22/2009. (IV. 3.) KHEM utasítás

a központosított illetményszámfejtésről

A központosított illetményszámfejtésről szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet és a központosított illetmény-számfejtési feladatokról, valamint a bér- és munkaügyi adatszolgáltatás rendjéről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet alapján a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM) fejezetnél a központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos bér- és munkaügyi feladatokról, a KHEM irányítása alá tartozó költségvetési szervek és a KHEM mint illetményszámfejtő hely közötti feladatmegosztásról és együttműködésről, az illetményszámfejtéshez kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése, valamint az illetménymegállapítással kapcsolatos munkáltatói intézkedések ellenőrzése rendjéről a következők szerint rendelkezem:

I.

AZ UTASÍTÁS ALKALMAZÁSI KÖRE

1. §

A KHEM mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv, valamint a KHEM illetményszámfej-tési körébe tartozó költségvetési szerv (a továbbiakban: intézmény), mint munkáltató, a központosított illetményszámfejtés során a jelen utasítás rendelkezései szerint járnak el.

II.

ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK

2. §

Jelen utasítás alkalmazása során

a) központosított illetményszámfejtés: egységes illetményszámfejtési, ügyviteli, eljárási és információs rendszer, amely a KHEM fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szerveknél köztisztviselői, közalkalmazotti, a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XII. törvény szerinti munka- vagy egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottak [a továbbiakban: foglalkoztatott(ak)] illetményeinek számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki,

b) illetményszámfejtő hely: a KHEM Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályának Szolgáltatás-koordinációs és Illetményszámfejtési Osztálya,

c) jelentőfelelős: az intézmény által az illetményszámfejtő hely és az intézmény közötti kapcsolattartásra kijelölt személy,

d) saját hatáskörben történő kifizetés: az intézmény által számfejtett nem rendszeres és külső személyi juttatások kifizetése,

e) alkalmazásgazda: az illetményszámfejtő hely által használt központosított illetmény-számfejtési rendszer (KIR) helyi üzemeltetéséért felelős személy.

III.

A KÖZPONTOSÍTOTT ILLETMÉNYSZÁMFEJTÉS FELADATAI

3. §

(1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat részben az intézmény, részben az illetményszámfejtő hely látja el. A feladatok magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, végrehajtását, az adatszolgáltatási, a statisztikai és a bevallási kötelezettségek teljesítését, valamint az ellenőrzést.

(2) A rendszeres bérelemeket az illetményszámfejtő hely, a nem rendszeres és külső személyi juttatásokat az intézmény és az illetményszámfejtő hely számfejti.

IV.

AZ INTÉZMÉNY FELADATAI

Előkészítő feladatok

4. §

(1) Az illetményszámfejtés előkészítése magában foglalja a 2. § a) pontja szerinti jogviszonnyal (a továbbiakban: jogviszony) kapcsolatos dokumentumok (létesítés, módosítás, megszűnés, megszüntetés), valamint a személyi juttatások kiadásának teljesítési helyéről való rendelkezésekkel, a járandóságokat terhelő levonásokkal, az egészségbiztosítási pénzbeli ellátásokkal összefüggő iratok, bizonylatok illetményszámfejtő hely felé történő továbbítását az előírt határidőben.

(2) A jelentőfelelős köteles megküldeni mágneses adathordozón, valamint papíralapon - az okirat eredeti példányának csatolásával - az illetményszámfejtő hely részére:

a) a jogviszonyt létesítő okiratot haladéktalanul,

b) a jogviszony megszűnése, megszüntetése esetén az utolsó munkában töltött napon átadandó dokumentumok elkészítéséhez szükséges bizonylatokat legkésőbb az elszámolást megelőzően 3 munkanappal,

c) a létszámjelentést, a munkából való távolmaradást havonta, a tárgyhónapot követő hó 10. napjáig,

d) a változó bérelemek kimutatását havonta, a tárgyhónap 15. napjáig,

e) a külön juttatás számfejtésére vonatkozó rendelkezést havonta, a tárgyhónap 15. napjáig,

f) a bírósági, végrehajtói letiltásról szóló határozatot, valamint a munkabérből teljesíthető levonásról szóló munkavállalói nyilatkozatot haladéktalanul,

g) a magánnyugdíjpénztárba történő belépést, átlépést, az önkéntes kölcsönös nyugdíjpénztárba, valamint egészségpénztárba történő belépést, átlépést igazoló záradékolt okiratot haladéktalanul,

h) egészségbiztosítási ellátás, gyermekgondozási díj iránti kérelem megfelelő formanyomtatványon történő igénybejelentését, a szükséges dokumentumok csatolásával, haladéktalanul.

Saját hatáskörben történő kifizetések

5. §

(1) A saját hatáskörben történő kifizetéseket a központilag biztosított program [intézményi munkaügyi informatikai rendszer (a továbbiakban: IMI)] segítségével kell számfejteni.

(2) Az intézmény a saját hatáskörben történő kifizetésekről készített könyvelési bizonylatot és adathordozót legkésőbb a fő számfejtés előtt köteles megküldeni az illetményszámfejtő helynek.

(3) A saját hatáskörben történő kifizetések esetén az intézmény felelős az adóelőleg és a járulékfizetési kötelezettség elbírálásáért, a levonások jogszerűségéért.

(4) Saját hatáskörben történő kifizetés esetén az intézmény felelős a bírósági végrehajtói letiltó határozat, illetve a foglalkoztatott hozzájárulása alapján történő levonás végrehajtásáért, annak a kedvezményezett részére történő teljesítéséért, amelyről az illetményszámfejtő helyet egyidejűleg értesíteni köteles.

Egyeztetési és ellenőrzési feladatok

6. §

(1) Az intézmény a bérfizetés előtt egyezteti és ellenőrzi az általa számfejtésre átadott adatokkal az illetményszámfejtő hely által előállított és megküldött fizetési jegyzéket, annak összesítőit, a levonási összesítőket, a nettó járandóság tételes utalási listáit, a bérfelhasználás összesítő adatait, a számfejtett juttatásokat. Amennyiben - az egyeztetés során vagy a foglalkoztatott kifogása esetén - az intézménynek észrevétele van, jelzi a szükséges módosításokat az illetményszámfejtő hely felé és a módosítás iránt haladéktalanul írásban intézkedik.

(2) Munkabér jogalap nélküli kifizetése esetén az intézmény kiadja a visszafizetésre vonatkozó írásbeli határozatot. A jogerős fizetési felszólítást - amennyiben a követelés más módon nem térült meg - levonás céljából megküldi az illetményszámfejtő helynek. Az intézmény haladéktalanul értesíti az illetményszámfejtő helyet, ha a tartozást az intézmény részére közvetlenül megtérítették.

Pénzügyi teljesítések

7. §

Az intézmény feladata az illetményszámfejtő hely által elkészített listák, összesítők alapján:

a) az illetményszámfejtő hely által elszámolt nettó járandóságok,

b) a pénzbeli ellátások,

c) a letiltások, a levonások,

d) az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári tagdíjak és a munkáltatói kiegészítések,

e) a saját hatáskörben történő kifizetések foglalkoztatottak részére történő átutalása a bérfizetés napjára, illetve a vonatkozó jogszabályokban meghatározott határidőig.

Bevallási feladatok teljesítése

8. §

Az intézmény az illetményszámfejtő hely által megküldött adatállományt ügyfélkapun keresztül továbbítja az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: APEH) részére, valamint ezen adatállományt a Magyar Államkincstár részére elektronikus úton megküldi a nettó finanszírozással kapcsolatos kötelezettségek teljesítése céljából.

Pénzbeli ellátások fedezetének igénylése, elszámolása

9. §

Az illetményszámfejtő hely által számfejtett egészségbiztosítási ellátásokkal kapcsolatos elszámolási és visszaigénylési feladatokat az intézmény végzi el a tárgyhónapot követő hó 14. napjáig rendelkezésére bocsátott kimutatások alapján.

Egyéb feladatok

10. §

Az intézmény:

a) a foglalkoztatottnak, valamint az adatkezelésre és adatkérésre jogosult szervnek kiadja a jogviszony-, a kereseti és az egészségügyi hozzájárulási igazolásokat,

b) kijelöli a jelentőfelelőst,

c) tájékoztatja az illetményszámfejtő helyet az intézmény törzskönyvi nyilvántartásában nem szereplő, azonban az illetményszámfejtéshez szükséges adatok változásáról,

d) megőrzi az okiratokat, bizonylatokat.

V.

AZ ILLETMÉNYSZÁMFEJTŐ HELY FELADATAI

11. §

Az illetményszámfejtő hely az illetményelszámolási feladatait az intézmény által - jogszabályban előírt alaki és tartalmi követelményeknek megfelelően - kiállított okiratok, bizonylatok alapján végzi a rendelkezésére álló programrendszerrel [Központi Illetményszámfejtő Rendszer (a továbbiakban: KIR)].

Ellenőrzési feladatok

12. §

Az illetményszámfejtő hely ellenőrzi az intézmény által részére átadott okiratok és bizonylatok alaki és tartalmi megfelelőségét.

Adatok rögzítése, fogadása

13. §

Az illetményszámfejtő hely a KIR-ben rögzíti, illetve mágneses adathordozón fogadja:

a) az intézmény törzskönyvi nyilvántartásban nem szereplő adatait,

b) a jogviszony létesítése, módosítása, megszűnése, megszüntetése tárgyában kiállított okiratok, dokumentumok egyes adatait,

c) a változó bér elszámolására vonatkozó rendelkezéseket,

d) a munkából való távolmaradás adatait,

e) azon nem rendszeres és külső személyi juttatások számfejtésére vonatkozó bizonylatokat, amelyek nem tartoznak az intézmény saját hatáskörben történő kifizetései közé.

Számfejtési feladatok

14. §

Az intézmény által kiállított, illetőleg átadott - jogszabályi előírásokon alapuló - okiratok és igazoló kimutatások alapján az illetményszámfejtő hely:

a) számfejti a foglalkoztatottak

1. havi rendszeres illetményét (munkabérét),

2. jogszabály szerint járó juttatásait,

3. rendkívüli munkavégzésért járó díjazásait,

4. illetményének (munkabérének) változó elemeit,

5. egyéb juttatásait,

6. átlagkeresetét, távolléti díját jogszabályban meghatározott esetekben,

7. azon nem rendszeres személyi juttatásait, amelyek nem tartoznak az intézmény saját hatáskörben történő kifizetései közé,

8. járandósága után a magán-, az önkéntes nyugdíj-, illetőleg az egészségpénztárba fizetendő munkáltatói hozzájárulás összegét,

9. azon külső személyi juttatásait, amelyek nem tartoznak az intézmény saját hatáskörben történő kifizetései közé;

b) kiszámítja és levonja

1. a foglalkoztatott jövedelmét terhelő személyijövedelemadó-előleget,

2. az egészségbiztosítási járulékot, a nyugdíjjárulékot,

3. a magánnyugdíj-, az önkéntes kölcsönös nyugdíj-, valamint az egészségpénztári egyéni tagdíjat,

4. a munkavállalói járulékot,

5. a bírósági végrehajthatói letiltó határozat alapján teljesíthető levonásokat,

6. a foglalkoztatott kérelme/meghatalmazása alapján teljesíthető levonásokat;

c) számfejtési feladatai körében

1. megállapítja az elszámolt járandóságok, valamint az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak nettó összegét,

2. elkészíti a fizetési jegyzékeket és összesítőket, adatot szolgáltat a nettó járandóságok utalásához, postai úton történő feladásához, amelyeket legkésőbb a bérfizetés napját megelőző 5. munkanapig megküld az intézménynek,

3. a bérfizetési naptól eltérő időpontban történő kifizetések (hóközi számfejtés) érdekében számfejtést végez

i) jogszabály által előírt esetben (pl. a jogviszony megszűnése, szabadság okán előre felvett illetmény számfejtése stb.) vagy

ii) a foglalkoztatott érdekeinek biztosítása (pénzbeli ellátások folyósítása, visszamenőleges járandóságok számfejtése), valamint az intézmény vezetőjének eseti rendelkezése alapján;

d) könyvelési feladást készít a személyi juttatások, adók, járulékok felhasználásáról, az intézményre vonatkozó számviteli előírásoknak megfelelően.

