28/2011. (X. 21.) BM utasítás

a belügyminiszter által irányított szervek kormány-tisztviselői, köztisztviselői, közalkalmazotti, munkáltatói, valamint a Belügyminisztérium jogkörébe tartozó igazolványok kiadásának szabályairól és a nyilvántartás rendjéről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (2) bekezdésében biztosított jogkörömben, a Belügyminisztériumban és a belügyminiszter irányítása alá tartozó szervek alkalmazottainak munkáltatói igazolvánnyal történő folyamatos ellátásának biztosítása, az igazolványok kiadásának és nyilvántartásának egységes szabályozása érdekében a következő utasítást adom ki:

1. Általános rendelkezések

1. Az utasítás hatálya kiterjed:

a) a Belügyminisztérium hivatali szervezetei (a továbbiakban: BM),

b) a Belügyminisztérium hivatali tevékenységét segítő szervezetek, valamint a belügyminiszter irányítása és a belügyi szervek szakmai felügyelete alá tartozó szervek (a továbbiakban együtt: BM szervei) személyi állományának kormánytisztviselő, köztisztviselő, közalkalmazott és munkavállaló tagjaira [az a)-b) pontban meghatározottak a továbbiakban együtt: személyi állomány],

c) a rendészeti szakközépiskolák tanulóira, valamint

d) a személyi állományból nyugállományba helyezettekre.

2. Ezen utasítást kell alkalmazni akkor is, ha jogszabály más szerv alkalmazottainak (munkavállalóinak) igazolvánnyal történő ellátását a BM hatáskörébe utalja.

3. Ezen utasítás alkalmazásában közeli hozzátartozó: a házastárs, a bejegyzett élettárs, az egyeneságbeli rokon, a házastárs egyeneságbeli rokona, a bejegyzett élettárs egyeneságbeli rokona, az örökbefogadott, mostoha és nevelt gyermek, az örökbefogadó, a mostoha és a nevelőszülő, a testvér, valamint az élettárs.

4. A személyi állomány részére

a) munkáltatói igazolványként

aa) a BM kormány-tisztviselői igazolványa,

ab) a BM közalkalmazotti igazolványa,

ac) a rendőrség kormány-tisztviselői igazolványa,

ad) a rendőrség közalkalmazotti igazolványa,

ae) a katasztrófavédelem kormány-tisztviselői igazolványa,

af) a katasztrófavédelem közalkalmazotti igazolványa,

ag) a tűzoltóság köztisztviselői igazolványa,

ah) a tűzoltóság közalkalmazotti igazolványa,

ai) a polgári védelem kormány-tisztviselői igazolványa,

aj) a polgári védelem közalkalmazotti igazolványa,

ak) a büntetés-végrehajtási szervezet közalkalmazotti igazolványa,

al) a BM szervei kormány-tisztviselői igazolványa,

am) a BM szervei közalkalmazotti igazolványa,

an) a BM szervei munkavállalói igazolványa, valamint

ao) a BM-szerv alkalmazotti igazolványa,

b) kiegészítő igazolványként

ba) a BM Ellenőrzési Főosztály ügyintéző állománya kiegészítő igazolványa, valamint

bb) a Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal berendelt hivatásos állományú tagjainak kiegészítő igazolványa,

c) egyéb igazolványként

ca) az ideiglenes belépésre jogosító látogatókártya,

cb) a védett objektumokba belépésre jogosító igazolványt helyettesítő eszköz, valamint

cc) a rendészeti szakközépiskolák tanulóinak igazolványa (a továbbiakban együtt: igazolvány) kerül rendszeresítésre.

5. A BM szerveitől nyugállományba helyezettek nyugdíjas igazolványai:

a) a nyugdíjas kormány- és köztisztviselői igazolvány,

b) a nyugdíjas hivatásos igazolvány,

c) a nyugdíjas közalkalmazotti igazolvány, valamint

d) a nyugdíjas munkavállalói igazolvány.

6. A munkáltatói igazolványok leírását az 1. melléklet tartalmazza.

7. A személyi állomány tagja köteles az igazolványt megőrizni és magánál tartani, hivatalos eljárása során jogosult hivatalos minőségét ezzel igazolni.

8. Az igazolvány tanúsítja, hogy jogosultja a személyi állomány tagja, és a BM vagy szervei kezelésében álló objektumokba - a Belügyminisztérium központi épületébe történő be- és kilépés, benntartózkodás rendjéről szóló intézkedésben - meghatározottak szerint belépésre jogosult.

9. A kiegészítő igazolvány jogosultja az annak hátoldalán felsorolt jogszabályokban foglaltak szerint jogosult intézkedésre.

2. Az igazolvány kiadása

10. A személyi állomány tagját igazolvánnyal kell ellátni, amit lehetőség szerint a munkába lépés első napján a munkakezdéskor kell átadni.

11. Az igazolvány kiadását

a) az illetékes személyügyi szerv a munkáltatói jogokat gyakorló vezető határozata (állományparancsa) alapján, a SZENYOR FOR WINDOWS személyzeti adminisztrációs program használatával, vagy

b) a 2. melléklet szerinti adatlap cégszerű kitöltését követően a BM által rendszeresített igazolványigénylő-nyilvántartó vagy ügyviteli speciális programok segítségével a foglalkoztató szerv

hivatalból kezdeményezi.

12. A BM Ellenőrzési Főosztály ügyintézői részére az ellenőrzési jogosultságot igazoló fényképes kiegészítő igazolványt kell kiadni, amely csak a munkáltatói igazolvánnyal együtt érvényes.

13. A személyi állományból nyugállományba helyezettek részére az utolsó munkában töltött napon, de legkésőbb a jogviszony megszűnésének napján nyugdíjas igazolványt kell kiadni.

3. Az igazolvány érvényessége és visszavonása

14. Az igazolvány a rajta feltüntetett időpontig vagy visszavonásig érvényes. Az igazolványt vissza kell vonni

a) a kiadásának alapjául szolgáló jogviszony vagy a kiegészítő igazolványra való jogosultság bármely okból történő megszűnésekor, valamint

b) abban az esetben, ha cseréje szükséges.

15. Az igazolvány visszavonására az illetékes személyügyi szerv a munkáltatói jogokat gyakorló vezető határozata (állományparancsa) alapján jogosult.

4. Az igazolvány cseréje, pótlása

16. Az igazolványt ki kell cserélni, illetve pótolni kell, ha

a) az igazolvány szöveges, illetve fotózott adattartalma vagy az aláírás megváltozik,

b) az igazolvány jogosultjának jogviszonyában változás következik be,

c) hibás a technikai azonosító,

d) az igazolvány elvész, megsemmisül, illetve megrongálódik, vagy

e) az általános technikai cserét központilag rendelik el.

17. Az igazolványt - a 15. pontban meghatározottakon túl - a kiadásától számított legkésőbb 7 év múlva ki kell cserélni.

18. A személyi állomány tagjára vonatkozó személyügyi intézkedés miatt szükséges igazolványcserét lehetőség szerint az intézkedés hatálybalépésének időpontjában kell végrehajtani.

5. Igazolványellátás a kirendelés, a vezénylés, illetve a berendelés tartamára

19. A személyi állomány kirendelés alapján más szervnél dolgozó tagja a kirendelés tartama alatt az igazolványát megtartja. Amennyiben a kirendelés alatt az igazolvány adatváltozás miatti cseréje válik szükségessé, ennek végrehajtásáról a küldő szerv gondoskodik.

20. A jelen utasítás hatálya alatt álló szervnél berendeléssel, vezényléssel szolgálatot teljesítő, illetve kirendeléssel dolgozó hivatásos állományú személy a szolgálati, illetve az eredeti munkáltatói igazolványát megtartja. Indokolt esetben a hivatásos állományú személyt - a belügyi szervnél fennálló alkalmazása idejére - a 4. a) pont ao) alpontjában meghatározott igazolvánnyal is el kell látni.

6. Az igazolványok selejtezésének és megsemmisítésének eljárási szabályai

21. A visszavont igazolványok selejtezését a munkáltatói jogokat gyakorló vezető - saját hatáskörében - évente köteles elvégeztetni. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell a visszavont, illetve kicserélt vagy pótolt igazolványok alapadatait, valamint a visszavonás, illetve a csere vagy a pótlás okát.

22. A visszavont igazolvány megsemmisítéséről - megsemmisítési eljárás keretében - a BM-szerv személyügyi szerve gondoskodik.

23. A BM-szerv személyügyi szerve a megsemmisítési eljárást a minősített adatokra vonatkozó adminisztratív biztonsági eljárásrendnek megfelelően végzi.

24. Az igazolványok fizikai megsemmisítéséről a BM-szerv személyügyi szerve gondoskodik.

7. Eljárás az igazolvány elvesztése, megsemmisülése, megrongálódása esetén

25. Az igazolvány elvesztését, megsemmisülését, illetve megrongálódását az igazolvány jogosultja a tudomásra jutást követően haladéktalanul köteles jelenteni vezetőjének, hivatali munkaidő után a munkahelye szerinti ügyelet vezetőjének. A vezető (ügyeletvezető) a jelentést követően - az illetékes személyügyi szerv bevonásával - köteles intézkedni az elveszett igazolványhoz kapcsolódó jogosultságok letiltatására.

26. Az igazolvány elvesztésének, megsemmisülésének, illetve megrongálódásának körülményeit a munkáltatói jogkör gyakorlója, az érintett közvetlen elöljárója, felettese az esetleges fegyelmi és kártérítési felelősség megállapítása érdekében köteles kivizsgálni.

27. Az elveszett, de később megtalált igazolványt - amennyiben az igazolványt pótolták - jogosultja haladéktalanul köteles leadni a munkáltatói jogkör gyakorlójának, aki azt továbbítja az illetékes személyügyi szervezeti egységnek. A munkáltatóhoz utóbb visszakerülő megtalált igazolványt - annak pótlását követően - a munkáltató selejtezési eljárás keretében köteles selejtezni.

28. A személyi állomány elhalálozott tagjának visszavont igazolványa - kegyeleti okból, kérelemre - a közeli hozzátartozó részére a munkáltatói jogkör gyakorlójának engedélye alapján átadható, amennyiben

a) az igazolványt a selejtezést követően a hologram kilyukasztásával érvénytelenítették, valamint

b) a közeli hozzátartozó az átvételt aláírásával igazolta.

29. A személyi állomány nyugállományba vonuló tagjának kérelmére az érvénytelenített igazolványa - a BM-szervnél eltöltött legalább 20 éves életpálya elismeréseként - a 27. pontban meghatározott eljárási szabályok értelemszerű alkalmazása mellett átadható.

8. A BM személyügyi szerv feladatai az igazolványokkal kapcsolatban

30. Az igazolványok kibocsátásának, nyilvántartásának rendjéért, az ellátás biztosításáért, a folyamat egészének biztonságáért és a jelen utasítás rendelkezéseinek megtartásáért országosan a BM személyügyi szerv vezetője a felelős. E tevékenysége során

a) szakmai felügyeletet gyakorol a már rendszerbe állított igazolványok biztonsági okmány védelme érdekében,

b) az illetékes személyek nyilvántartáshoz történő hozzáférését - a számítógépes jogosultságok kiosztásával -biztosítja,

c) új igazolványtípus rendszerbe állítása esetén elvégzi vagy koordinálja az előállításhoz szükséges feladatokat,

d) a szervek által beküldött igénylések alapján minden év november 30. napjáig megrendeli a következő évre szükséges kitöltetlen igazolványokat,

e) bevételezi, nyilvántartja és kiadja a kitöltetlen nyers kártyákat a megszemélyesítést végző szerv részére,

f) a gyártási selejt kártyákat ellenőrzi,

g) a beérkező igazolványkérelmeket fogadja, rendszerezi és továbbítja,

h) egységes szerkezetű adatállományokat készít, amelyeket regisztrál és elektronikus hálózaton továbbít a megszemélyesítést végző szerv részére, továbbá

i) az elkészült igazolványokat tételesen átveszi, majd eljuttatja az érintett szervekhez.

9. Az igazolványokkal kapcsolatos védelmi szempontok

31. Az igazolvány a biztonsági okmányok védelmének rendjéről szóló 86/1996. (VI. 14.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó, sorszámmal ellátott biztonsági okmány, amely szigorú elszámolási rend alá tartozik.

32. A személyes adatok védelme érdekében az adatforgalomban részt vevő valamennyi szerv személyügyi szolgálata részére védett elektronikus hálózati kapcsolat használatát kell biztosítani.

33. A hálózati kommunikáció biztonságáról és az adatforgalom védelméről a BM-szervek informatikájáért felelős vezetők kötelesek gondoskodni.

10. Az igazolványok előkészítésének technikai folyamata

34. Az igazolványok megszemélyesítéséhez az arckép és az aláírásminta rögzítése digitalizált formában

a) MP510-es digitalizáló munkaállomással, vagy

b) digitális fényképezőgéppel és az aláírás esetében szkennerrel történik.

35. A 34. pontban meghatározott feladatot az illetékes személyügyi szervek kijelölt és erre felkészített munkatársai az informatikus munkatársak segítségével végzik el. A BM Személyügyi Főosztály a felkészítéshez tematikát és szakmai segítséget biztosít.

36. Az igazolvánnyal történő ellátás során

a) a fényképezéshez a személyi állomány tagjának személyes megjelenése szükséges (máshol készült digitális fényképállományt, fotópapírról készült szkennelt vagy fénymásolt képet, aláírást elfogadni nem lehet),

b) a megjelent személy személyazonosságát - érvényes személyazonosításra alkalmas igazolvány alapján -ellenőrizni kell,

c) a fényképezéshez, valamint az arc- és aláírás-fényképének nyilvántartásban történő rögzítéséhez a dolgozó hozzájárulását kell kérni, amelyet a 2. melléklet szerinti adatlapon aláírásával igazol,

d) az adatlapot dátummal, valamint a fényképfelvétel készítőjének aláírásával kell ellátni,

e) az aláírt adatlapot az érintett személyi anyagában kell elhelyezni,

f) az igazolvány átvételének tényét az igazolvány jogosultja aláírásával igazolja.

37. Az igazolvány gyártásához szükséges adatokat rögzíteni kell a rendszeresített számítógépes alkalmazásban.

11. Vegyes rendelkezések

38. Az igazolványok elkészítésével kapcsolatos költségek a felhasználó szervek költségvetését terhelik azzal, hogy a BM Igazgatás költségvetése terhére megelőlegezett költségeket a felhasználó szervek megtérítik.

39. Az elveszett, megsemmisült vagy megrongálódott igazolványok pótlásának költsége - a kártérítési felelősség megállapításához - az utasítás hatálybalépésekor ezernégyszáz forint. A megállapított összeg a hivatalos KSH közlönyben közzétett inflációval évente növelhető, ha a növekmény legalább száz forint.

40. Új igazolványtípus rendszeresítésének kezdeményezése - a BM Személyügyi Főosztály közreműködésével - szolgálati, illetve hivatali úton történik.

12. Záró rendelkezések

41. Ez az utasítás a közzétételét követő hónap első napján lép hatályba.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

1. melléklet a 28/2011. (X. 21.) BM utasításhoz

Az igazolvány leírása

a BM és szervei kormány-tisztviselői, köztisztviselői, közalkalmazotti állományú tagjainak munkáltatói igazolványai felépítése és megjelenése

1. A BM és szerveinél rendszeresített igazolvány - a nyugdíjas-igazolvány kivételével - az ISO 7810 (1995) szabványnak megfelelő, ID-1 méretű, többrétegű műanyag, különböző színárnyalatú kártyaigazolvány.

Az igazolvány első oldalának adattartalma:

- a fekete-fehér arckép,

- a név,

- a rendvédelmi szerv vagy a munkáltató - SZMSZ, állománytábla szerinti - megnevezése,

- az állományviszony, illetve az alkalmazási vagy egyéb jogviszony megnevezése,

- vezető esetében a vezetői megbízás megnevezése, hivatásos nyugdíjas esetében a rendfokozati megnevezés.

Az igazolvány hátoldalának adattartalma:

- a "VISSZAVONÁSIG ÉRVÉNYES" felirat,

- a sajátkezű aláírás,

- a vércsoport meghatározása helyén 6db "*" karakter,

- a kitöltés dátuma,

- a gépi olvasás kódja, a BAR-kód,

- a munkáltató állománytábla szerinti kódja,

- a sorszám.

2. A nyugdíjas-igazolvány:

A nyugdíjas-igazolvány barna műbőr borítású, álló alakú, barna színű, .... oldalból álló, nem kártya formátumú igazolvány "NYUGDÍJAS IGAZOLVÁNY" felirattal. A 2. és 3. oldalak álló elrendezésűek, az alnyomat sárga színű. Belső lapjai alapnyomatot és fekete szövegnyomatot tartalmaznak, amelyek eltérőek az egyenruha viselésére jogosult, a köztisztviselő vagy közalkalmazott, illetve az egyéb munkavállaló esetében. A szolgálatban megszerzett legmagasabb rendfokozatot az "ny." előtag bejegyzésével fel lehet tüntetni.

3. A rendőrségnél rendszeresített igazolvány az ISO 7810 (1995) szabványnak megfelelő, ID-1 méretű, többrétegű műanyag, világoskék színárnyalatú kártyaigazolvány.

Az igazolvány első oldalának adattartalma:

- a "RENDŐRSÉG KORMÁNYTISZTVISELŐJE" vagy a "RENDŐRSÉG KÖZALKALMAZOTTJA" felirat,

- az érvényesítő hologram,

- az arckép,

- a név,

- kormánytisztviselő esetén az "INTÉZKEDÉSRE JOGOSULT" felirat. Az igazolvány hátoldalának adattartalma:

- a "KITÖLTÉS DÁTUMA" felirat és az arra vonatkozó bejegyzés,

- a "TAJ SZÁM" felirat és az arra vonatkozó bejegyzés,

- a "KIÁLLÍTÓ HATOSÁG KÓDJA" felirat és az arra vonatkozó bejegyzés,

- az "ÉRVÉNYES" felirat és az érvényesség dátuma,

- az igazolvány sorszáma,

- az aláírás,

- a szervkód,

- a BAR-kód.

4. A rendőrségtől nyugállományba helyezett személyek nyugdíjas-igazolványa ISO 7810 (1995) szabványnak megfelelő, ID-1 méretű, világosbarna színárnyalatú kártyaigazolvány.

Az igazolvány első oldalának adattartalma:

- a "NYUGDÍJAS IGAZOLVÁNY" felirat,

- az érvényesítő hologram,

- a "RENDŐRSÉG/POLICE" felirat,

- az arckép, a nyugállományú r. rendfokozat / Retired Police rendfokozat angol megfelelője vagy

- a nyugállományú kormánytisztviselő / Retired Government Servant vagy

- a nyugállományú közalkalmazott / Retired Public Servant felirat

- a név,

- a "RETIRED POLICE ID" felirat.

Az igazolvány hátoldalának adattartalma:

- az "ÉRVÉNYES" és a "VISSZAVONÁSIG / Valid until recalled" felirat,

- az igazolvány sorszáma,

- a "Kitöltés dátuma / Date of filling in" felirat és az arra vonatkozó bejegyzés,

- a szervkód,

- tájékoztató szöveg a jogosultságokról az állományviszonytól függően (magyar és angol nyelven egyaránt),

- a "HUN" felirat,

- a TAJ-szám.

2. melléklet a 28/2011. (X. 21.) BM utasításhoz