36/2015. (XII. 12.) BM utasítás

a Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 27/2014. (XII. 23.) BM utasítás módosításáról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdésének b) pontjában foglaltaknak megfelelően, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet rendelkezéseinek figyelembevételével - a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével - a következő utasítást adom ki:

1. § Az utasítás hatálya a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: hivatali egységek) terjed ki.

2. § A Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának módosítását az utasítás 1. melléklete szerint határozom meg.

3. § Ez az utasítás 2016. január 1-jén lép hatályba.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

1. melléklet a 36/2015. (XII. 12.) BM utasításhoz

1. A Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 27/2014. (XII. 23.) BM utasítás (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) 1. pontja a következő 1.21/A. alponttal egészül ki:

[A Belügyminisztérium egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) alkalmazása során]

"1.21/A. központi postázó: a minisztériumhoz érkezett küldemények átvételét, ellenőrzését, érkeztetését, bontását, elosztását, dokumentált átadását, a papíralapú iratok digitalizálását és postázását végző szervezeti elem,"

2. Az Iratkezelési Szabályzat 5. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"5. A hivatali egységek az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. Az egyes iratkezelési feladatok ellátása a Központi Postázó és a szervezeti egységek között megosztottan történik.

A nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása, továbbá a megszűnt hivatali egységek rendezett iratanyagának elhelyezése központilag, a központi irattárban történik."

3. Az Iratkezelési Szabályzat 15. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"15. Az ügyintézői/ügykezelői állomány a kinevezését követő öt hónapon belül köteles számot adni iratkezelési ismeretekből.

Az ügykezelői állománynak évente legalább egy alkalommal - az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály szervezésében és az Informatikai Főosztály közreműködésével - továbbképzés keretében az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseivel, valamint az iratkezelési szoftver használatával kapcsolatban tartott oktatáson kell részt vennie. Az Iratkezelési Szabályzat előírásainak megismerését az érintettek az oktatás alkalmával, aláírásukkal ellátott nyilatkozatukkal igazolják.

A hivatali egységek vezetői biztosítják az érintett állomány részvételét az oktatáson."

4. Az Iratkezelési Szabályzat 27. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"27. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell nyilvántartani. A jogosultságok nyilvántartásba vétele, valamint a meglévő jogosultság módosításának nyilvántartásban történő átvezetése - beleértve a jogosultság megvonását is - az iktatóhely szerinti vezető, az adatgazda, az informatikai biztonsági felügyelő és a rendszer üzemeltetéséért felelős informatikai vezető engedélyezését követően a rendszergazda feladata."

5. Az Iratkezelési Szabályzat 42. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"42. A küldemény hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer vagy magánszemély személyes benyújtása útján kerül a Központi Postázóba, majd szignálásra, iktatásra küldéssel a hivatali egységekhez."

6. Az Iratkezelési Szabályzat 43. pontja az alábbi i) alponttal egészül ki:

(A küldemény átvételére jogosult)

"i) a Központi Postázó ügykezelője."

7. Az Iratkezelési Szabályzat 45. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"45. Ha az ügyfél az iratot papír alapon személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, az átvételről átvételi elismervényt kell adni vagy az átvétel tényét az irat másodpéldányán kell az átvevőnek aláírásával igazolni."

8. Az Iratkezelési Szabályzat 48. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"48. A minisztérium és szervei részére a központi papíralapú küldemény elosztását az Állami Futárszolgálatnak a minisztérium központi épületében működő futáralosztálya (a továbbiakban: futáralosztály) végzi. Az érkezett küldeményeket - futárjegyzékkel együtt - naponként többször, az elsőbbségi küldeményeket, az "azonnal", "sürgős" vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja közvetlenül a Központi Postázó részére, illetve veszi át a papír alapon továbbítandó küldeményeket."

9. Az Iratkezelési Szabályzat 49. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"49. A hivatali egységek ügykezelői a Központi Postázóban veszik és adják át az érkezett és a továbbítandó küldeményeket a rendszeresített iratkezelési szoftverben, illetve a kézbesítőokmányon."

10. Az Iratkezelési Szabályzat 58. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"58. Ha a küldemény felbontásakor megállapítható, hogy:

a) a jelzett melléklet vagy

b) a mellékelt irat

hiányzik, vagy

c) az irat olvashatatlan,

a hiány és az olvashatatlanság tényét az iratkezelési szoftverben dokumentálni és a küldőt erről tájékoztatni kell."

11. Az Iratkezelési Szabályzat 60. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"60. A faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére is az Iratkezelési Szabályzat rendelkezései az irányadóak."

12. Az Iratkezelési Szabályzat 63. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"63. Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon való elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik. Az érkeztetés mindig a küldeményt elsőként fogadó hivatali egység feladata."

13. Az Iratkezelési Szabályzat 78. pont c) alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

(Az irat szignálására jogosult)

"c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja, elektronikus küldemény esetében mindezt az iratkezelési szoftver szignálási felületén dokumentálja."

14. Az Iratkezelési Szabályzat 81. pontja felvezető szövege helyébe az alábbi rendelkezés lép:

"81. A papíralapú, valamint az elektronikus iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:"

15. Az Iratkezelési Szabályzat 88. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"88. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, az anyagkezeléssel, valamint az elektronikus információbiztonsággal kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok és az Iratkezelési Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.

Az európai uniós források felhasználásáért felelős miniszter által a www.szechenyi2020.hu oldalon közlemény formájában közzétett költségvetési előirányzatokból származó forrásokból projektek megvalósításához nyújtott támogatásokkal és az azokból finanszírozott fejlesztésekkel kapcsolatos adatok nyilvántartása a külön jogszabályban meghatározott elektronikus felületen történik, beleértve a Belügyi Alapokból származó forrásokhoz kapcsolódó iratkezelést is."

16. Az Iratkezelési Szabályzat 98. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"98. Az iktatás

a) a Személyügyi Főosztály személyzeti jellegű irataihoz,

b) az Önkormányzati Gazdasági Főosztály a költségvetési törvény jogcímei alapján felvett tárgykörökhöz,

c) a nemzeti bűnmegelőzési stratégiával összefüggő titkársági feladatokhoz, valamint

d) az európai uniós források koordinációjával összefüggő feladatokhoz kapcsolódó ügyek iratai iktatásának kivételével egy központi iktatókönyvben történik."

17. Az Iratkezelési Szabályzat a következő 98/A. ponttal egészül ki:

"98/A. Az elektronikus iratkezelő rendszerben - az Iratkezelési Szabályzatban nem nevesített - egyéb külön iktatókönyv létrehozása az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó hivatali egység vezetőjének írásbeli engedélyével lehetséges."

18. Az Iratkezelési Szabályzat 99. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"99. Az iktatókönyvek azonosítóit az alábbiak szerint kell képezni. Az általános iktatókönyv esetében a minisztérium rövidített betűjele: BM. A jelölt hivatali egységek elkülönített iktatókönyvei esetében a Belügyminisztérium rövidített betűjele és - az ügykört vagy a hivatali egységet jelölő - rövidített azonosító betű vagy a Belügyminisztérium rövidített betűjele és szám kombinációja, a következők szerint:

a) Személyügyi Főosztály: BMSZÜ/,

b) Személyügyi Főosztály "munkáltatói intézkedések": BM001/,

c) Önkormányzati Gazdasági Főosztály "helyi önkormányzatok pénzügyeivel kapcsolatos kérelmek, pályázatok, adatszolgáltatások": BMÖGF/,

d) Önkormányzati Gazdasági Főosztály "az önhibájukon kívül hátrányos helyzetbe került önkormányzatok pályázatai": BMÖNH/,

e) Önkormányzati Gazdasági Főosztály "vis maior pályázatok": BMVIS/,

f) Önkormányzati Gazdasági Főosztály "önkormányzati feladatellátást szolgáló fejlesztések támogatása": BMÖFT/,

g) Önkormányzati Gazdasági Főosztály "adósságkonszolidációban részt nem vett települési önkormányzatok fejlesztéseinek támogatása": BMAKNET/,

h) Támogatás-koordinációs Főosztály "Belügyi Alapok": BMBA/,

i) Támogatás-koordinációs Főosztály "Európai Uniós Projektek": BMEUP/,

j) Nemzeti Bűnmegelőzési Tanács "nemzeti bűnmegelőzési stratégiával összefüggő feladatok": BMNBT/."

19. Az Iratkezelési Szabályzat 110. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"110. Közvetlenül a minisztériumhoz benyújtott/beérkezett papíralapú iratokat az érkeztetéssel egyidejűleg dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok pdf formátumban - biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget - tekinthetők meg az adott iktatószámnál."

20. Az Iratkezelési Szabályzat a következő 120/A. ponttal egészül ki:

"120/A. A kiadmányozásra előkészített elektronikus iratot az iratkezelési szoftver megfelelő funkciójával az ügyintéző terjeszti fel az aláírásra, illetve kiadmányozásra jogosult vezető részére."

21. Az Iratkezelési Szabályzat 127. pont a) alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

(Az iratokat a hivatali egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles)

"a) az iratot a címzettnek történő továbbítás céljából az Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint, az "azonnal", a "sürgős" jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani a Központi Postázó részére,"

22. Az Iratkezelési Szabályzat 130. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"130. Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomon követhetőségét biztosító átadási jegyzékkel a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta legalább egyszer - a "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelölésűeket haladéktalanul - a Központi Postázó részére."

23. Az Iratkezelési Szabályzat 134. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"134. Az iratot a Központi Postázón keresztül a futáralosztály útján vagy saját (alkalmi) kézbesítővel vagy elektronikus úton lehet továbbítani."

24. Az Iratkezelési Szabályzat 197. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"197. A hivatali egység vezetője gondoskodik arról, hogy megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén az iratkezelési folyamat résztvevői (hivatali egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen elszámoljanak. A befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírások szerint irattárba, a folyamatban lévő ügyek iratait a vezető által az ügy intézésével továbbiakban megbízott ügyintéző részére kell átadni. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, melynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. Az ügyiratok átadás-átvételét az iratkezelési szoftverben is dokumentálni kell.

Amennyiben a felhasználó nevén az iratkezelő rendszer a leszerelés időpontjában iratot jelez, a leszerelő lap aláírására nem kerülhet sor."

25. Az Iratkezelési Szabályzat 239. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"239. Az elektronikus postafiókra érkező elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum) érkeztetését - az automatikus visszaigazolással egyidejűleg - az iratkezelési rendszerben végre kell hajtani."

26. Az Iratkezelési Szabályzat a következő 244/A. ponttal egészül ki:

"244/A. Téves címzéssel, sikertelen vagy helytelen kézbesítéssel érkezett küldeményekkel kapcsolatban a Kr. 26. §-a, az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer által tévesen továbbított küldemény esetében a Kr. 38/D. § (1a) bekezdése szerint kell eljárni."

27. Az Iratkezelési Szabályzat 245. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"245. Az elektronikus kiadmánytervezet kiadmányozásra vagy aláírásra felterjesztéséről az ügyben eljáró ügyintéző gondoskodik.

Az aláírt elektronikus irat további - felsőbb vezetőnek - kiadmányozásra/aláírásra felterjesztéséről az aláíró vezetőhöz kapcsolt ügykezelő gondoskodik."

28. Az Iratkezelési Szabályzat a következő 245/A. ponttal egészül ki:

"245/A. A nem NOVA SZEÜSZ automatikus küldési móddal továbbított, kiadmányozott elektronikus irat címzetthez való megküldéséről az ügyben eljáró hivatali egység ügykezelője gondoskodik."

29. Az Iratkezelési Szabályzat 246. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"246. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bekapcsolt szervektől érkezett küldemények az iratkezelési szoftver érkeztető könyvébe automatikusan érkeztetésre kerülnek. Az elektronikus érkeztető könyvet a Központi Postázó ügykezelői a napi munkavégzés során kötelesek folyamatosan figyelemmel kísérni és a küldeményeket a címzett részére továbbítani. A címzettek kötelesek a küldemények Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről gondoskodni."

30. Az Iratkezelési Szabályzat a következő 246/A. ponttal egészül ki:

"246/A. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver expediálási felületén a "NOVA SZEÜSZ elektronikus küldés" példánykezelési mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére."

31. Az Iratkezelési Szabályzat 247. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"247. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszeren kívüli ügyfelek részére a válaszlevelet - a Kr. 70. § (1a) bekezdésében foglaltak figyelembevételével - a "Posta SZEÜSZ elektronikus küldés" példánykezelési mód kiválasztásával kell megküldeni."

32. Az Iratkezelési Szabályzat 248. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"248. A minisztériumon belüli iratforgalom keretében az egy ügyhöz tartozó ügyiratdarabok vezető által kiadmányozott iktatott kiadmányozott példányát kell az iratkezelési szoftver "vezetői utasítások" felületén az ügyintéző hivatali egység részére megküldeni."

33. Az Iratkezelési Szabályzat 252. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"252. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az irat papíralapú hiteles példányát kell megküldeni a címzettnek."

34. Az Iratkezelési Szabályzat 265. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"265. A Központi Érkeztető Szervnél feldolgozásra került és a Kr.-ben meghatározott időn belül tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról, továbbá a címzett hivatali egységek részére történő dokumentált átadásáról a Központi Postázó gondoskodik.

Ezen időn belüli iratkikérést a Központi Postázón keresztül kell kezdeményezni. Az iratok beszállításáról az iratot kikérő hivatali egységnek kell gondoskodni."

35. Az Iratkezelési Szabályzat a következő 33. alcím címmel és 267-273. pontokkal egészül ki:

"33. Elektronikus aláírásokkal kapcsolatos rendelkezések

267. Elektronikus aláírást az "Elektronikus aláírás és időbélyeg szolgáltatás nyilvántartó lap"-on (a továbbiakban: nyilvántartó lap), annak teljes körű kitöltésével és az igénylő, valamint az igény jóváhagyására jogosult vezető aláírásával kell igényelni az Informatikai Főosztálytól. Az elektronikus aláírás határozott idejű, megújítása esetén újból kell kezdeményezni az igénylést a felhasználónak. A nyilvántartó lap elválaszthatatlan melléklete a "Tanúsítvány megrendelő és regisztrációs űrlap" másolata.

268. Az Informatikai Főosztály az elektronikus aláírásokról - a nyilvántartó lapon szereplő adatok alapján - nyilvántartást vezet, és gondoskodik

a) a tanúsítványok megújításáról határozatlan idejű elektronikus aláírás igény esetén,

b) új tanúsítványok igényléséről,

c) a visszavonási kötelezettségek ellátásáról.

269. Az aláírásokat a szolgáltatótól az Informatikai Főosztály vezetője veszi át, majd átadás-átvételi jegyzőkönyvben átadja a felhasználónak.

270. A minősített személyi aláírást a szolgáltatótól személyesen a felhasználó veszi át, és bejelenti az Informatikai Főosztálynak.

271. Amennyiben a határozott időre igényelt elektronikus aláírás lejár, és annak meghosszabbítására nem kerül sor, az Informatikai Főosztály gondoskodik az elektronikus aláírás-tanúsítvány tanúsítványtárból való törléséről, minősített aláírás esetén az eszköz visszavételéről és a tanúsítvány érvényességének megszüntetéséről.

272. Az elektronikus aláírással kapcsolatos rendkívüli esemény bekövetkezése esetén azonnal értesíteni kell az Informatikai Főosztály vezetőjét.

273. Elektronikus aláíráshoz tartozó jelszavakat a felhasználónak zárt borítékban kell átadni, amelynek tartalmát kizárólag csak az adott felhasználó ismerheti.

A felhasználó felelős az aláíráshoz tartozó jelszó zárt, biztonságos, mások által nem hozzáférhető helyen való tárolásáért.

Amennyiben a szolgáltatás lejár, vagy rendkívüli esemény miatt végleg visszavonásra kerül, a jelszót tartalmazó irat megsemmisítéséről a felhasználónak kell gondoskodnia."

36. Az Iratkezelési Szabályzat 2. függelék II. KÜLÖNÖS RÉSZ A HIVATALI EGYSÉGEK IGAZGATÁSI ÜGYEI táblázat a BM2430 tételszámot tartalmazó sort követően az alábbi alcím címmel és a hozzá tartozó tételekkel egészül ki: