34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet
az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (5) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 48. § 9. pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva - a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 21. § 5. és 14. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel egyetértésben - a következőket rendelem el:
1. A rendelet hatálya
1. § E rendelet hatálya
a) a közfeladatot ellátó szervekre (a továbbiakban: átadó),
b) a közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű, elektronikus formában tárolt iratainak levéltári átvételére, valamint
c) a közlevéltárakra (a továbbiakban: átvevő) terjed ki.
2. Értelmező rendelkezések
2. § E rendelet alkalmazásában:
1. besorolási séma: a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet (a továbbiakban: KIM rendelet) 3. § 2. pontjában meghatározott séma;
2. elektronikus irat: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi IXVI. törvény (a továbbiakban: Itv.) 3. § c) pontjában meghatározott irat, amely elektronikusan keletkezett vagy digitalizált;
3. elektronikus átvételi csomag: olyan tömörítetlen állomány, amely egy vagy több elektronikus irat és kapcsolódó metaadataik meghatározott formátumú és struktúrájú, a levéltári átvétel céljából összekapcsolt együttese;
4. ellenőrző összeg: az elektronikus átvételi csomag konténer fájlformátum állományához rendelt kódolási algoritmus által előállított számsorozat, amely a sértetlenség igazolására szolgál;
5. elsődleges adat: az átvétel részét képező elektronikus iratok összessége, és az elektronikus iratok keletkezésére, használatára, azok értelmezésére vonatkozó, az irat keletkezésekor vagy az elektronikus átvételi csomag előállítása során keletkezett adat;
6. elsődleges besorolási séma: a KIM rendelet 3. § 7. pontjában meghatározott séma;
7. irategyüttes: több elektronikus iratot magában foglaló hierarchikus szerkezetű egység;
8. konténer fájlformátum: olyan fájlformátum, amely biztosítja az elsődleges adatokat és a metaadatokat tartalmazó fájlok strukturált rendszerének egy fájlként történő tárolását és megjeleníthetőségét;
9. metaadat: levéltári átvétel céljából létrehozott elektronikus átvételi csomagra, vagy egyes iratokra, vagy irategyüttesekre vonatkozó azonosító, leíró, technikai vagy hozzáférésre vonatkozó adat vagy adatcsoport, amely rögzítése és az irathoz vagy iratcsoporthoz való hozzárendelése által biztosítja az irat vagy iratcsoport kezelését, felhasználását, olvashatóságát, értelmezhetőségét, sértetlenségét;
10. szabványos iktatási export állomány: a KIM rendelet 21-22. §-a szerinti export állomány;
11. tanúsított iratkezelési szoftver: olyan iratkezelési szoftver, amely rendelkezik a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletben előírt alkalmazási feltételekkel, és tanúsítását a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 43/2013. (II. 19.) Korm. rendelet szerint kijelölt tanúsító szervezet végezte el;
12. ügyirat: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 2. § 51. pontja szerinti ügyirat.
3. A levéltári átvétel feltételei
3. § (1) Az átadó az elektronikus formában tárolt, az Ltv. 3. § j) pontja szerinti maradandó értékű iratokat (a továbbiakban: maradandó értékű elektronikus irat) elektronikus átvételi csomag formájában, a (2)-(5) bekezdésben meghatározott követelményeknek megfelelően adja át az átvevőnek.
(2) Az elektronikus átvételi csomag része:
a) egy darab konténer fájlformátumban lévő állomány és
b) az ellenőrző összeg fájl.
(3) A (2) bekezdésben meghatározott elektronikus átvételi csomag elnevezése az alábbiak szerint épül fel azzal, hogy az elnevezés egyes elemeit aláhúzás jellel kell egymástól elhatárolni:
a) SIP elnevezésű kezdő karaktersor;
b) az elektronikus átvételi csomag készítésének időpontja, amely nyolc karakterből áll év, hónap, nap bontásban;
c) az átadó elnevezéséből képzett, legfeljebb húsz, ékezet nélküli nagybetűs karakterből álló egyedi azonosító; valamint
d) sorszám, amely az elektronikus átvételi csomag készítése napján újrakezdődő, folyamatosan növekvő, három karakter hosszúságú egész szám.
(4) A konténer fájlformátumban lévő állomány fejléc (a továbbiakban: header) mappából és tartalom (a továbbiakban: content) mappából áll. A mappák tartalmát és felépítését a 6. § (2) bekezdése szerinti típusok alapján az 1-4. melléklet határozza meg. A header mappa egy fájlt tartalmaz az 1. melléklet szerint, metadata.xml elnevezéssel. A content mappa két almappát tartalmaz; adatok (a továbbiakban: data) almappát és dokumentáció (a továbbiakban: documentation) almappát az 1. melléklet szerint. A documentation almappa tartalmazza az iratok értelmezéséhez az 5. § (1) bekezdése szerinti megállapodásban előírt dokumentációt, minden egyéb adatot a data almappában kell elhelyezni.
(5) Az elektronikus átvételi csomag nem titkosítható és nem látható el jelszóvédelemmel.
(6) A (2)-(5) bekezdésben meghatározott elektronikus átvételi csomag felépítésére vonatkozó műszaki követelményeket az 1. melléklet határozza meg.
(7) Az elektronikus átvételi csomag tartalmazza a KIM rendeletben előírt, és az iratkezelési szoftver által előállított naplóállományokat.
4. § Az átadó az R. 61. § (7) bekezdésében meghatározott esetben hiteles elektronikus másolattal is teljesítheti az átadást.
4. A maradandó értékű elektronikus irat levéltári átvétele tárgyában kötött megállapodás
5. § (1) Az átadó és az átvevő a maradandó értékű elektronikus irat levéltári átvételére megállapodást (a továbbiakban: megállapodás) köt. Egy megállapodás tárgya több átvétel is lehet.
(2) A megállapodás tartalmazza:
a) az átvételi eljárás tartalmi és technikai előkészítésére vonatkozó feladatai meghatározását;
b) az átvételre kerülő maradandó értékű elektronikus iratok körét, azok technikai és tartalmi jellemzőit, meghatározva azon maradandó értékű elektronikus iratok körét is, amelyekből ügyviteli célból példány marad az átadónál;
c) az átvétel részeként átadásra kerülő meglévő és elkészítendő dokumentációt;
d) az elektronikus átvételi csomag előállításához szükséges feladatokat, azok ütemezését és ellenőrzését;
e) az átvételi eljárás technikai lebonyolítását és ütemezését;
f) a maradandó értékű papíralapú és elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzésére, kezelhetőségére és használhatóságára vonatkozó rendelkezést; valamint
g) a (4) bekezdésen és a 6. § (3) bekezdésén alapuló rendelkezéseket.
(3) A maradandó értékű elektronikus iratok átvétele során az átvevő a 6. § (1) bekezdésében meghatározott módon - és ha az átadó és átvevő a megállapodásban a (4) bekezdés szerint ettől eltérően nem rendelkezik -az 1-5. mellékletben megállapított követelmények alapján folytatja le az átvételi eljárást.
(4) Az 1-5. mellékletben megállapított követelményektől a megállapodásban akkor lehet eltérni, ha a metaadatok nem, vagy csak részlegesen állnak az átadó rendelkezésére, nem pótolhatóak, vagy oly mértékben sérültek, hogy helyreállításuk nem lehetséges.
(5) Az 1-5. mellékletben foglalt követelmények teljesítéséről az átadó gondoskodik.
5. A levéltári átvétel típusai
6. § (1) A levéltári átvétel történhet:
a) iratkezelési szoftverből;
b) adatbázisból;
c) fájlrendszerből;
d) elektronikus iratok összetartozó gyűjteményéből.
(2) A levéltári átvétel típusai:
a) tanúsított iratkezelési szoftverből történő átvétel;
b) nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő átvétel iktatási iratnyilvántartással;
c) nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő átvétel nem iktatási típusú iratnyilvántartással, iratszintű metaadatokkal;
d) átvétel nem iratszintű metaadatokkal.
(3) A (2) bekezdésben meghatározott átvételi típusok adatsémájának leírását a Magyar Nemzeti Levéltár a honlapján közzéteszi.
7. § (1) A 6. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben az elektronikus átvételi csomag tartalmazza a tanúsított iratkezelési szoftver által előállított szabványos iktatási export állományt a 2. mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva, az R. 39. § (2) bekezdésében meghatározott iktatókönyvi rendezettségben.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott elektronikus átvételi csomag content mappa adatok almappájában elhelyezett elsődleges adatoknak a header mappában elhelyezett metaadatok strukúrájában a nyilvántartott iratok szintjéhez kell kapcsolódnia.
(3) Az (1) bekezdésben meghatározott iktatókönyv szerinti rendezettség és az R. 41. § (1) bekezdésében meghatározott sorszámos iktatás esetén, a főszámon iktatott iratnak a nyilvántartott irat szintjén előírt metaadatokat kell tartalmaznia.
(4) Az (1) bekezdésben meghatározott iktatókönyv szerinti rendezettség és az R. 41. § (2) bekezdésében meghatározott főszám-alszámos iktatás esetén az (1) bekezdés szerinti elektronikus átvételi csomag a maradandó értékű elektronikus iratokat ügyiratokba rendezve tartalmazza. A főszámon iktatott irat az ügyirat szinten előírt metaadatokat, az alszámon iktatott irat a nyilvántartott irat szintjén előírt metaadatokat tartalmazza.
8. § (1) A 6. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben az elektronikus átvételi csomag tartalmazza az R. 14. § (1) bekezdése alapján iktatott maradandó értékű elektronikus iratokat a 2. mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva, a megállapodásban rögzített eltérésekkel.
(2) Az (1) bekezdés szerinti elektronikus átvételi csomag az iratkezelési szoftverben tárolt metaadatokat a maradandó értékű elektronikus iratok szintjéig bontva tartalmazza.
9. § A 6. § (2) bekezdés c) pontjában meghatározott esetben az elektronikus átvételi csomag az R. 10. § (2) bekezdés a) pontja szerinti nyilvántartás részét képező maradandó értékű elektronikus iratokat a 3. mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva, irategyüttesenként csoportosítva tartalmazza.
10. § (1) A 6. § (2) bekezdés d) pontjában meghatározott esetben, ha a maradandó értékű elektronikus iratokat nem olyan szoftverrel kezelték, amely biztosítja a 2-3. melléklet szerinti metaadatok hozzárendelését a maradandó értékű elektronikus iratokhoz, az elektronikus átvételi csomag a maradandó értékű elektronikus iratokat a 4. mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva tartalmazza.
(2) Az (1) bekezdés szerinti elektronikus átvételi csomag metaadat-készletére, annak struktúrájára, és az elsődleges adatok felépítésére, szétbontására vonatkozó előírásokat a megállapodásban kell rögzíteni.
11. § A levéltári átvétel megvalósulhat:
a) szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás igénybevételével, vagy
b) adathordozón, azzal, hogy az adathordozó az elektronikus átvételi csomagon kívül más fájlt nem tartalmazhat.
6. A levéltári átvétel eljárási szabályai
12. § (1) Az átvevő az elektronikus átvételi csomag levéltári átvételét - a (3) bekezdésben meghatározott kivétellel - térítésmentesen végzi.
(2) Az átvevő
a) az elektronikus átvételi csomagot átveszi, ha az megfelel a 3. §-ban és a 4. §-ban előírt követelményeknek, vagy
b) legalább 15 és legfeljebb 90 napos határidő biztosításával, és a levéltári átvételt akadályozó ok megjelölésével ismételt átadásra szólítja fel az átadót, ha az elektronikus átvételi csomag nem felel meg a 3. §-ban és a 4. §-ban előírt követelményeknek, vagy
c) az elektronikus átvételi csomag levéltári átvételét elutasítja, ha az átadó nem tett eleget átadási kötelezettségének a b) pont alapján, egyúttal a b) pont szerint póthatáridőt tűz, és felhívja az átadó figyelmét arra, hogy e határidő elmulasztása vagy az elektronikus átvételi csomag 3. §-ban és 4. §-ban előírt követelményeknek való meg nem felelése esetén az ügyben ellenőrzésre jogosult szervnél bejelenti az iratátadás meghiúsulásának tényét, és egyben kéri az ellenőrzésre jogosult szerv intézkedését.
(3) Az átadással, és a (2) bekezdés b) pontja esetében az ismételt átadással összefüggésben felmerülő költségeket az átadó viseli.
13. § Az elektronikus átvételi csomag levéltári átvételéről az átvevő az átadót a megállapodásban rögzített módon értesíti.
7. Adatvédelmi rendelkezések
14. § (1) Az átadó és az átvevő által foglalkoztatottak az e rendeletben meghatározott feladataik ellátása során megismert minősített adatot, személyes adatot vagy különleges adatot, üzleti titkot, banktitkot, fizetési titkot, biztosítási titkot, értékpapírtitkot, pénztártitkot, orvosi titkot és más hivatás gyakorlásához kötött titkot kizárólag a feladat ellátásának időtartama alatt, a célhoz kötöttség elvének figyelembevételével jogosultak kezelni.
(2) Az átadó és az átvevő foglalkoztatottait az (1) bekezdés szerint megismert adatok tekintetében titoktartási kötelezettség, és ennek vállalásáról szóló írásbeli nyilatkozattételi kötelezettség terheli.
8. Záró rendelkezések
15. § Ez a rendelet 2017. január 1-jén lép hatályba.
16. § A rendelet tervezetének a műszaki szabályokkal és az információs társadalom szolgáltatásaira vonatkozó szabályokkal kapcsolatos információszolgáltatási eljárás megállapításáról szóló, 2015. szeptember 19-i (EU) 2015/1535 európai parlamenti és tanácsi irányelv 5-7. cikke szerinti előzetes bejelentése megtörtént.
Balog Zoltán s. k.,
emberi erőforrások minisztere
1. melléklet a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelethez
Az elektronikus levéltári átvételi csomag műszaki követelményei
1. Az elektronikus átvételi csomag felépítése
1.1. Az elektronikus átvételi csomag szerkezete
A. [ellenőrző összeg].txt
B. [konténer állomány].zip
a) header
aa) metadata.xml
b) content
ba) data
bb) documentation
1.2. Az ellenőrző összeg szöveges állománya négy sort tartalmaz az alábbiak szerint:
a) metadata.xml: [a fájl terjedelme (byte)]
b) [algoritmus elnevezése]: [a metadata.xml fájl ellenőrző összege a 6. § (3) bekezdés szerinti adatséma-leírásban megadott algoritmus szerint]
c) [konténer fájl neve]: [a fájl terjedelme (byte)]
d) [algoritmus elnevezése]: [a konténer fájl ellenőrző összege az MNL ajánlásban megadott algoritmus szerint]
2. A metadata.xml állomány tartalma
2.1. A metadata.xml állomány metaadataira vonatkozó követelményrendszer értelmezése:
a) A oszlop: A metaadatok szövegszerű megnevezése.
b) B oszlop: A metaadat szerepeltetésére vonatkozó megkötés.
c) C oszlop: Az A oszlop szerinti metaadat ismételhetőségére vonatkozó előírás.
d) D oszlop: Az A oszlopban rögzített metaadat használatát segítő, magyarázó leírás.
2.2. A metadata.xml gyökér elemének leírására használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Azonosító | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomag egyedi azonosítója, amely azonos lehet a csomag egyedi elnevezésével. |
| 3 | Leírás | nem | nem | Az elektronikus átvételi csomag tartalmának rövid leírása. |
| 4 | Csomag típus | igen | nem | Meghatározza az elektronikus átvételi csomag szerepét az archiválási folyamatban. Konstans érték: "SIP". |
2.3. A metadata.xml fejléc elemének leírására használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Létrehozási idő | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomag létrehozásának dátuma és időpontja. |
| 3 | Státusz | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomag státusza. Lehetséges értékei: "Új csomag", amelynek reprezentációja "NEW"; "Helyettesítő csomag", amelynek reprezentációja "REPLACEMENT"; "Teszt csomag", amelynek reprezentációja "TEST". |
| 4 | Átadás típusa | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomag átadási típusa: "tanúsított iratkezelési szoftver", amelynek reprezentációja "TANÚSÍTOTT IKTATÁS"; "iktatási iratnyilvántartás", amelynek reprezentációja "STRUKTURÁLT IKTATÁS"; "nem iktatási típusú iratnyilvántartás, iratszintű metaadatokkal", amelynek reprezentációja "STRUKTURÁLT IRATNYILVÁNTARTÁS"; "nem iratszintű metaadatok", amelynek reprezentációja "STRUKTURÁLATLAN". |
| 5 | Átvétel típusát leíró dokumentum | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomag átvételi típusát részletesen meghatározó dokumentum címe és elérhetősége. |
| 6 | Levéltári átadás- átvételi megállapodás | igen | nem | Az iratátadó és a levéltár között létrejött levéltári átadás-átvételi megállapodás iktatószáma és dátuma. A két adatot pontosvesszővel kell elválasztani. |
| 7 | Korábbi levéltári átadás-átvételi megállapodás | nem | igen | Az elektronikus átvételi csomag tartalmára vonatkozó korábbi levéltári átadás-átvételi megállapodás iktatószáma és dátuma, amely pl. két levéltár közötti átadás esetén nyújt információt az iratképzőtől való átvétel körülményeire vonatkozóan. |
| 8 | Beküldés | nem | nem | A megállapodás alapján az átvétel több szakaszra tagolva is megvalósítható. A metaadat tartalmazza a beküldési szakasz megnevezését, azonosítóját. |
| 9 | Beküldési sorszám | nem | nem | Az átvételi szakasz során több csomag is átadható. A metaadat tartalmazza az elektronikus átvételi csomag sorszámát a beküldési szakaszon belül. |
| 10 | Levéltári anyag törzsszáma | nem | nem | Az elektronikus átvételi csomagban lévő levéltári anyaghoz kapcsolódó, már a levéltár őrzésében lévő anyag törzsszáma. |
| 11 | Levéltári anyag megelőző törzsszáma | nem | igen | Az elektronikus átvételi csomagban lévő levéltári anyag korábbi törzsszáma két levéltár közötti átadás esetén nyújt információt az iratképzőtől való átvétel körülményeire vonatkozóan. |
| 12 | Rendelkezésre állás | nem | nem | Az elektronikus átvételi csomag tartalmához történő hozzáférés korlátozásnak jelölése. |
| 13 | Selejtezhetőség | nem | nem | Ez az adat lehetővé teszi, hogy az elektronikus átvételi csomag szintjén meghatározható legyen az átadott állomány selejtezhetősége, amire "Teszt" típusú átvétel során lehet szükség. Lehetséges értékei: "Selejtezhető", "Nem selejtezhető". |
| 14 | Iratképző neve | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomagban szereplő iratokat keletkeztető szervezet pontos neve. |
| 15 | Iratképző azonosítója | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomagban szereplő iratokat keletkeztető szervezet egyedi azonosítója. |
| 16 | Iratkezelési szoftver neve | igen | nem | Annak az iratkezelési szoftvernek vagy más informatikai rendszernek a neve, amelyből az elektronikus átvételi csomagban szereplő adatok, iratok származnak. |
| 17 | Iratkezelési szoftver verziója | nem | nem | Annak az iratkezelési szoftvernek vagy más infromatikai rendszernek a verziószáma, amelyből az elektronikus átvételi csomagban szereplő adatok, iratok származnak. |
| 18 | Iratátadó szerv neve | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomagot készítő szervezet neve, amely alapértelmezetten azonos az iratképzővel. |
| 19 | Iratátadó szerv azonosítója | nem | nem | Az elektronikus átvételi csomagot készítő szervezet egyedi azonosítója, amely alapértelmezetten azonos az iratképzővel. |
| 20 | Közreműködő neve | nem | igen | Az elektronikus átvételi csomag készítésében közreműködő természetes személy vagy szervezet neve. |
| 21 | Közreműködő azonosítója | nem | igen | Az elektronikus átvételi csomag készítésében közreműködő természetes személy vagy szervezet egyedi azonosítója. |
| 22 | Átadó rendszer neve | nem | nem | Annak az informatikai rendszernek a neve, amely az elektronikus átvételi csomagot generálta. |
| 23 | Átadó rendszer verziója | nem | nem | Annak az informatikai rendszernek a verziószáma, amelyből az elektronikus átvételi csomagban szereplő adatok, iratok származnak. |
| 24 | Kapcsolattartó neve | nem | igen | A beadó szervezet részéről az átadásért felelős személy neve. |
| 25 | Kapcsolattartási adatok | nem | igen | A beadó szervezet részéről az átadásért felelős személy telefonszáma vagy e-mail címe. |
| 26 | Illetékes levéltár neve | igen | nem | Annak a levéltári szervezetnek a neve, amely az elektronikus átvételi csomag befogadását végzi. |
| 27 | Illetékes levéltár azonosítója | igen | nem | Annak a levéltári szervezetnek az azonosítója, amely az elektronikus átvételi csomag befogadását végzi. |
2.4. A beágyazott metaadat-reprezentációk leírására használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Azonosító | nem | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. |
| 3 | Megnevezés | nem | nem | Címke az adott metaadat-tartalom dokumentumon belüli azonosításához. |
| 4 | Metaadat- reprezentáció | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomagba beágyazott metaadatséma típusa, amely a technikai specifikáció által lehetővé tett értékeket veheti fel. |
| 5 | Egyéb metaadat- reprezentáció | nem | nem | Azon metaadatséma típusok megadása, amelyek a technikai specifikációtól eltérnek. |
| 6 | Metaadat- reprezentáció verzió | nem | nem | Alkalmazott metaadatséma-típus verziója. |
2.5. A metadata.xml-ben a leíró metaadatok tartalmazzák az elektronikus átvételi csomagban átadásra kerülő iratok leíró metaadatait, illetve a dokumentációhoz tartozó fájlok leírását.
2.5.1. A leíró metaadatok reprezentációjának leírására használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Azonosító | igen | nem | A leíró metaadatok sémájának egyedi azonosítója. |
| 3 | Csoport azonosító | nem | nem | Egy csoporthoz tartozó több metaadat-szekció fogható össze vele. Felhasználható, ha a megváltozott adattartalmakat ugyanazoknál az objektumoknál tároljuk (változáskövetés). |
| 4 | Létrehozási idő | nem | nem | A metaadat létrehozásának dátuma és időpontja. |
| 5 | Metaadat státusza | nem | nem | A metaadat státusza. Lehetséges értékei: "Elavult", amelynek reprezentációja "SUPERCEDED"; "Aktuális", amelynek reprezentációja "CURRENT". |
2.6. A metadata.xml-ben az adminisztratív metaadatok tartalmazzák az elektronikus átvételi csomagban átadásra kerülő adatok struktúrájának, adatfájljainak, a leíró metaadainak és maguknak az adminisztratív metaadatoknak a metaadatait.
2.6.1. A metadata.xml-ben a technikai metaadatok használata opcionális. A leírásra használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Azonosító | igen | nem | A technikai metaadatok metaadatcsoportjának egyedi azonosítója. |
| 3 | Csoport azonosító | nem | nem | Egy csoporthoz tartozó több metaadat-szekció fogható össze vele. Felhasználható, ha a megváltozott adattartalmakat ugyanazoknál az objektumoknál tároljuk (változáskövetés). |
| 4 | Adminisztratív metaadatok azonosítója | nem | nem | Hivatkozás az adminisztratív metaadatok csoportjának azonosítójára. |
| 5 | Létrehozási idő | nem | nem | A metaadatcsoport létrehozásának dátuma és időpontja. |
| 6 | Státusz | nem | nem | A metaadat státusza. Lehetséges értékei: "Elavult", amelynek reprezentációja "SUPERCEDED"; "Aktuális", amelynek reprezentációja "CURRENT". |
2.6.2. A metadata.xml-ben a szerzői jogoknak a leíró metaadatoktól független, önálló metaadat-reprezentációban való megadása opcionális. A leírásra használt metaadatok:
| A | B | C | ||
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Azonosító | igen | nem | A felhasználási jogokra vonatkozó metaadatcsoport egyedi azonosítója. |
| 3 | Csoport azonosító | nem | nem | Egy csoporthoz tartozó több metaadat-szekció fogható össze vele. Felhasználható, ha megváltozott adattartalmakat ugyanazoknál az objektumoknál tároljuk (változáskövetés.) |
| 4 | Adminisztratív metaadatok azonosítója | nem | nem | Hivatkozás az adminisztratív metaadatok csoportjának azonosítójára. |
| 5 | Létrehozási idő | nem | nem | A metaadatcsoport létrehozásának dátuma és időpontja. |
| 6 | Státusz | nem | nem | A metaadat státusza. Lehetséges értékei: "Elavult", amelynek reprezentációja "SUPERCEDED"; " Aktuális", amelynek reprezentációja "CURRENT". |
2.7. A metadata.xml-ben rögzíteni kell az egyes adatfájlokhoz tartozó, csoportosításukra, azonosításukra és elérésükre vonatkozó metaadatokat. Az egyes adatfájlokra és azok csoportjaira vonatkozó metaadatok megadása kötelező.
2.7.1. A metadata.xml-ben az egyes fájlcsoportokhoz tartozó metaadatokkal kell leírni az egyedi fájlok logikai csoportjaihoz rendelt metaadatokat. A leírásra használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Azonosító | igen | nem | A content mappában elhelyezett fájlok csoportjának egyedi azonosítója. |
| 3 | Adminisztratív metaadatok azonosítója | nem | nem | Hivatkozás az adminisztratív metaadatok csoportjának azonosítójára. |
| 4 | Használat | nem | nem | A csoportban található fájlok felhasználási területe (archív, referencia, nézőkép, egyéb). |
2.7.2. A metadata.xml-ben az egyes fájlokhoz tartozó metaadatokkal kell leírni az egyedi fájlok alapadatait és hivatkozásait. A leírásra használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Azonosító | igen | nem | A content mappában elhelyezett fájl egyedi azonosítója. |
| 3 | MIME típus | nem | nem | A fájlhoz társított IANA MIME típus. |
| 4 | Sorszám | nem | nem | Ha a fájl egy csoport tagja, akkor a csoport részeként kapott sorszámot tartalmazza. |
| 5 | Méret | nem | nem | Fájl mérete bájtban megadva. |
| 6 | Létrehozás dátuma | nem | nem | A fájl létrehozásának dátuma és időpontja. |
| 7 | Ellenőrző összeg | igen | nem | A fájl sértetlenségét igazoló ellenőrző összeg értéke. |
| 8 | Ellenőrző összeg típusa | nem | nem | Az ellenőrző összeg létrehozásához használt algoritmus. |
| 9 | Adminisztratív metaadatok azonosítója | nem | nem | Hivatkozás az adminisztratív metaadatok csoportjának azonosítójára. |
| 10 | Leíró metaadatok azonosítója | nem | nem | Hivatkozás a leíró metaadatok csoportjának azonosítójára. |
| 11 | Fájlcsoport azonosító | nem | nem | Annak a csoportnak az azonosítója, amelyikhez a fájl tartozik. |
| 12 | Használat | nem | nem | A csoportban található fájlok felhasználási területe (archív, referencia, nézőkép, egyéb). |
2.7.2.1. A fájlok elérési útjának megadásakor a fájlhierarchia kiinduló gyökéreleme a content mappa. A content mappa data és documentation mappájában elhelyezett állományok elhelyezkedésének leírására használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Azonosító | igen | Nem | A fájl helyét meghatározó hivatkozás azonosítója. |
| 3 | Hely típus | igen | Nem | A fájl helyét meghatározó hivatkozás típusa. |
2.8. A metadata.xml-ben a logikai struktúrához tartozó metaadatokkal kell leírni az irategyüttes logikai struktúráit, azok hierarchikus elrendezését.
2.8.1. A hierarchikus elrendezés három típusa használható:
a) aggregáció: a nyilvántartott iratok fizikai elrendezése: iktatókönyvek, ügyiratok, irategyüttesek, iratok hierarchiája;
b) besorolás, a nyilvántartott iratok logikai elrendezése: az irattári terv vagy besorolási séma hierarchiája;
c) dokumentáció: a csomag adattartalmától független, a tartalom értelmezését támogató dokumentumok összessége.
2.8.2. A logikai struktúra egyes komponenseinek metaadatait egymásba ágyazott metaadatcsoportokban (a továbbiakban: divízió) kell megadni. Minden divízió elem egy vagy több fájlhoz kapcsolódhat, amelyek együttesen az adott strukturális elem teljes tartalmát magukba foglalják. A divízió leírására használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Azonosító | igen | nem | A fájlok logikai hierarchiában való elrendezését rögzítő metaadatcsoport egyedi azonosítója. |
| 3 | Sorrend | nem | nem | A többféle logikai hierarchia sorrendjét leíró numerikus metaadat. |
| 4 | Névsorrend | nem | nem | A többféle logikai hierarchia sorrendjét leíró alfabetikus metaadat. |
| 5 | Címke | nem | nem | A logikai hierarchia tartalmának azonosítására szolgáló metaadat. |
| 6 | Leíró metaadatok azonosító | igen | nem | Hivatkozás a leíró metaadatok csoportjának azonosítójára. |
| 7 | Adminisztratív metaadatok azonosítója | nem | nem | Hivatkozás az adminisztratív metaadatok csoportjának azonosítójára. |
| 8 | Típus | igen | nem | A logikai hierarchia típusának meghatározása. |
2.8.2.1. A logikai struktúrához tartozó metaadatok és a fizikai elhelyezkedés közötti kapcsolatot a fájlmutató hivatkozás metaadattal kell megadni. A metaadat megadása kötelező.
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Fájl azonosító | igen | nem | A logikai hierarchia elemének az egyes fájlokkal való összekapcsolását biztosító metaadat. |
2. melléklet a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelethez
Iratkezelési szoftverből történő iktatási nyilvántartással történő átvételre vonatkozó követelmények
1. A metadata.xml fájl tartalmára vonatkozó speciális előírások
1.1. A metadata.xml az iratkezelési szoftverből történő iktatási nyilvántartással való átvétel során az elektronikus átvételi csomag általános metaadatai mellett az irattári tervhez, az irattári tételekhez, az iktatókönyvekhez, az ügyiratokhoz, nyilvántartott iratokhoz is tartalmaz leíró, adminisztratív, fájlleíró és strukturális metaadatokat.
2. A leíró metaadatokra vonatkozó követelmények
2.1. A leíró metaadatokra vonatkozó követelményrendszer értelmezése:
a) A oszlop: A metaadatok szövegszerű megnevezése.
b) B oszlop: A metaadat szerepeltetésére vonatkozó megkötés. Az A oszlop szerinti metaadat megadása kötelező, ha a forrásrendszerben a metaadatra vonatkozó érték szerepel.
c) C oszlop: Az A oszlop szerinti metaadat ismételhetőségére vonatkozó előírás.
d) D oszlop: Az A oszlopban rögzített metaadat használatát segítő, magyarázó leírás.
2.2. Az iktatási hierarchiában az irattári terv leírásához használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Metaadat-leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az irattári terv egyedi azonosítójával. |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | igen | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az irattári terv megnevezésével. |
| 4 | Azonosító | igen | nem | Az irattári terv egyedi azonosítója Alapértelmezetten: "ITévszám". |
| 5 | Irattári terv megnevezése | igen | nem | A szerv elsődleges besorolási sémájának a szöveges megnevezése. |
| 6 | Irathierarchia szintje | igen | nem | Az irattári tervnek a besorolási hierarchiában betöltött helye. Konstans érték: "Irattári terv", amelynek reprezentációja "CLASSIFICATION". |
| 7 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | Az irattári tervre vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 8 | Megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 9 | Készítési idő | igen | nem | Az irattári terv készítésének dátuma. |
| 10 | Érvényességi idő kezdete | igen | nem | Az irattári terv érvényességi idejének kezdete. Alapértelmezetten azonos az átadott iratanyag időkörének kezdetével. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező irattári tervet alkossanak. Egyetlen elektronikus átvételi csomagban sem szerepelhet több irattári terv. |
| 11 | Érvényességi idő vége | igen | nem | Az irattári terv érvényességi idejének vége. Alapértelmezetten azonos az átadott iratanyag időkörének végével. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező irattári tervet alkossanak. Egyetlen elektronikus átvételi csomagban sem szerepelhet több irattári terv. |
2.3. Az iktatási hierarchiában az irattári tételekhez használt leíró metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Metaadat-leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az irattári tételszámmal. |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | nem | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az irattári tétel megnevezésével. |
| 4 | Irathierarchia szintje | igen | nem | Az irattári tételnek a besorolási hierarchiában betöltött helye. Konstans érték: "Irattári tétel", amelynek reprezentációja: "CLASS". |
| 5 | Irattári tételszám | igen | nem | Az irattári tétel azonosítója. Főszám/alszámos iktatás esetén az ügyirathoz (főszámhoz) kell rendelni az irattári tételt, amelynek megőrzési előírásai alapértelmezetten az ügyirat valamennyi nyilvántartott iratára (alszámára) egységesen érvényesek. Sorszámos iktatás esetén az irattári tételt közvetlenül az egyedi nyilvántartott irathoz kell rendelni. Az ügyiratokhoz vagy egyedi nyilvántartott iratokhoz csak olyan irattári tétel rendelhető, amelynek már nincsenek rész irattári tételei. |
| 6 | Irattári tételszám megnevezése | igen | nem | |
| 7 | Készítési idő | igen | nem | Az irattári tétel keletkezési dátuma. |
| 8 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | Az irattári tétel tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 9 | Megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 10 | Érvényességi idő kezdete | igen | nem | Az irattári tétel érvényességi idejének kezdete. Alapértelmezetten minden irattári tétel érvényességi ideje azonos az adott elektronikus átvételi csomagban átadott teljes iratanyag időkörének kezdetével és végével. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező irattári tervet alkossanak. Egyetlen elektronikus átvételi csomagban sem szerepelhet több irattári terv. |
| 11 | Érvényességi idő vége | igen | nem | Az irattári tétel érvényességi idejének vége. Alapértelmezetten minden irattári tétel érvényességi ideje azonos az adott elektronikus átvételi csomagban átadott teljes iratanyag időkörének kezdetével és végével. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező irattári tervet alkossanak. Egyetlen elektronikus átvételi csomagban sem szerepelhet több irattári terv. |
| 12 | Alapértelmezett megőrzési mód | igen | nem | A megőrzési idő lejárta utáni alapértelmezetten elvégzendő teendő leírása. Lehetséges értékei: "Határidő nélkül megőrzendő", "Lejárati idő végén felülvizsgálandó", "Levéltárba adandó", "Selejtezendő". |
| 13 | Alapértelmezett megőrzési idő egység | igen | nem | Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő jellege. Lehetséges értékei: "Napok", "Hetek", "Hónapok", " Évek". |
| 14 | Alapértelmezett megőrzési idő érték | igen | nem | Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő értéke. |
2.4. Az iktatási hierarchiában az iktatókönyvekhez használt leíró metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Metaadat-leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az iktatókönyv egyedi azonosítójával. |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | nem | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az iktatókönyv megnevezésével. |
| 4 | Iktatókönyv azonosítója | igen | nem | Az iktatókönyv egyedi azonosítója. Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító. |
| 5 | Iktatókönyv megnevezése | igen | nem | Az iktatókönyvhöz kötődő, az átadó iratkezelési szabályzata alapján meghatározott szöveges megnevezés. |
| 6 | Irathierarchia szintje | igen | nem | Az iktatókönyvnek az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Iktatókönyv esetében konstans érték: "Iktatókönyv", amelynek reprezentációja: "REGISTER". |
| 7 | Iktatókönyv nyitásának dátuma | igen | nem | Az adott iktatókönyv elektronikus iktatókönyvben történő létrehozásának, megnyitásának időpontja. |
| 8 | Iktatókönyv lezárásának időpontja | igen | nem | Az adott iktatókönyv elektronikus iktatókönyvben történő lezárásának időpontja. |
| 9 | Az iratképző neve | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomagban szereplő iktatókönyvet keletkeztető szervezet megnevezése. |
| 10 | Idő(kör) kezdete | igen | nem | Az iktatókönyv iratanyaga létrehozásának kezdete. Alapértelmezetten az iktatókönyvben szereplő ügyiratok keletkezési évének január elseje. |
| 11 | Idő(kör) vége | igen | nem | Az iktatókönyv iratanyaga létrehozásának vége. Alapértelmezetten az iktatókönyvben szereplő ügyiratok keletkezési évének december 31-e. |
| 12 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | Az iktatókönyv tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 13 | Megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 14 | Részletes tartalmi leírás | nem | nem | A nyilvántartás tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásait részletesen bemutató leírás. |
| 15 | Földrajzi tárgyszavak | nem | igen | Az iktatókönyvhöz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek. |
| 16 | Nyelv | nem | igen | Az iratanyag tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. |
| 17 | Hozzáférési korlátozások | igen | nem | Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás. |
| 18 | Felhasználási korlátozások | igen | nem | Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás. |
| 19 | Eredeti példányok léte és őrzőhelye | nem | igen | Ha az eredeti iratanyag nem kerül átvételre, csak annak másolata, akkor itt rögzíthető az eredeti irat pontos helyét meghatározó leírás. |
| 20 | Másolatok léte és őrzőhelye | nem | igen | Az átvett iratanyag másolatainak pontos helye. |
| 21 | Kapcsolódó leírási egységek | nem | igen | Az átvett iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei. |
| 22 | Leírási szabályok | nem | nem | Az iktatókönyvben vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás. |
2.5. A főszám/alszámos iktatási hierarchiában az ügyiratokhoz használt leíró metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelez ő | Ismételh ető | Leírás |
| 2 | Metaadat-leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az ügyirat iktatószámával. |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | nem | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az ügyirat tárgyával, kiegészítve az iktatószámmal. |
| 4 | Iktatószám | igen | nem | Az ügyirat azonosítója: a főszámot tartalmazó iktatószám, az ügyindító irat iktatószáma. |
| 5 | Ügyirat tárgya | igen | nem | Az ügyirat szöveges megnevezése, tárgya. |
| 6 | Irathierarchia szintje | igen | nem | Az ügyiratnak az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Konstans érték: "file". |
| 7 | Kezelési feljegyzések | nem | nem | Kezelési feljegyzések, amelyek az ügyintézés során keletkeztek. |
| 8 | Főszám iktatásának időpontja | igen | nem | Az ügyirat főszámos iktatásának időpontja. |
| 9 | Ügyirat lezárási időpontja | igen | nem | Az ügyirat lezárásának pontos időpontja. |
| 10 | Irattári tételszám | igen | nem | Annak az irattári tételnek az azonosítója, ahova az ügyirat be van sorolva. Az átadó iratkezelési szabályzatának melléklete alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító. |
| 11 | Besorolás dátuma | igen | nem | Az irattári tételbe sorolás pontos időpontja. |
| 12 | Megőrzési mód | nem | nem | A megőrzési idő lejárta utáni teendő leírása, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési mód értékét: Lehetséges értékei: "Határidő nélkül megőrzendő", "Lejárati idő végén felülvizsgálandó", "Levéltárba adandó", "Selejtezendő". |
| 13 | Tényleges megőrzési idő egység | nem | nem | Az ügyirathoz tartozó tényleges megőrzési idő jellege, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési idő egység értékét: "Napok", "Hetek", "Hónapok", "Évek". |
| 14 | Tényleges megőrzési idő | nem | nem | Az ügyirathoz tartozó tényleges megőrzési idő, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési idő értékét. |
| 15 | Tárgyszavak | nem | igen | Tárgyszókészlet. |
| 16 | Előirat iktatószáma | nem | nem | Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő további ügyirat egyedi azonosítója. |
| 17 | Utóirat iktatószáma | nem | nem | Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő további ügyirat egyedi azonosítója. |
| 18 | Kapcsolatos ügyiratok | nem | igen | Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, a kapcsolódó ügyirat(ok) egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható(k) egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban nem lévő, de tárgya szerint kapcsolódó további ügyirat(ok). |
| 19 | Felelős | igen | nem | Az ügy elintézéséért felelős, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek) vagy szervezeti egység. |
| 20 | Ügyintéző | nem | nem | Az ügyirat intézésére és a döntés előkészítésére kijelölt, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek). |
| 21 | Ügyirat ügyintézési határideje | nem | nem | Az ügyintézés befejezésének tervezett/előírt határideje. |
| 22 | Ügyirat elintézési időpontja | nem | nem | Az ügyintézés befejezésének időpontja. |
| 23 | Intézés módja | nem | nem | Az ügyintézésre vonatkozó leírás. |
| 24 | Irattári átvevő | nem | nem | Ha az irat irattárba kerül, az irattári átvevő megnevezése. |
| 25 | Irattárba helyezés dátuma | nem | nem | Az átmeneti vagy a központi irattárba helyezés dátuma. |
| 26 | Selejtezhetőség dátuma | nem | nem | A tervezett selejtezési dátum. |
| 27 | Levéltárba adhatóság dátuma | nem | nem | A levéltárba adás tervezett dátuma. |
| 28 | Kölcsönzés időpontja | igen | igen | |
| 29 | Kölcsönző személy | igen | igen | Kölcsönző természetes személy neve. |
| 30 | Kölcsönzést engedélyező személy | igen | igen | Kölcsönzést engedélyező természetes személy neve. |
| 31 | Kölcsönzési határidő | igen | igen | A kikölcsönzött ügyirat visszaadásának határideje. |
| 32 | Visszavétel kölcsönzésből időpontja | nem | igen | A kikölcsönzött ügyirat visszavételének ideje. |
| 33 | Visszavevő személy | nem | igen | Az ügyiratot visszavevő természetes személy neve. |
| 34 | Selejtezés időpontja | nem | nem | Selejtezés időpontja, amikor az irat a jóváhagyott selejtezési eljárás eredményeként selejtezésre került. |
| 35 | Selejtező személy | nem | nem | A selejtezést végző személy neve, amennyiben az irat selejtezésre került. |
| 36 | Ellenőr | nem | nem | A selejtezést ellenőrző személy neve, amennyiben az irat selejtezésre került. |
| 37 | Levéltárba adás dátuma | nem | nem | |
| 38 | Levéltárnak átadó személy | nem | nem | Az átvétel során az iratátadó részéről az átadásért felelős személy. |
| 39 | Levéltári átvevő | nem | nem | Az átvétel során a levéltár részéről az átvételért felelős személy. |
| 40 | Irat helye | nem | nem | Irat fizikai helye. |
| 41 | Az iratképző neve | nem | nem | Az elektronikus átvételi csomagban szereplő ügyiratot keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni. |
| 42 | Idő(kör) kezdete | igen | nem | Az ügyirat létrehozásának kezdete. Értéke megegyezik a 8. sor Főszám iktatásának időpontja metaadat értékével. |
| 43 | Idő(kör) vége | igen | nem | Az ügyirat létrehozásának vége. Értéke megegyezik a 9. sor Ügyirat lezárási időpontja metaadat értékével. |
| 44 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | Az ügyirat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 45 | Megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 46 | Részletes tartalmi leírás | nem | nem | Az ügyirat tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásait részletesen bemutató leírás. |
| 47 | Földrajzi tárgyszavak | nem | igen | Az ügyirathoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek. |
| 48 | Nyelv | nem | igen | Az ügyirat tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. |
| 49 | A megőrzés története | nem | nem | Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, |
| valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére. | ||||
| 50 | A levéltárba kerülés közvetlen forrása | nem | nem | Ha az iratanyag nem az iratképzőtől kerül átvételre, itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt. |
| 51 | A leírási egység szerkezete | nem | nem | Az ügyirat belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó speciális információk. |
| 52 | Hozzáférési korlátozások | igen | nem | Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás. |
| 53 | Felhasználási korlátozások | igen | nem | Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás. |
| 54 | Eredeti példányok léte és őrzőhelye | nem | igen | Ha az eredeti iratanyag nem kerül átvételre, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti irat pontos helyét meghatározó leírás. |
| 55 | Másolatok léte és őrzőhelye | nem | igen | Az átvett ügyirat létező másolatainak pontos helye. |
| 56 | Kapcsolódó leírási egységek | nem | igen | Az ügyirat tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei. |
| 57 | Leírási szabályok | nem | nem | Az ügyiratban vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás. |
2.5.1. A kölcsönzés leírására használt 28-33. sorok metaadatai kötelező, ismételhető adatcsoportot alkotnak.
2.6. A főszám/alszámos iktatási hierarchiában az ügyiratokon belül nyilvántartott iratokhoz használt leíró metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Metaadat.leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat iktatószámával. |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | nem | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat tárgyával, kiegészítve az iktatószámmal. |
| 4 | Irathierarchia szintje | igen | nem | A nyilvántartott iratnak az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Konstans érték: "nyilvántartott irat", amelynek reprezentációja "RECORD". |
| 5 | Iktatószám | igen | nem | A nyilvántartott irat azonosítója: a főszámot és alszámot tartalmazó iktatószám. |
| 6 | Irat tárgya | igen | nem | A nyilvántartott irat szöveges megnevezése, tárgya. |
| 7 | Kezelési feljegyzések | nem | nem | Kezelési feljegyzések, amelyek az ügyintézés során keletkeztek. |
| 8 | Iktatás időpontja | igen | nem | Iktatási időpont megjelenítés dátum szerint (év, hó, nap). |
| 9 | Tárgyszavak | nem | igen | Tárgyszókészletből kiválasztott releváns tárgyszavak. |
| 10 | Ügyazonosító | nem | nem | Ügyazonosító, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik. |
| 11 | Ügykezelő rendszer azonosítója | nem | nem | Az ügykezelő rendszer azonosítója, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik. |
| 12 | Irat iránya | igen | nem | Az irat lehet bejövő, kimenő, vagy belső keletkezésű. |
| 13 | Beérkezés időpontja | nem | nem | Az iratnak az iratképzőhöz való érkezésének időpontja, bejövő irat esetében. Elektronikus érkeztetés esetén a dátum és idő adat. |
| 14 | Beérkezés módja | nem | nem | Az iratnak az iratképzőhöz való érkezésének módja, bejövő irat esetében. |
| 15 | Kézbesítés prioritása | nem | nem | Kézbesítés prioritása. Azonnali, sürgős, normál. |
| 16 | Érkeztető | nem | nem | Az érkeztető személy neve. |
| 17 | Érkeztetési azonosító | nem | nem | Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító. |
| 18 | Küldő/feladó neve | nem | nem | Küldő/feladó természetes személy neve. |
| 19 | Küldő/feladó szervezet | nem | nem | Küldő/feladó jogi személy megnevezése. |
| 20 | Küldő/feladó címe | nem | nem | |
| 21 | Címzett neve | nem | igen | A címzésben megjelölt természetes személy neve. |
| 22 | Címzett szervezet | nem | igen | A címzésben megjelölt jogi személy megnevezése. |
| 23 | Címzett címe | igen | igen | |
| 24 | Adathordozó típusa | nem | nem | Az adathordozó típusa: papír, elektronikus, vegyes. |
| 25 | Küldemény bontója | nem | nem | Küldemény bontója, amennyiben nem azonos az érkeztetővel. |
| 26 | Bontás időpontja | nem | nem | A bontás időpontja megegyezhet az érkeztetés időpontjával. |
| 27 | Bontási megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 28 | Iktató | nem | nem | Az iktatást végző személy neve. |
| 29 | Ügyirat állapota | nem | nem | Az iratképző által karbantartott és bővíthető listából választható, az ügyirat állapotát leíró adat. Alapértékei: iktatva, szignálva, törölve, határidőben, elintézett, átmeneti irattárban, központi irattárban, selejtezve, levéltárban. |
| 30 | Hivatkozási szám | nem | nem | Küldő saját iktatószáma (bejövő iratoknál), címzett saját iktatószáma (kimenő iratoknál). |
| 31 | Mellékletek | nem | nem | Mellékletek leírása. Szöveg típusú mező. |
| 32 | Mellékletek száma | nem | nem | Egy adott küldemény elemhez tartozó mellékletek száma. |
| 33 | Ügyintézési határidő | nem | nem | Az ügyintézés befejezésének tervezett / előírt határideje. |
| 34 | Elintézés időpontja | nem | nem | Az ügyintézés befejezésének időpontja. |
| 35 | Kiadmányozó | nem | nem | Az irat kiadmányozását elvégző, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy. |
| 36 | Kiadmányozás dátuma | nem | nem | |
| 37 | Egyéb aláíró neve | nem | igen | |
| 38 | Egyéb aláírás dátuma | nem | igen | |
| 39 | Expediálás időpontja | nem | nem | Expediálás időpontja, kimenő iratok esetében. |
| 40 | Expediálás módja | nem | nem | Expediálás módja, kimenő iratok esetében. |
| 41 | Expediáló | nem | nem | Expediáló neve, kimenő iratok esetében. |
| 42 | Az iratképző neve | nem | nem | Az elektronikus átvételi csomagban szereplő nyilvántartott iratot keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni. |
| 43 | Idő(kör) kezdete | igen | nem | A nyilvántartott irat létrehozásának kezdete. Értéke megegyezik a 8. sor Iktatás dátuma mező értékével |
| 44 | Idő(kör) vége | igen | nem | A nyilvántartott irat létrehozásának vége. Értéke megegyezik a 35. sor Elintézés időpontja mező értékével. |
| 45 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | A nyilvántartott irat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 46 | Megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 47 | Földrajzi tárgyszavak | nem | igen | Az irathoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek. |
| 48 | Nyelv | nem | igen | Az irat tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. |
| 49 | A megőrzés története | nem | nem | Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére. |
| 50 | A levéltárba kerülés közvetlen forrása | nem | nem | Ha az iratanyag nem az iratképzőtől kerül átvételre, itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt. |
| 51 | A leírási egység szerkezete | nem | nem | A nyilvántarott irat belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. |
| 52 | Hozzáférési korlátozások | igen | nem | Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás. |
| 53 | Felhasználási korlátozások | igen | nem | Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás. |
| 54 | Eredeti példányok léte és őrzőhelye | nem | igen | Ha az eredeti iratanyag nem kerül átvétere, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti irat pontos helyét meghatározó leírás. |
| 55 | Másolatok léte és őrzőhelye | nem | igen | Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye. |
| 56 | Kapcsolódó leírási egységek | nem | igen | Az átvett iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei. |
| 57 | Leírási szabályok | nem | nem | Az iratban vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás. |
2.6.1. A címzett leírására használt 21-23. sorok metaadatai opcionális, csoportosan ismételhető adatcsoportot alkotnak.
2.7. A sorszámos (nem főszám/alszámos) iktatási rendszerben a nyilvántartott iratokat leíró metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelez ő | Ismételhet ő | Leírás |
| 2 | Metaadat-leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat iktatószámával. |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | nem | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat tárgyával, kiegészítve az iktatószámmal. |
| 4 | Iktatószám | igen | nem | A nyilvántartott irat azonosítója: sorszámos iktatószám. |
| 5 | Tárgy | igen | nem | A nyilvántartott irat szöveges megnevezése, tárgya. |
| 6 | Irathierarchia szintje | igen | nem | A nyilvántartott iratnak az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Konstans érték: "record". |
| 7 | Kezelési feljegyzések | nem | nem | Kezelési feljegyzések, amelyek az ügyintézés során keletkeztek. |
| 8 | Iktatás dátuma | igen | nem | Az iktatás időpontja. |
| 9 | Ügyirat lezárási időpontja | igen | nem | A sorszámosan nyilvántartott irat lezárási időpontja. |
| 10 | Irattári tételszám | igen | nem | Annak az irattári tételnek az azonosítója, ahova az ügyirat be van sorolva. Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító. |
| 11 | Besorolás dátuma | igen | nem | Az irattári tételbe sorolás pontos időpontja. |
| 12 | Megőrzési mód | nem | nem | A megőrzési idő lejárta utáni tényleges teendő leírása, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési mód értékét: Lehetséges értékei: "Határidő nélkül megőrzendő", "Lejárati idő végén felülvizsgálandó", "Levéltárba adandó", "Selejtezendő". |
| 13 | Tényleges megőrzési idő egység | nem | nem | A sorszámos iktatásban nyilvántartott irathoz tartozó tényleges megőrzési idő jellege, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési idő egység értékét: "Napok", "Hetek", "Hónapok", "Évek". |
| 14 | Tényleges megőrzési idő | nem | nem | A sorszámos iktatásban nyilvántartott irathoz tartozó megőrzési idő, amely felülírhatja az irattári tervben rögzített alapértelmezett megőrzési idő értékét. |
| 15 | Tárgyszavak | nem | igen | Tárgyszókészlet. |
| 16 | Előirat iktatószáma | nem | nem | Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az előzmény ügyirat egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő további ügyirat. |
| 17 | Utóirat iktatószáma | nem | nem | Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az utóirat ügyiratának egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő további ügyirat. |
| 18 | Kapcsolatos ügyiratok | nem | igen | Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, a kapcsolódó ügyirat(ok) egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható(k) egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban nem lévő, de tárgya szerint kapcsolódó további ügyirat(ok). |
| 19 | Felelős | igen | nem | Az ügy elintézéséért felelős, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek) vagy szervezeti egység. |
| 20 | Ügyintéző | nem | igen | Ügyintéző neve. |
| 21 | Irat ügyintézési határideje | nem | nem | Az ügyintézés befejezésének tervezett határideje. |
| 22 | Elintézés időpontja | nem | nem | Az ügyintézés befejezésének tényleges időpontja. |
| 23 | Intézés módja | nem | nem | Az ügyintézésre vonatkozó leírás. |
| 24 | Irattári átvevő | nem | nem | Ha az irat irattárba kerül az irattári átvevő megnevezése. |
| 25 | Irattárba helyezés dátuma | nem | nem | Az átmeneti vagy a központi irattárba helyezés dátuma. |
| 26 | Selejtezhetőség időpontja | nem | nem | A tervezett selejtezési időpont. |
| 27 | Levéltárba adhatóság dátuma | nem | nem | A levéltárba adás tervezett időpontja. |
| 28 | Kölcsönzés időpontja | igen | igen | |
| 29 | Kölcsönző személy | igen | igen | Kölcsönző természetes személy neve. |
| 30 | Kölcsönzést engedélyező személy | igen | igen | Kölcsönzést engedélyező természetes személy neve. |
| 31 | Kölcsönzési határidő | igen | igen | A kikölcsönzött irat visszaadásának határideje. |
| 32 | Visszavétel kölcsönzésből időpontja | nem | igen | A kikölcsönzött ügyirat visszavételének ideje. |
| 33 | Visszavevő személy | nem | igen | Az iratot visszavevő természetes személy neve. |
| 34 | Selejtezés időpontja | nem | nem | Selejtezés időpontja, amennyiben az irat selejtezésre került. |
| 35 | Selejtező | nem | nem | A selejtezést végző személy neve, amennyiben az irat selejtezésre került. |
| 36 | Ellenőr | nem | nem | A selejtezést ellenőrző személy neve, amennyiben az irat selejtezésre került. |
| 37 | Levéltárba adás dátuma | nem | nem | |
| 38 | Levéltárnak átadó személy | nem | nem | Az átvétel során az átadó részéről az átadásért felelős személy neve. |
| 39 | Levéltári átvevő | nem | nem | Az átvétel során a levéltár részéről az átvételért felelős személy neve. |
| 40 | Irat helye | nem | nem | Az irat fizikai helye. |
| 41 | Ügyazonosító | nem | nem | Ügyazonosító, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik. |
| 42 | Ügykezelő rendszer azonosítója | nem | nem | Az ügykezelő rendszer azonosítója, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik. |
| 43 | Irat irány | igen | nem | Az irat lehet bejövő, kimenő, vagy belső keletkezésű. |
| 44 | Beérkezés időpontja | nem | nem | Az iratnak az iratképzőhöz való érkezésének időpontja, bejövő irat esetében. Elektronikus érkeztetés esetén a dátum és idő adat. Manuális érkeztetés esetén a beérkezés tényleges dátuma. |
| 45 | Beérkezés módja | nem | nem | Az iratnak az iratképzőhöz való érkezésének módja, bejövő irat esetében. |
| 46 | Kézbesítés prioritása | nem | nem | Kézbesítés prioritása. Azonnali, sürgős, normál. |
| 47 | Érkeztető | nem | nem | Az érkeztető személy neve. |
| 48 | Érkeztetési azonosító | nem | nem | Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító. |
| 49 | Küldő / feladó neve | nem | nem | Küldő / feladó természetes személy neve. |
| 50 | Küldő / feladó szervezet | nem | nem | Küldő / feladó jogi személy megnevezése. |
| 51 | Küldő / feladó címe | nem | nem | |
| 52 | Címzett neve | nem | igen | A címzésben megjelölt természetes személy neve. |
| 53 | Címzett szervezet | nem | igen | A címzésben megjelölt jogi személy megnevezése. |
| 54 | Címzett címe | igen | igen | |
| 55 | Adathordozó típusa | nem | nem | Az adathordozó típusa: papír, elektronikus, vegyes. |
| 56 | Küldemény bontója | nem | nem | A küldemény bontója, amennyiben nem azonos az érkeztetővel. |
| 57 | Bontás időpontja | nem | nem | A bontás időpontja megegyezhet az érkeztetés időpontjával. |
| 58 | Bontási megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 59 | Iktató | nem | nem | Az iktatást végző személy neve. |
| 60 | Ügyirat állapota | nem | nem | Az iratképző által karbantartott és bővíthető listából választható, az ügyirat állapotát leíró adat. Alapértékei: iktatva, szignálva, törölve, határidőben, elintézett, átmeneti irattárban, központi irattárban, selejtezve, levéltárban. |
| 61 | Hivatkozási szám | nem | nem | Küldő saját iktatószáma (bejövő iratoknál), címzett saját iktatószáma (kimenő iratoknál). |
| 62 | Mellékletek | nem | igen | Szöveg típusú mező. Mellékletek leírása. |
| 63 | Mellékletek száma | nem | nem | Egy adott küldemény elemhez tartozó mellékletek száma. |
| 64 | Ügyintézési határidő | nem | nem | Az ügyintézés befejezésének tervezett / előírt határideje. |
| 65 | Ügyintézés időpontja | nem | nem | Az ügyintézés befejezésének tényleges időpontja. |
| 66 | Kiadmányozó | nem | nem | Az irat kiadmányozását elvégző, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy neve. |
| 67 | Kiadmányozás dátuma | nem | nem | |
| 68 | Egyéb aláíró neve | nem | igen | |
| 69 | Egyéb aláírás dátuma | nem | igen | |
| 70 | Expediálás időpontja | nem | nem | Az expediálás időpontja, kimenő iratok esetében. |
| 71 | Expediálás módja | nem | nem | Az expediálás módja, kimenő iratok esetében. |
| 72 | Expediáló | nem | nem | Az expediáló neve, kimenő iratok esetében. |
| 73 | Az iratképző neve | nem | nem | Az elektronikus átvételi csomagban szereplő nyilvántartott iratot keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel |
| során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni. | ||||
| 74 | Idő(kör) kezdete | igen | nem | A nyilvántartott irat létrehozásának kezdete. Értéke megegyezik a 8. sor Iktatás dátuma metaadat értékével. |
| 75 | Idő(kör) vége | igen | nem | A nyilvántartott irat létrehozásának vége. Értéke megyezik a 22. sor Elintézés időpontja metaadat értékével. |
| 76 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | A nyilvántartott irat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 77 | Megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 78 | Földrajzi tárgyszavak | nem | igen | Az irathoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek. |
| 79 | Nyelv | nem | igen | Az irat tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. |
| 80 | A megőrzés története | nem | nem | Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére. |
| 81 | A levéltárba kerülés közvetlen forrása | nem | nem | Ha az iratanyag nem az iratképzőtől kerül átadásra itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt. |
| 82 | A leírási egység szerkezete | nem | nem | A nyilvántarott irat belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. |
| 83 | Hozzáférési korlátozások | igen | nem | Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás. |
| 84 | Felhasználási korlátozások | igen | nem | Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás. |
| 85 | Eredeti példányok léte és őrzőhelye | nem | igen | Ha az eredeti iratanyag nem kerül átadásra, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti irat pontos helyét meghatározó leírás. |
| 86 | Másolatok léte és őrzőhelye | nem | igen | Az átvett iratanyag létező másolatainak pontos helye. |
| 87 | Kapcsolódó leírási egységek | nem | igen | Az átvett iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei. |
| 88 | Leírási szabályok | nem | nem | Az iratban vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás. |
2.7.1. A kölcsönzés leírására használt 28-33. sorok metaadatai opcionális, csoportosan ismételhető adatcsoportot alkotnak.
2.7.2. A címzett leírására használt 52-54. sorok metaadatai opcionális, ismételhető adatcsoportot alkotnak.
3. Az 1. melléklet 2.8.2. pontja szerinti strukturális divízió elemet kell készíteni valamennyi irattári tétel, iktatókönyv, ügyirat és nyilvántartott irat számára.
3. melléklet a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelethez
Nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő, nem iktatási típusú nyilvántartásból történő, iratszintű metaadatok átvételére vonatkozó követelmények
1. A metadata.xml fájl tartalmára vonatkozó speciális előírások.
1.1. A metadata.xml a nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő, nem iktatási típusú nyilvántartásból történő, iratszintű metaadatok átvételénél az átvétel általános metaadatai mellett, a besorolási sémához, a besorolási séma egyes kategóriáihoz, az irategyüttesekhez és a nyilvántartott iratokhoz tartalmaz leíró, adminisztratív, fájlleíró és strukturális metaadatokat.
1.2. Az átadásra kerülő iratanyag metaadatai struktúrájának egyik rétegét az adott nyilvántartás besorolási sémájának megfelelő kategória-hierarchia adja, a másik alapszintű rétegét pedig az egyedi nyilvántartott iratokból képzett irategyüttes az 1. melléklet 2.8.1. alpontjában meghatározott aggregáció-hierarchia.
1.3. A struktúra felépítésénél a besorolási sémából az alkategóriákat már nem tartalmazó legalsó elemeket lehet hozzárendelni a nyilvántartott iratokhoz és irategyüttesekhez.
1.4. A nyilvántartott iratokat közvetlenül tartalmazó irategyüttesekhez már nem rendelhető alsóbb szintű irategyüttes. Csak az irathierarchia legalsó szintű irategyütteseihez lehet nyilvántartott iratokat rendelni.
2. A leíró metaadatokra vonatkozó követelmények
2.1. A leíró metaadatokra vonatkozó követelményrendszer értelmezése:
a) A oszlop: A metaadatok szövegszerű megnevezése.
b) B oszlop: A metaadat szerepeltetésére vonatkozó megkötés. Az A oszlop szerinti metaadat megadása kötelező, ha a forrásrendszerben a metaadatra vonatkozó érték szerepel.
c) C oszlop: Az A oszlop szerinti metaadat ismételhetőségére vonatkozó előírás.
d) D oszlop: Az A oszlopban rögzített metaadat használatát segítő, magyarázó leírás.
2.2. A hierarchiában a besorolási séma leírásához használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Metaadat-leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos a besorolási séma egyedi azonosítójával. |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | igen | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos a besorolási séma megnevezésével. |
| 4 | Azonosító | igen | nem | A besorolási séma egyedi azonosítója. Alapértelmezetten: "BSévszám". |
| 5 | Besorolási séma megnevezése | igen | nem | A besorolási séma szöveges megnevezése. |
| 6 | Irathierarchia szintje | igen | nem | A besorolási sémának a besorolási hierarchiában betöltött helye. Konstans érték: "Besorolási séma", amelynek reprezentációja "CLASSIFCATION". |
| 7 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | A besorolási séma tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 8 | Megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 9 | Készítési idő | igen | nem | A besorolási terv készítésének dátuma. |
2.3. A nyilvántartási hierarchiában a besorolási séma kategóriáinak leírásához használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Metaadat-leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos a besorolási séma kategória egyedi azonosítójával |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | igen | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos a besorolási séma kategória megnevezésével |
| 4 | Irathierarchia szintje | igen | nem | A besorolási séma kategóriának a besorolási hierarchiában betöltött helye. Konstans érték: "kategória", amelynek reprezentációja "CLASS". |
| 5 | Kategória azonosító | igen | nem | A kategória egyedi azonosítója. |
| 6 | Kategória megnevezése | igen | nem | Szöveg típusú mező. |
| 7 | Készítési idő | igen | nem | A kategória keletkezési dátuma. |
| 8 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | A kategória tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 9 | Megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 10 | Alapértelmezett megőrzési mód | igen | nem | A megőrzési idő lejárta utáni alapértelmezetten elvégzendő teendő leírása. Lehetséges értékei: "Határidő nélkül megőrzendő", "Lejárati idő végén felülvizsgálandó", "Levéltárba adandó", "Selejtezendő". |
| 11 | Alapértelmezett megőrzési idő egység | igen | nem | A besorolási séma kategóriához tartozó alapszintű megőrzési idő jellege. Lehetséges értékei: "Napok", "Hetek", "Hónapok", "Évek". |
| 12 | Alapértelmezett megőrzési idő érték | igen | nem | A besorolási séma kategóriához tartozó alapszintű megőrzési idő értéke. |
2.4. Az irathierarchiában az egyes irategyüttesek leírásához használt metaadatok:
| A | B C | D | ||
| 1 | Megnevezés | Kötelező Ismételhető | Leírás | |
| 2 | Metaadat-leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az irategyüttes azonosítójával. |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | igen | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az irategyüttes megnevezésével. |
| 4 | Irategyüttes azonosító | igen | nem | Az irategyüttes egyedi azonosítója. |
| 5 | Irategyüttes megnevezése | igen | nem | Az irategyüttes szöveges megnevezése. |
| 6 | Irathierarchia szintje | igen | nem | Az irategyüttesnek az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Konstans érték: "Irategyüttes", amelynek reprezentációja "RECORDGRP". |
| 7 | Készítési idő | igen | nem | Az irategyüttes létrehozásának időpontja. |
| 8 | Lezárási idő | igen | nem | Az irategyüttes lezárásának időpontja. |
| 9 | Besorolási séma azonosító | nem | nem | Annak a besorolási kategóriának az azonosítója, ahova az irategyüttes be van sorolva. |
| 10 | Besorolás dátuma | nem | nem | A besorolási sémába való besorolás dátuma. |
| 11 | Tárgyszavak | nem | igen | Tárgyszókészletből kiválasztott releváns tárgyszavak. |
| 12 | Az iratképző neve | nem | nem | Az elektronikus átvételi csomagban szereplő irategyüttest keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni. |
| 13 | Idő(kör) kezdete | igen | nem | Az irategyüttes létrehozásának kezdete. Értéke megegyezik a 7. sor Készítési idő metaadat kezdő időpontjával. |
| 14 | Idő(kör) vége | igen | nem | Az irategyüttes létrehozásának vége. Értéke megegyezik a 8. sor Lezárási idő metaadat értékével. |
| 15 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | Az irategyüttes tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 16 | Megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 17 | Részletes tartalmi leírás | nem | nem | Az irategyüttes tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásait részletesen bemutató leírás. |
| 18 | Földrajzi tárgyszavak | nem | igen | Az irategyütteshez kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek. |
| 19 | Nyelv | nem | igen | Az irategyüttes tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. |
| 20 | A megőrzés története | nem | nem | Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére. |
| 21 | A levéltárba kerülés közvetlen forrása | nem | nem | Amennyiben az irategyüttes nem az iratképzőtől kerül átadásra, ahol keletkezett, itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt. |
| 22 | A leírási egység szerkezete | nem | nem | Az irategyüttes belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. |
| 23 | Hozzáférési korlátozások | igen | nem | Az irategyüttes tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás. |
| 24 | Felhasználási korlátozások | igen | nem | Az irategyüttes reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás. |
| 25 | Eredeti példányok léte és őrzőhelye | nem | igen | Amennyiben az iratátadás során az eredeti irategyüttes nem kerül átadásra, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás. |
| 26 | Másolatok léte és őrzőhelye | nem | igen | Az átadott irategyüttes létező másolatainak pontos helye. |
| 27 | Kapcsolódó leírási egységek | nem | igen | Az átadott irategyüttes tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei. |
| 28 | Leírási szabályok | nem | nem | Az irategyüttesben vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás. |
2.5. Az irathierarchiában a nyilvántartott iratok leírásához használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Metaadat-leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az irat egyedi azonosítójával. |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | nem | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat címével. |
| 4 | Iratazonosító | igen | nem | A nyilvántartott irat azonosítója. |
| 5 | Tárgy | igen | nem | A nyilvántartott irat szöveges megnevezése, tárgya. |
| 6 | Irathierarchia szintje | igen | nem | A nyilvántartott iratnak az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Konstans érték: "nyilvántartott irat", amelynek reprezentációja "RECORD". |
| 7 | Készítési idő | igen | nem | A nyilvántartott irat keletkezési ideje. |
| 8 | Tárgyszavak | nem | igen | Tárgyszókészlet. |
| 9 | Besorolási séma rekord azonosító | igen | nem | Annak a besorolási kategóriának az azonosítója, ahova az irat be van sorolva. |
| 10 | Besorolás dátuma | igen | nem | A besorolási sémába való besorolás pontos időpontja. |
| 11 | Megőrzési mód | nem | nem | A megőrzési idő lejárta utáni tényleges teendő leírása, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározott megőrzési mód értékét. Lehetséges értékei: "Határidő nélkül megőrzendő", "Lejárati idő végén felülvizsgálandó", "Levéltárba adandó", "Selejtezendő". |
| 12 | Tényleges megőrzési idő egység | nem | nem | Az ügyirathoz tartozó tényleges megőrzési idő jellege, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározott megőrzési idő egység értékét: "Napok", "Hetek", "Hónapok", "Évek". |
| 13 | Tényleges megőrzési idő | nem | nem | Az irathoz tartozó megőrzési idő, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározott megőrzési idő értékét. |
| 14 | Ügyazonosító | nem | nem | Ügyazonosító, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik. |
| 15 | Ügykezelő rendszer azonosítója | nem | nem | Az ügykezelő rendszer azonosítója, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik. |
| 16 | Irat státusza | nem | nem | Az iratnak az iratkezelési folyamatban való helyzetét leíró adat. Alapértékei: iktatva, szignálva, törölve, határidőben, elintézett, átmeneti irattárban, központi irattárban, selejtezve, levéltárban. |
| 17 | Mellékletek száma | nem | nem | Az irathoz tartozó mellékletek száma. |
| 18 | Kapcsolódó iratok | nem | igen | A kapcsolódó irat(ok) egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható(k) egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban nem lévő, de tárgya szerint kapcsolódó további ügyirat(ok). |
| 19 | Levéltárba adás dátuma | nem | nem | |
| 20 | Irat helye | nem | nem | Az irat fizikai helye. |
| 21 | Az iratképző neve | nem | nem | A nyilvántartott iratot keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni. |
| 22 | Idő(kör) kezdete | igen | nem | A nyilvántartott irat létrehozásának kezdete. |
| 23 | Idő(kör) vége | igen | nem | A nyilvántartott irat létrehozásának vége. |
| 24 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | A nyilvántartott irat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 25 | Megjegyzés | nem | nem | |
| 26 | Földrajzi tárgyszavak | nem | igen | Az irathoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek. |
| 27 | Nyelv | nem | igen | Az irat tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. |
| 28 | A megőrzés története | nem | nem | Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére. |
| 29 | A levéltárba kerülés közvetlen forrása | nem | nem | Ha a nyilvántartott irat nem az iratképzőtől - ahol keletkezett - kerül átadásra, itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt. |
| 30 | A leírási egység szerkezete | nem | nem | A nyilvántarott irat belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. |
| 31 | Hozzáférési korlátozások | igen | nem | A nyilvántartott irat tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás. |
| 32 | Felhasználási korlátozások | igen | nem | A nyilvántartott irat reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás. |
| 33 | Eredeti példányok léte és őrzőhelye | nem | igen | Amennyiben az iratátadás során az eredeti nyilvántartott irat nem kerül átadásra, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás. |
| 34 | Másolatok léte és őrzőhelye | nem | igen | Az átadott nyilvántartott irat létező másolatainak pontos helye. |
| 35 | Kapcsolódó leírási egységek | nem | igen | Az átadott nyilvántartott irat tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei. |
| 36 | Leírási szabályok | nem | nem | Az iratban vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás. |
2.6. Az iratképző a nem iktatás típusú, specifikus iratnyilvántartásaiban egyéb, az adott feladatra vonatkozó metaadatokat is tárolhat a 2.1-2.5 pontokban megjelölteken túl. Az iratátadás során ezeket a metaadatokat is át kell adni a levéltárnak. A 2.1-2.5 pontokban meghatározott metaadatot a leíró metaadatok specifikációjának megfelelően, minden más adatot, személyekre, szervezetekre, belső hivatkozásokra, címekre vonatkozó, és további szöveges, numerikus és dátum formátumú leíró metaadatokat a kiegészítő leíró metaadatokra vonatkozó specifikációnak megfelelően kell átadni.
3. Az 1. melléklet 2.8.2. pontja szerinti strukturális divízió elemet kell készíteni valamennyi besorolási séma, kategória, irategyüttes és nyilvántartott irat számára.
4. melléklet a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelethez
Nem iratszintű metaadatok átvételére vonatkozó követelmények
1. A metadata.xml a nem iratszintű metaadatok átvételénél az átvétel általános metaadatai mellett, a besorolási sémához, a besorolási séma egyes kategóriáihoz, az irategyüttesekhez és a nyilvántartott iratokhoz tartalmaz leíró, adminisztratív, fájlleíró és strukturális metaadatokat.
2. A leíró metaadatokra vonatkozó követelmények
2.1. A leíró metaadatokra vonatkozó követelményrendszer értelmezése:
a) A oszlop: A metaadatok szövegszerű megnevezése.
b) B oszlop: A metaadat szerepeltetésére vonatkozó megkötés. Az A oszlop szerinti metaadat megadása kötelező, ha a forrásrendszerben a metaadatra vonatkozó érték szerepel.
c) C oszlop: Az A oszlop szerinti metaadat ismételhetőségére vonatkozó előírás.
d) D oszlop: Az A oszlopban rögzített metaadat használatát segítő, magyarázó leírás.
2.2. Az irategyüttes leírásához használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhe tő | Leírás |
| 2 | Metaadat-leírás azonosító | igen | nem | A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az irategyüttes azonosítójával. |
| 3 | Metaadat-leírás megnevezés | igen | nem | A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az irategyüttes megnevezésével. |
| 4 | Idő(kör) kezdete | igen | nem | Az iratanyag létrehozásának kezdete. |
| 5 | Idő(kör) vége | igen | nem | Az iratanyag létrehozásának befejezése. |
| 6 | Leírás szintje | igen | nem | Az elektronikus átvételi csomagba foglalt irategyüttes legmagasabb hierarchia szintjének megfelelő azonosító. Lehetséges értékei: "tétel", amelynek reprezentációja "CLASS"; "gyűjtemény", amelynek reprezentációja "COLLECTION"; "ügyirat", amelynek reprezentációja "FILE"; "fond", amelynek reprezentációja "FONDS"; "egyes irat", amelynek reprezentációja "ITEM"; "egyéb leírási szint", amelynek reprezentációja "OTHERLEVEL"; "irategyüttes", amelynek reprezentációja "RECORDGRP" , illetve "SUBGRP"; "sorozat", amelynek reprezentációja "SERIES"; "állag", amelynek reprezentációja "SUBFONDS"; "alsorozat", amelynek reprezentációja "SUBSERIES". |
| 7 | Tartalmi összefoglalás | nem | nem | Az elektronikus átvételi csomagba foglalt irategyüttes tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás. |
| 8 | Megjegyzés | nem | nem | Szöveg típusú mező. |
| 9 | Az iratképző neve | nem | nem | Az elektronikus átvételi csomagban szereplő irategyüttest keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni. |
| 10 | A megőrzés története | nem | nem | Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére. |
| 11 | A levéltárba kerülés közvetlen forrása | nem | nem | Amennyiben az iratanyag nem az iratképzőtől kerül átadásra, ahol keletkezett, itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt. |
| 12 | Részletes tartalmi leírás | nem | nem | Az iratanyag tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásiait részletesen bemutató leírás. |
| 13 | Hozzáférési korlátozások | igen | nem | Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás. |
| 14 | Felhasználási korlátozások | igen | nem | Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás. |
| 15 | Nyelv | nem | nem | Az iratanyag tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. |
| 16 | Eredeti példányok léte és őrzőhelye | nem | nem | Amennyiben az iratátadás során az eredeti iratanyag nem kerül átadásra, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás. |
| 17 | Másolatok léte és őrzőhelye | nem | nem | Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye. |
| 18 | Kapcsolódó leírási egységek | nem | nem | Az átadott iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei. |
| 19 | Leírási szabályok | nem | nem | Az iktatókönyvben vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás. |
2.3. Az iratképző a nem iktatás típusú, specifikus iratnyilvántartásaiban egyéb, az adott feladatra vonatkozó metaadatokat is tárolhat a 2.2 pontban megjelölteken túl. Az iratátadás során ezeket a metaadatokat is át kell adni a levéltárnak. A 2.2 pontban meghatározott metaadatot a leíró metaadatok specifikációjának megfelelően, minden más adatot, személyekre, szervezetekre, belső hivatkozásokra, címekre vonatkozó és további szöveges, numerikus és dátum formátumú leíró metaadatokat a kiegészítő leíró metaadatokra vonatkozó specifikációnak megfelelően kell átadni.
5. melléklet a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelethez
Az eseménynapló által kezelendő metaadatok
1. Az eseménynapló metaadataira vonatkozó követelményrendszer értelmezése:
a) A oszlop: A metaadatok szövegszerű megnevezése.
b) B oszlop: A metaadat szerepeltetésére vonatkozó megkötés. Az A oszlop szerinti metaadat megadása kötelező, ha a forrásrendszerben a metaadatra vonatkozó érték szerepel.
c) C oszlop: Az A oszlop szerinti metaadat ismételhetőségére vonatkozó előírás.
d) D oszlop: Az A oszlopban rögzített metaadat használatát segítő, magyarázó leírás.
1.1. Az eseménynaplóban az adatcsoport egyes elemeinek megtekintésére, adatainak módosítására, törlésére használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Esemény időpontja | igen | igen | Művelet végrehajtásának időpontja. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 5. metaadatelemével. |
| 3 | Érintett felhasználó | igen | igen | Műveletet végrehajtó felhasználó neve, szervezeti egysége. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 1. metaadatelemével. |
| 4 | Végrehajtott művelet | igen | igen | Művelet megnevezése. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 6. metaadatelemével. |
| 5 | Érintett metaadat | igen | igen | Műveleti mező. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 4. metaadatelemével. |
| 6 | Korábbi érték | igen | igen | Változtatás előtti állapot. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 8. metaadatelemével. |
| 7 | Új érték | igen | igen | Megváltozott állapot. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 9. metaadatelemével. |
| 8 | Esemény leírása | igen | igen | Művelet kimenetele. Ebben az elemben rögzíthető az elvégzett művelet kimenetele (sikeres, hibás). Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 7. metaadatelemével. |
1.2. Az adatcsoportra vonatkozó hozzáférési jogok leírására használt metaadatok:
| A | B | C | D | |
| 1 | Megnevezés | Kötelező | Ismételhető | Leírás |
| 2 | Érintett felhasználó | igen | igen | |
| 3 | Elvégezhető funkció | igen | igen |