezdésében meghatározott fogalom], amely tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, amelyek alapján a Minisztérium érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit.

II. A szabálytalanság fogalma, alapesetei

1. A szabálytalanság fogalma

A szabálytalanság valamely hatályos jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz, a Minisztérium belső szabályzata (a továbbiakban együtt: szabályozások) szándékos vagy gondatlan megszegésével elkövetett olyan tevékenység vagy mulasztás, amely az államháztartás működési rendjét, a költségvetési, illetve vagyongazdálkodást, az állami feladatellátás bármely tevékenységét sérti vagy veszélyezteti.

A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható kisebb mulasztások, munka közben előforduló hiányosságok elkövetésétől kezdve ide tartoznak a súlyosabb fegyelmi, büntető-, szabálysértési ügyek, valamint kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények. A szabálytalanságok lehetséges típusaira vonatkozó példálózó jellegű felsorolást az 1. függelék tartalmazza.

2. A szabálytalanságok alapesetei

a) A szabálytalanságok az elkövetés módja szempontjából:

aa) szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, vesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés stb.),

ab) gondatlanságból okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból stb.).

b) A szabálytalanság gyakoriságát tekintve:

ba) egyszeri,

bb) ismételt,

bc) rendszeres (legalább 3 alkalommal elkövetett szabálytalanság).

Az eljárásrend a szükséges intézkedéseket az elkövető szándéka szerint nem különbözteti meg. A szándékosság kérdése a megfelelő szankciók és az esetleges további hatósági intézkedések kezdeményezésekor vagy kiszabásakor értékelhető és mérlegelhető.

III. A szabálytalanságok megelőzésével és kezelésével kapcsolatos felelősség

A szabálytalanságok megelőzése és kezelése (az eljárásrend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala) a miniszter felelőssége, akinek e felelőssége és feladata a szervezeti struktúrában meghatározott szervezeti egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg.

A szabálytalanságok megelőzése elsősorban a szabályozottságon alapul. A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok bekövetkezésének megakadályozása a Szervezeti és Működési Szabályzatban (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározott vezetők feladata és felelőssége. Ennek érdekében alapvető kötelezettségük, hogy

a) a jogszabályoknak megfelelő szabályozások alapján működjön a szervezet, és ennek érdekében a szükséges, feladatkörükhöz tartozó szabályozások előkészítésre kerüljenek,

b) a szabályozottságot, valamint a szabályok betartását minden vezető folyamatosan figyelemmel kísérje,

c) szabálytalanság észlelése esetén minél gyorsabban szülessen kellően hatékony intézkedés annak érdekében, hogy a szabálytalanság megszüntetése, a hibás belső szabályozás javítása megtörténjen,

d) a helytelen alkalmazási gyakorlat megszüntetése mellett a személyi vagy intézményi felelősség megállapításra kerüljön, a szükséges intézkedések megvalósuljanak.

A Minisztérium működését érintő, folyamatosan karbantartott és aktualizált belső szabályzatok a Minisztérium intranetén találhatók.

A szabálytalanságok kezelése a teljes vezetői kör közvetlen támogatását és bevonását igényli. Alapvető követelmény, hogy minden szervezeti egység vezetője felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szabálytalanságok feltárásáért, dokumentálásáért, megelőzéséért, továbbá a felelősségre vonással és a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések kezdeményezéséért és megvalósításuk ellenőrzéséért.

A kormánytisztviselők és az egyéb foglalkoztatási jogviszonyban lévő munkatársak (a továbbiakban együtt: munkatársak) konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét a munkaköri leírások tartalmazzák.

Az észlelt szabálytalanságok jelzése a szolgálati út betartásával a vezető felé és megszüntetésük érdekében javaslatok tétele, valamint az elrendelt intézkedések megvalósítása valamennyi munkatárs feladata és kötelessége. A hivatali (szolgálati) utat a Minisztérium SZMSZ-e szerint kell értelmezni.

A szabálytalanság kezelésében semmilyen módon nem vehet részt a szabálytalansággal érintett munkatárs.

A szabályszerű működést, illetve tevékenységet a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében a Bkr. 21. §-ában foglaltak szerint az Ellenőrzési Főosztály (a továbbiakban: belső ellenőrzés) éves ellenőrzési terv keretében ellenőrzi.

IV. A szabálytalanságok észlelése, feltárása

A szabálytalanságok észlelése a belső kontrollrendszer részeként folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) keretében történhet a Minisztérium vezetői és munkatársai, az ellenőrzést végző belső és külső szervek, valamint egyéb külső személy részéről. A szabálytalanságok kezelése a különböző esetekben a következőképpen valósul meg.

1. A Minisztérium munkatársa által észlelt szabálytalanság

a) Amennyiben a szabálytalanságot minisztériumi munkatárs észleli, soron kívül köteles értesíteni - a hivatali út betartásával - a közvetlenül felette álló vezetőt.

b) Amennyiben a munkatárs úgy ítéli meg, hogy közvetlen felettese az adott ügyben érintett, akkor a vezető felettesét, annak érintettsége vagy különösen súlyos, esetleg szándékos szabálytalanság észlelése esetén a szakterület szerint illetékes felsővezetőt kell értesítenie.

c) Az a) vagy b) pontban foglaltaknak megfelelően értesített vezető feladata a feltárt hiányosság kivizsgálása és - amennyiben saját hatáskörben megoldható - az annak megszüntetéséhez szükséges intézkedések megtétele.

d) Ha a szabálytalanságról - az a) vagy b) pontban foglaltaknak megfelelően - értesített vezető a szabálytalanságot valósnak vélelmezi, de úgy ítéli meg, hogy az saját hatáskörben nem szüntethető meg, köteles értesíteni a szervezeti hierarchiában felette álló vezetőt - a szabálytalanság súlyosságától függően szükség szerint a minisztert -, mellékelve a kapcsolódó dokumentumokat és csatolva az ügyre vonatkozó véleményét, az ügy kivizsgálására vonatkozó javaslatát.

e) A szabálytalanság d) pont szerinti jelentésekor - amennyiben rendelkezik információval - ki kell térni arra, hogy:

ea) mi a szabálytalanság pontos tartalma,

eb) mely szabályozástól/szabályozásoktól való eltérésről van szó,

ec) elévülési időn belül észlelték-e a szabálytalanságot,

ed) a szabálytalanság mely területet érint,

ee) milyen következményei lehetnek a Minisztériumra nézve,

ef) van-e enyhítő körülmény (pl. a határidő-túllépést váratlan vagy elhárítatlan külső akadály okozta, egyszeri szabálytalanság),

eg) van-e súlyosbító körülmény (korábbi hasonló jellegű szabálytalanság, rendszeresen visszatérő szabálytalanság),

eh) a szabálytalanság gyanúja dokumentumokon alapuló, vagy helyszíni ellenőrzés keretében merült-e fel,

ei) korrigálható-e a szabálytalanság,

ej) pénzbeli juttatást érintő szabálytalanság esetén van-e reális lehetőség a visszakövetelésre, amennyiben igen, megtörténtek-e az ahhoz szükséges intézkedések,

ek) amennyiben kártérítési igény merül fel, foganatosították-e az ahhoz szükséges intézkedéseket,

el) amennyiben nem a folyamatba épített ellenőrzés során észlelték a szabálytalanságot, vizsgálni kell,

hogy a folyamatba épített ellenőrzés miért nem tárta fel a hiányosságot.

f) Valamennyi felettes vezető és a miniszter érintettsége esetén a kormányzati tevékenység összehangolásáért felelős minisztert kell értesíteni.

Amennyiben a bejelentő nevének elhallgatását kéri, úgy az eljárás folyamatában számára az adatainak zárt kezelését biztosítani kell, melyet csak a Szabálytalansági Bizottság (a továbbiakban: Bizottság) tagjai ismerhetnek meg. A jelentést tevő személlyel szemben nem alkalmazható semmiféle hátrányos elbánás, jelentéséért - kivéve a szándékosan valótlan tartalommal megtett jelentést - felelősségre nem vonható.

2. Minisztériumi vezető által észlelt szabálytalanság

A vezető által észlelt szabálytalanság esetén először saját hatáskörben, az SZMSZ szerint meghatározott feladat-, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell a szabálytalanság megszüntetése érdekében a szükséges intézkedést meghozni.

Amennyiben ez nem lehetséges, a vezető a szervezeti hierarchiában felette álló vezetőt, különösen súlyos esetben, vagy abban az esetben, amikor a felette álló vezető a szabálytalanságban érintett, a szakterület szerint illetékes felsővezetőt tájékoztatja.

A szabálytalanság kezelése során az 1. pont d)-f) alpontja szerint kell eljárni.

3. A belső ellenőrzés által észlelt szabálytalanság

Amennyiben a belső ellenőrzés éves ellenőrzési terve, vagy soron kívül elrendelt ellenőrzései vagy tanácsadói tevékenysége során tapasztal szabálytalanságot, a Bkr., valamint a szabályzat rendelkezéseinek megfelelően jár el. A belső ellenőrzés által történt feltáráskor külön kell vizsgálni az alábbiakat:

a) miért nem tárta fel a belső kontrollrendszerben működő FEUVE rendszer a szabálytalanságot és az azt lehetővé tevő tényezőket,

b) amennyiben a belső kontrollrendszerben működő FEUVE rendszer tárta fel a szabálytalanságot vagy az azt lehetővé tevő tényezőket, az érintett szervezeti egység vezetője miért nem tette meg a megelőzéshez, valamint a káros következmények csökkentéséhez szükséges intézkedéseket,

c) ha a szükséges intézkedéseket megtette a vezető, miért nem érte el a kívánt hatást,

d) volt-e korábban olyan vizsgálat, amelynek fel kellett volna tárnia a szabálytalanságot, született-e írásos jelentés, amennyiben nem, mi volt az oka.

4. Külső ellenőrzési szerv által észlelt szabálytalanság

Külső ellenőrzési szerv (pl. Állami Számvevőszék, Kormányzati Ellenőrzési Hivatal, Európai Számvevőszék stb.) által végzett ellenőrzés gazdálkodással kapcsolatos szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza.

A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó jogszabályi előírások alapján jár el.

5. Külső személy által észlelt szabálytalanság

Amennyiben külső személy - szerződéses partner, intézmény, állampolgár - jelzi a szabálytalanságot, a szervezeti egység vezetőjének a bejelentést érdemben kell megvizsgálnia - írásbeli bejelentés esetén a 30 napos ügyintézési határidő figyelembevételével -, és írásban kell visszaigazolást adni a szabálytalanságot bejelentő személy felé. Egyebekben az eljárás megegyezik a Minisztérium munkatársa által észlelt szabálytalansági eljárással.

V. A szabálytalansági vizsgálat lefolytatása, szabálytalanság megszüntetése

A minisztériumi vezetők felelősek a Minisztérium SZMSZ-ében előírt hatásköri feladataiknak megfelelően a szükséges intézkedések megtételéért és végrehajtásáért. Amennyiben a szabálytalanság megszüntetése érdekében szabálytalansági vizsgálat lefolytatása szükséges, annak kezdeményezéséért - a IV. pontban foglaltak figyelembevételével - az érintett minisztériumi vezető a felelős.

1. A szabálytalansági vizsgálat lefolytatása

A szabálytalansági vizsgálatot az V. fejezet 2. pont 2. alpontjában meghatározott határidőn belül kell lefolytatni. Amennyiben az ott meghatározott idő kevésnek bizonyul, a határidő meghosszabbítását a vizsgálatot folytató - az indok és a javasolt határidő megjelölését tartalmazó - javaslatára a szakterület szerint illetékes felsővezető, a felsővezető érintettsége esetén a miniszter engedélyezi. A Bizottság eljárása esetén a határidő meghosszabbítását a miniszter engedélyezi. A szabálytalansági vizsgálat időtartama annak meghosszabbítása esetén sem haladhatja meg a szabálytalanság észlelésétől számított 25 munkanapot. A szabálytalansági vizsgálat eredménye lehet:

a) annak megállapítása, hogy nem történt szabálytalanság és a szabálytalansági eljárás intézkedés nélküli megszüntetése (pl. hibás észlelés stb.);

b) szabálytalanság megtörténtét megállapító és intézkedést elrendelő döntés;

c) további vizsgálat elrendelése, a felelősség megállapítása vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges;

d) további információ megszerzése céljából.

A szabálytalansági vizsgálatot lefolytató a vizsgálat lezárását követő 10 munkanapon belül intézkedési javaslatot dolgoz ki a hasonló szabálytalanság megszüntetése érdekében.

2. Szabálytalanság megszüntetése

2.1. Önellenőrzéssel, azonnal javítható szabálytalanság esetén

A munkatárs által önellenőrzéssel észlelt, illetőleg a FEUVE-rendszeren belül kiszűrt, külön vezetői intézkedést nem igénylő, azonnali javítással megszüntethető szabálytalanság esetén a javítást haladéktalanul el kell végezni, és arról a szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni kell. Ezeket az eseteket a szabálytalanságok nyilvántartásában nem kell szerepeltetni, ugyanakkor célszerű, ha a szervezeti egység munkaértekezletein a hasonló munkakörben dolgozók egymással megosztják az ezzel kapcsolatos tapasztalataikat.

2.2. Vezetői intézkedést igénylő - kiemelt és nem kiemelt - szabálytalanság esetén

Az érintett szervezeti egység vezetőjének a szabálytalanság észlelését követően 5 munkanapon belül intézkednie kell a szabálytalanság megszüntetése, a szabálytalanság által okozott károk megelőzése, minimalizálása, valamint a szabálytalanság folytatásának megakadályozása érdekében.

A szabálytalanság minősítése a szervezeti egység vezetője által készített jelentésben foglaltak alapján a szervezeti hierarchiában felette álló vezető, kiemelt jelentőségű szabálytalanság gyanúja esetén a miniszter hatáskörébe tartozik. Ezen szabálytalanságok nyilvántartása a szabálytalanság minősítésének függvénye.

a) Kiemelt jelentőségű szabálytalanság

Kiemelt jelentőségű, így különösen a pénzügyi következményekkel járó, a Minisztérium működésének zavartalanságát súlyosan sértő, munkaügyi, illetve adatszolgáltatási, nyilvántartási, bejelentési, tájékoztatási kötelezettség elmulasztásával szándékosan elkövetett, valamint a gondatlanságból okozott 500 000 forintot meghaladó vagyoni hátránnyal járó szabálytalanság gyanúja esetén a minősítésre vonatkozó döntés meghozatala és az intézkedések foganatosításának megindítása a miniszter hatáskörébe tartozik.

A vizsgálat lefolytatása és a döntés meghozatalának megalapozása érdekében a Minisztériumban Bizottság működik. A Bizottság állandó és ideiglenes tagokból áll. A Bizottság elnöke a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár. Állandó tagjai a Jogtanácsosi Főosztály és a Személyügyi Főosztály vezetője vagy az általuk kijelölt munkatárs, valamint a közigazgatási államtitkár által kijelölt munkatárs. A vizsgált szabálytalansággal érintett szakterület vezetője vagy az általa delegált munkatárs a Bizottságban ideiglenes tagként vesz részt. A Bizottság ülésén állandó meghívottként tanácskozási joggal részt vesz az Ellenőrzési Főosztály vezetője vagy az általa delegált munkatárs. A Bizottság állandó és ideiglenes tagját (a továbbiakban együtt: tag) a közigazgatási államtitkár bízza meg és menti fel. Az ideiglenes tag kijelölése az adott vizsgálat lefolytatásának időtartamára szól.[2]

A Bizottság tagja nem lehet olyan munkatárs, akivel szemben szabálytalansági, etikai, fegyelmi, szabálysértési vagy büntetőeljárás során korábban elmarasztaló döntés született, vagy kijelölésekor ellene ilyen eljárás van folyamatban.

A bizottsági tag megbízatása megszűnik, ha

a) ellene szabálytalansági, etikai, fegyelmi, kártérítési, szabálysértési vagy büntetőeljárás indult,

b) a Minisztériummal fennálló közszolgálati jogviszonya megszűnik,

c) tisztségéről lemond,

d) 30 napot meghaladóan távol marad a munkavégzés helyétől,

e) kijelölésének időtartama lejárt,

f) a közigazgatási államtitkár megbízását visszavonja,

g) meghal.

Amennyiben a tag megbízatása a fentiek szerint szűnik meg, helyére az általános szabályok szerint 5 munkanapon belül új tagot kell jelölni. A tag megbízatásának megszűnése és az új tag kijelölése között eltelt időtartam, továbbá az ideiglenes tag kijelölésének időtartama a szabálytalanság kivizsgálásának határidejébe nem számít bele.

A Bizottság titkársági feladatait a Gazdasági Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkár Titkársága látja el.

A Bizottság az eljárásrend keretei között maga állapítja meg ügyrendjét, amelyet a miniszter hagy jóvá.

A Bizottság határozatképes, ha az ülésen a tagok több mint fele jelen van. Ha a Bizottság ülése nem határozatképes, legfeljebb 3 munkanapon belül az ülést változatlan napirenddel újra össze kell hívni, amely a megjelentek számától függetlenül határozatképes.

Minden tag egy szavazattal rendelkezik. A Bizottság a döntéseit egyszerű szótöbbséggel hozza.

Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.

A Bizottság hatáskörébe a szabálytalanság kivizsgálásával kapcsolatos feladatok tartoznak. A Bizottság a szabálytalanság kivizsgálását 15 munkanapon belül folytatja le. A szabálytalanság kivizsgálását követően a Bizottság 5 munkanapon belül javaslatot tesz a miniszternek a szükséges intézkedés megtételére, így különösen a szabálytalanság megszüntetésére, a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározására, a felelősség megállapítására.

A Bizottság a szabálytalanság vizsgálatába bárkit bevonhat, aki az adott ügyben releváns információval rendelkezhet, indokolt esetben külső szakértőt is igénybe vehet. A Minisztérium minden munkatársa köteles a Bizottsággal való együttműködésre, a vizsgálat szempontjából lényeges információk, dokumentumok átadására.

A Bizottság munkájában nem vehet részt, aki elfogult, vagyis akitől az ügy tárgyilagos megítélése nem várható el.

Kiemelt jelentőségű szabálytalanság megalapozott gyanúja esetén az érintett szervezeti egység vezetője a IV. fejezet 1. pont d) alpontjában foglalt jelentési kötelezettségével a szabálytalansági vizsgálat megindítására - a szabálytalanság észlelésétől számított - 3 munkanapon belül köteles intézkedni és 5 munkanapon belül munkaértekezletet is összehívni. A munkaértekezleten valamennyi, a szabálytalansággal érintett szakterület munkatársának jelen kell lennie. Kiemelt jelentőségű szabálytalanság esetén a vizsgálatot a szabálytalanság észlelésétől számított 15 munkanapon belül kell lefolytatni.

A kiemelt jelentőségű szabálytalanságokról minden esetben nyilvántartást kell vezetni.

A kiemelt jelentőségű szabálytalanság kivizsgálására vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, az ugyanolyan vagy hasonló jellegű nem kiemelt jelentőségű szabálytalanság ismételt vagy rendszeres elkövetése esetén.

b) Nem kiemelt jelentőségű szabálytalanság

Nem kiemelt jelentőségű szabálytalanság esetén, a szabálytalansággal érintett szervezeti egység vezetője a kivizsgálást saját hatáskörben - a szabálytalanság észlelésétől számított - 5 munkanapon belül köteles elvégezni. Nem járhat el a szervezeti egység vezetője, ha az ügyben elfogult. Ebben az esetben a szervezeti hierarchiában felette álló vezető jár el. A szabálytalanság kivizsgálását követően tájékoztató jellegű munkaértekezletet kell tartani az érintett munkatársak számára. A munkaértekezleten fel kell hívni a résztvevők figyelmét a hasonló szabálytalanságok elkerülése érdekében szükséges intézkedésekre.

Ebben az esetben a szervezeti egységek vezetői feladataikat főfelelősi rendszerben látják el, mely szerint a fő felelős - az ügyben feladatköre szerint érdekelt más szervezeti egységek álláspontjának ismeretében - önállóan dönt és viseli döntése felelősségét.

A saját hatáskörben hozott intézkedésekről és azok eredményeiről a VIII. fejezet szerint tájékoztatni kell a Minisztérium Ellenőrzési Főosztályának vezetőjét.

2.3. Belső vagy külső ellenőrzés esetén az intézkedések meghozatala az alábbiak szerint történik:

a) Belső ellenőrzés vagy szakmai ellenőrzés által megállapított szabálytalanság esetén az ellenőrzött szervezeti egység által készített - a megállapításokra vonatkozó, jóváhagyott - intézkedési tervet az ellenőrzött szervezeti egységnek kell végrehajtania.

b) A külső ellenőrzési szerv által megállapított szabálytalanság esetén a vizsgálati jelentésben foglalt szabálytalanságokra vonatkozó, az ellenőrzéssel érintett szakterület által kidolgozott intézkedési tervet végre kell hajtani.

3. Jogkövetkezmények kezdeményezése

A jogkövetkezményekről való döntés a nem kiemelt jelentőségű szabálytalanság esetén a szervezeti egység vezetőjének, a többi esetben a miniszter feladata.

A jogkövetkezmény jellege szerint lehet:

a) jogi jellegű (fegyelmi, kártérítési eljárás, szabálysértési vagy büntetőeljárás indítása),

b) pénzügyi jellegű (pénzbeli juttatás, kifizetés részben vagy egészben történő felfüggesztése, visszakövetelése, behajtása),

c) szakmai jellegű (belső szabályozás módosítása, szigorításának kezdeményezése, betartásának fokozott ellenőrzése stb.).

Büntető- vagy szabálysértési ügy gyanúja esetén a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Az eljárások megindításának kezdeményezésére - a miniszter által átruházott hatáskörben - a közigazgatási államtitkár jogosult.

A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a Minisztérium feladat szerinti illetékes szervezeti egységének minden esetben intézkedési tervet kell kidolgoznia.

VI. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések, eljárások nyomon követése

Az érintett szervezeti egységek vezetőinek feladata a szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések, eljárások nyomon követése során:

a) az elrendelt vizsgálatok, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások figyelemmel kísérése,

b) a vizsgálatok során készített javaslatok, intézkedési tervek megvalósulásának ellenőrzése,

c) a feltárt szabálytalanságok alapján a további szabálytalansági lehetőségek beazonosítása, szükség esetén a belső szabályzatok, illetve jogszabályok módosításának kezdeményezése.

Amennyiben az intézkedések végrehajtása során megállapításra kerül, hogy a foganatosított intézkedések nem elég hatékonyak és eredményesek, az Ellenőrzési Főosztály javaslatára a miniszter írásban értesíti a szabálytalansággal érintett szakterület vezetőjét, valamint annak felettesét a további intézkedések meghozatala érdekében.

VII. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása

A keletkezett iratanyagot és egyéb, elektronikus formában rögzített információt az SZMSZ-ben, az ügyrendekben, valamint a belső szabályzatokban foglalt, rendes ügymenet során keletkező dokumentumoktól elkülönítetten kell kezelni annál a szervezeti egységnél, ahol a szabálytalanság történt.

Valamennyi szervezeti egység vezetőjének feladata a szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések (eljárások) saját szakterületén történő kezelése során:

a) a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetése,

b) az észlelt szabálytalanságokhoz kapcsolódó írásos dokumentumok gyűjtése, elkülönített nyilvántartása, gondoskodás azok iktatásáról,

c) a megtett intézkedések és az azokhoz kapcsolódó végrehajtási határidők nyilvántartása.

Ha a miniszter a szabálytalansággal kapcsolatban rendelkezésére álló információk alapján fegyelmi vagy kártérítési eljárás lefolytatását rendeli el, akkor a szabálytalansággal érintett szervezeti egység vezetője köteles a szabálytalansággal összefüggésben keletkezett dokumentumok másolatát 3 munkanapon belül megküldeni a Személyügyi Főosztálynak.[3]

A Személyügyi Főosztály előkészíti, koordinálja és nyilvántartja a miniszter által elrendelt, a szabálytalanságokkal kapcsolatos fegyelmi és kártérítési ügyeket. A fegyelmi és a kártérítési eljárásban keletkező dokumentumok nyilvántartása során gondoskodik azok elkülönített, naprakész és pontos vezetéséről.[4]

Ha a szabálytalansággal kapcsolatban rendelkezésére álló információk alapján szabálysértési vagy büntető feljelentés szükséges, akkor a szabálytalansággal érintett szervezeti egység vezetője köteles a szabálytalansággal összefüggésben keletkezett dokumentumok másolatát 3 munkanapon belül a közigazgatási államtitkárnak, valamint a Jogtanácsosi Főosztálynak továbbítani.[5]

A Minisztérium részéről kezdeményezett szabálysértési és büntetőügyeket a Jogtanácsosi Főosztály tartja nyilván. A fegyelmi vagy kártérítési eljárás határozatát a Személyügyi Főosztály tartja nyilván a szabálytalansággal érintett munkatárs személyi anyagában. A szabálysértési, valamint a büntetőeljárás során hozott jogerős határozatokról külön nyilvántartást vezet.[6]

A szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartás formáját a 2. függelék tartalmazza.

VIII. Jelentési kötelezettség

Valamennyi szervezeti egység vezetője az általa vezetett szervezeti egységen belüli szabálytalanságokról, a saját hatáskörben hozott intézkedésekről és azok eredményeiről, a belső és külső ellenőrzési szervek megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről vagy elmaradásuk okáról évente egy alkalommal, a tárgyévet követő év január 31-éig (szükség szerint azonban soron kívül is) jelentést állít össze a Minisztérium Ellenőrzési Főosztálya részére.

1. függelék

Néhány példa a szabálytalanság típusaira (nem taxatív, példajellegű felsorolás)

2. függelék

A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása