13/2021. (X. 14.) KKM utasítás

a Külgazdasági és Külügyminisztérium működésével összefüggő integritás bejelentések és szervezeti integritását sértő események kezelésére, valamint az érdekérvényesítők fogadására vonatkozó részletes szabályokról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján - figyelemmel az államigazgatási szervek integritásirányítási rendszeréről és az érdekérvényesítők fogadásának rendjéről szóló 50/2013. (II. 25.) Korm. rendelet 4. és 10. §-ában, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 6. § (4) bekezdésében foglaltakra - a következő utasítást adom ki:

1. Az utasítás hatálya

1. § (1) Az utasítás hatálya foglalkoztatási jogviszonytól függetlenül kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztériumban (a továbbiakban: KKM) foglalkoztatott munkatársakra.

(2) Az utasítás hatálya kiterjed

a) a KKM működésével összefüggő integritási és korrupciós kockázatokra vonatkozó bejelentések (a továbbiakban: integritás bejelentés) fogadására és kivizsgálására,

b) a KKM szervezeti integritását sértő események kezelésére, függetlenül attól, hogy azokra vonatkozóan bejelentés érkezett-e, valamint

c) az érdekérvényesítők fogadására.

(3) Az utasítás hatálya nem terjed ki a munkatársak azon magatartására, amellyel kapcsolatban más jogszabály szerint kijelölt szerv vagy személy illetékes eljárni, így különösen azokra az esetekre, amikor a bejelentések nyomán büntető- vagy szabálysértési eljárás megindításának van helye.

2. Értelmező rendelkezések

2. § Az utasítás alkalmazásában

a) érdekérvényesítő: jogszabályban vagy közjogi szervezetszabályozó eszközben rögzített eljárásban ügyfélnek, panaszosnak vagy az eljárásban részt vevő más személynek nem minősülő, államszervezeten kívüli személy;

b) integritás: az államigazgatási szerv szabályszerű, a hivatali szervezet vezetője és az irányító szerv által meghatározott célkitűzéseknek, értékeknek és elveknek megfelelő működése;

c) integritási kockázat: az államigazgatási szerv célkitűzéseit, értékeit, elveit sértő vagy veszélyeztető visszaélés, szabálytalanság vagy egyéb esemény lehetősége;

d) korrupciós kockázat: olyan integritási kockázat, amely korrupciós cselekmény bekövetkezésének a lehetőségét jelenti;

e) szervezeti integritást sértő esemény: minden olyan esemény, amely a szervezetre vonatkozó szabályoktól, valamint a jogszabályi keretek között a költségvetési szerv vezetője és az irányító szerv által meghatározott szervezeti célkitűzéseknek, értékeknek és elveknek megfelelő működéstől eltér, ahol

ea) a KKM-ben a hivatalvezetés által meghatározott értékek az Alaptörvényben foglalt értékek,

eb) a KKM-ben a hivatalvezetés által meghatározott elvek a Magyar Kormánytisztviselői Kar Hivatásetikai Kódexében foglalt alapelvek.

3. Integritás bejelentések fogadása

3. § (1) Bejelentést szóban vagy írásban lehet megtenni.

(2) A szóban tett bejelentés esetében a bejelentés fogadása az integritás tanácsadó fogadóhelyiségében vagy a www.kormany.hu oldalon a KKM dokumentumai között közzétett telefonszámon történik. A szóban tett bejelentésről jegyzőkönyvet kell felvenni.

(3) Az írásban tett bejelentés esetén a bejelentés postai úton, az integritás tanácsadónak történő átadással vagy az integritás bejelentés fogadására kialakított elektronikus levélcímen (integritas@mfa.gov.hu) tehető meg.

(4) A név nélkül vagy azonosíthatatlan bejelentő által tett bejelentés vizsgálata mellőzhető.

4. § (1) A papír alapon beérkezett bejelentést a beérkezés, illetve átvétel időpontjában érkeztetni, érdemi ügyintézés esetén, "Nem nyilvános" kezelői utasítással, iktatni kell.

(2) Amennyiben az integritás tanácsadónak címzett bejelentést annak kezelésére jogosultsággal nem rendelkező személy vagy szervezeti egység veszi át, köteles azt haladéktalanul, de legkésőbb a bejelentés beérkezését követő munkanap kezdetén - érkeztetés és iktatás nélkül - az integritás tanácsadónak a hatályos iratkezelési szabályok szerinti kezelés céljából átadni.

(3) Azon beadványt, amelyet az integritás tanácsadó elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell iktatni, ha annak tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az az integritás tanácsadó hatáskörébe tartozó érdemi eljárás kezdeményezésére irányul.

(4) A bejelentés érkeztetéséről, iktatásáról az integritás tanácsadó gondoskodik. A bejelentéssel kapcsolatos dokumentumokat az integritás tanácsadó kezeli, tartja nyilván és őrzi, az iratkezelési szabályoknak megfelelően. Ezek az iratok nem selejtezhetők. Az integritás tanácsadó köteles gondoskodni arról, hogy a személyes adatokhoz illetéktelen személy ne férjen hozzá.

(5) A bejelentésekkel kapcsolatos dokumentumok iratkezelése az ügyintézés teljes folyamata során az integritás tanácsadó felügyeletével történik. Az ügyirat- és dokumentumkezelő rendszerben az integritási ügyekkel kapcsolatos iratokat úgy kell iktatni, hogy az irat adattartalmát kizárólag a közigazgatási államtitkár és az integritás tanácsadó ismerhesse meg ("Nem szerveren tárolt" formában való érkeztetés és iktatás). Az érkeztetés, iktatás és ügyiratkezelés folyamata során az adatokat a bejelentő védelmét szolgáló módon kell rögzíteni.

5. § (1) Az integritás tanácsadó a beadvány beérkezését követően haladéktalanul megvizsgálja, hogy az integritás bejelentésnek minősül-e.

(2) Az integritás tanácsadó az integritás bejelentésnek nem minősülő bejelentéseket tartalmuktól függően

a) további ügyintézés céljából a kézhezvételt követő három munkanapon belül átteszi a KKM eljárásra jogosult más szervezeti egységéhez (panasz, közérdekű bejelentés vagy javaslat);

b) az 1. § (3) bekezdése esetén - amennyiben érdemi intézkedés szükséges - javaslatot tesz a közigazgatási államtitkárnak a bejelentésnek az eljárásra illetékes szervhez vagy szervezeti egységhez történő áttételére.

(3) Az integritás tanácsadó nem köteles vizsgálni a nyilvánvalóan életszerűtlen tartalmú vagy kizárólag magánvéleményt tartalmazó bejelentéseket.

6. § A korábbiakban már vizsgált és tartalmukban megegyező bejelentések vizsgálata mellőzhető, melyről a bejelentőt tájékoztatni kell. Ebben az esetben a 23. § szerinti összegző feljegyzésben utalni kell a korábbi vizsgálatra és annak eredményére.

7. § (1) A bejelentések ügyintézési határideje 20 munkanap, mely a 18. § (2) bekezdése szerinti esetben legfeljebb 10 munkanappal meghosszabbodhat. Az ügyintézési határidő a bejelentés beérkezését követő munkanapon kezdődik.

(2) A közigazgatási államtitkár az integritás tanácsadó indokolással ellátott kérésére - különösen a külképviseletet érintő bejelentések esetében - az ügyintézési határidőt az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően is megállapíthatja.

8. § Az ügyintézés alatt álló bejelentésekkel tartalmukban megegyező újabb, eltérő személyektől érkező bejelentések az első bejelentés lezárásáig egyesíthetők. Ebben az esetben a 23. § szerinti összegző feljegyzésben erre a tényre a bejelentések iktatószámainak megjelölésével utalni kell.

9. § Az érdemi ügyintézést nem igénylő bejelentésekről az integritás tanácsadó rövid összefoglalóban tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt az éves integritásjelentés előkészítése során.

4. Az érdemi ügyintézést igénylő integritás bejelentések, valamint a szervezeti integritást sértő események kezelése

10. § Az integritás tanácsadó haladéktalanul tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt minden bejelentésről, amely az 5. § (1) bekezdése szerinti értékelés alapján megítélése szerint - minden kétséget kizáróan vagy valószínűsíthetően - integritás bejelentésnek minősül.

11. § (1) Az integritás tanácsadó haladéktalanul tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt minden szervezeti integritást sértő eseményről, amely a tudomására jut.

(2) A szervezeti integritást sértő események tekintetében az integritás bejelentésre vonatkozó eljárásrendnek megfelelően kell eljárni.

12. § Amennyiben az ügy érdemi kivizsgálását ez nem hátráltatja, az integritás tanácsadó a közigazgatási államtitkár a 10. § és a 11. § (1) bekezdés szerinti tájékoztatását követően haladéktalanul tájékoztatja az érintett személyt arról, hogy vele kapcsolatban bejelentés érkezett, vagy szervezeti integritást sértő esemény gyanúja merült fel.

13. § (1) A közigazgatási államtitkár az eset összes körülményét mérlegelve dönt arról, hogy az érintett személy tájékoztatásával egyidejűleg mely vezetők kapjanak tájékoztatást a bejelentésről, illetve a szervezeti integritást sértő esemény felmerüléséről.

(2) Az érintett személy közvetlen felettesét az (1) bekezdés szerint minden esetben tájékoztatni kell, kivéve, ha az ügyben ő is személyében érintett, illetve ha tájékoztatása az eljárás sikerét veszélyeztetné.

14. § Az integritás tanácsadó a 10. § és a 11. § (1) bekezdése szerinti esetben javaslatot tesz a közigazgatási államtitkárnak

a) további adat, információ vagy tájékoztatás bekérésére,

b) integritás vizsgálat lefolytatására,

c) fegyelmi vagy egyéb eljárás lefolytatására,

d) más hatóság, szerv megkeresésére,

e) - amennyiben a bejelentés körülményei vagy tartalma alapján ez megalapozott és indokolt - az ügy vizsgálat lefolytatása nélküli lezárására, illetve

f) a szervezeti integritás megőrzése érdekében indokolt egyéb munkáltatói intézkedésekre.

15. § A közigazgatási államtitkár az integritás tanácsadó 14. § szerinti javaslatát mérlegelve dönt a bejelentéssel kapcsolatos további lépésekről.

5. Integritás vizsgálat

16. § (1) Amennyiben a közigazgatási államtitkár integritás vizsgálat lefolytatását rendeli el, vizsgálóbiztost jelölhet ki egy tényfeltáró vizsgálat lefolytatására, az üggyel kapcsolatos tények megállapítása érdekében.

(2) A vizsgálóbiztos olyan, a KKM állományában lévő személy lehet,

a) aki a vizsgálatban érintett személlyel hasonló beosztásban, illetve munkakörben van, vagy korábban már töltött be hasonló beosztást, illetve munkakört;

b) aki kellő tapasztalattal rendelkezik az adott szakmai, illetve élethelyzet megítéléséhez;

c) akitől az ügy elfogulatlan, objektív megítélése elvárható.

(3) A vizsgálóbiztos eljárását a közigazgatási államtitkár által aláírt megbízólevél alapján, a közigazgatási államtitkár által jóváhagyott vizsgálati tervnek megfelelően, az abban megjelölt határidőben folytatja le, majd vizsgálati jelentését megküldi a közigazgatási államtitkárnak és az integritás tanácsadónak.

(4) A vizsgálati terv tartalmazza az alábbiak pontos megjelölését:

a) a vizsgálat célja;

b) a vizsgálat szervezeti feltételei (helyszíne);

c) vizsgálati cselekmények;

d) a vizsgálat során követendő alapelvek;

e) a vizsgálat lefolytatására és a vizsgálati jelentés megküldésére szabott határidő.

(5) A vizsgálóbiztos eljárása során az alábbi alapelveknek megfelelően köteles eljárni:

a) köteles a lehető legnagyobb mértékű diszkrécióval eljárni, szem előtt tartva a szükséges tudás (need to know) elvét, törekedve az üggyel kapcsolatos nemkívánatos érdeklődés minimalizálására;

b) vizsgálati cselekményeket kizárólag a vizsgálati terv keretei között végezhet, attól csak a közigazgatási államtitkár kifejezett engedélyével térhet el, továbbá az üggyel össze nem függő témákban tájékoztatást kérni, iratokba betekinteni nem jogosult;

c) köteles a vizsgálattal összefüggésben tudomására jutott információkat bizalmasan, a hatályos iratkezelési és adatvédelmi szabályoknak megfelelően kezelni;

d) a közigazgatási államtitkár számára intézkedési javaslatot nem tesz, feladata kizárólag az adott üggyel összefüggő tények megállapítása;

e) az ügyben érintett személyeket személyesen kell meghallgatnia, amennyiben ez nem lehetséges, akkor a videókonferencia-hívást kell előnyben részesítenie, és csak egyéb lehetőségek hiányában bonyolíthatja le a meghallgatást telefonon.

(6) A vizsgálati jelentés tartalmazza

a) a megbízólevél, valamint a vizsgálati terv iktatószámát;

b) a vizsgálat célját;

c) a vizsgálat helyét, idejét;

d) a vizsgálattal érintett személy, illetve szervezeti egység megnevezését;

e) a vizsgálati tervben szereplő, konkrét céllal összefüggésben megállapított tényeket;

f) a vizsgálóbiztos nevét, aláírását.

17. § Az integritás tanácsadó

a) előkészíti a vizsgálat lefolytatásához szükséges dokumentumokat,

b) tájékoztatást nyújt és igény szerint szakmai tanácsot ad a vizsgálóbiztos, valamint az ügyben érintettek részére integritási kérdésekben, valamint

c) gondoskodik az ügy megítéléséhez szükséges iratok, információk beszerzéséről.

18. § (1) A 17. § c) pontja szerinti adatok rendelkezésre bocsátása érdekében megkeresett szervezeti egység vezetője köteles azokat a megkeresésben, a bejelentésben foglaltakra figyelemmel meghatározott határidőben - amely sürgős intézkedést igénylő ügy esetén 3 munkanapnál, más esetekben 10 munkanapnál hosszabb nem lehet -, az adatkezelésre vonatkozó szabályok betartása mellett az integritás tanácsadó rendelkezésére bocsátani.

(2) A megkeresett szervezeti egység vezetője az indokok megjelölése és a teljesítésre vonatkozó határidő - amely 5 munkanapnál hosszabb nem lehet - megadása mellett köteles a megadott határidő lejárta előtt írásban vagy elektronikus úton jelezni, ha a 17. § c) pontja szerinti adat szolgáltatásának határidőben nem tud eleget tenni.

(3) A megkeresett szervezeti egység vezetője köteles az integritás üggyel összefüggésben tudomására jutott minden információt bizalmasan, a hatályos iratkezelési és adatvédelmi szabályoknak megfelelően kezelni, szem előtt tartva a szükséges tudás (need to know) elvét.

19. § (1) Amennyiben vizsgálóbiztos nem kerül kijelölésre, és a bejelentés jellege és eredményes intézése ezt indokolttá teszi, az integritás tanácsadó az ügyben érintett, vagy arról ismerettel rendelkező munkatársat meghallgathatja.

(2) Az integritás tanácsadó a személyes meghallgatás kezdeményezéséről a munkatársat legalább a meghallgatás időpontja előtt 1 munkanappal értesíti. Az értesítésnek tartalmaznia kell a bejelentés tárgyát.

(3) A személyes meghallgatásról az integritás tanácsadó jegyzőkönyvet készít, melynek tartalmaznia kell

a) a meghallgatás helyét, időpontját;

b) a meghallgatott nevére, jogviszonyára, szervezeti egységére vonatkozó adatokat;

c) a meghallgatás tárgyát;

d) a meghallgatás során feltett kérdéseket és azokra adott válaszokat;

e) a meghallgatott és az integritás tanácsadó aláírását.

20. § A közigazgatási államtitkár a vizsgálóbiztos jelentése, az üggyel kapcsolatban beszerzett információk és rendelkezésre álló iratok, valamint az integritás tanácsadó szakmai javaslata alapján dönt az integritás vizsgálat eredményéről, valamint a további szükséges intézkedések megtételéről, különösen:

a) integritás sértés hiányában, az ügy további intézkedés nélküli lezárásáról;

b) fegyelmi vagy egyéb eljárás lefolytatásáról;

c) más hatóságok megkereséséről; illetve

d) a szervezeti integritás megőrzése érdekében szükséges munkáltatói intézkedésekről.

21. § Amennyiben megállapítható vagy valószínűsíthető, hogy az integritás bejelentő rosszhiszeműen járt el, az integritás vizsgálatot a közigazgatási államtitkár e tény rögzítésével lezárja, és az ügy összes körülményét mérlegelve, - a KKM szervezetén belüli bejelentő esetén - indokolt esetben fegyelmi eljárást indíthat a bejelentővel szemben.

22. § Az integritás vizsgálat eredményéről a bejelentőt - amennyiben személye és elérhetősége ismert -, valamint az eljárás alá vont személyt az integritás tanácsadó írásban értesíti.

23. § (1) Az integritás tanácsadó a bejelentésről, illetve a szervezeti integritást sértő eseményről az ügyintézés lezárását követően összegző feljegyzést készít a közigazgatási államtitkár részére.

(2) Az összegző feljegyzés tartalmazza:

a) a bejelentés, illetve a szervezeti integritást sértő esemény rövid összefoglalását;

b) a vizsgálat nélkül lezárható ügyek esetében a vizsgálat mellőzésének okait;

c) a bejelentéssel, illetve a szervezeti integritást sértő eseménnyel kapcsolatos közigazgatási államtitkári döntést; valamint

d) a szervezeti integritás helyreállítása érdekében hozott döntéseket.

6. Az integritás bejelentéssel, illetve a szervezeti integritást sértő eseménnyel érintett személy jogai

24. § Az integritás bejelentéssel, illetve a szervezeti integritást sértő eseménnyel érintett személynek - az eljárás bármely szakaszában - joga van

a) a személyét érintő integritás bejelentés, illetve szervezeti integritást sértő esemény lényegi elemeinek megismeréséhez, a bejelentővédelem alapelvének sérelme nélkül;

b) saját álláspontjának, észrevételeinek, az ügyre vonatkozó ismereteinek és információinak szóban és írásban történő előterjesztéséhez;

c) az ügyében történt érdemi döntésekről, illetve az integritás vizsgálat eredményéről való haladéktalan tájékoztatáshoz;

d) alaptalannak bizonyult integritás bejelentés esetén - jóhírnevének helyreállítása érdekében - az integritás vizsgálat eredményének megfelelő körben és módon történő kihirdetéséhez a szervezeten belül.

7. A bejelentő védelme, adatvédelem

25. § Az eljárás alatt keletkezett iratokba

a) teljeskörűen az integritás tanácsadó és a közigazgatási államtitkár;

b) nyilatkozatait illetően a meghallgatott személy;

c) a tényfeltáró vizsgálat lefolytatásához szükséges iratokat illetően a vizsgálóbiztos;

d) belső ellenőrzési vizsgálattal összefüggésben a belső ellenőr

tekinthet be.

26. § (1) A bejelentőt nyilatkoztatni kell, hogy kéri-e személyes adatainak zártan történő kezelését. Zárt adatkezelés esetén a bejelentő személyazonosságáról a bejelentéssel érintett személy nem szerezhet tudomást, arról csak a közigazgatási államtitkárnak, illetve az általa megjelölt személyeknek lehet adatot szolgáltatni.

(2) Amennyiben a bejelentés jellege ezt indokolttá teszi, más meghallgatott személy is kérheti személyes adatainak zártan történő kezelését. A szervezeti egység vezetője a saját személyes adatainak zártan kezelése érdekében kérelmet nem terjeszthet elő.

27. § A bejelentő személyére vonatkozó adatok más szervnek, hatóságnak történő átadásához vagy nyilvánosságra hozatalához a bejelentő előzetes és önkéntes írásbeli hozzájárulása szükséges.

28. § Az integritással kapcsolatos ügyek kezelése során úgy kell eljárni, hogy a bejelentő joga vagy jogos érdeke ne sérüljön. A bejelentőt bejelentése miatt hátrány nem érheti, kivéve, ha megállapítható, hogy rosszhiszeműen járt el, és alaposan feltehető, hogy bejelentésével összefüggésben bűncselekményt vagy szabálysértést követett el, vagy bejelentésével másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott.

29. § Az integritás tanácsadó az eljárás során tudomására jutott információkat köteles bizalmasan kezelni.

8. Az integritás tanácsadó elérhetőségének közzététele

30. § A KKM székhelyén, valamint telephelyein, továbbá a külképviseletek recepcióján, ügyfélfogadó helyiségében és honlapján az integritás tanácsadó elérhetőségeit, bejelentésre szolgáló e-mail-, valamint levelezési címét magyarul és a fogadó állam hivatalos nyelvén közzé kell tenni.

9. Az érdekérvényesítők fogadásának rendje

31. § (1) A KKM munkatársa feladatellátása során vagy feladatellátásához kapcsolódóan érdekérvényesítővel csak felettese előzetes tájékoztatását követően találkozhat.

(2) A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érdekérvényesítő és - ha van ilyen - az általa képviselt szervezet nevére, a találkozó céljára, időpontjára és helyére. Amennyiben a munkatárs a találkozóval kapcsolatban a szervezet integritását veszélyeztető kockázatokra vonatkozó információval rendelkezik, ezt köteles írásban felettese tudomására hozni.

(3) A felettes jogosult a munkatárs érdekérvényesítővel való találkozását megtiltani, vagy harmadik személy jelenlétéhez kötni.

(4) Az állami vezetők évente áttekintik az irányításuk alatt álló szervezeti egységek munkatársainak érdekérvényesítőkkel való találkozására vonatkozó információkat, felmérik az ezzel kapcsolatos kockázatokat, és - a KKM integrált kockázatkezelési szabályzatában rögzített eljárásrendnek megfelelően - megteszik a kockázatok kezeléséhez szükséges intézkedéseket.

10. Záró rendelkezések

32. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő 5. napon lép hatályba.

(2)[1]

Szijjártó Péter s. k.,

külgazdasági és külügyminiszter