1/2011. (I. 20.) BM utasítás

a Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-a (1) bekezdésének b) pontjában foglaltaknak megfelelően, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) rendelkezéseinek figyelembevételével - a Belügyminisztérium iratkezelési rendszeréről és irattári tervéről a Magyar Országos Levéltár és köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével - kiadom az alábbi utasítást:

1. Az utasítás hatálya a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (hivatali egységeire) terjed ki.

2. A Belügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás melléklete szerint határozom meg.

3. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

Melléklet az 1/2011. (I. 20.) BM utasításhoz

A BELÜGYMINISZTÉRIUM EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

I. fejezet

Általános rendelkezések

1. Értelmező rendelkezések

1. Ezen Iratkezelési Szabályzat alkalmazása során

1.1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

1.2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

1.3. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,

1.4. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,

1.5. átadás-átvételi/jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

1.6. átadás-átvételi jegyzék: az irat átadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

1.7. átmeneti irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik,

1.8. beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papír alapú vagy elektronikus irat,

1.9. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,

1.10. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum,

1.11. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

1.12. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

1.13. elektronikus küldemény: a Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás (BEDSZ) útján küldött, ill. érkezett elektronikus űrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok), és hivatalos iratok. A BEDSZ az ügyfélkapun keresztül csak az általános nyomtatványtervezővel és általános nyomtatványkitöltővel készített, vagy annak megfelelő formátumú és a központi rendszerben előzetesen regisztrált elektronikus űrlapokat fogadja,

1.14. elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

1.15. elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,

1.16. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest,

1.17. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton, elektronikus levélben érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,

1.18. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely időpontban történt meg. Az elektronikus tértivevény közokirat,

1.19. elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz,

1.19/A. eligazító: az a személy, aki a személyes kézbesítés útján érkezett nyílt küldeményt átveszi, a címzett hivatali egységet értesíti és az átadást hitelesen dokumentálja,[1]

1.20. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,

1.21. előirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye,

1.22. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni,

1.23. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

1.24. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása,

1.25. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

1.26. felelős: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,

1.27. fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben a központi irattár állományából selejtezés, valamint az illetékes levéltár részére történő átadás révén bekövetkezett anyagfogyás legfontosabb adatait tartják nyilván,

1.28. gyarapodási napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartására a központi irattár anyaga gyarapodásának legfontosabb adatait rögzíti,

1.29. hivatali kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

1.30. hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: a Belügyminisztérium hivatali egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és az BM hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

1.31. hivatalos irat: olyan (okirat), elektronikus okirat és egyéb elektronikus adatállomány, amelyet meghatározott eljárásban a bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság (hivatalos szerv) az ügyfél részére elektronikusan, joghatás kiváltására alkalmas módon (BEDSZ igénybevételével) kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hivatalos szerv részére,

1.32. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

1.33. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

1.34. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,

1.35. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven,

1.36. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

1.37. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,

1.38. irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,

1.39. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédkönyvekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység,

1.40. iratkezelési szabályzat: a Belügyminisztérium írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek függelékeit a Belügyminisztérium további, iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezi,[2]

1.41. iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból,

1.42. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,

1.43. irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,

1.44. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre,

1.45. irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,

1.46. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Belügyminisztérium feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,[3]

1.47. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

1.48. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód,

1.49. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

1.50. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a Belügyminisztérium a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,[4]

1.51. kapcsolatos szám: a Belügyminisztérium mint iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,[5]

1.52. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata,

1.53. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,

1.54. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,

1.55. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat,

1.56. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

1.57. kiadmányozó: a a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,[6]

1.58. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott,

1.59. központi elektronikus szolgáltató rendszer (központi rendszer): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese.

1.60. központi irattár: a BM hivatali egységei irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,

1.61. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,

1.62. küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el,

1.63. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,

1.64. levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,

1.65. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,

1.66. levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat,

1.67. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,

1.68. másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,

1.69. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

1.70. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, jegyzőkönyv felvétele mellett,

1.71. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható,

1.72. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,

1.73. naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása;

1.74. papír alapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

1.75. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (szalagos irományfedél, doboz, kötet, dosszié stb.),[7]

1.76. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis,

1.77. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,

1.78. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,

1.79. személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel (a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt - közvetlenül vagy közvetve - név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet,

1.80. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,

1.81. szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,

1.82. szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes hivatali egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

1.83. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

1.84. szignálás: az ügyben eljárni illetékes hivatali egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,

1.85. ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításához rendelkezésére álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,

1.86. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

1.87. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,

1.88. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,

1.89. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,

1.90. ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,

1.91. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,

1.92. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

1.93. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2. Az 1. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése során

2.1. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény (a továbbiakban: Ltv.),

2.2. az elektronikus közszolgáltatásról szóló törvény,

2.3. a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló törvény,

2.4. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény,

2.5. az elektronikus aláírásról szóló törvény,

2.6. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló Korm. rendelet a (a továbbiakban: Korm. rendelet),

2.7. az elektronikus közszolgáltatásról szóló törvény végrehajtását szolgáló kormányrendeletek, valamint

2.8. a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló rendelet rendelkezései az irányadóak.

2. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

3. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) hivatali szervezeteinél (a továbbiakban: hivatali egység) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és valamennyi ügyvitelben érintett dolgozójára.

4. Az Iratkezelési Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

3. Az iratkezelés szabályozása

5. Az Iratkezelési Szabályzat az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédkönyvekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárnak történő átadását szabályozza.

4. Az iratkezelés szervezete

6. A BM hivatali egységei az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A hivatali egységek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása, továbbá a megszűnt hivatali egységek rendezett iratanyagának elhelyezése központilag a központi irattárban történik.

7. A BM hivatali egységeinél az iratkezelés - a minősített adatot tartalmazó iratok kivételével - RobotZsaru-Neo kibővített típusú, tanúsított iratkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) használatával történik.

8. A BM-ben a minősített adatok kezelését a minősített adatok védelmére vonatkozó Biztonsági Szabályzat (a továbbiakban: Biztonsági Szabályzat) előírásai szerint kell végezni. Aki minősített adat birtokába juthat, a minősített adat védelmére vonatkozó jogszabályokat köteles megismerni és az előírásokat megtartani.[8]

5. Az iratkezelés felügyelete

9. A BM iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály vezetője (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető) látja el, aki e feladatkörében gondoskodik különösen

a) az Iratkezelési Szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről,

b) a szabálytalanságok megszüntetéséről,

c) szükség esetén az Iratkezelési Szabályzat módosításáról, a feladatoknak megfelelő szakszerűségéről,

d) az iratkezelést végző (végzők), vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről,

e) az iratok és a vonatkozó adataik szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer kialakításáról,

f) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról,

g) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról.

10. Az iratkezelési szoftver informatikai rendszergazdai feladatait az Informatikai Főosztály látja el, továbbá

a) gondoskodik az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról;

b) gondoskodik a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről;

c) az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztállyal együttműködve meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket;

d) kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint

e) kijelöli azt a hivatali egységet (vagy dolgozók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.

11. A BM államtitkárai, helyettes államtitkárai személyes felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó hivatali egységek iratkezelésének szabályszerűségéért. E felelősségi körben kötelesek

a) a hivatali egységek vezetőin keresztül biztosítani az alárendeltségükbe tartozó hivatali egységek iratkezelésének rendszeres ellenőrzését és

b) ellenőrizni a szabálytalanságok megszüntetését.

12. A BM hivatali egységeinek iratkezelését a hivatali egységek vezetői - az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve - szervezik meg.

13. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

14. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,

b) az irattári tételszám meghatározása,

c) egyéb ügykezelői utasítások megadása,

d) a rábízott iratok megfelelő tárolása,

e) az iratokkal való elszámolás,

f) hatósági statisztikai adatok megadása,

g) az iratok nyomon követhetőségének biztosítása.

15. Az ügykezelő feladatai az alábbiak:

a) a hivatali egységeknél készült és más szervtől vagy személytől érkezett küldemények[9]

aa) átvétele,

ab) bontása,

ac) nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás),

ad) továbbítása,

ae) postázása,

af) irattározása,

ag) őrzése,

ah) selejtezése,

ai) központi irattárba adása.

b) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele.

15/A. Az ügykezelői állomány évente legalább egy alkalommal - az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály és az Informatikai Főosztály szervezésében - továbbképzés keretében az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseivel, valamint az iratkezelési szoftver használatával kapcsolatban tartott oktatáson vesz részt. A hivatali egységek vezetői biztosítják az érintett állomány részvételét az oktatáson.[10]

16. A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) - a maradandó értékű köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében ellenőrzi az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét.[11]

17. A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium az iratkezelés jogszerűségének fenntartása érdekében ellenőrzi a BM iratkezelését.

6. Az irattári tételek kialakítása

18. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket - a BM ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével - tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be;

b) az egyes irattári tételek megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz;

c) a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.

19. Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajta alapján

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból;

b) az a) pont szerinti nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni;

c) a választott testületek, bizottságok, valamint a BM működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá

d) a belső utasításokból.

20. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni.

21. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről a BM - határidő megjelölése nélkül -helyben köteles gondoskodni.

22. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát.

23. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.

7. Az irattári terv szerkezete és rendszere

24. Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a BM ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kell kialakítani.

25. Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

26. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (a továbbiakban: irattári tételszám) kell ellátni.

II. fejezet

Az iratok kezelésének általános követelményei

8. Az iratok rendszerezése, nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

27. A belügyminiszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belül irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.

28. Az ügyiratokat, valamint a BM irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg, még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell besorolni.

29. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

30. A papír alapú ügyirat fizikai együtt kezelése előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső.

31. A BM-hez érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

32. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

9. Hozzáférés az iratokhoz

33. A BM munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot naprakészen kell nyilvántartani. A BM munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

34. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

35. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést - a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével - úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

36. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

37. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a BM őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

38. A döntés-előkészítéssel összefüggő "Nem nyilvános" kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5)-(7) bekezdésében foglaltak az irányadók.[12]

39. A "Nem nyilvános" adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, vagy az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

40. A "Nem nyilvános" adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő vagy felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

41. A döntés-előkészítő, "Nem nyilvános" adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy az általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által "Nem nyilvános"-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

42. A "Nem nyilvános" jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe kell iktatni, zárható irat-, vagy lemezszekrényben, vagy kijelölt irattári helyiségben kell tárolni és a továbbiakban az Iratkezelési Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.[13]

43. A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően - az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

10. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése

44. Az iratkezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján az egyes hivatali egységek ügykezelői, illetve iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői (a továbbiakban együtt: ügykezelő) végzik.

45. Az iratkezelésnek lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel stb.) elkülönítetten történjen.

46. A helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezető határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a hivatali egység vezetője elrendelheti a kulcstartó dobozok használatát és munkaidőn kívül az épület őrsége által felügyelt helyen történő tárolását.

47. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról - amennyiben az ügykezelő nincs jelen - jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

48. A BM hivatali egységei által használt kulcsdobozokat a hivatali egységek szerzik be a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságtól. A kulcsdoboz számmal való ellátása, valamint a számozott kulcsdobozok nyilvántartása a BM központi épülete irodáinak használatával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló utasítás alapján történik. Az épület őrsége által felügyelt helyen csak nyilvántartásba vett, számmal és az átvételére feljogosítottak neveivel ellátott, személyi (negatív) pecsétnyomóval (a továbbiakban: pecsétnyomó) lepecsételt kulcsdobozok helyezhetők el.[14]

11. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

49. Az iratkezelési szoftver használatához kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztet, iktat, irattároz, lekérdez stb.), rendelkezhet;

b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.

(A harmadik jogosultság az objektumjogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.)

50. Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása az Informatikai Főosztály feladata.

51. A rendszergazda feladatai a következők:

a) elektronikus érkeztetőkönyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése;

b) irattári tételszámok karbantartása;

c) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működtetése.

52. A rejtett iktatókönyv - a felhasználó hivatali egységet, illetve az általa példánnyal megszólítottakat kivéve - mindenki számára rejtettként működik.

53. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése - beleértve a jogosultság megvonását is - az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.

54. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. Ennek kezdeményezésére névre szóló jogosultságdokumentáció szolgál. Az erre vonatkozó előírásokat a BM Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.

55. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda őrzi, az eredeti példány tárolása, kezelése az iktatóhely szerinti vezető feladata.

56. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

III. fejezet

Az iratkezelés folyamata

12. A küldemény átvétele

57. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve magánszemély személyes benyújtása útján kerül a hivatali egységekhez.

58. A küldemény átvételére jogosult

a) a címzett vagy az általa megbízott személy,

b) a vezető vagy az általa megbízott személy,

c) a hivatali egység ügykezelője,

d) az ügyfélszolgálat munkatársa,

d) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

e) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az egyes hivatali egységek hivatalos elektronikus postafiókja.

f) a BM Budapest, Nádor utca 2. szám alatti bejáratnál feladatot ellátó eligazító.[15]

59. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az iraton jelzett melléklet, vagy mellékelt irat (a továbbiakban: melléklet) meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

60. Az átvevő papír alapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

61. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki annak érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

62. Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak

- amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja - haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).

63. Az elektronikusan érkezett küldeményt - iktatás előtt - megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell, kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket.

64. Amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt - amennyiben elektronikus válaszcímét megadta

- az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a közfeladatot ellátó szerv által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni.

65. Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.

66. A Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás (a továbbiakban: BEDSZ) igénybevételével benyújtott elektronikus küldeményre a befogadás során azonnal érkeztetőszám kerül, valamint sor kerül automatikus visszaigazolás (átvételi nyugta) küldésére. A visszaigazolásban rögzített időpont a küldemény BM általi átvételének és érkezésének időpontja.

67. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel, vagy az irat másodpéldányán aláírással igazolni kell.

68. A központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint történik.

69. Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy hivatali egység veszi át az iratot, köteles azt 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes iktatóhely ügykezelőjének átadni az Iratkezelési Szabályzat szerinti kezelése céljából.

70. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

71. A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

72. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt a 75. pontban jelzett kivétellel irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

73. A küldemények átvételénél a BM-ben érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.).

74. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a BM informatikai rendszerére, különösen ha

a) a BM informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, vagy

c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

75. A központi elektronikus rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését a BEDSZ végzi el.

76. Biztonsági kockázat vagy az átvitel hiányosságának észlelése esetén a rendszer megtagadja az elektronikus küldemény befogadását, és a megtagadás tényéről - a megtagadás okának feltüntetése mellett - a felhasználót tájékoztatja.

77. A BEDSZ-en keresztül elektronikus aláírással ellátott dokumentumot is meg lehet küldeni, amely dokumentumot a BEDSZ változatlanul, az aláírás ellenőrzésére alkalmas formában továbbítja.

78. A fogadó hivatali egység a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó hivatali egység értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.

79. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót mint iratot, a kísérőlapot mint mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, fájlnevét, fájltípusát és az adathordozó paramétereit (4. számú iratminta). Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

80. A BM és szervei részére a központi küldemény elosztást az Állami Futárszolgálat BM épületében működő futáralosztálya (a továbbiakban: futáralosztály) végzi, amely az érkezett küldeményeket hivatali egységek szerint csoportosítja, majd - futárjegyzékkel - közvetlenül továbbítja a miniszterhez, az államtitkárokhoz és a helyettes államtitkárokhoz, valamint a kabinetfőnök részére.[16]

A futáralosztály a küldeményeket a futárjegyzékkel együtt naponként többször, az elsőbbségi küldeményeket, az "azonnal", "sürgős" vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja az e pontban jelölt vezetőkhöz.

81. A többi hivatali egység esetében - a futáralosztály kijelölt helyiségében - az ügykezelő veszi és adja át az érkezett és a továbbítandó küldeményeket a rendszeresített kézbesítőokmányon.

13. A küldemények felbontása és érkezetése

82. A külső szervtől érkezett küldeményeket az illetékes hivatali egység ügykezelője bontja fel, kivéve

a) az "s. k. felbontásra" jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, illetve felettese bonthatja fel),

b) a minősített iratokat (melyet a címzett vagy a minősített iratok kezelésére kijelölt személy bonthatja fel),

c) a hivatali egység vezetője által - meghatározott ügycsoport feldolgozására - kijelölt személy nevére érkezett küldeményeket.[17]

83. A névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű küldeményeket át kell adni a címzettnek, azokat csak a címzett bonthatja fel.

84. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a hivatali egység ügykezelőjéhez, vagy gondoskodni a küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről.

85. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is.

86. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

87. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

88. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét - az átvétel dátumának megjelölésével - köteles rögzíteni.

89. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített küldemény található, erről két példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. A borítékot vissza kell zárni és a felbontás tényét - az időpont és a felbontó személy nevének feltüntetésével - a borítékon rögzíteni kell. A jegyzőkönyv egy példányát a címzett részére el kell juttatni, a küldeménnyel kapcsolatban a Biztonsági Szabályzatban foglaltak alapján kell eljárni.[18]

90. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket - iktatás nélkül, érkeztetés után - az ügyirathoz kell szerelni.

91. A faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. Egyebekben a faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére is az Iratkezelési Szabályzat rendelkezései az irányadóak.

92. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket -elismervény ellenében - a pénzkezelésre kijelölt hivatali egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez csatolni kell.

93. Amennyiben megállapításra kerül, hogy az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, akkor az illetékbélyeg értékét, küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan fel kell tüntetni, az illetékbélyeget az ügyintézőnek át kell adni, aki az illetékekről szóló törvény előírásainak megfelelően köteles eljárni.

94. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

b) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) "ajánlott" vagy "ajánlott-tértivevény" postai jelzéssel látták el.

95. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

96. Az érkeztetés nyilvántartása - függetlenül az irat adathordozójától - az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik.

97. Minden küldeményt (papír alapút vagy elektronikust) érkeztető-nyilvántartásban kell hitelesen dokumentálni, érkeztetni, kivéve a 104. pontban meghatározott esetet.

98. Az ügykezelő feladata a küldemények érkezésük napján történő érkeztetése, amely a küldemény nyilvántartásba vételét, az érkeztetőkönyv rovatainak értelemszerű kitöltését jelenti.

99. Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztetőbélyegzőnek az iratra vagy borítékra való rányomásával, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.

100. Az elektronikus postafiókra érkező

a) elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum),

b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül - a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett - közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszerben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg. A BM elektronikus postafiókját az Informatikai Főosztály működteti.

101. Az érkeztetési nyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza:

a) érkeztetés azonosítója,

b) érkeztető neve,

c) beérkezés időpontja,

d) küldemény adathordozója (papír, elektronikus),

e) beérkezés módja,

f) kézbesítés prioritása (sürgős, azonnal stb.)

g) küldemény (idegen) száma

h) ragszám (postai azonosító)

i) küldő neve, címe,

j) felbontás nélkül továbbítandó,

k) címzett szervezet,

l) címzett előadó,

m) egyéb címzett,

n) kezelési utasítások,

o) minősítés,

p) sértetlenség,

q) megjegyzés,

r) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztetőszám.

102. Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni.

103. Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező beadvány esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.

104. Azon beadványt, amelyet a BM foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a BM hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

105. A 104. pont alapján érkeztetett küldeményt nem kell iktatni, ha azt nem a jogszabályban meghatározott formában nyújtották be. A küldőt ebben az esetben egy munkanapon belül elektronikus úton tájékoztatni kell a beadvány előterjesztésére irányadó formáról.

106. Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az iratkezelési szabályzatban meghatározott esetekben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

107. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek - ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni - az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

108. Az érkeztetőszám az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év elején 1-jétől induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

109. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a "Feladó ismeretlen" szövegrészt kell feltüntetni.

110. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető-nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

111. A hivatali egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket (fax és e-mail) ki kell nyomtatni, és az iratkezelés szabályai szerint kezelni.

14. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

112. Az irat szignálása előtt az ügykezelőnek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e előzményirata. Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az érkezett irathoz kell kapcsolni.

113. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.

114. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak, ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.

115. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papír alapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt "Szerelve a......ikt.sz. irat" szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.

116. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles ennek végrehajtásáról gondoskodni.

15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

117. Az ügykezelő az érkezett iratot iktatás előtt köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy hivatali egység kijelölése érdekében. A vezető - a minősített iratok kivételével -engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

118. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

119. Az irat szignálására jogosult

a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző az illetékes az ügyben,

b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja.

120. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap, vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

IV. fejezet

Az iratok nyilvántartása, iktatása

16. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások

121. Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a BM feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása - iktatókönyvbe történő iktatással, vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel - megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

122. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédkönyvek:

a) elektronikus érkeztető könyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

b) elektronikus iktatókönyv, mely magában foglalja az érkeztetőkönyvet, valamint a név- és tárgymutatót (az iratok nyilvántartására),

c) iratkezelési szoftver üzemzavara esetén használt papír alapú iktatókönyv,

d) átadókönyv (más hivatali egység részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén),

e) kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, a futáralosztályon kívüli kézbesítés esetén),

f) futárjegyzék (a futáralosztályon keresztüli kézbesítés esetén),

g) főnyilvántartási könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),

h) kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),

i) gyarapodási és fogyatéki napló (a központi irattári anyag gyarapodásának, illetve fogyásának nyilvántartására),

j) bélyegző-nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására).

k) átadási jegyzék (a hivatali egységek egymás közötti iratforgalmának dokumentálására),[19]

l) elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén használt papír alapú érkeztető könyv.[20]

123. A BM központi főnyilvántartási könyvét az Ügykezelési és Irattári Osztály vezeti.

124. Főnyilvántartási könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezeléshez használt segédkönyveket.

125. A főnyilvántartási könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül kell folytatni.

126. Az Ügykezelési és Irattári Osztály kijelölt munkatársa a nyilvántartásba vett könyvet, naplót stb. hitelesíti, amennyiben nincs lapszámozva, lapjait sorszámmal látja el és a borítólap belső oldalán feltünteti: "Ez a könyv ... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20.....év...........hó.....nap. Lezárva: 20.....év...........hó.....nap.", aláírja, a körbélyegző lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot és a használó hivatali egység megnevezését rávezeti.

127. Az iratkezeléshez használt segédkönyveket - kivéve a futárjegyzéket, melyet az ügykezelők a futáralosztálytól igényelhetnek -, a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló savmentes dobozokat az Ügykezelési és Irattári Osztálytól kell igényelni, amely a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztályon keresztül gondoskodik azok központi beszerzéséről.

17. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

128. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni

a) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,

b) könyveket, a tananyagokat,

c) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,

d) a munkaügyi nyilvántartásokat,

e) a bérszámfejtési iratokat,

f) nem szigorú számadású bizonylatokat,

g) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

h) a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.

129. Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni

a) a meghívókat,

b) a tájékoztatókat,

c) az üdvözlőlapokat,

d) az előfizetési felhívásokat, a reklámanyagokat, megrendeléshez nem kapcsolódó árajánlatokat, az árjegyzékeket,

e) a közlönyöket, sajtótermékeket.

130. Átadókönyvben kell nyilvántartani a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.

18. Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám

131. A BM-be érkező, illetve ott keletkező iratokat - a 128-129. pontban meghatározott kivételekkel - iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

131/A. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint az Iratkezelési Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.[21]

132. Az iktatás során az iktatókönyvben, illetve az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni

a) iktatószámot,

b) iktatás időpontját,

c) beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,

d) adathordozó típusát (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtáját,

e) expediálás időpontját, módját,

f) küldő adatait (név, cím),

g) címzett adatait (név, cím),

h) hivatkozási számot (idegen szám),

i) mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus), j) ügyintéző megnevezését,

k) irat tárgyát,

l) elő- és utóiratok iktatószámát, m) kezelési feljegyzéseket,

n) intézés határidejét, módját és elintézés időpontját, o) irattári tételszámot, p) irattárba helyezést.

133. A BM feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként egy főszámon kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik. Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos sorrendben kell végezni. A sorszám (főszám) évente eggyel kezdődően folyamatos. Egy sorszámon csak egy ügyet szabad iktatni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

134. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Ha az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám (főszám) alatt kell nyilvántartásba venni.

135. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy van-e az ügynek kezdő-, előzmény- (alap)irata. Ha van, akkor annak az iktatószámához alszámra, ha nincs, akkor a soron következő sorszámra kell iktatni.

136. Az iratkezelési szoftverbe bevitt érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzíteni kell a módosítás előtti szövegrészt is.

137. Az iratok iktatását és mutatózását együtt, az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

138. Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős", "soron kívül", "azonnal" jelzésű iratokat.[22]

138/A. A miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár, kabinetfőnök nevére érkezett, és továbbszignált iratok iktatásáról az ügyintézésre kijelölt hivatali egység gondoskodik.[23]

138/B. A BM hivatali egységei közötti belső levelezéssel összefüggő iktatás során a kezdő iratot a feladatkörileg illetékes hivatali egység ügykezelője iktatja főszámra, a választ adó hivatali egységek a választ a főszám alszámára iktatva küldik vissza a belső átadókönyv aláírása, valamint az elektronikus iktatókönyvben való átvétel ellenében.[24]

139. Az ügyirat tárgyát vagy az annak megállapítására alkalmas rövidített változatot az iktatókönyv "tárgy" rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát nem érintően - lényegesen megváltozott. Ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

140. Az iktatási adatbázis időszaki (minimum heti) biztonsági mentéséről, illetve a féléves és éves archiválásról a rendszergazda gondoskodik. A biztonsági másolat tárolása során biztosítani kell az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról szóló Korm. rendelet 16. § (3) bekezdésében foglaltak végrehajtását. A biztonsági másolatot az Informatikai Főosztály tárolja.

141. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatás decentralizáltan, a hivatali egységek kijelölt iktatóhelyein történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

142. Az iktatás

a) a Személyügyi Főosztály személyzeti jellegű irataihoz,

b) az Önkormányzati Gazdasági Főosztály a költségvetési törvény jogcímei alapján felvett tárgykörökhöz, valamint

c) a Miniszteri Kabinet nemzetbiztonsági ellenőrzésekhez

kapcsolódó ügyek iratai iktatásának kivételével egy központi iktatókönyvben történik.

143. Az iktatókönyvek azonosítóit az alábbiak szerint kell képezni. Az általános iktatókönyv esetében a minisztérium rövidített betűjele: BM. A jelölt hivatali egységek elkülönített iktatókönyvei esetében a Belügyminisztérium rövidített betűjele és - az ügykört, vagy a hivatali egységet jelölő - rövidített azonosító betűvel, vagy a Belügyminisztérium rövidített betűjele és szám kombinációja a következők szerint:[25]

a) Személyügyi Főosztály: BMSZÜ/;

b) Személyügyi Főosztály "munkáltatói intézkedések": BM001/;

c) Önkormányzati Gazdasági Főosztály "helyi önkormányzatok pénzügyeivel kapcsolatos kérelmek, pályázatok, adatszolgáltatások": BMÖGF/;

d) Miniszteri Kabinet Nemzetbiztonsági Koordinációs Osztály: BMNKO/;

e) Önkormányzati Gazdasági Főosztály: "vis maior pályázatok": BMVIS/;

f) Önkormányzati Gazdasági Főosztály: "az önhibájukon kívül hátrányos helyzetbe került önkormányzatok pályázatai": BMÖNH/.

144. Az iktatókönyvek minden év január 1-jén 1-es iktatószámmal kezdődnek, amelyeket a naptári év végéig folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

145. Év végén az iktatókönyveket és a segédkönyveket le kell zárni és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

146. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni, e feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.

147. Az idő bélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető-nyilvántartást, az iktatókönyveket, és adatállományaikat valamint az elektronikus dokumentumokat archiválni kell, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni. Az elektronikus érkeztető-nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

148. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat - csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon - a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. A rendszergazda az adathordozó felületén light scribe-ot alkalmazva rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.

149. Az iktatásra kerülő papír alapú iraton - kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot - az iktató bélyegző lenyomatát el kell helyezni és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

150. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium és a hivatali egység nevét, továbbá

a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,

b) az iktatókönyv sorszámának (alszámának),

c) az ügyintéző nevének és

d) a mellékletek számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.

151. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre - "Melléklet a ... számú irathoz" szövegezéssel - is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer - bármelyik hivatali egység által - beiktatott iratot nem lehet újra iktatni. Kivéve azt az esetet, amikor a megküldött irat a címzett hivatali egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.

152. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

153. Az iktatószám felépítése: iktatókönyv azonosítója/főszám-alszám/év.

A főszám-alszám/év egy egységként tekintendő azonosító. A főszám és alszám folyamatos sorszám, melyet az iratkezelési szoftverben beállított számláló automatikusan képez. Az évszám az aktuális év négy számjegye. (pl. BM/3456-3/2010., BMSZÜ/339-5/2010., BMÖGF/566-4/2010, BMNKO/668-6/2010.)

154. Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat a soron következő főszám alszámát kapja (pl.: BM/17-1/2010.).

19. Az irat kiadása, átadása

155. Az irat kiadásakor, átadásakor az ügykezelő az átadókönyv rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot.

156. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából

a) az iktatott iratok közül a hivatali egységen belül más részlegnek átadásra,

b) másik hivatali egységnek átadásra,

c) más külső szervnek továbbításra, valamint

d) a határidőbe és irattárba helyezésre kerülő iratokat.

157. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

158. Az átvétel igazolása papír alapú ügyirat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzésével és az átvevő aláírásának ellenében, átadókönyvben történik.

159. Elektronikus úton az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

160. Amennyiben az iratot más hivatali egységnek is át kell adni - tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre -, a papír alapú iratok átadás-átvételét az átadókönyvben aláírással kell igazolni.

161. Elektronikus iratkezelési rendszerben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

162. Az iratanyagért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - hivatali egység, illetve ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatóak legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában.

20. Kiadmányozás

163. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

164. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

165. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az "s.k." jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra "a kiadmány hiteléül" záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a körbélyegző lenyomatával látja el.[26]

165/A. A kiadmányozott irat egyik - külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített - példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.[27]

166. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha

a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

b) a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

c) azt a BM mint közigazgatási hatóság a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el,

d) a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló törvényben meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll,

e) a nemzetbiztonsági ellenőrzések elrendelésével és ellenjegyzésével kapcsolatos iratok tekintetében a nemzetbiztonsági ellenőrzések eljárási rendjének szabályozásáról szóló, a belügyminiszter B 2/2010. (X. 19.) BM utasításában meghatározott feladatokat végrehajtották.

167. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

a) a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy

b) a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.

168. A BM által készített hiteles kiadmányról a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló IHM rendeletben, valamint a polgári perrendtartásról szóló törvényben foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.

169. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról, az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, a Korm. rendelet 34. § (6) bekezdése szerint kiadott, beadvány előterjesztésére irányadó formáról szóló elektronikus tájékoztatás.

170. Az "s. k." jelzésű kiadmányokat hitelesíteni kell. A hitelesítési záradék "A kiadmány hiteles" szövegből, a hivatalos bélyegző lenyomatából és a hitelesítéssel felhatalmazott személy aláírásából áll.

171. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

a) "Saját kezű felbontásra!",

b) "Más szervnek nem adható át!",

c) "Nem másolható!",

d) "Kivonat nem készíthető!",

e) "Elolvasás után visszaküldendő!",

f) "Zárt borítékban tárolandó!",

g) "sima", "ajánlott", "tértivevényes", "elsőbbségi" küldemény.

A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

172. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma feltétlenül indokolja.

172/A. A hivatali levelezés során az iratokat, a belügyminisztériumi iratokon megjelenő azonos alaki elemek használata érdekében, a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában, valamint az utasítás függelékében meghatározott iratminták adattartalma alapján - különös figyelemmel az irat záradékolására - kell elkészíteni.[28]

21. Az irat továbbítása, expediálása

173. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással, és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

174. Az iratokat a hivatali egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles

a) az iratot a címzettnek ezen Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint, az "azonnal", illetve a "sürgős" jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani,

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

c) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

175. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

176. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a "Kapják:" cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

177. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.).

178. A hivatali egység ügykezelőjének ellenőriznie kell azt, hogy

a) az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és

b) a mellékleteket szerelték-e.

179. Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomon követhetőségét biztosító, elektronikus futárprogram útján előállított futárjegyzékkel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta legalább egyszer - a "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelölésűeket haladéktalanul -a futáralosztály részére. A hivatali egységek a belső iratforgalom dokumentálásának biztosítása érdekében átadókönyvben vagy az elektronikus iktatóprogramban előállítható átadási jegyzékkel is átadhatják az iratokat.[29]

179/A. A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papír alapú futár- és átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben, vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.[30]

180. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

181. A boríték címoldalán fel kell tüntetni

a) a küldő (hivatali egység) megnevezését és címét,

b) az irat iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva stb.).

182. Az iratot a futáralosztályon keresztül, saját (alkalmi) kézbesítővel vagy elektronikus úton lehet továbbítani.

183. Elektronikus úton (telefax, e-mail stb.) küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

184. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból - különösen a téves címzés miatt - visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

185. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

186. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri.

187. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

188. Ha a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik, a BM a hivatalos iratot írásos formában, papír alapon, postai úton a címzett lakcímére küldi meg.

189. Ha a címzett a hivatalos iratnak az elektronikus kézbesítési tárhelyen történő elhelyezését követő ötödik munkanapon sem veszi át a küldeményt, akkor a hivatalos iratot az ezt követő munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni. A kézbesítési vélelem beálltáról a BEDSZ mind a BM-t, mind a címzettet automatikusan tájékoztatja az elektronikus tárhelyükön.

190. Ha a címzett erről kérelemben rendelkezett, a BM a hivatalos iratot köteles a címzett kulcstárában elhelyezett nyilvános rejtjelező kulcsával rejtjelezni. Amennyiben a címzett a rejtjelező kulcsát a rendszerbe nem töltötte fel, úgy a hivatalos iratot - ha jogszabály nem zárja ki - titkosítás nélkül kell megküldeni a tárhelyére. Ha jogszabály kizárja a titkosítatlan megküldést, úgy azt postai úton, a kérelemben megjelölt lakcímre kell megküldeni.

191. Az elektronikus tértivevényeket iktatás nélkül az ügyirathoz kell mellékelni.

192. Elektronikus dokumentum kézbesítése esetén, amikor a címzett a hivatalos iratra mutató internetes hivatkozást megnyitotta, akkor az elektronikus tértivevény automatikusan létrejön, és azt a BEDSZ a BM tárhelyére visszaküldi.

193. Az ügyintézés meggyorsítása érdekében, az iratok szkennelt változatának továbbítása és fogadása - az aláírt (hiteles) papír alapú példányok megküldése (átadása) mellett - a hivatali egységek számára rendszeresített hivatalos e-mail postafiókokon keresztül történhet. Az aláírt eredeti papír alapú példányt az ügyet intéző hivatali egység ügyiratában kell irattározás céljából elhelyezni.[31]

V. fejezet

Az irat határidő-nyilvántartásba, irattárba helyezése, levéltári átadás, selejtezés és megsemmisítés

22. Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése

194. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel, vagy az irattárba helyezést "Irattár" megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.

23. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

195. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé.

196. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

197. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani,

b) a határidő napján - ha időközben másként nem intézkedtek - az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadni.

198. Ha a határidő eredménytelenül telik el (pl. nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd - a vezetői döntés szerint - tovább kezelni az ügyiratot.

199. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven - aláírásával és keltezéssel ellátva -, illetve az ügykezelő az iktatókönyv "Kezelési feljegyzések" rovatába köteles feljegyezni.

24. Irattár

200. Az iktatóhelyekkel rendelkező hivatali egységek átmeneti irattárat kötelesek működtetni.

201. A nem selejtezhető, határidő nélkül a BM-ben őrzendő, valamint az MNL-nek az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, illetve átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó hivatali egység által működtetett központi irattár feladata.[32]

202. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

203. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

204. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített - felületi festékkel ellátott, fémből készített - állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

205. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (gemkapocs stb.) el kell távolítani.

206. A nem papír alapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

25. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

207. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

208. Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

209. Az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját be kell vezetni, és az ügyiratokat el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

210. Az irattárba helyezést a hivatali egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi.

211. Az irattározás az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes hivatali egység kötelezettsége.

212. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró hivatali egység részére.

213. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző hivatali egységeknél.

214. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével - a vonatkozó előírások betartásával - meg kell semmisítenie.

215. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie.

216. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

217. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

217/A. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a 79. pontban meghatározott adattartalommal rendelkező papír alapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.[33]

218. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról.

219. Hiányos vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át.

220. Az átmeneti irattárban az iratokat raktári egységekben, a selejtezés vagy levéltári átadás évszámának megfelelően tételszámok, azon belül iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni. E szabálytól eltérően lehetőség van keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében is elhelyezni az irattározási utasítással ellátott ügyiratokat, figyelemmel azonban a 228. pontban meghatározott előírásokra.[34]

221. A raktári egységekre fel kell jegyezni:[35]

a) a minisztérium és a keletkeztető hivatali egység megnevezését,

b) az iratok keletkezésének évét,

c) iktatószámokat tól-ig,

d) az irattári tételszámot,

e) az iratok selejtezésének vagy levéltárba adásának évét és

f) a raktári egység sorszámát.

222. Az iktatókönyv "irattárba helyezés időpontja", valamint "irattári tételszám" mezőjében az irattárba helyezés időpontját és az irattári tételszámnak megfelelő irattári helyet nyilván kell tartani.

223. A selejtezéseket követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a hivatali egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

224. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást kell vezetni, helyükre ügyiratpótló lapot kell elhelyezni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen - a rögzített kivételekkel - csak a központi irattárnak adhat át.

26. Az iratok átadása a központi irattár részére és a központi irattár működése

225. A központi irattárba[36]

a) a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit, valamint

b) az iktatókönyvnek, adatállományainak és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat

minden év június 30-áig, a 228. pontban meghatározott rendben, előre egyeztetett időpontban kell leadni. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.

226. A hivatali egységek az irattározott iratok közül a nem selejtezhetőeket keletkezésük után legkorábban öt év elteltével a központi irattárnak kötelesek átadni. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő.

227. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Személyügyi Főosztály, a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály kezeli és őrzi.

228. A központi irattár az iratokat

a) eredeti alakjukban,

b) előadói ívben elhelyezve,

c) hivatali egységenként,

d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,

e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,

f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban,

g) nyilvántartásaikkal együtt,

h) irat átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező, selejtezés, illetve a levéltári átadás évszámának megfelelő darabszintű iratjegyzék (7. és 8. számú iratminta) kíséretében

veszi át. Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsolót, műanyagból készült iratborítókat stb.

229. Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az - átadó hivatali egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a központi irattárat működtető osztály vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt - "Irat átadás-átvételi jegyzőkönyvet", amelynek melléklete a 228. pont előírásainak megfelelő tételszám szerinti iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot átadó hivatali egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.

230. A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

231. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell.

232. A központi irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően.

233. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

a) a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,

b) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

c) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus iratokról a 2. év végén gépi adathordozóra - a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban - hitelesített másolatot kell készíteni,

d) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,

e) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.

234. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

235. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

236. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, mely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

237. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani a tárolást.

238. Azokról az iratokról, amelyeket a hivatali egység visszatart és az iktatókönyvből nincs kivezetve, hiányjegyzéket kell készíteni, amelyet mellékletként az irat átadás-átvételi jegyzőkönyvhöz kell csatolni. Későbbi leadás után a hiányjegyzékből törölni kell "Központi irattárba helyezve" megjegyzéssel.

239. A hivatali egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általuk kiadott belső normák (utasítások, intézkedések, szabályzatok stb.) egy-egy hiteles, vagy hitelesített példányát - a megjelenést követő 5 munkanapon belül - a központi irattárnak megküldeni.

240. A központi irattár

a) nyilvántartja a BM iratképző hivatali egységeit,

b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,

c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.[37]

241. A központi irattár papír alapú iratot csak a készítő hivatali egység vagy a feladatait átvevő hivatali egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést (2. számú iratminta). Ha más hivatali egység iratát kérik ki a központi irattárból, illetőleg más hivatali egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó hivatali egység vagy a feladatait átvevő hivatali egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt hivatali egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető hivatali egység vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyv megfelelő rovatában rögzíteni kell.

242. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos);

b) irattári hely: irattár neve, ha nem irattáranként vezetik a kölcsönzési naplót, abban az esetben a polc sorszáma,

c) doboz/csomó sorszáma,

d) irat azonosító száma,

e) iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,

f) más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám)

g) az irat tárgya,

h) a kiemelés ideje (év, hó, nap),

i) a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma, j) a kiemelést végző neve,

k) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap), l) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap), m) a visszahelyezést végző neve,

n) engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az iratkiadás.

243. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot.

244. A központi irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt ezen Iratkezelési Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

27. Az iratok selejtezése

245. Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. a 2010-ben keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2011. december 31. után, vagyis 2012-ben szabad kiselejtezni.)

246. A lejárt megőrzési határidejű iratokat minden év április 30-ig selejtezni kell. A hivatali egységeknek az MNL selejtezési engedélyét az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztályon keresztül kell beszerezniük. Az iratok selejtezését az ügyirat lezárásakor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.[38]

247. Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a hivatali egység vezetője jelöli ki.

248. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

249. A nyilvántartásba vett iratok felesleges példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

250. A selejtezés során ellenőrizni kell

a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

251. A selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni (6. számú iratminta), amely tartalmazza

a) a selejtezést végző hivatali egység megnevezését,

b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

d) az iratok évkörét,

e) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),

f) az irattári tétel címét,

g) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét,

h) a hivatali egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

i) a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatát, j) a megsemmisítés időpontját,

k) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

252. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni (7. számú iratminta), mely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

253. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai aláírják, és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával látják el.

254. Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 2 példányban, az iratjegyzéket 1 példányban a központi irattárnak kell megküldeni, amely azokat az MNL-nek továbbítja a selejtezés engedélyeztetése végett.[39]

255. A selejtezés időpontját az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

256. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

257. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) "selejtezett" megjelöléssel tárolandók.

258. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

28. Megsemmisítés

259. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában - melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít - a hivatali egység vezetője, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.[40]

260. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani.

261. A kiselejtezett - papírzsákban elhelyezett - iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a központi irattár koordinálja, ezért a selejtezett megsemmisítésre váró iratanyaggal rendelkező hivatali egység erről a központi irattárat értesíti, amely gondoskodik a selejtezett iratanyag - a szállítás megszervezését követő - elszállíttatására. Papírzsákok beszerzését a hivatali egységek az irodaszer igénylésével eszközölhetik.

262. A papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papír alapú

adathordozót elhelyező felelős hivatali egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.

263. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

29. Az iratok levéltárba adása

264. A nem selejtezhető iratokat - a határidő nélkül őrzendők kivételével - a központi irattár az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL-nek.[41]

265. Az átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, a BM költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt (8. és 9. számú iratminta), teljes, lezárt évfolyamokban levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - az MNL-lel egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.[42]

266. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

267. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VI. fejezet

Intézkedések a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása, hivatal és munkakör átadás esetén

30. Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén

268. Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a BM megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

269. Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

270. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (hivatali egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

31. A megszűnt hivatali egységek iratainak kezelése

271. Hivatali egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő hivatali egység feladatkörét átvevő hivatali egységnek (a továbbiakban: átvevő hivatali egység).

272. Amennyiben a megszűnő hivatali egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő hivatali egység iktatókönyvébe - az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével - be kell iktatni.

273. Amennyiben a megszűnő és az átvevő hivatali egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő hivatali egységet mint felelőst rögzíteni kell.

274. Ha a megszűnő hivatali egység feladatköre több hivatali egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan - irattári tételenként - lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a 271. pontban meghatározottak szerint kell kezelni.

275. A megszűnő hivatali egység papír alapú lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő hivatali egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

276. Ha a megszűnt hivatali egység feladatkörét nem veszi át más hivatali egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.

277. A 272-274. pont rendelkezéseit a hivatali egységet érintő feladatkör átadása esetén is alkalmazni kell.

277/A. A hivatali egység feladatkörének, a hierarchiában elfoglalt helyének lényeges változása esetén a Személyügyi Főosztály írásban értesíti az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály, valamint az Informatikai Főosztály vezetőjét a szükséges intézkedések megtétele érdekében.

32. Munkakörátadással kapcsolatos rendelkezések

278. A hivatali egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő), vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen - jegyzőkönyv felvétele mellett - el kell számoltatni. A hivatali egységek a személyi változásokról a rendszergazdát értesítik, illetve az Iratkezelési Szabályzat 55. pontja alapján kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.

VII. fejezet

Az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb rendelkezések

33. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések

279. A BM hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott körbélyegző. Az állami vezetők a tisztségüket, beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak. A hivatali egységek körbélyegzőjén felül a "Belügyminisztérium", alul a hivatali egység hivatalos megnevezése szerepel.

279/A. A BM kijelölt főosztálya a külpolitikáért felelős miniszter által a külföldi felhasználásra szánt közokiratok tanúsítvánnyal történő ellátásának szabályairól szóló KÜM rendelet előírásai alapján, az okirat külföldi felhasználhatósága érdekében a közbenső felülhitelesítéshez angol nyelvű, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használ. A körbélyegzőn felül a "Ministry of Interior of Hungary", alul a hivatali egység hivatalos megnevezése angol nyelven és a körbélyegző sorszáma szerepel.

280. A körbélyegzőket - a lenyomatában is megjelenő - sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.

281. A körbélyegzők nyilvántartásáról az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály gondoskodik.

282. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és hivatali egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és a bélyegző használójának a nevét, aláírását, valamint a visszavétel, továbbá körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

283. Körbélyegző a felsőszintű vezetőnek, a hivatali egységnek az ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni.

284. A körbélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha ez az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.

285. A körbélyegzők, fejbélyegzők és egyéb bélyegzők (a továbbiakban: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály gondoskodik.

286. A hivatali egységek a bélyegzőket - a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján letölthető Bélyegző igénylési lap kitöltésével - az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálytól igénylik, amely gondoskodik azok elkészíttetéséről, nyilvántartásba vételéről, a használó részére történő átadásáról és az átadás dokumentálásáról.

287. A hivatali egység vezetője gondoskodik

a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,

b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

288. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

289. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében

a) írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,

b) az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a körbélyegző d'letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

c) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,

d) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

290. A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló páncél-, vagy lemezszekrényekhez használatos pecsétnyomóra vonatkozó igényt a Biztonsági Szabályzatban meghatározott hivatali egységnél kell bejelenteni, amely gondoskodik annak beszerzéséről, nyilvántartásba vételéről és - aláírás ellenében - a jogosultnak történő kiadásáról, visszavételéről.

34. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

291. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben azonban rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése stb.).

292. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

35. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

293. A hivatali egység vezetője hivatali egységénél köteles

a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,

b) gondoskodni - az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében - az iratanyag évenkénti selejtezéséről,

c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,

d) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

e) gondoskodni - az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott idő után - az iratanyag központi irattárba adásáról,

f) közvetíteni az Iratkezelési Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.

294. A hivatali egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek meg kell küldenie.

295. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során[43]

a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - minősített adatot tartalmazó iratok kivételével - és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja;

b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg;

c) amennyiben jelzése alapján a hivatali egység a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, a szabálysértési eljárás megindítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiányában a szabálysértési eljárás megindítását maga kezdeményezheti.

36. Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén

295/A. A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról és arról, hogy az Iratkezelési Szabályzatban az iratkezelési rendszer üzemzavara esetére meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

295/B. Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.[44]

295/C. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.[45]

295/D. A "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelöléssel ellátott küldeményeket, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, ÉRKÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú érkeztetőkönyvbe kell nyilvántartásba venni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli küldeményeket is, ha az érkeztetés akadályoztatása meghaladja a 24 órát.[46]

295/E. A 295/D. pont szerint érkeztetett küldeményeken az érkeztetési azonosító feltüntetésénél az érkeztetőkönyv azonosítóját és az "ÉRKÜZ" egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az adott hivatali egység érkeztetőkönyv azonosítója a központi főnyilvántartási könyv nyilvántartási száma (pl. érkeztetőkönyv azonosítója/sorszám/ évszám/egyedi azonosító; 67/2338/2012./ ÉRKÜZ).[47]

295/F. A papír alapú érkeztetőkönyvek beszerzéséről, valamint központi főnyilvántartásba vételéről, hitelesítéséről az Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztály gondoskodik.[48]

296. Hivatali egységenként papír alapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

297. A "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelöléssel ellátott iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvben kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

298. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél az iktatókönyv azonosítóját és az "ÜZ" egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az adott hivatali egység iktatókönyv azonosítója a központi főnyilvántartási könyv nyilvántartási sorszáma (pl. iktatókönyv azonosítója: BM67/főszám:233-alszám:1/évszám:2010/egyedi azonosítási jelölés: ÜZ (BM67/233-1/2010./ÜZ)). Az "ÜZ" egyedi azonosító jelöléssel ellátott papír alapú iktatókönyvek beszerzéséről, valamint az ÜZ-iktatókönyvek központi főnyilvántartásba vételéről az Ügykezelési és Irattári Osztály gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

299. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papír alapú iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában.

300. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban - a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal - jelezni kell.

301. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

302. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul az iktatókönyv, és mikor történt a lezárás.

303. Az iktatókönyv lezárását - úgy, mint a megnyitását - a hivatali egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírása és a hivatalos bélyegzőlenyomat hitelesíti.

304. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

305. Papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. fejezet

A központi elektronikus szolgáltató rendszeren továbbított iratok kezelésének rendje

306. Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a központi elektronikus szolgáltató rendszer (a továbbiakban: központi rendszer) igénybevételével megvalósított iratforgalom esetében e fejezet szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.

307. A BM kijelölt hivatali egységeinek a központi rendszeren keresztül érkező elektronikus iratforgalom biztosítására hivatali kapuval kell rendelkezniük.

308. A hivatali kapu létesítéséről a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár jóváhagyásával a BM Informatikai Főosztály gondoskodik. A hivatali kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körét az adott hivatali egység vezetője határozza meg (3. számú iratminta).

309. A hivatali célú ügyfélkapu megnyitásához a BM munkáltatói igazolást ad ki. A hivatali célú ügyfélkapu nyitását követő magáncélú ügyfélkapu nyitása esetére a munkáltató igazolást ad ki a hivatali célú ügyfélkapu létesítésének megtörténtéről.

310. A szervezeti és működési szabályzatban meghatározottak szerint hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelőknek, ügyintézőknek a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu-azonosítóikat a BM hivatali kapu kezelőjének át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor - ideértve az ügyfélkapu megszüntetését - haladéktalanul törölnie kell.

311. A hivatali célú ügyfélkapu megszüntetését a BM hivatali kapu kezelője a leszerelőlapon aláírásával igazolja.

312. A BM-en belüli további felhasználók - a szervezet nevében eljárni jogosult személyek - regisztrációját a BM által a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő, a rendszergazda végzi. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a részére a központi rendszer által biztosított regisztrációs felületen a BM képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelők, ügyintézők) nevét és az ügyfélkapu regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapujuk egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a hivatali kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót, illetve - amennyiben ilyen van - azonosító eszközt.

313. A BM nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.

314. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a BM képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében a hivatali egység vezetője a hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni a BM nevében. Ez a dokumentum a BM által megőrzendő a személyi anyagokra az irattári tervben meghatározott időtartamig.

315. A BM az Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatban meghatározott belső adatvédelmi nyilvántartásra vonatkozó szabályozás szerint kezeli a BM képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek adatait.

316. A hivatali kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatokat a kijelölt új kezelőnek át kell adni, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.

317. A hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatárs köteles gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek minden munkanapon átvételre és a küldemény fogadását követően a BM nyilvántartásában érkeztetésre kerüljenek. Ennek keretében az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában rögzíti a hivatali kapuból letöltött dokumentumokat, így pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot, vagy a központi rendszerbe történő befogadás visszaigazolását. A visszaigazolás tartalmazza legalább a feladó és a címzett nevét, a befogadott irat elnevezését, az érkeztetési számot, a befogadás időpontját és a benyújtott dokumentum egyértelmű azonosítására alkalmas információt.

318. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs szükség esetén gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról. Ezt követően a papír alapon érkezett iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni.

319. A hivatali kapu használatára feljogosított ügyintéző a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint küldi meg.

320. Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis "csatolmány" felületén kell tárolni.

321. Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum hivatali kapun történő továbbításáról. A záradék tartalma: "A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik." szöveg és a dátum.

322. A hivatali kapu használatára feljogosított ügykezelőnek gondoskodnia kell a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint az elektronikus dokumentumnak a hivatali kapun történő továbbítását igazoló információknak, a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek, esetlegesen a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis "csatolmány" felületén történő elhelyezéséről.

323. A hivatali kapu használatára feljogosított ügykezelőnek gondoskodnia kell

a) az elektronikusan kézbesített hivatalos irat,

b) a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.

324. A hivatali kapu használatára feljogosított ügyintézőnek gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik;

a) a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni;

b) ezt a címzett kéri;

c) jogszabály erről külön rendelkezik.

325. Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

1. sz. függelék az 1/2011. (I. 20.) BM utasításhoz[49]

A BM HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) ÁLTAL RENDSZERESEN HASZNÁLT IRATTíPUSOK IRATMINTATÁRA

Az iratmintatárban a BM hivatali egységei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák.

Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:

1. jegyzőkönyv,

2. ügyiratpótló lap,

3. adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez/lemondásához,

4. kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez,

5. iratselejtezési jegyzőkönyv,

6. selejtezési iratjegyzék,

7. iratátadás-átvételi jegyzőkönyv,

8. iratátadás-átvételi jegyzék.

1. sz. iratminta: jegyzőkönyv

2. sz. iratminta: ügyiratpótló lap

3. sz. iratminta: adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez/lemondásához

4. sz. iratminta: kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez

5. sz. iratminta: iratselejtezési jegyzőkönyv

[50]

6. sz. iratminta: selejtezési iratjegyzék

7. sz. iratminta: iratátadás-átvételi jegyzőkönyv

8. sz. iratminta: iratátadás-átvételi jegyzék

2. függelék az Iratkezelési Szabályzathoz

A BELÜGYMINISZTÉRIUM

HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) IRATTÁRI TERVE

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Miniszterelnökség és a minisztériumok feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.

Az irattári jel összetevői:

1. Tételszám:

a) mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:

A = Általános rész,

Belügyminisztérium betűjele

(BM) = Különös rész.

b) A különös részben a Belügyminisztérium rövidített betűjeléhez (BM) - a Belügyminisztériumra utaló és feladatköréhez igazodó rendszerezésben - sorszámok kapcsolódnak (pl.: BM305), amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három-, vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy "N" jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket;

3. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról a Belügyminisztérium és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.

A "HN" (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a Belügyminisztérium és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

I. ÁLTALÁNOS RÉSZ

II. KÜLÖNÖS RÉSZ[51]

A HIVATALI EGYSÉGEK IGAZGATÁSI ÜGYEI