36/2018. (X. 4.) HM utasítás

a tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs tevékenységéről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja és a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 2. § (5) bekezdése alapján a tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs tevékenységéről a következő utasítást adom ki:

1. Általános rendelkezések

1. §[1] Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire, valamint az önálló NATO, EU és egyéb nemzeti beosztásokban, a NATO, EU és egyéb nemzetközi szervezet parancsnokságain, szervezeti elemeinél (a továbbiakban együtt: egyéni beosztásúak), a nemzetközi válságkezelési és békefenntartó műveletekben tartós külföldi szolgálatot teljesítő személyi állományra terjed ki.

2. § Az utasítás alkalmazásában

a) ajándékozás: a hivatalos kapcsolattartás során - a viszonosság elve alapján - a külföldiek részére emlék- és ajándéktárgyak átadása,

b) éves reprezentációs keret: az éves költségvetési tervjavaslatokban megtervezett és jóváhagyott összeg, amely tartalmazza a reprezentációs keret összegét,

c) irodai reprezentáció: napi munkakapcsolat során a külföldiek vendéglátása, így különösen frissítő, kávé, ásványvíz biztosítása,

d) norma: a rendezvénytípusonként alkalmazott 1 fő meghívottra vetített vendéglátásra felhasználható összeg,

e) reprezentáció: a hivatalos kapcsolattartás során nyújtott vendéglátás és ajándékozás,

f) reprezentációs keret: a beosztás ellátásához, a Képviselet működéséhez kapcsolódó reprezentációs tevékenység költségeihez való hozzájárulás,

g) vendéglátás: a hivatalos kapcsolattartás során a meghívottak, illetve saját állomány részére program, élelmezés biztosítása.

2. Képviseletek személyi állományára, valamint az egyéni beosztásúakra vonatkozó különös szabályok

3. § (1)[2] A hivatalos reprezentációs tevékenységre jogosult az MH Katonai Képviselő Hivatala katonai képviselő, a Magyarország Állandó NATO Képviselet, Védelempolitikai Részleg képviselet-vezető, a nemzeti fegyverzeti igazgató képviselője, az MH Nemzeti Katonai Képviselet katonai képviselő, az MH Nemzeti Összekötő Képviselet képviselet-vezető, szolgálatfőnök, a Magyarország Állandó EBESZ Képviselet, Katonai Képviselet képviselet-vezető, az ENSZ Állandó Magyar Képviselet összekötő főtiszt, a Többnemzeti Összhaderőnemi Parancsnokság - Ulm, Németország -parancsnokhelyettes, egyéni beosztású rangidős nemzeti képviselők, a NATO ACT vezénylő zászlós és az egyéni, tábornoki beosztást betöltő személy.

(2) Az (1) bekezdés szerinti állomány részére megállapított éves reprezentációs kereteket az 1. melléklet tartalmazza.

(3) A reprezentációs keret az (1) bekezdés szerinti állomány reprezentációs rendezvénye, irodai reprezentációja, az ajándékozás, a külföldi partner által tartott hivatalos rendezvény költségeihez történő hozzájárulást, továbbá - az (1) bekezdés szerinti állomány engedélyével - az alárendelt állomány által az MH képviseletében folytatott ajándékozás, valamint a külföldi partner által tartott hivatalos rendezvény részvételi díja költségeihez történő hozzájárulást tartalmazza.

(4) A reprezentációs keret tartalmazza a nemzeti fogadás költségeit is, melynek időpontját illetően a fogadó NATO, EU és egyéb nemzetközi szervezet, parancsnokság, szervezeti elem rendezvénytervéhez kell igazodni.

(5) Az egyéni beosztásúak részére helyőrségenként és szervezetenként (parancsnokságonként) kell a keretet felszámolni, melyet az adott helyőrségben, szervezetnél vagy parancsnokságon szolgálatot teljesítő állományból kijelölt rangidős nemzeti képviselő használhat fel. A felhasználásért és elszámolásért a kijelölt rangidős nemzeti képviselő a felelős.

(6) A reprezentációs keretek nem használhatóak fel nem hivatalos programokra.

(7) Az 1. melléklet szerinti keretek nem tartalmazzák a reprezentációs tevékenységgel összefüggő kiadások közterheit az általános forgalmi adó kivételével. A munkáltatót terhelő adók és járulékok bevallása, valamint megfizetése érdekében az egyes meghatározott és béren kívüli juttatások után a munkáltatót terhelő adó bevallásához és megfizetéséhez szükséges adatszolgáltatás teljesítéséről szóló HM VGHÁT szakutasítás szerint kell eljárni.

(8)[3] Az 1. melléklet szerinti kereteket nem terheli a reprezentációs rendezvények lebonyolításában közreműködő szakács, felszolgáló és konyhai kisegítő (a továbbiakban együtt: személyzet) megbízási díja. A személyzet megbízási szerződéssel alkalmazható, a megbízási díjat a Képviseletek, illetve - a Magyar Honvédség Parancsnoksága (a továbbiakban: MHP) Személyzeti Csoportfőnökség (a továbbiakban: MHP SZCSF) hatáskörében felszámított keret terhére tartott rendezvény esetében - a nemzeti támogatás feladatra az MHP SZCSF hatáskörében felszámított keret terhére tartott rendezvény esetében - a nemzeti támogatás feladatra a HVK SZCSF részére jóváhagyott külső megbízási díjkeret terhére kell elszámolni.

4. § (1) A vendéglátás, illetve az ajándékozás az alábbi személyekre terjedhet ki:

a) a nemzetközi szervezetek és a partnerországok azon képviselőire, akikkel a reprezentációra jogosult kiküldött (meghívó) hivatalos munkakapcsolatba kerül,

b) az a) pontban meghatározott személyek (meghívottak) partnerére,

c) ünnepi állománygyűlés alkalmával a teljes saját állományra, illetve a meghívottakra.

(2) A rendezvényen részt vehetnek a reprezentációra jogosult kiküldött azon munkatársai, akiknek a jelenléte a meghívó megítélése szerint elengedhetetlen (vendéglátók).

(3) Amennyiben a rendezvényre való meghívás kiterjed az (1) bekezdés a) pontja szerinti meghívottak partnerére is, akkor a rendezvényen való részvétel kiterjedhet a (2) bekezdés szerinti vendéglátók partnerére is.

5. § (1) Az 1. melléklet szerinti reprezentációs kereteket terheli

a) az - elsősorban nemzeti jellegű - italok, hazánkat népszerűsítő kiadványok, emlék- és ajándéktárgyak értéke,

b) az irodai reprezentációval és a kapott meghívásokkal kapcsolatos beszerzések, szolgáltatások költségei, így különösen részvételi díj saját és partner részére, virágcsokor a vendéglátó részére, gravírozás,

c) a reprezentációs tevékenységhez kapcsolódó egyéb költségek, így különösen a postaköltségek, nyomdaköltségek, üdvözlő-, ültető-, menü- és köszönetnyilvánító kártyák, borítékok költségei,

d) a reprezentációs tevékenységhez kapcsolódóan a reprezentációra jogosult kiküldött vagy a reprezentációs keret terhére engedélyezett kiadások elszámolásáért felelős személy folyószámláján jelentkező banki tranzakciós díj költsége, így különösen az előleg folyószámlán történő jóváírásának díja vagy az elszámolás során az előlegként biztosított összeg fennmaradó része visszautalásának költsége, és

e) a vendéglátással kapcsolatban az a)-d) pontban foglalt kiadásokon túl felmerülő azon kiadások, amelyeket a nemzetközi és belföldi (hazai) katonai együttműködéssel összefüggő egyes protokolláris és vendéglátási kérdésekről szóló HM utasítás (a továbbiakban: Ut.) tartalmaz.

(2) A reprezentációs keret megterhelése során az (1) bekezdés szerinti, Magyarországon felmerült költséget bruttó módon, az általános forgalmi adóval növelten kell figyelembe venni.

(3) A reprezentációs keret terhére a külföldi partnerek részére emlék- és ajándéktárgyak szerezhetőek be, amelynek végrehajtásához a nemzeti támogatásért felelős szervezet segítséget nyújt. Az ajándékozás mértékére vonatkozóan az Ut.-ban foglaltakat kell irányadónak tekinteni.

(4) Az arra jogosultak emlék- és ajándéktárgyakat az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandártól egyéb hazai, illetve külföldi beszerzéssel szerezhetnek be.

(5) Ha valamely beosztásban év közben váltás történik, akkor az adott évre, az adott beosztásra jóváhagyott reprezentációs keret a beosztás átadás-átvételének időpontjára vetített időarányos része használható fel.

6. § (1) Az 1. melléklet szerinti reprezentációs keretek költségvetési előirányzatait a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) nemzetközi költségvetése tartalmazza.

(2) Az 5. § (1) bekezdése szerinti kiadásokra a reprezentációra jogosult kiküldött vagy a reprezentációs keret terhére engedélyezett kiadások elszámolásáért felelős személy előleg folyósítását kérheti, amelyet folyószámlájára történő utalással kell biztosítani.

(3) A reprezentációs esemény megtartása után, 15 munkanapon belül a reprezentáló személynek reprezentációs költségelszámolást kell készítenie a 2. melléklet szerinti formában. Az elszámolásokhoz az alaki és tartalmi követelményeknek megfelelő bizonylatot - így különösen számla, egyszerűsített számla - kell csatolni. Az idegen nyelven kiállított bizonylathoz azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek, magyar nyelven csatolni kell. Az adatok pontosságát a fordítónak aláírásával kell igazolnia.

(4) A folyószámlán jelentkező banki tranzakciós díj költségét folyószámla-kivonattal vagy olyan bizonylattal kell igazolni, amelyből egyértelműen megállapítható annak összege, valamint közvetlen kapcsolódása a reprezentációs előleg nyújtásához és elszámolásához.

(5) A reprezentációs kiadások elszámolására a pénzügyi számvitel szerint a "Tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs kiadásának költségei" számlán, a költségvetési számvitel szerint a "Tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs kiadásainak kiadása" számlán, a reprezentációs kiadások teljesítéseként kerül sor. A Magyarországon végrehajtott beszerzéshez kapcsolódó általános forgalmi adót a pénzügyi számvitel szerint az"Előzetesen felszámított általános forgalmi adó elszámolása" számlán, a költségvetési számvitel szerint a"Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó teljesítése" számlán kell elszámolni.

(6) A külföldi pénznemben felmerülő reprezentációs költségek kötelezettségvállalásként történő nyilvántartásba vételére a számlán szereplő deviza, valuta összegnek megfelelően, a teljesítéskor érvényes, a Magyar Nemzeti Bank (a továbbiakban: MNB) által közzétett hivatalos devizaárfolyamon kerül sor. Az MNB által nem jegyzett és nem konvertibilis valuta esetében az átszámítás végrehajtására a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 60. § (5) bekezdése szerint kerül sor. A pénzügyi rendezés során

a) a forintért vásárolt valuta, deviza elszámolására a ténylegesen fizetett forintértéken,

b) a devizaszámláról vagy valutapénztárból történő teljesítés elszámolására a valuta, deviza nyilvántartási árfolyamán kerül sor.

(7) A felszámított reprezentációs keretekről és a felhasználásról a HM VGH a 3. melléklet szerint keretnyilvántartást vezet. A keretek felhasználásának alakulásáról az 1. melléklet szerinti jogosultak részére a HM VGH igény szerint tájékoztatást nyújt.

7. § (1) Az 1. melléklet szerinti éves reprezentációs keretek év közben kiegészíthetők a (2) bekezdés szerinti keret terhére, amelynek engedélyezését a HM VGH útján a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkárától (a továbbiakban: HM VGHÁT) kell kérni.

(2) Az 1. melléklet alapján tárgyév január 1-jén felszámított éves reprezentációs keretek összegének 10%-os mértékében a HM VGH keretet képez az (1) bekezdés szerinti keretkiegészítés forrásának biztosítására.

8. §[4] (1) A3.§ (1) bekezdésében felsorolt személyeken felül, hivatalos reprezentációs tevékenységre jogosult a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat (a továbbiakban: KNBSZ) állományába tartozó, vezető besorolású beosztást betöltő személy.

(2) A KNBSZ állományába tartozó rangidős nemzeti képviselő, valamint az (1) bekezdésben meghatározott beosztást betöltő személyek esetében a reprezentációs keretekhez kapcsolódó, a 3. § (7) és (8) bekezdése, valamint a 6. és a 7. § szerinti feladatokat a KNBSZ költségvetése terhére, saját hatáskörben végzi

3. A nemzetközi válságkezelési és békefenntartó műveletekben szolgálatot teljesítőkre vonatkozó különös szabályok

9. § (1) Reprezentációs kerettel a nemzetközi válságkezelési és békefenntartó műveletekben szolgálatot teljesítő katonai kontingensek parancsnokai, a törzstiszti csoportok és a katonai megfigyelő missziók rangidős tisztjei rendelkeznek.

(2) A reprezentációs keret terhére

a) a parancsnokok és rangidősök az irodai reprezentáció, a kapott meghívások és az ajándékozás, továbbá évente egyszer, május 21-e, a Honvédelem Napja (a továbbiakban: nemzeti nap) alkalmából megtartott rendezvény, valamint váltásonként egy, a műveletben letöltött idő utáni kitüntetések átadása alkalmából tartott rendezvény - ún. "medal parade" - költségeit,

b) a tábornoki és ezredesi beosztást betöltő parancsnokok és rangidősök - az a) pontban meghatározott költségeken felül - az a) pontban nem szereplő reprezentációs rendezvények költségeit számolhatják el.

(3)[5] A (2) bekezdésben meghatározott nemzeti nap alkalmából tartott reprezentációs tevékenység időpontjától, valamint a törzstiszti csoportok esetében a "medal parade" váltásonkénti egy alkalmától eltérést - különösen indokolt esetben - a Magyar Honvédség Parancsnoka (a továbbiakban: MH PK) engedélyezhet. A törzstiszti csoportok esetében "medal parade" a keresztváltásokhoz igazodóan, de legfeljebb - figyelemmel a 12. § szerinti reprezentációs keret felszámítására is - 4 alkalommal tartható naptári évenként.

10. § (1)[6] A katonai kontingensek, törzstiszti csoportok, valamint a katonai megfigyelő missziók 4. melléklet szerinti kategóriákba sorolását, valamint az éves reprezentációs keretek megállapítását - az MHP létszám és időadatokra vonatkozó adatszolgáltatása alapján - a HM VGH főigazgatója hajtja végre tárgyévet megelőző év november 30-ig.

(2) A HM VGH a költségvetési tervjavaslatok összeállítása során, a megállapított éves reprezentációs keretet szerepelteti az adott katonai kontingens, törzstiszti csoport vagy katonai megfigyelő misszió költségvetésében. A jóváhagyott reprezentációs célokra fordítható költségvetési előirányzat nem léphető túl.

(3)[7] A 9. § (1) bekezdésében meghatározott parancsnokok és rangidős tisztek a helyi viszonyokban bekövetkező lényeges változások esetén az MH PK egyetértésével a HM VGH főigazgatója részére a tárgyévet megelőző év június 30-ig a következő évi, 4. melléklet szerinti reprezentációs normák változtatására javaslatot tehetnek.

(4) Az év közben felállításra kerülő katonai kontingensek, törzstiszti csoportok, valamint katonai megfigyelő missziók esetében az (1) bekezdésben meghatározott feladatokat az elemi költségvetési terveik összeállításával egyidejűleg kell végrehajtani.

11. § (1) A 4. melléklet alapján a 10. § (1) bekezdése szerint megállapított éves reprezentációs keretek év közben kiegészíthetők a (2) bekezdés szerinti keret terhére, amelynek engedélyezését a HM VGH útján a HM VGHÁT-tól kell kérni.

(2) A 9. § (1) bekezdése szerint a tárgyévet megelőző év november 30-ig megállapított éves reprezentációs keretek összegének 10%-os mértékében a HM VGH keretet képez az (1) bekezdés szerinti keretkiegészítés forrásának biztosítására.

12. § (1) A reprezentációs normákat a 4. melléklet, a reprezentációs keretek felszámítását az 5. melléklet határozza meg. A törzstiszti csoportok részére a 9. § (3) bekezdése szerint a keresztváltásokhoz igazodóan engedélyezett - legfeljebb 4 - "medal parade" esetében a reprezentációs keretet évente 2 állományváltás figyelembevételével kell felszámítani.

(2) A 9. § (1) bekezdése szerinti parancsnokok és rangidős tisztek a tárgyévben - vezénylésükhöz igazodóan -a reprezentációs keret naptári évre vetített időarányos részét használhatják fel, figyelemmel a 9. § (2) bekezdés a) pontja szerinti rendezvények megtartásának időpontjára is.

(3) A rendelkezésre álló éves reprezentációs keretet a 3. melléklet szerint kell nyilvántartani.

(4)[8] A (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően az MH PK - indokolt esetben és a költségvetési előirányzatok rendelkezésre állásától függően - a tábornoki és ezredesi beosztást betöltők részére a vezénylés évében engedélyezheti a reprezentációs keret következő évre járó összegének felhasználását.

(5) A tábornoki és ezredesi beosztást betöltő parancsnokoknak és rangidősöknek a 9. § (2) bekezdés b) pontja szerinti reprezentációs tevékenységük során figyelemmel kell lenniük a 3. § (6) és (7) bekezdésére, a 4. § (1) bekezdés a) pontjára, (2) és (4) bekezdésére, az 5. § (1) és (2) bekezdésére, a 6. § (2) bekezdésére és a 7. § (1) bekezdésére.

13. § A hivatalos rendezvény előtt - a felszámítható keret erejéig - előleg adható, amellyel a rendezvényt követő 10 napon belül el kell számolni. Azon kontingensek, törzstiszti csoportok, illetve katonai megfigyelő missziók, amelyek pénzügyi ellátását a műveleti területen pénzügyi szolgálattal rendelkező kontingens nem tudja végrehajtani, a kiutazás előtt előleget vesznek fel, és a hazatérést követő 10 napon belül elszámolnak a HM VGH-nál. Az előleggel történő elszámolást a 2. és a 3. melléklet szerinti nyomtatványokkal és a felhasználást alátámasztó számlákkal kell végrehajtani.

14. § (1) A reprezentációs költségek elszámolását a 6. § (3) bekezdése rendelkezéseinek megfelelően kell összeállítani.

(2) A reprezentációs kiadások előirányzatait és azok felhasználását a 6. § (6) bekezdése rendelkezései szerint kell elszámolni. A 6. § (8) bekezdése szerinti nyilvántartást a műveleti területen pénzügyi szolgálattal rendelkező vagy pénzügyi ellátásra utalt kontingensek, törzstiszti csoportok, katonai megfigyelő missziók esetében a műveleti területen települő kontingens pénzügyi szolgálata végzi.

(3) A külföldi pénznemben felmerülő reprezentációs költségeket a 6. § (7) bekezdése szerinti árfolyamon kell forintra számítani.

15. § Ajándékozást a 9. § (1) bekezdésében meghatározott parancsnokok és rangidős tisztek - az Ut. figyelembevételével - a reprezentációs keret terhére folytathatnak. Az arra jogosultak emlék- és ajándéktárgyakat az MH 64. Boconádi Szabó József Logisztikai Ezredtől, egyéb hazai, illetve külföldi beszerzéssel szerezhetnek be.

4. Záró rendelkezések

16. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit azonban 2018. július 1-jétől kell alkalmazni.

(2) Hatályát veszti a tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs tevékenységéről szóló 117/2011. (X. 21.) HM utasítás.

Dr. Benkő Tibor s. k.,

honvédelmi miniszter

1. melléklet a 36/2018. (X. 4.) HM utasításhoz[9]

ÉVES REPREZENTÁCIÓS KERETEK

A 3. § (1) bekezdése szerinti állomány részére megállapított éves reprezentációs keretek

2. melléklet a 36/2018. (X. 4.) HM utasításhoz

REPREZENTÁCIÓS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS

Katonai szervezet/helyőrség megnevezése:

Reprezentáló személy neve, rf.:

A reprezentációs esemény megtartásával kapcsolatos kiadásaim az alábbiak:

1. Csatolandók a megvásárolt anyagok és szolgáltatások számlái (magyarra fordítva):

Kelt:.............................................

....................................................

reprezentáló személy

2. Reprezentációs keret terhelése:

(Ha a maradvány pozitív, a 2. pont szerinti összeg, ha negatív, az 1. pont szerinti összeg számolható el.)

A reprezentációs keretet a(z)............tsz. alatt megterheltem.

Kelt:..........................................

.................................................

pénzügyi előadó

3. melléklet a 36/2018. (X. 4.) HM utasításhoz

............ÉVI REPREZENTÁCIÓS KERETNYILVÁNTARTÁS

Katonai szervezet/helyőrség megnevezése:

Reprezentáló személy neve, rf.:

Megállapított éves (váltás esetén időarányos) reprezentációs keretösszeg:

Felhasználások:

* Akkor kell kitölteni, ha a reprezentáló személytől eltérő személy (alárendelt) a reprezentációs keret felhasználója.

4. melléklet a 36/2018. (X. 4.) HM utasításhoz

REPREZENTÁCIÓS NORMÁK

A 9. § (1) bekezdése szerinti állomány részére megállapított éves reprezentációs normák

1. táblázat a legfeljebb alezredesi beosztással rendszeresített parancsnoki vagy nemzeti rangidősi beosztásokra:

2. táblázat a tábornoki vagy ezredesi beosztást betöltő parancsnokokra, nemzeti rangidősökre:

5. melléklet a 36/2018. (X. 4.) HM utasításhoz

REPREZENTÁCIÓS KERETEK FELSZÁMÍTÁSA

A 10. § (1) bekezdése szerinti éves reprezentációs keretek megállapítása

1. a rendezvények reprezentációs keretét a 4. melléklet 1. táblázatának oszlopai alapján, a [(b)+(c)]x(d) képlet szerint kell felszámítani, a (b) oszlop szerinti létszámot a jóváhagyott állományjegyzék alapján, a zárolt beosztásokkal csökkentve kell megállapítani, vagy a 2. táblázat (b) oszlopa határozza meg,

2. a rendezvényeken felüli reprezentációs keretet a 4. melléklet 1. táblázat (e) oszlopa vagy a 2. táblázat (c) oszlopa tartalmazza,

3. a 4. melléklet 1. táblázata szerint számított éves reprezentációs keretet az 1. táblázat (e) oszlopának megfelelő cellájában szereplő összeg és az a) pont szerinti képlet alapján számított rendezvények reprezentációs kerete háromszorosának összege alkotja,

4. a 4. melléklet 2. táblázata szerint számított éves reprezentációs keretet a 2. táblázat (b) és (c) oszlopának megfelelő celláiban szereplő összegek összege alkotja.