12/2013. (II. 22.) HM utasítás

a honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről

A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 2. § (2) bekezdés g) pontja alapján, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 61. és 69. §-ában, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben, valamint a honvédelmi szervezetek működésének az államháztartás működési rendjétől eltérő szabályairól szóló 346/2009. (XII. 30.) Korm. rendeletben előírtak végrehajtására a következő utasítást adom ki:

1. Általános rendelkezések

1. § (1)[1] Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe, közvetlen irányítása alá tartozó szervezetekre, a miniszter fenntartói irányítása alá tartozó közoktatási intézményre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki.

(2) Az utasítás alkalmazásában a Harcászati Értékelő Programok alatt értendők a NATO által alkalmazott Combat Readiness Evaluation, Tactical Evaluation és Special Operation Forces Evaluation elnevezésű értékelő programok.

2. § (1) A belső kontrollrendszer olyan komplex irányítási és ellenőrzési rendszer, amely lefedi a HM fejezeti szintű és a honvédelmi szervezetek tevékenységének teljes vertikumát, segítségével a honvédelmi miniszter, valamint az adott honvédelmi szervezet vezetője (a továbbiakban együtt: vezető) érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, az adott szervezet részére engedélyezett költségvetési létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes tevékenység követelményeit, a pontos és naprakész információk rendelkezésre állását.

(2) A vezető a HM fejezet és a honvédelmi szervezet tevékenységének folyamataira és sajátosságaira tekintettel kialakítja, működteti és fejleszti a belső kontrollrendszert. A HM fejezet belső kontrollrendszere tartalmazza:

a) az operatív belső kontrollok rendszerét, magában foglalva

aa) a fejezeti és a középirányítói szintű honvédelmi szervezetek által kialakított és működtetett elöljárói kontrollokat (a továbbiakban: elöljárói kontrollok);

ab) az adott honvédelmi szervezet saját intézményi működési körére kialakított operatív belső kontrollokat, valamint

b) az operatív belső kontroll tevékenységtől függetlenül működő - az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 70. §-a hatálya alá tartozó - államháztartási belső ellenőrzést.

(3) Az operatív belső kontrollok rendszere követelményeinek leírását, kialakítását, működtetését és fejlesztését a vonatkozó jogszabályok, valamint a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM GTSZF) által kidolgozott Operatív Belső Kontrollok Rendszere Kézikönyv (a továbbiakban: Kézikönyv) kiadásáról szóló HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkári szakutasítás szerint kell végrehajtani.

3. § Az operatív belső kontrollok rendszerével összefüggő fejezeti szintű, a szabályalkotási feladatokon keresztül megvalósuló irányítási és koordinációs tevékenységet a HM GTSZF végzi.

4. § (1) A 2. § (2) bekezdés b) pontja szerinti független államháztartási belső ellenőri tevékenység fejezeti szabályait külön HM utasítás állapítja meg.

(2) A honvédelmi miniszter a számára jogszabályban meghatározott - hatósági jogkörben végrehajtandó - ellenőrzést az arra jogszabályban felhatalmazott honvédelmi szervezet által, a vonatkozó jogszabályban szereplő eljárásrend szerint hajtja végre.

(3) A honvédelmi miniszter törvényességi felügyeleti jogköre gyakorlását elősegítő törvényességi felügyeleti ellenőrzés szabályait külön HM utasítás állapítja meg.

2. Elöljárói kontrollok

5. § Az elöljárói kontrollok magukba foglalják a szolgálati, valamint a szakmai elöljárói hatáskörben végzett ellenőrzéseket (a továbbiakban együtt: elöljárói ellenőrzések), a felettesek, szakirányítási jogkörrel rendelkező vezető által a szakirányítási körük tekintetében elrendelt kontrollokat, továbbá a Harcászati Értékelő Programokat.

6. § (1) Az elöljárói ellenőrzések tevékenységi kör és végrehajtásáért felelős honvédelmi szervezet szerinti felsorolását a Kézikönyv 11. számú függeléke tartalmazza.

(2) Az elöljárói ellenőrzések végrehajtását az (1) bekezdés szerinti honvédelmi szervezetek vezetői rendelik el, melyet személyesen vagy kijelölt bizottság útján végeznek.

(3) Az ellenőrzést végrehajtó honvédelmi szervezet a jogszabályban és a Szervezeti és Működési Szabályzatában szereplő, a szakterületükhöz tartozó területekre vonatkozó ellenőrzési feladataikat az ellenőrzött honvédelmi szervezet működési körülményeire tekintettel végzi.

7. § (1) Az elöljárói ellenőrzések típusai:

a) átfogó ellenőrzés: az adott honvédelmi szervezet, vagy valamely szakterület egy vagy több vezetési szintetérintő tevékenység egészére terjed ki, és az adott időszakra meghatározott követelmények teljesülését, illetve az alaprendeltetésnek való megfelelés érdekében végzett összes tevékenységet vizsgálja;

b) témavizsgálat: egyes alapvető rendelkezések érvényesülésének, a kialakult helyzetnek, állapotnak egy időben több honvédelmi szervezetnél történő vizsgálatára, elemzésére, elsősorban a jelentősebb feladatok gyakorlati végrehajtásában jelentkező tendenciák megismerésére, a kedvezőtlen jelenségek okainak feltárására terjed ki;

c) célellenőrzés: az előírások betartására, a részfeladatok gyakorlati végrehajtásának felmérésére, vagy konkrét eset körülményeinek vizsgálatára irányul;

d) utóellenőrzés: a korábbi ellenőrzés során feltárt hiányosságok felszámolására megszabott feladatok teljesítésének felmérésére irányul.

(2) Az elöljárói ellenőrzés az elrendelő rendelkezése szerint - annak céljától és tartalmától függően - lehet tervezett vagy soron kívüli, valamint bejelentett vagy váratlan. Az előzetes bejelentést akkor nem kell megtenni, ha az meghiúsítaná az ellenőrzés eredményes lefolytatását, vagy jelentősen befolyásolná annak eredményét.

(3) Az elöljárói ellenőrzéseket az egyes szakterületek ellenőrzésére vonatkozó belső rendelkezésekben meghatározott gyakorisággal kell végrehajtani, figyelembe véve, hogy egy honvédelmi szervezetnél egy időben, azonos témában több szintű ellenőrzés nem tervezhető. Az ellenőrzések tervezésénél figyelembevételre kerül, ha az adott szervezet tekintetében a tárgyévben fejezetszintű ellenőrzés kerül végrehajtásra.

(4) A Kézikönyv 11. függeléke szerinti elöljárói ellenőrzések végzéséért felelős honvédelmi szervezetek az ellenőrzéssel érintett honvédelmi szervezet megnevezését, az ellenőrzés tervezett időpontját és típusát a HM Tervezési és Koordinációs Főosztállyal együttműködve a HM éves intézményi munkatervében jelenítik meg.

(5) Az elöljárói ellenőrzések előkészítésének és végrehajtásának rendjét, az ellenőrzési program mintáját, valamint az ellenőrzéshez kapcsolódó jogokat, kötelességeket és felelősségeket a Kézikönyv 3.1.3.1. fejezete tartalmazza.

(6) A szakmai felettesek a szakirányítási körükbe tartozó szakterület tekintetében, a szolgálati elöljárók pedig az alárendeltjeik részére - az egységes követelmények, gyakorlatok és eljárások kialakítása érdekében a Kézikönyvben meghatározott elvek alapján - belső rendelkezésben az intézmény valamint az alárendeltek szintjén alkalmazandó eljárásrendet, kontrollokat határoznak meg.

(7) Az ellenőrzött honvédelmi szervezet vezetője felelős az elöljárói ellenőrzésekhez kapcsolódó, az ellenőrzött szervezet szintjén jelentkező feladatok koordinációjáért és az ellenőrzés során tett javaslatokra hozott intézkedések nyilvántartásáért a Kézikönyvben előírt formában és tartalommal.

(8) Az ellenőrzött, valamint a javaslattal érintett honvédelmi szervezet vezetője a 6. § (1) bekezdése szerint meghatározott honvédelmi szervezetek részére az ellenőrző szervezet által meghatározott módon és határidőre számol be az a honvédelmi szervezetnél végrehajtott ellenőrzések alapján javasolt intézkedéseket és azok határidejét tartalmazó intézkedési tervben (a továbbiakban: intézkedési terv) meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról.

8. § (1) A Harcászati Értékelő Programok a szövetségesi kötelezettségekből adódó feladatokra való felkészültség felmérésének, értékelésének és minősítésének eszközei.

(2) A Harcászati Értékelő Programok követelményrendszere a Szövetséges Műveleti Parancsnokság Erők Szabványai dokumentumaira épül, megvalósítása NATO és a nemzeti Harcászati Értékelő Programok keretében történik.

(3) A Harcászati Értékelő Programok végrehajtásáért a Honvéd Vezérkar főnöke (a továbbiakban: HVKF) a felelős.

(4) A Harcászati Értékelő Programokkal kapcsolatos feladatok végrehajtását a Harcászati Értékelő Programok végrehajtásáról szóló HVKF intézkedés szabályozza.

(5) A Harcászati Értékelő Programok NATO és nemzeti ellenőrzések végrehajtásával kapcsolatos költségeket az érintett honvédelmi szervezetek részére külön célelőirányzatként, a "Gyakorlatok és Kiképzési Rendezvények Programja" keretén belül a Nemzetközi gyakorlatokon és kiképzéseken, megfelelő címrendkódokon és elkülönített projektkódon kell tervezni a haderőnemi szintű szervezetek felügyelete és koordinációja mellett.

9. § (1) A Harcászati Értékelő Programokkal kapcsolatos feladatokat a HVKF bedolgozása alapján a HM éves intézményi munkaterve tartalmazza.

(2) A haderőnemi szintű honvédelmi szervezetek a NATO vagy nemzeti Harcászati Értékelő Programok végrehajtásáról, valamint a végrehajtás tapasztalatairól, a kiképzés helyzetéről szóló éves jelentés részeként összefoglaló jelentést készítenek.

(3) Az adott NATO vagy nemzeti Harcászati Értékelő Programok értékelésről készült hivatalos jelentés alapján, a feltárt hiányosságok felszámolására a haderőnemi szintű honvédelmi szervezeteknek részletes intézkedési tervet kell készíteniük.

(4) A NATO kötelezettségvállalásban szereplő erők intézkedési tervben rögzített hiányosságainak felszámolására az érintett honvédelmi szervezetek intézkedni kötelesek.

3. Az intézményi szintű operatív belső kontrollok rendszere

10. § (1) A honvédelmi szervezet vezetője kialakítja a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 3. §-ában meghatározott alappillérek operatív folyamatainak követelményeit intézményi szinten leíró okmányrendszert.

(2) A HM operatív belső kontrolljai kialakításának, működtetésének és fejlesztésének részletes szabályait a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) szakutasításban határozza meg.

11. § (1) A 10. § (1) bekezdésben meghatározott okmányrendszer alapjaként a honvédelmi szervezet vezetője elkészíti az operatív belső kontrollok rendszere szabályzatot (a továbbiakban: OBK szabályzat), amely a honvédelmi szervezet sajátosságait figyelembe véve, a honvédelmi szervezetre vonatkozóan részletesen meghatározza az operatív belső kontrollok rendszere kialakításával, működtetésével és fejlesztésével kapcsolatos alapvető követelményeket, felelősséget és jogköröket, valamint a végrehajtási szinteket.

(2) A honvédelmi szervezet vezetője a Rendelet 6. § (3) és (4) bekezdésében és 7. §-ában megfogalmazottak alapján a Kézikönyv elvárásait figyelembe véve alakítja ki a kapcsolódó okmányrendszert.

12. § (1) Az operatív belső kontrollok rendszere felelősségi szintjeit oly módon kell meghatározni, hogy a rendszer és okmányai kialakítása, működtetése és fejlesztése során a honvédelmi szervezet teljes struktúrája és működési rendje lefedésre kerüljön.

(2) A honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszerét az alapító okiratukban meghatározott gazdálkodási jogosultságra figyelemmel a pénzügyi és számviteli, az elhelyezési, az infrastrukturális, valamint a logisztikai utaltsági rendnek megfelelően, az ellátást biztosító illetékes honvédelmi szervezetekkel együttműködve dolgozzák ki.

(3) Az operatív belső kontrollok rendszere, valamint a kapcsolódó okmányok pontosítását, aktualizálását a honvédelmi szervezet feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább egy alkalommal, a 15. § (1) bekezdésben meghatározott értékelési kötelezettség végrehajtását megelőzően, annak tartalmi alátámasztásaként felülvizsgálat keretében el kell végezni.

13. § (1) Az ellátást biztosító honvédelmi szervezetek vezetői a kapcsolódó tevékenységek, kötelező egyeztetések meghatározása, a kockázatok felmérése, értékelése és kezelése terén jelentkező feladatok, a kapcsolódási pontok, a hatáskörök egyértelmű, összehangolt szerepeltetése érdekében biztosítják az utalt honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszere kidolgozásában az ellenőrizhető, dokumentált módon történő szakmai együttműködést.

(2) A szervezeti elkülönülés okán jelentkező, az ellátói jogosultságból, kötelezettségből fakadó folyamatok szabályszerű végrehajtásáért az ellátó honvédelmi szervezet vezetője, az ellátott honvédelmi szervezet operatív belső kontrolljai rendszerébe történő beépítéséért az ellátott honvédelmi szervezet vezetője a felelős.

(3) A tevékenységek mélységét, részletességét kizárólag az ellátott honvédelmi szervezet kapcsolódó szakfeladataival összhangban kell meghatározni.

14. § (1) Az MH Összhaderőnemi Parancsnokság (a továbbiakban: MH ÖHP) válságkezelő és béketámogató műveletekben résztvevő, területileg elkülönült szervezeti egységei (a továbbiakban: ideiglenes katonai szervezetek) operatívbelső kontroljai rendszere részét képezi az MH ÖHP - mint a megalakításukra kijelölt honvédelmi szervezet - operatív belső kontrolljai rendszerének, melynek kialakításáért az MH ÖHP parancsnoka a felelős az ideiglenes katonai szervezet adatszolgáltatása alapján.

(2) Az ideiglenes katonai szervezetek pénzügyi, ellátási és gazdálkodási feladataik támogatására kijelölt együttműködő honvédelmi szervezetek a 13. § (1)-(2) bekezdésében meghatározottak szerint szolgáltatnak adatot az ideiglenes katonai szervezetek megalakítására kijelölt honvédelmi szervezet(ek) részére.

15. §[2] (1) A honvédelmi szervezet vezetője a belső kontrollrendszer kialakítását, működését és minőségét a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: HM VGHÁT) által kiadott szakutasításban szereplő kérdéslista alapján értékeli, arról a Rendelet 1. melléklete szerint nyilatkozik és a nyilatkozatot a zárszámadáshoz kapcsolódó intézményi adatszolgáltatás önálló mellékleteként megküldi a pénzügyi és számviteli feladatok központosított végrehajtására kijelölt honvédelmi szervezet részére. A pénzügyi és számviteli feladatok központosított végrehajtására kijelölt honvédelmi szervezet a nyilatkozatokat másolatban a HM GTSZF részére a tárgyévet követő év április 10-ig megküldi.

(2) A Rendelet 11. § (4) bekezdésében meghatározott esetekben a nyilatkozattételi kötelezettséghez kapcsolódó értékelési kötelezettséget a Rendelet 1. melléklete szerinti tartalommal és formában kell teljesíteni.

(3) A HM GTSZF az (1) bekezdés szerinti nyilatkozatok másolatait, valamint a HM intézményi szintű, HM KÁT által aláírt eredeti nyilatkozatát a kísérő levéllel együtt a tárgyévet követő év április 20-ig felterjeszti a honvédelmi miniszter részére az államháztartásért felelős miniszternek a Rendelet 11. § (2) bekezdése szerinti határidőben történő megküldés érdekében.

(4) A HM GTSZF az (1) bekezdés szerinti nyilatkozatok alapján összeállított összefoglaló jelentést a tárgyévet követő év április 30-ig felterjeszti a HM VGHÁT, a HVKF és a HM KÁT útján a honvédelmi miniszter részére.

(5) A pénzügyi és számviteli feladatok központosított végrehajtására kijelölt honvédelmi szervezet által ellátott honvédelmi szervezet vezetőjének a Rendelet 1. mellékletében meghatározott nyilatkozata alátámasztásaként az ellátó honvédelmi szervezet részéről a zárszámadáshoz kapcsolódó intézményi adatszolgáltatás aláírására jogosult pénzügyi gazdasági vezető nyilatkozik a honvédelmi szervezet vezetője részére, az adott honvédelmi szervezetre vonatkozóan a 2. melléklet szerinti formában és tartalommal.

16. § A Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjéről szóló 89/2011. (VIII. 4.) HM utasítás 56. §-ában meghatározott, sajátosan gazdálkodó honvédelmi szervezetek az operatív belső kontrolljaik rendszerét - figyelemmel a szaktevékenységükre vonatkozó jogszabályi és egyéb normatív szabályozói előírásokra - jelen utasítás alapján, önállóan alakítják ki, működtetik és fejlesztik.

17. § (1) Külső ellenőrzést a Rendelet 13. § (1) bekezdésében meghatározott szervezetek hajtanak végre. A HM fejezet ellenőrzési szervezetei közül a honvédelmi szervezeteknél a HM Belső Ellenőrzési Főosztály, valamint átruházott hatáskörben az MH ÖHP Belső Ellenőrzési Osztálya valósít meg külső ellenőrzéseket.

(2) A Rendelet 13-14. §-a alapján az ellenőrzött, valamint a javaslattal érintett honvédelmi szervezet vezetője felelős a Rendelet 45. §-ában meghatározott tartalom szerinti intézkedési terv elkészítéséért. A honvédelmi szerv vezetője a külső ellenőrzést végzők részére a külön jogszabályban vagy annak hiányában az ellenőrző szervezet által meghatározott módon és határidőre számol be az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról.

18. § (1) Az ellenőrzött honvédelmi szervezet vezetője felelős a külső ellenőrzésekhez kapcsolódó, az ellenőrzött szervezet szintjén jelentkező feladatok koordinációjáért és a javaslatokra hozott intézkedések nyilvántartásáért a Kézikönyv 12. függelékében előírt formában és tartalommal.

(2) A honvédelmi szervezetek vezetői a külső ellenőrzések alapján tett intézkedések helyzetéről az (1) bekezdésben meghatározott nyilvántartás alapján a tárgyévet követő év január 31-ig beszámolnak a HM Belső Ellenőrzési Főosztály főosztályvezetője, HM belső ellenőrzési vezetője útján a honvédelmi miniszternek. Az MH ÖHP szolgálati alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezetek vezetői a szervezetüknél lefolytatott ellenőrzések során tett intézkedésekre vonatkozó jelentést az MH ÖHP Belső Ellenőrzési Osztály osztályvezetője, MH ÖHP belső ellenőrzési vezetője útján előterjesztik az MH ÖHP parancsnoka részére.

(3) A (2) bekezdésben foglalt beszámoló tartalmazza a tárgyévben határidős intézkedések rövid leírását, a végre nem hajtott intézkedések okát, továbbá önálló mellékletként az (1) bekezdésben meghatározott, a beszámoló alapját képező nyilvántartást számba véve és szerepeltetve az esetlegesen áthúzódó és a tárgyévet követő határidőhöz kötött feladatokat is. A beszámolóban összefoglalóan értékelni kell az ellenőrzést követően tett intézkedések hatását a honvédelmi szervezet működésére.

(4) A belső ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartását a Rendelet 47. §-ában meghatározottak alapján a Kézikönyv 13. függeléke szerinti formában és tartalommal kell végrehajtani.

4. Záró rendelkezések

19. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő 5. napon lép hatályba, az elöljárói kontrollok vonatkozásában rendelkezéseit a hatálybalépést követően megkezdett ellenőrzésekre kell alkalmazni.

(2) A honvédelmi szervezetek az operatív belső kontrolljaik rendszerét a 12. § (3) bekezdésében meghatározott felülvizsgálat során aktualizálják.

(3) A HM VGHÁT jelen Utasítás hatálybalépését követő 30 napon belül szakutasítás keretében rendelkezik az 1. §-ban meghatározott szervezetekre vonatkozó Operatív Belső Kontrollok Kézikönyve kiadásáról.

(4)[3] A HM GTSZF 2013. december 31-ig kidolgozza és jóváhagyásra felterjeszti az utasítás 15. § (1) bekezdése szerinti HM VGHÁT szakutasítást.

Dr. Hende Csaba s. k.,

honvédelmi miniszter

1. melléklet a 12/2013. (II. 22.) HM utasításhoz[4]

2. melléklet a 12/2013. (II. 22.) HM utasításhoz