185/1951. (X. 23.) MT rendelet

a közületi szervek (vállalatok) iratainak megőrzéséről és selejtezéséről

1. §

(1) A közületi szervek és vállalatok (a továbbiakban: közületek) irataikat az azokban történt utolsó érdemi intézkedés keltétől számított öt évig kötelesek általában megőrizni.

(2) A közület felett főfelügyeletet gyakorló miniszter, a helyi tanácsok tekintetében pedig az illetékes szakminiszterrel egyetértésben a belügyminiszter, egyes ügykörök iratainak megőrzési idejét öt évnél hosszabb, vagy rövidebb időtartamban is megállapíthatja.

(3) Azokat az iratokat, amelyekre a közület ügyintézése (működése) érdekében öt éven túl is szükség van, a szükségesség időtartamáig kell megőrizni. Ezen iratok körét a közület vezetője állapítja meg.

2. §

(1) A közületek irattáruknak öt évnél régebbi évfolyamát évenként kötelesek selejtezni

(2) Az 1946. évben és azt megelőző években keletkezett iratok selejtezését az 1952. évi január hó 1. napjával kell megkezdeni.

(3) A selejtezést a továbbiakban minden év november hó 1. napjával kezdődő és a következő év március hó 1. napjával befejeződő időszakban kell elvégezni.

(4) Nem szabad selejtezni:

a) a közület szervezetére, működésére, fejlődésére és ügykezelésére vonatkozó alapvető fontosságú adatokat tartalmazó iratokat,

b) politikai, gazdasági, tudományos, történeti vagy művészeti szempontból értékes iratokat,

c) műszaki leírásokat, műszaki gyártási és gyári terveket,

d) az 1867. évben vagy azt megelőző időben keletkezett s végül,

e) az irattárakban őrzött közlevéltári anyagot képező iratokat.

3. §

(1) Az irattárak selejtezése alkalmával az iratokat egyenként tartalmilag át kell vizsgálni, az átvizsgált iratok közül ki kell selejtezni mindazokat, amelyeknek megőrzési ideje a selejtezést megelőző évben lejárt.

(2) A részletes iratmegőrzési és selejtezési utasításokat a közoktatásügyi miniszterrel egyetértésben az egyes szakminiszterek, a helyi tanácsoknak pedig a belügyminiszter - az illetékes szakminiszterekkel és a közoktatásügyi miniszterrel egyetértésben - 1951. évi december hó 15. napjáig adják ki.

(3) Az iratmegőrzési és selejtezési utasításhoz az azt kibocsátó miniszter jegyzéket köteles mellékelni, amelyben ügykörönként részletesen fel kell sorolni azokat az iratokat, amelyeknek megőrzési idejét a miniszter öt évnél hosszabb vagy rövidebb időben állapította meg, illetőleg, amelyeket állandóan megőrizendőnek nyilvánított. E jegyzéket legalább 5 évenként felül kell vizsgálni a kiselejtezhető iratok körének esetleges újabb megállapítása céljából.

4. §

(1) A selejtezést a közület vezetője által kijelölt selejtezési felelős irányítása és ellenőrzése alatt a közület dolgozói végzik.

(2) A bizalmas jelzésű iratok selejtezését - a közület vezetőjének vagy helyettesének ellenőrzése mellett - kizárólag azok kezelője végezheti.

(3) A selejtezést végző közület megkeresésére a Levéltárak Országos Központja, illetőleg a területileg illetékes közlevéltár véleményt nyilvánít a politikai, tudományos, történeti vagy művészeti szempontból értékes iratok kiválasztása tekintetében.

5. § Az irat kiselejtezésének megtörténtét az irattározás bejegyzésére használt kezelőkönyvben, illetőleg nyilvántartólapon az irat iktatószáma mellett a "kiselejtezve" szó és a selejtezés évének bejegyzésével fel kell tüntetni.

6. §

(1) Azokat az iratokat, amelyek a 2. § (4) bekezdés értelmében nem selejtezhetők ki, a reájuk vonatkozó kezelési könyvekkel együtt az illetékes közlevéltárnak kell átadni.

(2) Az illetékes közlevéltár az előző bekezdésben említett iratanyagot a selejtezés befejezését követő egy éven belül átvenni köteles. Ennek megtörténtéig azt az irattári anyagtól elkülönítve, a közlevéltári szabályoknak megfelelően kell kezelni.

(3) A kiselejtezett iratanyagból kikerülő újra felhasználható anyagok felhasználásáról a közület vezetője köteles gondoskodni.

(4) Az újból fel nem használható kiselejtezett iratanyagot a területileg illetékes hulladékpapír-gyüjtő szervnek kell a hatóságilag megállapított áron átadni. Az értékesítésből befolyó készpénz 40%-át a közület vezetője a selejtezésben részt veti dolgozók jutalmazására fordíthatja. A jutalmazásra fordítható összeg felosztásánál a végzett munka minősége az irányadó - tekintet nélkül arra, hogy milyen mennyiségű iratanyag került levéltári átadásra, illetve kiselejtezésre.

(5) A bizalmas jelzésű iratokat csak őrölt, vagy zúzott állapotban szabad a hulladékgyűjtő szervnek átadni. Ha erre nincs lehetőség, az iratokat a selejtező közület megbízottjának ellenőrzése mellet, lezárt zsákokban kell a feldolgozó üzem telepére szállítani és ott a megbízott jelenlétében be zúzni. A szigorúan bizalmas jelzésű iratokat hulladékgyűjtő szervnek átadni nem szabad, azok megsemmisítéséről a kezelő közület köteles gondoskodni.

(6) A hulladékgyűjtő szervnek az átadott iratanyagot be kell zúznia és azt kizárólag papírgyártási célra szabad felhasználni.

7. § A közületi irattárak bármely anyaga csak a jelen rendeletben szabályozott selejtezés útján semmisíthető meg.

8. §

(1) Ahol a jelen rendelet közületről beszél, ott érteni kell az államhatalom és az államigazgatás valamennyi szervét, a közintézeteket, közintézményeket, valamint az állami vállalatokat és az egyéb állami gazdálkodó szerveket,

(2) Iratnak kell tekinteni az iktatmányt és mellékletét, a közületekhez érkezett vagy annak működése során keletkezett jegyzőkönyvet, feljegyzést, jegyzéket, térképet, térképszerű vázlatot, képesábrázolást, műszaki leírást, levelet, okmányt, továbbá az irattári anyag kezeléséhez szükséges segédkönyvet (nyilvántartókönyv, iktatókönyv, lajstrom, napló, sorkönyv, mutatókönyv, irattárikönyv), valamint a pénz- és vagyonkezelés körében keletkezett könyvet, nyilvántartást, leltárt és számadási okmányt.

(3) Ahol a jelen rendelet szakminiszterről tesz említést, ott az országos államigazgatási szervek (pl. Országos Tervhivatal, Állami Ellenőrző Központ, Központi Statisztikai Hivatal stb) vezetőit is érteni kell.

9. §

(1) A jelen rendelet hatálya nem terjed ki a közlevéltárakban őrzött iratokra.

(2) A honvédelmi miniszter és az Igazságügyminiszter a vezetése és felügyelete alatt álló irattár anyagának selejtezését a közoktatásügyi miniszterrel egyetértésben szabályozza.

Dobi htván s. k.,

a minisztertanács elnöke