55/2011. (V. 13.) HM utasítás
a HM Tárca Kontrolling Rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről
A honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2004. évi CV. törvény 52. § (1) bekezdés f) pontja alapján a Honvédelmi Minisztérium kontrollingtevékenységének szabályozására, valamint a fejezet kontrollingrendszerének kialakítására, működtetésére és fejlesztésére az alábbi utasítást adom ki.
1. Az utasítás hatálya
1. § (1)[1][2] Az utasítás hatálya - a (2) bekezdésben foglaltak figyelembevételével - a Honvédelmi Minisztérium (a továbbiakban: HM) szerveire, a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe, közvetlen irányítása alá tartozó szervezetekre, továbbá a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki.
(2)[3] Az utasítást a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat (a továbbiakban: KNBSZ) tekintetében azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a főigazgató a szolgáltatandó adatok tartalma vonatkozásában saját hatáskörében korlátozással élhet azok nemzetbiztonsági tartalmára tekintettel.
2. Értelmező rendelkezések
2. § Ezen utasítás alkalmazásában:
a) Kontrolling: olyan vezetési funkció, amely a tervek, a célkitűzések és a hozzájuk rendelt erőforrások hatékony felhasználása összhangjának megteremtésével, valamint azok átláthatóságának biztosításával segíti a HM vezetését a döntések meghozatalában, a védelmi képességek fenntartását, fejlesztését és alkalmazását célzó tevékenységek célorientált irányításában. Két fő területe a stratégiai és az operatív kontrolling.
b) Stratégiai kontrolling: alátámasztja a korábbi tervezési időszakok tapasztalatainak felhasználásával megvalósítható védelmi stratégia kialakítását, elősegíti az operatív működés és a stratégiai célok összhangját, továbbá értékeli a megvalósulás mértékét, vizsgálja az eltérések okait, hatásait és javaslatot tesz a korrekciós intézkedésekre.
c) Operatív kontrolling: vizsgálja azon működési területeket, ahol esetleges megtakarítások érhetők el, célja a költséghatékonysági szempontok érvényesítése a vezetői döntések meghozatalában.
3. A HM Tárca Kontrolling Rendszer rendeltetése
3. § (1) A HM Tárca Kontrolling Rendszer (a továbbiakban: TKR) rendeltetése: a stratégiai és operatív tervezési folyamatok és a tervek végrehajtásának nyomon követésével a vezetői igényeket kielégítő információk szolgáltatása, a döntés-előkészítés támogatása, a folyamatok hatékonyságának, gazdaságosságának növelése és a stratégiai célok elérése érdekében.
(2)[4] A TKR kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért a HM Kontrolling Főosztály (a továbbiakban: HM KOF) felelős.
4. A TKR kialakításának feladatai
4. § (1) A TKR kialakítása érdekében a HM KOF[5]
a) megtervezi és kialakítja a honvédelmi szervezetekkel való kapcsolattartás és információáramlás rendjét;
b) kidolgozza a TKR-t meghatározó tárcaszintű normatív szabályozókat.
(2)[6] A rendszeres és eseti adatszolgáltatások, információcserék elősegítése érdekében a honvédelmi szervezetek állományából kontrolling kapcsolattartó személyt kell kijelölni és gondoskodni kell annak helyettesítéséről is.
(3)[7] A saját pénzügyi és számviteli szervezeti egységgel rendelkező honvédelmi szervezeteknél a kontrolling kapcsolattartó a logisztikai gazdálkodási feladatokat ellátó szervezeti egység állományából kijelölt személy, a HM pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezeteknél pedig a logisztikai költségvetés összeállítására kijelölt személy.
(4)[8] A kontrolling kapcsolattartó személyek adatairól (nevéről, rendfokozatáról, beosztásáról és telefonos, valamint elektronikus elérhetőségéről) a HM KOF nyilvántartást vezet. A kapcsolattartók személyében beállt változásokról a honvédelmi szervezetek 8 napon belül értesítik a HM KOF-ot.
(5) A szolgáltatott információk hitelességéért szervezetük vonatkozásában a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai felelősek.
5. A TKR működtetésének feladatai
5. §[9] (1) A HM KOF operatív kontrolling feladatai a TKR működtetése keretében a következők:
a) vizsgálja és értékeli a HM tervezési és gazdálkodási folyamataiban a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség érvényesülését;
b) szükség szerint javaslatot tesz a TKR-t meghatározó tárcaszintű normatív szabályozók módosítására;
c) az erőforrások optimális elosztásának, eredményes és hatékony felhasználásának biztosítása érdekében vizsgálja az ellátandó feladatok és a rendelkezésre álló erőforrások összhangját, nyomon követi az operatív tervek végrehajtását;
d) havi rendszerességgel kontrollingjelentést készít, amelyet közvetlenül felterjeszt a HM állami vezetők, valamint a Honvéd Vezérkar főnöke és a Honvéd Vezérkar főnökének helyettese részére;
e) eseti jelentéseket, költségelemzéseket készít a HM gazdálkodását érintően a folyamatok gazdaságosságának javítása és a vezetői döntések szakmai alátámasztása érdekében, a d) pontban meghatározott vezetők eseti igénye szerint;
f) a rendszeres és eseti jelentések tartalmát a HM KOF a d) pont szerinti vezetők által támasztott követelmények alapján alakítja ki;
g) a d) pont szerinti kontrollingjelentést tájékoztatásul megküldi a kabinetfőnök, a főosztályvezetők, a Honvéd Vezérkar Vezérkari Iroda irodavezetője, az MH Összhaderőnemi Parancsnokság parancsnoka, továbbá a KNBSZ, a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal (a továbbiakban: HM KPH) és a HM Fegyverzeti és Hadbiztosi Hivatal főigazgatói részére.
(2) A havi, rendszeres kontrollingjelentések a HM fejezet költségvetés gazdálkodási információs rendszer (a továbbiakban: HM KGIR) költségvetési előirányzat és teljesítési adatainak felhasználásával, valamint honvédelmi szervezetek kiegészítő információi alapján készülnek, az alábbi ütemezéssel:
a) a HM Számviteli Politikában és a pénzbeni juttatások folyósításának rendjéről és számviteli elszámolásuk egyes kérdéseiről szóló HM KÁT-HVKF együttes intézkedésben meghatározott határidők szerint a HM KPH végrehajtja a tárgyhavi pénzforgalmi könyveléseket az előirányzat-felhasználási keretszámlák egyenlegeinek megfelelően;
b) az a) pont szerinti könyvelések zárását követő 3 munkanapon belül, a tárgyhót követő hó 12-én, illetve az azt követő első munkanapon a HM KOF lekérdezi és feldolgozza a kontrollingjelentés összeállításához szükséges adatokat a HM KGIR adatállományából;
c) a HM KOF szükség esetén bekéri az érintett honvédelmi szervezetektől a tervezett finanszírozástól lényegesen eltérő előirányzat-teljesítések indokolását, amit a honvédelmi szervezetek kontrolling kapcsolattartó személyei -a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai jóváhagyásával - 2 munkanapon belül megküldenek;
d) a HM KOF pontosítja a honvédelmi szervezetektől beérkezett információkat és véglegesíti a jelentést, amelyet a - b) pont szerinti - HM KGIR lekérdezést követő 10 munkanapon belül felterjeszt az (1) bekezdés d) pontjának megfelelően.
(3) A HM KOF stratégiai kontrolling feladatai a TKR működtetése keretében a következők:
a) nyomon követi a tárca védelmi tervező rendszer keretében összeállításra kerülő stratégiai és operatív tervek kidolgozásának folyamatát, vizsgálja a stratégiai céloktól való eltéréseket, és a tervek közötti összhang megteremtése érdekében javaslatot tesz a korrekciós intézkedésekre;
b) nyomon követi a tárca védelmi tervező rendszer keretében összeállított stratégiai és operatív tervek időarányos végrehajtását, elemezi és kiszűri a HM stratégiai céljaitól való eltérések okait, javaslatot tesz a korrekciós intézkedésekre;
c) a tárca védelmi tervező rendszer működésével kapcsolatosan javaslatokat dolgoz ki az eredményesség javítására, és azt felterjeszti a HM közigazgatási államtitkár részére;
d) vizsgálja az Észak-atlanti Szerződés Szervezete (a továbbiakban: NATO), az Európai Unió, az Egyesült Nemzetek Szervezete, az Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet tagságból és egyéb nemzetközi megállapodásokból adódó jövőbeni felajánlások, vállalások teljesítéséhez szükséges képességek kialakításához, a készségek megvalósításához, valamint a nemzetközi katonai feladatok végrehajtásához szükséges erőforrások biztosítottságát.
(4) A rendszeres és eseti jelentések elkészítéséhez, valamint a HM KOF (1)-(3) bekezdés szerinti feladatainak ellátásához szükséges információk, adatok határidőre történő bekéréséhez a HM KOF jogosult közvetlenül az érintett honvédelmi szervezetek vezetőjének megkeresésére, a 4. § (2) bekezdésben megjelölt kontrolling kapcsolattartó személyek egyidejű tájékoztatásával.
(5) A kontrolling kapcsolattartó személyek a meghatározott határidőig, a kért tartalommal és formában - a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai jóváhagyásával - adatot, információt szolgáltatnak a HM KOF részére.
(6) A TKR működtetése keretében az adatok, információk cseréje lehetőség szerint elektronikus ügyintézés formájában történjen.
(7) A HM KOF szükség szerint továbbképzést, felkészítést tart a 4. § (2) és (5) bekezdésekben megjelölt személyek részére.
(8) A HM KOF főosztályvezetője az éves szakmai fórumok, továbbképzések keretében segítséget nyújt a TKR működtetését végző állomány részére a gyakorlatban történő alkalmazáshoz.
6. A TKR fejlesztésének feladatai
6. § (1)[10] A TKR fejlesztése keretében a HM KOF:
a) tanulmányozza a NATO tag- és partnerállamok kontrollingtevékenységét, továbbá a közszféra és az üzleti szektor kontrollingmódszereit és javaslatokat dolgoz ki a hasznosítható gyakorlat átvételére és annak a TKR-be történő beépítésére;
b) egységes kontrolling fejlesztési koncepció és egyenszilárd adatstruktúrák kialakítása érdekében felügyeli a kontrolling adatszolgáltatás alapjául szolgáló gazdálkodás információs rendszerek, alrendszerek, alkalmazások (különösen: humán, pénzügy- és számvitel, logisztika, tervezés) összehangolt fejlesztését;
c) a Magyar Honvédség Informatikai Szabályzata alapján, az érintett szakterületekkel együttműködve kialakítja a TKR informatikai fejlesztési koncepcióját.
(2)[11] A TKR fejlesztése érdekében a 4. § (2) és (5) bekezdésekben megjelölt személyek a gazdálkodási folyamatok hatékonyságát javító, eredményességét növelő, valamint a TKR működését elősegítő javaslataikat HM KOF részére megküldik.
7. Záró rendelkezések
7. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
(2) A honvédelmi szervezetek az utasítás hatálybalépését követő 15. napig megküldik a HM KSZF részére a kontrolling feladatok ellátásáért felelős személyek 4. § (4) bekezdés szerinti adatait.
(3) Az utasítás hatálybalépését követően a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai saját kiképzési tervük részeként biztosítják a személyi állomány szükséges mértékű tájékoztatását.
(4) A HM KSZF az 5. § (7) bekezdés szerinti első felkészítést az utasítás hatálybalépését követő 60. napig tartja meg.
Dr. Hende Csaba s. k.,
honvédelmi miniszter
Lábjegyzetek:
[1] Módosította a 2/2012. (I. 13.) HM utasítás 5. § a) pontja. Hatályos 2012.01.14.
[2] Megállapította a 2/2012. (I. 13.) HM utasítás 1. §-a. Hatályos 2012.01.15.
[3] Megállapította a 72/2012. (X. 12.) HM utasítás 1. § - a. Hatályos 2012.10.13.
[4] Módosította a 72/2012. (X. 12.) HM utasítás 4. § a) pontja. Hatályos 2012.10.13.
[5] A felvezető szöveget módosította a 72/2012. (X. 12.) HM utasítás 4. § a) pontja. Hatályos 2012.10.13.
[6] Módosította a 2/2012. (I. 13.) HM utasítás 4. § c) pontja. Hatályos 2012.01.14.
[7] Megállapította a 2/2012. (I. 13.) HM utasítás 2. §-a. Hatályos 2012.01.14.
[8] Módosította a 72/2012. (X. 12.) HM utasítás 4. § a)-b) pontja. Hatályos 2012.10.13.
[9] Megállapította a 72/2012. (X. 12.) HM utasítás 2. § - a. Hatályos 2012.10.13.
[10] Megállapította a 72/2012. (X. 12.) HM utasítás 3. § - a. Hatályos 2012.10.13.
[11] Módosította a 72/2012. (X. 12.) HM utasítás 4. § a) pontja. Hatályos 2012.10.13.