25/2011. (V. 6.) NFM utasítás

az illetményszámfejtés eljárási rendjéről

A központosított illetményszámfejtésről szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet és a központosított illetmény-számfejtési feladatokról, valamint a bér- és munkaügyi adatszolgáltatás rendjéről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet alapján a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium munkáltatónál az illetmény-számfejtéssel kapcsolatos feladatokról a következő utasítást adom ki:

Az utasítás hatálya

1. § A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv a nála foglalkoztatottak illetményének és egyéb járandóságainak számfejtése során a jelen utasítás rendelkezései szerint jár el.

Értelmező rendelkezések

2. § Jelen utasítás alkalmazása során

1. központosított illetményszámfejtés: a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: MÁK) által biztosított egységes illetményszámfejtési, eljárási és információs rendszer, amely az NFM-nél foglalkoztatottak illetményének számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki;

2.[1] NFM illetményszámfejtő hely: az NFM Gazdálkodási Főosztály Gazdálkodási Osztálya".

3. jelentőfelelős: a MÁK központosított illetményszámfejtés, valamint az illetményszámfejtő hely közötti kapcsolattartásra kijelölt személy;

4. alkalmazásgazda: az illetményszámfejtő hely által használt központosított illetményszámfejtési rendszer (KIR), valamint központosított lekérdező rendszer (KLR) helyi üzemeltetéséért felelős személy.

Az illetményszámfejtés működése

3. § (1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat részben a MÁK, részben az NFM illetményszámfejtő hely látja el.

(2) A MÁK illetmény-számfejtési feladatait a MÁK és az NFM között létrejött Együttműködési Megállapodás tartalmazza.

(3) Az NFM illetményszámfejtő hely feladatai magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatást, az illetményszámfejtés ellenőrzését, valamint a nem rendszeres és külső személyi juttatások intézményi ágon történő számfejtését.

Az NFM illetményszámfejtő hely rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai

4. § (1)[2] Az illetményszámfejtés előkészítése során az NFM illetményszámfejtő hely végzi az NFM-nél közszolgálati tisztviselői jogviszony, munkajogviszony vagy egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszony alapján foglalkoztatottakkal (ösztöndíjas foglalkoztatottak, prémium évek programba vagy különleges foglalkoztatási állományba helyezett, valamint az állami vezetői jogviszony alapján foglalkoztatottak) (a továbbiakban együtt: foglalkoztatott) kapcsolatos dokumentumok (jogviszony létesítése, módosítása, megszűnése, megszüntetése), a járandóságokat terhelő levonásokkal, az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaival összefüggő iratok, bizonylatok felülvizsgálatát, összeállítását és a MÁK felé történő továbbítását a (2)-(7) bekezdésekben foglaltak szerint.

(2) Az NFM illetményszámfejtő hely a Személyügyi és Igazgatási Főosztály által megküldött, az (1) bekezdés szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:[3]

a) kinevezés;

b) adatfelvételi lap a foglalkoztatott törzsadatairól;

c) előző munkáltatótól kapott igazolások: adó adatlap, levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok, munkaviszonyigazolás, igazolás az egészségbiztosítási ellátásokhoz (az előző jogviszonyból származó igazolások hiányában, a foglalkoztatott nyilatkozata a köztartozás-mentességről);

d) TB-kiskönyv (ennek hiányában nyilatkozat arról, hogy azt kiadni, pótolni a foglalkoztatott nem tudja);

e) letiltások (köztartozások, gyermektartási díj esetén);

f) levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok (szakszervezeti tagság, önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári saját rész, meghatalmazás folyószámlára való fix összegű utalásról);

g) magánnyugdíj-pénztári belépési nyilatkozat;

h) önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat;

i) egészségpénztári belépési nyilatkozat;

j) cafetérianyilatkozat;

k) ösztöndíjas foglalkoztatott esetén a vonatkozó szerződés, adatfelvételi lap, START-kártya;

l) prémiuméves foglalkoztatott, valamint különleges foglalkoztatási állományba helyezett esetén a foglalkoztatásról szóló megállapodás.

(3) Az NFM illetményszámfejtő hely a Személyügyi és Igazgatási Főosztály által megküldött, az (1) bekezdés szerinti jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:[4]

a) jogviszonyt megszüntető dokumentum;

b) cafetériaelszámolás;

c) elszámoló lap.

(4) Az NFM illetményszámfejtő hely a (2) és (3) bekezdésben foglaltakon túlmenően az alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:

a) jogviszony-módosítások, átsorolások, kinevezésmódosítások dokumentumai;

b) a szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján, az igazolt és igazolatlan távollétek, betegség miatti távollétek, gyermek gondozása, ápolása miatti távollétek rögzített állománya;

c) egészségbiztosítási ellátásokkal (táppénz, üzemi baleseti táppénz, terhességi gyermekágyi segély, gyermekgondozási díj) kapcsolatos igazolások, igénybejelentések;

d) a bírósági letiltás alapján történő végrehajtás (egyidejűleg az érintett munkatárs, valamint a letiltás érvényesítését kérő személy értesítése a letiltás foganatosításáról);

e) egyéb, az illetményszámfejtést érintő változás dokumentumai (magánnyugdíj-pénztári, önkéntes kölcsönös nyugdíj- vagy egészségpénztári belépés, átlépés);

f) jogalap nélküli kifizetések esetén (pl. munkabér-túlfizetés) visszafizetésről szóló határozat eredeti példánya;

g) szervezeti átalakulás esetén az egyes szervezeti egységek részére biztosított azonosító kódok.

(5) Az NFM illetményszámfejtő hely ellenőrzi a MÁK által végzett havi illetményszámfejtést a próbaszámfejtés során, és a javításokat, módosításokat megküldi a MÁK részére.

(6) A MÁK által végzett havi főszámfejtést követően az NFM illetményszámfejtő hely az e-adattárból letöltött - következő - utalási állományokat, valamint a nyomtatott fizetési jegyzékeket átadja a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztály részére utalás céljából:[5]

a) MÁK által elszámolt nettó járandóságok;

b) pénzbeli egészségbiztosítási ellátások;

c) letiltások, levonások;

d) önkéntes kölcsönös nyugdíj- és egészségpénztári egyéni tagdíjak és munkáltatói kiegészítések;

e) nem rendszeres ágon számfejtett kifizetések.

(7) Az NFM illetményszámfejtő hely feladata az (1)-(6) bekezdésben foglaltakon túlmenően:

a) a munkáltatói szerződések megkötésének előkészítése az önkéntes kölcsönös nyugdíj-, valamint egészségpénztárakkal,

b) az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári bevallással kapcsolatban a MÁK által megküldött összesített, pénztárankénti lista ellenőrzése és továbbítása a pénztárak felé,

c) a jövedelemre, jogviszonyra vonatkozó igazolások, valamint az Európai Egészségbiztosítási Kártya igénylésére szolgáló igazolások kiadása,

d) a személyi jövedelemadó bevallással kapcsolatos munkáltatói igazolások, nyilatkozatok, aláíróívek kiadása a szervezeti egységek részére (az év közben megszűnt jogviszony esetén a munkáltatói igazolás megküldése a munkatárs lakcímére);

e) adóbevallással kapcsolatos nyilatkozatok, kedvezményre jogosító igazolások megküldése a MÁK részére;

f) éves adóelszámolások, aláírólisták megküldése a szervezeti egységek részére, a visszaérkező listák továbbítása a MÁK felé;

g) a fővárosi és megyei kormányhivatalok megkereséseire való adatszolgáltatás;

h) a munkáltató részére szükséges éves, havi, napi szintű kimutatások előállítása a KLR-lekérdezőprogram segítségével.

Az NFM illetményszámfejtő hely nem rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai

5. § (1) Az NFM illetményszámfejtő hely feladata a következő, nem rendszeres kifizetések rögzítése a KIR-rendszerben:

a)[6] deviza napidíj, a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztály elszámolása alapján;

b)[7] kitüntetések, a Személyügyi és Igazgatási Főosztály feljegyzése alapján;

c)[8] célfeladathoz kötődő céljuttatás, a nemzeti fejlesztési miniszter (a továbbiakban: Miniszter) által jóváhagyott teljesítés igazolások alapján, amelyeket a Személyügyi és Igazgatási Főosztály továbbít az NFM illetményszámfejtő hely részére;

d)[9] teljesítményértékelő rendszerhez kapcsolódó jutalom, a Miniszter által jóváhagyott lista alapján, amelyeket a Személyügyi és Igazgatási Főosztály továbbít a részére;

e)[10] utazási költségtérítés, a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztálya által megküldött elszámolás alapján;

f)[11] rendszeres ágon nem számfejthető természetbeni juttatások, a Személyügyi és Igazgatási Főosztály által megküldött egyéni cafeterianyilatkozatok alapján;

g)[12] személyhez nem köthető egyéb kifizetések (pl. szakmai képzések költsége), a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztálya által megküldött összesítő alapján;

h)[13] számlával elszámoló személyek juttatásai, a Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztály elszámolási bizonylata alapján.

(2)[14] Az NFM illetményszámfejtő hely végzi a megbízási díjak számfejtését a részére megküldött teljesítésigazolások, valamint a változóbérek számfejtését (pl. szabadidő-megváltás, helyettesítési díj) a Személyügyi és Igazgatási Főosztály feljegyzése alapján.

Az illetmények kifizetése

6. § (1) Az illetmény kifizetésének napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napja; amennyiben ez a nap szabad- vagy munkaszüneti nap, akkor az azt megelőző munkanap. A fizetési jegyzékek kiadásának napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 10. napja.

(2) A rendszeres juttatások számfejtésének időszaka a tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed.

(3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka - a távolmaradási jelentés alapján - a tárgyhónapot megelőző hónap 1. napjától a hónap utolsó napjáig tart.

Záró rendelkezés

7. § Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti az illetményszámfejtés eljárási rendjéről szóló 14/2010. (III. 26.) KHEM utasítás.

Dr. Fellegi Tamás s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter