15/2009. (III. 6.) KHEM utasítás

a fordítási feladatok ellátásáról

1. §

Az utasítás hatálya

Jelen utasítás hatálya kiterjed a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (továbbiakban: Minisztérium) valamennyi szervezeti egységére.

2. §

A fordítások rendje

(1) A Minisztériumban a fordítási tevékenységgel kapcsolatos ügyintézési és koordinációs feladatok ellátása (nyers fordítás, lektorált fordítás, hitelesítés, korrektúra, kiadásra szánt fordítás, fordításadaptáció, fordításhitelesítés elvégeztetése) az Utazásszervező és Protokoll Osztály feladatkörébe tartozik.

(2)[1] Külső szervezetet, személyt, irodát fordítási feladatok ellátásával kizárólag az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy bízhat meg, a hatályos jogszabályi rendelkezések betartásával.

(3)[2] Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 72. §-ának (11) bekezdése értelmében a gazdasági eseményenként bruttó - általános forgalmi adót is tartalmazó - 100 000 Ft-ot el nem érő kifizetések esetén, írásbeli kötelezettségvállalás nem szükséges. Ezeket a kötelezettségvállalásokat a benyújtott számla alapján kell nyilvántartásba venni, a visszaigazolt megrendelés szerint. A 100 000 Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó kötelezettségvállalás csak írásban történhet.

(4)[3] Kötelezettségvállalás a KHEM Igazgatás költségvetésében, a miniszter által a fordítások díjára jóváhagyott előirányzat (továbbiakban: előirányzat) összeghatáráig történhet. A kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartását, valamint azok költségvetési ellenjegyzését a Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály Igazgatási Osztály végzi, a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló KHEM utasítás szerint.

(5) Amennyiben a lefordított vagy lektorált anyagokat hitelesíteni szükséges, erről a hivatalos hitelesítést csak az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda Rt. adhatja ki.

(6) Különösen speciális szakanyag fordításakor a megrendelést indító szervezeti egység, eseti jelleggel, blokkvezetői ellenjegyzéssel, javaslatot tehet az adott témakörben jártas minősített fordító és lektor szakember személyére.

(7) Az Utazásszervező és Protokoll Osztály feladatkörébe tartozik továbbá:

a) az előirányzatok tervezéséhez javaslat elkészítése, az előirányzattal való gazdálkodás;

b) a szükséges nyilvántartások megküldése a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztálynak, a fordítandó anyag hivatalos (papír alapú) beérkezése után a szükséges engedélyeztetés, majd a fordítandó anyag kiadása a közbeszerzési eljárással kiválasztott fordítóiroda részére,

c) az elkészített fordítás beérkezését követően annak továbbítása az igénylő szervezeti egység részére,

d) a teljesítés igazolása, majd az eredeti számla és a teljesítésigazolás megküldése a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályra.

3. §

A fordítások igénylésének menete

(1)[4] Fordítási szolgáltatást a Minisztérium hatályos Szervezeti és Működési Szabályzata szerinti szervezeti egységek vezetői igényelhetik írásban a jelen utasítás 1. számú mellékletét képező megrendelő nyomtatvány (továbbiakban: igénylőlap) kitöltésével. Amennyiben az előzetes kalkulációk alapján a fordítás költsége előre láthatóan meghaladja a 100 000 Ft-ot az Utazásszervező és Protokoll Osztály felügyeletét ellátó felsővezető egyetértése szükséges.

(2) A megrendelő szervezeti egység vezetőjének eredeti aláírásával ellátott igénylőlapot, valamint a fordítandó anyagot az Utazásszervező és Protokoll Osztályra kell eljuttatni. A fordítandó anyagot, egyidejűleg - amennyiben rendelkezésre áll - elektronikus úton is meg kell küldeni az erre kijelölt e-mail címre.

(3) Nagyobb terjedelmű anyag [15 oldalt vagy 22 500 karaktert (1 oldal = kb. 1500 karakter) meghaladó] fordítása esetén előzetes egyeztetés javasolt a fordítási határidő megállapítása kapcsán. A fordítások esetében a határidő jelentős költségtényező, ezért azok csak indokolt esetben rendelhetők meg sürgősséggel. A sürgősség vonatkozásában előzetes egyeztetés szükséges az Utazásszervező és Protokoll Osztállyal.

(4) A fordítás igénylését az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője - vagy az általa írásban meghatalmazott személy - az igénylőlapon aláírásával engedélyezi (ellenjegyzi), illetve annak megtagadásáról a megrendelő szervezeti egységet haladéktalanul értesíti.

(5)[5]

(6) A fordítási kötelezettségvállalások ellenjegyzését a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály végzi, a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló KHEM utasítás szerint.

(7) A fordítás minőségével kapcsolatosan a 2. számú melléklet kitöltésével lehet az esetleges észrevételeket megtenni. A kész fordítás szakmai teljesítését, az átvételt követő 5 munkanapon belül (nagy terjedelmű, 22 500 karaktert meghaladó fordítás esetén, 15 munkanapon belül) a megrendelő szervezeti egység vezetője igazolja.

(8) Az igazolt (kifizethető) fordítások számláit, a teljesítésigazolást, valamint az igénylőlap másolatát az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője kifizetésre továbbítja a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére.

(9) A pénzügyi teljesítéseikről a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály negyedévente írásos tájékoztatást ad az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője részére.

4. §

Hatálybalépés

Jelen utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba.

Dr. Molnár Csaba s. k.,

közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter

1. számú melléklet a 15/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz[6]

2. számú melléklet a 15/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz