28/2020. (VII. 10.) BVOP utasítás

a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága eszközeinek és forrásainak leltározásáról és leltárkészítésről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján - figyelemmel a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényre, valamint az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendeletre - az alábbi utasítást adom ki:

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az utasítás hatálya a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságára (a továbbiakban: BVOP) terjed ki.

1. A leltározási és leltárkészítési szabályzat célja

2. A költségvetési szerveknek a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 14. § (5) bekezdés a) alpontja alapján a számviteli politika alapján el kell készíteni az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat).

3. A Szabályzat célja az éves költségvetési beszámoló részét képező mérleg tételeit alátámasztó leltárak készítésére és a leltárban szereplő eszközök, kötelezettségek leltározására, értékelésére vonatkozó, az adott költségvetési szervre érvényes szabályok írásba foglalása, a mérleg valódiságának alátámasztása. A leltárt úgy kell összeállítani és megőrizni, hogy tételesen ellenőrizhető módon tartalmazza a mérlegben szereplő, a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat.

4. A leltározási feladatok a költségvetési számvitelben kimutatott kötelezettségvállalásokra is kiterjednek.

2. A leltározással és leltárkészítéssel kapcsolatos fogalmi meghatározások

5. A leltározás olyan tevékenység, amellyel a BVOP tulajdonában, kezelésében lévő vagy tartós használatba adott eszközöket és azok forrásait, valamint kötelezettségvállalásait számba veszi, megállapítja azoknak a valóságban meglévő állományát. A leltározási tevékenység tehát kiterjed a költségvetési szerv birtokában lévő idegen eszközökre is.

6. A leltár olyan tételes kimutatás, amely a BVOP eszközeinek és forrásainak, valamint kötelezettségvállalásainak a valóságban is meglévő állományát egy meghatározott időpontra vonatkozóan mennyiségben és értékben is tartalmazza.

7. A kiegészítő leltár a leltározás alapján készített kimutatás. Azokat az eszközöket és forrásokat tartalmazza, amelyek a mérlegben nem szerepelnek. A kiegészítő leltárba kell foglalni a leltározás eredményeként megállapított munkahelyen használatba lévő (2014. január 1-je előtt használatba vett) és csak mennyiségben nyilvántartott kis értékű tárgyi eszközök, kis értékű szellemi termékek és kis értékű vagyoni értékű jogok állományát.

8. A leltározási ütemterv (1. melléklet) az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese egyetértésével kiadásra kerül minden évben. Az összes eszköz- és forráscsoport leltározási feladataira összeállított feladatterv, amely tartalmazza a leltári körzeteket, leltárfelelősök, ellenőrök személy szerinti kijelölését. A leltározási ütemtervet az országos parancsnok hagyja jóvá. A leltározási ütemterv elkészítése után el kell készíteni és ki kell adni a leltározási utasítást (2. melléklet).

9. A leltározási utasítás az országos parancsnok által a leltározási ütemtervben megjelölt konkrét eszköz- vagy forráscsoport leltározási feladatait, a leltározás időtartalmát, valamint fordulónapját előíró intézkedés.

10. A leltárkörzet a leltározandó eszközök fellelhetőségének helye, amely fizikailag elhatárolható, sorszámmal megjelölt és azonosítható terület.

11. A leltári körzet a szervezeti egységek, valamint elhelyezési körülmények figyelembevételével kialakított helyiségek csoportja, a leltározandó eszközök fellelhetőségének helye, amely fizikailag elhatárolható, sorszámmal megjelölt és azonosítható terület.

12. A leltárfelelős leltári körzetenként kijelölt dolgozó, akinek feladata az eszközmozgások bizonylatainak kezelése, közreműködés a leltározás előkészítésében, lebonyolításában, a leltári eltérések rendezésében, a felesleges eszközök feltárásában, a használatból kivont eszközök elkülönítésében, a Szabályzatban meghatározott feladatok végrehajtásában.

13. A leltárkülönbözet a leltározás eredményeként megállapított mennyiség és a nyilvántartásokban szereplő mennyiség közötti eltérés. A leltárkülönbözet lehet hiány vagy többlet.

14. A leltári eltérések kompenzálása alatt a leltári hiány és a többlet összeszámítása értendő. Leltári hiányt és leltári többletet csak raktárban kezelt készleteknél és kis értékű tárgyi eszközöknél szabad kompenzálni. A kompenzálás csak akkor hajtható végre, ha a hiány és a többlet azonos cikkcsoportba tartozó, hasonló értékű és rendeltetésű, valamint egymással helyettesíthető eszközöknél keletkezett.

15. A káló természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel együtt járó veszteség mértékén belüli hiány.

II. A LELTÁROZÁS RÉSZLETES SZABÁLYAI

16. A leltárfelvétel teljessége szerint a leltár lehet

a) teljes leltár, amely a BVOP valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideértve a leltárfelvétel időpontjában, birtokában lévő idegen tulajdonú (kölcsönbe vagy javításra átvett) eszközöket is,

b) részleltár, amely a BVOP eszközeinek vagy forrásainak egy-egy részéről (pl. anyagokról, késztermékekről stb.) készült, valamint a BVOP egy meghatározott területén - leltárkörzetben - található eszközök leltárai.

17. A leltárfelvétel célja szerint a leltár lehet

a) átadás-átvételi leltár, ami akkor szükséges, ha az eszközök, készletek kezeléséért felelős alkalmazottak (raktáros, anyagi megbízott) személyében vagy beosztásában változás következik be. Az átadás-átvételi leltárt a személyi változás bekövetkezésének napján kell felvenni, ez képezi az átadó és átvevő elszámoltatásának, illetve anyagi és büntetőjogi felelősségének alapokmányát,

b) elszámoltató leltár, ami az anyagilag felelős dolgozók elszámoltatására, szakszerű tevékenységük és gondosságuk ellenőrzése céljából készül. Az átadás átvételi leltár is elszámoltató leltár,[1]

c) idegenleltár, ami a BVOP területén lévő (használatra, megőrzésre, javításra, bérmunkára stb. átvett) idegen eszközökről - a saját tulajdonúaktól elkülönítetten - készített kimutatás (leltár), az idegen eszközök leltárát -egyeztetés céljából - meg kell küldeni azok tulajdonosainak,

d) saját vagyonkezelésű, idegen helyen tárolt eszközök leltára, ami a BVOP területén kívül lévő (tárolt, üzemeltetett) eszközök leltára,

e) évzáró leltár minden olyan kimutatás, amely az év végére, meghatározott napra vonatkoztatva tartalmazza az eszközök és források valóságban meglévő állományának mennyiségét és értékét.

18. A leltározás elvégezhető folyamatosan vagy fordulónapra vonatkozóan. Mindkét esetben a leltározást a Szabályzatban, illetve az 1. mellékletben meghatározott időtartamon belül kell végrehajtani. Ezzel egyidejűleg meg kell figyelni és fel kell tárni az elfekvő, feleslegessé vált, csökkent értékű készleteket, továbbá ellenőrizni kell a készletek tárolásának helyességét és a raktározási előírások betartását.

19. A leltárfelvétel időpontja szerint megkülönböztethető

a) fordulónapi leltározás: amelynél a leltározás a BVOP egészére vagy területileg különálló, elhatárolt egységeiben az ütemtervben előre meghatározott napra - a leltár fordulónapjára - kell elvégezni úgy, hogy ezzel a nappal a leltárfelvételi helyen minden eszközfajta teljes egészében leltározásra kerüljön. A fordulónapi leltározást az ütemterv szerint meghatározott napon kell végrehajtani, minél közelebb december 31. napjához, de legkésőbb a tárgyévet követő év január 5. napjáig. A fordulónapi leltározáshoz a fordulónapig kiállított állományváltozási bizonylatokat hiánytalanul fel kell dolgozni, a nyilvántartásokat le kell zárni úgy, hogy a leltározott és a könyv szerinti készletek egyeztethetők és így a leltárkülönbözetek megállapíthatók legyenek,

b) rovancsolás: amelynek során a számadásra kötelezett felelősségére bízott eszközök tényleges mennyiségét az analitikus nyilvántartásokkal egyeztetik. A rovancsolást előre be nem jelentetett időpontban célszerű végezni. A nyilvántartással szemben talált eltérések rendezését, a felelősség megállapításának eljárási szabályait a különböző jogviszonyokat rendező jogszabályok rögzítik.

3. A leltározás módszerei

20. A leltározás mennyiségi felvétellel vagy egyeztetéssel történhet.

21. A mennyiségi felvétel módszerei:

a) nyilvántartásoktól független felvétel, azaz az összes leltározandó eszközféleség megszámlálása, megmérése, majd azonosító adataival együtt történő felvezetése a leltári alapbizonylatokra,

b) nyilvántartásokon alapuló leltározás, azaz az analitikus nyilvántartásban rögzített mennyiségek összehasonlítása, egyeztetése a fellelhető mennyiségekkel (rovancsolás). Az összehasonlítás a mennyiségi felvétel után történik.

c) vonalkódos leltár, azaz a leltározási csoportok tényleges mennyiségi felvételének vonalkódolvasó-eszközökkel történő végrehajtása [a tartozékokkal rendelkező eszközöket a tartozékokkal együtt kell elhelyezni és leltározni, a tárgyi eszközök egyedi azonosító számának (vonalkód) meglétét, olvashatóságát ellenőrizni, a hiányzókat pótolni kell].[2]

22. Az egyeztetés módszerei:

a) belső egyeztetés, ami a BVOP-nál már rendelkezésre álló, a másik fél által korábban megküldött szerződések, megállapodások, számlák, átadás-átvételt igazoló okmányok, banki kivonatok, értesítések alapján történő egyeztetés,

b) egyeztető levél, amely a követelések és a kötelezettségek leltározására szolgál a követelésállománnyal rendelkező fél kezdeményezésére,

c) személyes egyeztetés, amely a számviteli politika keretében rögzítettek szerint jelentős összegű követelés, illetve kötelezettség állomány esetén alkalmazandó. A tételek összevetését jelenti a szállítóval, illetve a vevővel, amelyről jegyzőkönyv készül,

d) speciális egyeztetés, amelyet saját tőke, tartalékok, aktív és passzív pénzügyi elszámolások leltározása esetén kell tartani. A bizonylatok adatait kell összehasonlítani a nyilvántartás adataival.

4. A leltározásban részt vevők, személyi feltételek

23. Az országos parancsnok feladatai a leltározáshoz kapcsolódóan

a) felelős a Szabályzat elkészítéséért, módosításáért,

b) évente elkészítteti a leltározási ütemtervet, és kijelöli a leltározás főfelelősét,

c) a leltározás megkezdése előtt kiadja a leltározási utasítást,

d) leltárhiány esetén dönt a hiány megtérítéséről,

e) leltárértékelést követően utasítást ad a leltározás során tapasztalt hiányosságok jövőbeni megszüntetéséhez szükséges intézkedések megtételére,

f) kijelöli a leltárellenőrt.

24. A Műszaki és Ellátási Főosztály, a Biztonsági Főosztály, valamint az Informatikai Főosztály vezetőjének feladata a leltározás lebonyolításához szükséges tárgyi, technikai feltételek, műszaki, informatikai és biztonsági képzettségű dolgozók eredményes közreműködésének biztosítása.

25. A Közgazdasági Főosztály vezetőjének feladatai:

a) mint a leltározás főfelelőse felel a leltározással kapcsolatos előkészítő és lebonyolító tevékenységek megszervezéséért,

b) leltározási feladatok - előkészítő folyamatok, leltározás, értékelés - felmérése,

c) éves leltározási ütemterv elkészítése, ennek során a leltározandó körzetek leltárfelelőseinek, leltári ellenőrök személy szerinti kijelölése,

d) leltározási munkák megkezdése előtt leltárértekezlet megszervezése, levezetése,

e) leltározási munka folyamatában a leltározó bizottság és leltári ellenőr részére szakmai tájékoztatás nyújtása, a munkák ellenőrzése,

f) a Szabályzatban, leltározási ütemtervben foglaltak betartásának ellenőrzése.

26. A leltár felelősének feladatai, felelőssége

a) a leltár főfelelőse útmutatásai alapján felelős a leltározás gyakorlati lebonyolításáért,

b) leltározással kapcsolatos irányítói, ellenőrzési jogköre a BVOP egészére kiterjed,

c) gondoskodik a Szabályzatban és az éves leltározási ütemtervben foglalt elvégzendő feladatok előkészítéséről,

d) meghatározza a leltározás menetét,

e) megszervezi az érintett szervezeti egységek vezetőinek bevonásával a leltározás előtti selejtezési munkákat, a leltározás végrehajtását és ellenőrzését,

f) felméri a leltározás munkaidő szükségletét, biztosítja a leltározó munkaerő kapacitást,

g) biztosítja valamennyi leltározási egység számára a leltározáshoz szükséges technikai eszközöket, leltári nyomtatványokat,

h) szakmailag irányítja a leltárak értékelését,

i) ellenőrzi a kiadott feladatok végrehajtását.

27. A leltározási egységek (körzetek) leltárfelelőseinek felelőssége, feladataik:

A leltárfelelős útmutatásai alapján és irányításával felelősek a Szabályzatban és az éves leltározási ütemtervben foglaltak végrehajtásáért a leltározási egységük (körzetük) tekintetében, valamint elvégzik a leltárfelelős feladatait (leltározási egységük tekintetében).

28. A leltározók feladatai

a) a leltári csoportvezető irányításával elvégzik a leltározandó eszközök azonosítását csoportba beosztva,

b) ellenőrzik a leltározandó eszközök teljeskörűségét,

c) elvégeznek a leltározás során, illetve annak befejezése után felmerülő minden, a leltározással összefüggő adminisztrációs munkát.

d) a leltározást a leltárfelelős által megjelölt sorrendben, kihagyás nélkül elvégzik,[3]

e) a törzslapos eszközök (azon eszközök, melyekre nem lehet vonalkódot ragasztani) vonalkódos leltározása esetén kiosztásra kerülő vonalkódokat összegyűjtik és a leltár dokumentumaihoz csatolják.[4]

29. A leltárellenőr feladatai

a) a költségvetési szerv gazdasági vezetője vagy az általa kinevezett leltárfelelős utasítása, illetve irányítása alapján a leltározás ellenőrzése,

b) a leltározási előfeltételek biztosításának ellenőrzése,

c) mennyiségi felvételek helyességének és szakszerűségének ellenőrzése,

d) leltározandó, de mennyiségi felvételt nem igénylő eszközök és források felvételének vizsgálata,

e) leltározással összefüggő valamennyi számítás és értékelés helyességének vizsgálata,

f) ellenőrzés során tapasztalt rendellenességeket a leltárfelelősnek jelentik,

g) ellenőrzésük tényét az ellenőrzött bizonylatokon, összesítőkön aláírásukkal igazolják,

h) összefoglaló jelentést készítenek.

30. Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást végzők feladatai, felelősségük: az analitikus és főkönyvi nyilvántartást végzők a tárgyi eszközök és raktári készletek nyilvántartásával kapcsolatosan felelősek

a) a leltárelszámolás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért,

b) az éves mérlegbe beállítandó készletérték megállapításáért, annak leltárral való alátámasztottságáért,

c) a leltárkülönbözetek kimunkálásáért és a mérlegben való előírás szerinti elszámolásáért (a leltárkiértékelésért),

d) az idegen helyen tárolt saját eszközök elkülönített kimutatásáért,

e) a leltár szerinti készletérték és a könyv szerinti készletérték összevetéséért, az eltérések megállapításáért,

f) a leltári dokumentáció összeállításáért, a leltárbizottság vezetője részére történő átadásáért,

g) a leltárösszesítő kimutatás elkészítéséért.

31. A leltározás megkezdését megelőző, előkészítő feladatok a leltározás megkezdése előtt

a) fel kell mérni és meg kell határozni a konkrét feladatokat,

b) időben gondoskodni kell, hogy a szükséges létszám és munkaeszközök rendelkezésre álljanak,

c) a leltározás megkezdése előtt a leltározásban résztvevőket oktatásban kell részesíteni, amelyről jegyzőkönyvet kell felvenni,

d) leltározási egységek (körzetek) kijelölése szervezeti felépítést, hatáskört, felelősséget figyelembe véve,

e) területi vagy tevékenységi körök szerinti rendező elv figyelembevétele,

f) eszközök, források leltározására való előkészítés módjának meghatározása (különösen a tárgyi eszközök, készletek tekintetében),

g) tárolási, raktározási rend biztosítása,

h) eszközök fajta, méret, minőség szerinti csoportosítása, tárolása,

i) számviteli nyilvántartáshoz igazodó elkülönítések végrehajtása (új, használt, használhatatlan, csökkent értékű, idegen, máshol tárolt, nullára leírt, érték nélküli eszközök stb.),

j) leltározók, leltárellenőrök felkészítése, a leltározáshoz szükséges segéderő biztosítása és felkészítése (leltárértekezlet szabályozása),

k) leltározáshoz szükséges technikai eszközök (mérőeszköz, súlytáblázatok, leltározás megtörténtét jelölő eszközök) biztosítása,

l) mennyiségi nyilvántartások (raktári, munkahelyi) előkészítése, amelyhez biztosítani kell az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi adatok egyeztetése során az egyezőség meglétét,

m) leltározás előtt le kell bonyolítani a selejtezéseket, gondoskodni kell a selejtezett eszközök elszállításáról, megsemmisítéséről és a nyilvántartásokból való kivezetésükről,

n) intézkedni kell, hogy leltárfelvétel idején az eszközmozgások a lehetőségekhez képest szüneteljenek, illetve csak indokolt esetben történjenek,

o) leltározási ütemtervet kell készíteni.

32. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell

a) a leltározás előkészítésével, a leltárfelvétellel és értékelésével kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének tervezett idejét,

b) a leltározásba bevont eszközök és források körét,

c) a munkafolyamatok elvégzéséért felelős személyek megnevezését,

d) leltározási helyszínek megjelölését, leltározási helyszínenként a leltározás időpontjának és az adott helyszínen leltározó bizottság megnevezését.

33. A leltározási utasítás rögzíti mindazokat a feladatokat, amelyeket a tárgyév leltározási feladatai összeállításánál el kell végezni, valamint a feladatok végrehajtásáért felelősök nevét. A következőket kell tartalmaznia:

a) leltározási egységek felsorolását,

b) leltárfelelősök és leltározók neveit leltározási egységenként,

c) leltárellenőrzésre jogosultak nevét (ellenőrzésre jogosult, illetve kötelezett: költségvetési szerv vezetője, gazdasági vezetője, leltárfelelőse, belső ellenőr),

d) leltározás ütemtervét (naptári napokra, időpontokra leosztva, rögzítve a kezdés és a befejezés időpontját, valamennyi feladat tekintetében).

34. A leltározás időszakában történő eszközmozgásokat a leltározás vezetőjének írásos engedélyével lehet végrehajtani. Az eszközmozgásról a mozgatással egyidejűleg bizonylatot kell kiállítani és a Számviteli Osztályra meg kell küldeni. A leltárfelvétel ideje alatt beszerzett eszközöket és készleteket a raktárban elkülönítetten kell tárolni. A bevételezések és kiadások bizonylatolása ebben az esetben történhet kézi bizonylaton.

35. Minden leltározás közbeni mozgásról leltárfolyamatossági jegyzőkönyvet kell felvenni, majd a leltár befejezését követően a mozgásokat a könyvelésben át kell vezetni.

36. A leltározás módja

a) az érték nélkül nyilvántartott használt és/vagy felhasználásra kiadott eszközök esetében évente mennyiségi felvétellel,

b) az értékkel nyilvántartott eszközök és raktári készletek esetében minden év mérleg fordulónapjára vonatkozóan,

c) a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt eszközöknél egyeztetéssel,

d) a Központi Anyagraktár értékkel nyilvántartott eszközei és készletei esetében minden év mérleg fordulónapjára vonatkozóan,

e) a reprezentációs célra beszerzett készletek raktárában (reprezentációs raktár) tárolt ajándékok esetében a 2014. évben és ezt követően beszerzett raktári készlet egyeztetését az analitikával negyedévente rovancsolással,

f) a kötelezettségvállalásokat és követeléseket folyamatos leltározással, havonta,[5]

g) a tárgyi eszközöket vonalkódos leltárral, a készleteket hagyományosan, mennyiségi felvétellel[6]

kell elvégezni.

37. Kötelező a mérleg minden sorát minden évben leltárral alátámasztani.

38. A fizikai leltározási tevékenység elvégzését követően a leltár egyeztetését az analitikus nyilvántartásokkal el kell végezni. Ugyanezt az egyeztetést kell elvégezni az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi nyilvántartás között.

39. A leltárkülönbözetek megállapítása céljából a mennyiségi felvétel adatait utólag össze kell hasonlítani az analitikus nyilvántartások adataival.

40. A mérlegben értékben nem szereplő használt, és használatban lévő kis értékű eszközöket (2014. év előtt aktivált) a tulajdon védelme és az elszámoltatás lehetőségének biztosítása érdekében minden esetben mennyiségi felvétellel kell leltározni, évente.

41. A leltározás lebonyolítása során az előírt leltározási módszernek megfelelően a következők szerint kell eljárni:

a) az eszközök területi elhelyezkedésének sorrendjében kell leltározni,

b) meg kell állapítani az adott eszköz leltározási mennyiségét,

c) a leltári bizonylatokon rögzíteni kell a leltározott eszközök azonosítási adatait, mennyiségi egységét, mennyiségét, nettó, - értékcsökkenés - bruttó értékét,

d) ellenőrizni kell, hogy valamennyi eszköz leltározásra került-e, a már leleltározott eszközöket meg kell jelölni a kétszeres számbavétel elkerülése érdekében,

e) a leltárbizonylatokat alá kell írni,

f) a leltárt ki kell értékelni,

g) a leltárfelvétel időpontjától számított 30 napon belül meg kell állapítani a könyv szerinti értékkel szemben talált hiányt vagy többletet, és a megállapított eltérések okairól jegyzőkönyvet kell felvenni, a leltározás befejezéseként fel kell venni a leltárzáró jegyzőkönyvet (3. melléklet).

42. A leltározás befejezéseként felvett leltárzáró jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell

a) a leltározott szerv megnevezését,

b) a leltározott helyszín megnevezését,

c) a leltározás megkezdésének és befejezésének keltét,

d) a leltározók, leltárellenőrök, leltárfelelősök nevét,

e) a bizonylatok sorszám szerinti felhasználását,

f) a leltárért anyagilag felelős személy nyilatkozatát, hogy a leltár megfelel a valóságnak és az abban szereplő adatokért felelősséget vállal,

g) a leltározással szembeni esetleges kifogásokat,

h) a leltári eltéréseket.

43. A leltárfelvétel anyagának feldolgozása:

a) leltárfelvétel bizonylati adatainak beállítása a leltárba,

b) leltárértékelés szabályainak meghatározását az Eszközök és Források Értékelési szabályzata tartalmazza,

c) leltározás és a könyvvitel adatainak egyeztetése, eltérések megállapítása, eltérések tisztázása, eltérések okainak meghatározása (adminisztratív hiányosság, leltárhiány, leltártöbblet),

d) leltáreltérések könyvviteli elszámolása.

44. Kompenzálást a leltárhiány vagy -többlet esetében csak egy anyagcsoporton belül, azonos rendeltetésű, minőségű, értékű, mennyiségű, egymással összetéveszthető, helyettesíthető termékek esetben lehet alkalmazni. A kompenzálható többletekkel a hiányokat ki lehet egyenlíteni, amelyhez a BVOP illetékes főosztályának engedélye szükséges.

45. A megengedhető természetes veszteségeket, valamint a nem elszámolás köteles eszközök, készletek felsorolását a 4. melléklet tartalmazza.

5. A leltározás ellenőrzése

46. A leltározás előkészítésének ellenőrzése, feladatai rögzítése és a leltárellenőrzés dokumentálási szabályai:

a) leltározási ütemterv elkészültének ellenőrzése,

b) leltározásban részt vevők felkészítésének ellenőrzése,

c) leltározásra váró készletek megmérhető, megszámlálható állapotának ellenőrzése,

d) leltárbizonylatok rendelkezésre állásának ellenőrzése,

e) alaki és tartalmi követelmények meglétének ellenőrzése.

47. A leltározás végrehajtása során elvégzendő ellenőrzési feladatok meghatározása:

a) leltározási ütemterv betartása,

b) szúrópróbaszerűen ellenőrizni kell a leltárfelvétel helyességét (alkalmazott felvételi módszerek szabályszerűsége, megnevezés és azonosító adatok helyessége, hiánytalanság, mennyiségi adatok pontossága, leltározott készletek megfelelő jelölése),

c) leltárbizonylatok szabályszerű kezelése és kiállítása,

d) aláírások megléte a bizonylatokon, leltáríveken.

48. Leltározás feldolgozása, értékelése során végzendő ellenőrzési feladatok meghatározása:

a) leltáreltérések megállapításának helyessége, esetleges kompenzálások szabályszerűsége,

b) hiányok, többletek, leltárértékelési különbözetek okainak megfelelő kivizsgálása,

c) hiányért felelősségre vont személyekkel megtéríttetni javasolt összeg meghatározásának helyessége,

d) végleges hiányok, többletek könyvviteli elszámolásának megtörténte és helyessége,

e) eszközök és források értékelése megfelel-e a Szabályzatában meghatározottaknak.

49. Az ellenőrzés kiterjed a mennyiségi felvétellel és az egyeztetéssel leltározott eszközökre és forrásokra érték és mennyiség vonatkozásában is. Szúrópróbaszerű egyeztetéssel kell meggyőződni a leltározási feladatok, folyamatok helyességéről. Az ellenőrzés megtörténtét, tényét, valamint időpontját, az ellenőrzést végzőnek olvasható aláírásával kell igazolni.

6. A leltározási nyomtatványok

50. A leltározási folyamat bizonylatai teljeskörűen előállíthatóak a Forrás.Net integrált rendszerből. Ha a program áramszünet vagy más ok miatt nem működik, úgy a BVOP a későbbiekben felsorolt kereskedelmi forgalomban kapható szigorú számadású kézi bizonylatokat használja, amelyek az alaki és tartalmi követelményeknek megfelelő adattartalommal rendelkeznek. A szigorú számadású bizonylatok sorszámának folytonosságát és nyilvántartását ellenőrizni kell. Átvételét és visszavételét aláírással kell bizonyítani. Az érvénytelenített, a rontott és üres bizonylatokkal is el kell számolni, a nyilvántartásba fel kell vezetni.

51. Kitöltési követelmények

a) A leltárfelvételi íveket úgy kell kitölteni, hogy azokat feltűnés nélkül ne lehessen javítani, módosítani.

b) A leltárfelvételi ívre beírt adatokat kaparással, radírozással, kifestéssel javítani nem szabad. A helytelen adatokat egyszeri áthúzással és fölé a helyes adat felírásával kell kijavítani. A javítás tényét dátummal és aláírással igazolni kell.

c) A leltárfelvételi ívek javítását igazoló aláírásokat a bizonylatokon olyan helyen kell alkalmazni, hogy azok a bekötött példányokon is láthatók, olvashatók legyenek.

d) A mennyiségi adatokat úgy kell bejegyezni, hogy az utolsó számjegy az utolsó rovatba kerüljön, a számjegyek előtt pedig az üresen maradt részt utólagos bejegyzés megakadályozása céljából, vízszintes vonallal ki kell húzni.

e) A leltárfelvételi ívek üresen maradt sorait átlósan áthúzva kell érvényteleníteni.

f) A leltári nyomtatványokat - az abban foglaltak helyességének, valódiságának igazolásaként - a leltározási bizottság tagjainak és a leltározásban közreműködő személyeknek is alá kell írnia. Az aláírásoknak olvashatónak kell lenniük, szignó használatának mellőzésével.

g) A vonalkóddal történő leltározás a vonalkódos modulban történik, amely szerves része a Forrás.Net integrált rendszernek és kapcsolódik az eszközanalitikához, illetve a Forrás.Net integrált rendszer közös törzseihez. A leltározandó eszközök és a Forrás.Net integrált rendszer közötti kapcsolat a különböző vonalkódos adatgyűjtő eszközökön (pl. laptop vagy netbook a hozzá kapcsolódó Bluetooth-os szkenner, vagy PDA, beépített szkenner, illetve egyéb vonalkódolvasók, adatgyűjtők) keresztül valósul meg. A vonalkódos modul feladatai közé tartozik a leltározandó adatok átvétele az analitikából, az átvett adatok továbbítása az adatgyűjtő eszközökhöz, majd az adatgyűjtők által feldolgozott adatok fogadása, a fogadott adatok első szintű kiértékelése, valamint a kiértékelési információk továbbítása az analitika felé. Ezzel a leltározási módszerrel a leltározók és az analitikusok leltározása során felmerülő feladatok és felelősségi körök élesen elválaszthatóak és nyomon követhetőek. A leltározáshoz, az eszközalapadatok táblában célszerű meghatározni, hogy az adott eszközegyeztetéssel vagy számbavételezéssel kerül leltározásra. A leltározók a legyűjtött adatokkal, illetve előre kinyomtatott vonalkódot tartalmazó címkékkel indulnak leltározni. A leltárkörzet vagy személy leltározásának befejezésével a leltározók leltárívet nyomtatnak, amelyet helyben aláírnak. Amennyiben a helyszíni nyomtatás nem megoldott, úgy az adatgyűjtő eszközre fejlesztett leltározó programban egy leltár ellenőr jogkörrel rendelkező személy lezárhatja a leltárívet, így abban módosítani már nem lehet. A többletként fellelt eszközök beazonosítását külön törzs segíti. A hibásan rögzített gyári számok javítására a gyári szám vonalkódjának beolvasásával nyílik lehetőség. A leltárfelvétel végén az adatokat vissza kell tölteni a vonalkódos modulba.[7]

52. A leltározás bizonylatai:

a) a megbízólevélek,

b) a leltárfelvételi ívek,

c) a leltárnyitó, leltárfolyamatossági, leltározó jegyzőkönyvek,

d) a felelősségvállalási nyilatkozatok.

53. A leltározás bizonylatainak megkülönböztetése a beszerzés módja szerint:

a) vásárolt bizonylatok,

b) saját készítésű, saját előállítású bizonylatok.

54. A leltározás bizonylataival szembeni követelmény:

a) meg kell felelniük a bizonylatokkal szembeni alaki, tartalmi követelményeknek, valamint

b) a szigorú számadású nyomtatványokban előírt feltételeknek.

55. Bizonylatok kellékei:

a) bizonylatszám, megnevezés,

b) leltárfelvétel helye, időpontja,

c) leltározott eszközök pontos neve (cikkszám, azonosító), mennyiségi egysége, mennyisége,

d) utalás az eszköz számviteli sajátosságaira (felesleges, máshol tárolt stb.),

e) aláírások (leltározó, ellenőr, készletkezelő, raktáros).

56. A leltározás során használt nyomtatványok, dokumentumok:

a) megbízólevél (5., 6., valamint 7. melléklet),

b) leltárnyitó jegyzőkönyv (8. melléklet),

c) leltárfelvételi ívek,

d) készpénzállomány leltározása (9. melléklet),

e) a felelős elszámoló nyilatkozata (10. melléklet),

f) leltárzáró jegyzőkönyv (3. melléklet),

g) tárolási nyilatkozat (11. melléklet).

57. A leltározás során alkalmazható korábbi szabványnyomtatványok:

a) készletek leltári íve,

b) tárgyi eszköz leltárfelvételi ív gépek, berendezések felvételére,

c) kimutatás a tárgyi eszközök hiányáról vagy többletéről.

58. Szigorú számadású nyomtatványok:

a) B. 14-11: Leltárfelvételi jegy tárgyi eszközök,

b) B. 14-13/V: Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív,

c) B. 14-15: Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív és összesítő,

d) B. 14-30: Leltárfelvételi jegy áru és göngyöleg felvételére,

e) B. 14-10: Leltárfelvételi jegy (ingatlanok),

f) B. 14-12: Leltárfelvételi lap járművek,

g) B. 14-19: Leltárfelvételi jegy (készletek),

h) B. 14-20: Készletek leltárfelvételi íve,

i) B. 14-21: Leltárfelvételi ívösszesítő (készletek).

59. A leltárt 1 példányban kell elkészíteni, és a leltározás lezárását követően a leltárhoz kapcsolódó valamennyi bizonylatot irattározni kell és azokat legalább 8 évig meg kell őrizni.

III. A LELTÁRKÉSZÍTÉS RÉSZLETES SZABÁLYAI

7. A leltárral szemben támasztott alaki és formai követelmények

60. A leltárnak lehetővé kell tennie

a) a mérleg valódiságának biztosítását,

b) az éves költségvetési beszámoló tételeinek alátámasztását,

c) a főkönyvi könyvelés és a részletező nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzését,

d) a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítését,

e) a leltári eltérések kimutatását, a leltárnak megfelelően a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetének megfelelő rendezését,

f) a költségvetési szerv vagyonának védelmét,

g) az anyagi felelősök elszámoltatását.

61. A leltárral szembeni követelmények:

a) tételesség,

b) teljesség,

c) valódiság,

d) világosság,

e) ellenőrizhetőség, áttekinthetőség,

f) egyedi értékelés.

62. A tételesség követelménye alapján a leltárnak tartalmaznia kell a BVOP mérlegében kimutatandó minden eszközt és forrást tételesen, hogy abból a megfelelő csoportosításokkal, összevonásokkal összeállítható és alátámasztható legyen a mérleg. A tételességhez és a teljességhez közvetlenül kapcsolódó számviteli alapelvek a valódiság, a világosság és az egyedi értékelés elve.

63. A valódiság elve alapján a könyvekben rögzített, a költségvetési beszámolóban felvett tételek a valóságban is megtalálhatók, bizonyíthatók, kívülállók által is megállapíthatók legyenek. A valódiság elvének érvényesüléséhez alapvető feltételek:

a) az Szt. előírásai szerint készüljön a költségvetési beszámolót alátámasztó leltár,

b) a leltárban az eszközöket és a kötelezettségeket az Szt. és az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Áhsz.) írt értékelési elvek, módszerek alapján történő értékelés,

c) a főkönyvi könyvelés és a részletező nyilvántartások a leltárral egyező összevont adatokat kell, hogy tartalmazzon.

64. A világosság elve a leltárra vonatkozóan azt jelenti, hogy a leltárnak a költségvetési beszámolóhoz hasonlóan érthetőnek, áttekinthetőnek kell lennie (leltározási helyenkénti, fajta, típus, méret, minőség szerinti részletezés). Továbbá az egy helyen tárolt és összecserélhető tételeket sem szabad összevonni, csak ha arra vonatkozóan van az Szt.-vel, illetve az Áhsz.-szel összhangban lévő belső szabályozás. Nem szabad összevonni az ugyanazon adósnak vagy hitelezőnek több számlából adódó, azonos jellegű tartozásait vagy követeléseit, hanem azokat tételesen, bruttó módon kell a leltárban kimutatni.

65. Az egyedi értékelés elvéből következik, hogy az eszközöket és a kötelezettségeket a könyvvezetés- és a költségvetési beszámoló készítés során egyedileg kell rögzíteni és értékelni. A mérlegtételek értékelésének általános szabályai között az Szt. azt is rögzíti, hogy az eszközöket és a kötelezettségeket leltározással, egyeztetéssel ellenőrizni és - a számviteli előírásokban szabályozott esetek kivételével - egyedenként értékelni kell.

66. A leltárkészítésnek szoros kapcsolata van az eszközök és a források értékelésével, hiszen a leltárnak az eszközök és a források mennyisége, fajtája mellett tartalmaznia kell az egységárat és (össz-)értéket is az Szt.-ben előírt módon.

67. A leltárnak az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

a) az intézmény megnevezését,

b) a "leltár" szó megjelenítését,

c) a leltározási hely (körzet) megjelölését,

d) a bizonylat sorszámát,

e) a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint a leltár fordulónapját,

f) a leltározott eszközök és források nyilvántartásban szereplő mennyiségét, mennyiségi egységét, egységárát és összértékét, valamint a leltár helységben fellelt mennyiségét,

g) leltárkülönbözet (hiányok, többletek) kimutatását,

h) a leltározás végrehajtásáért, ellenőrzéséért, számadásra kötelezett személyek aláírását (kézjegy nem elegendő),

i) követelés és kötelezettség esetében a számla sorszámát, szállító és/vagy vevő nevét és címét, kiállításának dátumát, esedékességét, számla értékét.

68. Az ellenőrizhetőség követelményének akkor felel meg a leltár, ha tartalmazza

a) azt az évet, hónapot, napot, amely napra vonatkozóan készítették (éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltárnál ez a nap a mérleg fordulónapja),

b) a költségvetési szervnek megnevezését, a leltározási helyet (körzetet), a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját,

c) a benne szereplő eszközök és források tételeinek pontos megnevezését és az egyértelmű azonosításukhoz szükséges adatokat (megnevezés, méret, minőség, cikkszám, nyilvántartási szám stb.).

8. A leltárkülönbözetek rendezése

69. A leltárzár kiértékelése során megállapított különbözetek okait ki kell vizsgálni, és rendezni kell.

70. A kivizsgálást követően jegyzőkönyvet kell felvenni, amiben rögzíteni kell:

a) a leltárkülönbözet mennyiségét és értékét,

b) a különbözetet előidéző okokat,

c) a felelősség megállapítását,

d) a felelős személyek nyilatkozatát.

71. A leltározás vezetője a jegyzőkönyv alapján kezdeményezi a felelősségre vonást, illetve a kártérítés megállapítását a költségvetési szerv vezetője felé. A leltárhiányért felelős dolgozó abban az esetben felel a megállapított hiányért, amennyiben

a) a kijelölt munkaterületen a vagyontárgyakat leltár szerinti kezelésre átvette, és az átvételt aláírásával igazolta,

b) a hiány keletkezésének okát nem lehet megállapítani, de a két leltározás közötti időszak legalább felében és az időszak végén is az érintett munkahelyen dolgozott,

c) a költségvetési szerv a vagyonvédelem érdekében szükséges intézkedéseket megtette, nem követett el a terhére róható gondatlanságot. Nem terheli felelősség a dolgozót, ha be tudja bizonyítani, hogy a munkáltató a vagyonvédelem feltételeit nem biztosította.

72. A dolgozó a jogviszonyából eredő kötelezettségének vétkes megszegésével okozott kárért kártérítési felelősséggel tartozik.

73. A kár bekövetkeztét, mértékét, és a dolgozó vétkességét, valamint az okozati összefüggést a munkáltatónak kell bizonyítani.

74. A leltáreltéréseket legkésőbb a "megállapított eltérések okairól szóló jegyzőkönyv" elkészülte után 30 munkanappal rendezni kell. A leltáreltéréseket (hiány, többlet) a megfelelő eszközszámlán fel kell venni, vagy ki kell vezetni a nyilvántartásokból, a pénzügyi számvitelben rögzített szabályok szerint.

IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

75. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

76.[8]

Dr. Tóth Tamás bv. vezérőrnagy s. k.,

országos parancsnok

1. melléklet a 28/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz

2. melléklet a 28/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz

3. melléklet a 28/2020. (VII.10.) BVOP utasításhoz

4. melléklet a 28/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz

I. MEGENGEDHETŐ TERMÉSZETES VESZTESÉGEK (NORMALIZÁLTHIÁNY)

* Bontott csomagolási egység mennyiségére vetítve.

II. NEM ELSZÁMOLÁS KÖTELESESZKÖZÖK, KÉSZLETEK

1. Általános eszközök, készletek:

a) tisztasági és tisztítószerek,

b) papír- és irodaszerek,

c) informatikai kellékanyagok (festékszalag, patron, toner),

d) gumikesztyű,

e) elem,

f) virág, virágcserép és alátét,

g) virágkaspó, váza,

h) hamutartó,

i) művészi értékkel nem rendelkező falikép,

j) takarítóeszközök (súrolókefe, partvis, seprű, felmosófa, szemétlapát, WC-pumpa, WC-kefe),

k) műanyag szappantartó,

l) irodai lyukasztógép, hegyezőgép, tűzőgép (kivéve: nagy kapacitású),

m) műanyag irattartó tálca, műanyag irodaszertartó, tolltartó, műanyag floppy- és CD-tartó,

n) egérpad,

o) fogyóeszközök: üvegpohár, üvegkancsó, teás- és kávéskészlet, csésze, tányér, műanyag tálca,

p) egyszer használatos eszközök,

q) műanyag kanna,

r) nem műsoros audio- és videókazetta, CD-lemez, DVD-lemez,

s) floppy lemez,

t) irodai fonott papírkosár,

u) lakat,

v) papírvágó olló és kés.

2. Egészségügyi eszközök, készletek:

a) egyszer használatos egyéni védőeszközök (gumikesztyű, szájmaszk, nyálkendő, védőkötény),

b) kötszerek: mull-lap, mullpólya, papírvatta, kevert vatta, steril vatta, leukoplast, fogászati vattatekercs, hansaplast,

c) egyszer használatos szike,

d) fogászathoz fixáló folyadék,

e) hőlégsterilizátorba controll tesztcsík, vizelet tesztcsík,

f) stranguláló gumi,

g) bőr-, eszköz-, felület-fertőtlenítőszerek,

h) egyszer használatos fecskendők különböző méretben,

i) egyszer használatos injekciós tűk különböző méretben,

j) fogfelépítés anyagai,

k) lenyomatanyagok,

l) fém matrica,

m) pasztakinyomó (lenyomatanyaghoz),

n) gumicsésze keverőlapáttal,

o) rézkefe,

p) steril gumikesztyű,

q) műanyag műszertartó tálca,

r) különböző méretű steril és nem steril kötszerek, vatta, tampon, ragtapasz,

s) leszorító gumi,

t) filmelőhívó vegyszerek,

u) műanyag pohár,

v) spatula fa, hurkapálcika,

w) széklettartály, záródugó, illetve kartondoboz széklettartályhoz,

x) tűtartó doboz,

y) petricsésze,

z) tömítőanyagok.

3. Beépített vagy felszerelt eszközök:

a) mosdó,

b) WC-csésze,

c) zuhanytálca,

d) WC-papír-tartó,

e) törülköző-, papírtörlő-tartó,

f) folyékonyszappan- tartó,

g) fali tükör,

h) függönykarnis,

i) fűtőtest.

5. melléklet a 28/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz

6. melléklet a 28/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz

7. melléklet a 28/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz

8. melléklet a 28/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz

9. melléklet a 28/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz

10. melléklet a 28/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz

11. melléklet a 28/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz