19/2013. (V. 17.) NFM utasítás

az illetményszámfejtés eljárási rendjéről

A központosított illetményszámfejtés szabályairól szóló 422/2012. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásai alapján - figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára - a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumnál a központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat és eljárási rendet az alábbiak szerint szabályozom:

1. Az utasítás hatálya

1. § Az utasítás hatálya a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM), mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv állami vezetői, miniszteri biztosai, az NFM-mel kormányzati szolgálati jogviszonyban álló kormánytisztviselők és kormányzati ügykezelők, munkaviszonyban álló munkavállalók, valamint munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók (ösztöndíjas foglalkoztatottak, prémium évek programba helyezettek) (a továbbiakban együtt: foglalkoztatott) illetményének és egyéb járandóságainak számfejtésével összefüggő feladatokra terjed ki.

2. Értelmező rendelkezések

2. § Az utasítás alkalmazásában

1. központosított illetményszámfejtés: a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: MÁK) által biztosított egységes illetményszámfejtési, eljárási és információs rendszer, amely az NFM-ben foglalkoztatottak illetményének számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki;

2. NFM illetményszámfejtő hely: az NFM Gazdálkodási Főosztály Gazdálkodási Osztálya.

3. Az illetményszámfejtés működése

3. § (1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat a MÁK és az NFM illetményszámfejtő hely közösen látja el.

(2) A MÁK illetményszámfejtési feladatait a MÁK és az NFM között létrejött Együttműködési Megállapodás tartalmazza.

(3) Az NFM illetményszámfejtő hely feladatai magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatást, az illetményszámfejtés ellenőrzését, valamint a nem rendszeres és külső személyi juttatások intézményi ágon történő számfejtését.

4. Az NFM illetményszámfejtő hely rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai

4. § (1) Az illetményszámfejtés előkészítése során az NFM illetményszámfejtő hely végzi a foglalkoztatottakkal kapcsolatos dokumentumok (jogviszony létesítése, módosítása, megszűnése, megszüntetése) felülvizsgálatát, a járandóságokat terhelő levonások, az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaival összefüggő, bizonylatok ellenőrzését és a MÁK felé történő továbbítását a (2)-(7) bekezdésben foglaltak szerint.

(2) Az NFM illetményszámfejtő hely a Személyügyi és Igazgatási Főosztály által megküldött, az 1. § szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:

a) kinevezés;

b) adatfelvételi lap a foglalkoztatott törzsadatairól;

c) előző munkáltatótól kapott igazolások: adó adatlap, levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok, munkaviszony igazolás, igazolás az egészségbiztosítási ellátásokhoz (az előző jogviszonyból származó igazolások hiányában, a foglalkoztatott nyilatkozata a köztartozás-mentességről);

d) igazolvány a biztosítási jogviszonyról és egészségbiztosítási ellátásokról (ennek hiányában nyilatkozat arról, hogy azt kiadni, pótolni a foglalkoztatott nem tudja);

e) letiltások (köztartozások, gyermektartási díj esetén);

f) levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok (szakszervezeti tagság, önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári saját rész, meghatalmazás folyószámlára való fix összegű utalásról);

g) önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat;

h) egészségpénztári belépési nyilatkozat;

i) cafetéria nyilatkozat;

j) ösztöndíjas foglalkoztatott esetén a vonatkozó szerződés, adatfelvételi lap, START-kártya;

k) prémiuméves foglalkoztatott, valamint különleges foglalkoztatási állományba helyezett esetén a foglalkoztatásról szóló megállapodás.

(3) Az NFM illetményszámfejtő hely a Személyügyi és Igazgatás Főosztály által megküldött, az 1. § szerinti jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:

a) jogviszonyt megszüntető dokumentum;

b) cafetéria elszámolás;

c) elszámoló lap.

(4) Az NFM illetményszámfejtő hely a (2) és (3) bekezdésben foglaltakon túlmenően az alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:

a) jogviszony-módosítások, átsorolások, kinevezés-módosítások dokumentumai;

b) a szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján, az igazolt és igazolatlan távollétek, betegség miatti távollétek, gyermek gondozása, ápolása miatti távollétek rögzített állománya;

c) egészségbiztosítási ellátásokkal (táppénz, üzemi baleseti táppénz, terhességi gyermekágyi segély, gyermekgondozási díj) kapcsolatos igazolások, igénybejelentések;

d) a bírósági letiltás alapján történő végrehajtás (egyidejűleg az érintett munkatárs, valamint a letiltás érvényesítését kérő személy értesítése a letiltás foganatosításáról);

e) egyéb, az illetményszámfejtést érintő változás dokumentumai (önkéntes kölcsönös nyugdíj- vagy egészségpénztári belépés, átlépés);

f) jogalap nélküli kifizetések esetén (pl. munkabér túlfizetés) a visszafizetésről szóló határozat eredeti példánya;

g) szervezeti átalakulás esetén az egyes szervezeti egységek részére biztosított azonosító kódok.

(5) Az NFM illetményszámfejtő hely ellenőrzi a MÁK által végzett havi illetményszámfejtést, majd a javításokat, módosításokat megküldi a MÁK részére.

(6) A MÁK által végzett havi főszámfejtést követően az NFM illetményszámfejtő hely az E-adattárból letöltött alábbi utalási állományokat:

a) MÁK által elszámolt nettó járandóságok;

b) pénzbeli egészségbiztosítási ellátások;

c) letiltások, levonások;

d) önkéntes kölcsönös nyugdíj- és egészségpénztári egyéni tagdíjak és munkáltatói kiegészítések;

e) nem rendszeres ágon számfejtett kifizetések

a bizonylatokkal együtt átadja a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztály részére utalás céljából.

(7) Az NFM illetményszámfejtő hely feladata az (1)-(6) bekezdésben foglaltakon túlmenően:

a) munkáltatói szerződések megkötésének előkészítése az önkéntes kölcsönös nyugdíj-, valamint egészségpénztárakkal;

b) az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári bevallással kapcsolatban a MÁK által megküldött összesített, pénztárankénti lista ellenőrzése és továbbítása a pénztárak felé;

c) a jövedelemre vonatkozó igazolások, valamint az Európai Egészségbiztosítási Kártya igénylésére szolgáló igazolások kiadása;

d) a személyi jövedelemadó bevallással kapcsolatos munkáltatói igazolások, nyilatkozatok, aláíróívek kiadása a szervezeti egységek részére (az év közben megszűnt jogviszony esetén a munkáltatói igazolás megküldése a foglalkoztatott lakcímére);

e) adóbevallással kapcsolatos nyilatkozatok, kedvezményre jogosító igazolások megküldése a MÁK részére;

f) éves adóelszámolások, aláíró listák megküldése a szervezeti egységek részére, a visszaérkező listák továbbítása a MÁK felé;

g) a fővárosi- és megyei kormányhivatalok megkereséseire való adatszolgáltatás;

h) a munkáltató részére szükséges éves, havi, napi szintű kimutatások előállítása a központosított lekérdező rendszer segítségével.

5. Az NFM illetményszámfejtő hely nem rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai

5. § (1) Az NFM illetményszámfejtő hely az alábbi, nem rendszeres kifizetéseket rögzíti a központosított illetményszámfejtési rendszerben:

a) deviza napidíj a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztály elszámolása alapján;

b) kitüntetésekkel járó pénzjutalom a Személyügyi és Igazgatási Főosztály feljegyzése alapján;

c) célfeladathoz kötődő céljuttatás az NFM közigazgatási államtitkára (a továbbiakban: államtitkár) által jóváhagyott teljesítés igazolások alapján, amelyeket a Személyügyi és Igazgatási Főosztály továbbít az NFM illetményszámfejtő hely részére;

d) teljesítményértékelő rendszerhez kapcsolódó jutalom az államtitkár által jóváhagyott lista alapján, amelyet a Személyügyi és Igazgatási Főosztály továbbít részére;

e) utazási költségtérítés a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztálya által megküldött elszámolás alapján;

f) rendszeres ágon nem számfejthető természetbeni juttatások a Személyügyi és Igazgatási Főosztály által megküldött egyéni cafeteria nyilatkozatok alapján;

g) személyhez nem köthető egyéb kifizetések (pl. szakmai képzések költsége) a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztálya által megküldött összesítő alapján;

h) számlával elszámoló személyek juttatásai a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztály elszámolási bizonylata alapján.

(2) Az NFM illetményszámfejtő hely végzi a megbízási díjak számfejtését a részére megküldött teljesítésigazolások, valamint a változóbérek számfejtését (pl. szabadidő-megváltás, helyettesítési díj) a Személyügyi és Igazgatási Főosztály feljegyzése alapján.

6. Az illetmények kifizetése

6. § (1) Az illetmény kifizetésének napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napja, amennyiben ez a nap szabad- vagy munkaszüneti nap, akkor az azt megelőző munkanap. A fizetési jegyzékek kiadásának napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 10. napja.

(2) Tárgyhónapban létesített jogviszony estén, az illetmény kifizetésének alapját képező időszak, a jogviszony keletkezésének első napjától tárgyhónap utolsó napjáig terjed.

(3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka - a távolmaradási jelentés alapján - a tárgyhónapot megelőző hónap 1. napjától a hónap utolsó napjáig tart.

7. Záró rendelkezés

7. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Hatályát veszti az illetményszámfejtés eljárási rendjéről szóló 25/2011. (V. 6.) NFM utasítás.

Németh Lászlóné s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter