2/2004. OIT ajánlás

a bírósági iratok kutatásának engedélyezéséről

Az Országos Igazságszolgáltatási Tanács a bíróságok szervezetéről és igazgatásáról szóló 1997. évi LXVI. törvény 39.§ q.) pontjában foglalt felhatalmazás alapján annak érdekében, hogy a tudományos kutatás és elemzés számára országosan megteremtsük az egységes elvek szerinti lehetőséget, a következőket javasolja a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) rendelkezéseinek betartásával:

1. A bírósági iratok kutatása a bíróságok jogerősen befejezett és levéltári anyagnak nem minősülő iratanyagának (A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. § k. pont) tanulmányozására, adatok gyűjtésére irányul, tudományos vagy más, kutatási tervben előre meghatározott cél érdekében.

2. Nem kutatható a bejezett ügy irata, ha folyamatban lévő ügyhöz csatolják, vagy bármilyen eljárás van folyamatban az üggyel kapcsolatban, ennek tartama alatt, illetve jogerős befejezése előtt. Nem kutatható a más bíróságnak, hatóságnak hivatalos eljárásra megküldött iratanyag sem.

3. A kutatási engedély kérelemre adható. A kérelemben meg kell jelölni a kérelmező személyének azonosításához szükséges személyi adatokat és a részletes kutatási tervet. Az engedély megadásának előfeltétele a 8. pontban megjelölt kötelezettségek betartásának a kutató által írásban vállalt nyilatkozata.

4. A kutatási tervnek tartalmazni kell a kutatás célját, a kutatás tárgyát képező bírósági iratok terjedelmét (a vizsgált időszakot, esetlegesen az ügyek számát, amelyek a vizsgált időszak alatt lettek befejezve), a kutatási tevékenység folytatásának tervezett kezdő és befejező időpontját.

A kutatást, annak minden szakaszában úgy kell végezni, hogy az adatkezelés megfeleljen az adatkezelés céljának. (Avtv. 5. § (1) bek.)

A kutatási tervhez csatolni kell a kutatót alkalmazó intézmény, szervezet által a kutató részére adott, a kutatás célját igazoló okiratot, ha a kutató ilyen okirattal rendelkezik.

A felsőoktatási intézmény hallgatója által végzett kutatás esetén a felelős személy a hallgató konzulense, akinek a személyi adatait az engedélyező határozatban rögzíteni kell.

5. A kutatási kérelemről a Legfelsőbb Bíróság, az ítélőtáblák a megyei/fővárosi bíróság elnöke a benyújtástól számított harminc napon belül határoz. A határozat tartalma szerint lehet engedélyezés, részleges engedélyezés, elutasítás.

Az engedély részleges is lehet, nem szükséges a kérelem nem engedélyezett részének vonatkozásában külön megtagadó határozat vagy rendelkezés hozatala.

A kérelmet el kell utasítani, ha az olyan kutatásra irányul, amelynek témája, célja, módszerei, stb. ellentétesen az Alkotmánnyal, hatályos jogszabályi rendelkezésekkel, illetve a jó erkölcsbe ütközik.

A részleges engedély, illetve a kérelem elutasítása esetén a határozat tartalmazza ennek okát.

6. A határozatban meg kell jelölni a kutató személyét (csoport esetén a vezetőt), a kutatással érintett iratokat, a kutatás folytatására engedélyezett időtartamot, ezen belül azt az időtartamot, amely alatt a kutató az iratokat munkaidőben (ügyfélfogadási időben) ténylegesen tanulmányozhatja, az irattanulmányozás helyét a bíróság épületében.

A határozatban a kutatót fel kell hívni az adatvédelmi törvény (Avtv.) rendelkezéseinek betartására és figyelmeztetni kell a Btk. 177/A., 177/B, 221., 222., 223. §-aira.

Meg kell jelölni a szakági kollégiumvezetőt, aki a kutatást és az adatvédelmi törvény rendelkezéseinek betartását ellenőrzi.

7. Kötelezni kell a kutatót azon mű, szakdolgozat, dolgozat, tanulmány, újságcikk, kiadvány, stb. egy végleges példányának (a továbbiakban: mintapéldány) az elkészítését követő harminc napon belüli átadására, amellyel kapcsolatosan a kutatást végezték. A kutató a kutatás befejezését követően köteles kutatási jelentés egy példányát átadni az engedélyező számára.

Az érintett bíróság elnöke a mintapéldányt haladéktalanul megküldi az Országos Igazságszolgáltatási Tanács Hivatala által gondozott Dokumentációs Központ részére.

8. A kutatónak (a felelős személynek) írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és az adatvédelmi törvény hatálya alá tartozó adatokat az Avtv. 10. és 32. §-ában meghatározott módon kezeli és használja fel, azokat szükség szerint anonimizálja, továbbá meg kell jelölni az adatkezelés helyét. Az iratkutatással járó valamennyi költséget a kutatók viselik. (Avtv. 20. § /3/ bek.)

9. Azonnal vissza kell vonni az engedélyt, ha a kutató a kutatás során az engedélytől eltérő módon folytatja tevékenységét, vagy a személyes adat kezelése a céljától (Avtv. 5. § /1/ bek.) eltér. Ezekben az esetekben az engedélyező megtilthatja az addig megszerzett adatok felhasználását.

10. Az engedélyben megjelölt kutatási idő indokolt kérelemre meghosszabbítható, amennyiben az engedélyezett határidőben a kutatás nem volt elvégezhető. A kutatható iratok köre bővíthető, azonban az erre irányuló engedély megadásának feltételei azonosak az eredeti engedély megadásának feltételeivel.

11. A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig az államtitkot, szolgálati titkot vagy törvényben meghatározott egyéb minősített adatot tartalmazó iratban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás.

12. A kutatást végzőkről és a kiadott kutatási engedélyekről az engedélyt kiadó bíróság nyilvántartást vezet, amelyben rögzíti a kutató személyi adatait, a kutatás kezdő és befejező időpontját, a vizsgált iratok ügyszámát és a kutatási eredmény felhasználásának, kezelésének helyét.