3/2018. (II. 21.) BM rendelet

a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 21. § 5., 13. és 14. pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva, a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 48. § 9. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró emberi erőforrások miniszterével, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (3) bekezdése alapján a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 79. § 1. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró igazságügyi miniszterrel egyetértésben a következőket rendelem el:

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Hatály

1. § E rendelet hatálya

a) a közfeladatot ellátó szervekre (a továbbiakban: szerv) és

b) a szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftver (a továbbiakban: ISZ) megfelelőségét jogszabály szerint tanúsító szervezetek iratkezelési szoftvertanúsító tevékenységére

terjed ki.

2. § (1) E rendelet rendelkezéseit a minősített adatok kezelését biztosító ISZ-ekre a külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) Az ISZ a maradandó értékű elektronikus iratok levéltári átadását külön jogszabályban foglaltak szerint biztosítja.

(3) E rendelet rendelkezéseit az iratkezelési szoftvernek nem minősülő, iratnyilvántartási funkciót is ellátó szakrendszerek tekintetében is alkalmazni szükséges.

(4) E rendelet rendelkezéseit a bíróságnál alkalmazott iratkezelési szoftverekre és szakrendszerekre a bírósági eljárási, ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló szabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(5) Az ISZ külön jogszabályban foglalt követelmények szerint biztosítja az ISZ és az általa tárolt iratok és metaadatok tekintetében a sértetlenség, bizalmasság és rendelkezésre állás követelményét.

2. Értelmező rendelkezések

3. § E rendelet alkalmazásában

1. adminisztrátor: az a személy, aki az ISZ-szel kapcsolatban telepítéssel és karbantartással, rendszernaplók gondozásával, valamint az ISZ működésének ellenőrzésével foglalkozik;

2. besorolás: ügyirat beazonosítása és hozzárendelése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába;

3. besorolási séma: ügyirat besorolását, osztályozását lehetővé tevő zárt adatkészlet, amelyhez az adott szervnél előforduló ügyirat hozzárendelhető;

4. elektronikus archiválás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 2. § 6. pontjában meghatározott tevékenység;

5. elektronikus átvételi csomag: az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet 2. § 3. pontja szerinti állomány;

6. elektronikus érkeztető nyilvántartás: a Korm. rendelet 2. § 7. pontjában meghatározott nyilvántartás;

7. elektronikus iktatókönyv: a Korm. rendelet 2. § 8. pontjában meghatározott szolgáltatásegyüttes;

8. elektronikus iratátadási csomag: olyan tömörítetlen állomány, amely egy vagy több elektronikus irat és kapcsolódó metaadataik meghatározott formátumú és struktúrájú, meghatározott átvétel céljából összekapcsolt együttese;

9. előzményezés: az iratkezelési folyamat azon művelete, amely során megállapításra kerül, hogy az új irat egy már meglévő ügyirattal kapcsolatban áll-e, vagy az új iratot új ügy első irataként kell-e nyilvántartásba venni;

10. elsődleges besorolási séma: a szerv irattári terve;

11. eseménynapló: olyan adatok rendezett összessége, amely az események rekonstruálására alkalmas részletességben tárol információt az iratkezelési eseményekről és egyéb tevékenységekről;

12. expediálás: a Korm. rendelet 2. § 16. pontjában meghatározott tevékenység;

13. feladat: a vezető által meghatározott irattal vagy ügyirattal kapcsolatos elvégzendő munka;

14. felhasználó: az a személy, aki az adott funkció használatára jogosult, és a funkció működtetése során számára ismertté váló vagy módosítható adatokhoz rendelkezik a betekintési vagy módosítási jogosultsággal;

15. használható minősítésű iratkezelési szoftver: a 2. mellékletben szereplő követelményrendszer szerint legalább 60 pontot elérő és tanúsítással rendelkező ISZ;

16. hivatali tárhely: az elektronikus ügyintézésről szóló jogszabályok alapján a kijelölt szolgáltató által biztosított tárhely, biztonságos kézbesítési szolgáltatási cím;

17. irat: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. § c) pontja szerinti adategyüttes;

18. iratkezelési szoftver: a Korm. rendelet 2. § 20. pontjában meghatározott szoftver;

19. iratnyilvántartási funkció: az irat egyedi azonosítóval történő ellátása és nyilvántartásba vétele;

20. irattá nyilvánítás: az az eljárás, amely során egyedi döntés vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan a papíralapú vagy elektronikus dokumentumot a szerv működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért érkeztetésére, iktatására kerül sor;

21. iratpéldány: az irat eredeti és másolati megjelenési formája, amely a címzett kivételével azonos metaadat-tartalommal rendelkezik;

22. irattári tételbe történő besorolás: az iratnak, ügyiratnak az irattári terv mint elsődleges besorolási séma alapján történő besorolása;

23. jogosultság: egy adott művelet elvégzésének lehetősége az ISZ-ben - egy adott személyre vagy rendszerelemre vonatkozóan, szerepkör hozzárendelése vagy hozzáférés vezérlési lista alapján;

24. keüsz: az elektronikus ügyintézésről szóló jogszabályoknak megfelelő központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás;

25. kézbesítés: a Korm. rendelet 2. § 27. pontjában meghatározott tevékenység;

26. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezetet a kiadmányozó jóváhagyja, és elküldését engedélyezi, a feljogosított vezető a kiadmánytervezetet vagy saját kezűleg írja alá és keltezéssel látja el, vagy elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesíti;

27. KRX fájl: strukturált zip tömörítésű könyvtár és fájlszerkezet, mely a csomag egészére vonatkozó metaadatokat is tartalmaz egy külön könyvtárban, és ettől elkülönítve külön könyvtárakban elhelyezett, tetszőleges számú csatolmány kezelésére alkalmas;

28. küldemény: a Korm. rendelet 2. § 30. pontjában meghatározott adategyüttes;

29. metaadat: az iratkezelési folyamat során kezelt és nyilvántartott adatot leíró adat;

30. szakrendszer: valamely közfeladat tekintetében az ügyintézést megvalósító vagy támogató informatikai alkalmazás, amely iratnyilvántartási feladatokat is ellát;

31. szerelés: a Korm. rendelet 2. § 45. pontjában meghatározott tevékenység;

32. szignálás: a Korm. rendelet 2. § 46. pontjában meghatározott tevékenység;

33. továbbítás: a Korm. rendelet 2. § 47. pontjában meghatározott tevékenység;

34. ügyirat: a Korm. rendelet 2. § 51. pontjában meghatározott irategyüttes;

35. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

II. RÉSZLETES RENDELKEZÉSEK

3. Általános követelmények

4. § (1) Az ISZ képes támogatni a Korm. rendeletben előírt iratkezelési folyamat teljesülését, ennek érdekében

a) az ellenőrzött, biztonságos és nyomon követhető iratkezelést és az elektronikus ügyintézést, valamint

b) az irathoz kapcsolódó metaadatok egységes nyilvántartását és felhasználóbarát megjelenítését.

(2) Az ISZ az 1. mellékletben szereplő metaadatokat kezeli.

(3) Az ISZ használható kialakítására vonatkozó követelményeket a 2. melléklet határozza meg. Használható minősítés a követelményrendszer szerint legalább 60 pontot elérő ISZ-nek adható.

(4) Az ISZ biztosítja a nyilvántartott adatok biztonságos kezelését, az érkeztetési és iktatási nyilvántartás nyomtathatóságát és exportálhatóságát és a felhasználó számára olvasható, értelmezhető formátumú nyomtatását.

(5) Az e rendelet hatálybalépését követően tanúsított ISZ-ből történő adatmigrálás esetén a migrálás az 1. melléklet szerinti metaadatok átadására és átvételére kiterjed a köziratok kezeléséért felelős miniszter által a minisztérium honlapján közzétett adatcsereséma szerint.

(6) Érvényes tanúsítvánnyal nem rendelkező ISZ-ből történő adatmigrálás esetén a migrálás minimálisan az 1. melléklet XV. pontja szerinti metaadatok átadására és átvételére terjed ki, a migrálásra nem kerülő metaadatok külön jogszabályban foglalt megőrzési kötelezettségének biztosítása mellett.

4. Érkeztetéssel kapcsolatos követelmények

5. § (1) Az ISZ képes támogatni az érkeztető nyilvántartás

a) létrehozását,

b) kezelését és

c) lezárását.

(2) Az ISZ alkalmas 109 érkeztető szám képzésére és kezelésére.

(3) Az ISZ az érkeztető könyvek létrehozása során képes támogatni az iktatókönyvhöz

a) strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kód alkalmazását vagy

b) egyedi szöveges megnevezés hozzárendelését.

(4) Az ISZ a küldemények érkeztetése során képes támogatni

a) a vonatkozó metaadatok kezelését és tárolását;

b) kézi érkeztetés esetén felhasználói kezdeményezésre az érkeztetési azonosító automatikus képzését;

c) automatikus érkeztetés esetén felhasználói beavatkozás nélkül automatikus érkeztető azonosító generálását és a feladónak az erre vonatkozó előzetes beállításától függően az érkeztetésről automatikus visszaigazolás küldését;

d) a csatolt dokumentumok megjelenítését.

(5) Az ISZ biztosítja az érkeztető könyvek hitelesítését önállóan vagy gépi interfészen keresztül elérhető külső szolgáltatás révén.

(6) Az ISZ lehetővé teszi egy vagy több előre meghatározott e-mail-címre, illetve útvonalon érkező küldemények kézi és automatizált érkeztetését.

5. Iktatással kapcsolatos követelmények

6. § (1) Az ISZ képes támogatni az iktatókönyvek

a) létrehozását,

b) kezelését és

c) lezárását.

(2) Az ISZ képes több iktatókönyv kezelésére.

(3) Az ISZ biztosítja az iktatási számrend egy iktatókönyvön belüli folytonosságát és az iktatás nyomonkövethetőségét. Minden iktatott iratnak kapcsolódnia kell legalább egy ügyirathoz. Minden ügyirathoz kapcsolódnia kell legalább egy iratnak.

(4) Az ISZ az iktatókönyvek létrehozása során az egyedi azonosítás céljából biztosít egy strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot vagy ezek tetszőleges kombinációját, amelyet az iktatószám elemeként az ügyirathoz, irathoz rendel.

(5) Az ISZ biztosítja, hogy az 1. mellékletben szereplő metaadatok az iktatókönyvhöz, az iktatott irathoz, ügyirathoz társíthatóak legyenek.

(6) Téves iktatás esetén az iktatás érvénytelenítése során az ISZ az iktatáshoz kapcsolódó funkciók elvégzését az eredeti metaadatok megtartása mellett biztosítja.

(7) Az ISZ biztosítja a lezárt iktatókönyvek észlelhetetlen változását kizáró védelmét, továbbá biztosítja a lezárt iktatókönyvek hitelesítését és archiválását önállóan vagy gépi interfészen keresztül elérhető külső szolgáltatás révén.

(8) Az ISZ lehetővé teszi meghatározott címre érkező e-mail-küldemények kézi és automatizált iktatását.

6. Iratok kezelésével kapcsolatos követelmények

7. § Az ISZ biztosítja az érkeztetett, iktatott iratoknak, ügyiratoknak a nyilvántartásba vételét, kezelését és nyomon követését.

8. § (1) Az ISZ biztosítja az irathoz az 1. melléklet szerinti metaadatok hozzárendelését, a metaadatok felhasználásával további iratpéldányok létrehozását, az irat ügyirathoz történő hozzárendelését.

(2) Az ISZ biztosítja a szervnél létrehozott iratpéldányok kezelését.

(3) Az ISZ biztosítja az iktatókönyv lezárását és az iktatókönyv elektronikus archív másodpéldányának elkészítését és tárolását. Az ISZ biztosítja le nem zárt iktatókönyv esetén a korábban lezárt ügyirat újranyitását, ahhoz új irat iktatását és a kapcsolódó metaadatok változtatását, az ügyirat újbóli lezárását.

(4) Az ISZ a (3) bekezdés szerinti funkciókat már lezárt iktatókönyvek esetében a Korm. rendelet 41. § (4) bekezdése szerinti éven túli iktatás esetén biztosítja.

(5) Az ISZ a metaadatok felhasználásával lehetővé teszi, hogy egy ügyirathoz szerelt előzmény ügyirat ahhoz az ügyirathoz kapcsolódjon, amelyhez a szerelését elvégezték.

9. § (1) Az ISZ biztosítja a szervek vonatkozó szabályzatainak megfelelő szignálási rend támogatását.

(2) Az ISZ biztosítja a szignálási felület önálló webes alkalmazáson keresztüli elérését.

(3) Az ISZ biztosítja az irat szignálásakor az irat megjelenítését és az ügy elintézésére vonatkozó adatok rögzítésének lehetőségét.

(4) Az ISZ biztosítja a szignálásra jogosult szignálása nélkül, felhasználói döntés vagy előzetes beállítás alapján automatizáltan az ügyintéző kijelölését és a feladat végrehajtására vonatkozó utasítások meghatározását, rögzítését.

(5) Az ISZ biztosítja, hogy az iratok, ügyiratok továbbítása, szignálása és tárolási helye megállapítható legyen.

(6) Az ISZ biztosítja a szignálás címzettje számára az elektronikus irathoz, metaadataihoz és a kapcsolódó szignálási adatokhoz való hozzáférést.

(7) Az ISZ biztosítja az iratok csoportos szignálását, egy címzett számára több irat és több címzett számára egy irat továbbítását.

(8) Az ISZ a szignálás során biztosítja határidő meghatározásának lehetőségét.

10. § (1) Az ISZ lehetővé teszi elektronikus iratok továbbítását kiadmányozásra elektronikus úton.

(2) Az ISZ biztosítja az elektronikus irat több azonos szintű jóváhagyó általi aláírását a kiadmányozást megelőzően.

(3) Az ISZ biztosítja több példány egyszerre történő kiadmányozását.

(4) Az ISZ biztosítja az elektronikus iratot jóváhagyó és kiadmányozó személyeknek az adott folyamatra vonatkozó megjegyzései rögzítésének lehetőségét.

(5) Az ISZ biztosítja az expediálási adatok manuális és szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás (a továbbiakban: SZEÜSZ), valamint keüsz igénybevételével történő előállítását.

(6) Az ISZ biztosítja a felterjesztő értesítését a beállított jóváhagyások és a kiadmányozás megtörténtéről.

(7) Az ISZ biztosítja a továbbított elektronikus irat visszautasításának lehetőségét jóváhagyók és kiadmányozó számára.

(8) Az ISZ biztosítja a visszautasítás oka vagy egyéb megjegyzések rögzítésének lehetőségét a visszautasítás során.

(9) Az ISZ az aláírásra továbbított irat visszautasítás esetén lehetővé teszi az iktatószám mögött tárolt elektronikus irat cseréjét, az előző irat megőrzése mellett.

(10) Az ISZ biztosítja a kiadmányozási felület önálló webes alkalmazáson keresztüli elérését.

11. § Az ISZ képes támogatni a papíralapú iratok és az elektronikus iratok összerendelését, a vegyes ügyiratok létrehozását és kezelését.

12. § Az ISZ biztosítja az ügyirat más ügyirathoz csatolását, valamint az ügyirat tetszőleges számú ügyirathoz kapcsolódásának rögzítését.

13. § (1) Az ISZ jogosultsághoz rendelten biztosítja az elektronikus iratok, illetve valamennyi iratra vonatkozóan az 1. mellékletben szereplő metaadatok a felhasználást, megjelenítést, a kapcsolódó keresési funkciókat és a metaadatok felhasználásával statisztikák, mennyiségi és időintervallum szerinti kimutatások készítését.

(2) Az ISZ biztosítja

a) az időintervallumok használatát a keresések során;

b) a metaadatok vonatkozásában indított keresés eredményeként kapott találatok képernyőn történő megjelenítését, eredményének egyedi vagy csoportosított tárolását, listázását, nyomtatását, exportálását;

c) a keresési minták rögzítését és tárolását;

d) a név- és tárgymutató időintervallumok alapján történő megjelenítését, nyomtatását, exportálását.

7. Folyamattámogatás

14. § Az ISZ az ügyirathoz és az iktatott irathoz kapcsolódóan képes támogatni

a) a feladat kiosztását;

b) a kiadott feladathoz határidő rendelését;

c) több feladat hozzárendelését;

d) egy feladat több szereplőhöz történő hozzárendelését;

e) a feladat címzett általi megtekintésének naplózását;

f) egy feladathoz több kapcsolódó feladat létrehozását;

g) azt, hogy a feladat kiosztója bármikor lezárja vagy törölje a feladatot;

h) azt, hogy a feladat címzettje rögzíthesse a feladat elintézését;

i) a kiadott feladat továbbdelegálásának lehetőségét;

j) azt, hogy az egy ügyirathoz vagy irathoz tartozó feladatok legyenek listázhatóak és személyenként csoportosíthatóak.

8. Hitelesítés, hitelesség vizsgálata

15. § Az ISZ az iratok, ügyiratok kezelése során felületéről biztosítja

a) az elektronikus aláírás, elektronikus bélyegző érvényességének technikai ellenőrzését, az irat sértetlenségének ellenőrzését és az ellenőrzés eredményének metaadatként történő rögzítését;

b) az elektronikus iratok minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással, elektronikus bélyegzővel és időbélyeggel történő ellátását;

c) az eredeti papíralapú példány selejtezési vagy megsemmisítési eljárás alá vonását.

9. Az irattári feladatok támogatása

16. § (1) Az ISZ papíralapú és vegyes ügyiratok esetén képes támogatni, elektronikus iratok esetén biztosítja a 1. mellékletben szereplő metaadatok szerinti irattári kezelést, selejtezést, levéltárba adást és ezeknek a műveleteknek a csoportos végrehajtását.

(2) Az ISZ biztosítja az elektronikus iratok elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás szabályainak figyelembevételével kialakított elektronikus tárolását.

(3) Az irattárazott iratok esetén az ISZ nyilvántartja a papíralapú iratok kölcsönzéséhez kapcsolódó metaadatokat, és a kölcsönzésnek megfelelő hozzáférést és naplózást biztosít az elektronikus iratok esetében.

17. § (1) Az ISZ biztosítja a szerv iratkezelési szabályzata szerinti többszintű, a szerv irattári tételeihez illeszkedő elsődleges besorolási sémának a létrehozását, továbbá az ügyiratoknak a besorolási séma alapján az irattári tételbe történő besorolását.

(2) Az ISZ biztosítja az elsődleges besorolási sémához év közben új tétel hozzáadását és meglévő tétel módosítását, valamint az adott év iktatókönyvéhez tartozó mentését, egy éven belül több irattári terv létrehozását és alkalmazását.

(3) Az ISZ-nek az elsődleges besorolási sémán belüli tételek kezelésére minimum kétféle elnevezési mechanizmust kell biztosítania

a) strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot, azaz sorrendiséget biztosító egyedinek számító azonosító jel és

b) egyedi szöveges megnevezés

hozzárendelését minden tételhez.

(4) Az ISZ nem teszi lehetővé az ügyiratok tételszám szerinti besorolás nélküli irattárba helyezését.

(5) Az ISZ képes támogatni az irattári anyag tételszámok szerinti megosztását, az átadás-átvételi jegyzékek elkészítését és a tárolt elektronikus iratok csoportos átadását feladat- és hatáskör változása esetén.

(6) Az ISZ biztosítja az elektronikus nyilvántartásba nem vett munkapéldányok automatikus törlését az ügyirat levéltárba adásakor.

18. § (1) Az ISZ-nek kezelnie kell a besorolási sémához kapcsolódó őrzési és selejtezési határidőket, amelyhez kapcsolódóan meghatározott időintervallumra lekérdezéseket kell biztosítania az ügyiratokra vonatkozóan.

(2) Az ISZ biztosítja a megfelelő metaadatok rögzítését az ügyirat átmeneti (operatív) és központi irattárba való elhelyezésével kapcsolatban.

(3) Az ISZ-nek az elsődleges besorolási séma alapján - ügyiratonkénti bontásban és összesítve - felhasználói lekérdezésre biztosítania kell az átadás (átmeneti irattárba és levéltárba) és a selejtezés (megsemmisítés) kiválasztását és a kapcsolódó metaadatoknak a strukturált rögzítését.

(4) Az ISZ-nek biztosítania kell a besorolási sémához kapcsolódó őrzési és selejtezési határidők módosítását, ehhez kapcsolódóan új őrzési idő rögzítését, a selejtezés és az átadás időpontjának megváltoztatását, a döntésnek és okának, valamint a kapcsolódó metaadatoknak a strukturált rögzítését.

(5) Az ISZ-nek támogatnia kell a selejtezési folyamatot a selejtezés alá vont ügyiratok kezelésével, az ügyirathoz tartozó metaadatok és a rájuk vonatkozó besorolási séma szerinti őrzési időtartamok és a tárolási helyek rögzítésével, feldolgozásával.

(6) Az ISZ biztosítja a selejtezési jegyzék készítését, amely a besorolási sémához igazodóan, irattári tételszámonként és azon belül iktatószámonként tartalmazza az ügyiratokat.

(7) A selejtezés során az ISZ biztosítja az elektronikus iratoknak a - felhasználói jóváhagyás alapján történő - a Korm. rendelet 64. § (6) bekezdése szerinti törlését és jelöli a selejtezett állapotot.

(8) Az ISZ biztosítja a vegyes ügyiratok selejtezése (megsemmisítése) során a papíralapú iratok selejtezési (megsemmisítési) állapotának rögzítését.

(9) Az ISZ biztosítja a lejárt megőrzési idejű, azonos tételszámmal jelölt ügyiratok egyidejű selejtezését, a selejtezés időpontjának a besorolási séma alapján az adott irattári tételhez tartozó ügyiratokhoz történő hozzárendelésével.

(10) Az ISZ - a selejtezési eljárás során a Korm. rendelet 64. § (6) bekezdésében foglaltak figyelembevételével - az iratkezelés folyamatában keletkező valamennyi adatra, adategyüttesre vonatkozó metaadat számára biztosítja a folyamatos, a dokumentum törlésétől független védelmet.

(11) Az ISZ a selejtezést követően biztosítja a selejtezett iratok metaadatainak archiválását.

19. § (1) Az ISZ az ügyiratok levéltárba adásának támogatása érdekében a metaadatok felhasználásával biztosítja az átadásra kerülő ügyiratokról jegyzék készítését.

(2) Az ISZ biztosítja azt, hogy az iratok levéltárba adása ne járjon a metaadatok törlésével.

(3) Az ISZ nyújtson lehetőséget az iratok levéltárba adását követően a vonatkozó metaadatok archiválására.

(4) Az ISZ képes támogatni az elektronikus iratok levéltárba adásának előkészítését, a külön jogszabályban előírt iratátadási csomagok létrehozását.

10. Biztonsági követelmények

20. § (1) Az ISZ képes támogatni a felhasználó azonosítása során külső autentikációs megoldás alkalmazását az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet (a továbbiakban: Felügyelet) által kiadott műszaki irányelv szerint.

(2) Az ISZ biztosítja a jogosultságok differenciált meghatározását az elektronikusan támogatott ügyintézési cselekményekre és a manuális ügyintézési feladatokra egyaránt.

(3) Az ISZ képes támogatni irathoz, illetve funkcióhoz kapcsolódó jogosultsági rendszer kialakítását.

(4) Az irat, ügyirat adattartalmának megismerését, az adatok kezelését az ISZ csak az arra jogosult felhasználó számára biztosítja.

(5) Az ISZ a jogosultsági rendszer alapján funkcionális és hozzáférési jogokat biztosít, ezen belül

a) a metaadatokhoz igazodó, egyes szoftverfunkciókhoz való hozzáférésre felhasználói csoportok létrehozását, egyes felhasználók ezen csoportokhoz történő beosztását;

b) a létrehozott szoftverfunkciókhoz való hozzáférés felhasználókra vagy felhasználói csoportokra történő hozzárendelését.

(6) Az ISZ-ben végrehajtott műveletek nem tárhatnak fel a felhasználó számára olyan adatokat és metaadatokat, amelyekre vonatkozóan nem rendelkezik jogosultsággal.

21. § Az ISZ biztosítja a hozzáférési szabályok és biztonsági előírások megsértésére irányuló valós idejű jelzést.

22. § Az ISZ nem teszi lehetővé az érkeztető nyilvántartásban és az iktatókönyvekben rögzített adatok és az elektronikus irat tartalmának naplózás nélküli megváltoztatását.

11. Alkalmazásgazdai feladatok támogatása

23. § (1) Az ISZ biztosítja a szervezet belső szervezeti hierarchiájának rögzítését és annak adminisztrátori szintű változáskezelését.

(2) Az ISZ biztosítja, hogy

a) egyéni felhasználói és csoportos hozzáférési jogosultságok egyaránt kioszthatóak,

b) egyes funkciókhoz társított felhasználói csoportok létrehozhatóak és

c) egyes felhasználók tetszőleges számú felhasználói csoport tagjai

legyenek.

24. § Az ISZ biztosítja

a) a rendszer konfigurálásakor beállított paraméterek lekérdezését, megjelenítését és módosítását;

b) rendszeres (naponta, hetente, havonta, negyedévente) és ad hoc jelentések készítését az iratforgalom tekintetében.

25. § Az ISZ-nek rendelkeznie kell naprakész telepítési, üzemeltetési és felhasználói kézikönyvvel.

12. Adatmentés, archiválás és naplózás

26. § (1) Az ISZ-nek minden metaadat-változást és -műveletet naplóznia kell.

(2) Az ISZ biztosítja a metaadatok manuális és automatizált, rendszeres, adatbázisszintű biztonsági mentését, archiválását és a metaadatok helyreállítását.

(3) Az ISZ a mentés, az archiválás és a helyreállítás eredményeiről - a sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - automatikus értesítést ad az arra jogosultsággal rendelkező felhasználó részére.

(4) Az ISZ biztosítja az érkeztető nyilvántartás és az iktatókönyvek állományainak (metaadatok, napló állományok és címtárak stb.), valamint a rendszerben tárolt elektronikus iratoknak mentését, archiválását.

(5) Az ISZ biztosítja a naplóállományok nyilvántartásoktól független kezelhetőségét.

27. § (1) Az ISZ eseménynaplót vezet, amelyben rögzíti és tárolja

a) az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok változtatására irányuló műveletek (a továbbiakban: objektum) egyedi azonosítóját;

b) az objektum megnevezését;

c) az adott műveletet kezdeményező, végrehajtó felhasználó nevét, azonosítóját, munkaállomásának azonosítóját;

d) a művelet megnevezését, az eredeti és a megváltozott állapotot;

e) az esemény dátumát és időpontját;

f) a rendszeradminisztrációs paraméterekkel, jogosultságokkal kapcsolatos változtatásra irányuló műveleteket és

g) az ISZ-ben bekövetkezett hibák időpontját és jellemzőit.

(2) Az eseménynapló rögzíti és tárolja az iratokkal, ügyiratokkal, az érkeztető nyilvántartással és az iktatókönyvekkel kapcsolatos összes iratkezelési eseményt, ideértve a lekérdezést, rögzítést, módosítást, átadást érintő műveletet biztosítja ezekről felhasználónkénti jelentés elkészítésének lehetőségét.

(3) Az ISZ az adott eseményt egyértelműen azonosítható módon biztosítja a jogosultsággal rendelkező felhasználó számára az eseménynapló adatainak teljes vagy részleges megtekintését és megjelenítését, nyomtatását, exportálását és ezek tárolását.

(4) Az ISZ biztosítja az eseménynapló bejegyzéseinek más szoftverek által történő automatikus feldolgozhatóságát.

(5) Az ISZ biztosítja az eseménynapló bejegyzéseinek sértetlenségét.

(6) Az ISZ eseménynapló bejegyzéseit időbélyeggel látja el, a keletkezett naplóbejegyzéseket paraméterezhető időszakonként minősített időbélyegzővel hitelesíti oly módon, hogy a bejegyzések észlelhetetlen változása ne következhessen be.

(7) Az ISZ biztosítja az eseménynapló állományaihoz való hozzáférés követhetőségét, a betekintések dokumentálását.

(8) Az ISZ-nek alkalmasnak kell lennie arra, hogy jogosultság függvényében az arra kijelölt munkaállomásokon használhatóak legyenek a mentési, helyreállítási funkciók.

13. Adatkapcsolat informatikai rendszerekkel

28. § Az ISZ az adatok átadása, exportálása során

a) iktatókönyvek esetében az iktatókönyvhöz tartozó összes, a besorolási séma szerinti irattári tétel,

b) irattári tétel esetében az irattári tételszámhoz tartozó összes ügyirat,

c) ügyiratok esetében az ügyirathoz kapcsolt összes irat,

d) az eseménynapló 27. §-ban leírt bejegyzéseit

és az azokhoz tartozó kötelező metaadatok átadását, exportálását biztosítja.

29. § (1) Az ISZ biztosítja, hogy az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok átadására, exportálására a műveletek egyetlen sorozatával kerüljön sor oly módon, hogy közben

a) nem sérül a metaadatok tartalma és struktúrája,

b) az irat, ügyirat valamennyi összetevője egy szerves egységet képezve kerül exportálásra, és

c) az irat, ügyirat és annak metaadatai közötti kapcsolat változatlan tartalommal megőrzésre kerül.

(2) Az ISZ-nek az átadás, exportálás eredményéről, - az adatintegritás biztosításának sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - az ezekhez kapcsolódó információkról, az eseménynapló adatairól - külön jelölve a sikertelen átadással, exportálással érintett iratokat, ügyiratokat - jelentést kell készítenie, biztosítva annak képernyőn történő megjelenítését és nyomtatását.

(3) Vegyes ügyiratok átadása, exportálása során az ISZ biztosítja annak külön jelölését, hogy az iratok, ügyiratok átadása kapcsán megtörtént-e az elektronikus irathoz kapcsolódó papíralapú iratok átadása.

30. § (1) Az ISZ biztosítja az átvétel, importálás során átvett metaadatok ellenőrzését, konzisztenciáját.

(2) Az ISZ-nek az átvétel, importálás eredményéről, - a sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - az ezekhez kapcsolódó információkról, az eseménynapló adatairól - külön jelölve a sikertelen átvétellel, importálással érintett iratokat, ügyiratokat - jelentést kell készítenie, biztosítva annak képernyőn történő megjelenítését és nyomtatását.

31. § (1) Az ISZ biztosítja az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszeréből érkező küldemények és az érkeztetési nyilvántartás adatainak ISZ-be történő automatikus bevezetését.

(2) Az ISZ biztosítja az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bevont szervek számára biztonságos kézbesítési szolgáltatás (a továbbiakban: bksz) igénybevételével a küldemények hivatali tárhelyre történő megküldését, a bksz cím vagy a címzett egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer szerinti azonosító kódja feltüntetésével.

32. § (1) Az ISZ legyen képes a gépi kapcsolódásra és automatizált kommunikációra a Felügyelet által kiadott irányelv szerint.

(2) Az ISZ biztosítja a hivatali tárhelyre érkező küldemények letöltését és - ha a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata ezt lehetővé teszi - automatikus érkeztetését, valamint a letöltött titkosított dokumentumok visszafejtését.

(3) Az ISZ a küldemény fogadásáról és érkeztető számáról visszaigazolást küld a feladó számára.

(4) Az ISZ biztosítja a feltöltött küldeményekhez kapcsolódó nyugták és visszaigazolások automatikus hozzárendelését az irathoz.

(5) Az ISZ biztosítja a hivatali tárhelyről letöltött KR vagy KRX borítékba helyezett állományok a küldemény metaadatok között elhelyezett metaadatainak automatikus beemelését az ISZ-be, illetve elkészíti a KRX borítékot a kiküldendő küldeményekhez.

(6) Az ISZ lehetővé teszi a küldeményeknek a címzett nyilvános kulcsával történő titkosítását, ehhez biztosítja a megfelelő kulcstárból a nyilvános titkosító kulcs letöltését.

33. § Az ISZ képes az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakításának keüsz-szel való együttműködésre a keüsz szolgáltató által kiadott specifikáció szerint.

34. § Az ISZ legyen képes az irat beérkezése és az expediálás során ellenőrizni, a Rendelkezési Nyilvántartás keüsz használatával, a címzett által meghatározott kapcsolattartási módokat.

35. § Az ISZ biztosítja az iratok az ügyfelek központi ügyfélazonosítási nyilvántartás regisztrációhoz kapcsolódó tárhelyére történő megküldését.

36. § (1) Az ISZ az interfészen keresztül az alábbi funkciók elérését biztosítja a köziratok kezeléséért felelős miniszter által a minisztérium honlapján közzétett specifikáció szerint

a) érkeztetés,

b) iktatás,

c) dokumentumtárolás,

d) irat és ügyirat átadása-átvétele,

e) irat szignálása,

f) irat kiadmányozása,

g) irat expediálása.

(2) Az ISZ vele létesített interfészen keresztül biztosítja a szakrendszer kapcsolatát és az ügyfél időszaki értesítése keüsz szolgáltatáshoz az 1. mellékletben szereplő metaadattábla, illetve a köziratok kezeléséért felelős miniszter által a minisztérium honlapján közzétett specifikáció szerint.

14. Műszaki követelmények

37. § Az ISZ képes a hálózati működésre és LDAP vagy azzal egyenértékű szabványokra épülő nagyvállalati címtármegoldások kezelésére.

38. § Az ISZ által támogatott operációs rendszernek széles körűen alkalmazottnak és terméktámogatottnak kell lennie.

39. § Az ISZ támogassa a szabványos dokumentumformátumok, a nyílt forráskódú programok használatát.

III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

40. § Ez a rendelet 2018. március 1-jén lép hatályba.

41. § (1) Az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező és a szerv használatában lévő ISZ a tanúsítvány érvényességi idejének lejáratáig alkalmazható.

(2) 2018. március 1-jét követően csak azon ISZ részére adható ki tanúsítvány, amely az e rendeletben előírt feltételeknek megfelel.

(3) A szerv 2018. március 1-jét követően csak az e rendelet előírásainak megfelelő és érvényes tanúsítvánnyal rendelkező ISZ-t vezethet be.

(4)[1]

42. § A rendelet tervezetének a műszaki szabályokkal és az információs társadalom szolgáltatásaira vonatkozó szabályokkal kapcsolatos információszolgáltatási eljárás megállapításáról szóló, 2015. szeptember 9-i (EU) 2015/1535 európai parlamenti és tanácsi irányelv szerinti bejelentése megtörtént.

43. §[2]

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

1. melléklet a 3/2018. (II. 21.) BM rendelethez

ABCDE
MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzésKapcsolódó entitás
I. ÁTVÉTEL METAADATOKKüldemény vonatkozásában értelmezendő.
1Beérkezés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Elektronikus érkeztetés esetén a dátum és idő
adat. Manuális érkeztetés esetén a beérkezés
tényleges dátuma. Elektronikus érkeztetés esetén
automatikusan töltődik felhasználói beavatkozás nélkül
és nem módosítható. Kötelezően megjelenítendő az
érkeztetésnél és iktatásnál.
Irat, iratpéldány
2Küldemény típusaSzövegmezőMaximum 35 karakter
vagy a SZEÜSZ szolgáltatás
megnevezése
A szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, alapértékei: papíralapú, elektronikus
formában benyújtott, SZEÜSZ szolgáltatás.
Irat, iratpéldány
3Beérkezés módjaSzövegmezőMaximum 25 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
A szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, pl. elsőbbségi, ajánlott, tértivevény,
értékküldemény, csomag, e-mail, futár, kézbesítési
szolgáltatás, biztonságos kézbesítési szolgáltatás,
űrlapkitöltés vagy e-papír. Kötelezően megjelenítendő
az iktatásnál.
Irat, iratpéldány
4Küldemény azonosítóBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 16 karakterA könyvelt postai küldemény ragszáma vagy bármely
elektronikus csatorna által generált egyedi azonosító.
Irat, iratpéldány
5Küldő/feladó
természetes személy
neve/álneve
SzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
Természetes személy. A szerv által karbantartott
címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően
megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál.
Irat, iratpéldány
6Küldő/feladó szervezet
neve
SzövegmezőMaximum 100 karakterJogi személy. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ
szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően
megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál.
Irat, iratpéldány
7Küldő/feladó címe/
irányítószáma
Számmező (pozitív
egész szám)
Maximum 4 karaktert
tartalmaz
A szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás
által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az
érkeztetésnél és iktatásnál.
Irat, iratpéldány
8Küldő/feladó címe/
ország
SzövegmezőMaximum 100 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás
által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az
érkeztetésnél és iktatásnál.
Irat, iratpéldány
9Küldő/feladó címe/
helység
SzövegmezőMaximum 50 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ
szolgáltatás által biztosított adat.
Irat, iratpéldány
10Küldő/feladó címe/
közterület neve
SzövegmezőMaximum 50 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ
szolgáltatás által biztosított adat.
Irat, iratpéldány
11Küldő/feladó címe/
közterület jellege
Előre meghatározott
listából választható
adat, értéke
A központi címregiszterről és
címkezelésről szóló 345/2014.
(XII. 23.) Korm. rendelet
[a továbbiakban: 345/2014.
(XII. 23.) Korm. rendelet]
1. melléklete szerinti értékek
A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete
szerinti értékekből választható.
Irat, iratpéldány
12Küldő/feladó címe/
házszám
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ
szolgáltatás által biztosított adat.
Irat, iratpéldány
13Küldő/feladó címe/
épület
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ
szolgáltatás által biztosított adat.
Irat, iratpéldány
14Küldő/feladó címe/
lépcsőház
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ
szolgáltatás által biztosított adat.
Irat, iratpéldány
15Küldő/feladó címe/
emelet
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Irat, iratpéldány
16Küldő/feladó címe/
ajtószám
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Irat, iratpéldány
17Küldő/feladó címe/
postafiók száma
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Irat, iratpéldány
18Küldő/feladó címe/
egyéb
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 20 karakterMinden egyéb a címzésben megjelenő azonosító szám
vagy betűjel.
Irat, iratpéldány
19Küldő elektronikus
elérhetőségének
típusa
Előre meghatározott
listából választható,
értékei e-mail-cím,
biztonságos
kézbesítési cím,
cégkapu azonosító,
ügyfélkapu azonosító
-Amennyiben a küldemény elektronikus úton érkezett
kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és az
iktatásnál.
Irat, iratpéldány
20Küldő elektronikus
elérhetősége
Formátumnak
megfelelő
Maximum 100 karakterIrat, iratpéldány
21Aláírás ellenőrzés
eredménye
Logikai mezőVálasztható értéke: Érvényes/
Nem érvényes
Amennyiben az elektronikus úton érkezett
küldemény elektronikus aláírás tartalmaz kötelezően
megjelenítendő az iktatásnál.
Irat, iratpéldány
22Címzett szervezet/
természetes személy
neve
Logikai mezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
Jogi személy/természetes személy. A szerv által
karbantartott címtárból választható adat vagy egyedi
adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított
adat. Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál.
Irat
23Címzett címeBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Felépítése a polgárok
személyi adatainak és
lakcímének nyilvántartásáról
szóló 1992. évi
LXVI. törvény végrehajtásáról
szóló 146/1993. (X. 26.)
Korm. rendelet 15. §
(5)-(6) bekezdése vagy
a cégbejegyzési eljárás és
a cégnyilvántartás egyes
kérdéseiről szóló 21/2006.
(V. 18.) IM rendelet 1. számú
mellékletében meghatározott
formanyomtatvány
adattartalma szerinti vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
A szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás
által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az
érkeztetésnél és iktatásnál.
Irat
II. BONTÁS METAADATOKIrat, iratpéldány vonatkozásában értelmezendő.
24Bontás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A bontás időpontja megegyezhet az érkeztetés
időpontjával.
Irat, iratpéldány
25Küldemény bontójaSzövegmezőMaximum 50 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
rögzített adat
A szerv által karbantartott címtárból választható
természetes személyre vagy szervezeti egységre
vonatkozó adat vagy a SZEÜSZ szolgáltatás által
rögzített adat.
Irat, iratpéldány
26Bontási megjegyzésSzövegmezőMaximum 200 karakterA küldemények téves felbontásakor a felbontó az
átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével,
dokumentáltan köteles rögzíteni.
Irat, iratpéldány
27Küldemény elemeinek
száma
Számmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterKüldemény elkülöníthető elemeinek száma.Irat, iratpéldány
28Elemek típusaSzövegmezőMaximum 20 karakterA küldemény elemeinek adathordozóját leíró mező.
Iktatásnál kötelezően megjelenítendő.
Irat, iratpéldány
29Sérült küldeményLogikai mezőVálasztható értéke: Igen/NemIrat, iratpéldány
30Iktatást nem igényelLogikai mezőVálasztható értéke: Igen/NemA Korm. rendelet 47. §-a szerint.Irat
III. ÉRKEZTETÉS METAADATOK
31Érkeztetési azonosítóBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
A szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú azonosító vagy
SZEÜSZ szolgáltatás esetén a szolgáltatás által
alkalmazott azonosító. Kötelezően megjelenítendő
az iktatásnál.
Irat, iratpéldány
32Téves címzésLogikai mezőVálasztható értéke: Igen/NemA Korm. rendelet 26. § (1) bekezdése szerint.Irat, iratpéldány
33Hivatkozási számBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakter vagy
SZEÜSZ szolgáltatás esetén a
szolgáltatás által alkalmazott
azonosító
A küldő által jelzett iktatószám. Amennyiben
az érkeztetésnél kitöltésre kerül, kötelezően
megjelenítendő az iktatásnál.
Irat
34ÉrkeztetőSzövegmezőMaximum 50 karakterAutomatizmus által rögzített adat.Irat, iratpéldány
IV. IKTATÁS METAADATAIÜgyirat, irat és iratpéldány tekintetében is
értelmezhető.
35IktatószámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú strukturált adat, az irat
egyedi azonosítója.
Ügyirat, irat,
iratpéldány
36Iktatás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az irat iktatásának időpontja.Irat
37IktatóSzövegmezőMaximum 50 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
Automatizmus által rögzített adat.Irat
38Irat irányaSzövegmezőMaximum 20 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, alapértékei: Kimenő, Bejövő, Helyben.
Irat
39Irat mellékleteiSzövegmezőMaximum 200 karakterSzöveges leírás a mellékletről, pl. megnevezés, típus,
megjelenési forma (adathordozó).
Irat
40Mellékletek számaSzámmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterEgy adott irat elemhez tartozó mellékletek száma.Irat
41Ügyintéző személy és
szervezeti egység
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, az irat intézésére és a döntés előkészítésére
kijelölt, megfelelő jogosultsággal rendelkező
természetes személy(ek). Ügyirat (és iratpéldány)
tekintetében értelmezhető.
Ügyirat, irat
42Ügyirat tárgyaBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakterAz ügyirat tartalmáról rövid, tömör szöveges leírás.
Ügyirat tekintetében értelmezhető.
Ügyirat
43Irat tárgyaBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakterAz irat tartalmáról rövid, tömör szöveges leírás.Irat
44TárgyszavakBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterAz alkalmazható tárgyszavak értékeit a szerv határozza
meg feladatainak, működési sajátosságainak
megfelelően. Egy irathoz tetszőleges számú előre
rögzített tárgyszó adható hozzá.
Ügyirat, irat
45Előirat iktatószáma/
számai
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú strukturált adat, az ügyirat
egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy
adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő előirat.
Ügyirat
46Utóirat iktatószáma/
számai
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú strukturált adat, az ügyirat
egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy
adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő utóirat.
Ügyirat
47Csatolt ügyiratBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA Korm. rendelet 2. § 5. pontjában meghatározott
eljárás szerint keletkezett irat.
Ügyirat
48SzignálóSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
automatikusan töltődő, az irat szignálási feladatait
ellátó, megfelelő jogosultsággal rendelkező
természetes személy.
Ügyirat, irat
49Szignálás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az ISZ által automatikusan kitöltött mező.Irat
50Szignáló utasításaSzövegmezőMaximum 200 karakterSzabad szöveges szakmai utasítás.Irat
51Kezelési utasításokBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, alapértékei a Korm. rendelet 67. §
(1) bekezdése alapján: "Saját kezű felbontásra!", "Más
szervnek nem adható át!", "Nem másolható!", "Kivonat
nem készíthető!", "Elolvasás után visszaküldendő!", "Zárt
borítékban tárolandó!".
Irat/Iratpéldány
52Kezelési feljegyzésekSzövegmezőMaximum 200 karakterA kezelési utasítások elemein kívüli szabad szöveges
ügyviteli utasítás, pl. digitalizálandó...
Irat/Iratpéldány
53Ügyirat ügyintézési
határideje
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Ügyiratonként rögzítendő adat.Ügyirat
54Irat ügyintézési
határideje
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Iratonként rögzítendő adat. Az irat határideje nem
lehet későbbi, mint az ügyirat határideje.
Irat
55Határidőbe tétel
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az eljárási határidő kezdő időpontja.Ügyirat
56Határidőbe tétel
lejárata
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az eljárási határidő jogszabály szerinti lejáratának
időpontja.
Ügyirat
57Határidőből kivétel
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A határidőbe tétel tényleges megszüntetése.Ügyirat
58Ügyintézés módjaSzövegmezőMaximum 30 karakterA szükséges intézkedés jelölése, értékkészlete
szervenként alakítható ki.
Ügyirat/Irat
59Ügyirat elintézési
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.-Ügyirat
60Irat elintézési
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az irat elintézési időpontja nem lehet későbbi, mint
az ügyirat elintézési időpontja.
Irat
61Ügyirat lezárási
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A Korm. rendelet 64. § (5) bekezdése alapján ezen
időpontot követő év első napjától kell számolni
az őrzési időt.
Ügyirat
62Irattári tételszámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú strukturált adat.
Ügyirat
V. KIADMÁNYOZÁS METAADATAIIrat, iratpéldány tekintetében értelmezhető.
63Kiadmányozó neve,
szervezeti egysége
SzövegmezőMaximum 150 karakterAz irat kiadmányozását elvégző, megfelelő
jogosultsággal rendelkező természetes személy.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, az irat kiadmányozási feladatait ellátó,
megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes
személy(ek). Elektronikus aláírás esetén automatikusan
töltődik.
Irat
64Kiadmányozás
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Elektronikus aláírás esetén automatikusan töltődik.Irat
65Egyéb aláíró neve,
szervezeti egysége
SzövegmezőMaximum 150 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, egyéb aláírási feladatokat ellátó, megfelelő
jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek).
Elektronikus aláírás esetén automatikusan töltődik.
Irat
66Egyéb aláírás dátumaDátummezőéééé.hh.nn.óó.pp.Elektronikus aláírás esetén automatikusan töltődik.Irat
VI. EXPEDIÁLÁS METAADATAIIrat, iratpéldány tekintetében értelmezhető.
67Expediált
iratpéldányok száma
Számmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterAz ISZ által automatikusan kitöltött mező.Iratpéldány
68Expediálás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A metaadat több példány esetében kizárólag
az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat
tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
69Expediálás módjaSzövegmezőMaximum 25 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
Az expediálás időpontja, kimenő iratok esetében.
A szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, alapértékei: posta, futár, személyes
kézbesítés, e-mail/fax, biztonságos kézbesítési
szolgáltatás, Posta SZEÜSZ. A metaadat több példány
esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében
kizárólag az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
70ExpediálóSzövegmezőMaximum 50 karakterAz expediáló neve, kimenő iratok esetében. A szerv
által karbantartott és bővíthető listából választható,
az expediálási feladatokat ellátó, megfelelő
jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek).
A metaadat több példány esetében kizárólag az
iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat
tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
71Küldemény azonosítóBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 16 karakterA könyvelt postai küldemény ragszáma vagy bármely
egyedi azonosító. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
72Címzett természetes
személy neve/álneve
SzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
Természetes személy. A szerv által karbantartott
címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat
több példány esetében kizárólag az iratpéldány,
1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében
tárolandó.
Irat/Iratpéldány
73Címzett szervezet neveSzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
Jogi személy. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ
szolgáltatás által biztosított adat. A metaadat több
példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány
esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
74Címzett címe/
országkód
SzövegmezőMaximum 3 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
75Címzett címe/
irányítószám
Számmező (pozitív
egész szám)
Maximum 4 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
76Címzett címe/helységSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
77Címzett címe/
közterület neve
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
78Címzett címe/
közterület jellege
Előre meghatározott
listából választható
adat, értéke
A 345/2014. (XII. 23.)
Korm. rendelet 1. melléklete
szerinti értékek
A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete
szerinti értékekből választható. A metaadat több
példány esetében kizárólag az iratpéldány, 1 példány
esetében kizárólag az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
79Címzett címe/házszámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
80Címzett címe/épületBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
81Címzett címe/
lépcsőház
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
82Címzett címe/emeletBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
83Címzett címe/ajtószámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
84Címzett címe/postafiók
száma
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
85Címzett címe/egyébBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 20 karakterMinden egyéb a címzésben megjelenő azonosító
szám vagy betűjel. A metaadat több példány esetében
kizárólag az iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag
az irat tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
86Címzett elektronikus
elérhetőségének
típusa
Előre meghatározott
listából választható,
értékei e-mail-cím,
biztonságos
kézbesítési cím,
cégkapu azonosító,
ügyfélkapu azonosító.
Maximum 100 karakterAmennyiben a küldemény expediálása elektronikus
úton történik kötelezően megjelenítendő. A metaadat
több példány esetében kizárólag az iratpéldány,
1 példány esetében kizárólag az irat tekintetében
tárolandó.
Irat/Iratpéldány
87Címzett elektronikus
elérhetősége
Formátumnak
megfelelő
A metaadat több példány esetében kizárólag az
iratpéldány, 1 példány esetében kizárólag az irat
tekintetében tárolandó.
Irat/Iratpéldány
VII. IRATTÁRI KEZELÉS METAADATAI
88Átmeneti irattár
megnevezése
SzövegmezőMaximum 100 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, a feladat ellátásában illetékes szervezeti
egység.
Ügyirat
89Átmeneti irattári
átvevő
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
automatikusan töltődő, az átmeneti irattár kezelésére
jogosult természetes személy.
Ügyirat
90Átmeneti irattárba
adás dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Ügyirat
91Központi irattár
megnevezése
SzövegmezőMaximum 100 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, a feladat ellátásában illetékes szervezeti
egység.
Ügyirat
92Központi irattári
átvevő
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
automatikusan töltődő, a központi irattár kezelésére
jogosult természetes személy.
Ügyirat
93Központi irattárba adás
dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Ügyirat
94Központi irattári
átvétel időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Ügyirat
95Kölcsönzés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A Korm. rendelet 63. §-a szerint. Az ISZ képes az egy
ügyiratra vonatkozó többszöri esemény rögzítésére.
Ügyirat
96KölcsönzőSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, kölcsönzésre jogosult természetes személy.
Az ISZ képes az egy ügyiratra vonatkozó többszöri
esemény rögzítésére.
Ügyirat
97Kölcsönzést
engedélyező
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, kölcsönzést engedélyező természetes
személy.
Ügyirat
98Kölcsönzési határidőDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A kikölcsönzött irat/ügyirat visszaadásának határideje.
Az ISZ képes az egy ügyiratra vonatkozó többszöri
esemény rögzítésére.
Ügyirat
99Visszavétel időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A kikölcsönzött irat/ügyirat visszavételének ideje.
Az ISZ képes az egy ügyiratra vonatkozó többszöri
esemény rögzítésére.
Ügyirat
100VisszavevőSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, visszavételre jogosult természetes személy.
Az ISZ képes az egy ügyiratra vonatkozó többszöri
esemény rögzítésére.
Ügyirat
VIII. SELEJTEZÉS, LEVÉLTÁRBA ADÁS METAADATAI
101Selejtezhetőség
dátuma
Dátummező (év)ééééÜgyirat
102Levéltárba adhatóság
dátuma
Dátummező (év)ééééÜgyirat
103Tényleges megőrzési
időegység
SzövegmezőVálasztható értékei: év, hónap,
nap
Felülvizsgált egyedi érték. A megállapított őrzési
időegység.
Ügyirat
104Tényleges megőrzési
idő érték
Számmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterFelülvizsgált egyedi érték. A megállapított őrzési
egységek száma (egész számban megadva).
Ügyirat
105Tényleges megőrzési
mód
SzövegmezőLehetséges értékei: "Határidő
nélkül megőrzendő", "Lejárati
idő végén felülvizsgálandó",
"Levéltárba adandó",
"Selejtezendő"
Felülvizsgált egyedi érték. A megőrzési idő lejárta utáni
teendő leírása, amely felülírhatja az irattári tervben
meghatározott megőrzési mód értékét
Ügyirat
106Selejtezés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Ügyirat
107Selejtezési bizottság
tagjai
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, selejtezésre jogosult természetes
személyek.
Ügyirat
108Levéltárba adás
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Ügyirat
109Levéltárnak átadóSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, levéltárba adásra jogosult természetes
személy.
Ügyirat
IX. ÉRKEZTETŐ KÖNYVEK METAADATAI
110Érkeztető könyv
megnevezése
SzövegmezőMaximum 100 karakterAz érkeztető könyvhöz kötődő, a szerv iratkezelési
szabályzata alapján meghatározott szöveges
megnevezés.
Érkeztető könyv
111Érkeztető könyv
azonosítója
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú azonosító.
Érkeztető könyv
112Érkeztető könyv
nyitásának időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az adott érkeztető könyv elektronikus érkeztető
nyilvántartásban történő létrehozásának,
megnyitásának időpontja.
Érkeztető könyv
113Érkeztető könyv
lezárásának időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az adott érkeztető könyv elektronikus érkeztető
nyilvántartásban történő lezárásának időpontja.
Érkeztető könyv
114Érkeztető könyv
státusza
Logikai mezőVálasztható értéke: nyitott/
lezárt
Az érkeztető könyv státusza, az érkeztető könyv nyitási
és lezárási dátuma alapján automatikusan rögzített
adat.
Érkeztető könyv
X. IKTATÓKÖNYV METAADATAI
115Iktatókönyv
azonosítója
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú azonosító.
Iktatókönyv
116Iktatókönyv
megnevezése
SzövegmezőMaximum 100 karakterAz iktatókönyvhöz kötődő, a szerv iratkezelési
szabályzata alapján meghatározott szöveges
megnevezés.
Iktatókönyv
117Iktatókönyv státuszaLogikai mezőVálasztható értéke: nyitott/
lezárt
Az iktató könyv státusza, az iktatókönyv nyitási és
lezárási dátuma alapján automatikusan rögzített adat.
Iktatókönyv
118Iktatókönyv nyitásának
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az adott iktatókönyv elektronikus iktatókönyvben
történő létrehozásának, megnyitásának időpontja.
Iktatókönyv
119Iktatókönyv
lezárásának időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az adott iktatókönyv elektronikus iktatókönyvben
történő lezárásának időpontja.
Iktatókönyv
120Iktatóhely egyedi
azonosítója
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 100 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú azonosító.
Iktatókönyv
XI. KÉZBESÍTÉSI NYUGTA ADATOK
121Tértivevény,
visszaigazolás
visszaérkezett
Dátummező (év,
hónap, nap)
éééé.hh.nn.Irat/Iratpéldány
122Első kézbesítés
megkísérlése
Dátummező (év,
hónap, nap)
éééé.hh.nn.Irat/Iratpéldány
123Második kézbesítés
megkísérlése
Dátummező (év,
hónap, nap)
éééé.hh.nn.Irat/Iratpéldány
124Kézbesítés/
visszaküldés
Dátummező (év,
hónap, nap)
éééé.hh.nn.Új mező.Irat/Iratpéldány
125KézbesítésVálasztható mezőVálasztható mező (lehet
gyári, nem kell a szerv által
karbantartottnak lennie,
hiszen a postai vevény szerint
kell elkészíteni). Értékei:
sikertelen, sikeres, kézbesítési
fikció
Irat/Iratpéldány
126Vevény státuszVálasztható mezőVálasztható mező (lehet
gyári, nem kell a szerv által
karbantartottnak lennie,
hiszen a postai vevény szerint
kell elkészíteni). Értékei a
vonatkozó postai szabályok
szerint, minimum:
- Átvétel megtagadva
- Bejelentve: meghalt,
megszűnt
- Címzett nem azonosítható
- Címzett ismeretlen
- Címzettnek kézbesítve
- Elköltözött
- Feladó visszakérte
- Helyettes átvevőnek
kézbesítve
- Kézbesítés akadályozott
- Közvetett kézbesítőnek
kézbesítve
- Meghatalmazottnak
kézbesítve
- Nem kereste
- Nincs megadva
- Sérült, nem továbbított
- Szabálytalan
Irat/Iratpéldány
127Csatolmány (vevény
képe)
FájlCsatolt fájl (szkennelés vagy
postai e-térti szolgáltatás
esetén vagy maga az igazolás
vagy annak elektronikus
képe, lehetőség szerint
hiteles másolatban az ahhoz
szükséges metaadatokkal)
Irat/Iratpéldány
XII. IRATTÁRI TERVRE VONATKOZÓ METAADATOK
128Irattári tervBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 100 karakter
A szerv elsődleges besorolási
sémája
Irattári terv
129Érvényességi idő
kezdete
Dátummező (év,
hónap, nap)
éééé.hh.nn.Az irattári terv érvényességi idejének kezdete.
Amennyiben az irattári terv egyes tételei megváltoztak,
vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a
módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének
megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek
továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel
rendelkező irattári tervet alkossanak.
Irattári terv
130Érvényességi idő végeDátummező (év,
hónap, nap)
éééé.hh.nn.Az irattári terv érvényességi idejének vége.
Amennyiben az irattári terv egyes tételei megváltoztak,
vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a
módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének
megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek
továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel
rendelkező irattári tervet alkossanak.
Irattári terv
131Irattári tételszámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakter
A szerv elsődleges besorolási
sémája szerinti azonosítók
Irattári tétel
132Irattári tételszám
megnevezése
SzövegmezőMaximum 300 karakterIrattári tétel
133Alapértelmezett
megőrzési mód
SzövegmezőLehetséges értékei: "Határidő
nélkül megőrzendő", "Lejárati
idő végén felülvizsgálandó",
"Levéltárba adandó",
"Selejtezendő"
A megőrzési idő lejárta utáni alapértelmezetten
elvégzendő teendő leírása.
Ügyirat
134Alapértelmezett
megőrzési időegység
SzövegmezőLehetséges értékei: "Nap",
"Hét", "Hónap", "Év"
Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő
jellege.
Ügyirat
135Alapértelmezett
megőrzési idő érték
Számmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterAz irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő
értéke.
Ügyirat
XIII. NAPLÓZÁSRA VONATKOZÓ METAADATOK
136Műveletet végrehajtó
felhasználó
azonosítója
SzövegmezőMaximum 30 karakterEseménynapló
137Érintett metaadatSzövegmezőMaximum 30 karakterA változtatott adatbázis mező felületen megjelenő
elnevezése.
Eseménynapló
138Művelet
végrehajtásának
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Eseménynapló
139Végrehajtott műveletBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 35 karakterAz ISZ-szel végrehajtott művelet, alapértékei:
módosítás, törlés, hozzáférés.
Eseménynapló
140Korábbi értékBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakterAz adat változtatás előtti értéke.Eseménynapló
141Új értékBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakterAz adat változtatását követő értéke.Eseménynapló
XIV. IRATPÉLDÁNY METAADATOK
142Iratpéldány sorszámaSzámmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterIratpéldány egyedi azonosítója.Iratpéldány
143Iratpéldányt létrehozóSzövegmezőMaximum 50 karakterAz ISZ által automatikusan kitöltött mező.Iratpéldány
144Iratpéldány
létrehozásának
dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az ISZ által automatikusan kitöltött mező.Iratpéldány
145Iratpéldány típusaSzövegmezőMaximum 30 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, alapértékei: papír vagy elektronikus.
Iratpéldány
XV. ÜGYIRAT METAADATOK
146Ügyirat típusaSzövegmezőMaximum 25 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
automatikusan töltődő, alapértékei: papíralapú,
elektronikus formátumú, vegyes ügyirat.
Ügyirat
147Ügyirat állapotaSzövegmezőMaximum 30 karakterAutomatikusan töltődik, alapértékei: nyitott, lezárt,
törölve, határidőben, átmeneti irattárban, központi
irattárban, selejtezve, levéltárban.
Ügyirat
148Ügy típusaSzövegmezőMaximum 25 karakterA szerv által használt ügytípus azonosítója.Ügyirat
149Ügykezelő rendszer
azonosító
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterÜgykezelő rendszer
150Hozzáférési
korlátozások
SzövegmezőMaximum 50 karakterAz iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak
korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló
információ.
Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel
kapcsolatos korlátozás.
Ügyirat
151Felhasználási
korlátozások
SzövegmezőMaximum 50 karakterAz iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz
kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a
reprodukcióval kapcsolatos korlátozás.
Ügyirat
XVI. MIGRÁLANDÓ METAADATOK
1MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzésKapcsolódó entitás
2Beérkezés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Elektronikus érkeztetés esetén a dátum és idő adat.
Manuális érkeztetés esetén a beérkezés tényleges
dátuma. Elektronikus érkeztetés esetén automatikusan
töltődik felhasználói beavatkozás nélkül, és nem
módosítható. Kötelezően megjelenítendő az
érkeztetésnél és iktatásnál.
Küldemény
3Beérkezés módjaSzövegmezőMaximum 25 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
A szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, pl. elsőbbségi, ajánlott, tértivevény,
értékküldemény, csomag, e-mail, futár, kézbesítési
szolgáltatás, biztonságos kézbesítési szolgáltatás,
űrlapkitöltés vagy e-papír. Kötelezően megjelenítendő
az iktatásnál.
Küldemény
4Küldő/feladó
természetes személy
neve/álneve
SzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
Természetes személy. A szerv által karbantartott
címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően
megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál.
Küldemény
5Küldő/feladó szervezet
neve
SzövegmezőMaximum 100 karakterJogi személy. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ
szolgáltatás által biztosított adat. Kötelezően
megjelenítendő az érkeztetésnél és iktatásnál.
Küldemény
6Küldő/feladó címe/
ország
SzövegmezőMaximum 100 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás
által biztosított adat. Kötelezően megjelenítendő az
érkeztetésnél és iktatásnál.
Küldemény
7Küldő/feladó címe/
város
SzövegmezőMaximum 50 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Küldemény
8Küldő/feladó címe/
közterület neve
SzövegmezőMaximum 50 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Küldemény
9Küldő/feladó címe/
közterület jellege
Előre meghatározott
listából választható
adat, értéke
A 345/2014. (XII. 23.)
Korm. rendelet 1. melléklete
szerinti értékek
A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete
szerinti értékekből választható.
Küldemény
10Küldő/feladó címe/
házszám
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterKötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és
iktatásnál. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat vagy egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Küldemény
11Küldő/feladó címe/
egyéb
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 20 karakterMinden egyéb a címzésben megjelenő azonosító szám
vagy betűjel.
Küldemény
12Küldő elektronikus
elérhetőségének
típusa
Előre meghatározott
listából választható,
értékei e-mail-cím,
biztonságos
kézbesítési cím,
cégkapu azonosító,
ügyfélkapu azonosító.
-Kötelezően megjelenítendő az érkeztetésnél és az
iktatásnál.
Küldemény
13Küldő elektronikus
elérhetősége
Formátumnak
megfelelő
Maximum 100 karakterKüldemény
14Mellékletek számaSzámmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterEgy adott küldemény elemhez tartozó mellékletek
száma.
Nyilvántartott irat
15IktatószámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú strukturált adat, az irat
egyedi azonosítója.
Nyilvántartott irat
Iktatás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az irat iktatásának időpontja.Nyilvántartott irat
16Iktatókönyv
azonosítója
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú azonosító.
Iktatókönyv
17Iktatókönyv
megnevezése
SzövegmezőMaximum 100 karakterAz iktatókönyvhöz kötődő, a szerv iratkezelési
szabályzata alapján meghatározott szöveges
megnevezés.
Iktatókönyv
Küldés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
18Címzett természetes
személy neve/álneve
SzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
Természetes személy. A szerv által karbantartott
címtárból választható adat, egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által biztosított adat.
Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
19Címzett szervezet neveSzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat
Jogi személy. A szerv által karbantartott címtárból
választható adat, egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ
szolgáltatás által biztosított adat.
Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
20Címzett címe/országSzövegmezőMaximum 100 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
21Címzett címe/városSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
22Címzett címe/
közterület neve
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
23Címzett címe/
közterület jellege
Előre meghatározott
listából választható
adat, értéke
A 345/2014. (XII. 23.)
Korm. rendelet 1. melléklete
szerinti értékek
A 345/2014. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. melléklete
szerinti értékekből választható.
Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
24Címzett címe/házszámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv által karbantartott címtárból választható adat
vagy egyedi adatbevitel vagy SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
25Címzett címe/egyébBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 20 karakterMinden egyéb a címzésben megjelenő azonosító szám
vagy betűjel.
Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
26Címzett elektronikus
elérhetőségének
típusa
Előre meghatározott
listából választható,
értékei e-mail-cím,
biztonságos
kézbesítési cím,
cégkapu azonosító,
ügyfélkapu azonosító.
Maximum 100 karakterNyilvántartott irat/
Iratpéldány
27Címzett elektronikus
elérhetősége
Formátumnak
megfelelő
Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
28Ügyintéző személy és
szervezeti egység
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, az irat intézésére és a döntés előkészítésére
kijelölt, megfelelő jogosultsággal rendelkező
természetes személy(ek). Ügyirat (és iratpéldány)
tekintetében értelmezhető.
Nyilvántartott irat
29Ügyirat tárgyaBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakterAz ügyirat tartalmáról rövid, tömör szöveges leírás.
Ügyirat tekintetében értelmezhető.
Ügyirat
Előirat iktatószáma/
számai
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú strukturált adat, az ügyirat
egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy
adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő előirat.
Nyilvántartott irat
30Utóirat iktatószáma/
számai
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú strukturált adat, az ügyirat
egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy
adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő utóirat.
Nyilvántartott irat
31Kezelési utasításokBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, alapértékei a Korm. rendelet 67. §
(1) bekezdése alapján: "Saját kezű felbontásra!", "Más
szervnek nem adható át!", "Nem másolható!", "Kivonat
nem készíthető!", "Elolvasás után visszaküldendő!", "Zárt
borítékban tárolandó!".
Nyilvántartott irat/
Iratpéldány
Irat irányaSzövegmezőMaximum 20 karakterA szerv által karbantartott és bővíthető listából
választható, alapértékei: Kimenő, Bejövő, Helyben.
Nyilvántartott irat
32Irat tárgyaBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakterAz irat tartalmáról rövid, tömör szöveges leírás.Nyilvántartott irat
33Központi irattári
átvétel időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Ügyirat
TárgyszavakBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterAz alkalmazható tárgyszavak értékeit a szerv határozza
meg feladatainak, működési sajátosságainak
megfelelően. Egy irathoz tetszőleges számú előre
rögzített tárgyszó adható hozzá.
Nyilvántartott irat
34Határidőbe tétel
lejárata
Dátummező (év,
hónap, nap, óra, perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az eljárási határidő jogszabály szerinti lejáratának
időpontja.
Ügyirat
35Csatolt ügyiratBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA Korm. rendelet 2. § 5. pontjában meghatározott
eljárás szerint keletkezett irat.
Ügyirat
36Irattári tételszámMaximum 30 karakterA szerv elsődleges besorolási
sémája szerinti azonosítók.
Irattári tétel
37Irattári tételszám
megnevezése
SzövegmezőMaximum 300 karakterIrattári tétel
38Selejtezhetőség
dátuma
Dátummező (év)ééééÜgyirat
39Levéltárba adhatóság
dátuma
Dátummező (év)ééééÜgyirat

2. melléklet a 3/2018. (II. 21.) BM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek használható kialakítására vonatkozó követelmények

ABC
1.Követelmény megnevezéseMegfelelőségPontszámok
2.Integrált hálózati
bejelentkezés
Az ISZ lehetővé teszi, hogy a felhasználók - beállítástól
függően - minimum LDAP protokoll használatával integrált
hálózati bejelentkezéssel be tudjanak lépni az ISZ-be.
3
3.Automatikus értesítések
iratkezeléssel kapcsolatos
feladatokról
Az ISZ adjon lehetőséget arra, hogy felhasználók értesítést
kapjanak arról, ha részükre iratkezeléssel kapcsolatos feladat
(átvétel, szignálás, iktatás, kiadmányozás) érkezett.
Az értesítés formája lehet ISZ-en belül egy feladat
megjelenítése, rendszerüzenet vagy akár e-mail.
2
4.Beérkező dokumentum
megjelenítése
Az ISZ-ben integrált módon megjelenik a beérkező
dokumentum képe.
2
5.Szignálási folyamat
támogatása
Felhasználó által karbantartott sablon szöveg használatával
a szignálás támogatása az ISZ-ben.
1
6.Elektronikus dokumentum
átadása (aláírásra)
Az ISZ lehetővé teszi a dokumentum többes aláírását
szervezeti egységek közötti átadással.
2
7.Elektronikus dokumentum
csoportos átadása (aláírásra)
Az ISZ lehetővé teszi a dokumentumok többes aláírását
szervezeti egységek közötti csoportos átadással.
3
8.ElőszignálásAz ISZ támogatja a jogosultsággal rendelkező felhasználó
számára a beérkező dokumentum előszignálását vezetője
részére.
2
9.ElőjóváhagyásAz ISZ támogatja a jogosultsággal rendelkező felhasználó
számára a munkapéldányok kiadmányozás előtti
előjóváhagyását.
2
10.Szignált dokumentumok
szűrési lehetőségei
Az ISZ lehetővé teszi a jogosultsággal rendelkező
felhasználó számára a lejárt határidős feladatok listázását.
1
11.VisszavonásFelterjesztett, átadott (aláírásra) dokumentum visszavonási
lehetősége az ISZ-ben.
2
12.Munkapéldány többszintű
visszautasítása
Az ISZ biztosítja a munkapéldány visszautasítását az
ügyintéző részére a jóváhagyási folyamat bármelyik szintjén.
1
13.FelterjesztésAz ISZ biztosítja a munkapéldányok kezelését és
felterjesztését (jóváhagyásra, kiadmányozásra).
1
14.Expediálási adatok megadásaA dokumentum expediálási adatai előzetesen ügyintézők
által megadhatóak.
3
15.Kiadmányozott dokumentum
automatikus expediálása
Az ISZ biztosítja, hogy előzetesen megadott expediálási
adatok esetén a dokumentum kiadmányozásakor az
expediálás automatikusan megtörténik.
3
16.Reszponzív megjelenítésTöbbféle megjelenítési nézet (összezárt nézet, egyszerű
nézet, teljes nézet).
2
17.KeresésEgy mezős általános dokumentumkereső (szám, szó, töredék
szám/szó) alkalmazáson belül.
2
18.HelyettesítésAz ISZ támogatja a távollévő felhasználó helyettesítését,
jogosultságnak megfelelően.
1
19.Dokumentumok csoportos
kiadmányozása
Az ISZ támogatja meghatározott dokumentumok csoportos
kiadmányozását.
3
20.Automatikus értesítések
selejtezhető és levéltárba
adható iratokról
Az ISZ minden év első napjával értesíti az arra jogosult
felhasználókat a selejtezhető vagy levéltárba átadható
iratokról. Az értesítés formája lehet ISZ-en belül egy feladat
megjelenítése, rendszerüzenet vagy akár e-mail.
2
21.Bejövő tömeges iktatás
támogatása
Az ISZ képes támogatni azt, hogy a felhasználók tömegesen
tudjanak bejövő iratot iktatni. Megvalósíthatja úgy is az ISZ,
hogy egy táblázatos formában importálja a metaadatokat
vagy akár valamilyen felületről elérhető funkcióval.
3
22.Kimenő tömeges iktatás
támogatása
Az ISZ képes támogatni azt, hogy a felhasználók tömegesen
tudjanak iktatni kimenő iratot. Ezt megvalósíthatja
úgy is az ISZ, hogy egy táblázatos formában importálja
a metaadatokat, de úgy is, hogy az iratkezelő állítja
elő azt a táblázatot valamilyen módon, amelyből a
felhasználók körlevél funkcióval elő tudják állítani a
leveleket (ne jelentsen megkötést a felhasználó irodai
munkakörnyezetében). A lényeg, hogy ne kelljen
esetenként akár több száz levelet egyesével megírni
szövegszerkesztőben, és utána egyesével beírni az
iktatáshoz szükséges metaadatokat az ISZ-be.
3
23.Iratok sablonok alapján
történő előállításának
támogatása
Az ISZ lehetővé teszi iratok sablon alapján történő
előállítását, amelybe az iktatószámokat valamint a
fontosabb metaadatokat az ISZ automatikusan képes
rögzíteni. Ez megvalósítható úgy is, hogy a felhasználó egy
szövegszerkesztőbe írja az adatokat, és abból olvassa be
az ISZ, vagy az ISZ-be írja a metaadatokat, és az ISZ generálja
a sablont.
A lényeg, hogy egy metaadatot egy helyre kelljen beírnia
felhasználónak vagy a szövegszerkesztőbe, vagy az ISZ-be.
1
24.Űrlapok iktatásának
támogatása
Az ISZ rendelkezik olyan funkcionalitással, amely
XML struktúrában tárolt metaadatokat tartalmazó
űrlapok (pl. ÁNYK) metaadatait adminisztrátor felhasználó
az ISZ felületén meg tudja feleltetni az ISZ-ben tárolt
metaadatoknak, ezzel automatikus érkeztetési, szignálási és
iktatási szabályokat beállítva az ISZ-ben.
2
25.Kettős iktatás elkerülésének
támogatása
Az ISZ figyelmezteti a felhasználókat arra, ha valamilyen
egyedi azonosító bevitele alapján megállapítható, hogy
az adott irat már iktatásra került. Ilyen egyedi azonosító
lehet például papíralapú irat esetén a hivatkozási szám,
elektronikus irat esetén bármely tárolt egyedi azonosító.
1
26.Opcionális metaadatok
kezelése
Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy rendszeradminisztrátor
felhasználó az ISZ felületéről további metaadatokat tudjon
a rendszerhez hozzáadni (testreszabással, programozás
nélkül). Megadható az egyedi metaadatok formátuma és
az, hogy kitöltésük a felhasználók számára kötelező vagy
opcionális.
2
27.Adatbevitel támogatása I.Az ISZ adjon lehetőséget a felhasználóknak arra, hogy
szótárkészletből kiválasztható mezőket automatikus
kiegészítés funkcióval lehessen gyorsan kitölteni valamint
a legördülő listából választható elemek kezdőbetűik
megadásával gyorsan kiválaszthatók legyenek.
1
28.Adatbevitel támogatása II.Az ISZ tartós alapértelmezett értékek felkínálásával képes
támogatni az adatbevitelt.
Alapértelmezés lehet:
- felhasználó által beállítható alapértelmezett érték;
= rögzített alapértelmezett érték;
= az előző elem értékével egyező érték;
- a környezetből kinyerhető érték, pl. mai dátum,
állományhivatkozás, felhasználó azonosítója.
2
29.Keresés, kinyerés és
megjelenítés I.
Az ISZ lehetőséget ad a felhasználóknak arra, hogy a találati
listát bármely oszlop szerint sorba rendezhessék.
30.Keresés, kinyerés és
megjelenítés II.
Az ISZ lehetőséget ad a felhasználóknak arra, hogy az
egyes találati listák oszlopainak sorrendjét, megjelenítését/
elrejtését testre szabhassák.
31.E-mailek automatizált
feldolgozása I.
E-mailek érkeztetése és iktatása során követelmény, hogy
az e-mail tárgyát, valamint ha a beküldő szerepel
a partnertörzsben, akkor a beküldőjét felajánlja az ISZ
a megfelelő metaadatmezőben automatikusan (ne jelentsen
megkötést a felhasználó irodai munkakörnyezetében).
32.E-mailek automatizált
feldolgozása II.
Ha az e-mail szövegében e-mail-címek találhatók, akkor azt
is lehetséges beküldőként felajánlja az ISZ, ezzel támogatva
az iktatópontokra továbbított e-mailek eredeti beküldőre
történő gyors és kényelmes iktatását (ne jelentsen
megkötést a felhasználó irodai munkakörnyezetében).
33.E-mailek automatizált
feldolgozása III.
Kimenő e-mail iktatása esetén az olvasási visszaigazolásokat
automatikusan csatolja az ISZ az iktatott kimenő
e-mailhez (ne jelentsen megkötést a felhasználó irodai
munkakörnyezetében).
34.Elektronikus aláírások I.Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy a beérkező
elektronikusan aláírt dokumentumok hitelességének
ellenőrzését a felhasználó (akár automatikusan)
az ISZ felületéről elvégezhesse, és a szükséges információt
külön szoftver (pl. AcrobatReader) megnyitása nélkül
megtekinthesse.
35.Elektronikus aláírások II.Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy kimenő iratokat
az ISZ felületéről tudjanak a felhasználók egyesével és
tömegesen egyaránt aláírni.
2
36.Elektronikus aláírások III.Az ISZ-ben integrált módon megjelenik a kiadmányozott
dokumentum az elektronikus aláírás képével.
3
37.Dokumentum
kiadmányozásakor
automatikus iktatás
Az ISZ-ben a munkapéldány kiadmányozásakor
az automatikus iktatás megtörténik.
3
38.Munkapéldány státuszának
nyomonkövethetősége
Az ISZ lehetőséget biztosít az elektronikus jóváhagyási
folyamat nyomon követésére.
2
39.Szkennelés támogatásaAz ISZ gyors és felhasználóbarát megoldást ad az iratok
egyedi szkennelésére úgy, hogy nem kell a felhasználóknak
a szkennelt képet manuálisan megkeresni a meghajtón és
csatolni az iktatott irathoz.
2
40.Tömeges szkennelés
támogatása
Az ISZ megoldást ad iratok tömeges szkennelésére vonalkód
vagy bármilyen más szeparátor alkalmazásával.
2
41.Optikai szövegfelismerés
támogatása
Az ISZ a szkennelt állományokat automatikusan szövegesen
kereshető formába tudja átalakítani, valamint ezen
állományok tartalmára ISZ felületéről is indítható keresés.
2
42.Adminisztrátori feladatok I.Az ISZ-ben lévő nyilvántartásokhoz (pl. iktatókönyvhöz vagy
érkeztető könyvhöz) lehessen egyszerre több felhasználót,
akár egész szervezeti egység összes felhasználóját is
hozzárendelni.
1
43.Adminisztrátori feladatok II.Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy felhasználókat
tömegesen szervezeti egységhez rendelni.
1
44.Adminisztrátori feladatok III.Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy az eseménynaplóban
a felhasználói felületről lehessen szűrni iktatószámra,
felhasználóra, szervezeti egységre, eseményre.
1
45.Adminisztrátori feladatok IV.Nem lehet úgy ügyintézőt törölni/kiléptetni a rendszerből,
hogy van a nevén irat. Rendelkezzen a szoftver dokumentált
eljárással, hogyan kell egy kiléptetést megvalósítani.
3
46.Adminisztrátori feladatok V.Az ISZ rendelkezik dokumentált eljárással arra, hogyan
kell egy felhasználót egy másik szervezeti egységhez
átléptetni. Képes támogatni a szoftver valamilyen biztonsági
megoldással (legalább figyelmeztetéssel) az iratokkal való
elszámoltatást.
2
47.Adminisztrátori feladatok VI.Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy adminisztrátor
felhasználók a főbb iratkezelési lépésekhez tartozó
adatrögzítő képernyőkön (érkeztetés, bontás, szignálás,
iktatás, kiadmányozás, expediálás) a metaadatok
rögzítésének sorrendjét programozói segítség nélkül
megváltoztathassák.
1
48.Online felhasználói útmutatóAz ISZ rendelkezik strukturált, kereshető online, naprakész,
változásokat követő felhasználói útmutatóval.
1
49.Online segédanyagokAz ISZ biztosítja, hogy a használó szervek a felhasználói
útmutatón túl saját oktatási segédanyagokat
(pl. oktatóvideókat, vizsgaanyagokat) is rögzíthessenek
az ISZ-ben, melyeket a felhasználók az ISZ-ből online
elérhetnek.
2
50.Partnerlista karbantartásPartner összevonását, adattisztítását támogassa az ISZ úgy,
hogy a megmaradó partner nevére keresve, az összevont/
tisztított partnerre iktatottakat is találatként kapják meg
a felhasználók egy keresés során.
1
51.Felhasználói felület
ergonómiája
A felhasználói felület és működés következetes legyen
a rendszer különféle építőelemei (ablakok, menük és
parancsok) tekintetében.
3
52.FolyamatjelzésAz ISZ tájékoztatja a felhasználót valamilyen jelzéssel
(csík, homokóra, kör stb.), hogy éppen dolgozik az adott
művelet (például egy lekérdezés) végrehajtásán.
1
53.Ügyirathoz és irathoz
kiosztott feladatok grafikus
megjelenítése
Az ISZ biztosítja az ügyirathoz és irathoz kiosztott feladatok
grafikus megjelenítésének lehetőségét, illetve a feladat
stádiumának megfelelő jelöléseket a listaképernyőkön.
2
54.Mobil eszközök támogatásaAz ISZ rendelkezik okostelefonra és/vagy tabletre
optimalizált felülettel vagy letölthető alkalmazással
ahol a következő lépések elvégezhetők: keresés és irat
megtekintése,
1
55.szignálás,1
56.jóváhagyás,1
57.kiadmányozás,1
58.munkapéldány visszautasítása,1
59.meghatározott dokumentumok csoportos kiadmányozása.2
60.Postázás támogatásaAz ISZ képes támogatni a postázási feladatok ellátását
(boríték nyomtatását, tértivevény nyomtatását, postai
feladójegyzék nyomtatását, futárjegyzék nyomtatását,
valamint a jegyzékek xml formátumú létrehozását).
5
Teljes pontszám:Minimum
60

Lábjegyzetek:

[1] Hatályon kívül helyezte a 75/2022. (XII. 27.) BM rendelet 1. §-a. Hatálytalan 2023.01.01.

[2] Hatályon kívül helyezve a 2010. évi CXXX. törvény 12. §-a alapján.

Rendezés: -
Rendezés: -
Kapcsolódó dokumentumok IKONJAI látszódjanak:

Visszaugrás

Ugrás az oldal tetejére