44/2020. (VIII. 14.) HM utasítás

a honvédelmi szervezetek belső kontrollrendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a következő utasítást adom ki:

1. Általános rendelkezések

1. § (1)[1] Az utasítás hatálya a honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2021. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Hvt.) 3. § 14. pontja szerinti honvédelmi szervezetre (a továbbiakban: honvédelmi szervezet) terjed ki.

(1a)[2] Az utasítás hatálya a 18. § (1) bekezdése tekintetében kiterjed a XIII. Honvédelmi Minisztérium fejezet 20. címe alá tartozó, honvédelmi szervezetnek nem minősülő sportintézményekre.

(2) Az utasítás előírásait a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) fenntartói irányítása alá tartozó szakképző intézményre is alkalmazni kell.

(3) A Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat belső kontrollrendszerét - figyelemmel a szaktevékenységére vonatkozó jogszabályi és egyéb normatív szabályozói előírásokra - ezen utasítás alapján önállóan alakítja ki, működteti és fejleszti.

(4)[3] A 100 fő átlagos költségvetési létszám alatti, pénzügyi és logisztikai ellátásra utalt honvédelmi szervezet számára meghatározott, az operatív belső kontrollrendszert (a továbbiakban: OBKR) érintő sajátos előírásokat a HM Belső Kontrollrendszer Kézikönyv kiadásáról szóló HM KÁT szakutasítás mellékleteként kiadásra kerülő HM Belső Kontrollrendszer Kézikönyv (a továbbiakban: Kézikönyv) tartalmazza. Honvédségi szervezet esetében a sajátos előírások alkalmazásához a Honvéd Vezérkar (a továbbiakban: HVK) főnökének (a továbbiakban: HVKF) engedélye szükséges.

(5)[4] A (4) bekezdés szerinti sajátos előírások közül az integritás felelős kijelölésére vonatkozó könnyítés nem alkalmazható a miniszter fenntartói irányítása alá tartozó szakképző intézményre.

(6) Az 5. § (1) bekezdés c) pontja szerinti független államháztartási belső ellenőrzési tevékenység fejezeti szabályait külön HM utasítás állapítja meg.

(7) A miniszter törvényességi felügyeleti jogköréhez tartozó szakellenőrzés szabályait külön HM utasítás állapítja meg.

(8) A miniszteri szemlével kapcsolatos - jelen utasításban megfogalmazottaktól eltérő - feladatokat, eljárásrendet a miniszteri szemlékről szóló HM utasítás szabályozza.

2. § Az utasítás alkalmazásában

a)[5] belső kontrollrendszer: a Honvédelmi Minisztérium (a továbbiakban: HM) fejezeti szintű és a honvédelmi szervezet intézményi tevékenységének teljes vertikumát lefedő komplex vezetési, irányítási és ellenőrzési rendszer, amely elősegíti a fejezeti és szervezeti célok elérése érdekében a miniszter, valamint az adott honvédelmi szervezet vezetője, parancsnoka (a továbbiakban együtt: vezető) rendelkezésére álló erőforrások szabályszerű, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) 2. §-a szerinti gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását, a szervezeti integritás növelését, valamint a szabályozókban és a vezető által megfogalmazott és elvárt értékek érvényesülését,

b)[6] ellenőrzési nyomvonal: a Bkr. 6. § (3) bekezdése szerinti dokumentum, melyben a honvédelmi szervezet tevékenységére jellemző összes folyamatot fel kell tüntetni,

c) folyamatmenedzsment: olyan eljárás, melynek célja a működési folyamatok hatékony tervezése, szervezése, irányítása, az értékelési eredmények alapján azok fejlesztése, magába foglalva a honvédelmi szervezet működési folyamatainak felmérését, az ismétlődő tevékenységek azonos módon történő kezelését, a folyamatok logikai struktúrájának ábrázolását, a folyamatokhoz kapcsolódó célok és felelősségi körök meghatározását, a folyamatgazdák kijelölését, a folyamatokhoz rendelt kimeneti követelmények, elvárt eredmények és dokumentumok, a végrehajtási határidők meghatározását, valamint a végrehajtással kapcsolatos beszámolást,

d) folyamattérkép: olyan ábra vagy táblázat, mely a szervezeti célokhoz kapcsolva tartalmazza a honvédelmi szervezet fő- és részfolyamatainak rendszerét,

e) Harcászati Értékelő Programok: a NATO által alkalmazott Combat Readiness Evaluation, Tactical Evaluation és Special Operation Forces Evaluation elnevezésű értékelő programok,

f)[7] honvédségi szervezet: a Hvt. 3. § 15. pontja szerinti szervezet,

g) információs és kommunikációs rendszer: a honvédelmi szervezet vezetési szintjeinek, valamint a külső és belső felhasználóknak a szervezet működésével kapcsolatos - meghatározott szintű és tartalmú - adatok kezelését és tárolását, információk előállítását és továbbítását biztosító rendszer, amely magában foglalja a technológiai hátteret, eljárásokat, az integritást sértő események bejelentésére vonatkozó eljárásokat és technológiákat, a bejelentő védelmi rendszert, a vezetői beszámoláshoz kapcsolódó információkat és okmányokat, valamint a kapcsolódó szabályozókat és az információáramlással kapcsolatos tevékenységeket, eljárásokat,

h)[8] integrált kockázatkezelési rendszer: a kockázatok kezelésének olyan folyamatalapú rendszere, mely magában foglalja a honvédelmi szervezet valamennyi tevékenységére kiterjedően az általa azonosított folyamatok működési és integritási kockázatainak felmérését, a kockázatok értékelését, a kockázatkezelési intézkedési terv összeállítását és az abban meghatározott intézkedések végrehajtásának nyomon követését, a honvédelmi szervezet célkitűzéseinek és értékeinek figyelembevételével,

i) integritás: a honvédelmi szervezet szabályszerű, a szervezet vezetője, valamint a szolgálati és szakmai elöljáró vagy felettes vezető által meghatározott célkitűzéseknek, értékeknek és elveknek megfelelő működése,

j) integritásfejlesztés: a honvédelmi szervezet által folyamatosan végzett tevékenység, mely magában foglalja a honvédelmi szervezet működési folyamatainak, azok átláthatóságának, hatékonyságának fejlesztését, a működésből eredő integritáskockázatok csökkentését és a szervezeti kultúra preventív szemléletű fejlesztését,

k) integritásirányítási rendszer: a honvédelmi szervezet irányításának funkcionális alrendszere, amely a honvédelmi szervezet integritásalapú működésének megteremtésével biztosítja a szervezeti kultúra egységét az értékek, elvek, célkitűzések és szabályok meghatározásával, a működési folyamatok átláthatóvá tételével, nyomon követési és visszacsatolási rendszer kiépítésével, a szervezeti integritás fejlesztését célzó módszerek és eszközök bevezetésével,

l) kontrollkörnyezet: az OBKR azon része, mely tartalmazza mindazon tevékenységeket, elveket, eljárásokat, melyeket a honvédelmi szervezet a szervezeti célok elérése érdekében alkalmaz, ideértve többek között a szervezeti célok meghatározását, a belső szabályzatok kidolgozását, valamint a felelősségi és hatáskörök kijelölését,

m) kontrolltevékenység: a honvédelmi szervezet szabályszerű, integritáselvű működéséhez szükséges, általában szabályozókban megfogalmazott ellenőrzési tevékenység, amelybe beletartoznak a honvédelmi szervezet folyamataiba épített megfelelőségi, szabályszerűségi és teljességi kontrollok,

n)[9] középirányító honvédelmi szervezet: az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 9/A. § (3) bekezdés b) pontja alapján a HVK, valamint azok a más magasabb szintű parancsnokságok, melyek alapító okiratuk szerint annak minősülnek,

o) monitoring: a honvédelmi szervezet tevékenységének és a kitűzött célok megvalósításának - mutatószámokon alapuló - nyomon követését biztosító rendszer, mely az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll.

2. A belső kontrollrendszer célja, felépítése és működése

3. § A belső kontrollrendszer kiépítése során a szervezeti célok elérése, valamint a szervezeti és katonai értékek érvényesülése érdekében a honvédelmi szervezet vezetője köteles

a) olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, amelyben egyértelműek és átláthatók a folyamatok, a honvédelmi szervezet működésének rendje, a szervezeti struktúra, egyértelműen elhatároltak a felelősségi körök, és a honvédelmi szervezet működése illeszkedik a szervezet céljaihoz,

b) olyan belső kontrollrendszert - integrált kockázatkezelési rendszert, kontrolltevékenységeket, információs és kommunikációs rendszert és monitoring rendszert - kialakítani és működtetni, amelyben biztosított az egyes rendszerelemek összehangoltsága, és a rendszerből kinyerhető információk támogatják a vezetőt a honvédelmi szervezet működésének irányításában, vezetésében, és

c) olyan eljárásokat kialakítani, amelyek - az integritásirányítási rendszer és az integritás folyamatmenedzsment rendszer együttes alkalmazásával - hozzájárulnak a honvédelmi szervezet integritása erősítéséhez, és biztosítani képesek a szervezeti integritást sértő események számának csökkenését.

4. § (1)[10] Az OBKR-rel összefüggő fejezeti szintű, a szabályalkotási feladatokon keresztül megvalósuló irányítási és koordinációs tevékenységet a HM Kiemelt Gazdálkodási Koordinációs Főosztály (a továbbiakban: HM KGKF) látja el.

(2)[11] Az integritásirányítási szakterületen a tanácsadási tevékenységet a HM KGKF végzi.

(3)[12] A honvédségi szervezetek vonatkozásában a koordinációs és tanácsadási tevékenységet a HVK végzi.

(4) A miniszter a számára jogszabályban meghatározott - hatósági jogkörben végrehajtandó - ellenőrzést az arra jogszabályban kijelölt honvédelmi szervezet által és az ott meghatározott eljárásrend szerint hajtja végre.

5. § (1) A HM fejezet belső kontrollrendszere az alábbi kontrollfunkciókat tartalmazza:

a) a 6. § szerinti elöljárói ellenőrzéseket,

b) a honvédelmi szervezet saját intézményi működési körére kialakított operatív belső kontroljait, valamint

c) az operatív tevékenységektől függetlenül működő - az Áht. 70. §-a hatálya alá tartozó - államháztartási belső ellenőrzést.

(2)[13]

(3) A honvédelmi szervezet vezetője az OBKR-t a vonatkozó jogszabályok, valamint a Kézikönyv szerint alakítja ki, működteti és fejleszti.

3. Elöljárói ellenőrzés

6. § Az elöljárói ellenőrzés magában foglalja

a) a szolgálati elöljárói, hivatali felettesi ellenőrzéseket;

b) a szakmai elöljárói, szakmai felettesi hatáskörben végzett ellenőrzéseket és

c) a Harcászati Értékelő Programokat.

7. § (1) Szolgálati elöljárói, hivatali felettesi ellenőrzést

a) minden honvédelmi szervezet vezetője a saját szervezete,

b) a középirányító honvédségi szervezet vezetője az alárendelt honvédségi szervezetek

vonatkozásában személyesen vagy kijelölt bizottság útján végez; és

c)[14] a miniszter miniszteri szemle keretében a honvédelmi szervezetek vonatkozásában személyesen vagy a miniszteri kabinetet vezető kabinetfőnök útján végez.

(2) A szakmai elöljárói, szakmai felettesi ellenőrzések

a) tevékenységi köreinek és az ellenőrzést végrehajtó honvédelmi szervezet ellenőrzésért felelős vezetőinek felsorolását a Kézikönyv 8. függeléke tartalmazza,

b) végrehajtását az a) pont szerinti vezető rendeli el, amelyet személyesen vagy kijelölt bizottság útján végez.

(3) Az elöljárói ellenőrzést végrehajtó vezető vagy bizottság a jogszabályban és a szervezeti és működési szabályzatban szereplő, a szakterületéhez tartozó területekre vonatkozó ellenőrzési feladatait az ellenőrzött honvédelmi szervezet működési körülményeire tekintettel végzi.

(4) Az ellenőrzésben érintett honvédelmi szervezet szempontjából

a) szervezeten belüli ellenőrzés a honvédelmi szervezet saját szakállománya által a szervezet vonatkozásában végrehajtott szolgálati és szakmai ellenőrzés, valamint az intézményi szintű államháztartási belső ellenőrzés,

b) szervezeten kívüli ellenőrzés a Bkr. 13. § (1) bekezdésében nevesített szervezetek (a továbbiakban együtt: uniós és kormányzati ellenőrző szervek) és az irányító szerv által végzett ellenőrzés, beleértve - az (1) bekezdés a) pontja kivételével - az elöljárói ellenőrzést és a fejezetszintű államháztartási belső ellenőrzést.

8. § (1) Az elöljárói ellenőrzés típusai:

a) átfogó ellenőrzés: az adott honvédelmi szervezet vagy valamely szakterület egy vagy több vezetési szintet érintő tevékenysége egészére terjed ki, és az adott időszakra meghatározott követelmények teljesülését, illetve az alaprendeltetésnek való megfelelés érdekében végzett összes tevékenységet vizsgálja,

b) témavizsgálat: egyes alapvető rendelkezések érvényesülésének, a kialakult helyzetnek, állapotnak egy időben több honvédelmi szervezetnél történő vizsgálatára, elemzésére, elsősorban a jelentősebb feladatok gyakorlati végrehajtásában jelentkező tendenciák megismerésére, a kedvezőtlen jelenségek okainak feltárására terjed ki,

c) célellenőrzés: az előírások betartására, egy-egy feladat vagy részterület gyakorlati végrehajtásának felmérésére vagy egy konkrét eset körülményeinek vizsgálatára irányul,

d) utóellenőrzés: a korábbi ellenőrzés során feltárt hiányosságok felszámolása érdekében hozott intézkedések végrehajtásának vizsgálatára irányul.

(2) Az elöljárói ellenőrzés az elrendelő rendelkezése szerint - annak céljától és tartalmától függően - lehet tervezett vagy soron kívüli, valamint előzetesen bejelentett vagy váratlan. Az előzetes bejelentést akkor nem kell megtenni, ha az meghiúsítaná az ellenőrzés eredményes lefolytatását, vagy jelentősen befolyásolná annak eredményét.

(3) Az elöljárói ellenőrzéseket az egyes szakterületek ellenőrzésére vonatkozó belső rendelkezésekben meghatározott gyakorisággal kell végrehajtani, figyelembe véve, hogy egy honvédelmi szervezetnél egy időben, azonos témában több elöljárói ellenőrzés nem tervezhető. Az ellenőrzések tervezésénél figyelembevételre kerül, ha az adott szervezet tekintetében a tárgyévben fejezetszintű ellenőrzést vagy miniszteri szemlét hajtanak végre.

(4) A 7. § (2) bekezdése szerinti elöljárói ellenőrzések végzéséért felelős honvédelmi szervezet az éves és havi munkatervek összeállításával és a tervezett feladatok megvalósulásának nyomon követésével összefüggő feladatokról szóló 2/2014. (I. 21.) HM utasításban meghatározott eljárásrend szerint az ellenőrzéssel érintett honvédelmi szervezet megnevezését, az ellenőrzés tervezett időpontját és típusát megadva, a Munkatervező Modul használatával szolgáltat adatot a HM Tervezési és Koordinációs Főosztály (a továbbiakban: HM TKF) részére. A HM TKF gondoskodik - a soron kívüli, valamint váratlan ellenőrzések kivételével - az elöljárói ellenőrzéseknek a HM tárgyévi intézményi munkatervében történő megjelenítéséről.

(5) Az elöljárói ellenőrzések előkészítésének, végrehajtásának és értékelésének rendjét, az ellenőrzési program mintáját, valamint az ellenőrzéshez kapcsolódó jogokat, kötelességeket és felelősségi köröket a Kézikönyv tartalmazza.

(6) A szakmai elöljáró, szakmai felettes szakterülete tekintetében, a szolgálati elöljáró, hivatali felettes pedig az alárendeltjei részére - a belső rendelkezések kiadásáról szóló HM utasításban meghatározott rend szerint saját vagy az általa kidolgozott és a szolgálati elöljáró által kiadott - belső rendelkezésben a szervezete, valamint az alárendelt szervezet szintjén alkalmazandó eljárásrendet, kontrollokat határoz meg.

(7) Az ellenőrzött, valamint az ellenőrzés során feltárt hiányosságok felszámolásában érintett honvédelmi szervezet vezetője felelős az elöljárói ellenőrzéshez kapcsolódó, a saját szervezete szintjén jelentkező feladatok koordinációjáért, a hatáskörébe tartozó összes feladatot tartalmazó intézkedési terv elkészítéséért és az ellenőrzés során tett javaslatokra hozott intézkedések nyilvántartásáért.

(8) Az ellenőrzött, valamint a javaslattal érintett honvédelmi szervezet vezetője az ellenőrzést vezető által meghatározott módon és határidővel számol be a honvédelmi szervezetnél végrehajtott ellenőrzések alapján javasolt intézkedésekről és azok határidejét tartalmazó intézkedési tervben (a továbbiakban: intézkedési terv) meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról.

(9) Az intézkedési tervben szereplő határidő az ellenőrzött szervezet kérésére egy alkalommal, a határidő lejárta előtt az ellenőrző szervezet írásos hozzájárulásával módosítható.

(10)[15] A szolgálati vagy szakmai elöljáró az általa végrehajtott átfogó ellenőrzések tapasztalatait tartalmazó, honvédségi szervezetet érintő összefoglaló jelentés egy példányát szolgálati úton a HVKF részére felterjeszti.

(11) A honvédelmi szervezet vezetője felelős a saját szervezete vonatkozásában végrehajtott szervezeten belüli ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartásáért.

9. § (1) A Harcászati Értékelő Programok a szövetségesi kötelezettségekből adódó feladatokra való felkészültség felmérésének, értékelésének és minősítésének eszközei.

(2) A Harcászati Értékelő Programok követelményrendszere a Szövetséges Műveleti Parancsnokság Erők Szabványai dokumentumaira épül, megvalósítása NATO és a nemzeti Harcászati Értékelő Programok keretében történik.

(3)[16] A Harcászati Értékelő Programok végrehajtásáért a HVKF a felelős.

(4)[17] A Harcászati Értékelő Programokkal kapcsolatos feladatok végrehajtását a HVKF intézkedésben szabályozza.

(5)[18] A Harcászati Értékelő Programok alapján végrehajtásra kerülő NATO és nemzeti ellenőrzésekkel kapcsolatos költségeket az érintett honvédelmi szervezetek részére külön célelőirányzatként, a Gyakorlatok és Kiképzési Rendezvények Programja keretén belül a nemzetközi gyakorlatokon és kiképzéseken, megfelelő címrendkódokon és elkülönített projektkódon kell tervezni a HVK felügyelete és koordinációja mellett.

10. § (1)[19] A Harcászati Értékelő Programokkal kapcsolatos feladatokat a HVKF bedolgozása alapján a 8. § (4) bekezdése szerinti eljárásrend alkalmazásával a HM éves intézményi munkaterve tartalmazza.

(2)[20] A HVK szakterületileg felelős szervezeti egysége a NATO vagy nemzeti Harcászati Értékelő Programok keretében végrehajtott ellenőrzések tapasztalatairól összefoglaló jelentést készít a HVKF részére.

(3) A NATO vagy nemzeti Harcászati Értékelő Programok értékeléséről készült hivatalos jelentés alapján a feltárt hiányosságok felszámolására a honvédelmi szervezeteknek részletes intézkedési tervet kell készíteniük.

(4) A NATO kötelezettségvállalásban szereplő erők intézkedési tervben rögzített hiányosságainak felszámolására az érintett honvédelmi szervezetek vezetői intézkednek.

4. Az intézményi szintű, operatív belső kontrollok rendszere

11. § (1)[21] A honvédelmi szervezet vezetője kialakítja a Bkr. 3. §-ában meghatározott alappillérek operatív folyamatainak követelményeit intézményi szinten leíró okmányrendszert - a folyamattérképet, az ellenőrzési nyomvonalat és az integrált kockázat-nyilvántartást - a Kézikönyv okmánymintái szerint.

(2)[22] A HM operatív belső kontrolljai kialakításának, működtetésének és fejlesztésének részletes szabályait a HM közigazgatási államtitkára (a továbbiakban: HM KÁT) szakutasításban határozza meg.

12. § (1) A 11. § (1) bekezdésében meghatározott okmányrendszer alapjaként a honvédelmi szervezet vezetője elkészíti az OBKR szabályzatot, amely a honvédelmi szervezet sajátosságait figyelembe véve, a honvédelmi szervezetre vonatkozóan részletesen meghatározza az OBKR kialakításával, működtetésével és fejlesztésével kapcsolatos alapvető követelményeket, felelősségi és jogköröket, valamint a végrehajtási szinteket.

(2) A kontrollkörnyezet és az integrált kockázatkezelési rendszer folyamatalapú kidolgozásának menetét az 1. melléklet, a kialakított, már működő OBKR működésének és fejlesztésének folyamatát a 2. melléklet tartalmazza.

(3) A honvédelmi szervezetnél - lehetőség szerint a szervezet egészét ismerő - operatív belső kontrollrendszer felelőst (a továbbiakban: OBK felelős) kell kijelölni, aki ellátja az OBKR-hez kapcsolódó okmányrendszer kidolgozásának és az OBKR működésének irányítását. Az OBK felelősökre és tevékenységükre vonatkozó előírásokat a Kézikönyv tartalmazza.

(4) Az OBK felelős szakmai felkészítés céljából legalább egy alkalommal - a feladatra történő kijelölését követő év december 31-ig - részt vesz a költségvetési szervnél és köztulajdonban álló gazdasági társaságnál belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú kötelező továbbképzéséről szóló PM rendelet 16. §-a szerinti továbbképzésen.

13. § (1) A honvédelmi szervezet vezetője az őt érintő, szervezeti integritást sértő események kezelésének, illetve a szervezeti integritást sértő eseményekre irányuló bejelentések fogadásának, feldolgozásának és belső kivizsgálásának eljárásrendjét belső rendelkezésben szabályozza.

(2) A honvédelmi szervezet vezetője szervezete állományából a feladatra személyisége és képességei alapján alkalmas - integritás felelőst - a HM esetében integritás tanácsadót - jelöl ki. Az integritás felelős feladatkörében nem helyettesíthető, tartós akadályoztatása esetén a feladatkörre új személy kijelölése szükséges.

(3)[23] Az 1. § (4) bekezdése szerinti honvédelmi szervezet esetében integritás felelős kijelölése nem kötelező, az integritás felelősi feladatokat a HVK alárendeltségébe tartozó honvédségi szervezet esetében a HVK integritás felelőse, a miniszter alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezet esetében a HM integritás tanácsadója látja el. Az integritás felelősökre és tevékenységükre vonatkozó előírásokat a Kézikönyv vonatkozó előírásai alapján kell megállapítani.

(4) Az integritás felelőshöz érkező központi bejelentés megtétele nem minősül a szolgálati út megkerülésének.

14. § (1)[24] A HM integritás tanácsadót a HM KÁT megbízólevéllel jelöli ki.

(2)[25] A HM KÁT a HM jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár javaslatára a HM Igazgatási és Jogi Képviseleti Főosztály állományából egy fő jogi végzettségű személyt jelöl ki a HM-be érkező - az integritással, korrupcióval összefüggő, büntető-, szabálysértési vagy fegyelmi eljárás indítását megalapozó - központi bejelentések kezelésére és kivizsgálására. A kijelölt személy e feladatkörében nem helyettesíthető, munkaköri leírásában vagy beosztási okiratában e feladatkörét szerepeltetni kell.

(3)[26]

15. § (1) Az OBKR felelősségi szintjeit úgy kell meghatározni, hogy a rendszer működtetése és fejlesztése során a honvédelmi szervezet teljes struktúrája és működési rendje lefedésre, az azokkal összefüggő okmányok kialakításra kerüljenek.

(2) Az OBK felelős és az integritás felelős tevékenységét a honvédelmi szervezetnél egy személy is elláthatja. E feladatokat és a kijelölést az érintett személyek munkaköri leírásában vagy beosztási okiratában szerepeltetni kell.

(3) Ha egy honvédelmi szervezetnél OBK felelős és integritás felelős is kijelölésre kerül, az OBKR szabályzatnak és az érintettek munkaköri leírásának vagy beosztási okiratának tartalmaznia kell a kettejük közötti munkamegosztást is.

(4)[27] A (2) és (3) bekezdés alapján kijelölt személyek részére igény esetén felkészítő, továbbá eseti továbbképzések kerülnek megtartásra.

(5) A honvédelmi szervezet a 11. § (1) bekezdése szerinti okmányait a pénzügyi és számviteli, valamint a logisztikai utaltsági rendnek megfelelően az ellátását biztosító illetékes honvédelmi szervezetek bedolgozásait figyelembe véve dolgozza ki.

(6) Az OBKR, valamint a kapcsolódó okmányok felülvizsgálatát, szükség szerinti aktualizálását, pontosítását a jogszabályi változásoknak, a honvédelmi szervezet feladatainak, illetve a honvédelmi szervezet utaltsági rendjének változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább egy alkalommal el kell végezni.

16. § (1) Az ellátást biztosító honvédelmi szervezet vezetője a kapcsolódó tevékenységek, kötelező egyeztetések meghatározása, a kockázatok felmérése, értékelése és kezelése terén jelentkező feladatok, a kapcsolódási pontok, a hatáskörök egyértelmű, összehangolt szerepeltetése érdekében biztosítja az utalt honvédelmi szervezetek részére a 15. § (5) bekezdése szerinti szakmai együttműködést.

(2) A szervezeti elkülönülés okán jelentkező, az ellátói jogosultságból, kötelezettségből fakadó folyamatok szabályszerű végrehajtásáért az ellátó honvédelmi szervezet vezetője, az ellátó honvédelmi szervezet bedolgozása alapján az ellátással összefüggő folyamatoknak az ellátott honvédelmi szervezet OBKR-ébe történő beépítéséért az ellátott honvédelmi szervezet vezetője a felelős.

(3) A tevékenységek mélységét, részletességét az ellátott honvédelmi szervezet kapcsolódó szakfeladataival összhangban kell meghatározni.

17. § (1)[28] A HVK válságkezelő és béketámogató műveletekben részt vevő, területileg elkülönült szervezeti egységei (a továbbiakban: ideiglenes katonai szervezetek) OBKR-e részét képezi a HVK - mint a megalakításukra kijelölt honvédelmi szervezet - OBKR-ének, amelynek kialakításáért a HVKF a felelős az ideiglenes katonai szervezet adatszolgáltatása alapján.

(2)[29] Az ideiglenes katonai szervezetek pénzügyi, ellátási és gazdálkodási feladataik támogatására kijelölt együttműködő honvédelmi szervezetek a 16. § (1) és (2) bekezdésében meghatározottak szerint szolgáltatnak adatot a HVK részére.

18. § (1)[30] A honvédelmi szervezet vezetője a belső kontrollrendszer kialakítását, működését és minőségét a Kézikönyv 11. függeléke szerinti kérdéslista alapján értékeli, arról a Bkr. 1. melléklete szerint nyilatkozik, és a nyilatkozatot a zárszámadáshoz kapcsolódó intézményi adatszolgáltatás önálló mellékleteként a HM Védelemgazdasági Hivatal, valamint ezzel egy időben elektronikus másolatban a HM KGKF részére a tárgyévet követő év április 10-ig megküldi.

(2) A Bkr. 11. § (4) bekezdésében meghatározott esetekben a nyilatkozattételi kötelezettséghez kapcsolódó értékelési kötelezettséget a Bkr. 1. melléklete szerinti tartalommal és formában kell teljesíteni.

(2a)[31] Az (1) bekezdés szerinti nyilatkozat tervezetét elektronikusan a tárgyévet követő év március 14-ig a HM KGKF részére meg kell küldeni. A HM KGKF a tervezetet formai és tartalmi megfelelőség szempontjából felülvizsgálja, szükség szerint kezdeményezi annak módosítását. A HM KGKF felülvizsgálata a nyilatkozatok valóságtartalmának ellenőrzésére nem terjed ki.

(3)[32] A HM KGKF az (1) bekezdés szerinti nyilatkozatokat, valamint a HM-re vonatkozó, a HM KÁT által aláírt nyilatkozatot és a nyilatkozatok alapján összeállított összefoglaló jelentést a kísérőlevéllel együtt a tárgyévet követő év április 20-ig felterjeszti a miniszter részére a nyilatkozatoknak az államháztartásért felelős miniszter részére a Bkr. 11. § (2) bekezdése szerinti határidőben történő megküldés érdekében.

(4) Az ellátott honvédelmi szervezet vezetőjének a Bkr. 1. mellékletében meghatározott nyilatkozata alátámasztásaként az ellátó honvédelmi szervezet részéről a zárszámadáshoz kapcsolódó intézményi adatszolgáltatás aláírására jogosult pénzügyi gazdasági vezető, valamint az ellátó honvédelmi szervezet logisztikai vezetője nyilatkozik az ellátott honvédelmi szervezet vezetője részére az adott honvédelmi szervezetre vonatkozóan, a 3. melléklet szerinti formában és tartalommal.

5. Az uniós és kormányzati ellenőrző szervezetek által végrehajtott ellenőrzés

19. §[33] (1) Az európai uniós és kormányzati ellenőrző szervek általi ellenőrzés esetén az ellenőrzött honvédelmi szervezet vezetője, illetve a HM esetén az ellenőrzéssel érintett szervezeti egység vezetője (a továbbiakban együtt: ellenőrzött) köteles haladéktalanul értesíteni a HM Belső Ellenőrzési Főosztályt (a továbbiakban: HM BEF) az ellenőrzés megkezdéséről, valamint az ellenőrző szervek által kért adatszolgáltatásokról.

(2) Az európai uniós és kormányzati ellenőrző szervek általi ellenőrzések esetén az ellenőrzött felelős a kért adatszolgáltatás teljes körű és határidőben történő teljesítéséért, valamint az ellenőrzésekhez kapcsolódó, a saját szervezete szintjén jelentkező feladatok koordinációjáért.

(3) A HM-ben az európai uniós és kormányzati ellenőrző szervek általi ellenőrzések esetén a szakterületét érintően adatszolgáltatásra kötelezett szerv vezetője felelős a kért adatszolgáltatás teljes körű és határidőben történő teljesítéséért, valamint az ellenőrzésekhez kapcsolódó, a saját szakterületén jelentkező feladatok koordinációjáért.

(4) Koordinációs szerepében a HM BEF végzi

a) fejezeti szinten

aa) közvetlenül hozzá érkező megkeresés esetén a szakmai kapcsolattartó személyek kijelöléséről az ellenőrző szervezet tájékoztatását,

ab) kijelölés esetén a szakterületi felelősök által szolgáltatott adatok uniós és kormányzati ellenőrző szervek részére történő megküldését,

b) a HM-ben

ba) a külső ellenőrzések nyilvántartását,

bb) közvetlenül hozzá érkező megkeresés esetén a szakmai kapcsolattartó személyek kijelöléséről az ellenőrző szervezet tájékoztatását,

bc) kijelölés esetén a szakterületi felelősök által szolgáltatott adatok európai uniós és kormányzati ellenőrző szervek részére történő megküldését,

bd) az intézkedési tervek elkészítésével kapcsolatos egyeztetési tevékenységet,

be) az intézkedési tervben szereplő intézkedések nyilvántartását a Kézikönyv 9. függelékében előírt formában és tartalommal.

(5) Az ellenőrzött, valamint a javaslattal érintett honvédelmi szervezet vezetője felelős a Bkr. 45. §-ában meghatározott tartalom szerinti intézkedési terv elkészítéséért és a javaslatokra hozott intézkedések nyilvántartásáért, a Kézikönyv 9. függelékében előírt formában és tartalommal.

(6) Az európai uniós és kormányzati ellenőrző szervek által végrehajtott ellenőrzések esetén az ellenőrzött köteles a HM BEF részére megküldeni a lezárt ellenőrzési jelentést, valamint - ha készült - az intézkedési tervet.

20. §[34] (1) Az ellenőrzött honvédelmi szervezet vezetője az európai uniós és kormányzati ellenőrző szervek, valamint a fejezetszintű belső ellenőrzést végrehajtó HM BEF részére a külön jogszabályban vagy annak hiányában - a (2) bekezdésben meghatározott éves beszámolón túl - az ellenőrző szervezet által meghatározott módon és határidőre számol be az intézkedési terv feladatainak végrehajtásáról.

(2) A Bkr. 48. § c) pontjában előírtak szerint a honvédelmi szervezet vezetője az európai uniós és kormányzati ellenőrző szervek által végrehajtott ellenőrzések alapján tett intézkedések helyzetéről évente, a független államháztartási belső ellenőrzési tevékenység fejezeti szabályait megállapító HM utasításban előírt módon és határidőre beszámol az éves belső ellenőrzési jelentésben.

(3) A HM-ben az európai uniós és kormányzati ellenőrző szervek által végrehajtott ellenőrzések, valamint a HM BEF által végrehajtott fejezetszintű belső ellenőrzések alapján tett intézkedések helyzetéről az érintett szerv a HM BEF megkeresése alapján, az általa meghatározott időpontig számol be.

6. Záró rendelkezések

21. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

22. § Az utasítás hatálybalépését követő 30. napig a HM GTSZF kidolgozza a honvédelmi szervezetek belső kontrollrendszerének kialakítására, működtetésére és fejlesztésére vonatkozó Kézikönyvet. A jóváhagyott Kézikönyvet a HM GTSZF megküldi a HM Jogi Főosztály részére az intranet HM és MH szabályzók elektronikus nyilvántartásába történő feltöltése érdekében.

23. §[35]

Dr. Benkő Tibor s. k.,

honvédelmi miniszter

1. melléklet a 44/2020. (VIII. 14.) HM utasításhoz

2. melléklet a 44/2020. (VIII. 14.) HM utasításhoz

3. melléklet a 44/2020. (VIII. 14.) HM utasításhoz