55/2011. (V. 13.) HM utasítás

a HM Tárca Kontrolling Rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről

A honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2004. évi CV. törvény 52. § (1) bekezdés f) pontja alapján a Honvédelmi Minisztérium kontrollingtevékenységének szabályozására, valamint a fejezet kontrollingrendszerének kialakítására, működtetésére és fejlesztésére az alábbi utasítást adom ki.

1. Az utasítás hatálya

1. § (1)[1][2] Az utasítás hatálya - a (2) bekezdésben foglaltak figyelembevételével - a Honvédelmi Minisztérium (a továbbiakban: HM) szerveire, a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe, közvetlen irányítása alá tartozó szervezetekre, továbbá a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki.

(2)[3] Az utasítást a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat (a továbbiakban: KNBSZ) tekintetében azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a főigazgató a szolgáltatandó adatok tartalma vonatkozásában saját hatáskörében korlátozással élhet azok nemzetbiztonsági tartalmára tekintettel.

2. Értelmező rendelkezések

2. § Ezen utasítás alkalmazásában:

a) Kontrolling: olyan vezetési funkció, amely a tervek, a célkitűzések és a hozzájuk rendelt erőforrások hatékony felhasználása összhangjának megteremtésével, valamint azok átláthatóságának biztosításával segíti a HM vezetését a döntések meghozatalában, a védelmi képességek fenntartását, fejlesztését és alkalmazását célzó tevékenységek célorientált irányításában. Két fő területe a stratégiai és az operatív kontrolling.

b) Stratégiai kontrolling: alátámasztja a korábbi tervezési időszakok tapasztalatainak felhasználásával megvalósítható védelmi stratégia kialakítását, elősegíti az operatív működés és a stratégiai célok összhangját, továbbá értékeli a megvalósulás mértékét, vizsgálja az eltérések okait, hatásait és javaslatot tesz a korrekciós intézkedésekre.

c) Operatív kontrolling: vizsgálja azon működési területeket, ahol esetleges megtakarítások érhetők el, célja a költséghatékonysági szempontok érvényesítése a vezetői döntések meghozatalában.

3. A HM Tárca Kontrolling Rendszer rendeltetése

3. § (1) A HM Tárca Kontrolling Rendszer (a továbbiakban: TKR) rendeltetése: a stratégiai és operatív tervezési folyamatok és a tervek végrehajtásának nyomon követésével a vezetői igényeket kielégítő információk szolgáltatása, a döntés-előkészítés támogatása, a folyamatok hatékonyságának, gazdaságosságának növelése és a stratégiai célok elérése érdekében.

(2)[4] A TKR kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért a HM Kontrolling Főosztály (a továbbiakban: HM KOF) felelős.

4. A TKR kialakításának feladatai

4. § (1) A TKR kialakítása érdekében a HM KOF[5]

a) megtervezi és kialakítja a honvédelmi szervezetekkel való kapcsolattartás és információáramlás rendjét;

b) kidolgozza a TKR-t meghatározó tárcaszintű normatív szabályozókat.

(2)[6] A rendszeres és eseti adatszolgáltatások, információcserék elősegítése érdekében a honvédelmi szervezetek állományából kontrolling kapcsolattartó személyt kell kijelölni és gondoskodni kell annak helyettesítéséről is.

(3)[7] A saját pénzügyi és számviteli szervezeti egységgel rendelkező honvédelmi szervezeteknél a kontrolling kapcsolattartó a logisztikai gazdálkodási feladatokat ellátó szervezeti egység állományából kijelölt személy, a HM pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezeteknél pedig a logisztikai költségvetés összeállítására kijelölt személy.

(4)[8] A kontrolling kapcsolattartó személyek adatairól (nevéről, rendfokozatáról, beosztásáról és telefonos, valamint elektronikus elérhetőségéről) a HM KOF nyilvántartást vezet. A kapcsolattartók személyében beállt változásokról a honvédelmi szervezetek 8 napon belül értesítik a HM KOF-ot.

