13/2005. (X. 27.) IHM rendelet

a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól

Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény 27. §-a (2) bekezdésének d) pontjában kapott felhatalmazás alapján - a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszterrel, a belügyminiszterrel, az igazságügy-miniszterrel és a nemzeti kulturális örökség miniszterével egyetértésben - a papíralapú dokumentumokról joghatás kiváltására alkalmas elektronikus úton történő másolatkészítés jogszabályi kereteinek megteremtése érdekében - az alábbiakat rendelem el:

1. §[1]

E rendelet hatálya kiterjed a papíralapú közokiratról, papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére.

2. §

E rendelet alkalmazásában

a) papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

b) papíralapú közokirat: papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény (a továbbiakban: Pp.) 195. § (1) bekezdése szerinti közokirat;

c) papíralapú, teljes bizonyító erejű magánokirat: papíralapú dokumentumba foglalt, a Pp. 196. § (1) bekezdése szerinti teljes bizonyító erejű magánokirat;

d) papíralapú számviteli bizonylat: papíralapú dokumentumba foglalt, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 166. §-ának (1) bekezdése szerinti számviteli bizonylat;

e) elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest;

f) képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum - joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

g) másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, valamint ezek együttese;

h) tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az - a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen - biztosítja a papíralapú dokumentum - a joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.

i)[2] szervezeti aláírás: olyan, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelynek aláírója jogi személy vagy közhiteles nyilvántartásban szereplő jogi személyiség nélküli szervezet.

3. §

A Pp. által meghatározott szerv, illetőleg személy által az e rendelet szabályai szerint készített elektronikus másolathoz az abban meghatározott joghatások fűződnek.

A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés általános szabályai

4. §

(1) A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett - módosítás érzékelhető legyen.

(2) Papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolat készítése során a másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd a (3) bekezdésben meghatározott metaadatok elhelyezését követően az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal ("Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező") és a (4) bekezdésben meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látja el.

(3) Az elektronikus másolatot a következő metaadatok elhelyezésével kell létrehozni és azt egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendelni:

a) a papíralapú dokumentum megnevezése;

b) a papíralapú dokumentum fizikai méretei;

c)[3] a másolatkészítő szervezet elnevezése és - ha a másolatkészítés nem az automatikus másolatkészítés 4/A. §-ban lévő szabályai szerint történik - a másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve;

d) a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma;

e) a másolatkészítés ideje;

f)[4] az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.

(3a)[5] Ha a papír alapú dokumentum tulajdonságai miatt az elektronikus másolat nem tartalmazza a papír alapú dokumentum teljes tartalmát, a (3) bekezdés szerinti metaadatok között azt is fel kell tüntetni, hogy a másolat a készítésének alapjául szolgáló papír alapú dokumentumot mely részében tartalmazza. Az igénylő ilyen rendelkezése esetén a másolatkészítő elektronikus kivonatot is készíthet a papír alapú dokumentumról, a másolaton rögzítve azt, hogy a készített elektronikus kivonat a papír alapú dokumentumot mely részében, a dokumentumba foglalt információtartalmat milyen korlátozásokkal tartalmazza.

(4)[6] A másolaton szervezeti aláírást vagy olyan, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a hitelesítés-szolgáltató kizárja az álnév használatát, és az álnév használatának kizárása céljából biztosítja, hogy a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név.

(5)[7] Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás, illetőleg egy időbélyegző, valamint a (3) bekezdés szerinti metaadatok több dokumentumon együttesen is elhelyezhetőek. Ez esetben a dokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetők.

(6) Az aláírónak külön jogszabályban meghatározott követelmények szerint gondoskodnia kell az elhelyezett aláírás érvényességének érvényességi időn belüli - ha az érvényességi idő nem meghatározott, úgy korlátlan ideig történő - folyamatos megállapíthatóságáról.

(7) A másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személy, személyek körét belső szabályzatban kell meghatározni.

(8) A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítő személy külön jogszabályban meghatározott hozzájárulásával, amelyben a másolatkészítő személy e §-ban meghatározott személyes adatainak a másolatkészítés céljára történő kezelését engedélyezi.

(9) A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben e rendeletben megállapított követelmények teljesülése megállapítható, vagy a rendszer gyártója/forgalmazója által kiállított, a megfelelésre vonatkozó igazolással.

(10)[8] A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, valamint a kapcsolódó felelősségi kérdéseket tartalmazó másolatkészítési renddel. A másolatkészítő a másolatkészítési rendet nyilvánosan, elektronikus úton közzéteszi.

(11)[9] Az elektronikus másolatot olyan dokumentumformátumban kell létrehozni, ami lehetővé teszi a hiteles elektronikus másolat jogszabályban meghatározott módon történő hosszú távú megőrzését.

Automatikus másolatkészítés[10]

4/A. §

(1) A másolat automatikusan is elkészíthető, ha

a) a másolatkészítés zárt rendszerben történik, amelynek külső beavatkozástól mentes, az eredeti és a másolat összerendelését tekintve garantáltan hibamentes működését auditálás igazolja;

b) a másolatkészítő rendszer megfelelő műszaki és szervezési megoldással biztosítja a másolat olvashatóságát és a mintavételezésen alapuló minőségbiztosítást;

c) a záradék tartalmazza az automatikus másolatkészítés tényét.

(2) Automatikus másolatkészítés esetén a dokumentumonkénti tartalmi ellenőrzés helyett véletlenszerű mintavételezésen alapuló ellenőrzés is alkalmazható. Ha jogszabály az eredeti dokumentum megsemmisítését lehetővé teszi, az eredeti dokumentum megőrzését abban az esetben is legalább addig biztosítani kell, amíg a másolat olvashatóságát (megnyithatóságát) a másolatkészítő vagy a másolatot felhasználó nem ellenőrizte és vissza nem igazolta.

(3) Az automatikusan készített másolatot szervezeti aláírással és időbélyegzővel kell ellátni.

(4) Automatikus másolatkészítésre a 4. § rendelkezései a 4. § (3) bekezdés a) és b) pontja, valamint a 4. § (8) bekezdése kivételével alkalmazandóak.

Elektronikus másolatkészítés a közokirat kiállítására jogosult által

5. §[11]

(1) A papíralapú közokiratról vagy papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról és egyéb papíralapú magánokiratról közokirat kiállítására jogosult vagy a jogszabály szerint közokiratról hiteles másolat készítésére jogosult kijelölt szervezet (jelen alcím alkalmazásában a továbbiakban: közokirat kiállítására jogosult) általi hiteles másolatkészítés esetén az elektronikus másolatot a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) szerinti elektronikus ügyintézési felügyelet által, a papír alapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásra vonatkozóan előírt valamely formátumban kell létrehozni.

(2) Papíralapú közokiratról vagy papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról és egyéb papíralapú magánokiratról történő elektronikus másolat készítése során a közokirat kiállítására jogosult a 4. § valamint a 4/A. § rendelkezéseit azzal az eltéréssel alkalmazza, hogy az elektronikus másolatot

a) olyan elektronikus aláírással látja el, amely aláírás megfelel az elektronikus aláírás közigazgatási használatához kapcsolódó követelményekről és az elektronikus kapcsolattartás egyes szabályairól szóló kormányrendeletben a hatóság nevében dokumentum hitelesítésére alkalmazható elektronikus aláírással szemben meghatározott követelményeknek, vagy

b) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben megadott egyéb módon hitelesíti.

(3) A papíralapú közokiratról vagy papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról és egyéb papíralapú magánokiratról a közokirat kiállítására jogosult általi másolatkészítés során, a 4/A. § szerinti automatikus másolatkészítési eljárás alkalmazható a szervezethez érkezett papíralapú iratokról az ügyintézés céljára szolgáló másolat készítésére.

(4) Amennyiben a közokirat kiállítására jogosult a 4/A. § szerinti automatikus másolatkészítési eljárást ügyfelek vagy más szervek számára megküldendő iratok esetében alkalmazza, úgy köteles egyedileg ellenőrizni a másolatok egyezőségét.

(5) A közokirat kiállítására jogosult a jelen § szerinti másolatkészítést a Ket. szerinti szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatóra kiszervezheti.

Elektronikus másolatkészítés gazdálkodó szervezet által kiállított vagy őrzött okiratról

6. §[12]

(1) Ha a papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot vagy egyéb magánokiratot a gazdálkodó szervezet állította ki, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó szervezetnek, mint másolatkészítőnek a papíralapú okiratnak való képi vagy tartalmi megfelelést kell biztosítania. A másolatkészítő az elektronikus másolatot a 4. § (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja.

(2) Ha a papíralapú közokiratot, a más által kiállított papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot vagy egyéb magánokiratot a gazdálkodó szervezet őrzi, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó szervezetnek, mint másolatkészítőnek a papíralapú okiratnak való képi megfelelést kell biztosítania. A másolatkészítő az elektronikus másolatot a 4. § (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja.

Gazdálkodó szervezet által számviteli bizonylatról történő elektronikus másolatkészítés

7. §

(1) Papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolatkészítésre abban az esetben is ezt a §-t kell alkalmazni, ha az papíralapú közokiratnak vagy papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül.

(2) A papíralapú számviteli bizonylatról az azt kiállító vagy őrző gazdálkodó szervezet által készített elektronikus másolat esetén biztosítani kell a papíralapú dokumentumnak történő képi megfelelést. Másolatkészítő az elektronikus másolatot a 4. § (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja.

Záró rendelkezések

8. §

Ez a rendelet 2005. november 1-jén lép hatályba.

Kovács Kálmán s. k.,

informatikai és hírközlési miniszter