14/2009. (III. 6.) KHEM utasítás

a tolmácsolási feladatok ellátásáról

1. §

Az utasítás hatálya

Jelen utasítás hatálya kiterjed a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (továbbiakban: Minisztérium) valamennyi szervezeti egységére.

2. §

A tolmácsolással kapcsolatos feladatok eljárási rendje

(1) A Minisztériumban a tolmácsolási tevékenységgel kapcsolatos ügyintézési és koordinációs feladatok ellátása [konszekutív (követő) és szinkrontolmács megrendelése] az Utazásszervező és Protokoll Osztály feladatkörébe tartozik.

(2) Külső szervezetet, személyt, irodát tolmácsolási feladatok ellátásával kizárólag az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője, vagy a miniszter által írásban kijelölt személy bízhat meg.

(3)[1] Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (Ámr.) 72. §-ának (11) bekezdése értelmében a gazdasági eseményenként bruttó - általános forgalmi adót is tartalmazó - 100 000 Ft-ot el nem érő kifizetések esetén, írásbeli kötelezettségvállalás nem szükséges. Ezeket a benyújtott számla alapján kell nyilvántartásba venni, a visszaigazolt megrendelés szerint. A 100 000 Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó kötelezettségvállalás csak írásban történhet.

(4)[2] A kötelezettségvállalás a KHEM Igazgatás költségvetésében, a miniszter által a tolmácsolások díjára jóváhagyott előirányzat (továbbiakban: előirányzat) összeghatáráig történhet.

(5) A kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartását, valamint azok költségvetési ellenjegyzését a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály Igazgatási Osztálya végzi, a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló KHEM utasítás szerint.

(6) A tolmácsolási feladatok ellátásával az erre a célra szerződéssel rendelkező tolmácsiroda bízható meg. Felsővezetők (miniszter, államtitkár, szakállamtitkár, kabinetfőnök) személyéhez köthető tolmácsolás esetén a megrendelést indító szervezeti egység, eseti jelleggel, javaslatot tehet az adott témakörben jártas tolmács személyére.

(7) Az Utazásszervező és Protokoll Osztály feladatkörébe tartozik továbbá:

a) az előirányzatok tervezéséhez javaslat elkészítése, az előirányzattal való gazdálkodás;

b) tolmácsigény beérkezése után a megrendelést ellenjegyezteti, majd annak továbbítása a közbeszerzési eljárással kiválasztott tolmácsiroda felé, illetve az (6) bekezdésben meghatározott speciális igény szerint kiválasztott tolmács részére;

c) a tolmács személyének (név, telefonszám, e-mail) megadása az igénylő szervezeti egység részére, a tolmácsolási tevékenység megkezdése előtt legalább 24 órával;

d) az elvégzett tolmácsolási szolgáltatást követően a számla teljesítés igazolása, majd az eredeti számla és a szakmai főosztály részéről igazolt teljesítésigazolás megküldése a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályra.

3. §

A tolmácsolások igénylésének menete

(1)[3] Tolmácsolási szolgáltatást a minisztérium hatályos Szervezeti és Működési Szabályzata szerinti szervezeti egységek vezetői igényelhetnek írásban, jelen utasítás 1. számú mellékletét képező megrendelő nyomtatvány (a továbbiakban: igénylőlap) kitöltésével. Amennyiben az előzetes kalkulációkalapján a szolgáltatás ára meghaladja a 300 000 Ft-ot az Utazásszervező és Protokoll Osztály felügyeletét ellátó felsővezető jóváhagyása is szükséges.

(2) A tolmácsolási szolgáltatást megrendelő vezető az eredeti, aláírásával ellátott igénylőlapot, a szükséges adatok megjelölésével (nyelv, pontos időpont, helyszín stb.) az Utazásszervező és Protokoll Osztály részére, papír alapon juttatja el. Angol, német, francia nyelvek esetén az igénylőlapot legkésőbb a szolgáltatás napját megelőző 5 munkanappal, felsővezetői tolmácsolási igények esetén a szolgáltatás megkezdése előtt legkésőbb 48 órával kell megküldeni az Utazásszervező és Protokoll Osztálynak. Egyéb nyelvek vonatkozásában az igénylőlap leadásának határideje a szolgáltatást megelőző legalább 8 munkanap, felsővezetők esetében legalább 72 óra.

(3)[4] A tolmácsolási igénylést az Utazásszervező és Protokoll Osztályvezetője, mint kötelezettségvállaló-vagy az általa írásban meghatalmazott személy - aláírásával engedélyezi, illetve annak megtagadásáról a megrendelő szervezeti egységet haladéktalanul értesíti.

(4) Az elvégzett tolmácsolást követően annak megtörténtéről/esetleges elmaradásáról a szolgáltatást igénybe vevő szervezeti egység tájékoztatja az Utazásszervező és Protokoll Osztályt. Az elvégzett tolmácsolás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételek a 2. számú melléklet kitöltésével tehetők meg.

(5) A megrendelő által igazolt teljesítésigazolást, valamint az Utazásszervező és Protokoll Osztály részéről igazolt eredeti számla és az igénylőlap másolatát az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője kifizetésre továbbítja a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére.

(6) A pénzügyi teljesítésekről a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály negyedévente írásos tájékoztatást ad az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője részére.

4. §

Hatálybalépés

Jelen utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba.

Dr. Molnár Csaba s. k.,

közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter

1. számú melléklet a 14/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz[5]

2. számú melléklet a 14/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz