3/2018. (II. 21.) BM rendelet
a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 21. § 5., 13. és 14. pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva, a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 48. § 9. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró emberi erőforrások miniszterével, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (3) bekezdése alapján a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 79. § 1. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró igazságügyi miniszterrel egyetértésben a következőket rendelem el:
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Hatály
1. § E rendelet hatálya
a) a közfeladatot ellátó szervekre (a továbbiakban: szerv) és
b) a szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftver (a továbbiakban: ISZ) megfelelőségét jogszabály szerint tanúsító szervezetek iratkezelési szoftvertanúsító tevékenységére
terjed ki.
2. § (1) E rendelet rendelkezéseit a minősített adatok kezelését biztosító ISZ-ekre a külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
(2) Az ISZ a maradandó értékű elektronikus iratok levéltári átadását külön jogszabályban foglaltak szerint biztosítja.
(3) E rendelet rendelkezéseit az iratkezelési szoftvernek nem minősülő, iratnyilvántartási funkciót is ellátó szakrendszerek tekintetében is alkalmazni szükséges.
(4) E rendelet rendelkezéseit a bíróságnál alkalmazott iratkezelési szoftverekre és szakrendszerekre a bírósági eljárási, ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló szabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
(5) Az ISZ külön jogszabályban foglalt követelmények szerint biztosítja az ISZ és az általa tárolt iratok és metaadatok tekintetében a sértetlenség, bizalmasság és rendelkezésre állás követelményét.
2. Értelmező rendelkezések
3. § E rendelet alkalmazásában
1. adminisztrátor: az a személy, aki az ISZ-szel kapcsolatban telepítéssel és karbantartással, rendszernaplók gondozásával, valamint az ISZ működésének ellenőrzésével foglalkozik;
2. besorolás: ügyirat beazonosítása és hozzárendelése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába;
3. besorolási séma: ügyirat besorolását, osztályozását lehetővé tevő zárt adatkészlet, amelyhez az adott szervnél előforduló ügyirat hozzárendelhető;
4. elektronikus archiválás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 2. § 6. pontjában meghatározott tevékenység;
5. elektronikus átvételi csomag: az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet 2. § 3. pontja szerinti állomány;
6. elektronikus érkeztető nyilvántartás: a Korm. rendelet 2. § 7. pontjában meghatározott nyilvántartás;
7. elektronikus iktatókönyv: a Korm. rendelet 2. § 8. pontjában meghatározott szolgáltatásegyüttes;
8. elektronikus iratátadási csomag: olyan tömörítetlen állomány, amely egy vagy több elektronikus irat és kapcsolódó metaadataik meghatározott formátumú és struktúrájú, meghatározott átvétel céljából összekapcsolt együttese;
9. előzményezés: az iratkezelési folyamat azon művelete, amely során megállapításra kerül, hogy az új irat egy már meglévő ügyirattal kapcsolatban áll-e, vagy az új iratot új ügy első irataként kell-e nyilvántartásba venni;
10. elsődleges besorolási séma: a szerv irattári terve;
11. eseménynapló: olyan adatok rendezett összessége, amely az események rekonstruálására alkalmas részletességben tárol információt az iratkezelési eseményekről és egyéb tevékenységekről;
12. expediálás: a Korm. rendelet 2. § 16. pontjában meghatározott tevékenység;
13. feladat: a vezető által meghatározott irattal vagy ügyirattal kapcsolatos elvégzendő munka;
14. felhasználó: az a személy, aki az adott funkció használatára jogosult, és a funkció működtetése során számára ismertté váló vagy módosítható adatokhoz rendelkezik a betekintési vagy módosítási jogosultsággal;
15. használható minősítésű iratkezelési szoftver: a 2. mellékletben szereplő követelményrendszer szerint legalább 60 pontot elérő és tanúsítással rendelkező ISZ;
16. hivatali tárhely: az elektronikus ügyintézésről szóló jogszabályok alapján a kijelölt szolgáltató által biztosított tárhely, biztonságos kézbesítési szolgáltatási cím;
17. irat: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. § c) pontja szerinti adategyüttes;
18. iratkezelési szoftver: a Korm. rendelet 2. § 20. pontjában meghatározott szoftver;
19. iratnyilvántartási funkció: az irat egyedi azonosítóval történő ellátása és nyilvántartásba vétele;
20. irattá nyilvánítás: az az eljárás, amely során egyedi döntés vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan a papíralapú vagy elektronikus dokumentumot a szerv működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért érkeztetésére, iktatására kerül sor;
21. iratpéldány: az irat eredeti és másolati megjelenési formája, amely a címzett kivételével azonos metaadat-tartalommal rendelkezik;
22. irattári tételbe történő besorolás: az iratnak, ügyiratnak az irattári terv mint elsődleges besorolási séma alapján történő besorolása;
23. jogosultság: egy adott művelet elvégzésének lehetősége az ISZ-ben - egy adott személyre vagy rendszerelemre vonatkozóan, szerepkör hozzárendelése vagy hozzáférés vezérlési lista alapján;
24. keüsz: az elektronikus ügyintézésről szóló jogszabályoknak megfelelő központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás;
25. kézbesítés: a Korm. rendelet 2. § 27. pontjában meghatározott tevékenység;
26. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezetet a kiadmányozó jóváhagyja, és elküldését engedélyezi, a feljogosított vezető a kiadmánytervezetet vagy saját kezűleg írja alá és keltezéssel látja el, vagy elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesíti;
27. KRX fájl: strukturált zip tömörítésű könyvtár és fájlszerkezet, mely a csomag egészére vonatkozó metaadatokat is tartalmaz egy külön könyvtárban, és ettől elkülönítve külön könyvtárakban elhelyezett, tetszőleges számú csatolmány kezelésére alkalmas;
28. küldemény: a Korm. rendelet 2. § 30. pontjában meghatározott adategyüttes;
29. metaadat: az iratkezelési folyamat során kezelt és nyilvántartott adatot leíró adat;
30. szakrendszer: valamely közfeladat tekintetében az ügyintézést megvalósító vagy támogató informatikai alkalmazás, amely iratnyilvántartási feladatokat is ellát;
31. szerelés: a Korm. rendelet 2. § 45. pontjában meghatározott tevékenység;
32. szignálás: a Korm. rendelet 2. § 46. pontjában meghatározott tevékenység;
33. továbbítás: a Korm. rendelet 2. § 47. pontjában meghatározott tevékenység;
34. ügyirat: a Korm. rendelet 2. § 51. pontjában meghatározott irategyüttes;
35. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
II. RÉSZLETES RENDELKEZÉSEK
3. Általános követelmények
4. § (1) Az ISZ képes támogatni a Korm. rendeletben előírt iratkezelési folyamat teljesülését, ennek érdekében
a) az ellenőrzött, biztonságos és nyomon követhető iratkezelést és az elektronikus ügyintézést, valamint
b) az irathoz kapcsolódó metaadatok egységes nyilvántartását és felhasználóbarát megjelenítését.
(2) Az ISZ az 1. mellékletben szereplő metaadatokat kezeli.
(3) Az ISZ használható kialakítására vonatkozó követelményeket a 2. melléklet határozza meg. Használható minősítés a követelményrendszer szerint legalább 60 pontot elérő ISZ-nek adható.
(4) Az ISZ biztosítja a nyilvántartott adatok biztonságos kezelését, az érkeztetési és iktatási nyilvántartás nyomtathatóságát és exportálhatóságát és a felhasználó számára olvasható, értelmezhető formátumú nyomtatását.
(5) Az e rendelet hatálybalépését követően tanúsított ISZ-ből történő adatmigrálás esetén a migrálás az 1. melléklet szerinti metaadatok átadására és átvételére kiterjed a köziratok kezeléséért felelős miniszter által a minisztérium honlapján közzétett adatcsereséma szerint.
(6) Érvényes tanúsítvánnyal nem rendelkező ISZ-ből történő adatmigrálás esetén a migrálás minimálisan az 1. melléklet XV. pontja szerinti metaadatok átadására és átvételére terjed ki, a migrálásra nem kerülő metaadatok külön jogszabályban foglalt megőrzési kötelezettségének biztosítása mellett.
4. Érkeztetéssel kapcsolatos követelmények
5. § (1) Az ISZ képes támogatni az érkeztető nyilvántartás
a) létrehozását,
b) kezelését és
c) lezárását.
(2) Az ISZ alkalmas 109 érkeztető szám képzésére és kezelésére.
(3) Az ISZ az érkeztető könyvek létrehozása során képes támogatni az iktatókönyvhöz
a) strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kód alkalmazását vagy
b) egyedi szöveges megnevezés hozzárendelését.
(4) Az ISZ a küldemények érkeztetése során képes támogatni
a) a vonatkozó metaadatok kezelését és tárolását;
b) kézi érkeztetés esetén felhasználói kezdeményezésre az érkeztetési azonosító automatikus képzését;
c) automatikus érkeztetés esetén felhasználói beavatkozás nélkül automatikus érkeztető azonosító generálását és a feladónak az erre vonatkozó előzetes beállításától függően az érkeztetésről automatikus visszaigazolás küldését;
d) a csatolt dokumentumok megjelenítését.
(5) Az ISZ biztosítja az érkeztető könyvek hitelesítését önállóan vagy gépi interfészen keresztül elérhető külső szolgáltatás révén.
(6) Az ISZ lehetővé teszi egy vagy több előre meghatározott e-mail-címre, illetve útvonalon érkező küldemények kézi és automatizált érkeztetését.
5. Iktatással kapcsolatos követelmények
6. § (1) Az ISZ képes támogatni az iktatókönyvek
a) létrehozását,
b) kezelését és
c) lezárását.
(2) Az ISZ képes több iktatókönyv kezelésére.
(3) Az ISZ biztosítja az iktatási számrend egy iktatókönyvön belüli folytonosságát és az iktatás nyomonkövethetőségét. Minden iktatott iratnak kapcsolódnia kell legalább egy ügyirathoz. Minden ügyirathoz kapcsolódnia kell legalább egy iratnak.
(4) Az ISZ az iktatókönyvek létrehozása során az egyedi azonosítás céljából biztosít egy strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot vagy ezek tetszőleges kombinációját, amelyet az iktatószám elemeként az ügyirathoz, irathoz rendel.
(5) Az ISZ biztosítja, hogy az 1. mellékletben szereplő metaadatok az iktatókönyvhöz, az iktatott irathoz, ügyirathoz társíthatóak legyenek.
(6) Téves iktatás esetén az iktatás érvénytelenítése során az ISZ az iktatáshoz kapcsolódó funkciók elvégzését az eredeti metaadatok megtartása mellett biztosítja.
(7) Az ISZ biztosítja a lezárt iktatókönyvek észlelhetetlen változását kizáró védelmét, továbbá biztosítja a lezárt iktatókönyvek hitelesítését és archiválását önállóan vagy gépi interfészen keresztül elérhető külső szolgáltatás révén.
(8) Az ISZ lehetővé teszi meghatározott címre érkező e-mail-küldemények kézi és automatizált iktatását.
6. Iratok kezelésével kapcsolatos követelmények
7. § Az ISZ biztosítja az érkeztetett, iktatott iratoknak, ügyiratoknak a nyilvántartásba vételét, kezelését és nyomon követését.
8. § (1) Az ISZ biztosítja az irathoz az 1. melléklet szerinti metaadatok hozzárendelését, a metaadatok felhasználásával további iratpéldányok létrehozását, az irat ügyirathoz történő hozzárendelését.
(2) Az ISZ biztosítja a szervnél létrehozott iratpéldányok kezelését.
(3) Az ISZ biztosítja az iktatókönyv lezárását és az iktatókönyv elektronikus archív másodpéldányának elkészítését és tárolását. Az ISZ biztosítja le nem zárt iktatókönyv esetén a korábban lezárt ügyirat újranyitását, ahhoz új irat iktatását és a kapcsolódó metaadatok változtatását, az ügyirat újbóli lezárását.
(4) Az ISZ a (3) bekezdés szerinti funkciókat már lezárt iktatókönyvek esetében a Korm. rendelet 41. § (4) bekezdése szerinti éven túli iktatás esetén biztosítja.
(5) Az ISZ a metaadatok felhasználásával lehetővé teszi, hogy egy ügyirathoz szerelt előzmény ügyirat ahhoz az ügyirathoz kapcsolódjon, amelyhez a szerelését elvégezték.
9. § (1) Az ISZ biztosítja a szervek vonatkozó szabályzatainak megfelelő szignálási rend támogatását.
(2) Az ISZ biztosítja a szignálási felület önálló webes alkalmazáson keresztüli elérését.
(3) Az ISZ biztosítja az irat szignálásakor az irat megjelenítését és az ügy elintézésére vonatkozó adatok rögzítésének lehetőségét.
(4) Az ISZ biztosítja a szignálásra jogosult szignálása nélkül, felhasználói döntés vagy előzetes beállítás alapján automatizáltan az ügyintéző kijelölését és a feladat végrehajtására vonatkozó utasítások meghatározását, rögzítését.
(5) Az ISZ biztosítja, hogy az iratok, ügyiratok továbbítása, szignálása és tárolási helye megállapítható legyen.
(6) Az ISZ biztosítja a szignálás címzettje számára az elektronikus irathoz, metaadataihoz és a kapcsolódó szignálási adatokhoz való hozzáférést.
(7) Az ISZ biztosítja az iratok csoportos szignálását, egy címzett számára több irat és több címzett számára egy irat továbbítását.
(8) Az ISZ a szignálás során biztosítja határidő meghatározásának lehetőségét.
10. § (1) Az ISZ lehetővé teszi elektronikus iratok továbbítását kiadmányozásra elektronikus úton.
(2) Az ISZ biztosítja az elektronikus irat több azonos szintű jóváhagyó általi aláírását a kiadmányozást megelőzően.
(3) Az ISZ biztosítja több példány egyszerre történő kiadmányozását.
(4) Az ISZ biztosítja az elektronikus iratot jóváhagyó és kiadmányozó személyeknek az adott folyamatra vonatkozó megjegyzései rögzítésének lehetőségét.
(5) Az ISZ biztosítja az expediálási adatok manuális és szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás (a továbbiakban: SZEÜSZ), valamint keüsz igénybevételével történő előállítását.
(6) Az ISZ biztosítja a felterjesztő értesítését a beállított jóváhagyások és a kiadmányozás megtörténtéről.
(7) Az ISZ biztosítja a továbbított elektronikus irat visszautasításának lehetőségét jóváhagyók és kiadmányozó számára.
(8) Az ISZ biztosítja a visszautasítás oka vagy egyéb megjegyzések rögzítésének lehetőségét a visszautasítás során.
(9) Az ISZ az aláírásra továbbított irat visszautasítás esetén lehetővé teszi az iktatószám mögött tárolt elektronikus irat cseréjét, az előző irat megőrzése mellett.
(10) Az ISZ biztosítja a kiadmányozási felület önálló webes alkalmazáson keresztüli elérését.
11. § Az ISZ képes támogatni a papíralapú iratok és az elektronikus iratok összerendelését, a vegyes ügyiratok létrehozását és kezelését.
12. § Az ISZ biztosítja az ügyirat más ügyirathoz csatolását, valamint az ügyirat tetszőleges számú ügyirathoz kapcsolódásának rögzítését.
13. § (1) Az ISZ jogosultsághoz rendelten biztosítja az elektronikus iratok, illetve valamennyi iratra vonatkozóan az 1. mellékletben szereplő metaadatok a felhasználást, megjelenítést, a kapcsolódó keresési funkciókat és a metaadatok felhasználásával statisztikák, mennyiségi és időintervallum szerinti kimutatások készítését.
(2) Az ISZ biztosítja
a) az időintervallumok használatát a keresések során;
b) a metaadatok vonatkozásában indított keresés eredményeként kapott találatok képernyőn történő megjelenítését, eredményének egyedi vagy csoportosított tárolását, listázását, nyomtatását, exportálását;
c) a keresési minták rögzítését és tárolását;
d) a név- és tárgymutató időintervallumok alapján történő megjelenítését, nyomtatását, exportálását.
7. Folyamattámogatás
14. § Az ISZ az ügyirathoz és az iktatott irathoz kapcsolódóan képes támogatni
a) a feladat kiosztását;
b) a kiadott feladathoz határidő rendelését;
c) több feladat hozzárendelését;
d) egy feladat több szereplőhöz történő hozzárendelését;
e) a feladat címzett általi megtekintésének naplózását;
f) egy feladathoz több kapcsolódó feladat létrehozását;
g) azt, hogy a feladat kiosztója bármikor lezárja vagy törölje a feladatot;
h) azt, hogy a feladat címzettje rögzíthesse a feladat elintézését;
i) a kiadott feladat továbbdelegálásának lehetőségét;
j) azt, hogy az egy ügyirathoz vagy irathoz tartozó feladatok legyenek listázhatóak és személyenként csoportosíthatóak.
8. Hitelesítés, hitelesség vizsgálata
15. § Az ISZ az iratok, ügyiratok kezelése során felületéről biztosítja
a) az elektronikus aláírás, elektronikus bélyegző érvényességének technikai ellenőrzését, az irat sértetlenségének ellenőrzését és az ellenőrzés eredményének metaadatként történő rögzítését;
b) az elektronikus iratok minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással, elektronikus bélyegzővel és időbélyeggel történő ellátását;
c) az eredeti papíralapú példány selejtezési vagy megsemmisítési eljárás alá vonását.
9. Az irattári feladatok támogatása
16. § (1) Az ISZ papíralapú és vegyes ügyiratok esetén képes támogatni, elektronikus iratok esetén biztosítja a 1. mellékletben szereplő metaadatok szerinti irattári kezelést, selejtezést, levéltárba adást és ezeknek a műveleteknek a csoportos végrehajtását.
(2) Az ISZ biztosítja az elektronikus iratok elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás szabályainak figyelembevételével kialakított elektronikus tárolását.
(3) Az irattárazott iratok esetén az ISZ nyilvántartja a papíralapú iratok kölcsönzéséhez kapcsolódó metaadatokat, és a kölcsönzésnek megfelelő hozzáférést és naplózást biztosít az elektronikus iratok esetében.
17. § (1) Az ISZ biztosítja a szerv iratkezelési szabályzata szerinti többszintű, a szerv irattári tételeihez illeszkedő elsődleges besorolási sémának a létrehozását, továbbá az ügyiratoknak a besorolási séma alapján az irattári tételbe történő besorolását.
(2) Az ISZ biztosítja az elsődleges besorolási sémához év közben új tétel hozzáadását és meglévő tétel módosítását, valamint az adott év iktatókönyvéhez tartozó mentését, egy éven belül több irattári terv létrehozását és alkalmazását.
(3) Az ISZ-nek az elsődleges besorolási sémán belüli tételek kezelésére minimum kétféle elnevezési mechanizmust kell biztosítania
a) strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot, azaz sorrendiséget biztosító egyedinek számító azonosító jel és
b) egyedi szöveges megnevezés
hozzárendelését minden tételhez.
(4) Az ISZ nem teszi lehetővé az ügyiratok tételszám szerinti besorolás nélküli irattárba helyezését.
(5) Az ISZ képes támogatni az irattári anyag tételszámok szerinti megosztását, az átadás-átvételi jegyzékek elkészítését és a tárolt elektronikus iratok csoportos átadását feladat- és hatáskör változása esetén.
(6) Az ISZ biztosítja az elektronikus nyilvántartásba nem vett munkapéldányok automatikus törlését az ügyirat levéltárba adásakor.
18. § (1) Az ISZ-nek kezelnie kell a besorolási sémához kapcsolódó őrzési és selejtezési határidőket, amelyhez kapcsolódóan meghatározott időintervallumra lekérdezéseket kell biztosítania az ügyiratokra vonatkozóan.
(2) Az ISZ biztosítja a megfelelő metaadatok rögzítését az ügyirat átmeneti (operatív) és központi irattárba való elhelyezésével kapcsolatban.
(3) Az ISZ-nek az elsődleges besorolási séma alapján - ügyiratonkénti bontásban és összesítve - felhasználói lekérdezésre biztosítania kell az átadás (átmeneti irattárba és levéltárba) és a selejtezés (megsemmisítés) kiválasztását és a kapcsolódó metaadatoknak a strukturált rögzítését.
(4) Az ISZ-nek biztosítania kell a besorolási sémához kapcsolódó őrzési és selejtezési határidők módosítását, ehhez kapcsolódóan új őrzési idő rögzítését, a selejtezés és az átadás időpontjának megváltoztatását, a döntésnek és okának, valamint a kapcsolódó metaadatoknak a strukturált rögzítését.
(5) Az ISZ-nek támogatnia kell a selejtezési folyamatot a selejtezés alá vont ügyiratok kezelésével, az ügyirathoz tartozó metaadatok és a rájuk vonatkozó besorolási séma szerinti őrzési időtartamok és a tárolási helyek rögzítésével, feldolgozásával.
(6) Az ISZ biztosítja a selejtezési jegyzék készítését, amely a besorolási sémához igazodóan, irattári tételszámonként és azon belül iktatószámonként tartalmazza az ügyiratokat.
(7) A selejtezés során az ISZ biztosítja az elektronikus iratoknak a - felhasználói jóváhagyás alapján történő - a Korm. rendelet 64. § (6) bekezdése szerinti törlését és jelöli a selejtezett állapotot.
(8) Az ISZ biztosítja a vegyes ügyiratok selejtezése (megsemmisítése) során a papíralapú iratok selejtezési (megsemmisítési) állapotának rögzítését.
(9) Az ISZ biztosítja a lejárt megőrzési idejű, azonos tételszámmal jelölt ügyiratok egyidejű selejtezését, a selejtezés időpontjának a besorolási séma alapján az adott irattári tételhez tartozó ügyiratokhoz történő hozzárendelésével.
(10) Az ISZ - a selejtezési eljárás során a Korm. rendelet 64. § (6) bekezdésében foglaltak figyelembevételével - az iratkezelés folyamatában keletkező valamennyi adatra, adategyüttesre vonatkozó metaadat számára biztosítja a folyamatos, a dokumentum törlésétől független védelmet.
(11) Az ISZ a selejtezést követően biztosítja a selejtezett iratok metaadatainak archiválását.
19. § (1) Az ISZ az ügyiratok levéltárba adásának támogatása érdekében a metaadatok felhasználásával biztosítja az átadásra kerülő ügyiratokról jegyzék készítését.
(2) Az ISZ biztosítja azt, hogy az iratok levéltárba adása ne járjon a metaadatok törlésével.
(3) Az ISZ nyújtson lehetőséget az iratok levéltárba adását követően a vonatkozó metaadatok archiválására.
(4) Az ISZ képes támogatni az elektronikus iratok levéltárba adásának előkészítését, a külön jogszabályban előírt iratátadási csomagok létrehozását.
10. Biztonsági követelmények
20. § (1) Az ISZ képes támogatni a felhasználó azonosítása során külső autentikációs megoldás alkalmazását az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet (a továbbiakban: Felügyelet) által kiadott műszaki irányelv szerint.
(2) Az ISZ biztosítja a jogosultságok differenciált meghatározását az elektronikusan támogatott ügyintézési cselekményekre és a manuális ügyintézési feladatokra egyaránt.
(3) Az ISZ képes támogatni irathoz, illetve funkcióhoz kapcsolódó jogosultsági rendszer kialakítását.
(4) Az irat, ügyirat adattartalmának megismerését, az adatok kezelését az ISZ csak az arra jogosult felhasználó számára biztosítja.
(5) Az ISZ a jogosultsági rendszer alapján funkcionális és hozzáférési jogokat biztosít, ezen belül
a) a metaadatokhoz igazodó, egyes szoftverfunkciókhoz való hozzáférésre felhasználói csoportok létrehozását, egyes felhasználók ezen csoportokhoz történő beosztását;
b) a létrehozott szoftverfunkciókhoz való hozzáférés felhasználókra vagy felhasználói csoportokra történő hozzárendelését.
(6) Az ISZ-ben végrehajtott műveletek nem tárhatnak fel a felhasználó számára olyan adatokat és metaadatokat, amelyekre vonatkozóan nem rendelkezik jogosultsággal.
21. § Az ISZ biztosítja a hozzáférési szabályok és biztonsági előírások megsértésére irányuló valós idejű jelzést.
22. § Az ISZ nem teszi lehetővé az érkeztető nyilvántartásban és az iktatókönyvekben rögzített adatok és az elektronikus irat tartalmának naplózás nélküli megváltoztatását.
11. Alkalmazásgazdai feladatok támogatása
23. § (1) Az ISZ biztosítja a szervezet belső szervezeti hierarchiájának rögzítését és annak adminisztrátori szintű változáskezelését.
(2) Az ISZ biztosítja, hogy
a) egyéni felhasználói és csoportos hozzáférési jogosultságok egyaránt kioszthatóak,
b) egyes funkciókhoz társított felhasználói csoportok létrehozhatóak és
c) egyes felhasználók tetszőleges számú felhasználói csoport tagjai
legyenek.
24. § Az ISZ biztosítja
a) a rendszer konfigurálásakor beállított paraméterek lekérdezését, megjelenítését és módosítását;
b) rendszeres (naponta, hetente, havonta, negyedévente) és ad hoc jelentések készítését az iratforgalom tekintetében.
25. § Az ISZ-nek rendelkeznie kell naprakész telepítési, üzemeltetési és felhasználói kézikönyvvel.
12. Adatmentés, archiválás és naplózás
26. § (1) Az ISZ-nek minden metaadat-változást és -műveletet naplóznia kell.
(2) Az ISZ biztosítja a metaadatok manuális és automatizált, rendszeres, adatbázisszintű biztonsági mentését, archiválását és a metaadatok helyreállítását.
(3) Az ISZ a mentés, az archiválás és a helyreállítás eredményeiről - a sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - automatikus értesítést ad az arra jogosultsággal rendelkező felhasználó részére.
(4) Az ISZ biztosítja az érkeztető nyilvántartás és az iktatókönyvek állományainak (metaadatok, napló állományok és címtárak stb.), valamint a rendszerben tárolt elektronikus iratoknak mentését, archiválását.
(5) Az ISZ biztosítja a naplóállományok nyilvántartásoktól független kezelhetőségét.
27. § (1) Az ISZ eseménynaplót vezet, amelyben rögzíti és tárolja
a) az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok változtatására irányuló műveletek (a továbbiakban: objektum) egyedi azonosítóját;
b) az objektum megnevezését;
c) az adott műveletet kezdeményező, végrehajtó felhasználó nevét, azonosítóját, munkaállomásának azonosítóját;
d) a művelet megnevezését, az eredeti és a megváltozott állapotot;
e) az esemény dátumát és időpontját;
f) a rendszeradminisztrációs paraméterekkel, jogosultságokkal kapcsolatos változtatásra irányuló műveleteket és
g) az ISZ-ben bekövetkezett hibák időpontját és jellemzőit.
(2) Az eseménynapló rögzíti és tárolja az iratokkal, ügyiratokkal, az érkeztető nyilvántartással és az iktatókönyvekkel kapcsolatos összes iratkezelési eseményt, ideértve a lekérdezést, rögzítést, módosítást, átadást érintő műveletet biztosítja ezekről felhasználónkénti jelentés elkészítésének lehetőségét.
(3) Az ISZ az adott eseményt egyértelműen azonosítható módon biztosítja a jogosultsággal rendelkező felhasználó számára az eseménynapló adatainak teljes vagy részleges megtekintését és megjelenítését, nyomtatását, exportálását és ezek tárolását.
(4) Az ISZ biztosítja az eseménynapló bejegyzéseinek más szoftverek által történő automatikus feldolgozhatóságát.
(5) Az ISZ biztosítja az eseménynapló bejegyzéseinek sértetlenségét.
(6) Az ISZ eseménynapló bejegyzéseit időbélyeggel látja el, a keletkezett naplóbejegyzéseket paraméterezhető időszakonként minősített időbélyegzővel hitelesíti oly módon, hogy a bejegyzések észlelhetetlen változása ne következhessen be.
(7) Az ISZ biztosítja az eseménynapló állományaihoz való hozzáférés követhetőségét, a betekintések dokumentálását.
(8) Az ISZ-nek alkalmasnak kell lennie arra, hogy jogosultság függvényében az arra kijelölt munkaállomásokon használhatóak legyenek a mentési, helyreállítási funkciók.
13. Adatkapcsolat informatikai rendszerekkel
28. § Az ISZ az adatok átadása, exportálása során
a) iktatókönyvek esetében az iktatókönyvhöz tartozó összes, a besorolási séma szerinti irattári tétel,
b) irattári tétel esetében az irattári tételszámhoz tartozó összes ügyirat,
c) ügyiratok esetében az ügyirathoz kapcsolt összes irat,
d) az eseménynapló 27. §-ban leírt bejegyzéseit
és az azokhoz tartozó kötelező metaadatok átadását, exportálását biztosítja.
29. § (1) Az ISZ biztosítja, hogy az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok átadására, exportálására a műveletek egyetlen sorozatával kerüljön sor oly módon, hogy közben
a) nem sérül a metaadatok tartalma és struktúrája,
b) az irat, ügyirat valamennyi összetevője egy szerves egységet képezve kerül exportálásra, és
c) az irat, ügyirat és annak metaadatai közötti kapcsolat változatlan tartalommal megőrzésre kerül.
(2) Az ISZ-nek az átadás, exportálás eredményéről, - az adatintegritás biztosításának sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - az ezekhez kapcsolódó információkról, az eseménynapló adatairól - külön jelölve a sikertelen átadással, exportálással érintett iratokat, ügyiratokat - jelentést kell készítenie, biztosítva annak képernyőn történő megjelenítését és nyomtatását.
(3) Vegyes ügyiratok átadása, exportálása során az ISZ biztosítja annak külön jelölését, hogy az iratok, ügyiratok átadása kapcsán megtörtént-e az elektronikus irathoz kapcsolódó papíralapú iratok átadása.
30. § (1) Az ISZ biztosítja az átvétel, importálás során átvett metaadatok ellenőrzését, konzisztenciáját.
(2) Az ISZ-nek az átvétel, importálás eredményéről, - a sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - az ezekhez kapcsolódó információkról, az eseménynapló adatairól - külön jelölve a sikertelen átvétellel, importálással érintett iratokat, ügyiratokat - jelentést kell készítenie, biztosítva annak képernyőn történő megjelenítését és nyomtatását.
31. § (1) Az ISZ biztosítja az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszeréből érkező küldemények és az érkeztetési nyilvántartás adatainak ISZ-be történő automatikus bevezetését.
(2) Az ISZ biztosítja az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bevont szervek számára biztonságos kézbesítési szolgáltatás (a továbbiakban: bksz) igénybevételével a küldemények hivatali tárhelyre történő megküldését, a bksz cím vagy a címzett egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer szerinti azonosító kódja feltüntetésével.
32. § (1) Az ISZ legyen képes a gépi kapcsolódásra és automatizált kommunikációra a Felügyelet által kiadott irányelv szerint.
(2) Az ISZ biztosítja a hivatali tárhelyre érkező küldemények letöltését és - ha a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata ezt lehetővé teszi - automatikus érkeztetését, valamint a letöltött titkosított dokumentumok visszafejtését.
(3) Az ISZ a küldemény fogadásáról és érkeztető számáról visszaigazolást küld a feladó számára.
(4) Az ISZ biztosítja a feltöltött küldeményekhez kapcsolódó nyugták és visszaigazolások automatikus hozzárendelését az irathoz.
(5) Az ISZ biztosítja a hivatali tárhelyről letöltött KR vagy KRX borítékba helyezett állományok a küldemény metaadatok között elhelyezett metaadatainak automatikus beemelését az ISZ-be, illetve elkészíti a KRX borítékot a kiküldendő küldeményekhez.
(6) Az ISZ lehetővé teszi a küldeményeknek a címzett nyilvános kulcsával történő titkosítását, ehhez biztosítja a megfelelő kulcstárból a nyilvános titkosító kulcs letöltését.
33. § Az ISZ képes az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakításának keüsz-szel való együttműködésre a keüsz szolgáltató által kiadott specifikáció szerint.
34. § Az ISZ legyen képes az irat beérkezése és az expediálás során ellenőrizni, a Rendelkezési Nyilvántartás keüsz használatával, a címzett által meghatározott kapcsolattartási módokat.
35. § Az ISZ biztosítja az iratok az ügyfelek központi ügyfélazonosítási nyilvántartás regisztrációhoz kapcsolódó tárhelyére történő megküldését.
36. § (1) Az ISZ az interfészen keresztül az alábbi funkciók elérését biztosítja a köziratok kezeléséért felelős miniszter által a minisztérium honlapján közzétett specifikáció szerint
a) érkeztetés,
b) iktatás,
c) dokumentumtárolás,
d) irat és ügyirat átadása-átvétele,
e) irat szignálása,
f) irat kiadmányozása,
g) irat expediálása.
(2) Az ISZ vele létesített interfészen keresztül biztosítja a szakrendszer kapcsolatát és az ügyfél időszaki értesítése keüsz szolgáltatáshoz az 1. mellékletben szereplő metaadattábla, illetve a köziratok kezeléséért felelős miniszter által a minisztérium honlapján közzétett specifikáció szerint.
14. Műszaki követelmények
37. § Az ISZ képes a hálózati működésre és LDAP vagy azzal egyenértékű szabványokra épülő nagyvállalati címtármegoldások kezelésére.
38. § Az ISZ által támogatott operációs rendszernek széles körűen alkalmazottnak és terméktámogatottnak kell lennie.
39. § Az ISZ támogassa a szabványos dokumentumformátumok, a nyílt forráskódú programok használatát.
III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
40. § Ez a rendelet 2018. március 1-jén lép hatályba.
41. § (1) Az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező és a szerv használatában lévő ISZ a tanúsítvány érvényességi idejének lejáratáig alkalmazható.
(2) 2018. március 1-jét követően csak azon ISZ részére adható ki tanúsítvány, amely az e rendeletben előírt feltételeknek megfelel.
(3) A szerv 2018. március 1-jét követően csak az e rendelet előírásainak megfelelő és érvényes tanúsítvánnyal rendelkező ISZ-t vezethet be.
(4)[1]
42. § A rendelet tervezetének a műszaki szabályokkal és az információs társadalom szolgáltatásaira vonatkozó szabályokkal kapcsolatos információszolgáltatási eljárás megállapításáról szóló, 2015. szeptember 9-i (EU) 2015/1535 európai parlamenti és tanácsi irányelv szerinti bejelentése megtörtént.
43. §[2]
Dr. Pintér Sándor s. k.,
belügyminiszter
1. melléklet a 3/2018. (II. 21.) BM rendelethez
| A | B | C | D | E | |
| Megnevezés | Mező típusa | Mező felépítése, korlátozások | Megjegyzés | Kapcsolódó entitás | |
| I. ÁTVÉTEL METAADATOK | Küldemény vonatkozásában értelmezendő. | ||||
| 1 | Beérkezés időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Elektronikus érkeztetés esetén a dátum és idő adat. Manuális érkeztetés esetén a beérkezés tényleges dátuma. Elektronikus érkeztetés esetén automatikusan töltődik felhasználói beavatkozás nélkül és nem módosítható. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Irat, iratpéldány |
| 2 | Küldemény típusa | Szövegmező | Maximum 35 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás megnevezése | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: papíralapú, elektronikus formában benyújtott, SZEÜSZ szolgáltatás. | Irat, iratpéldány |
| 3 | Beérkezés módja | Szövegmező | Maximum 25 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, pl. elsőbbségi, ajánlott, tértivevény, értékküldemény, csomag, e-mail, futár, kézbesítési szolgáltatás, biztonságos kézbesítési szolgáltatás, űrlapkitöltés vagy e-papír. Kötelezően megjelenítendő az iktatásnál. | Irat, iratpéldány |
| 4 | Küldemény azonosító | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 16 karakter | A könyvelt postai küldemény ragszáma vagy bármely elektronikus csatorna által generált egyedi azonosító. | Irat, iratpéldány |
| 5 | Küldő/feladó természetes személy neve/álneve | Szövegmező | Maximum 150 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | Természetes személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Irat, iratpéldány |
| 6 | Küldő/feladó szervezet neve | Szövegmező | Maximum 100 karakter | Jogi személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Irat, iratpéldány |
| 7 | Küldő/feladó címe/ irányítószáma | Számmező (pozitív egész szám) | Maximum 4 karaktert tartalmaz | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Irat, iratpéldány |
| 8 | Küldő/feladó címe/ ország | Szövegmező | Maximum 100 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Irat, iratpéldány |
| 9 | Küldő/feladó címe/ helység | Szövegmező | Maximum 50 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Irat, iratpéldány |
| 10 | Küldő/feladó címe/ közterület neve | Szövegmező | Maximum 50 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Irat, iratpéldány |
| 11 | Küldő/feladó címe/ közterület jellege | Előre meghatározott listából választható adat, értéke | A központi címregiszterről és címkezelésről szóló 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet] 1. melléklete szerinti értékek | A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete szerinti értékekből választható. | Irat, iratpéldány |
| 12 | Küldő/feladó címe/ házszám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Irat, iratpéldány |
| 13 | Küldő/feladó címe/ épület | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Irat, iratpéldány |
| 14 | Küldő/feladó címe/ lépcsőház | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Irat, iratpéldány |
| 15 | Küldő/feladó címe/ emelet | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Irat, iratpéldány |
| 16 | Küldő/feladó címe/ ajtószám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Irat, iratpéldány |
| 17 | Küldő/feladó címe/ postafiók száma | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Irat, iratpéldány |
| 18 | Küldő/feladó címe/ egyéb | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 20 karakter | Minden egyéb a címzésben megjelenő azonosító szám vagy betűjel. | Irat, iratpéldány |
| 19 | Küldő elektronikus elérhetőségének típusa | Előre meghatározott listából választható, értékei e-mail-cím, biztonságos kézbesítési cím, cégkapu azonosító, ügyfélkapu azonosító | - | Amennyiben a küldemény elektronikus úton érkezett kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és az iktatásnál. | Irat, iratpéldány |
| 20 | Küldő elektronikus elérhetősége | Formátumnak megfelelő | Maximum 100 karakter | Irat, iratpéldány | |
| 21 | Aláírás ellenőrzés eredménye | Logikai mező | Választható értéke: Érvényes/ Nem érvényes | Amennyiben az elektronikus úton érkezett küldemény elektronikus aláírás tartalmaz kötelezően megjelenítendő az iktatásnál. | Irat, iratpéldány |
| 22 | Címzett szervezet/ természetes személy neve | Logikai mező | Maximum 150 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | Jogi személy/természetes személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Irat |
| 23 | Címzett címe | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Felépítése a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény végrehajtásáról szóló 146/1993. (X. 26.) Korm. rendelet 15. § (5)-(6) bekezdése vagy a cégbejegyzési eljárás és a cégnyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 21/2006. (V. 18.) IM rendelet 1. számú mellékletében meghatározott formanyomtatvány adattartalma szerinti vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Irat |
| II. BONTÁS METAADATOK | Irat, iratpéldány vonatkozásában értelmezendő. | ||||
| 24 | Bontás időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | A bontás időpontja megegyezhet az érkeztetés időpontjával. | Irat, iratpéldány |
| 25 | Küldemény bontója | Szövegmező | Maximum 50 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által rögzített adat | A szerv által karbantartott címtárból választható természetes személyre vagy szervezeti egységre vonatkozó adat vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által rögzített adat. | Irat, iratpéldány |
| 26 | Bontási megjegyzés | Szövegmező | Maximum 200 karakter | A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. | Irat, iratpéldány |
| 27 | Küldemény elemeinek száma | Számmező (pozitív egész szám) | Maximum 3 karakter | Küldemény elkülöníthető elemeinek száma. | Irat, iratpéldány |
| 28 | Elemek típusa | Szövegmező | Maximum 20 karakter | A küldemény elemeinek adathordozóját leíró mező. Iktatásnál kötelezően megjelenítendő. | Irat, iratpéldány |
| 29 | Sérült küldemény | Logikai mező | Választható értéke: Igen/Nem | Irat, iratpéldány | |
| 30 | Iktatást nem igényel | Logikai mező | Választható értéke: Igen/Nem | A Korm. rendelet 47. §-a szerint. | Irat |
| III. ÉRKEZTETÉS METAADATOK | |||||
| 31 | Érkeztetési azonosító | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 30 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító vagy SZEÜSZ szolgáltatás esetén a szolgáltatás által alkalmazott azonosító. Kötelezően megjelenítendő az iktatásnál. | Irat, iratpéldány |
| 32 | Téves címzés | Logikai mező | Választható értéke: Igen/Nem | A Korm. rendelet 26. § (1) bekezdése szerint. | Irat, iratpéldány |
| 33 | Hivatkozási szám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter vagy SZEÜSZ szolgáltatás esetén a szolgáltatás által alkalmazott azonosító | A küldő által jelzett iktatószám. Amennyiben az érkeztetésnél kitöltésre kerül, kötelezően megjelenítendő az iktatásnál. | Irat |
| 34 | Érkeztető | Szövegmező | Maximum 50 karakter | Automatizmus által rögzített adat. | Irat, iratpéldány |
| IV. IKTATÁS METAADATAI | Ügyirat, irat és iratpéldány tekintetében is értelmezhető. | ||||
| 35 | Iktatószám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az irat egyedi azonosítója. | Ügyirat, irat, iratpéldány |
| 36 | Iktatás időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az irat iktatásának időpontja. | Irat |
| 37 | Iktató | Szövegmező | Maximum 50 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | Automatizmus által rögzített adat. | Irat |
| 38 | Irat iránya | Szövegmező | Maximum 20 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: Kimenő, Bejövő, Helyben. | Irat |
| 39 | Irat mellékletei | Szövegmező | Maximum 200 karakter | Szöveges leírás a mellékletről, pl. megnevezés, típus, megjelenési forma (adathordozó). | Irat |
| 40 | Mellékletek száma | Számmező (pozitív egész szám) | Maximum 3 karakter | Egy adott irat elemhez tartozó mellékletek száma. | Irat |
| 41 | Ügyintéző személy és szervezeti egység | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az irat intézésére és a döntés előkészítésére kijelölt, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek). Ügyirat (és iratpéldány) tekintetében értelmezhető. | Ügyirat, irat |
| 42 | Ügyirat tárgya | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 500 karakter | Az ügyirat tartalmáról rövid, tömör szöveges leírás. Ügyirat tekintetében értelmezhető. | Ügyirat |
| 43 | Irat tárgya | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 500 karakter | Az irat tartalmáról rövid, tömör szöveges leírás. | Irat |
| 44 | Tárgyszavak | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | Az alkalmazható tárgyszavak értékeit a szerv határozza meg feladatainak, működési sajátosságainak megfelelően. Egy irathoz tetszőleges számú előre rögzített tárgyszó adható hozzá. | Ügyirat, irat |
| 45 | Előirat iktatószáma/ számai | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az ügyirat egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő előirat. | Ügyirat |
| 46 | Utóirat iktatószáma/ számai | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az ügyirat egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő utóirat. | Ügyirat |
| 47 | Csatolt ügyirat | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | A Korm. rendelet 2. § 5. pontjában meghatározott eljárás szerint keletkezett irat. | Ügyirat |
| 48 | Szignáló | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából automatikusan töltődő, az irat szignálási feladatait ellátó, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy. | Ügyirat, irat |
| 49 | Szignálás időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az ISZ által automatikusan kitöltött mező. | Irat |
| 50 | Szignáló utasítása | Szövegmező | Maximum 200 karakter | Szabad szöveges szakmai utasítás. | Irat |
| 51 | Kezelési utasítások | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 30 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei a Korm. rendelet 67. § (1) bekezdése alapján: "Saját kezű felbontásra!", "Más szervnek nem adható át!", "Nem másolható!", "Kivonat nem készíthető!", "Elolvasás után visszaküldendő!", "Zárt borítékban tárolandó!". | Irat/Iratpéldány |
| 52 | Kezelési feljegyzések | Szövegmező | Maximum 200 karakter | A kezelési utasítások elemein kívüli szabad szöveges ügyviteli utasítás, pl. digitalizálandó... | Irat/Iratpéldány |
| 53 | Ügyirat ügyintézési határideje | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Ügyiratonként rögzítendő adat. | Ügyirat |
| 54 | Irat ügyintézési határideje | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Iratonként rögzítendő adat. Az irat határideje nem lehet későbbi, mint az ügyirat határideje. | Irat |
| 55 | Határidőbe tétel időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az eljárási határidő kezdő időpontja. | Ügyirat |
| 56 | Határidőbe tétel lejárata | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az eljárási határidő jogszabály szerinti lejáratának időpontja. | Ügyirat |
| 57 | Határidőből kivétel időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | A határidőbe tétel tényleges megszüntetése. | Ügyirat |
| 58 | Ügyintézés módja | Szövegmező | Maximum 30 karakter | A szükséges intézkedés jelölése, értékkészlete szervenként alakítható ki. | Ügyirat/Irat |
| 59 | Ügyirat elintézési időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | - | Ügyirat |
| 60 | Irat elintézési időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az irat elintézési időpontja nem lehet későbbi, mint az ügyirat elintézési időpontja. | Irat |
| 61 | Ügyirat lezárási időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | A Korm. rendelet 64. § (5) bekezdése alapján ezen időpontot követő év első napjától kell számolni az őrzési időt. | Ügyirat |
| 62 | Irattári tételszám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat. | Ügyirat |
| V. KIADMÁNYOZÁS METAADATAI | Irat, iratpéldány tekintetében értelmezhető. | ||||
| 63 | Kiadmányozó neve, szervezeti egysége | Szövegmező | Maximum 150 karakter | Az irat kiadmányozását elvégző, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy. A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az irat kiadmányozási feladatait ellátó, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek). Elektronikus aláírás esetén automatikusan töltődik. | Irat |
| 64 | Kiadmányozás időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Elektronikus aláírás esetén automatikusan töltődik. | Irat |
| 65 | Egyéb aláíró neve, szervezeti egysége | Szövegmező | Maximum 150 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, egyéb aláírási feladatokat ellátó, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek). Elektronikus aláírás esetén automatikusan töltődik. | Irat |
| 66 | Egyéb aláírás dátuma | Dátummező | éééé.hh.nn.óó.pp. | Elektronikus aláírás esetén automatikusan töltődik. | Irat |
| VI. EXPEDIÁLÁS METAADATAI | Irat, iratpéldány tekintetében értelmezhető. | ||||
| 67 | Expediált iratpéldányok száma | Számmező (pozitív egész szám) | Maximum 3 karakter | Az ISZ által automatikusan kitöltött mező. | Iratpéldány |
| 68 | Expediálás időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 69 | Expediálás módja | Szövegmező | Maximum 25 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | Az expediálás időpontja, kimenő iratok esetében. A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: posta, futár, személyes kézbesítés, e-mail/fax, biztonságos kézbesítési szolgáltatás, Posta SZEÜSZ. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 70 | Expediáló | Szövegmező | Maximum 50 karakter | Az expediáló neve, kimenő iratok esetében. A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az expediálási feladatokat ellátó, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek). A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 71 | Küldemény azonosító | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 16 karakter | A könyvelt postai küldemény ragszáma vagy bármely egyedi azonosító. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 72 | Címzett természetes személy neve/álneve | Szövegmező | Maximum 150 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | Természetes személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 73 | Címzett szervezet neve | Szövegmező | Maximum 150 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | Jogi személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 74 | Címzett címe/ országkód | Szövegmező | Maximum 3 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 75 | Címzett címe/ irányítószám | Számmező (pozitív egész szám) | Maximum 4 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 76 | Címzett címe/helység | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 77 | Címzett címe/ közterület neve | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 78 | Címzett címe/ közterület jellege | Előre meghatározott listából választható adat, értéke | A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete szerinti értékek | A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete szerinti értékekből választható. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 79 | Címzett címe/házszám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 80 | Címzett címe/épület | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 81 | Címzett címe/ lépcsőház | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 82 | Címzett címe/emelet | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 83 | Címzett címe/ajtószám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 84 | Címzett címe/postafiók száma | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 85 | Címzett címe/egyéb | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 20 karakter | Minden egyéb a címzésben megjelenő azonosító szám vagy betűjel. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 86 | Címzett elektronikus elérhetőségének típusa | Előre meghatározott listából választható, értékei e-mail-cím, biztonságos kézbesítési cím, cégkapu azonosító, ügyfélkapu azonosító. | Maximum 100 karakter | Amennyiben a küldemény expediálása elektronikus úton történik kötelezően megjelenítendő. A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány |
| 87 | Címzett elektronikus elérhetősége | Formátumnak megfelelő | A metaadat több példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó. | Irat/Iratpéldány | |
| VII. IRATTÁRI KEZELÉS METAADATAI | |||||
| 88 | Átmeneti irattár megnevezése | Szövegmező | Maximum 100 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, a feladat ellátásában illetékes szervezeti egység. | Ügyirat |
| 89 | Átmeneti irattári átvevő | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából automatikusan töltődő, az átmeneti irattár kezelésére jogosult természetes személy. | Ügyirat |
| 90 | Átmeneti irattárba adás dátuma | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Ügyirat | |
| 91 | Központi irattár megnevezése | Szövegmező | Maximum 100 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, a feladat ellátásában illetékes szervezeti egység. | Ügyirat |
| 92 | Központi irattári átvevő | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából automatikusan töltődő, a központi irattár kezelésére jogosult természetes személy. | Ügyirat |
| 93 | Központi irattárba adás dátuma | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Ügyirat | |
| 94 | Központi irattári átvétel időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Ügyirat | |
| 95 | Kölcsönzés időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | A Korm. rendelet 63. §-a szerint. Az ISZ képes az egy ügyiratra vonatkozó többszöri esemény rögzítésére. | Ügyirat |
| 96 | Kölcsönző | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, kölcsönzésre jogosult természetes személy. Az ISZ képes az egy ügyiratra vonatkozó többszöri esemény rögzítésére. | Ügyirat |
| 97 | Kölcsönzést engedélyező | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, kölcsönzést engedélyező természetes személy. | Ügyirat |
| 98 | Kölcsönzési határidő | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | A kikölcsönzött irat/ügyirat visszaadásának határideje. Az ISZ képes az egy ügyiratra vonatkozó többszöri esemény rögzítésére. | Ügyirat |
| 99 | Visszavétel időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | A kikölcsönzött irat/ügyirat visszavételének ideje. Az ISZ képes az egy ügyiratra vonatkozó többszöri esemény rögzítésére. | Ügyirat |
| 100 | Visszavevő | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, visszavételre jogosult természetes személy. Az ISZ képes az egy ügyiratra vonatkozó többszöri esemény rögzítésére. | Ügyirat |
| VIII. SELEJTEZÉS, LEVÉLTÁRBA ADÁS METAADATAI | |||||
| 101 | Selejtezhetőség dátuma | Dátummező (év) | éééé | Ügyirat | |
| 102 | Levéltárba adhatóság dátuma | Dátummező (év) | éééé | Ügyirat | |
| 103 | Tényleges megőrzési időegység | Szövegmező | Választható értékei: év, hónap, nap | Felülvizsgált egyedi érték. A megállapított őrzési időegység. | Ügyirat |
| 104 | Tényleges megőrzési idő érték | Számmező (pozitív egész szám) | Maximum 3 karakter | Felülvizsgált egyedi érték. A megállapított őrzési egységek száma (egész számban megadva). | Ügyirat |
| 105 | Tényleges megőrzési mód | Szövegmező | Lehetséges értékei: "Határidő nélkül megőrzendő", "Lejárati idő végén felülvizsgálandó", "Levéltárba adandó", "Selejtezendő" | Felülvizsgált egyedi érték. A megőrzési idő lejárta utáni teendő leírása, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési mód értékét | Ügyirat |
| 106 | Selejtezés időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Ügyirat | |
| 107 | Selejtezési bizottság tagjai | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, selejtezésre jogosult természetes személyek. | Ügyirat |
| 108 | Levéltárba adás időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Ügyirat | |
| 109 | Levéltárnak átadó | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, levéltárba adásra jogosult természetes személy. | Ügyirat |
| IX. ÉRKEZTETŐ KÖNYVEK METAADATAI | |||||
| 110 | Érkeztető könyv megnevezése | Szövegmező | Maximum 100 karakter | Az érkeztető könyvhöz kötődő, a szerv iratkezelési szabályzata alapján meghatározott szöveges megnevezés. | Érkeztető könyv |
| 111 | Érkeztető könyv azonosítója | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító. | Érkeztető könyv |
| 112 | Érkeztető könyv nyitásának időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az adott érkeztető könyv elektronikus érkeztető nyilvántartásban történő létrehozásának, megnyitásának időpontja. | Érkeztető könyv |
| 113 | Érkeztető könyv lezárásának időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az adott érkeztető könyv elektronikus érkeztető nyilvántartásban történő lezárásának időpontja. | Érkeztető könyv |
| 114 | Érkeztető könyv státusza | Logikai mező | Választható értéke: nyitott/ lezárt | Az érkeztető könyv státusza, az érkeztető könyv nyitási és lezárási dátuma alapján automatikusan rögzített adat. | Érkeztető könyv |
| X. IKTATÓKÖNYV METAADATAI | |||||
| 115 | Iktatókönyv azonosítója | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító. | Iktatókönyv |
| 116 | Iktatókönyv megnevezése | Szövegmező | Maximum 100 karakter | Az iktatókönyvhöz kötődő, a szerv iratkezelési szabályzata alapján meghatározott szöveges megnevezés. | Iktatókönyv |
| 117 | Iktatókönyv státusza | Logikai mező | Választható értéke: nyitott/ lezárt | Az iktató könyv státusza, az iktatókönyv nyitási és lezárási dátuma alapján automatikusan rögzített adat. | Iktatókönyv |
| 118 | Iktatókönyv nyitásának időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az adott iktatókönyv elektronikus iktatókönyvben történő létrehozásának, megnyitásának időpontja. | Iktatókönyv |
| 119 | Iktatókönyv lezárásának időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az adott iktatókönyv elektronikus iktatókönyvben történő lezárásának időpontja. | Iktatókönyv |
| 120 | Iktatóhely egyedi azonosítója | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 100 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító. | Iktatókönyv |
| XI. KÉZBESÍTÉSI NYUGTA ADATOK | |||||
| 121 | Tértivevény, visszaigazolás visszaérkezett | Dátummező (év, hónap, nap) | éééé.hh.nn. | Irat/Iratpéldány | |
| 122 | Első kézbesítés megkísérlése | Dátummező (év, hónap, nap) | éééé.hh.nn. | Irat/Iratpéldány | |
| 123 | Második kézbesítés megkísérlése | Dátummező (év, hónap, nap) | éééé.hh.nn. | Irat/Iratpéldány | |
| 124 | Kézbesítés/ visszaküldés | Dátummező (év, hónap, nap) | éééé.hh.nn. | Új mező. | Irat/Iratpéldány |
| 125 | Kézbesítés | Választható mező | Választható mező (lehet gyári, nem kell a szerv által karbantartottnak lennie, hiszen a postai vevény szerint kell elkészíteni). Értékei: sikertelen, sikeres, kézbesítési fikció | Irat/Iratpéldány | |
| 126 | Vevény státusz | Választható mező | Választható mező (lehet gyári, nem kell a szerv által karbantartottnak lennie, hiszen a postai vevény szerint kell elkészíteni). Értékei a vonatkozó postai szabályok szerint, minimum: - Átvétel megtagadva - Bejelentve: meghalt, megszűnt - Címzett nem azonosítható - Címzett ismeretlen - Címzettnek kézbesítve - Elköltözött - Feladó visszakérte - Helyettes átvevőnek kézbesítve - Kézbesítés akadályozott - Közvetett kézbesítőnek kézbesítve - Meghatalmazottnak kézbesítve - Nem kereste - Nincs megadva - Sérült, nem továbbított - Szabálytalan | Irat/Iratpéldány | |
| 127 | Csatolmány (vevény képe) | Fájl | Csatolt fájl (szkennelés vagy postai e-térti szolgáltatás esetén vagy maga az igazolás vagy annak elektronikus képe, lehetőség szerint hiteles másolatban az ahhoz szükséges metaadatokkal) | Irat/Iratpéldány |
| XII. IRATTÁRI TERVRE VONATKOZÓ METAADATOK | |||||
| 128 | Irattári terv | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 100 karakter A szerv elsődleges besorolási sémája | Irattári terv | |
| 129 | Érvényességi idő kezdete | Dátummező (év, hónap, nap) | éééé.hh.nn. | Az irattári terv érvényességi idejének kezdete. Amennyiben az irattári terv egyes tételei megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező irattári tervet alkossanak. | Irattári terv |
| 130 | Érvényességi idő vége | Dátummező (év, hónap, nap) | éééé.hh.nn. | Az irattári terv érvényességi idejének vége. Amennyiben az irattári terv egyes tételei megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező irattári tervet alkossanak. | Irattári terv |
| 131 | Irattári tételszám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 30 karakter A szerv elsődleges besorolási sémája szerinti azonosítók | Irattári tétel | |
| 132 | Irattári tételszám megnevezése | Szövegmező | Maximum 300 karakter | Irattári tétel | |
| 133 | Alapértelmezett megőrzési mód | Szövegmező | Lehetséges értékei: "Határidő nélkül megőrzendő", "Lejárati idő végén felülvizsgálandó", "Levéltárba adandó", "Selejtezendő" | A megőrzési idő lejárta utáni alapértelmezetten elvégzendő teendő leírása. | Ügyirat |
| 134 | Alapértelmezett megőrzési időegység | Szövegmező | Lehetséges értékei: "Nap", "Hét", "Hónap", "Év" | Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő jellege. | Ügyirat |
| 135 | Alapértelmezett megőrzési idő érték | Számmező (pozitív egész szám) | Maximum 3 karakter | Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő értéke. | Ügyirat |
| XIII. NAPLÓZÁSRA VONATKOZÓ METAADATOK | |||||
| 136 | Műveletet végrehajtó felhasználó azonosítója | Szövegmező | Maximum 30 karakter | Eseménynapló | |
| 137 | Érintett metaadat | Szövegmező | Maximum 30 karakter | A változtatott adatbázis mező felületen megjelenő elnevezése. | Eseménynapló |
| 138 | Művelet végrehajtásának időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Eseménynapló | |
| 139 | Végrehajtott művelet | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 35 karakter | Az ISZ-szel végrehajtott művelet, alapértékei: módosítás, törlés, hozzáférés. | Eseménynapló |
| 140 | Korábbi érték | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 500 karakter | Az adat változtatás előtti értéke. | Eseménynapló |
| 141 | Új érték | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 500 karakter | Az adat változtatását követő értéke. | Eseménynapló |
| XIV. IRATPÉLDÁNY METAADATOK | |||||
| 142 | Iratpéldány sorszáma | Számmező (pozitív egész szám) | Maximum 3 karakter | Iratpéldány egyedi azonosítója. | Iratpéldány |
| 143 | Iratpéldányt létrehozó | Szövegmező | Maximum 50 karakter | Az ISZ által automatikusan kitöltött mező. | Iratpéldány |
| 144 | Iratpéldány létrehozásának dátuma | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az ISZ által automatikusan kitöltött mező. | Iratpéldány |
| 145 | Iratpéldány típusa | Szövegmező | Maximum 30 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: papír vagy elektronikus. | Iratpéldány |
| XV. ÜGYIRAT METAADATOK | |||||
| 146 | Ügyirat típusa | Szövegmező | Maximum 25 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából automatikusan töltődő, alapértékei: papíralapú, elektronikus formátumú, vegyes ügyirat. | Ügyirat |
| 147 | Ügyirat állapota | Szövegmező | Maximum 30 karakter | Automatikusan töltődik, alapértékei: nyitott, lezárt, törölve, határidőben, átmeneti irattárban, központi irattárban, selejtezve, levéltárban. | Ügyirat |
| 148 | Ügy típusa | Szövegmező | Maximum 25 karakter | A szerv által használt ügytípus azonosítója. | Ügyirat |
| 149 | Ügykezelő rendszer azonosító | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | Ügykezelő rendszer | |
| 150 | Hozzáférési korlátozások | Szövegmező | Maximum 50 karakter | Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás. | Ügyirat |
| 151 | Felhasználási korlátozások | Szövegmező | Maximum 50 karakter | Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás. | Ügyirat |
| XVI. MIGRÁLANDÓ METAADATOK | |||||
| 1 | Megnevezés | Mező típusa | Mező felépítése, korlátozások | Megjegyzés | Kapcsolódó entitás |
| 2 | Beérkezés időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Elektronikus érkeztetés esetén a dátum és idő adat. Manuális érkeztetés esetén a beérkezés tényleges dátuma. Elektronikus érkeztetés esetén automatikusan töltődik felhasználói beavatkozás nélkül, és nem módosítható. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Küldemény |
| 3 | Beérkezés módja | Szövegmező | Maximum 25 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, pl. elsőbbségi, ajánlott, tértivevény, értékküldemény, csomag, e-mail, futár, kézbesítési szolgáltatás, biztonságos kézbesítési szolgáltatás, űrlapkitöltés vagy e-papír. Kötelezően megjelenítendő az iktatásnál. | Küldemény |
| 4 | Küldő/feladó természetes személy neve/álneve | Szövegmező | Maximum 150 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | Természetes személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Küldemény |
| 5 | Küldő/feladó szervezet neve | Szövegmező | Maximum 100 karakter | Jogi személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Küldemény |
| 6 | Küldő/feladó címe/ ország | Szövegmező | Maximum 100 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. | Küldemény |
| 7 | Küldő/feladó címe/ város | Szövegmező | Maximum 50 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Küldemény |
| 8 | Küldő/feladó címe/ közterület neve | Szövegmező | Maximum 50 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Küldemény |
| 9 | Küldő/feladó címe/ közterület jellege | Előre meghatározott listából választható adat, értéke | A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete szerinti értékek | A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete szerinti értékekből választható. | Küldemény |
| 10 | Küldő/feladó címe/ házszám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Küldemény |
| 11 | Küldő/feladó címe/ egyéb | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 20 karakter | Minden egyéb a címzésben megjelenő azonosító szám vagy betűjel. | Küldemény |
| 12 | Küldő elektronikus elérhetőségének típusa | Előre meghatározott listából választható, értékei e-mail-cím, biztonságos kézbesítési cím, cégkapu azonosító, ügyfélkapu azonosító. | - | Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és az iktatásnál. | Küldemény |
| 13 | Küldő elektronikus elérhetősége | Formátumnak megfelelő | Maximum 100 karakter | Küldemény |
| 14 | Mellékletek száma | Számmező (pozitív egész szám) | Maximum 3 karakter | Egy adott küldemény elemhez tartozó mellékletek száma. | Nyilvántartott irat |
| 15 | Iktatószám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az irat egyedi azonosítója. | Nyilvántartott irat |
| Iktatás időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az irat iktatásának időpontja. | Nyilvántartott irat | |
| 16 | Iktatókönyv azonosítója | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító. | Iktatókönyv |
| 17 | Iktatókönyv megnevezése | Szövegmező | Maximum 100 karakter | Az iktatókönyvhöz kötődő, a szerv iratkezelési szabályzata alapján meghatározott szöveges megnevezés. | Iktatókönyv |
| Küldés időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány | ||
| 18 | Címzett természetes személy neve/álneve | Szövegmező | Maximum 150 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | Természetes személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány |
| 19 | Címzett szervezet neve | Szövegmező | Maximum 150 karakter vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat | Jogi személy. A szerv által karbantartott címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány |
| 20 | Címzett címe/ország | Szövegmező | Maximum 100 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány |
| 21 | Címzett címe/város | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány |
| 22 | Címzett címe/ közterület neve | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány |
| 23 | Címzett címe/ közterület jellege | Előre meghatározott listából választható adat, értéke | A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete szerinti értékek | A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete szerinti értékekből választható. | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány |
| 24 | Címzett címe/házszám | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 10 karakter | A szerv által karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány |
| 25 | Címzett címe/egyéb | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 20 karakter | Minden egyéb a címzésben megjelenő azonosító szám vagy betűjel. | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány |
| 26 | Címzett elektronikus elérhetőségének típusa | Előre meghatározott listából választható, értékei e-mail-cím, biztonságos kézbesítési cím, cégkapu azonosító, ügyfélkapu azonosító. | Maximum 100 karakter | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány | |
| 27 | Címzett elektronikus elérhetősége | Formátumnak megfelelő | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány | ||
| 28 | Ügyintéző személy és szervezeti egység | Szövegmező | Maximum 50 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, az irat intézésére és a döntés előkészítésére kijelölt, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek). Ügyirat (és iratpéldány) tekintetében értelmezhető. | Nyilvántartott irat |
| 29 | Ügyirat tárgya | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 500 karakter | Az ügyirat tartalmáról rövid, tömör szöveges leírás. Ügyirat tekintetében értelmezhető. | Ügyirat |
| Előirat iktatószáma/ számai | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az ügyirat egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő előirat. | Nyilvántartott irat | |
| 30 | Utóirat iktatószáma/ számai | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az ügyirat egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő utóirat. | Nyilvántartott irat |
| 31 | Kezelési utasítások | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 30 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei a Korm. rendelet 67. § (1) bekezdése alapján: "Saját kezű felbontásra!", "Más szervnek nem adható át!", "Nem másolható!", "Kivonat nem készíthető!", "Elolvasás után visszaküldendő!", "Zárt borítékban tárolandó!". | Nyilvántartott irat/ Iratpéldány |
| Irat iránya | Szövegmező | Maximum 20 karakter | A szerv által karbantartott és bővíthető listából választható, alapértékei: Kimenő, Bejövő, Helyben. | Nyilvántartott irat | |
| 32 | Irat tárgya | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 500 karakter | Az irat tartalmáról rövid, tömör szöveges leírás. | Nyilvántartott irat |
| 33 | Központi irattári átvétel időpontja | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Ügyirat | |
| Tárgyszavak | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | Az alkalmazható tárgyszavak értékeit a szerv határozza meg feladatainak, működési sajátosságainak megfelelően. Egy irathoz tetszőleges számú előre rögzített tárgyszó adható hozzá. | Nyilvántartott irat | |
| 34 | Határidőbe tétel lejárata | Dátummező (év, hónap, nap, óra, perc) | éééé.hh.nn.óó.pp. | Az eljárási határidő jogszabály szerinti lejáratának időpontja. | Ügyirat |
| 35 | Csatolt ügyirat | Betűt és számot egyaránt tartalmazó mező | Maximum 50 karakter | A Korm. rendelet 2. § 5. pontjában meghatározott eljárás szerint keletkezett irat. | Ügyirat |
| 36 | Irattári tételszám | Maximum 30 karakter | A szerv elsődleges besorolási sémája szerinti azonosítók. | Irattári tétel | |
| 37 | Irattári tételszám megnevezése | Szövegmező | Maximum 300 karakter | Irattári tétel | |
| 38 | Selejtezhetőség dátuma | Dátummező (év) | éééé | Ügyirat | |
| 39 | Levéltárba adhatóság dátuma | Dátummező (év) | éééé | Ügyirat |
2. melléklet a 3/2018. (II. 21.) BM rendelethez
A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek használható kialakítására vonatkozó követelmények
| A | B | C | |
| 1. | Követelmény megnevezése | Megfelelőség | Pontszámok |
| 2. | Integrált hálózati bejelentkezés | Az ISZ lehetővé teszi, hogy a felhasználók - beállítástól függően - minimum LDAP protokoll használatával integrált hálózati bejelentkezéssel be tudjanak lépni az ISZ-be. | 3 |
| 3. | Automatikus értesítések iratkezeléssel kapcsolatos feladatokról | Az ISZ adjon lehetőséget arra, hogy felhasználók értesítést kapjanak arról, ha részükre iratkezeléssel kapcsolatos feladat (átvétel, szignálás, iktatás, kiadmányozás) érkezett. Az értesítés formája lehet ISZ-en belül egy feladat megjelenítése, rendszerüzenet vagy akár e-mail. | 2 |
| 4. | Beérkező dokumentum megjelenítése | Az ISZ-ben integrált módon megjelenik a beérkező dokumentum képe. | 2 |
| 5. | Szignálási folyamat támogatása | Felhasználó által karbantartott sablon szöveg használatával a szignálás támogatása az ISZ-ben. | 1 |
| 6. | Elektronikus dokumentum átadása (aláírásra) | Az ISZ lehetővé teszi a dokumentum többes aláírását szervezeti egységek közötti átadással. | 2 |
| 7. | Elektronikus dokumentum csoportos átadása (aláírásra) | Az ISZ lehetővé teszi a dokumentumok többes aláírását szervezeti egységek közötti csoportos átadással. | 3 |
| 8. | Előszignálás | Az ISZ támogatja a jogosultsággal rendelkező felhasználó számára a beérkező dokumentum előszignálását vezetője részére. | 2 |
| 9. | Előjóváhagyás | Az ISZ támogatja a jogosultsággal rendelkező felhasználó számára a munkapéldányok kiadmányozás előtti előjóváhagyását. | 2 |
| 10. | Szignált dokumentumok szűrési lehetőségei | Az ISZ lehetővé teszi a jogosultsággal rendelkező felhasználó számára a lejárt határidős feladatok listázását. | 1 |
| 11. | Visszavonás | Felterjesztett, átadott (aláírásra) dokumentum visszavonási lehetősége az ISZ-ben. | 2 |
| 12. | Munkapéldány többszintű visszautasítása | Az ISZ biztosítja a munkapéldány visszautasítását az ügyintéző részére a jóváhagyási folyamat bármelyik szintjén. | 1 |
| 13. | Felterjesztés | Az ISZ biztosítja a munkapéldányok kezelését és felterjesztését (jóváhagyásra, kiadmányozásra). | 1 |
| 14. | Expediálási adatok megadása | A dokumentum expediálási adatai előzetesen ügyintézők által megadhatóak. | 3 |
| 15. | Kiadmányozott dokumentum automatikus expediálása | Az ISZ biztosítja, hogy előzetesen megadott expediálási adatok esetén a dokumentum kiadmányozásakor az expediálás automatikusan megtörténik. | 3 |
| 16. | Reszponzív megjelenítés | Többféle megjelenítési nézet (összezárt nézet, egyszerű nézet, teljes nézet). | 2 |
| 17. | Keresés | Egy mezős általános dokumentumkereső (szám, szó, töredék szám/szó) alkalmazáson belül. | 2 |
| 18. | Helyettesítés | Az ISZ támogatja a távollévő felhasználó helyettesítését, jogosultságnak megfelelően. | 1 |
| 19. | Dokumentumok csoportos kiadmányozása | Az ISZ támogatja meghatározott dokumentumok csoportos kiadmányozását. | 3 |
| 20. | Automatikus értesítések selejtezhető és levéltárba adható iratokról | Az ISZ minden év első napjával értesíti az arra jogosult felhasználókat a selejtezhető vagy levéltárba átadható iratokról. Az értesítés formája lehet ISZ-en belül egy feladat megjelenítése, rendszerüzenet vagy akár e-mail. | 2 |
| 21. | Bejövő tömeges iktatás támogatása | Az ISZ képes támogatni azt, hogy a felhasználók tömegesen tudjanak bejövő iratot iktatni. Megvalósíthatja úgy is az ISZ, hogy egy táblázatos formában importálja a metaadatokat vagy akár valamilyen felületről elérhető funkcióval. | 3 |
| 22. | Kimenő tömeges iktatás támogatása | Az ISZ képes támogatni azt, hogy a felhasználók tömegesen tudjanak iktatni kimenő iratot. Ezt megvalósíthatja úgy is az ISZ, hogy egy táblázatos formában importálja a metaadatokat, de úgy is, hogy az iratkezelő állítja elő azt a táblázatot valamilyen módon, amelyből a felhasználók körlevél funkcióval elő tudják állítani a leveleket (ne jelentsen megkötést a felhasználó irodai munkakörnyezetében). A lényeg, hogy ne kelljen esetenként akár több száz levelet egyesével megírni szövegszerkesztőben, és utána egyesével beírni az iktatáshoz szükséges metaadatokat az ISZ-be. | 3 |
| 23. | Iratok sablonok alapján történő előállításának támogatása | Az ISZ lehetővé teszi iratok sablon alapján történő előállítását, amelybe az iktatószámokat valamint a fontosabb metaadatokat az ISZ automatikusan képes rögzíteni. Ez megvalósítható úgy is, hogy a felhasználó egy szövegszerkesztőbe írja az adatokat, és abból olvassa be az ISZ, vagy az ISZ-be írja a metaadatokat, és az ISZ generálja a sablont. A lényeg, hogy egy metaadatot egy helyre kelljen beírnia felhasználónak vagy a szövegszerkesztőbe, vagy az ISZ-be. | 1 |
| 24. | Űrlapok iktatásának támogatása | Az ISZ rendelkezik olyan funkcionalitással, amely XML struktúrában tárolt metaadatokat tartalmazó űrlapok (pl. ÁNYK) metaadatait adminisztrátor felhasználó az ISZ felületén meg tudja feleltetni az ISZ-ben tárolt metaadatoknak, ezzel automatikus érkeztetési, szignálási és iktatási szabályokat beállítva az ISZ-ben. | 2 |
| 25. | Kettős iktatás elkerülésének támogatása | Az ISZ figyelmezteti a felhasználókat arra, ha valamilyen egyedi azonosító bevitele alapján megállapítható, hogy az adott irat már iktatásra került. Ilyen egyedi azonosító lehet például papíralapú irat esetén a hivatkozási szám, elektronikus irat esetén bármely tárolt egyedi azonosító. | 1 |
| 26. | Opcionális metaadatok kezelése | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy rendszeradminisztrátor felhasználó az ISZ felületéről további metaadatokat tudjon a rendszerhez hozzáadni (testreszabással, programozás nélkül). Megadható az egyedi metaadatok formátuma és az, hogy kitöltésük a felhasználók számára kötelező vagy opcionális. | 2 |
| 27. | Adatbevitel támogatása I. | Az ISZ adjon lehetőséget a felhasználóknak arra, hogy szótárkészletből kiválasztható mezőket automatikus kiegészítés funkcióval lehessen gyorsan kitölteni valamint a legördülő listából választható elemek kezdőbetűik megadásával gyorsan kiválaszthatók legyenek. | 1 |
| 28. | Adatbevitel támogatása II. | Az ISZ tartós alapértelmezett értékek felkínálásával képes támogatni az adatbevitelt. Alapértelmezés lehet: - felhasználó által beállítható alapértelmezett érték; = rögzített alapértelmezett érték; = az előző elem értékével egyező érték; - a környezetből kinyerhető érték, pl. mai dátum, állományhivatkozás, felhasználó azonosítója. | 2 |
| 29. | Keresés, kinyerés és megjelenítés I. | Az ISZ lehetőséget ad a felhasználóknak arra, hogy a találati listát bármely oszlop szerint sorba rendezhessék. | |
| 30. | Keresés, kinyerés és megjelenítés II. | Az ISZ lehetőséget ad a felhasználóknak arra, hogy az egyes találati listák oszlopainak sorrendjét, megjelenítését/ elrejtését testre szabhassák. | |
| 31. | E-mailek automatizált feldolgozása I. | E-mailek érkeztetése és iktatása során követelmény, hogy az e-mail tárgyát, valamint ha a beküldő szerepel a partnertörzsben, akkor a beküldőjét felajánlja az ISZ a megfelelő metaadatmezőben automatikusan (ne jelentsen megkötést a felhasználó irodai munkakörnyezetében). | |
| 32. | E-mailek automatizált feldolgozása II. | Ha az e-mail szövegében e-mail-címek találhatók, akkor azt is lehetséges beküldőként felajánlja az ISZ, ezzel támogatva az iktatópontokra továbbított e-mailek eredeti beküldőre történő gyors és kényelmes iktatását (ne jelentsen megkötést a felhasználó irodai munkakörnyezetében). | |
| 33. | E-mailek automatizált feldolgozása III. | Kimenő e-mail iktatása esetén az olvasási visszaigazolásokat automatikusan csatolja az ISZ az iktatott kimenő e-mailhez (ne jelentsen megkötést a felhasználó irodai munkakörnyezetében). | |
| 34. | Elektronikus aláírások I. | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy a beérkező elektronikusan aláírt dokumentumok hitelességének ellenőrzését a felhasználó (akár automatikusan) az ISZ felületéről elvégezhesse, és a szükséges információt külön szoftver (pl. AcrobatReader) megnyitása nélkül megtekinthesse. | |
| 35. | Elektronikus aláírások II. | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy kimenő iratokat az ISZ felületéről tudjanak a felhasználók egyesével és tömegesen egyaránt aláírni. | 2 |
| 36. | Elektronikus aláírások III. | Az ISZ-ben integrált módon megjelenik a kiadmányozott dokumentum az elektronikus aláírás képével. | 3 |
| 37. | Dokumentum kiadmányozásakor automatikus iktatás | Az ISZ-ben a munkapéldány kiadmányozásakor az automatikus iktatás megtörténik. | 3 |
| 38. | Munkapéldány státuszának nyomonkövethetősége | Az ISZ lehetőséget biztosít az elektronikus jóváhagyási folyamat nyomon követésére. | 2 |
| 39. | Szkennelés támogatása | Az ISZ gyors és felhasználóbarát megoldást ad az iratok egyedi szkennelésére úgy, hogy nem kell a felhasználóknak a szkennelt képet manuálisan megkeresni a meghajtón és csatolni az iktatott irathoz. | 2 |
| 40. | Tömeges szkennelés támogatása | Az ISZ megoldást ad iratok tömeges szkennelésére vonalkód vagy bármilyen más szeparátor alkalmazásával. | 2 |
| 41. | Optikai szövegfelismerés támogatása | Az ISZ a szkennelt állományokat automatikusan szövegesen kereshető formába tudja átalakítani, valamint ezen állományok tartalmára ISZ felületéről is indítható keresés. | 2 |
| 42. | Adminisztrátori feladatok I. | Az ISZ-ben lévő nyilvántartásokhoz (pl. iktatókönyvhöz vagy érkeztető könyvhöz) lehessen egyszerre több felhasználót, akár egész szervezeti egység összes felhasználóját is hozzárendelni. | 1 |
| 43. | Adminisztrátori feladatok II. | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy felhasználókat tömegesen szervezeti egységhez rendelni. | 1 |
| 44. | Adminisztrátori feladatok III. | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy az eseménynaplóban a felhasználói felületről lehessen szűrni iktatószámra, felhasználóra, szervezeti egységre, eseményre. | 1 |
| 45. | Adminisztrátori feladatok IV. | Nem lehet úgy ügyintézőt törölni/kiléptetni a rendszerből, hogy van a nevén irat. Rendelkezzen a szoftver dokumentált eljárással, hogyan kell egy kiléptetést megvalósítani. | 3 |
| 46. | Adminisztrátori feladatok V. | Az ISZ rendelkezik dokumentált eljárással arra, hogyan kell egy felhasználót egy másik szervezeti egységhez átléptetni. Képes támogatni a szoftver valamilyen biztonsági megoldással (legalább figyelmeztetéssel) az iratokkal való elszámoltatást. | 2 |
| 47. | Adminisztrátori feladatok VI. | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy adminisztrátor felhasználók a főbb iratkezelési lépésekhez tartozó adatrögzítő képernyőkön (érkeztetés, bontás, szignálás, iktatás, kiadmányozás, expediálás) a metaadatok rögzítésének sorrendjét programozói segítség nélkül megváltoztathassák. | 1 |
| 48. | Online felhasználói útmutató | Az ISZ rendelkezik strukturált, kereshető online, naprakész, változásokat követő felhasználói útmutatóval. | 1 |
| 49. | Online segédanyagok | Az ISZ biztosítja, hogy a használó szervek a felhasználói útmutatón túl saját oktatási segédanyagokat (pl. oktatóvideókat, vizsgaanyagokat) is rögzíthessenek az ISZ-ben, melyeket a felhasználók az ISZ-ből online elérhetnek. | 2 |
| 50. | Partnerlista karbantartás | Partner összevonását, adattisztítását támogassa az ISZ úgy, hogy a megmaradó partner nevére keresve, az összevont/ tisztított partnerre iktatottakat is találatként kapják meg a felhasználók egy keresés során. | 1 |
| 51. | Felhasználói felület ergonómiája | A felhasználói felület és működés következetes legyen a rendszer különféle építőelemei (ablakok, menük és parancsok) tekintetében. | 3 |
| 52. | Folyamatjelzés | Az ISZ tájékoztatja a felhasználót valamilyen jelzéssel (csík, homokóra, kör stb.), hogy éppen dolgozik az adott művelet (például egy lekérdezés) végrehajtásán. | 1 |
| 53. | Ügyirathoz és irathoz kiosztott feladatok grafikus megjelenítése | Az ISZ biztosítja az ügyirathoz és irathoz kiosztott feladatok grafikus megjelenítésének lehetőségét, illetve a feladat stádiumának megfelelő jelöléseket a listaképernyőkön. | 2 |
| 54. | Mobil eszközök támogatása | Az ISZ rendelkezik okostelefonra és/vagy tabletre optimalizált felülettel vagy letölthető alkalmazással ahol a következő lépések elvégezhetők: keresés és irat megtekintése, | 1 |
| 55. | szignálás, | 1 | |
| 56. | jóváhagyás, | 1 | |
| 57. | kiadmányozás, | 1 | |
| 58. | munkapéldány visszautasítása, | 1 | |
| 59. | meghatározott dokumentumok csoportos kiadmányozása. | 2 | |
| 60. | Postázás támogatása | Az ISZ képes támogatni a postázási feladatok ellátását (boríték nyomtatását, tértivevény nyomtatását, postai feladójegyzék nyomtatását, futárjegyzék nyomtatását, valamint a jegyzékek xml formátumú létrehozását). | 5 |
| Teljes pontszám: | Minimum 60 |
Lábjegyzetek:
[1] Hatályon kívül helyezte a 75/2022. (XII. 27.) BM rendelet 1. §-a. Hatálytalan 2023.01.01.
[2] Hatályon kívül helyezve a 2010. évi CXXX. törvény 12. §-a alapján.