(5) A szolgáltatott információk hitelességéért szervezetük vonatkozásában a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai felelősek.

5. A TKR működtetésének feladatai

5. §[9] (1) A HM KOF operatív kontrolling feladatai a TKR működtetése keretében a következők:

a) vizsgálja és értékeli a HM tervezési és gazdálkodási folyamataiban a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség érvényesülését;

b) szükség szerint javaslatot tesz a TKR-t meghatározó tárcaszintű normatív szabályozók módosítására;

c) az erőforrások optimális elosztásának, eredményes és hatékony felhasználásának biztosítása érdekében vizsgálja az ellátandó feladatok és a rendelkezésre álló erőforrások összhangját, nyomon követi az operatív tervek végrehajtását;

d) havi rendszerességgel kontrollingjelentést készít, amelyet közvetlenül felterjeszt a HM állami vezetők, valamint a Honvéd Vezérkar főnöke és a Honvéd Vezérkar főnökének helyettese részére;

e) eseti jelentéseket, költségelemzéseket készít a HM gazdálkodását érintően a folyamatok gazdaságosságának javítása és a vezetői döntések szakmai alátámasztása érdekében, a d) pontban meghatározott vezetők eseti igénye szerint;

f) a rendszeres és eseti jelentések tartalmát a HM KOF a d) pont szerinti vezetők által támasztott követelmények alapján alakítja ki;

g) a d) pont szerinti kontrollingjelentést tájékoztatásul megküldi a kabinetfőnök, a főosztályvezetők, a Honvéd Vezérkar Vezérkari Iroda irodavezetője, az MH Összhaderőnemi Parancsnokság parancsnoka, továbbá a KNBSZ, a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal (a továbbiakban: HM KPH) és a HM Fegyverzeti és Hadbiztosi Hivatal főigazgatói részére.

(2) A havi, rendszeres kontrollingjelentések a HM fejezet költségvetés gazdálkodási információs rendszer (a továbbiakban: HM KGIR) költségvetési előirányzat és teljesítési adatainak felhasználásával, valamint honvédelmi szervezetek kiegészítő információi alapján készülnek, az alábbi ütemezéssel:

a) a HM Számviteli Politikában és a pénzbeni juttatások folyósításának rendjéről és számviteli elszámolásuk egyes kérdéseiről szóló HM KÁT-HVKF együttes intézkedésben meghatározott határidők szerint a HM KPH végrehajtja a tárgyhavi pénzforgalmi könyveléseket az előirányzat-felhasználási keretszámlák egyenlegeinek megfelelően;

b) az a) pont szerinti könyvelések zárását követő 3 munkanapon belül, a tárgyhót követő hó 12-én, illetve az azt követő első munkanapon a HM KOF lekérdezi és feldolgozza a kontrollingjelentés összeállításához szükséges adatokat a HM KGIR adatállományából;

c) a HM KOF szükség esetén bekéri az érintett honvédelmi szervezetektől a tervezett finanszírozástól lényegesen eltérő előirányzat-teljesítések indokolását, amit a honvédelmi szervezetek kontrolling kapcsolattartó személyei -a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai jóváhagyásával - 2 munkanapon belül megküldenek;

d) a HM KOF pontosítja a honvédelmi szervezetektől beérkezett információkat és véglegesíti a jelentést, amelyet a - b) pont szerinti - HM KGIR lekérdezést követő 10 munkanapon belül felterjeszt az (1) bekezdés d) pontjának megfelelően.

(3) A HM KOF stratégiai kontrolling feladatai a TKR működtetése keretében a következők:

a) nyomon követi a tárca védelmi tervező rendszer keretében összeállításra kerülő stratégiai és operatív tervek kidolgozásának folyamatát, vizsgálja a stratégiai céloktól való eltéréseket, és a tervek közötti összhang megteremtése érdekében javaslatot tesz a korrekciós intézkedésekre;

b) nyomon követi a tárca védelmi tervező rendszer keretében összeállított stratégiai és operatív tervek időarányos végrehajtását, elemezi és kiszűri a HM stratégiai céljaitól való eltérések okait, javaslatot tesz a korrekciós intézkedésekre;

c) a tárca védelmi tervező rendszer működésével kapcsolatosan javaslatokat dolgoz ki az eredményesség javítására, és azt felterjeszti a HM közigazgatási államtitkár részére;

d) vizsgálja az Észak-atlanti Szerződés Szervezete (a továbbiakban: NATO), az Európai Unió, az Egyesült Nemzetek Szervezete, az Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet tagságból és egyéb nemzetközi megállapodásokból adódó jövőbeni felajánlások, vállalások teljesítéséhez szükséges képességek kialakításához, a készségek megvalósításához, valamint a nemzetközi katonai feladatok végrehajtásához szükséges erőforrások biztosítottságát.

(4) A rendszeres és eseti jelentések elkészítéséhez, valamint a HM KOF (1)-(3) bekezdés szerinti feladatainak ellátásához szükséges információk, adatok határidőre történő bekéréséhez a HM KOF jogosult közvetlenül az érintett honvédelmi szervezetek vezetőjének megkeresésére, a 4. § (2) bekezdésben megjelölt kontrolling kapcsolattartó személyek egyidejű tájékoztatásával.

(5) A kontrolling kapcsolattartó személyek a meghatározott határidőig, a kért tartalommal és formában - a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai jóváhagyásával - adatot, információt szolgáltatnak a HM KOF részére.

(6) A TKR működtetése keretében az adatok, információk cseréje lehetőség szerint elektronikus ügyintézés formájában történjen.

(7) A HM KOF szükség szerint továbbképzést, felkészítést tart a 4. § (2) és (5) bekezdésekben megjelölt személyek részére.

(8) A HM KOF főosztályvezetője az éves szakmai fórumok, továbbképzések keretében segítséget nyújt a TKR működtetését végző állomány részére a gyakorlatban történő alkalmazáshoz.

6. A TKR fejlesztésének feladatai

6. § (1)[10] A TKR fejlesztése keretében a HM KOF:

a) tanulmányozza a NATO tag- és partnerállamok kontrollingtevékenységét, továbbá a közszféra és az üzleti szektor kontrollingmódszereit és javaslatokat dolgoz ki a hasznosítható gyakorlat átvételére és annak a TKR-be történő beépítésére;

b) egységes kontrolling fejlesztési koncepció és egyenszilárd adatstruktúrák kialakítása érdekében felügyeli a kontrolling adatszolgáltatás alapjául szolgáló gazdálkodás információs rendszerek, alrendszerek, alkalmazások (különösen: humán, pénzügy- és számvitel, logisztika, tervezés) összehangolt fejlesztését;

c) a Magyar Honvédség Informatikai Szabályzata alapján, az érintett szakterületekkel együttműködve kialakítja a TKR informatikai fejlesztési koncepcióját.

(2)[11] A TKR fejlesztése érdekében a 4. § (2) és (5) bekezdésekben megjelölt személyek a gazdálkodási folyamatok hatékonyságát javító, eredményességét növelő, valamint a TKR működését elősegítő javaslataikat HM KOF részére megküldik.

7. Záró rendelkezések

7. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) A honvédelmi szervezetek az utasítás hatálybalépését követő 15. napig megküldik a HM KSZF részére a kontrolling feladatok ellátásáért felelős személyek 4. § (4) bekezdés szerinti adatait.

(3) Az utasítás hatálybalépését követően a honvédelmi szervezetek vezetői, parancsnokai saját kiképzési tervük részeként biztosítják a személyi állomány szükséges mértékű tájékoztatását.

(4) A HM KSZF az 5. § (7) bekezdés szerinti első felkészítést az utasítás hatálybalépését követő 60. napig tartja meg.

Dr. Hende Csaba s. k.,

honvédelmi miniszter