15/1997. (VII. 15.) HM rendelet
a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú tagjainak személyügyi nyilvántartásáról
A fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény (a továbbiakban: Hszt.) 342. §-a (2) bekezdésének b) pontjában kapott felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:
Általános rendelkezések
1. § (1) A rendelet hatálya a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) hivatásos és szerződéses (a továbbiakban együtt: hivatásos) állományú tagjaira terjed ki.
(2) E rendelet rendelkezéseit a rájuk vonatkozó mértékben a hivatásos állományból nyugállományba helyezett személyekre, valamint - a törvényben meghatározott esetben és körben - a hivatásos és nyugállományú katonák hozzátartozóira is alkalmazni kell.
(3) E rendelet szabályait kell alkalmazni az MH szervezeteinél, a Honvédelmi Minisztériumban, a HM hivatalainál és háttérintézményeinél, a katonai felsőoktatási intézményeknél és a honvédelmi miniszter irányítása, felügyelete alá tartozó egyéb szervezeteknél, valamint a katonai nemzetbiztonsági szolgálatoknál.
(4) A személyügyi nyilvántartás a Hszt 7. számú mellékletében meghatározott adatokat tartalmazza.
(5) A személyügyi nyilvántartás meglétéért és működési feltételeinek folyamatos biztosításáért a személyügyi nyilvántartást vezető szervezet vezetője (parancsnok), az adatok hitelességéért és pontosságáért a nyilvántartást vezető személyügyi szerv vezetője felelős.
(6) A személyi adatlapok kitöltését követően a nyilvántartásba vett személy aláírásával igazolja az adatok valódiságát. A szolgálati viszonyt érintő változások bejegyzésének hitelességét a bejegyzést végző személyügyi szerv vezetője aláírásával igazolja.
(7) A Hszt. 7. számú mellékletének I-II. pontjában meghatározott adatok változását a hivatásos állomány tagja köteles jelenteni, a hiteles okmányok bemutatásával. A szolgálati adatváltozásokat a vonatkozó határozatok és parancsok alapján kell a nyilvántartási iratokon és személyi okmányokon átvezetni.
A személyügyi nyilvántartás rendje
2. § (1) A személyügyi nyilvántartást úgy kell kialakítani és vezetni, hogy az megalapozza a személyügyi döntések előkészítését, a hivatásos és szerződéses állomány pótlásának, képzésének és továbbképzésének tervezését.
(2) Személyügyi alapnyilvántartást vezet:
a) a Magyar Honvédség minden olyan szervezeti egysége, amelyet munkáltatói jogkört gyakorló elöljáró vezet, az állományába tartozó, valamint meghatározott szolgálati feladat teljesítésére odavezényelt hivatásos állományúakról;
b) a Hszt. 42. §-a (2) bekezdésének a) pontjában, a 227. §-a (1) bekezdésének d) pontjában meghatározott szervezet, valamint a katonai felsőoktatási intézmény;
c) az MH humán feladatokat ellátó központi szerve az MH rendelkezési állományába tartozók közül a Hszt. 42. §-a (2) bekezdésének b)-f), a 44. §-a (1) bekezdésének h)-i) és a 227. §-a (1) bekezdésének a)-b) pontjaiban meghatározott hivatásos állományúakról.
(3) Összesített személyügyi nyilvántartást vezet minden olyan szervezet, amelynek alárendeltségébe személyügyi alapnyilvántartást vezető szervezet tartozik.
(4) Központi személyügyi nyilvántartást vezet:
a) az MH humán feladatokat ellátó központi szervezetének kijelölt szerve az MH hivatásos állományú tagjairól;
b) a katonai nemeztbiztonsági szolgálatok az állományukban szolgálatot teljesítő személyekről. E nyilvántartás alapján az MH központi nyilvántartás részére számszerű adatokat szolgáltatnak az állomány összetételéről és főbb jellemzőiről.
A személyügyi nyilvántartási iratok és okmányok csoportosítása és szintenkénti vezetésének rendje
3. § (1) A hivatásos állomány tagjairól az állományba vételükkel egyidejűleg egy példányban személyi anyaggyűjtőt kell készíteni. Ebben kell elhelyezni a Hszt. 200. §-ának (1) bekezdésében meghatározott iratokat és okmányokat.
(2) A személyi anyaggyűjtőt a katonai tanintézetekben végzőkről a tanintézet személyügyi szerve, az egyéb módon hivatásos állományba vettekről a személyügyi alapnyilvántartást vezető személyügyi szerv készíti el. A korábban hivatásos vagy szerződéses szolgálatot teljesített katonák újbóli állományba vételekor az irattárba leadott személyi anyaggyűjtőt ki kell kérni, és tovább kell vezetni.
(3) A személyi anyaggyűjtőt a személyügyi alapnyilvántartást vezető személyügyi szervnél kell tárolni és vezetni, kivéve a katonai szervezet vezetőjét, akinek anyaggyűjtőjét a közvetlen elöljáró katonai szervezet személyügyi szervénél kell tárolni, és vezetni.
4. § (1) A hivatásos állomány tagjairól a személyügyi nyilvántartás keretében az alábbi iratokat és okmányokat kell vezetni:
a) a személyügyi alapnyilvántartást vezető szervezetnél:
- személyi anyaggyűjtőt,
- béke és hadi beosztási könyvet a tiszti és tiszthelyettesi beosztási helyekről és a beosztást betöltőkről,
- béke beosztási könyvet a szerződéses katonákkal betölthető sorkatonai beosztási helyekről és a beosztást betöltőkről,
- személyi nyilvántartólapot,
- az állományváltozás nyilvántartását név szerint,
- szabadságolás tervezett és letöltött idejének nyilvántartását,
- előmeneteli tervet,
- járandósági tervet,
- minősítések készítésének tervét;
b) az összesített személyügyi nyilvántartásokban:
- a szervezet állományába tartozókról a személyügyi alapnyilvántartásra meghatározott iratokat és okmányokat,
- az alárendeltségükben lévő katonai szervezetek hivatásos állományáról:
= béke beosztási könyv kivonatot a tiszti és tiszthelyettesi, továbbá a szerződéses katonákkal betölthető sorkatonai beosztási helyekről és a beosztást betöltőkről,
= személyi nyilvántartólapot,
= az alárendelt szervezetek állományváltozásának nyilvántartását;
c) a központi személyügyi nyilvántartásban a Magyar Honvédség hivatásos állományáról:
- a béke beosztási könyvet a tiszti, tiszthelyettesi beosztásokról, továbbá a szerződéses katonákkal betölthető sorkatonai beosztási helyekről és a beosztást betöltőkről, a katonai nemzetbiztonsági szolgálatok beosztási helyeinek kivételével,
- személyi nyilvántartólapot,
- az MH hivatásos állományába felvettek és a kiváltak főnyilvántartó könyveit.
(2) Számítógépes személyügyi nyilvántartó rendszer alkalmazása esetén a nyilvántartási iratokat csak tárolni kell, az adatok vezetése elvégezhető számítógéppel is. Az alkalmazott számítógépes rendszernek biztosítania kell a szükséges nyilvántartási iratok gépi úton történő előállítását.
(3) A személyügyi nyilvántartásokban az iratok és okmányok kezelésénél egységes személyi és beosztási hely azonosító számokat kell alkalmazni. A hivatásos állomány tagjainak azonosítója a katonai igazolójegy száma. Ezeket az azonosítókat minden személyügyi okmányon és nyilvántartási iraton fel kell tüntetni.
A személyi és szolgálati adatváltozás jelentésének és átvezetésének rendje
5. § (1) A hivatásos állomány tagja nyilvántartott személyi és családi adataiban bekövetkezett változást 8 munkanapon belül írásban - személyügyi változás jelentőlap felhasználásával - köteles jelenteni az alapnyilvántartást vezető személyügyi szervnek.
(2) A személyügyi szerv vezetője a változásról - a nála tárolt nyilvántartási iratokon történt átvezetés után haladéktalanul, de legkésőbb 2 munkanapon belül - valamennyi elöljáró személyügyi nyilvántartási szintet egyidejűleg köteles tájékoztatni.
(3) A szolgálat teljesítésével összefüggő változásokat a nyilvántartási iratokon az erre vonatkozó határozatok, parancsok, illetve azok kivonata alapján kell átvezetni.
