29/2012. (X. 31.) NFM utasítás
a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium iratkezelésének szabályairól
1. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényes a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján, a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) ezen utasítás mellékleteként kiadom.
2. A Szabályzat hatálya a minisztérium hivatali szervezetére terjed ki.
3. A Szabályzat meghatározza a "nyílt" (nem minősített) iratokkal kapcsolatban az iratkezelés, tárolás, selejtezés szervezeti és eljárási rendjét. A Szabályzat 1. függelékét képezi a minisztérium irattári terve.
4. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
5. Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium iratkezelési rendjéről és irattári tervéről szóló 1/2011. (I. 7.) NFM utasítás.
Németh Lászlóné s. k.,
nemzeti fejlesztési miniszter
Melléklet a nemzeti fejlesztési miniszter 29/2012. (X. 31.) NFM utasításához
A NEMZETI FEJLESZTÉSI MINISZTÉRIUM EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat)
- a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.)
- a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és
- a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) rendelkezéseinek figyelembevételével készült.
2. A Szabályzat előírásainak végrehajtása valamennyi érintett szervezeti egység feladata és a minisztérium minden dolgozójának munkaköri kötelessége.
3. Az SZMSZ-ben kijelölt iratkezelésért felelős vezető feladata folyamatosan biztosítani a Szabályzat karbantartását összhangban a jogi szabályozás változásával és a mindenkor érvényes belső utasításokkal.
4. A minisztérium politikai és szakmai vezetői kötelesek gondoskodni arról, hogy a Szabályzatban foglalt rendelkezéseket a minisztérium valamennyi érintett dolgozója megismerje és megtartsa.
5. Valamennyi ügyintéző felelős az általa ügyintézett iratok szakszerű kezeléséért.
6. Értelmező rendelkezések
6.1. Aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult.
6.2. Alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása.
6.3. Archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón.
6.4. Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása.
6.5. Átadás-átvételi/jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum.
6.6. Átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum.
6.7. Átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik.
6.8. Asszisztens: szervezeti egységek titkárságán ügyiratkezelői feladatokat végző, az elektronikus iktatási rendszerben asszisztens jogosultsággal rendelkező személy.
6.9. Besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra.
6.10. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása.
6.11. Dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ.
6.12. Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat.
6.13. Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is.
6.14. Elektronikus küldemény: a BEDSZ (Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás) útján küldött, illetve érkezett elektronikus űrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok), és hivatalos iratok. A BEDSZ az ügyfélkapun keresztül csak az általános nyomtatványtervezővel és általános nyomtatványkitöltővel készített, vagy annak megfelelő formátumú és a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszerben előzetesen regisztrált elektronikus űrlapokat fogadja.
6.15. Elektronikus levél: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes.
6.16. Elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek.
6.17. Elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest.
6.18. Elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely időpontban történt meg.
6.19. Elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton, elektronikus levélben érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét.
6.20. Elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz.
6.21. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz.
6.22. Előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratot kell-e nyitni.
6.23. Érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele.
6.24. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása.
6.25. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során.
6.26. Felelős: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani.
6.27. Fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben a központi irattár állományából selejtezés, valamint az illetékes levéltár részére történő átadás révén bekövetkezett anyagfogyás legfontosabb adatait tartják nyilván.
6.28. Gyarapodási napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartására a központi irattár anyaga gyarapodásának legfontosabb adatait rögzíti.
6.29. Hivatali kapu: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz.
6.30. Hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik.
6.31. Hivatalos irat: olyan (okirat), elektronikus okirat és egyéb elektronikus adatállomány, amelyet meghatározott eljárásban a bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság (hivatalos szerv) az ügyfél részére elektronikusan, joghatás kiváltására alkalmas módon (BEDSZ igénybevételével) kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hivatalos szerv részére.
6.32. Hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja.
6.33. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel.
6.34. Időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett.
6.35. Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven.
6.36. Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik.
6.37. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot.
6.38. Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja.
6.39. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.
6.40. Iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályokösszessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv, valamint az adott szerv iratmintáinak gyűjteménye.
6.41. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból.
6.42. Irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el.
6.43. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely.
6.44. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre.
6.45. Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége.
6.46. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
6.47. Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.
6.48. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód.
6.49. Irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása.
6.50. Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.
6.51. Kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez.
6.52. Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata.
6.53. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügyiratkezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások.
6.54. Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez.
6.55. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.
6.56. Kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről.
6.57. Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása.
6.58. Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott.
6.59. Központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár.
6.60. Küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el.
6.61. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele.
6.62. Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet.
6.63. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.
6.64. Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak.
6.65. Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat.
6.66. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek.
6.67. Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat.
6.68. Megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő.
6.69. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett.
6.70. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható.
6.71. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.
6.72. Mutatózás: a gyorsabb visszakeresés érdekében név- és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése.
6.73. Naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása.
6.74. Papír alapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.
6.75. Raktári egység: az irattári anyagnak a kézi és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet).
6.76. Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz.
6.77. Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése.
6.78. Szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszer: az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese.
6.79. Személyes adat: a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak.
6.80. Szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.
6.81. Szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet.
6.82. Szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket.
6.83. Szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely.
6.84. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása.
6.85. Ügyfélkapu: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt.
6.86. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.
6.87. Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.
6.88. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat.
6.89. Ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.
6.90. Ügyiratkezelő: iratkezelési feladatokat végző személy.
6.91. Ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.
6.92. Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.
6.93. Vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
6.94. Vótum: a szükséges előzmények, valamint a tervezett intézkedés rövid leírása, a jogi háttér bemutatása, egyéb szükséges információ rövid, lényegre törő, pontos összefoglalása, a javaslat bemutatása.
7. Az értelmező rendelkezésekben nem szereplő fogalmak értelmezése során
- a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény és egyes kapcsolódó törvények, valamint a miniszteri hatósági hatáskörök felülvizsgálatával összefüggő egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CLXXIV. törvény
- az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény, valamint
- a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet rendelkezései az irányadóak.
A Szabályzat hatálya
8. A Szabályzat hatálya kiterjed a minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, a minisztérium valamennyi munkatársára.
9. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben az Ltv. és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltakat kell alkalmazni.
10. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott külön szabályzat vonatkozik.
Az iratkezelés szervezete, felügyelete
11. A miniszter az SZMSZ-ben a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.
12. A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően, a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el.
13. Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet.
14. Az iratkezelés felügyeletét a miniszter által kijelölt jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár az általa irányított az Igazgatási és Biztonsági Főosztályon keresztül látja el. E feladatkörében felelős:[1]
- az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
- a jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért,
- a szabálytalanságok megszüntetéséért,
- szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,
- az iratkezelést végző(k), vagy azért felelős személy(ek) kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért,
- az iratkezelési segédeszközök biztosításáért (iktatókönyv, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok elektronikus, illetve papír alapú változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),
- a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,
- az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,
- az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,
- a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,
- az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért,
- az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáért.
15. Az általános felügyelet ellátása során az Igazgatási és Biztonsági Osztály munkatársai kötelesek a Szabályzatban foglalt rendelkezésektől eltérő, szabálytalan iratkezelési és ügyviteli gyakorlatra az adott szervezeti egység dolgozóinak figyelmét felhívni és szükség esetén az érintett egység vezetőjének bevonásával a szabálytalanságok megszüntetésére a szükséges intézkedéseket megtenni.
15.1. Ismételt szabálytalan iratkezelés esetén az Igazgatási és Biztonsági Osztály írásban, határidő megjelölésével köteles felhívni a szervezeti egység vezetőjét a szükséges intézkedések foganatosítására, aki a megtett intézkedésekről köteles írásban visszajelzést küldeni.
15.2. Az ismétlődő súlyos szabálytalanságokról az Igazgatási és Biztonsági Osztály soron kívül köteles tájékoztatni a minisztériumi szervezeti egység felügyeletét ellátó állami vezetőt.
16. Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikai vezetővel együttműködve - a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában - meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általános felelőst és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelőst, valamint azt a szervezeti egységet (vagy munkavállalók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.
17. Az elektronikus iratkezelési rendszer informatikai felügyeletét az Igazgatási és Biztonsági Főosztály az üzemeltetőn keresztül látja el.[2]
18. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
- döntés az előzményiratok végleges szereléséről,
- a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,
- az irattári tételszám meghatározása,
- egyéb ügyiratkezelői utasítások megadása,
- a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,
- az iratokkal való elszámolás,
- hatósági statisztikai adatok megadása.
19. Az ügyiratkezelő, illetve az asszisztens feladatai az alábbiak:
- a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, az iratok központi irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése,
- az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele.
Az irattári tételek kialakítása
20. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket - a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével - tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:
- egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,
- a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.
21. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján
- a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,
- a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,
- a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.
22. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok,amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium-határidő megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel, a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével határoztuk meg.
23. Új irattári tétel létrehozása csak kivételesen, rendkívüli feladatkör változás miatt, kizárólag az irattári terv különös részét érintően és csak az ügycsoportosításnak megfelelő szabad tételszámok felhasználásával történhet, az Igazgatási és Biztonsági Főosztály hozzájárulásával.[3]
24. Az Irattári Terv módosításához - az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából - a Magyar Nemzeti Levéltár és a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium egyetértését be kell szerezni.
25. Az Irattári Terv gondozása az Igazgatási és Biztonsági Főosztály feladata. E feladat végrehajtásának biztosítása érdekében a minisztériumi szervezeti egységek az Igazgatási és Biztonsági Főosztályt haladéktalanul kötelesek az időközben történt feladat- és hatáskörváltozásokról írásban tájékoztatni.[4]
Az irattári terv szerkezete és rendszere
26. A szabályzat 1. függelékét képezi az irattári terv, melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.
27. Az irattári terv általános és különös részre oszlik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történt. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a minisztérium alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.
28. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.
II. FEJEZET
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
Az iratok rendszerezése
29. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik.
30. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő, nem minősített iratok nyilvántartása az e Szabályzatban meghatározottak szerint történik.
31. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - legkésőbb irattárba helyezésük előtt - az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.
32. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.
33. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügyiratkezelőknek az irattárban (átmeneti, központi) kell elhelyezniük.
Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
34. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatait az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iratkezelést olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
35. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.
36. Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal - a nyilvántartások alapján, jegyzőkönyv felvételével - el kell számoltatni.
A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelési rendszerben
37. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.[5]
38. Az iratkezelési szoftver használatához háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:
- funkcionális jogosultság vagy szerepkör: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá (ügyiratkezelő, asszisztens, irattáros),
- hozzáférési jogosultság vagy munkakörnyezet: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja,
- objektum jogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést, a címzettnek, illetve a feladat címzettjének.
39. Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolása és kezelése az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője, valamint a minisztériumban alkalmazott vegyes iratkezelési rendszerre tekintettel az iktatóhely(ek) szerinti vezető(k) feladata. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról.[6]
40. A jogosultságok beállítása, illetve módosítása az illetékes vezetői engedélyezést követően a rendszeradminisztrátor feladata.
41. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményeznie az iktatóhely szerinti vezetőnek (főosztályvezetőnek, titkárság vezetőnek). A beállítást végző rendszeradminisztrátor a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével, beállításának megtörténtét az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszeradminisztrátor, az eredeti példányt az engedélyező őrzi.
42. A rendszeradminisztrátor feladatai:
- felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, jogosultságok, funkcionális beállítások regisztrálása,
- elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
- irattári tételszámok karbantartása.
43. A rendszeradminisztrátor az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője dönt a felmerülő igény teljesítéséről.[7]
44. Az iktatókönyv - a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal (címzettként, feladattal) megszólítottak esetében az adott iktatási tételt kivéve - mindenki számára rejtettként működik.
Hozzáférés az iratokhoz
45. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. Az elektronikus iktatási rendszerben a hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.
46. Iratot - bármilyen adathordozón - munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni - a vonatkozó előírások maradéktalan betartásával - a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.
47. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a minisztérium adatvédelmi szabályzata határozza meg.
48. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.
49. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő "Nem Nyilvános" jelzéssel ellátott iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. §-ában foglaltak az irányadók.
49.1. A"Nem Nyilvános"adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.
49.2. A "Nem Nyilvános" adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.
49.3. A döntés-előkészítő, "Nem Nyilvános" adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény alapján nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által készített "Nem Nyilvános" jelzéssel ellátott irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.
49.4. A "Nem Nyilvános" jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe, illetve kormányülés, Közigazgatási Államtitkári Értekezlet anyaga esetén külön iktatókönyvbe kell iktatni, zárható irat- vagy lemezszekrényben, elkülönítetten kell tárolni.
50. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon, és az elektronikusan iktatott iratok esetén az elektronikus iratkezelő rendszerben a megjegyzés rovatban is dokumentálni kell.
50.1. A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően - az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.
Az iratok védelme
51. Az ügykezelés feladatait (érkeztetést, iktatást, átmeneti irattározást, központi irattározást) az Igazgatási és Biztonsági Főosztályon működő Központi Iratkezelő Iroda, valamint az egyes szervezeti egységek - állami vezetői titkárságok, főosztályok - asszisztensei, illetve iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.[8]
52. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől. Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A vezetők a feladatkörtől függően határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét.
53. Az elektronikus iratkezelő szoftver valamennyi eseményét naplózni kell.
54. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
55. Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyiratkezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.
56. Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell védeni (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől stb.). Az iratok kezelése során - állaguk védelme érdekében - mellőzni kell a cellux ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.
III. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA
Az egyes szervezeti egységek iratkezelési feladatai
57. A Központi Iratkezelő Iroda feladatai
- a postai, vagy kézbesítői úton érkezett küldemények (levél, felterjesztés, jelentés, távirat, csomag stb.), valamint a benyújtó által közvetlenül átadásra kerülő küldemény munkaidő alatt történő átvétele,
- a beérkező küldemények bontás utáni vagy bontás nélküli érkeztetése,
- a bontott küldemények szkennelése,
- a küldemények titkársági asszisztensekhez és főosztályi asszisztensekhez történő továbbítása,
- expediálásra kiadott ügyiratok átvétele a rendszerben,
- kimenő (kimenő és belső irányú), szeparátor lappal ellátott levelek szkennelése,
- a kiadmányok és küldemények továbbítása, elküldése (expediálása),
- a csomagok, portós, sima és könyvelt postai küldemények, futárszolgálatoktól átvett küldemények és külföldi levelek postaköltségeinek kezelése, elszámolása,
- a határidős iratok nyilvántartása,
- átmeneti irattári feladatok ellátása (ennek során szükség esetén iratkölcsönzés),
- az elintézetlen, az elhelyezés előtt visszakért és az irattárból kikölcsönzött iratokról az előírt kimutatások elkészítése,
- az iratanyag Központi Irattárba való átadása,
- az iratok minisztériumon belüli továbbítása,
- a szervezeti egységek évi iratforgalmáról kimutatás készítése a tárgyévet követő év január 31-ig a minisztérium vezetésének részletes tájékoztatása érdekében.
58. A Központi Irattár feladatai
- az átmeneti irattárban tárolt 2 évnél régebbi iratanyagok átvétele, irattári elhelyezése, nyilvántartása és kezelése,
- a Központi Iratkezelő Iroda és az ügyintézők részére iratkölcsönzés lehetőségének biztosítása, ezek nyilvántartása, valamint szükség esetén a visszaadás szorgalmazása,
- a Központi Irattárban elhelyezett iratok selejtezésének megszervezése, a selejtezésben való közreműködés, valamint a nem selejtezhető iratok levéltár részére történő átadása.
59. Állami vezetői titkárságok feladatai
- a titkárságra érkező papír alapú (faxon, kézbesítővel, futárral, ügyfél által személyesen beadott) küldemények leadása a Központi Iratkezelő Irodába érkeztetés és szkennelés céljából,
- a Központi Iratkezelő Irodából felbontás nélkül megkapott küldemények felbontása,
- a titkárságra e-mailen érkezett küldemény - szükség szerinti - érkeztetése,
- az érkeztetett iratok beadása a vezetőhöz szignálásra,
- a titkárság által - saját hatáskörben - elintézésre kerülő ügyiratok esetén azok iktatása, szükség szerint vótummal való ellátása, előadói ív nyomtatása, ügyintézés után az elkészült kiadmányt is tartalmazó, szeparátor lappal ellátott ügyiratnak a Központi Iratkezelő Irodába történő leadása expediálás és átmeneti irattorazás céljából,
- ha a saját hatáskörben történő ügyintézéshez más vezetői titkárság vagy főosztály megkeresése szükséges, az iktatásnak feladatként történő megküldése a megfelelő feladattípus (tájékoztatásul, véleményezésre, felülvizsgálat előtt lássa stb.) kiválasztásával, felülvizsgálat előtti láttamozás esetén a felülvizsgálat előtt lássa mező egyidejű kitöltésével,
- a valamely főosztályhoz ügyintézés céljából kiszignált, vagy más vezetői titkárságnak illetékességből átadandó ügyiratnak iktatás nélkül, feladatként történő továbbítása az illetékes vezetői titkársághoz, illetve főosztályhoz, szükség szerint határidő megjelölésével,
- felülvizsgálatra megkapott ügyirat vezetőhöz történő beadása (papír alapon), majd a felülvizsgálat után a küldő főosztályhoz történő továbbítása (elektronikusan és papír alapon is),
- valamennyi továbbítás papír alapon is megtörténik, kézbesítő könyv használata mellett.
60. A főosztályok titkárságainak feladatai
- a főosztályi titkárságra érkező papír alapú (faxon, kézbesítővel, futárral, ügyfél által személyesen beadott) küldemények leadása a Központi Iratkezelő Irodába érkeztetés és szkennelés céljából,
- a Központi Iratkezelő Irodából felbontás nélkül megkapott küldemények felbontása,
- a titkárságra e-mailen érkezett küldemény - szükség szerinti - érkeztetése,
- az érkeztetett bejövő iratok, vagy a más főosztálytól érkezett megkeresések (belső irányú irat) beadása a vezetőhöz szignálásra,
- az ügyiratok iktatása (előzmény nélküli bejövő irat esetén saját főszámra, előzmény esetén, az előzmény alszámára; más főosztály által véleményezésre küldött irat esetén a küldő főszámának alszámára; továbbá más főosztálytól érkezett saját feladatkörben való intézkedés iránti kezdeményezés esetén saját főszámra, a megkereső főszámának kapcsolatos számként való feltüntetésével), és papír alapon a vezető által megjelölt ügyintézőhöz továbbítása,
- előadói ív nyomtatása (ügyintéző feladata), kivéve a más főosztály alszámára iktatott vélemény esetén,
- ha az ügyintézésre más főosztály jogosult, az iratnak iktatás nélkül feladatként való továbbítása, ha a saját hatáskör hiánya iktatás után lesz nyilvánvaló, akkor az iktatás sztornírozása szükséges,
- ha felülvizsgálat előtt más szervezeti egységnek vagy vezetőnek az ügyiratot látnia kell, feladatként felülvizsgálat előtt lássa feladattípussal továbbítás, a felülvizsgálat előtt lássa mező egyidejű kitöltésével,
- az elkészült kiadmányt is tartalmazó ügyiratnak a főosztályvezető által történő aláírása után a kiadmányhoz szeparátorlap nyomtatása, és a Központi Iratkezelő Irodába történő leadása expediálás céljából, illetve belső irat soron kívüli továbbítása esetén a válasz továbbítása a küldő főosztályhoz,
- ügyirat leadása a Központi Iratkezelő Irodába irattárazásra.
A küldemények átvétele
61. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, természetes személy személyes benyújtása, valamint informatikai-telekommunikációs eszköz útján kerül a minisztériumba.
62. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:
- a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik, postai meghatalmazással rendelkező személyek által,
- külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére a Központi Iratkezelő Iroda ügyiratkezelője, illetve a szervezeti egység (titkárság, főosztály) asszisztense, jogosult, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,
- személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén az átvételre jogosult az átvételi igazolás kiadására is jogosult,
- munkaidőn túl érkezett küldemények átvétele esetén az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,
- telefaxon küldött iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,
- elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,
- ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli.
63. Elektronikus iktatási rendszerben az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az érkeztetésről, valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.
64. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):
- postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén: = a címzett, vagy az általa megbízott személy,
= a vezető, vagy az általa megbízott személy,
= a szervezeti egység asszisztense,
= az Ügyfélszolgálati Információs Iroda munkatársa,
- külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén a Központi Iratkezelő Iroda ügyiratkezelője, illetve a szervezeti egység asszisztense
- elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium elektronikus postafiókja, vagy az annak kezelésével megbízott személy,
- hivatali munkaidőn túl a portaszolgálat vagy a szervezeti egység vezetője által ügyeleti szolgálatra kijelölt személy.
65. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
- a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
- a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám, vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
- az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
- az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.
66. Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.
66.1. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz a Központi Iratkezelő Irodán keresztül. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel, vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.
66.2. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.
67. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és annak mellékletét kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.
68. Az elektronikus úton, nem a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren keresztül érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére.
68.1. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha
- a minisztérium informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy
- az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,
- az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
69. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.
70. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.
71. A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.
72. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
73. Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőkönyvvel, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, "azonnal", "sürgős" vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.
74. Elektronikus úton, nem a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak - amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja -haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).
74.1. Az elektronikus úton érkezett küldeményt - kivéve a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren érkezett küldeményeket - iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben csatolt melléklet is van, annak vírusellenőrzése is szükséges.
74.2. A Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás (a továbbiakban: BEDSZ) igénybevételével benyújtott elektronikus küldeményre a befogadás során azonnal érkeztető szám kerül, valamint sor kerül az automatikus visszaigazolás (átvételi nyugta) küldésére is. A BEDSZ által kiadott befogadás-visszaigazolásban rögzített időpont a küldemény minisztérium általi átvételének és érkezésének időpontja.
74.3. A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint történik.
75. A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését a BEDSZ végzi el.
75.1. Biztonsági kockázat vagy az átvitel hiányosságának észlelése esetén a rendszer megtagadja az elektronikus küldemény befogadását, és a megtagadás tényéről - annak okának feltüntetése mellett - a felhasználót tájékoztatja.
75.2. A BEDSZ-en keresztül elektronikus aláírással ellátott dokumentumot is meg lehet küldeni a címzettnek, amely dokumentumot a BEDSZ változatlanul, az aláírás ellenőrzésére alkalmas formában továbbítja.
75.3. A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.
76. A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (számítógépes érkeztetés során vírusellenőrzést kell alkalmazni).
77. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.
A küldemények felbontása
78. A minisztériumhoz érkezett küldemények felbontása és érkeztetése a Központi Iratkezelő Irodán dolgozó ügyiratkezelők feladata.
79. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:
- a minősített iratokat,
- az "s. k. felbontásra" jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel),
- az állami vezetőnek címzett névre szóló küldeményeket,
- a nem hivatalos névre szóló küldeményeket,
- azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.
80. A névre szóló küldemények közül a nem állami vezetőnek címzett, láthatóan hivatalos ügyben érkezett küldemények felbontandók.
81. A küldemények címzettje, - amennyiben érkeztetésre és/vagy iktatásra nem jogosult - az általa felbontott küldeményt érkeztetés, illetve iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez.
82. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl.: melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel - soron kívül - tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. A mellékletek, vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
83. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárnia, rá kell vezetnie a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatnia a címzetthez.
84. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a minősített iratokat - nyilvántartásba vétel céljából - a titkos ügyiratkezeléssel megbízott ügyiratkezelőhöz, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.
85. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét - az átvétel dátumának megjelölésével - köteles rögzíteni.
86. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.
A küldemények érkeztetése
87. A küldemények érkeztetése a Központi Iratkezelő Iroda feladata, kivéve a szervezeti egységhez rendelt e-mail postafiókba érkezett küldeményt, melyet a címzett szervezeti egység érkeztet. Minden beérkezett (papír alapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.
87.1. Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.
88. Az érkeztetés nyilvántartása - függetlenül az irat adathordozójától - az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos sorszám és évszám. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az érkeztetéssel az iktatás egyidejűleg megtörténik.
88.1 A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek- ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni - az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.
89. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Beküldő neve adatmezőben a "Feladó ismeretlen" szövegrészt kell feltüntetni.
90. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.
91. Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.
92. Az elektronikus postafiókra érkezett beadvány érkeztetését az átvevő ügyiratkezelő végzi az átvétel igazolásával. Az elektronikus postafiókra érkező:
- elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum),
- online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül - a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett - közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszerben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg.
93. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:
- a küldő neve,
- a beérkezés időpontja,
- könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),
- folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy - nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító, továbbá
- szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi - rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető számot.
94. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha
- az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,
- a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
- a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
- bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
- az "ajánlott" vagy "ajánlott-tértivevény" postai jelzéssel ellátott.
- ha elektronikusan érkezik az irat, a dokumentum beküldőjéről a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszer információját egy fájlba kell menteni, és a dokumentumhoz csatoltan tárolni.
95. Az elektronikusan érkezett küldeményt - kivéve a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren érkezett küldeményeket - iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
95.1. Az elektronikus küldeménynek a 74.1. pontban írt ellenőrzését követően, amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt - amennyiben elektronikus válaszcímét megadta - az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a közfeladatot ellátó szerv által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni.
95.2. Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.
95.3. Az elektronikus úton, nem a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét minden esetben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
95.4. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítésszolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.
96. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papír alapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.
97. Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.
Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
98. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.
98.1. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
98.2. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell. Így kell eljárni a különböző években ugyanazon ügyben keletkezett iratok iktatásakor. Főszámot egyik évről a másikra nem lehet átvinni.
99. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban, vagy a kezelési feljegyzésekben.
100. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az adatbázisban és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés az adatbázis megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az előzményiratok szerelését az újabb (papír alapú) iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt "Előzmény szerelve" szöveggel és az előirat iktatószámának rögzítésével kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügyiratkezelő, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. A szerelést (előirat/utóirat) az előadói íven fel kell tüntetni.
Az ügyintéző kijelölése (szignálás)
101. Az ügyiratkezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.
102. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálásra jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.
103. Az irat szignálására jogosult:
- kijelöli, hogy mely szervezeti egység, vagy ügyintéző az illetékes az ügyben,
- kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,
- közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja.
103.1. Az iratért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.
104. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például "post-it" öntapadós lap, vagy grafit ceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.
IV. FEJEZET
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA
Iratkezelési segédletek
105. Az iratok nyilvántartására iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása - nyilvántartásba történő feljegyzéssel - megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.
106. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:
- elektronikus érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),
- elektronikus iktatókönyvek az iratok nyilvántartására,
- a név- és tárgymutató (ezt az elektronikus iktatókönyv tartalmazza),
- átadókönyv (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén), előadói munkanapló, kézbesítő ív,
- kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),
- futárjegyzék,
- főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),
- előadói ív,
- kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),
- gyarapodási és fogyatéki napló (a központi irattári anyag gyarapodásának, illetve fogyásának nyilvántartására),
- Irattári térkép,
- bélyegző nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),
- kulcsdoboz nyilvántartási könyv.
107. Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket. A minisztérium főnyilvántartó könyvét az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezeti.[9]
107. 1. A főnyilvántartó-könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül - folyamatos számképzéssel - kell folytatni.
107. 2. A főnyilvántartó könyvet az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője hitelesíti. Ennek keretében lapjait sorszámozza és a borítólap belső oldalán feltünteti: "Ez a könyv.....számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.", aláírja, a körbélyegzőjének lenyomatával ellátja.[10]
107. 3. Az iratkezeléshez használt segédleteket, a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló savmentes dobozokat az Igazgatási és Biztonsági Osztálytól kell igényelni, amely a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságon (továbbiakban: KEF) keresztül gondoskodik azok központi beszerzéséről.
Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása
108. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:
- nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetési számla-kivonatokat, számlákat,
- a munkaügyi nyilvántartásokat,
- a bérszámfejtési iratokat,
- nem szigorú számadású bizonylatokat,
- az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
- a visszaérkezett tértivevényeket, és elektronikus visszaigazolásokat.
108.1. A könyveket, tananyagokat, meghívókat csak érkeztetni kell. Ezeket a címzett szervezeti egység őrzi.
108.2. A visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat az ügyiratba kell helyezni, illetve az iktató programban dokumentumként csatolni kell ahhoz az ügyszámhoz, melyhez tartozik. A tértivevényeket a Központi Iratkezelő Iroda visszaküldi a szervezeti egységnek. A tértivevény ügyiratba helyezése az ügyintéző feladata.
108.3. A bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat az átadókönyvbe be kell vezetni.
109. Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:
- sajtótermékeket,
- reklámanyagokat,
- az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket.
Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása), az előadói ív
110. Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.
111. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyveket kell használni.
112. Az iktatás a szervezeti egységeknél (az állami vezetői tikárságokon, valamint a főosztályi titkárságokon) történik.
113. Az iktatás során az iktatókönyvekben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:
- az iktatószámot,
- az iktatás időpontját,
- a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,
- az adathordozó típusát (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtáját,
- az expediálás időpontját, módját,
- a küldő adatait (név, cím),
- a címzett adatait (név, cím),
- a hivatkozási számot (idegen szám),
- a mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus),
- az ügyintéző megnevezését,
- az irat tárgyát,
- az elő- és utóiratok iktatószámát,
- a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),
- az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,
- az irattári tételszámot,
- az irattárba helyezést.
114. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.
115. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben új iktatókönyveket kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni. Az év utolsó munkanapján a szervezeti egységek asszisztenseinek az iktatókönyveket ki kell nyomtatniuk, és a kinyomtatott, aláírásukkal hitelesített példányt át kell adniuk a Központi Iratkezelő Irodának megőrzés végett.
116. Az iratkezelési szoftver alkalmazása esetén az iktatókönyv zárásának részeként az Igazgatási és Biztonsági Főosztály rendszeradminisztrátorának az üzemeltetővel együttműködve kell készítenie:[11]
- az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak,
- az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, a naplózás információi) és
- az elektronikus dokumentumoknak
az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.
117. Az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválni kell, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni.
117.1. Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről, illetve archiválásáról az e Szabályzatban meghatározottak szerint az üzemeltető gondoskodik.
117.2. Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.
118. Az ügyvitel segédeszközeként:
- az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatainak a feljegyzésére,
- az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére,
- az iratok fizikai egységének biztosítására
előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni.
118.1. Az előadói ív az erre a célra rendszeresített iratborító (általában félbehajtott A/3 méretű nyomtatvány), amelynek a mintáját a 2. függelék 1. iratmintája tartalmazza. Fejlécében a minisztérium nevét kell feltüntetni, majd az alább felsorolt rovatokat kell kötelezően kitölteni:
- ügyiratszám,
- készítő szervezeti egység megnevezése,
- szervezeti egység vezető,
- elő- és utóiratok, kapcsolatos számok,
- egyúttal elintézett szám,
- sürgősség jelzése,
- tárgy,
- tételszám,
- határidő,
- beküldő,
- felülvizsgálat előtt lássa,
- kiadóhivatalba érkezett,
- másolta, egyeztette,
- elküldve,
- irattárba kivezetve,
- irattárba helyezést engedélyezte.
118.2. Az intézkedés-tervezet megszerkesztése során először rövid összefoglalót, úgynevezett vótumot kell készíteni, mely tartalmazza az ügy főbb körülményeit, az észrevételeket, javaslatokat, az esetleges előzetes tárgyalások eredményeit, vitás ügyekben a megállapított tényállást, adatokat, az esetleges jogszabályi rendelkezéseket stb., mely az adott ügy elintézését, a döntés meghozatalát befolyásolhatja.
118.3. Az érdemi intézkedés-tervezet készítését a keltezés, valamint a készítő ügyintéző, az esetleges további aláírók (jóváhagyók) és a kiadmányozó nevének feltüntetésével kell befejezni.
118.4. Az intézkedés-tervezetet röviden, szabatosan kell megszerkeszteni, egyes szám első személyben megfogalmazva.
118.5. Az intézkedés-tervezetek elkészítésének előzőek szerinti befejezését követően a kiadmányozásra kerülő intézkedés-tisztázat (kiadmány) továbbítására vonatkozóan az ügyintéző az iratkezelő részére az előadói íven egyértelmű "Kiadói utasítást" köteles adni. Ebben utalni kell a mellékletek csatolására, az esetleges továbbítási módozatokra pl. "ajánlott", "tértivevényes" küldeményként, vagy "soron kívül" történő kézbesítés útján továbbítandó. A továbbításra vonatkozó utasításokat az előadói ív felzetén kell feltüntetni.
118.6. Nem kell külön előadói ívet készíteni, ahhoz a belső irányú irathoz, amelynek tárgya a minisztérium valamely szervezeti egységének megkeresése alapján adott vélemény, melyet a véleményező szervezeti egység a megkereső szervezeti egység főszámának alszámára iktat. Ilyenkor a véleményt tartalmazó irat a megkereső szervezeti egység főszámán, a megkeresés iránti intézkedés előadói ívében kerül irattározásra. A véleményező szervezeti egység őrizhet magánál másodpéldányt. Ez alól kivételt képez a 118.7. pontban foglalt két eset.
118.7. Ha a 118. 6. pont szerinti vélemény felülvizsgálat előtti láttamozására van szükség, akkor előadói ívet kell készíteni, amelyen fel kell tüntetni a 137. pont szerinti fiatolást, továbbá előadói ívet kell készíteni akkor is, ha a főosztály a véleményezést összefogóként végezte, és a többi főosztálytól hozzá futottak be a vélemények. Ez esetben az előadói ív szolgál részint a beérkező összes vélemény tárolására, továbbá a felügyeletet ellátó vezető szükség szerinti felülvizsgálat előtti láttamozása is ezen történik.
Az iktatószám
119. Az irat iktatószáma tartalmazza a szervezeti egység megkülönböztető betűjele/főszám-alszám/évszám/- egy adategyüttesként kezelendő - adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. A főszám és alszám folyamatos sorszám, melyet az elektronikus iktatórendszer automatikusan képez.
120. A fentiek szerint képzett azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető az Igazgatási és Biztonsági Főosztályon keresztül adja ki és tartja nyilván. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.[12]
121. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.
122. Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja az elektronikus iktatórendszer. Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja az elektronikus iktatórendszer.
123. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári évvégéig emelkedő számmal folytatódik.
Az iratok iktatása
124. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat - a 108. és a 109. pontban meghatározottak kivételével - ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, iratnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.
125. Téves iktatás esetén az iratkezelési szoftver a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja.
126. A papír alapú irat iktatószámát a mellékletre - "Melléklet a ... számú irathoz" szövegezéssel - is fel kell jegyezni.
127. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt feladatküldéssel, külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.
128. Az asszisztens az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja.
128.1. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "azonnal", "sürgős" jelzésű iratokat.
128.2. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.
129. Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv "tárgy" rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni.
130. Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét.
Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása
131. Az irat kiadásakor, átadásakor az ügyiratkezelő/asszisztens az átadókönyv rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot. Az ügyintézőnél lévő iratok kimutatására az "Előadói munkanapló" szolgál.
132. Az ügyiratkezelőnek/asszisztensnek kell átadni
- az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül ügyintézőnek,
- másik szervezeti egységnek átadásra,
- más külső szervnek továbbításra, valamint,
- a határidőbe és irattárba helyezésre kerülő iratokat.
133. Az átvétel igazolása papír alapú ügyirat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, átadókönyvben/előadói munkanaplóban történik.
133.1. Elektronikus úton történő iratátadás esetén a jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.
134. Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre stb., a papír alapú iratok átadás-átvételét az átadókönyvben, illetve a kézbesítő íven aláírással kell igazolni. Az elektronikus iratkezelési rendszerben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.
135. Az iratoknak az ügyintézők részére történő továbbításáról az átadókönyvben és az előadói munkanaplóban dokumentáltan kell gondoskodni.
136. Folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatók legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában (ügyintézőnél, határidőben, átmeneti irattárban stb.).
137. Azon iratokat, melyek ügyintézéséhez közreműködő szervezeti egység előzetes véleménye, állásfoglalása szükséges feladatindítással, irattovábbítással kell megküldeni. Kézbesítő lappal kell a másik szervezeti egységhez továbbítani - a tájékoztatás, vagy további intézkedések megtétele érdekében - a kiadmányozott és "elhelyezés előtt" jelzéssel ellátott iratokat.
138. A más minisztériumi szervezeti egységhez "Felülvizsgálat előtt", láttamozásra, előzetes jóváhagyásra csak azokat az iratokat továbbíthatja az iratkezelő, amelyeket az illetékes vezető vagy az erre felhatalmazott ügyintéző az előadói ív felzetén a fiatolást jelző "F" betűjellel, aláírással és dátummal látott el. Ennek hiányában az ilyen iratokat továbbítani az érintett minisztériumi szervezeti egységekhez nem szabad, azokat a szükséges jelzés és aláírás megszerzése érdekében az ügyintézőnek vissza kell adni.
139. Az iratokat - a sürgős, soron kívüli esetek kivételével - a Központi Iratkezelő Iroda útján kell az érdekelt minisztériumi szervezeti egységhez továbbítani. A sürgős, vagy soron kívüli ügyintézést igénylő iratokat az ügyintéző közvetlenül is átadhatja az érdekelt minisztériumi szervezeti egység részére aláírás ellenében. A Központi Iratkezelő Irodába ez esetben is le kell adni utólag az irattári példányt.
140. Több aláíró esetén az ügyiratot sorrendben a következőnek, távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt aláírónak kell megküldeni. Amennyiben nincs kijelölt helyettes, a késedelem elkerülése érdekében a soron következőnek kell az iratot átadni.
Kiadmányozás
141. Az iratok kiadmányozási rendjét a minisztérium SZMSZ-e részletesen szabályozza.
142. A szervezeti egységek vezetőinek feladata a szervezeti egységek dolgozói kiadmányozási jogkörének megállapítása az ügyrendben. Az ilyen jogkörrel felhatalmazott dolgozókról a szervezeti egységek vezetői - nevük, hivatali beosztásuk és a kiadmányozási jogkörük terjedelmét meghatározva, aláírás-mintát mellékelve - kötelesek névjegyzéket összeállítani, melynek egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Osztály részére minden év elején, illetve személyi, szervezeti változáskor át kell adni. Az iratkezelő csak olyan iratot vehet át továbbításra, illetve helyezhet irattárba, amelyet az arra jogosult kiadmányozott.
143. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (aláírás bélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. Az aláírás bélyegző használatát a miniszter, illetve a közigazgatási államtitkár engedélyezi. Az engedélyező irat másolatát meg kell küldeni az Igazgatási és Biztonsági Főosztálynak nyilvántartásba vétel végett. Az aláírás bélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak. Erre tekintettel, az aláírás bélyegző csak kivételes esetben használható.[13]
144. Az ügyintéző az általa készített kiadmány-tervezetet szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az "s. k." jelzés esetén az ügyintéző, illetve ügyiratkezelő a kiadmányra "a kiadmány hiteléül" a záradékot rávezeti, azon a szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatát elhelyezi és aláírja.
145. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha
- azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,
- a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy (lásd 138. pont) aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,
- a minisztérium a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el,
- a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló törvényben meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.
146. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
- a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy
- a kiadmányozó aláírás bélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.
147. A minisztérium által készített hiteles kiadmányról a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet, valamint a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvényben foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.
148. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, nyilvántartást kell vezetni. A minisztérium által használt valamennyi bélyegző kezelésének rendjéről és nyilvántartásáról e Szabályzat VII. Fejezet rendelkezik.
149. A kiadmány továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.
150. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési szabályok alkalmazhatók:
- "Saját kezű felbontásra!",
- "Más szervnek nem adható át!",
- "Nem másolható!",
- "Kivonat nem készíthető!",
- "Elolvasás után visszaküldendő!",
- "Zárt borítékban tárolandó!",
- "sima", "ajánlott", "tértivevényes", "elsőbbségi" küldemény stb.
150.1. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.
151. A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot létrehozó szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője, továbbá az iratot őrző Központi Iratkezelő Iroda ügyiratkezelője - figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra - a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papír alapú és elektronikus másolatot is kiadhat.
A kiadmányozott irat külalakja
152. A kiadmányozott iratokon az alábbiakat fel kell tüntetni:
- az irat első lapjának fejrészén:
= a miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár által kiadmányozott iratokon, a lap felső részén középre helyezve a Magyarország címerét, a minisztérium megnevezését, a miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár nevét és titulusát,
= a szervezeti egységek által kiadmányozott iratokon, a lap felső részén középre helyezve a Magyarország címerét, a minisztérium és a szervezeti egység megnevezését,
- az első lap fejrésze alatt, bal oldalon az iktatószámot,
- az iktatószám alatt, a címzésben a címzett nevét, beosztását, szerv és szervezeti egység megnevezését, székhelyét és címét,
- az irat első lapjának jobb felső sarkán
= az ügyintéző nevét és telefonszámát, e-mail címét, = válasz esetén a hivatkozási számot, = az irat tárgyát,
- a szöveg alatt, bal oldalon
= a keltezést (helység, év, hó, nap),
= az "s.k." jelzésű kiadmányokon a hitelesítési záradékot (ez alól kivétel a nyomdai úton készített kiadvány), = a mellékletek, vagy mellékelt iratok számát (10 lapig lapszám szerint, azon felül csomag megjelöléssel), = több címzett esetén a címzettek megnevezését külön elosztó íven kell felsorolni,
- a szöveg alatt, jobb oldalon a kiadmányozó nevét, beosztását, aláírását, a szerv körbélyegzőjének lenyomatát,
- az irat első lapjának alján, középen a szervezeti egység címét, telefonszámát, fax-számát és e-mail címét,
- a kiadmányhoz készített mellékleten, az irat első lapjának jobb felső sarkán a "Melléklet a ... számú irathoz" szöveget,
153. Belső címzetteknek címzett kiadmányok esetén az első lap fejrészének bal oldalán a kiadmányozó szervezeti egység megnevezése szerepel, címer használata nélkül. Körbélyegző lenyomat nem szükséges. Egyebekben a külső címzettnek szóló kiadmányokra előírtak irányadók.
Az irat továbbítása, expediálása
154. Az elküldendő iratokat és postai küldeményeket a Központi Iratkezelő Irodába kell leadni. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt (kiadmányokat) és az esetleges mellékleteit és mellékelt iratait (a továbbiakban együtt: melléklet) szerelten az ügyiratkezelő részére előkészíteni. Az ügyiratkezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással - amennyiben van -, melléklettel ellátott ügyiratot (ügyiratokat) vehet át.
155. A szervezeti egységek asszisztenseinek feladata az expediálás előkészítése keretében az iktatott és kiadmányozott iratokat borítékolni, az ajánlott küldemények feladójegyzékét vagy a tértivevényt kiállítani.
156. Magániratokat és lezárt borítékokat az ügyiratkezelő továbbításra nem vehet át.
157. Az asszisztensnek és az ügyiratkezelőnek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani.
158. A minisztériumban iratot csak a minisztérium iktatásából származó iktatószámmal lehet továbbítani.
159. A szervezeti egységek egymás közötti levelezése belső nyilvántartási számukon nem megengedett, ezen iratok továbbítását a Központi Iratkezelő Iroda visszautasítja.
160. Az iratokat az ügyiratkezelők továbbítják. Az ügyiratkezelő az irat átvétele után köteles
- az iratot a címzettnek - az "azonnal", illetve a "sürgős" jelzéssel ellátottakat soron kívül - továbbítani,
- az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
- az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni.
161. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával, illetve címzett csoport kiválasztásával.
162. Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az ügyiratkezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve adja át a Központi Iratkezelő Iroda részére.
162.1. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell tenni.
163. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:
- a küldő személy vagy szervezeti egység megnevezését és címét,
- az irat (iratok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,
- a címzett megnevezését és címét,
- a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket ("s. k." felbontásra, sürgős, ajánlva stb.).
164. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:
- személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, vagy a kézbesítőkönyvben,
- postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló vonatkozó - hatályos - jogszabályban leírtaknak megfelelően,
- külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,
- elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával,
- hirdetményi úton történő vagy közhírré tétellel való kézbesítés esetén a vonatkozó jogszabályok előírásai szerint.
165. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból - így a téves címzés miatt-visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.
165.1. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket, iktatás nélkül, az ügyirathoz kell mellékelni. A tértivevényeket érkeztetni kell.
166. Elektronikus úton küldött irat továbbítását - az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével - be kell jegyezni az iktatókönyvbe.
167. Az elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a Szabályzat - az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá az elektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével -határozza meg.
168. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt-az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve sikertelen, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.
169. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell továbbítani.
170. Ha a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik, a minisztérium a hivatalos iratot írásos formában, papír alapon, postai úton a felhasználó lakcímére küldi meg.
171. A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelező rendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt eredeti példányt, a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.
V. FEJEZET
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS
Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése
172. Az ügyiratkezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni.
173. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
174. Az ügyiratkezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles
- az egyéb iratoktól elkülönítve,
- a határidőként megjelölt naptári napok és
- az iktatószám sorrendjében elhelyezni, majd
- a határidő napján - ha időközben másként nem intézkedtek - az iktatókönyvből kivezetni és az ügyben eljáró szervezeti egységnek átadókönyvön keresztül kiadni.
175. A határidő nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven
- aláírásával és keltezéssel ellátva -, illetve az ügyiratkezelő az iktatókönyv "Kezelési feljegyzések" rovatába köteles feljegyezni.
Irattár
176. A minisztérium irattárai: az átmeneti irattárak és a Központi Irattár. Az átmeneti irattár a tárgyévi és az azt megelőző két év iratanyagát tartalmazza. A Központi Irattár a régebbi évfolyamok iratanyagának őrzésére szolgál.
177. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (gemkapocs stb.) el kell távolítani.
178. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozására gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.
179. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.
180. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban télen, nyáron lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55-65%) és a 17-18 °C hőmérsékletet.
181. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített - felületi festékkel ellátott fémből készített - állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.
Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése
182. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. Az egyes ügyiratok irattárba adása átadókönyvvel dokumentáltan történik. Nagy tömegű iratot iratjegyzékkel ellátva kell átadni a Központi Iratkezelő Irodának átmeneti irattározásra.
183. Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az elintézett, további ügyintézést nem igénylő, az elektronikus iktató rendszerben lezárt, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat átmeneti irattárba kell adni. Az átmeneti irattárba kivezetést a Központi Iratkezelő Iroda ügyiratkezelő munkatársai végzik.
184. Az átmeneti (kézi) irattár a tárgyévet követő két év után. azokat átadja a minisztérium Központi Irattárának. A Központi Irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.
185. Az irattárban az iratokat évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és dossziéban őrizni. A dossziékra fel kell tüntetni az irattári tételszámokat. Az iktatókönyv "irattárba helyezés időpontja", mezőjében az irattárba helyezés időpontját nyilván kell tartani.
186. Az irattárba helyezést a főosztályvezető, illetve az állami vezetői titkárság titkárságvezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi.
187. Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot - az ügyben keletkezett összes iratot -lehet.
187.1. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattárazhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységnél.
188. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, továbbá gondoskodnia kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból csak az eredeti példány kerüljön irattárba átadásra.
189. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével - a vonatkozó előírások betartásával - meg kell semmisíteni.
189.1. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul kell elhelyeznie.
190. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.
191. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papír alapú másolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
192. Az irattárba helyezés alkalmával az ügyiratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügyiratkezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Hiányos, vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az ügyiratkezelő irattározásra nem vehet át.
Az iratok átadása a Központi Irattár részére
193. A Központi Iratkezelő Iroda az átmeneti irattárból a tárgyévet követő második év végén az iratokat jegyzőkönyvvel és hivatkozásjegyzékkel adja át a Központi Irattárnak.
193.1. A Központi Irattár
- tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervei által leadott iratokat,
- az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,
- az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,
- gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Nemzeti Levéltár, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.
194. A Központi Irattárba
- a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit, továbbá
- az iktatókönyvzárásának részeként elkészített elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek és adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat kell leadni.
195. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
196. A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve dossziéban veszi át a leadásra kerülő iratanyagok nyilvántartásaival együtt.
197. A Központi Irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét, illetve jeleit és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.
198. Az iratok Központi Irattárba átadásakor két példányban kell elkészíteni a Központi Iratkezelő Iroda adott szervezeti egységért felelős ügyiratkezelője, a Központi Irattár irattárosa és az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője által aláírt - "Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet" -, amelynek melléklete a tételszám szerint elkészített iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyvet és az iratjegyzéket a Központi Irattár őrzi.[14]
199. Azokról az iratokról, amelyeket a szervezeti egység visszatart és az iktatókönyvből nincs kivezetve, "Hiányjegyzék"-et kell készíteni, azok későbbi leadása után a "Hiányjegyzék"-ből törölni kell "Központi Irattárba helyezve" megjegyzéssel.
200. A Központi Irattárba leadásra kerülő ügyiratokat a leadás időpontjával az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
201. Központi Irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
202. A Központi Irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
- a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,
- az elektronikus iratokat és iktatókönyveket tartalmazó biztonsági másolatokat a Központi Irattárban kell elhelyezni,
- a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig).
203. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.
Az irat átmeneti vagy végleges kiadása
204. A minisztérium munkatársai az SZMSZ-ben vagy Ügyrendben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra ügyiratpótlóval, illetve ügyiratkikérővel (a továbbiakban: ügyiratpótló) kérhetnek ki iratokat. Papíralapú iratokesetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni. A kölcsönzést az elektronikus iratkezelő rendszerben is rögzíteni kell.
205. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügyiratkezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügyiratkezelő iratot véglegesen csak a Központi Irattárnak adhat át.
206. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:
- kölcsönző neve,
- sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),
- irattári hely: irattár neve (ha nem irattáranként vezetik a kölcsönzési naplót azon esetben a doboz/csomag sorszáma),
- iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,
- más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),
- az irat tárgya,
- a kiemelés ideje (év, hó, nap),
- a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,
- a kiemelést végző neve,
- a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),
- a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),
- a visszahelyezést végző neve,
- engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az irat kiadás.
207. A Központi Irattár papír alapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyv megfelelő rovatában rögzíteni kell.
208. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.
209. A Központi Irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt megkeresés szerint más irathoz szerelik.
Az iratok selejtezése, megsemmisítése
210. Az irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat évente, december 31-ig a minisztérium valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembe vételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.
211. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.
212. Az átmeneti (kézi) irattárak a Központi Irattár tudomásával, szükség szerinti ellenőrzésével és közreműködésével (selejtezési engedély beszerzése végett) végzik a selejtezést.
213. Az irat selejtezését az ügyirat irattári tételbe sorolása évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.
214. Az irattárakban (központi és átmeneti) az iratselejtezést az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.[15]
215. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.
216. A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.
217. A selejtezés során ellenőrizni kell
- az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,
- a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.
218. Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelynek 2 példányát iktatás után a Magyar Nemzeti Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a selejtezési iratjegyzék.
219. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:
- a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,
- a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
- a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,
- az iratok évkörét,
- a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),
- az irattári tétel címét,
- a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
- a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatát,
- a megsemmisítés időpontját,
- a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.
220. A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.
221. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok évkörét, tételszámát, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.
222. A Magyar Nemzeti Levéltár az iratok megsemmisítését - a szükséges ellenőrzés után - a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az átmeneti, illetve kézi irattár csak a Központi Irattár közreműködésével selejtezheti lejárt megőrzési idejű iratait.
223. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.
224. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) "selejtezett" megjelöléssel tárolandók.
225. A Magyar Nemzeti Levéltár selejtezési engedélyének birtokában a szervezeti egység vezetője, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről, vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.
226. A kiselejtezett - papírzsákban elhelyezett - iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a Központi Irattár koordinálja, ezért a selejtezett megsemmisítésre váró iratanyaggal rendelkező szervezeti egység erről a Központi Irattárat értesíti, amely gondoskodik a selejtezett iratanyag - a szállítás megszervezését követő - elszállíttatásáról.
227. A papírzsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papír alapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.
228. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően az iratkezelési szoftverből a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokkal bővült iktatókönyveket és a további őrzést igénylő elektronikus iratokat a rendszergazda elektronikus adathordozóra archiválja, és a Központi Irattárban helyezi el. Ezzel egyidejűleg a Központi Irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás által érintett iktatókönyvek és elektronikus iratok korábbi (legutolsó) archivált elektronikus adathordozóit, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.
Az iratok levéltárba adása
229. A minisztérium a nem selejtezhető iratait - a határidő nélkül őrzendők kivételével -15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja.
230. A Magyar Nemzeti Levéltár számára átadandó ügyiratokat az irattári terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.
231. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a Magyar Nemzeti Levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.
232. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.
233. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.
VI. FEJEZET
INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN
Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén
234. Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.
235. Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.
236. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügyiratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.
237. Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.
238. Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a Magyar Nemzeti Levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetőleg selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.
A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése
239. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).
239.1. Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.
240. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe - az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével -be kell iktatni.
241. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell.
242. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.
243. A megszűnő szervezeti egység papír alapú lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.
Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni.
244. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.
Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések
245. A hivatali szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügyiratkezelő), vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A hivatali szervezeti egységek a személyi változásokról a rendszergazdát értesítik, illetve kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.
246. A minisztérium vezetői és ügyintéző állományú dolgozói a kormányzati szolgálati jogviszonyuk bármely okból történő megszűnésekor, vagy tartós távollét (fizetés nélküli szabadság), illetve más minisztériumi szervezeti egységhez történő áthelyezéskor kötelesek a Központi Iratkezelő Iroda, valamint a Központi Irattár nyilvántartásai szerint náluk levő iratokat leadni, illetve azokkal elszámolni.
247. Az előzőekben említett elszámolási kötelezettség teljesítéséről az Igazgatási és Biztonsági Osztály "Iratelszámolási bizonylat" - melyet a humánpolitikai feladatokat ellátó szervezeti egység küld meg az érintettnek - kiállításával igazolást ad ki.
248. Szülési szabadság, GYED, GYES igénybevétele esetén a dolgozót foglalkoztató szervezeti egység vezetőjének kötelessége az iratátadási jegyzék leadása az Igazgatási és Biztonsági Osztály részére.
249. Irathiány esetén a fel nem lelhető dokumentumok listájáról Jegyzőkönyv készül, melyet a Központi Iratkezelő Iroda a távozó ügyintéző és a szervezeti egység vezetője aláírásával igazol.
250. Folyamatban lévő ügyek esetében a szervezeti egység vezetőjének haladéktalanul új ügyintéző kijelöléséről kell gondoskodni. A távozó és az újonnan kijelölt ügyintézők a vezető felügyelete mellett bonyolítják le az iratok átadás-átvételét. Ennek tényéről a jegyzék átadásával a Központi Iratkezelő Irodát értesítik.
251. Az elszámolási kötelezettség nem teljesítése, vagy új ügyintéző kijelölésének elmaradása esetén az ügyintéző nevén lévő iratoka szervezeti egység vezetőjének nevére kerülnek átírásra, iratjegyzék utólagos megküldése mellett.
252. Állami vezető távozásakor Titkársága köteles a Titkárságon fellelhető iratokat áttekinteni, a folyamatban lévő ügyeket az arra jogosult vagy kijelölt személynek, illetve az iratot készítő szervezeti egységnek az átadás-átvétel dokumentálása mellett átadni. Az elintézettnek ítélt iratokat jegyzék átadása mellett a Központi Irattárban történő elhelyezés céljából a Központi Iratkezelő Iroda részére átadja.
VII. FEJEZET
IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK
Bélyegzők
253. A minisztérium hivatalos bélyegzője a Magyarország Címerével ellátott körbélyegző.
A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, a Magyarország Címerével ellátott körbélyegzőt használnak.
A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium, alul a sorszám szerepel.
254. A körbélyegzőket - a lenyomatában is megjelenő - sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani. Nyilván kell tartani a használatban lévő aláírás-bélyegzőket is.
A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.
255. Körbélyegző az állami vezető, illetve a szervezeti egység ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.
256. A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről a Gazdálkodási Főosztály gondoskodik.
256. 1. A szervezeti egység vezetője gondoskodik
- a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,
- szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.
257. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
258. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:
- írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,
- a Gazdálkodási Főosztály vezetője gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,
- a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,
- az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző újsorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.
Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
259. A sokszorosítást minden ügyintéző maga végzi.
260. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék a minisztérium épületében a KEF által működtetett nyomdával készíttethető el. Ha erre kapacitáshiány vagy egyéb ok miatt nincs mód, akkor bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben azonban rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése stb.).
261. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése
262. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője évente köteles:[16]
- ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az e Szabályzatban foglaltak végrehajtását,
- az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
- közvetíteni az e Szabályzat módosítására irányuló javaslatait a jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkárnak.
263. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat jegyzőkönyvbe kell foglalni és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálni.
Ügyiratok iktatási szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén
264. Papír alapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügyiratkezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.
265. A "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelöléssel ellátott - mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében-iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.
Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételére az e Szabályzatban meghatározott szervezeti egység gondoskodik.
266. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél "ÜZ" egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. (pl. SZIF/342-1/2012/ÜZ). Az "ÜZ" egyedi azonosító jelöléssel ellátott papír alapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.
267. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papír alapú iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában.
268. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban - a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal - jelezni kell.
269. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását - úgy, mint a megnyitását - a szervezeti egység vezetőjének, ügyiratkezelőjének aláírása és a körbélyegzőjének lenyomata hitelesíti. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani. Papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
VIII. FEJEZET
A SZABÁLYOZOTT ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉSI SZOLGÁLTATÁS RENDJE
270. Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatására az e Szabályzatban meghatározottak szerint - a vonatkozó jogszabályi előírások teljesülése esetén - kerülhet sor.
271. Az e Szabályzat rendelkezéseit a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszer igénybevételével megvalósított iratforgalom esetében az e fejezet szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.
272. A minisztérium kijelölt szervezeti egységeinek, ügyintézőinek a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren keresztül érkező elektronikus iratforgalom biztosítására hivatali kapuval kell rendelkezniük.
273. A hivatali kapu létesítéséről a szervezeti egység vezetője gondoskodik.
274. A hivatali kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körét a szervezeti egység vezetője határozza meg.
275. A hivatali célú ügyfélkapu megnyitásához a munkáltató igazolást ad ki. A hivatali célú ügyfélkapu nyitását követő magáncélú ügyfélkapu nyitása esetére a munkáltató igazolást ad ki a hivatali célú ügyfélkapu létesítésének megtörténtéről.
276. Az SZMSZ-ben meghatározottak szerint hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügyiratkezelőknek, ügyintézőknek a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu-azonosítóikat a minisztérium hivatali kapu kezelőjének át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor - ideértve az ügyfélkapu megszüntetését - haladéktalanul törölnie kell.
277. A minisztériumon belüli további felhasználók - a szervezet nevében eljárni jogosult személyek - regisztrációját a minisztérium által a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a részére a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszer által biztosított regisztrációs felületen a minisztérium képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügyiratkezelők, ügyintézők) nevét és az ügyfélkapu regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapujuk egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a hivatali kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót, illetve - amennyiben ilyen van - azonosító eszközt.
278. A minisztérium nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.
279. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében az adott szervezeti egység vezetője a hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében. Ez a dokumentum az adott szervezet által megőrzendő a szervezet iratkezelési szabályzatában a személyi anyagokra meghatározott időtartamig.
280. A minisztérium a kiadmányozási jogosultság nyilvántartására vonatkozó szabályozás szerint kezeli a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek adatait.
281. A hivatali kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatok a kijelölt új kezelőnek átadhatók, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.
282. A minisztérium hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársai kötelesek gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek minden munkanapon átvételre és érkeztetésre kerüljenek.
283. A hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett ügyiratkezelő vagy ügyintéző a hivatali kapun beérkező küldemény fogadását követően gondoskodik annak érkeztetéséről. Ennek keretében az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában rögzíti a hivatali kapuból letöltött dokumentumokat, így pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot, vagy a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszerbe történő befogadás visszaigazolását.
284. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs - szükség esetén - gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról. Ezt követően a papír alapon érkezett iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni.
285. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs (ügyintéző) a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint küldi meg.
286. Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis "csatolmány" felületén kell tárolni.
287. Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum hivatali kapun történő továbbításáról.
288. A záradék tartalma: "A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik." szöveg és a dátum.
289. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügyiratkezelőnek) gondoskodnia kell a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint az elektronikus dokumentumnak a hivatali kapun történő továbbítását igazoló információknak, továbbá a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek, esetlegesen a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis "csatolmány" felületén történő elhelyezéséről.
290. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügyiratkezelőnek) gondoskodnia kell az elektronikusan kézbesített hivatalos irat, a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.
291. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügyintézőnek) gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha
- a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik,
- a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni,
- ezt a címzett kéri, jogszabály erről külön rendelkezik.
292. Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.
1. függelék a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Iratkezelési Szabályzatához
A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium irattári terve
Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Miniszterelnökség és a minisztériumok feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik.
Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.
Az irattári jel összetevői:
1. Tételszám:
a) mind az általános mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:
A = Általános rész, (valamennyi minisztérium esetében alkalmazandó);
minisztérium betűjele = Különös rész.
b) A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három-, vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.
2. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy "N" jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket;
3. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az adott központi államigazgatási szerv és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.
A "HN" (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.
| ÁLTALÁNOS RÉSZ | |||
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A100 | A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai | ||
| A200 | Szervezet és működés | ||
| A300 | Ügyvitel | ||
| A400 | Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek) | ||
| A500 | Gazdasági ügyek | ||
| A600 | Fejezeti költségvetés | ||
| A700 | Belső ellenőrzés | ||
| A800 | Informatika | ||
| A900 | Biztonság | ||
| A1000 | Kommunikáció, sajtó, média | ||
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai | |||
| A101 | A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és a közjogi szervezetszabályozó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai | N | 15 |
| A102 | Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei tervezetei, koordinációs iratai | 5 | - |
| A103 | Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A104 | Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A105 | Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A106 | Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal, kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A107 | Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai | N | 15 |
| A108 | Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai | 5 | - |
| A109 | Egyéb tárcaközi bizottságok iratai | 5 | - |
| A110 | Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai | 5 | - |
| Szervezet és működés | |||
| A201 | Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok | N | HN |
| A202 | A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz) | N | 15 |
| A203 | A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb. | N | 15 |
| A204 | Belső utasítások, körlevelek | N | HN |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A205 | A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések | N | 15 |
| A206 | A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével parlamenti munkával kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A207 | Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok | N | 15 |
| A208 | Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál | N | 15 |
| A209 | Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál | 5 | - |
| A210 | Közigazgatási államtitkári értekezletre bejövő előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezlet összehívásáért felelős tárcánál | N | 15 |
| A211 | Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál | N | 15 |
| A212 | Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál | 5 | - |
| A213 | Kormányülésre bejövő előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a Kormányülés összehívásáért felelős tárcánál | N | 15 |
| A214 | Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál | N | 15 |
| A215 | Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál | 5 | - |
| A216 | Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok | N | 15 |
| A217 | A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) | N | 15 |
| A218 | Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztály-vezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) | N | 15 |
| A219 | Országos Érdekegyeztető Tanáccsal kapcsolatos ügyek | 3 | - |
| A220 | Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok | N | 15 |
| A221 | Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően | 5 | - |
| A222 | A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek | N | 15 |
| A223 | Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél | 5 | - |
| A224 | A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok | 5 | - |
| A225 | Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások | N | 15 |
| A226 | Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél | 5 | - |
| A227 | Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások | N | 15 |
| A228 | Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai | N | 15 |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A229 | Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködéssel kapcsolatos iratai | N | 15 |
| A230 | Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai | 5 | - |
| A231 | Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek | N | 15 |
| A232 | Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek | N | 15 |
| A233 | Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők | N | 15 |
| A234 | Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai | 5 | - |
| A235 | Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai | N | 15 |
| A236 | Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai | 5 | - |
| A237 | A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek | 5 | - |
| A238 | A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai | 2 | - |
| A239 | Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok | 5 | - |
| A240 | Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb. | 2 | - |
| A241 | Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal, stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb. | 1 | - |
| A242 | Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok | 15 | - |
| A243 | A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása | 15 | - |
| A244 | Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók | N | HN |
| A245 | Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A246 | Bizottságok és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok | 10 | - |
| A247 | Fordítási, tolmácsolási, protokollügyek iratai | 5 | - |
| Ügyvitel | |||
| A301 | Miniszter, államtitkár munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok | N | 15 |
| A302 | Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok miniszter esetén | 10 | - |
| A303 | Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén | 5 | - |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A304 | Kutatási engedély ügyek iratai | 5 | - |
| A305 | Főnyilvántartó könyv | N | - |
| A306 | Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papír alapú továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok) | N | 15 |
| A307 | A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék lezárás után | 3 | - |
| A308 | Az irat átadására, továbbításra vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.) | 3 | - |
| A309 | Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.) | 15 | - |
| A310 | Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés | N | - |
| A311 | Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés | N | - |
| A312 | Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.) | 10 | - |
| A313 | A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek | N | - |
| A314 | Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv | 3 | - |
| A315 | A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv, stb.) | N | - |
| A316 | A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg) | 2 | - |
| A317 | Ügyiratból adatszolgáltatás | N | - |
| A318 | Iratmegismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén | N | - |
| A319 | Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés | 5 | - |
| Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek) | |||
| A401 | Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok | 5 | - |
| A402 | Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél | 2 | - |
| A403 | Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb. | 2 | - |
| A404 | Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások | 2 | - |
| A405 | A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A406 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai | 5 | - |
| A407 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok | 2 | - |
| A408 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A409 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők | 10 | - |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A410 | Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők | 10 | - |
| A411 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz | 10 | - |
| A412 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek | 10 | - |
| A413 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.) | 5 | - |
| A414 | A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag) | A jogviszony megszüntetés- től számított 60 év | - |
| A415 | A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás | 5 | - |
| A416 | Személyi vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok | * | - |
| A417 | A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások | 5 | - |
| A418 | A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok | 3 | - |
| A419 | A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai | 10 | - |
| A420 | Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok | 5 | - |
| A421 | Védnökségek, díjak | 8 | - |
| A422 | Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok | 5 | - |
| A423 | Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok | 5 | - |
| A424 | Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok | 10 | - |
| A425 | A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok | 3 | - |
| A426 | Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai | A képzés befejezését követő vállalt idő után 1év | - |
| A427 | Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai | 5 | - |
| A428 | Szociális bizottsági és esélyegyenlőségi bizottsági iratok | 3 | - |
| A429 | Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok | 10 | - |
| A430 | Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok | 10 | - |
| A431 | Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok | 3 | - |
| A432 | Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv | 5 | - |
| A433 | Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei | N | 15 |
| A434 | Ágazati érdek-képviseleti szervekkel történő levelezések iratai | 3 | - |
| A435 | Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés | 3 | - |
| A436 | Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok | N | 15 |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A437 | Közérdekű adatok közzétételével kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A438 | A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése | 5 | - |
| A439 | Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése | 10 | - |
| A440 | Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél | 5 | - |
| A441 | Külszolgálat, gyakornokprogram | N | 15 |
| A442 | Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, EU-elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO-alkalmazottak, PÉP-programban résztvevők) stb. | 60 | - |
| * A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek. | |||
| Gazdasági ügyek | |||
| A501 | Beszerzésre, anyagjavítás igénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok | 5 | - |
| A502 | Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésére vonatkozó (kisebb értékű) iratok | 2 | - |
| A503 | Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél | 5 | - |
| A504 | Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.) | 5 | - |
| A505 | Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok | N | - |
| A506 | Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok | N | - |
| A507 | Szerződések iratai (lejárat után) | 5 | - |
| A508 | Peres, illetve nemperes eljárással kapcsolatos iratok | 10 | - |
| A509 | Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok | 1 | - |
| A510 | Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok | 8 | - |
| A511 | Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően) | 5 | - |
| A512 | A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés | N | 15 |
| A513 | A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv | 3 | - |
| A514 | A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás | 3 | - |
| A515 | A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása | 8 | - |
| A516 | Államkincstári pénzellátás | 8 | - |
| A517 | Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján | 8 | - |
| A518 | Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok | 8 | - |
| A519 | A fejezeti és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai | 8 | - |
| A520 | Központi beruházás iratai | 8 | - |
| A521 | Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése | N | 15 |
| A522 | A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok | 10 | - |
| A523 | A fejezeti zárszámadásával kapcsolatos iratok | 8 | - |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A524 | Személyi juttatás | 8 | - |
| A525 | Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek | 5 | - |
| A526 | Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés | 2 | - |
| A527 | Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.) | 5 | - |
| A528 | Bérpolitikai intézkedések végrehajtása | 8 | - |
| A529 | Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok | 10 | - |
| A530 | Társadalombiztosítással összefüggő iratok | 10 | - |
| A531 | Számviteli éves költségvetési beszámoló | N | 15 |
| A532 | Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat | 10 | - |
| A533 | Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok | 8 | - |
| A534 | Szigorú számadású bizonylatok | 8 | - |
| A535 | Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások körlevelek | 8 | - |
| A536 | Évközi költségvetési beszámoló | 10 | - |
| A537 | Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok | 8 | - |
| A538 | Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok | 8 | - |
| A539 | Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai | 3 | - |
| A540 | Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok | 3 | - |
| A541 | Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok | 3 | - |
| A542 | Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk | 15 | - |
| A543 | Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A544 | Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok | 10 | - |
| A545 | Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés | N | HN |
| A546 | Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk elidegenítés: csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel | N | HN |
| A547 | Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk | N | HN |
| A548 | Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések | 15 | - |
| A549 | Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések | 5 | - |
| A550 | Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után | 3 | - |
| A551 | Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok | N | HN |
| A552 | Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok | N | HN |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A553 | Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai | N | HN |
| A554 | Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk | 15 | - |
| A555 | Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések | 5 | - |
| A556 | Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok | 5 | - |
| A557 | Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek | 15 | - |
| A558 | Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok | 15 | - |
| A559 | Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések | 15 | - |
| A560 | Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások | 15 | - |
| A561 | Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok | 1 | - |
| A562 | Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után) | 8 | - |
| A563 | Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok | N | 15 |
| A564 | Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok | 10 | - |
| A565 | Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok | N | 15 |
| A566 | Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok | 10 | - |
| A567 | Éves gazdasági program | N | 15 |
| A568 | Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó - középtávú - tervezések iratanyaga | 10 | - |
| A569 | Középtávú gazdasági program | N | - |
| A570 | Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló | N | 15 |
| A571 | Alkalomszerűen elrendelt - költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó - időszaki beszámolók | 5 | - |
| A572 | Előirányzatok nyilvántartása, módosítása | 8 | - |
| A573 | Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése) | 8 | - |
| A574 | Kötelezettségvállalások nyilvántartása | 10 | - |
| A575 | Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral | 2 | - |
| A576 | Működéshez kapcsolódó ügyek a Központi Szolgáltatási Főigazgatósággal | 2 | - |
| A577 | Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel | 2 | - |
| A578 | Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.) | 2 | - |
| A579 | Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások | 5 | - |
| A580 | A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei | N | 15 |
| A581 | A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei | N | 15 |
| A582 | A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz, hitel és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás | 10 | - |
| A583 | Bér dosszié anyagai személyenként: járulék nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok | 50 | - |
| A584 | Ellátások kifizetésének bizonylatai | 8 | - |
| A585 | Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően) | 8 | - |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A586 | Baleseti rokkantsági ügyek | 50 | - |
| A587 | Halálos munkahelyi balesetek ügyei | N | 15 |
| A588 | Munkabalesetek és foglalkozási betegségek | 8 | - |
| A589 | Összesítő elszámolás, járulék bevallás statisztika | 8 | - |
| A590 | Adóelszámolás évenként intézeti szinten | 8 | - |
| A591 | Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.) | 8 | - |
| A592 | Különjuttatás iratai | 8 | - |
| A593 | Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően) | 8 | - |
| A594 | Helyettesítések | 8 | - |
| A595 | Kereseti igazolások | 5 | - |
| A596 | Munkába járás költségeinek térítése | 8 | - |
| A597 | KSH és egyéb munkaügyi statisztikák | N | 15 |
| A598 | Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően) | 5 | - |
| A599 | Jelenléti ívek | 8 | - |
| A600 | A költségvetési fejezetek éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai | N | 15 |
| A601 | Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok | 12 | - |
| A602 | Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai | 12 | - |
| A603 | Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A604 | Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai | 10 | - |
| A605 | Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok | 10 | - |
| A606 | Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai | 5 | - |
| A607 | Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) | 5 | - |
| A608 | Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) | 5 | - |
| A609 | Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok) | 5 | - |
| A610 | Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A611 | Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések) | 5 | - |
| A612 | Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai | 5 | - |
| Ellenőrzés | |||
| A701 | A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai | N | 15 |
| A702 | Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
| A703 | Ágazati programokra irányuló vizsgálatok | 15 | - |
| A704 | A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések | 15 | - |
| A705 | Ellenőrzési éves tervezési, beszámolási feladatok | 15 | - |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A706 | A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
| A707 | Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés | 15 | - |
| A708 | A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok | 15 | - |
| A709 | Az Állami Számvevőszék vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok | 15 | - |
| A710 | Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) | 10 | - |
| A711 | Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) | 10 | - |
| A712 | A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A713 | Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A714 | Titokvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai | 5 | - |
| Informatika | |||
| A801 | Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei | N | 15 |
| A802 | Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai | N | 15 |
| A803 | Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gépbeszerzés), e-közbeszerzés iratai | 10 | - |
| A804 | Ágazati informatikai stratégiák, tervek ellenőrzése, egyeztetése | N | 15 |
| A805 | Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai | N | 15 |
| A806 | Informatikai biztonság iratai | N | 15 |
| A807 | Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| A808 | Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai | 15 | - |
| A809 | Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai | 5 | - |
| A810 | Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok | 10 | - |
| A811 | Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| A812 | Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai | 5 | - |
| Biztonság | |||
| A901 | A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok. | N | - |
| A902 | Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek | 10 | - |
| A903 | Nyilvántartó működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok | N | - |
| A904 | Nyilvántartó működésével kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A905 | Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvélemény | 5 | - |
| A906 | Nemzeti minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány | visszavonását követően haladéktalanul | - |
| A907 | Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek. | 10 | - |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| A908 | Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően) | 15 | - |
| A909 | Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek | 2 | - |
| A910 | Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai | 2 | - |
| A911 | Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai | 5 | - |
| A912 | Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai | N | 15 |
| A913 | Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után | 5 | - |
| A914 | Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások | 5 | - |
| A915 | Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók | 5 | - |
| A916 | A minisztérium tűzvédelmi terve Rendkívüli eseményekről készített jelentések | 5 | - |
| A917 | A minisztérium épületeinek őrzés-védelme | N | - |
| A918 | A minisztérium ügyeleti rendszere Az ügyelettel kapcsolatos ügyek | 5 | - |
| Kommunikáció, sajtó, média | |||
| A1001 | Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.) | 2 | - |
| A1002 | A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok | 10 | - |
| A1003 | PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok | N | 15 |
| A1004 | PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.) | 5 | - |
| A1005 | Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok | 3 | - |
| A1006 | Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok | 5 | - |
| A1007 | Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok | 5 | - |
| NFM KÜLÖNÖS RÉSZ | |||
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| NFM100 | Fejlesztéspolitika és célelőirányzatok kezelésének, szabályozásának, ellenőrzésének iratai | ||
| NFM200 | Területfejlesztéssel kapcsolatos iratok | ||
| NFM300 | Állami vagyongazdálkodás szabályozásával kapcsolatos iratok | ||
| NFM400 | Állami vagyon felügyeletével kapcsolatos iratok | ||
| NFM500 | Közlekedéssel kapcsolatos iratok | ||
| NFM600 | Energiapolitikával kapcsolatos iratok | ||
| NFM700 | Bányászattal kapcsolatos iratok | ||
| NFM800 | Postaüggyel kapcsolatos iratok | ||
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| NFM900 | Audiovizuális politikával kapcsolatos iratok | ||
| NFM1000 | Informatikával kapcsolatos iratok | ||
| NFM1100 | Közigazgatási informatika infrastrukturális megvalósíthatóságának iratai | ||
| NFM1200 | Elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok | ||
| NFM1300 | Űrkutatással kapcsolatos iratok | ||
| NFM1400 | Kiemelt állami szerződések iratai | ||
| NFM9000 | Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő iratok | ||
| NFM9100 | Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok | ||
| NFM9200 | Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok | ||
| NEMZETI FEJLESZTÉSI MINISZTÉRIUM | |||
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| Fejlesztéspolitika és célelőirányzatok kezelésének, szabályozásának, ellenőrzésének iratai | |||
| NFM101 | Költségvetés tervezésével, felhasználásával és beszámolással kapcsolatos ügyek | N | 15 |
| NFM102 | Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás | 15 | - |
| NFM103 | Fejlesztéspolitikára vonatkozó szerződések és teljesítésigazolások, külső személyek, szervezetek megbízásával kapcsolatos ügyek | 15 | - |
| NFM104 | Nemzeti fejlesztési tervekkel (operatív programok, akciótervek, IH ügyek, zászlóshajó programok) kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM105 | A II. Széchenyi Tervvel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM106 | Európa 2020 és kapcsolódó programok feladatai | N | 15 |
| NFM107 | Nagyprojektek, kiemelt projektek tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos ügyek | 15 | - |
| NFM108 | Fejlesztéspolitikai területi hálózatok működésével és feladataival összefüggő iratok | 10 | - |
| NFM109 | Kormányzati egyeztetési fórumokkal kapcsolatos iratok | 5 | - |
| NFM110 | Hazai szervezetekkel, testületekkel, bizottságokkal és társadalmi szervezetekkel összefüggő ügyek | 5 | - |
| NFM111 | Pólus programok végrehajtásához kapcsolódó iratok | 5 | - |
| NFM112 | EU-tanácsi és bizottsági ülésekkel, munkacsoportok tevékenységeivel kapcsolatos ügyek | N | 15 |
| NFM113 | Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) iratai, EKTB munkacsoportok iratai | 5 | - |
| NFM114 | Egyéb EU-ügyek iratai | 5 | - |
| NFM115 | Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos szakmai együttműködések és programok iratai | N | 15 |
| NFM116 | Nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő egyéb iratok | 10 | - |
| NFM117 | Egyéb ügyek (állásfoglalások, vélemény, információkérés, általános levelezés, illetékességből áttétel) iratai | 3 | - |
| NFM118 | Működéssel összefüggő iratok (szakmai konferenciák, rendezvények, képzések, továbbképzések, megbízás, pénzügy) | 15 | - |
| NFM119 | Jogorvoslati eljárásokkal kapcsolatban keletkezett ügyek | 5 | - |
| NFM120 | Törvényességi ügyek | 5 | - |
| NFM121 | Fejlesztéspolitikai programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos jogi szabályozás és feltételrendszer ügyei | N | 15 |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| NFM122 | EU-közösségi politika, EU-jogharmonizáció és notifikáció iratai, EU-jogsértési eljárások iratai | 5 | - |
| NFM123 | Fejlesztéspolitikai koordinációs tevékenységek ügyei | 5 | - |
| NFM124 | Fejlesztéspolitikával és a területfejlesztéssel kapcsolatos információs rendszer és a kötelező adatközlés szabályaival kapcsolatos ügyek | 10 | - |
| NFM125 | Támogatásokkal kapcsolatos adatszolgáltatás iratai | 3 | - |
| NFM126 | Fejlesztéspolitikai adatbázis és információs rendszer iratai | 10 | - |
| NFM127 | Értékelések, monitoringtevékenység, hatásvizsgálatok iratai | 10 | - |
| NFM128 | Közérdekű megkeresésekkel kapcsolatos nyilvános és szakmai iratok | 5 | - |
| NFM129 | Monitoringbizottságok, bírálóbizottságok működésével kapcsolatos iratok | 5 | - |
| NFM130 | Kutatások, jelentések, elemzések, beszámolók iratai | 3 | - |
| Területfejlesztéssel kapcsolatos iratok | |||
| NFM201 | Magyarországi Régiók Brüsszeli Képviseletének működtetésével kapcsolatos iratok | 10 | - |
| NFM202 | Országos Területfejlesztési tanács működtetésével és az OTT titkárság munkájával kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM203 | A területfejlesztés területi intézményelemeinek működésével kapcsolatos ügyek | N | 15 |
| NFM204 | A területfejlesztési intézményrendszer elemei átalakításával kapcsolatos ügyek | 10 | - |
| NFM205 | A területfejlesztéssel kapcsolatos K+F feladatok, megbízások, képzési és módszertani ügyek iratai | 15 | - |
| NFM206 | A hátrányos helyzetű és a speciális adottságú térségek (tanyás, aprófalvas, stb.) ügyei | 10 | - |
| NFM207 | Területfejlesztési szabályozási ügyek | 15 | - |
| NFM208 | Az ország területi fejlődési folyamatainak figyelemmel kísérésével és értékelésével, valamint a területi folyamatok hatásvizsgálatával kapcsolatos ügyek | N | 15 |
| NFM209 | Országos jelentőségű kiemelt térségek (Balaton, Duna, Tisza) és azok területfejlesztési programjai megvalósításával | N | 15 |
| NFM210 | EU-jogalkotás, iránymutatások, kohéziós rendeletek, Lisszaboni Agenda és területi kohézió (Területi Agenda, Lisszaboni Charta) iratai | 15 | - |
| NFM211 | Közösségi kezdeményezések (INTERREG, URBACT, INTERACT, CAD-SES, CES, SEES, SEE) iratai | 10 | - |
| NFM212 | Területfejlesztési tevékenység elismerésére alapított díjjal kapcsolatos ügyek | 5 | - |
| NFM213 | Célelőirányzatok költségvetéséhez kapcsolódó ügyek iratai | N | 15 |
| NFM214 | Célelőirányzatok szabályozáshoz kapcsolódó ügyei | 15 | - |
| NFM215 | Célelőirányzatok ellenőrzéshez kapcsolódó ügyei | 15 | - |
| NFM216 | Pályázati rendszerrel kapcsolatos ügyek | 15 | - |
| NFM217 | Egyedi döntéssel kapcsolatos ügyek | 15 | - |
| NFM218 | Fejlesztési célú támogatási szerződések | 15 | - |
| NFM219 | Egyéb (nem fejlesztési és nem működési) célú támogatási szerződések | 15 | - |
| NFM220 | Támogatási döntések elemzése, értékelése | 15 | - |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| NFM221 | Támogatáspolitikai feladatok végrehajtásában közreműködő szervezetekkel kapcsolatos ügyek | 15 | - |
| NFM222 | Támogatáspolitikai intézkedések módszereihez és követelményeihez kapcsolódó ügyek | 15 | - |
| NFM223 | Területfejlesztés eszközrendszerének fejlesztésével kapcsolatos ügyek | 15 | - |
| NFM224 | Területfejlesztési támogatások és a decentralizáció irányelveivel kapcsolatos ügyek | N | 15 |
| NFM225 | Régiók társadalmi, gazdasági fejlesztése érdekében kötendő megállapodásokkal kapcsolatos ügyek | 10 | - |
| NFM226 | Működési célú támogatási szerződések (fejlesztési tanácsok) | 10 | - |
| NFM227 | Egyéb ügyek | 3 | - |
| Állami vagyongazdálkodás szabályozásával kapcsolatos iratok | |||
| NFM301 | A kincstári vagyon elidegenítésével, a vagyon hasznosításával, átcsoportosításával, a vagyon ingyenes önkormányzati tulajdonba adásával kapcsolatos döntések előkészítése | N | 15 |
| NFM302 | Az állam vállalkozási vagyonát érintő kormányzati döntések előkészítése | N | 15 |
| NFM303 | Az állam vállalkozási vagyonával kapcsolatos joggyakorlást jelentő feladatok | 20 | - |
| NFM304 | A privatizáció, az állami vagyonpolitika szabályozásának kidolgozása, véleményezése (a kihirdetést követően) | 5 | - |
| NFM305 | A kincstári vagyonra vonatkozó szabályok kidolgozása, véleményezése (a kihirdetést követően) | 5 | - |
| NFM306 | Közbeszerzési szabályozással és ellenőrzéssel kapcsolatos iratok | 10 | - |
| Állami vagyon felügyeletével kapcsolatos iratok | |||
| NFM401 | A minisztérium tulajdonosi jogkörébe tartozó társaságok vagyonkezelésével és privatizációjával kapcsolatos anyagok, beleértve a társaság alapítására, átszervezésére, megszűntetésére vonatkozó iratok | N | 15 |
| NFM402 | A tárcán kívüli tulajdonosi körbe tartozó, de az ellátási felelősség szempontjából a tárcához sorolódó társaságok vagyonkezelésével és privatizációjával kapcsolatos anyagok | N | 15 |
| NFM403 | Kizárólagos állami tulajdonba tartozó ingatlanok, építmények vagyonkezelésével kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM404 | Portfolió kezelés iratai | N | 15 |
| Közlekedéssel kapcsolatos iratok | |||
| NFM501 | Veszélyes áruk szállításával kapcsolatos ügyek | N | 15 |
| NFM502 | Veszélyes hulladék szállításával kapcsolatos ügyek | 5 | - |
| NFM503 | A közúti közlekedés finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
| NFM504 | Az infrastruktúra-politikával összefüggő iratok | 10 | - |
| NFM505 | Vasúti infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM506 | Vasúti infrastruktúrával kapcsolatos iratok | 10 | - |
| NFM507 | Közúti közlekedési infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM508 | Közúti közlekedési infrastruktúrával kapcsolatos iratok | 10 | - |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| NFM509 | Hajózás szabályozásával kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM510 | A hajózás finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
| arNFM511 | Hajózási infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM512 | Nemzetközi hajózási szervezetekkel kapcsolatos iratok | 10 | - |
| NFM513 | Légiközlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM514 | Nemzetközi légiközlekedési szervezetekkel (ICAO, ECAC, EuroControl, stb.) kapcsolatos és az EU komitológiai bizottsági tagsággal kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM515 | Állampolgári megkeresések, panaszok | 5 | - |
| NFM516 | Felügyeleti intézkedések | N | 15 |
| NFM517 | Légiközlekedési infrastruktúra fejlesztésével (pl. repülőtér létesítése, fejlesztése) kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM518 | Légiközlekedés biztonságával kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM519 | Légiközlekedés védelmével kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM520 | Légiközlekedési stratégiával kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM521 | Környezetvédelmi PR tevékenység (Autómentes Nap, Mobilitási Hét stb.) | 5 | - |
| Energiapolitikával kapcsolatos iratok | |||
| NFM601 | Energiatakarékosság és energiahatékonyság körébe tartozó ügyek iratai | 10 | - |
| NFM602 | A magyar energiapolitika iratai | N | 15 |
| NFM603 | Nemzeti Energiahatékonysági Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM604 | Egyéb Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM605 | Pályázati rendszerek iratai | N | 15 |
| NFM606 | Klímapolitikával kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
| NFM607 | CO2-kibocsátás-kereskedelemmel kapcsolatos ügyek | 5 | - |
| NFM608 | Hulladékgazdálkodás és melléktermék-hasznosítás iratai | 5 | - |
| NFM609 | Fenntartható fejlődéssel kapcsolatos iratok | 15 | - |
| NFM610 | Megújuló energiahordozó-felhasználással és az energiatakarékossággal kapcsolatos nemzetközi ügyek iratai | N | 15 |
| NFM611 | Megújuló energiaforrások hasznosítása körébe tartozó iratok | N | 15 |
| NFM612 | Környezetvédelemmel kapcsolatos általános ügyek | 5 | - |
| NFM 613 | Környezetvédelemmel kapcsolatos programok (OHT, NKP, OKKP stb.) | 5 | - |
| NFM614 | Nemzeti Megújuló energia Hasznosítási Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM615 | Természetvédelmi területre vonatkozó szabályozások (Natura 2000) | 5 | - |
| NFM616 | Energetikával kapcsolatos általános ügyek | 5 | - |
| NFM617 | Energiapolitikai döntések meghozatalának előkészítő iratai | 10 | - |
| blNFM618 | Energiaellátás kérdéseivel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM619 | Atomenergia koncepcionális ügyei | N | 15 |
| NFM620 | Atomenergia operatívügyei | 5 | - |
| NFM621 | Nemzeti Éghajlatváltozási stratégiával kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM622 | Éghajlatváltozási Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM623 | Zöldgazdaság-fejlesztéssel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM624 | Nemzeti Fenntartható fejlődési Stratégiával kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM625 | Környezettechnológiákkal, környezetiparral kapcsolatos iratok | N | 15 |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| NFM626 | Olaj-, gáz- és villamosenergia-ipar termelésével kapcsolatos iratok | 5 | - |
| NFM627 | Olaj-, gáz- és villamosenergia-ipar fejlesztésével kapcsolatos iratok | N | 15 |
| Bányászattal kapcsolatos iratok | |||
| NFM701 | Szénbányászati szerkezetátalakítás iratai | N | 15 |
| NFM702 | Bányászati koncessziókkal kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM703 | Bányajáradékkal és ásványvagyonnal kapcsolatos iratok | 5 | - |
| Postaüggyel kapcsolatos iratok | |||
| NFM801 | Postastratégiai, postapiaci liberalizációhoz, postai ágazathoz kapcsolódó iratok | N | 15 |
| NFM802 | A postai tevékenységgel kapcsolatos minisztériumi állásfoglalások iratai | 10 | - |
| NFM803 | Általános postai ügyek iratai | 5 | - |
| NFM804 | Postai beruházások finanszírozási alapokmányaival kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM805 | Bélyegkiadással kapcsolatos előkészítő iratok | 15 | - |
| Audiovizuális politikával kapcsolatos iratok | |||
| NFM901 | Audiovizuális politikával kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM902 | Audiovizuális politikával kapcsolatos stratégiai ügyek | N | 15 |
| Informatikával kapcsolatos iratok | |||
| NFM1001 | E-közigazgatás | 10 | - |
| NFM1002 | Központi Rendszer, Hivatali Kapu, Ügyfélkapu iratai | 10 | - |
| NFM1003 | Elektronikus formanyomtatványok | 10 | - |
| NFM1004 | Informatikai ügyekkel kapcsolatos szerződések | 15 | - |
| NFM1005 | Informatikai együttműködések | 15 | - |
| NFM1006 | Alkalmazástámogatási szerződések | 15 | - |
| NFM1007 | Licenc kezelés | 15 | - |
| NFM1008 | Informatikai infrastruktúra működése | 5 | - |
| NFM1009 | Egységes Infrastruktúra Projekt | 10 | - |
| NFM1010 | Informatikai, biztonsági szabályzatok | N | 15 |
| NFM1011 | Közigazgatási egyeztetésre küldött informatikával kapcsolatos iratok | 10 | - |
| NFM1012 | Informatikát érintő, máshova nem sorolható ügyek | 5 | - |
| Közigazgatási informatika infrastrukturális megvalósíthatóságának iratai | |||
| NFM1101 | Elektronikus Kormányzati Gerinchálózattal kapcsolatos iratok | 10 | - |
| NFM1102 | Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszerrel (EKG nélkül) kapcsolatos iratok | 15 | - |
| NFM1103 | Védelemszervezéssel, kritikus informatikai infrastruktúrával kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM1104 | Informatikai pályázatok ügyei | 10 | - |
| Tételszám | Megnevezés | Selejtezési idő (év) | Lt. |
| Elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok | |||
| NFM1201 | Hírközléshez kapcsolódó ügyek iratai | N | 15 |
| NFM1202 | Infrastrukturális támogatási programok anyagai | N | 15 |
| NFM1203 | Hírközlés-politikai elemzések, koncepciók | N | 15 |
| NFM1204 | A távközlési tevékenységgel kapcsolatos minisztériumi állásfoglalások | N | 15 |
| Űrkutatással kapcsolatos iratok | |||
| NFM1301 | Űrkutatással kapcsolatos adminisztratív ügyek | 10 | - |
| NFM1302 | Űrkutatással kapcsolatos stratégiai ügyek | N | 15 |
| Kiemelt állami szerződések iratai | |||
| NFM1401 | PPP Közlekedési infrastruktúra projektek | 8 | - |
| NFM1402 | PPP Közlekedési infrastruktúra projektek kiemelt iratai | HN | - |
| NFM1403 | PPP Oktatási-kulturális projektek | 8 | - |
| NFM1404 | PPP Oktatási-kulturális projektek kiemelt iratai | HN | - |
| NFM1405 | PPP Sport projektek | 8 | - |
| NFM1406 | PPP Sport projektek kiemelt iratai | HN | - |
| NFM1407 | PPP Együttműködés iratai | 10 | - |
| NFM1408 | A Támogatásokat Vizsgáló Iroda állásfoglalásai | HN | - |
| NFM1409 | Az elszámoltatási kormánybiztos tevékenységéhez kapcsolódó iratok, adatkérések és adatszolgáltatások | N | 15 |
| NFM1410 | Egyéb máshova nem sorolható PPP projektek iratai | 8 | - |
| NFM1411 | Egyéb máshova nem sorolható kiemelt PPP projektek iratai | HN | - |
| Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő iratok | |||
| NFM9001 | A nemzetközi kormánybizottságok anyagi | N | 15 |
| NFM9002 | Az ENSZ EGB közgyűléseivel, bizottságaival és szakosított szerveivel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| NFM9003 | Nemzetközi szervezetek iratai | N | 15 |
| NFM9004 | Külföldi ügynökség létesítése | N | 15 |
| NFM9005 | Nemzetközi műszaki tudományos együttműködési megállapodások | N | 15 |
| NFM9006 | EU-n kívüli országokkal kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
| NFM9007 | ENSZ és szervezeteivel kapcsolatos ügyek | N | 15 |
| NFM9008 | Légügyi nemzetközi szervezetek | N | 15 |
| NFM9009 | Tengerhajózási nemzetközi szervezetek | N | 15 |
| NFM9010 | Vasúti nemzetközi együttműködési szervezetek | N | 15 |
| NFM9011 | Közúti közlekedési nemzetközi szervezetek iratai | N | 15 |
| NFM9012 | Többoldalú együttműködés iratai | 10 | - |
| NFM9013 | Nemzetközi közlekedési két- és többoldalú szerződések, egyezmények | N | 15 |
| NFM9014 | Kétoldalú és regionális együttműködési fórumok | N | 15 |
| NFM9015 | Bilaterális (kétoldalú) ügyek | 10 | - |
| NFM9016 | Egyéb nemzetközi közlekedési anyagok | 10 | - |
| NFM9017 | Európai uniós ügyekkel kapcsolatos iratok | N | 15 |
| Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok | |||
| NFM9101 | Közlekedésbiztonsági Szervezettel kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM9102 | Közlekedésbiztonsági Szervezettel kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9103 | Nemzeti Közlekedési Hatósággal kapcsolatos adminisztratívügyek | 5 | - |
| NFM9104 | Nemzeti Közlekedési Hatósággal kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9105 | Közlekedésfejlesztési Koordinációs Központtal kapcsolatos adminisztratívügyek | 5 | - |
| NFM9106 | Közlekedésfejlesztési Koordinációs Központtal kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9107 | Magyar Bányászati és Földtani Hivatallal kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM9108 | Magyar Bányászati és Földtani Hivatallal kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9109 | Magyar Állami Földtani Intézettel kapcsolatos adminisztratívügyek | 5 | - |
| NFM9110 | Magyar Állami Földtani Intézettel kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9111 | Magyar Állami Eötvös Loránd Geofizikai Intézettel kapcsolatos adminisztratívügyek | 5 | - |
| NFM9112 | Magyar Állami Eötvös Loránd Geofizikai Intézettel kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9113 | Bányászati utókezelő és Éjjeli Szanatóriummal kapcsolatos adminisztratívügyek | 5 | - |
| NFM9114 | Bányászati utókezelő és Éjjeli Szanatóriummal kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9115 | MÁV Kórház és Rendelőintézet Szolnok - kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM9116 | MÁV Kórház és Rendelőintézet Szolnok - kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9117 | PM Informatikai Szolgáltató Központtal kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM9118 | PM Informatikai Szolgáltató Központtal kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9119 | Központi Szolgáltatási Főigazgatósággal kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM9120 | Központi Szolgáltatási Főigazgatósággal kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9121 | Strukturális Alapok Programirodájával kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM9122 | Strukturális Alapok Programirodájával kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9123 | Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Fejlesztési Igazgatóságával kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM9124 | Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Fejlesztési Igazgatóságával kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9125 | Nemzeti Fejlesztési Ügynökséggel kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM9126 | Nemzeti Fejlesztési Ügynökséggel kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok | |||
| NFM9201 | Magyar Energia Hivatallal kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM9202 | Magyar Energia Hivatallal kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
| NFM9203 | Országos Atomenergia Hivatallal kapcsolatos adminisztratív ügyek | 5 | - |
| NFM9204 | Országos Atomenergia Hivatallal kapcsolatos kiemelt ügyek | N | 15 |
2. függelék a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Iratkezelési Szabályzatához
A minisztérium hivatali szervezetei (hivatali egységek) által rendszeresen használt irattípusok iratmintatára
Az iratmintatárban a minisztérium szervezeti egységei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák.
Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:
- előadói ív,
- irattári példány,
- állami vezetői kimenő levél,
- főosztály-vezetői kimenő levél,
- feljegyzés,
- emlékeztető,
- jegyzőkönyv,
- ügyiratpótló lap,
- jogosultság igénylése és változtatása az iratkezelési szoftverhez, - adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez/lemondásához,
- kísérőlap gépi adathordozó nyilvántartásba vételéhez,
- igénylőlap bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez,
- iratselejtezési jegyzőkönyv,
- selejtezési iratjegyzék,
- iratátadás-átvételi jegyzőkönyv,
- iratátadás-átvételi jegyzék.
1. iratminta: előadói ív minta
2. iratminta: irattári példány minta
3. iratminta: állami vezetői kimenő levél minta
4. iratminta: főosztály-vezetői kimenő levél minta
5. iratminta: feljegyzés
6. iratminta: emlékeztető
7. iratminta: jegyzőkönyv
8. iratminta: ügyiratpótló lap
9. iratminta: jogosultság igénylése és változtatása az iratkezelési szoftverhez[17]
10. iratminta: adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez/lemondásához
11. iratminta: kísérőlap gépi adathordozó nyilvántartásba vételéhez
12. iratminta: igénylőlap bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez
13. iratminta: iratselejtezési jegyzőkönyv
14. iratminta: selejtezési iratjegyzék
15. iratminta: iratátadás-átvételi jegyzőkönyv
16. iratminta: iratátadás-átvételi jegyzék
Lábjegyzetek:
[1] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § g) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[2] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § b) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[3] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § b) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[4] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § c)-d) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[5] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § b) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[6] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § b) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[7] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § b) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[8] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § a) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[9] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § b) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[10] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § e) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[11] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § b) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[12] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § a) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[13] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § f) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[14] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § e) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[15] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § b) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[16] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § b) pontja. Hatályos 2015.01.31.
[17] Módosította a 2/2015. (I. 30.) NFM utasítás 10. § b) pontja. Hatályos 2015.01.31.