5/2012. (III. 1.) KüM utasítás

az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdésének c) pontja alapján, az ideiglenes külföldi kiküldtetés rendjéről az alábbiak szerint rendelkezem:

1.

Az utasítás hatálya

(1) Az utasítás hatálya kiterjed

a) a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény hatálya alá tartozó állami vezetők,

b) a Központi Igazgatás állományába tartozó kormánytisztviselők és kormányzati ügykezelők, munkavállalók,

c) a Külügyminisztériummal megbízási jogviszonyban állók,

d) a pályakezdő fiatalok, az ötven év feletti munkanélküliek, valamint a gyermek gondozását, illetve a családtag ápolását követően munkát keresők foglalkoztatásának elősegítéséről, továbbá az ösztöndíjas foglalkoztatásról szóló 2004. évi CXXIII. törvény 9. §-a alapján a Külügyminisztériummal ösztöndíjas foglalkoztatási jogviszonyban

állók,

e) az állami feladat teljesítésével összefüggésben az Állami Protokoll, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, valamint a Kulturális és Tudománydiplomáciai Főosztály által kezdeményezett, a Külügyminisztérium állományába nem tartozó személyek

(a továbbiakban együttesen: kiküldött)

90 napot meg nem haladó külföldi kiküldetésével összefüggésben felmerült költségek megtérítésére.

(2) A Külügyminisztériumban a napidíj előlegként kerül kifizetésre készpénzben a kiküldetést megelőzően, mely előleggel az utazást követően el kell számolni.

(3) Jelen utasítás alkalmazásában ideiglenes külföldi kiküldetésnek minősül a kiküldött 90 napot meg nem haladó külföldi munkavégzése vagy képzése.

(4) A külföldi kiküldetések során keletkezett költségek fedezésére használt kincstári VIP kártyával történő elszámolást a kincstári VIP kártya kiadásáról és használati rendjéről szóló 2/2004. KüM utasítás szabályozza.

2.

A kiküldetés engedélyezése, bizonylatolási rendje, előlegfelvétel

(1) A Külügyminisztérium költségvetési előirányzatai terhére - az állami feladat teljesítésével összefüggésben az 1. pont (1) bekezdés e) alpontban felsorolt szervezeti egységek által kezdeményezett kiküldetés kivételével - csak a Központ Igazgatás állományába tartozók kiküldetése engedélyezhető. Ettől eltérni csak kivételesen indokolt esetben, az államtitkár, vagy a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes engedélye alapján lehet.

(2) A felügyelő állami vezetők által negyedévenként jóváhagyott lista alapján, keretjelleggel - a gazdálkodásért felelős szervezeti egység (a továbbiakban: GFO) pénzügyi ellenjegyzése mellett - szervezeti egységenként és kiküldöttenként meghatározásra kerül az ideiglenes kiküldetések várható maximális száma és időtartama. Az utaztatási tervet az adott negyedévet megelőző hónap 20. napjáig a gazdálkodásért és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkárnak kell megküldeni. Több szervezeti egységet érintő delegáció esetén a kiküldött személyt az utaztatási terven a delegációs kiküldetést indító szervezeti egység köteles feltüntetni. A listán szereplő személyek részére az abban szereplő utazások számának és időtartamának erejéig a kiküldetést indító szervezeti egység főosztályvezetője aláírhatja a kiküldetési rendelvényt. Ebben az esetben külön pénzügyi ellenjegyzés már nem szükséges. Főosztályvezető kiküldetését az ideiglenes kiküldetések esetében is csak állami vezető rendelheti el.

(3) A kiküldött vagy a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága gondoskodik a kiküldetési rendelvény kitöltéséről. Amennyiben a kiküldetés nem a (2) bekezdésben foglaltak szerint került jóváhagyásra, a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága a kiküldetési rendelvényt köteles eljuttatni a Gazdálkodási Főosztályra pénzügyi ellenjegyzés végett és a pénzügyi ellenjegyzést követően gondoskodik a kiküldetést elrendelő állami vezetővel történő jóváhagyásáról. A jóváhagyott kiküldetési rendelvényhez csatolni kell az állami vezető által jóváhagyott indító feljegyzést is, és továbbítani kell a GFO Költségvetési és Pénzügyi Osztály Utaztatás és Útielszámolás (a továbbiakban: Utaztatás) részlegére további ügyintézés céljából.

(4) A Magyarországgal határos országokban lévő külképviseletek tekintetében a Központ által történő regionális rendszergazdai feladatok ellátása érdekében felmerülő kiküldetések jóváhagyását a felügyelő szervezeti egység főosztályvezetője, illetőleg távollétében a főosztályvezető-helyettes engedélyezi. A kiküldetés időtartama ebben az esetben nem haladhatja meg a 2 napot, és legfeljebb 800 euró összköltségű (utazás, szálloda, napidíj, napidíjpótlék stb.) lehet.

(5) A kiküldetési rendelvény formanyomtatványt (a továbbiakban: rendelvény) az utasítás 1. melléklete tartalmazza, amely a Külügyminisztérium belső honlapja Nyomtatványok menüpontból is letölthető.

(6) Az államtitkár, a miniszteri biztos és a kabinetfőnök kiküldetését a miniszter, a helyettes államtitkár kiküldetését a közigazgatási államtitkár, minden más személy kiküldetését - a (2) bekezdésben foglaltak kivételével - a felügyelő helyettes államtitkár engedélyezi, a Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály pénzügyi ellenjegyzését követően.

(7) A napidíj pótlékra való jogosultságot a kiküldetési rendelvényen fel kell tüntetni.

(8) Amennyiben az utazással kapcsolatban többletsúlyigény merül fel, azt a kiküldetést elrendelő engedélyezi. A többletsúlyt az utazást indító feljegyzésben, valamint a kiküldetési rendelvényen az "Előzetes költségkalkuláció: Egyéb költségek" rovatában jelezni kell. Egy hónapot meghaladó kiküldetés esetén 10 kg túlsúly igénybevételére jogosult a kiküldött.

(9) A kiküldetést elrendelő állami vezető útijelentés-készítésre kötelezheti a kiküldöttet, ennek tényét a rendelvényen jelezni kell.

(10) A kiküldetéssel kapcsolatban az alábbi feladatokat látja el az Utaztatás:

a) jóváhagyott kiküldetést elrendelő feljegyzés alapján repülőjegy, illetve vonatjegy foglalása,

b) jóváhagyott kiküldetési rendelvény és kísérő feljegyzés alapján útielőleg számfejtése,

c) jóváhagyott kiküldetési rendelvény alapján utazási jegy kiállítása.

(11) Az állami vezetők kiküldetésével kapcsolatos tennivalókat az Utaztatás a Protokoll Főosztállyal együttműködésben látja el.

(12) A kiküldöttet az Utaztatás útielőleggel, baleset-, betegség- és poggyászbiztosítási kártyával, továbbá repülő- vagy vonatjeggyel látja el. A külképviseleten készpénzfelvételre vagy a felmerülő költségek záradékolására - az állami vezetők (delegáció esetén a delegációban utazó valamennyi kiküldött) és a diplomáciai futárok kiküldetéseinek kivételével - csak rendkívül indokolt esetben (poggyász, iratok, pénz elvesztése, ellopása) kerülhet sor.

3.

Az utazás módjára vonatkozó szabályok

(1) Repülőgéppel történő utazás esetén a repülőjegyre vonatkozó igényt az Utaztatáson, a kiküldetést elrendelő feljegyzés alapján, a kiküldöttnek kell jeleznie. Az Utaztatás gondoskodik a legelőnyösebb díjtételeket és feltételeket nyújtó légitársaságok (beleértve a "fapados" légitársaságokat is) ajánlatainak összegyűjtéséről, melyeket a jóváhagyandó rendelvényhez kötelező csatolni.

(2) Repülővel történő utazás esetén

a) a miniszternek első osztálynak megfelelő,

b) a közigazgatási államtitkárnak, az államtitkárnak, a helyettes államtitkárnak, a miniszteri biztosnak, illetve a kormánybiztosnak és a kabinetfőnöknek Európán belüli utazásnál "turista", négy óra folyamatos repülési időt meghaladó tengerentúli utazásnál "business" osztályú,

c) diplomáciai futárszolgálatot teljesítő kiküldöttek esetében a Külügyminisztérium diplomáciai és konzuli futárszolgálatáról szóló 11/2006. KÜM utasítás 12.5 pontban foglaltak betartása végett "business" osztályú,

d) minden más kiküldöttnek folyamatos, vagy átszállással történő repülés során összesen nyolc óra repülési időt meghaladó utazásnál "business", egyéb esetben "turista" osztályú

repülőjegy adható.

(3) Helyettesítés esetén a kiküldött "turista" osztályú repülőjegyre, illetve II. osztályú vonat- vagy hajójegyre jogosult.

(4) Amennyiben a kiküldetés protokolláris jellege, illetve a hivatali érdekből fakadó munkavégzés célja indokolja, legfeljebb egy személy esetében a (2) bekezdés b) és d) pontjaitól miniszteri, közigazgatási államtitkári, illetve a gazdálkodási és igazgatási helyettes államtitkár jóváhagyása mellett el lehet térni. A kiküldetést indító feljegyzésben, illetve a rendelvényen a kiküldetés jellegét ("Kiemelt utazás" rovatban) fel kell jegyezni. Ennek hiányában az Utaztatás a (2) bekezdés b)-c) pont szabályai szerint jár el.

(5) Delegáció utazása esetén a (2) bekezdésben foglaltak irányadóak, azzal, hogy az indító feljegyzésben, vagy az Állami Protokoll által kezdeményezett utazások esetén a rendelvényt kísérő feljegyzésen jelezni kell, amennyiben valamely delegációtag esetén a (4) bekezdésben foglaltakat kell alkalmazni.

(6) Vasúton, hajón, kompon történő utazás esetén

a) a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, a kormánybiztos, a miniszteri biztos és a kabinetfőnök I. osztályú,

b) minden más kiküldött II. osztályú menetjegyre jogosult.

(7) Hálókocsi, hálókabin igénybevételére - amennyiben az utazás időtartama és az indulás időpontja együttesen indokolja - valamennyi kiküldött jogosult.

(8) Hivatali gépkocsival történő utazás esetén a kiküldöttnek gondoskodnia kell arról, hogy a Létesítménygazdálkodási Főosztály felé jelezze gépkocsiigényét, melyhez a hivatali gépkocsik igénybevételének és használatának rendjéről szóló 17/2006. KüM utasítás 1. mellékletét szükséges kitölteni és eljuttatni a főosztály titkárságára.

(9) Saját gépkocsival történő utazás akkor engedélyezhető, ha az többletköltséggel nem jár, továbbá ha a gépkocsi kifogástalan műszaki állapotban van, és rendelkezik casco biztosítással. Saját tulajdonú gépkocsi hivatalos célú használatához a hivatali gépkocsik igénybevételének és használatának rendjéről szóló 17/2006. KüM utasítás 3. mellékletét szükséges kitölteni. A kiküldetési rendelvény kitöltéséhez a kiküldöttnek meg kell küldeni a gépkocsi forgalmi engedélyének másolatát és a tervezett kiküldetés útvonalát az Utaztatás munkatársainak az előzetes költségkalkuláció megállapítása céljából. Saját gépkocsival történő utazás esetén utazási költségre előleg az Utaztatás által megállapított összegig igényelhető, amely az adóhatóság által havonta közzétett, a gépkocsi típusára előírt aktuális norma, a teljesítendő kilométer és az értékcsökkenés figyelembevételével kerül megállapításra. A kiküldött a forgalmi engedély másolatát és a Létesítménygazdálkodási Főosztály által igazolt 3. mellékletet köteles a kiküldetési rendelvényhez csatolni.

4.

A szállásra vonatkozó szabályok

(1) A szállásfoglalás a kiküldött feladata, együttműködve a kiküldetés helye szerinti külképviselettel.

(2) A kiküldöttet lehetőség szerint a külképviselet vendégszobájában kell elhelyezni. A vendéglakással vagy vendégszobával rendelkező külképviseletek listáját az utasítás 2. melléklete tartalmazza.

(3) Amennyiben a külképviselet írásbeli tájékoztatása alapján vendégszoba nem áll rendelkezésre, a szállásköltség - az állami vezető kivételével - legfeljebb 135 EUR/fő/éj lehet. Brüsszel és Luxembourg esetében külön indokolás nélkül 20 euróval túlléphető a keret. A szálláshely kiválasztásában a célszerűségi, takarékossági szempontokat érvényesíteni kell.

(4) A (3) bekezdésben meghatározott mértéket meghaladó szállodai költséget a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkárral kell jóváhagyatni.

(5) Abban az esetben, ha a kiküldetés időtartama a 14 napot meghaladja és valamennyi felmerülő költséget figyelembe véve, az egy napra jutó bérleti díj nem haladja meg a napi szállodai költséget, a kiküldött számára - a külképviselet közreműködésével - lakás is bérelhető.

(6) Amennyiben a kiküldetés protokolláris jellege, illetve célja indokolja, a (2)-(3) bekezdések pontjaitól miniszteri, államtitkári, illetve a gazdálkodási és igazgatási helyettes államtitkár jóváhagyása mellett el lehet térni.

(7) Delegáció utazása esetén a (2)-(3) bekezdésekben foglaltak irányadóak, azzal, hogy az indító feljegyzésben, vagy az Állami Protokoll által kezdeményezett utazások esetén, a kiküldetési rendelvényt kísérő feljegyzésen jelezni kell, amennyiben valamely delegációtag esetén a (6) bekezdésben foglaltakat kell alkalmazni.

5.

Az elszámolás rendje

(1) A kiküldött az előleg felhasználásáról - Protokoll Főosztály kezelésében levő utazások kivételével - a visszaérkezését követő tíz napon belül köteles elszámolni. Több, egymást követő kiküldetés esetén a határidő számításánál az utolsó kiküldetést kell figyelembe venni. Amennyiben elszámolási kötelezettségének a kiküldött menthető okból határidőben nem tud eleget tenni, tájékoztatnia kell az Utaztatást, és az akadály elhárulását követően haladéktalanul teljesítenie kell elszámolási kötelezettségét.

(2) A Protokoll Főosztály kezelésében lévő utazások elszámolására a visszaérkezést követő húsz napon belül kötelező sort keríteni.

(3) Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén a kiküldött a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. § (1) bekezdésében számított kamatkedvezmény összege után az ott meghatározott mértékű személyi jövedelemadót köteles fizetni.

(4) Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén további útielőleg nem adható.

(5) A kiküldetés befejezését követően a kiküldött köteles a rendelvény "Elszámolás" részét kitölteni és beszerezni a szakmai teljesítést igazoló vezető aláírását, valamint nyilatkoznia, ha a kiküldetéssel összefüggésben harmadik személytől térítésben, díjazásban, természetbeni vagy egyéb juttatásban részesült. A napidíj és az egyéb kiküldetési költségek elszámolásánál az ideiglenes külföldi kiküldetés napidíjának összegéről és kifizetéséről szóló 204/2009. (IX. 18.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 2. §-ában foglaltak szerint kell figyelembe venni a többletjuttatások értékét.

(6) A szakmai teljesítést a kiküldő szervezeti egység vezetője, főosztályvezető és magasabb szintű kiküldöttek esetében a kiküldetést elrendelő, felügyelő állami vezető jogosult igazolni.

(7) A kiküldött köteles a kiküldetési rendelvényt és az abban szereplő adatokat alátámasztó számlákat, illetve bizonylatokat, valamint a betegség-, baleset- és poggyászbiztosítási kártyát az Utaztatáson leadni. Amennyiben a kiküldött baleset-, betegség- és poggyászbiztosítási kártyája elveszett, megsemmisült, vagy ellopták, erről a tényről nyilatkoznia kell.

(8) Ha a kiküldetés elrendelője a kiküldetést módosítja, és az többletköltséggel jár, a kiküldött az elszámoláshoz köteles csatolni az erről szóló jóváhagyást.

6.

Elszámolható költségek

(1) A kiküldött a külföldi tartózkodással kapcsolatban felmerülő, indokolt mértékű és igazolt költségeit a kiküldetés befejeztével elszámolhatja.

(2) Az elszámolás során az alábbi tételek vehetők figyelembe:

a) a külföldi napidíj,

b) a napidíjpótlék,

c) a kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége,

d) a szállásköltség,

e) a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek.

7.

Napidíj és napidíjpótlék

(1) A kiküldöttek a Rendelet 2. §-ában meghatározott napidíjra jogosultak, az ott rögzített feltételek szerint.

(2) A Rendelet 3. § (1) bekezdésében meghatározott pótlékra jogosultak körét az ideiglenes külföldi kiküldetés napidíjának összegéről és kifizetéséről szóló 204/2009. (IX. 18.) Korm. rendelet végrehajtásáról szóló 5/2010. (II. 5.) KüM utasítás 1. §-a, összegét a 2. §-ának (1) bekezdése szabályozza.

(3) A pótlék összege adott hónapban a Rendelet 3. § (1) bekezdésében meghatározott mértékig számfejthető.

(4) A napidíjpótlék a napidíjjal egy időben, végleges kifizetésként kerül kiadásra a jogosultnak, míg a napidíj előleg formájában kerül kifizetésre, mely az elszámolás során, az "Elszámolás" oldalon tett nyilatkozatok figyelembevételével válik tényleges személyi juttatássá. A Házipénztárban történő elszámolást követő hónapban a kifizetett napidíjak és napidíjpótlékok feladásra kerülnek a Bérgazdálkodási Osztályra számfejtés céljából.

8.

Utazási költségek

(1) Repülőgéppel, vonattal vagy hajóval történő utazás esetén a költségeket közvetlenül az Utaztatás - Protokoll Főosztály által szervezett államfői, illetve kormányfői utak esetében a Protokoll Főosztály pénzügyi munkatársa - egyenlíti ki számla ellenében az illetékes utazási irodának. A kiküldetési rendelvény "Elszámolás" oldalán a "Repülőgép menetjegy" rovatba kizárólag olyan költségeket lehet feltüntetni, amikor a kiküldött saját maga kellett, hogy kiegyenlítse a számlát (pl. váratlan útmódosítás, járattörlés esetében).

(2) Hivatali gépkocsival történő utazás esetén az alábbi, az utazás időtartama alatt keletkező utazási költségeket lehet elszámolni:

a) útadó (autópálya, alagút, hídpénz stb.),

b) üzemanyag- és kenőanyagköltség,

c) parkolási kiadások.

A szolgálati gépkocsival kapcsolatban felmerült költségek esetében minden esetben kötelező a gépjármű forgalmi rendszámát feltüntetni a költséget igazoló bizonylaton, számlán és a gépkocsi leadásakor a bizonylatok másolatát leadni a garázsmesternek.

(3) Saját gépkocsival történő utazás esetén - az előlegfelvétel során már megállapított - költségtérítési normát a "Magán gépkocsi szolgálati célú igénybevételének költsége" rovatban kell feltüntetni. Saját gépkocsi használata esetén utazási költségként - a költségtérítési normán kívül - útadó költség számolható el. Nem számolhatók el azok a költségek, amelyek a gépkocsi nem megfelelő műszaki állapotából erednek (kenőanyag, alkatrész- és gumicsere stb.), valamint nem téríthető meg mindazon büntetések költsége, amelyet a hatóság azért szabott ki, mert a gépkocsi, illetve a kiküldött nem rendelkezett a kötelezően előírt felszereléssel, tartozékkal vagy dokumentummal.

9.

Szállásköltség

(1) Külföldi szállásköltség számla vagy bizonylat alapján számolható el, az erre a célra felvett előleg erejéig. A számlának tartalmaznia kell az igénybe vett szolgáltatások megnevezését. A keletkező költségekből csak a szállás, illetve - amennyiben a szállodai szolgáltatás csak reggelivel együtt vehető igénybe és azt a számlán külön tüntetik fel - a reggeli költségek, valamint a különböző adók számolhatók el.

(2) Amennyiben a szállás költsége meghaladja az erre a célra jóváhagyott előleget, illetve az utasítás által meghatározott maximum összeget, a kiküldöttnek külön feljegyzést kell készítenie a keletkezett többletköltségekről és gondoskodnia kell annak a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár általi jóváhagyatásáról.

10.

A kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek

(1) Hordárköltség csak hivatalos küldemények (futárposta, szerelési anyagok stb.) szállítása esetén számolható el a Protokoll Főosztály vagy Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály vezetőjének engedélyével és önbizonylat ellenében.

(2) Pénzváltás költsége akkor számolható el, ha az, az igénybe vett hivatalos szolgáltatás teljes összegének kifizetése érdekében történik és az átváltott összeg azonos a számlán feltüntetett összeggel vagy több számla esetén az összes hivatalos, számlákkal igazolt költségek összegével.

(3) Szolgálati gépkocsival történő utazás esetén amennyiben felmerül, gépkocsijavítás költsége számla ellenében elszámolható.

(4) A gépkocsimosatás költsége csak szolgálati tehergépkocsi (kamion, illetve az emelt belmagasságú kistehergépkocsik), valamint a Protokoll Főosztály gépjárművei esetében számolható el.

(5) Gépkocsi-biztosítás csak a kiküldetés időtartamára, szolgálati gépkocsival történő utazás esetén számolható el.

(6) Parkolási díj az alábbi esetekben számolható el:

a) belföldön keletkezett parkolási költség esetén: amennyiben a kiküldött a repülőtéri transzferhez saját gépkocsiját használja, abban az esetben jogosult a hosszú távú parkoló használatáért költségtérítésre, amennyiben annak költsége nem haladja meg a lakóhelye és a repülőtér közötti oda-vissza útvonal taxiköltségét;

b) külföldön keletkezett parkolási költség esetén: ha a parkolás a külképviseleten nem volt lehetséges, illetve a szálloda külön térítés ellenében biztosított parkolási lehetőséget (mind szolgálati, mind magán gépkocsi esetében);

c) az áruk/ingóságok ki-/berakodásának idejére kifizetett, belföldön és/vagy külföldön keletkezett parkolási költségek.

(7) Egyes célállomások esetében felmerülhet reptéri illeték költsége, mely a megfelelő bizonylat ellenében elszámolható.

(8) Amennyiben az utazással kapcsolatban utólag többletsúly merül fel, azt elszámolni csak a kiküldetést elrendelővel jóváhagyott erre vonatkozó feljegyzés kíséretében lehetséges.

(9) Amennyiben a kiküldetés során hajó- vagy kompmenetjegy, illetve helyközi közlekedési eszközre jegy vásárlása válik szükségessé, azok költsége a felvett előleg erejéig elszámolható.

(10) Abban az esetben, ha a külképviselet, vagy a fogadó fél nem tud segítséget nyújtani a hivatalos programok helyszínére történő utazásban, a kiküldött elsősorban a tömegközlekedést köteles igénybe venni. Ennek költségeit a "Helyi közlekedés költsége" rovatban szükséges feltüntetni.

(11) A Magyarországon, illetve külföldön igénybe vett repülőtéri minibusz költségét a "Repülőtéri transzfer" rovatban kell feltüntetni.

(12) Magyarországon igénybe vett taxiszolgáltatás (repülőtéri transzferként) csak az előre jóváhagyott egyéb dologi költségek erejéig számolható el.

(13) Külföldön taxi csak indokolt esetben (biztonsági, szervezettségi és kapacitási), a kiküldetést elrendelő előzetes írásbeli engedélyével vehető igénybe (utazás indító feljegyzés tartalmazza). Amennyiben a taxi igénybevételére előre nem látható okból került sor, annak utólagos megtérítését - indokoltsága esetén - a kiküldetést elrendelő hagyja jóvá. A kiküldetés szerinti országban igénybe vett taxiszolgáltatás esetén a számlához csatolni kell a jóváhagyott feljegyzést, melyben rögzítésre kerül az igénybevétel oka, az indulás és érkezés címe, és a program megnevezése.

(14) A kiküldetés során hivatali célból felmerülő telefonbeszélgetés, fax- és internethasználat költségét az elszámolási lapon a "Hivatalos telefonbeszélgetések költségei" rovatban kell feltüntetni. Az elszámolási laphoz csatolni kell a kiküldetést elrendelő jóváhagyását, hogy a telefon-, fax- és internethasználatra hivatali célból került sor.

(15) A mosatási és vasalási költség kizárólag a hét napot meghaladó kiküldetés esetén számolható el, a külföldön tartózkodás 8. napjától kezdődően. Többhetes kiküldetés esetén hetente egy mosatási és vasalási költség számolható el. A mosatási és vasalási költség alkalmanként nem haladhatja meg a szállodai tartózkodás nap/fő költségének 10%-át.

(16) Konferencia díja kizárólag akkor számolható el, ha az már az előleg felvételekor, a kísérő feljegyzésben is szerepel és a kiküldetést elrendelő azt jóváhagyta.

(17) Az "Egyéb engedélyezett dologi kiadások" rovatban egyéb indokolt költségek (pl. vízumdíj, egyéni elbírálás alapján vízumfotó költsége stb.) számolhatóak el.

11.

Közös szabályok

(1) A kiküldött indokolatlan, pótdíjfizetési kötelezettséggel járó szolgáltatás igénybevétele esetén a költségek megtérítésére nem jogosult.

(2) Szolgálati jellegű költségek (üzemanyag, kenőanyag, javítás, parkolás, útadó, hídpénz, alagút- és komphasználati költség stb.) az útielőleg pénznemében, illetve - Magyarországon felmerült költségek esetén - forintban számolhatóak el. Amennyiben a felvett devizaelőleg (EUR, USD) a kiküldetési országban nem használható fizetőeszközként, úgy a hivatalos költségek kiegyenlítéséhez szükséges valutaváltásról kapott bizonylatot kötelező az elszámoláshoz csatolni, mivel a más pénznemben keletkezett költségek csak a váltási bizonylaton szereplő árfolyam alapján számolhatóak el. A hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló 1996. évi CXII. törvény 3. §-ában, 16. §-ában és 219/D. §-ában, valamint a pénzváltási tevékenységről szóló 297/2001. (XII. 27.) Korm. rendelet 1. §-ában és 2. §-ában foglaltak alapján a Külügyminisztérium pénzváltási tevékenységet nem végezhet, ezért szükséges a valutaváltásról kapott bizonylatot csatolni az elszámoláshoz.

(3) Amennyiben előlegfelvételre nem kerül sor, vagy a kiküldöttnek nem áll módjában a keletkezett hivatalos költségeket a felvett előleg pénznemében kiegyenlíteni és a valutaváltás rajta kívül álló okok miatt nem kivitelezhető, a kiküldött saját bankkártyájával is rendezheti költségeit. Ebben az esetben az elszámolásnál köteles a kiküldött csatolni a banki kivonatának kiküldetésével kapcsolatban keletkező terhelésekre vonatkozó oldalak másolatát. Amennyiben a terhelések EUR-ban, USD-ben vagy HUF-ban keletkeztek, a költségek térítése a folyószámla pénznemében történik.

(4) A kiküldetés alatt felmerülő reprezentációs költség a felügyelő helyettes államtitkár engedélye alapján, a Protokoll Főosztályon számolható el.

(5) A Külügyminisztérium állományába nem tartozó személyek esetén kötelező kitölteni egy adatszolgáltató lapot, melyet az utasítás 3. melléklete tartalmazza. Az adatlap kitöltése bérszámfejtés céljából szükséges, napidíj csak ennek megléte mellett fizethető ki.

12.

Záró rendelkezések

(1) Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Jelen utasítás hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a külföldi kiküldetést teljesítők költségtérítéséről szóló 13/2005. KüM utasítás.

Martonyi János s. k.,

külügyminiszter

1. melléklet az 5/2012. (III. 1.) KüM utasításhoz

2. melléklet az 5/2012. (III. 1.) KüM utasításhoz

Külképviseletek által fenntartott, igénybe vehető vendéglakások

3. melléklet az 5/2012. (III. 1.) KüM utasításhoz