Jogviszony megszűnése

15. §

(1) Jogviszony megszűnése, megszüntetése esetén az illetményszámfejtő hely:

a) elkészíti a végelszámolást,

b) kiállítja a közszolgálati/közalkalmazotti/munkáltatói igazolást,

c) kiadja a munkanélküli-ellátás igénybevételéhez szükséges igazolást, valamint a bírósági végzéssel meghatározott tartási kötelezettségről szóló adatlapot,

d) kiállítja a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásról szóló igazolványt, valamint a jövedelemigazolást az egészségbiztosítási ellátás megállapításához,

e) igazolja a levont járulékok (tagdíj) alapját és összegét, továbbá a biztosított után fizetett tételes egészségügyi hozzájárulást,

f) kiállítja az adóadatlapot.

(2) Az illetményszámfejtő hely az (1) bekezdés szerinti okiratokat az intézmény útján juttatja el a foglalkoztatotthoz.

Társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatok ellátása

16. §

Az illetményszámfejtő hely a társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatai körében:

a) igénybejelentés, valamint a rendelkezésére álló adatok - benyújtott okiratok - alapján elbírálja az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaihoz kapcsolódó igényeket, jogosultságokat,

b) számfejti a megállapított ellátásokat,

c) adatot szolgáltat a kifizetett ellátások elszámolásához legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 14. napjáig,

d) igény elutasítása és az ellátások jogalap nélküli kifizetése esetén határozatot hoz,

e) vezeti a jogszabályban előírt nyilvántartásokat és teljesíti az adatszolgáltatást,

f) adatot szolgáltat a nyugdíj megállapításához.

Havi adóbevallással kapcsolatos feladatok

17. §

Az illetményszámfejtő hely feladata:

a) a KIR-ből az aktuális bevallási adatállomány előállítása, ellenőrzése, javítása, elküldése az intézmény részére,

b) az APEH által lekönyvelésre került - az intézmény által visszaküldött - állományok visszaemelése a KIR-be.

Személyijövedelemadó-elszámolással kapcsolatos kifizetői, munkáltatói feladatok

18. §

Az illetményszámfejtő hely:

a) elkészíti a jövedelemigazolásokat, a járulékigazolásokat és azokat az intézmény útján eljuttatja a foglalkoztatottak részére a vonatkozó tájékoztatással együtt,

b)[1] az adózás módjáról szóló - munkáltatói adómegállapítással összefüggő - nyilatkozattétel napján jogviszonyban álló foglalkoztatottak nyilatkozatának megfelelően megállapítja az összevont adóalapot és annak adóját az adókedvezmények figyelembevételével,

c) a vonatkozó jogszabályi előírások szerint levonja és visszatéríti az elszámolás során keletkezett adókülönbözetet.

Egyéb adatszolgáltatási feladatok

19. §

Az illetményszámfejtő hely teljesíti

a) az intézmény önkéntes nyugdíj- és egészségbiztosítópénztári adatszolgáltatását,

b) kifizetői és munkáltatói feladatkörében az éves személyi jövedelemadó és járulék adatszolgáltatást,

c) az egészségbiztosítási adatszolgáltatási kötelezettséget,

d) a létszám- és bérgazdálkodási információs rendszer működtetése körében releváns adatszolgáltatást a tárgyhónapot követő hó 15. napjáig.

VI.

ÜZEMELTETÉSI FELADATOK

Az informatikai háttérrendszer üzemeltetése

20. §

(1) Az intézménynél a megfelelő hardver elemek, munkaállomások biztosítása és üzemeltetése az intézmény felelőssége és feladata.

(2) A felhasználói jogosultságokat az alkalmazásgazda hozza létre, állítja be a KIR-ben, illetve szünteti meg a felhasználók személyére és jogosultságaikra tekintettel. Az alkalmazásgazda minden változást rögzít az üzemelési naplóban.

Módosítások

21. §

Az alkalmazásgazda rendszeresen figyelemmel kíséri a Magyar Államkincstár szerverének adatait, a program- és adatbázis-frissítéseket letölti és elvégzi a KIR aktualizálását. E tevékenysége során átadja az illetmény-számfejtési referensnek a módosításhoz csatolt információs levelet. Az alkalmazásgazda minden programfrissítés előtt menteni köteles az adatbázist, amelynek tényét az üzemeltetési naplóban rögzíti.

Adatmentési, archiválási feladatok

22. §

(1) A központosított illetményszámfejtő helyen naponta készül teljes adatbázismentés 2 példányban. Az adatmentési eljárás során a teljes adatbázis, valamint az ügyintézői és programfutási adatok kerülnek lementésre. A mentéseket az intézménynél működő IMI-alrendszerben is el kell végezni az intézmény által meghatározott időpontokban, amelyért az intézményi rendszergazda felel.

(2) Mentést kell készíteni a fő számfejtés előtt, fő számfejtés után, és a programmódosítások előtt. A mentést az operátor végzi, aki ennek tényét rögzíti az üzemeltetési naplóban.

VII.

Ellenőrzési feladatok

23. §

(1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos ellenőrzési feladatokat mind az intézménynek, mind az illetményszámfejtő helynek el kell végeznie.

(2) Az alaki ellenőrzés kiterjed az illetményszámfejtéshez szükséges adatok teljeskörűségére, a munkáltató aláírásának, bélyegzőlenyomatának és a foglalkoztatott szükséges nyilatkozata meglétére, valamint a keltezésre.

(3) A tartalmi ellenőrzés a munkajogi (a jogviszonyra vonatkozó jogszabályi) előírások betartására, a besorolási és a statisztikai adatok összefüggésének vizsgálatára, a besoroláshoz tartozó kulcsszám helyességére, a kulcsszám és FEOR (Foglalkozások Egységes Osztályozási Rendszere) összefüggésére, az illetmény-összetevők jogszabályi mértékének betartására, összesítésének számszaki helyességére, továbbá az intézkedések jogszerűségére vonatkozik.

(4) Az ellenőrzések során feltárt hibás adatok javításáról az intézmény és az illetményszámfejtő hely jegyzőkönyvet vesz fel. A javítandó mágneses adathordozót, illetőleg a bizonylatot a javítás határidejének megjelölésével, keltezéssel, aláírással kell átadni, illetve átvenni.

VIII.

Egyéb rendelkezések

24. §

(1) A KHEM fejezethez tartozó valamennyi intézménynél az illetmény (bér) fizetési nap (bérfizetés napja) a tárgyhónapot követő hónap 5. napja; amennyiben ez a nap szabad- vagy munkaszüneti nap, akkor a bérfizetés napja az azt megelőző munkanap.

(2) A rendszeres juttatások számfejtésének időszaka a tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed.

(3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka - a létszámjelentés alapján - a tárgyhónapot megelőző hónap 1. napjától e hónap utolsó napjáig tart.

(4) A központosított illetményszámfejtési feladatok havonkénti végrehajtására az illetményszámfejtő hely a tárgyhónapot megelőző hó utolsó napjáig ütemtervet készít, amely tartalmazza az intézmény és az illetményszámfejtő hely feladatait és azok határidejét.

25. §

A hibás - ide értve a hiányos - vagy késedelmes teljesítésből eredő felelősség azon intézményt vagy az illetményszámfejtő helyet terheli, amelynek működési körében a kiváltó ok felmerült.

IX.

ZÁRÓ RENDELKEZÉS

26. §

Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Dr. Molnár Csaba s. k.,

közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter