14/2008. (HÉ 50.) ÖM utasítás
a belföldi reprezentációról
A belföldi reprezentációs költségek racionalizálása és felhasználásuk egységesítése érdekében kiadom az alábbi
utasítást:
1. Az utasítás hatálya kiterjed az Önkormányzati Minisztérium (a továbbiakban: ÖM) hivatali szervezeteire (a továbbiakban: hivatali egységek); a miniszter irányítása alá tartozó önálló szervezetekre (a továbbiakban: önálló szervek); valamint a miniszter közreműködésével irányított - a Kormány területi államigazgatási szerveiként működő - közigazgatási hivatalokra; továbbá a miniszter tanácsadó testületeire (a továbbiakban együtt: szervek).
2. Az ÖM szervek belföldi reprezentációs előirányzatát az 1. mellékletben felsorolt vezetők a beosztásukkal, szakmai feladatukkal kapcsolatos vendéglátás költségeire - az ott meghatározott keret összegéig - használhatják fel.
3. A vezetői reprezentáció mellett a belföldi reprezentáció részeként az ünnepségekkel, kiemelt rendezvényekkel kapcsolatos fogadásra és vendéglátásra felszámítható, illetve felhasználható költségnormákat a 2. melléklet tartalmazza.
4. A minisztérium igazgatását érintően a 2. mellékletben hivatkozott, az elszámolhatóság szempontjából az ünnepségnek és a kiemelt rendezvénynek kizárólag a minisztérium első és második féléves (éves) jóváhagyott munkaprogramjának részét képező, a miniszter jóváhagyásával, a közjogi és koordinációs szakállamtitkár egyetértésével kiadott Minisztériumi ünnepség- és rendezvény-terviben (a továbbiakban: Terv) felsoroltak számolhatók el. A Tervben rögzített valamennyi rendezvénynél szerepeltetni kell a 2. mellékletnek megfelelő besorolást és a besorolás szerinti normatíva figyelembevételével kalkulált és tervezett reprezentációs költséget. A Tervet az ÖM Humánerőforrás és Civilkapcsolati Főosztály készíti el (a besorolásra, valamint a kalkulált és tervezett reprezentációs költségekre vonatkozó részét az ÖM Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály visszaigazolása alapján) összhangban a minisztérium munkaprogramjának részét képező "Eseménynaptárral". A Terven kívül eső rendezvények fogadási és vendéglátási költségei csak az azt összehívó vezető 1. mellékletben meghatározott reprezentációs keretének terhére számolhatók el. Különösen indokolt esetben egyedi kérelemre, a Tervben nem szereplő rendezvény tervezett reprezentációs költségei alapján a megrendelést és a költségeknek a 2. mellékletben foglalt normák alapján való elszámolását a miniszter engedélyezheti.
5. Az önálló szervek és a közigazgatási hivatalok vezetői, az 1. mellékletben nem szereplő vezetők körére a belföldi reprezentációs keret felhasználási jogosultságot és az alkalmazható keretek összegét, valamint a 2. mellékletben a fogadási és vendéglátási költségnormákat, azok felhasználásának rendjét, az irányításuk alá tartozó területre - a mellékletben szereplő normaösszegeken belül a jelen utasítással összhangban - belső szabályzatban határozzák meg.
6. Az ünnepségekkel, kiemelt rendezvényekkel kapcsolatos fogadás és vendéglátás költségnormája a vezetői reprezentáció kerete terhére túlléphető.
7. Reprezentáció keretében ajándék kizárólag az adózással kapcsolatos hatályos jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével, az 1. mellékletben meghatározott vezetői reprezentációs keret terhére adható.
8. A vezetői reprezentáció felhasználását minden érintett köteles legkésőbb a tárgynegyedév utolsó munkanapjáig az ÖM szervek pénzügyi szervezetének számla (bizonylat) megküldésével igazolni. Az ÖM szervek pénzügyi szervezete a bizonylatok befogadását követően intézkedik a reprezentációs költségek megtérítéséről. Számlaként a számviteli és az általános forgalmi adóról szóló törvények előírásainak megfelelően kiállított bizonylat fogadható el. A számlát, az ÖM Igazgatása, 1051 Budapest, József Attila u. 2-4. nevére kell kiállítani.
9. Az ünnepségekkel, kiemelt rendezvényekkel kapcsolatos fogadási és vendéglátási költségnorma (valamint annak a vezetői reprezentációs keret terhére való túllépése) alapján felhasznált költségek elszámolása számla ellenében történik. A 2. mellékletben felsorolt rendezvények esetében a rendezvény tervezett időpontját megelőzően igénybejelentő lapot (3. melléklet) kell kitölteni és pénzügyi ellenjegyzés céljából megküldeni a kifizetést teljesítő szervezeti egység részére. A kifizetéshez a 4. melléklet szerinti elszámolólapot kell benyújtani, amelyhez csatolni kell az elszámolás alapjául szolgáló számlákat, továbbá a rendezvényen ténylegesen résztvevők névsoráról készült jelenléti ívet, regisztrációt. A teljesítés igazolására a 4. melléklet záradékának kitöltésével a rendezvényt kezdeményező és lebonyolító szervezeti egység vezetője (megrendelő) által kijelölt személy jogosult. Amennyiben az elszámolás bármilyen okból nem teljes vagy nem megfelelő, úgy - a pótlás 15 napon belüli elmaradása esetén - a rendezvény költségei az azt összehívó vezető reprezentációs keretét terhelik.
10. A 4. pontban meghatározott tárgyévi első féléves Tervet az ÖM Humánerőforrás és Civilkapcsolati Főosztálynak minden év január 15-ig, a tárgyévi második féléves Tervet minden év július 15-ig kell elkészítenie.
11. Ez az utasítás a közzététele napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a belföldi reprezentációról szóló 5/2007. (BK 9.) ÖTM utasítás hatályát veszti.
12. Az utasítás hatálybalépését követő 60. napig el kell készíteni, illetve felül kell vizsgálni az 5. pontban meghatározott belső szabályzatot.
Budapest, 2008. november
Dr. Gyenesei István s. k.,
önkormányzati miniszter
1. melléklet a 14/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
A belföldi reprezentáció részeként a vezetői reprezentáció felhasználására jogosultak köre, a keretek összegei
| 1. Miniszter | 70 000 Ft/hó |
| 2. Államtitkár OKF főigazgatója | 30 000 Ft/hó |
| 3. Szakállamtitkárok Közigazgatási hivatalok vezetői ÖM kabinetfőnök | 20 000 Ft/hó |
| 4. Minisztériumi főosztályvezetők és főosztályvezető jogállású vezetők, akik e mellékletben szervezetvezetői elnevezéssel nem szerepelnek Az önálló szervek vezetője, aki e mellékletben szervezetvezetői elnevezéssel nem szerepel államtitkár titkárságának vezetői Miniszteri főtanácsadó, politikai főtanácsadó | 10 000 Ft/hó |
| 5. Minisztériumi főosztályvezető-helyettesek Szakállamtitkárok titkárságainak vezetői Az önálló szervek vezetőjének helyettese(i), akik e mellékletben szervezetvezetői elnevezéssel nem szerepelnek Miniszteri tanácsadó, politikai tanácsadó | 8 000 Ft/hó |
| 6. Osztályvezető | 5 000 Ft/hó |
2. melléklet a 14/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
Az ünnepségekhez, kiemelt rendezvényekhez kapcsolódó fogadási és vendéglátási normák
| 1. Ünnepségek és kiemelt rendezvények alkalmával, ha | |
| a) miniszter ad fogadást | 4000 Ft/fő |
| b) államtitkár, szakállamtitkár, Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság főigazgatója ad fogadást | 3000 Ft/fő |
| c) hivatalvezető, kirendeltségvezető, igazgatásiszerv-vezető, állami főépítész által adott fogadás alkalmával | 2000 Ft/fő |
| 2. Sajtófogadás, valamint a többi ünnepség, illetve rendezvény esetén (amennyiben az ünnepség, illetve rendezvény az elismerések átadásával egybekötött, úgy az elismerésben részesültek és az általuk meghívott vendégek után) | 2000 Ft/fő |
| 3. Nyugdíjas-találkozók alkalmával az évente egy alkalommal rendezett találkozóra meghívott ÖM nyugdíjasok után | 500 Ft/fő |
| 4. Miniszter, államtitkár, szakállamtitkárok, velük azonos jogállású vezetők által rendsze -resen tartott vezetői munkaértekezlet maximum hetente egy alkalommal | 500 Ft/fő |
| 5. A miniszter által összehívott Kormány- Önkormányzatok Egyeztető Fóruma ülése havonta maximum egy alkalom | 2200 Ft/fő |
| 6. Az Ágazati Érdekegyeztető Tanács ülése alkalmanként (éves szinten 5-6 alkalom) | 780 Ft/fő |
| 7. Az országgyűlési, az önkormányzati, az Európai Parlamenti, az országos népszavazási és a kisebbségi választásokkal kapcsolatos rendezvények alkalmával, ha | |
| a) min. 4 órás a rendezvény | 500 Ft/fő |
| b) min. 4 órás az OVB ülés | 2000 Ft/fő |
| c) min. 8 órás a rendezvény (egy főétkezéssel) | 4000 Ft/fő |
| d) Választási Főosztály által szervezett 12 órás a rendezvény | 4000 Ft/fő |
| e) kihelyezett a rendezvény (főétkezésenként) | 4000 Ft/fő |
számítható fel a meghívottak után.
3. melléklet a 14/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
| Igénybejelentő lap rendezvények költségeinek elszámolásához | |
| 1. A rendezvényt kezdeményező és lebonyolító szervezet vezetője: | |
| 2. A rendezvény megnevezése, célja: | |
| 3. A rendezvény helye, tervezett időpontja: | |
| 4. A résztvevők köre, tervezett létszáma: | |
| 5. A rendezvény .. ./2008. (...) ÖM utasítás 2. melléklete (pont/alpont) szerinti besorolása: | |
| 6. A rendezvényhez igényelt költségnorma (Ft/fő): | |
| 7. A rendezvény költségnormák alapján elszámolható költsége: | |
| 8. A rendezvény tervezett összköltsége: | |
| Dátum: | |
| P. H. | |
| …………………………………… igénylő aláírása | |
| A 2. pontban megnevezett rendezvény költségigénylését elfogadom, annak szervezését engedélyezem: | |
| …………………………………… ellenjegyző | …………………………………… kötelezettségvállaló |
4. melléklet a 14/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
| Rendezvények költségeinek elszámolása |
| 1. A rendezvényt kezdeményező és lebonyolító szervezet vezetője: |
| 2. A rendezvény megnevezése, célja: |
| 3. A rendezvény helye, időpontja: |
| 4. A tényleges résztvevők létszáma: |
| 5. A rendezvény .../2008. (...) ÖM utasítás 2. melléklete szerinti besorolása: |
| 6. A rendezvény tervezett összköltsége: |
| 7. A rendezvény tényleges összköltsége: |
| 8. Mellékelt számlák száma: ....db, összesen: ..... |
| Dátum: |
| P. H. |
| …………………………….. igénylő aláírása |
| Teljesítésigazolási záradék |
| A 2. pontban szereplő rendezvény 3. pontban jelölt helyen és időben való megtörténtét, 4. pontban hivatkozott tényleges létszámát, valamint a rendezvényre megrendelt termékek szállításának és felszolgálásának teljesítését igazolom. |
| ……………………………………………. szakmai teljesítést igazoló aláírása |