(4) A szervezeti változásokból adódó állománytábla, munkaköri jegyzék (a továbbiakban: állománytábla) módosításokat valamennyi beosztási könyvben és kivonaton át kell vezetni az alábbiak szerint:
a) ha az állománytábla változás mértéke nem éri el a rendszeresített beosztási helyek 50%-át a rendszeresített hely adatváltozását a korábbi adat felülírásával, a beosztási hely megszűnését a folyószám törlésével, új beosztási hely rendszeresítését a beosztási könyvben soron következő beosztási folyószám felvételével kell átvezetni;
b) ha a változások mértéke meghaladja a rendszeresített beosztások 50%-át, új beosztási könyvet kell felfektetni és a másolatokat az elöljáró szervezetek személyügyi szervének felterjeszteni.
A személyügyi nyilvántartás iratai és a személyi anyaggyűjtők tárolásának és továbbításának rendje
6. § (1) A hivatásos állomány tagjának kinevezése és vezénylése esetén
a) az összesített személyügyi nyilvántartást vezető szervezet alárendeltségén belül történő áthelyezés, kinevezés esetén csak a személyi anyaggyűjtőt és a személyi nyilvántartólapot kell az új személyügyi alapnyilvántartást vezető szervezetnek megküldeni; b) az összesített személyügyi nyilvántartást vezető szervezet alárendeltségén kívüli szervezethez történő áthelyezés, kinevezés esetén az új alapnyilvántartást vezető szervezetnek a nyilvántartásban tárolt nyilvántartó lapon és személyi anyaggyűjtőn kívül az elöljárónál tárolt személyi nyilvántartólapot is meg kell küldeni, ahonnan azt az új alapnyilvántartást vezető szervezet elöljáró személyügyi szervéhez kell felterjeszteni;
c) a 2. § (2) bekezdésének c) pontjában meghatározottak személyi nyilvántartó lapját és személyi anyaggyűjtőjét az MH humán feladatokat ellátó központi szervének kell felterjeszteni;
d) a katonai nemzetbiztonsági szolgálatok állományába vezényeltek személyi nyilvántartólapját és személyi anyaggyűjtőjét a katonai nemzetbiztonsági szolgálatoknak kell megküldeni;
e) a katonai nemzetbiztonsági szolgálatokhoz történt vezénylés megszűnésekor a vezényeltnek - a nemzetbiztonsági szolgálat érdekei figyelembevételével - pontosított személyi anyaggyűjtőjét és nyilvántartólapját az MH humán feladatokat ellátó központi szervének kell megküldeni. A vezénylés időtartama alatt keletkezett, a nemzetbiztonsági feladatok ellátásával összefüggő személyügyi iratokat a vezénylés megszüntetése után is a katonai nemzetbiztonsági szolgálat kezeli. Amennyiben a vezénylés megszűnésével egyidejűleg a szolgálati viszony is megszüntetésre kerül, a (2) bekezdésben foglaltakat a katonai nemzetbiztonsági szolgálat hajtja végre.
(2) A hivatásos szolgálati viszony megszűnése esetén a személyügyi nyilvántartásban vezetett iratokat és okmányokat az alábbiak szerint kell kezelni:
a) tartalékos állományba helyezés esetén az összesített személyügyi nyilvántartásban vezetett személyi nyilvántartólapot 8 munkanapon belül vissza kell küldeni a személyügyi alapnyilvántartást vezető szervnek, ahol azt a személyi anyaggyűjtőben kell lehelyezni. A személyügyi alapnyilvántartást vezető szerv a szolgálati viszony megszűnését követő 20 munkanapon belül a személyi anyaggyűjtőt megküldi az irattárnak, a személyi nyilvántartólap egy példányát továbbítja a lakóhely szerint illetékes hadkiegészítő parancsnokságnak tartalékos nyilvántartásba vétel céljából;
b) nyugállományba helyezés esetén az összesített személyügyi nyilvántartásban vezetett személyi nyilvántartólapot 8 munkanapon belül vissza kell küldeni a személyügyi alapnyilvántartást vezető szervnek, ahol azt a személyi anyaggyűjtőben kell elhelyezni. A központi személyügyi nyilvántartásban vezetett személyi nyilvántartólapot át kell adni a nyugállományúak központi személyügyi nyilvántartását vezető szervnek. A személyügyi alapnyilvántartást vezető szerv a szolgálati viszony megszűnését követő után 20 munkanapon belül a személyi anyaggyűjtőt megküldi a lakóhely szerint illetékes hadkiegészítő parancsnokságnak érdekvédelmi nyilvántartásba vétel céljából;
c) a nyugállományba helyezett tábornok és a tábornoki beosztási helyet betöltők közül nyugállományba helyezettek személyi anyaggyűjtőjét az MH humán feladatokat ellátó központi szervéhez, személyi nyilvántartólapját a lakóhely szerint illetékes hadkiegészítő parancsnokságnak kell megküldeni;
d) a katonanők hivatásos szolgálati viszonyának megszűnése esetén - a nyugállományba helyezettek kivételével - a személyi anyaggyűjtőt és a személyi nyilvántartólapot az irattárnak kell megküldeni;
e) az elhalálozott hivatásos állományúak személyi okmányait az irattárnak kell megküldeni.
(3) A személyügyi alapnyilvántartásban kezelt személyi nyilvántartólapot a szolgálati viszony megszűnését követően fogyaték nyilvántartólapként kell tárolni.
A hivatásos állományból nyugállományba helyezett katonák érdekvédelmi nyilvántartásának rendje
7. § (1) A hivatásos állományból nyugállományba helyezettekről a lakóhely szerint illetékes hadkiegészítő parancsnokság alapnyilvántartást, az MH humán feladatokat ellátó szerve központi nyilvántartást vezet.
(2) Az alapnyilvántartást vezető hadkiegészítő parancsnokság a nyugállományúak személyi anyaggyűjtőjét és nyilvántartási iratait kezeli, a központi nyilvántartás a nyilvántartó iratok (nyilvántartólap és kiegészítő adatlap) egy példányát tárolja, és vezeti.
(3) Számítógépes személyügyi nyilvántartási rendszer alkalmazása esetén az MH központi nyilvántartását vezető szervezettől gépi adathordozón is át kell adni a nyugállományba helyezettek adatait a nyugállományúak központi nyilvántartását vezető szervnek.
(4) A nyugállomány tagja a személyi és családi körülményeiben bekövetkezett változást írásban jelenti be az illetékes hadkiegészítő parancsnokság érdekvédelmi szervének. A bejelentés elmulasztása az érdekvédelmi szervet nem mentesíti a változás átvezetésének és továbbjelentésének kötelezettsége alól, ha az más hitelt érdemlő módon jut tudomására.
(5) Az érdekvédelmi szervnél a nyugállományú katona személyi anyaggyűjtőjét elhalálozásáig kell kezelni, majd további őrzésre az irattárnak kell átadni.
(6) A személyi nyilvántartólapot a nyugállományú katona elhalálozása után fogyaték nyilvántartásba kell sorolni és a visszamaradt közvetlen hozzátartozó elhalálozásági kell kezelni.
Záró rendelkezések
8. § (1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.
(2) A 3. § (1) bekezdésében, továbbá a 4. § (1) bekezdésben felsorolt személyi okmányok és nyilvántartási iratok formáját, kitöltésének szabályait, továbbá a nyomtatványellátás rendjét külön szakintézkedések tartalmazzák.
(3) A katonai nemzetbiztonsági szolgálathoz vezényelteknek vezénylés időtartama alatti személyügyi nyilvántartására a szolgálatok főigazgatói a saját hatáskörükben intézkednek.
(4) Az MH hivatásos, a szerződéses és a nyugállományú tagjainak Hszt.-ben meghatározott és e rendeletben szabályozott személyügyi nyilvántartását 1997. szeptember 1-jétől kezdődően kell vezetni.
(5) A hivatásos állomány tagjainak a rendelet hatálybalépésekor vezetett személyügyi nyilvántartó iratait a rendelet hatálybalépését követő egy éven belül kell a meghatározott nyilvántartási iratokra kicserélni. A lecserélt nyilvántartási iratokat a korábban elkülönített iratokkal együtt a titokvédelmi és ügyviteli szabályok szerint kell megsemmisíteni.