12/2016. (VI. 24.) KKM utasítás
a külképviseleteken lévő hivatali mobil telekommunikációs eszközök és szolgáltatások, valamint hordozható személyi számítógépek használatáról
Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés g) pontjában kapott felhatalmazás alapján - figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltakra -a következő utasítást adom ki:
1. Az utasítás hatálya
1. Az utasítás személyi hatálya a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: minisztérium) felügyelete alatt működő, önálló pénzügyi előirányzattal rendelkező külképviseleteinek tagjaira, továbbá a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet szerint biztonsági területtel rendelkező külképviselet biztonsági szakértői feladatokat ellátó tagjaira terjed ki.
2. Az utasítás tárgyi hatálya a külképviselet által az 1. pontban meghatározott személyek rendelkezésére bocsájtott mobil telekommunikációs eszközökre és szolgáltatásokra, valamint hordozható személyi számítógépekre terjed ki.
2. Az utasítás célja
3. Az utasítás célja, hogy szabályozza a külképviselet tagjai, továbbá a biztonsági területtel rendelkező külképviselet biztonsági szakértői feladatokat ellátó tagjai által használt mobil telekommunikációs eszközök és szolgáltatások, valamint hordozható személyi számítógépek igénylését, beszerzését, használatát, a keletkezett költségek elszámolását, nyilvántartását.
3. Értelmező rendelkezések
4. Az utasítás alkalmazásában:
a) külképviselet tagjai: a Külgazdasági és Külügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 11/2015. (VI. 19.) KKM utasítás 79. §-ában meghatározott személyek;
b) mobil telekommunikációs eszköz: olyan közcélú mobil telekommunikációs hálózatokon üzemelő, mobil telekommunikációs szolgáltatások igénybevételére alkalmas eszköz (különösen: mobiltelefon, okostelefon, tablet, számítógéphez csatlakoztatható mobil távközlési hálózaton internetelérést biztosító eszköz, USB-tárhely, 3G/4G router), amelyet a külképviselet az utasításban meghatározottak szerint a hivatali feladatok ellátása céljából biztosíthat a jogosult részére;
c) mobil telekommunikációs szolgáltatás: a távközlési szolgáltatók és közcélú mobil távközlési szolgáltatók rendszerén vagy annak felhasználásával igénybe vehető szolgáltatások összessége;
d) hordozható személyi számítógép: olyan személyi számítógép, amely a személyi számítógép asztali változatához képest eltérő kivitelezésű (mérete és súlya csökkentett) és hordozható, helyváltoztatás közben is önálló, folyamatos működésre képes (különösen: laptop, notebook, netbook);
e) biztonsági szempont érvényesítése: olyan tele- vagy infokommunikációs eszköz, amelynek felügyelete mobil telekommunikációs eszköz esetén biztosítható a minisztériumban rendszeresített mobil device manager rendszerrel, valamint rendelkezik olyan képességgel, hogy a felhasználók adatai elkülönülten kerüljenek tárolásra a hivatali adatoktól. A hivatali adatokat tároló és kezelő adatvédelmi megoldásnak olyan szintű hardveres vagy szoftveres titkosítási, védelmi megoldással kell rendelkeznie, amelynél az információkhoz, adatokhoz történő illetéktelen hozzáférés nem lehetséges, illetve a védelmi rendszer esetleges megkerülése, az adatok visszafejthetőségét oly módon ellehetetleníti, hogy az arra fordított idő alatt az általa védett adatok értéke többszörösen elévül. Hordozható személyi számítógép esetén az eszköznek TPM chippel kell rendelkeznie;
f) gazdaságossági és költséghatékonysági szempont érvényesítése: olyan magatartás, amely során a jogosult az adott szituációban a rendelkezésére álló kommunikációs eszközök, irányok és lehetőségek közül tudatosan azt választja ki, amely során a kommunikáció pénzügyi költségei a külképviselet számára a legalacsonyabbak. Amennyiben a jogosultnak a munkája során lehetősége van a külképviselet tulajdonában álló egyéb telekommunikációs eszköz, berendezés vagy szolgáltatás használatára, köteles azt igénybe venni (különösen VPN eszköz, hálózat használata, vezetékes telefon);
g) alapdíj: lebeszélhetőségétől függetlenül az a díj, amelyért a szolgáltató a mobil telekommunikációs szolgáltatást biztosítja;
h) forgalmi díj: a mobil telekommunikációs szolgáltatás igénybevételének bruttó díja, amelynek összege az igénybevétel időtartamától, illetve darabszámától vagy egyéb, más mérhető jellemzőjétől függ;
i) egyéb szolgáltatási díj: az adott szolgáltatási csomag részét képező további kommunikációs szolgáltatások díja;
j) tartalék mobil telekommunikációs eszköz: azon mobil telekommunikációs eszköz, amelynek rendeltetése a külképviselet mobil telekommunikációs eszközének meghibásodásakor az eszköz pótlásával a felhasználó elérhetőségének biztosítása. A tartalék mobil telekommunikációs eszközt a rendelkezésre álló, működőképes, használt mobil telekommunikációs eszközökből szükséges képezni, típusa tekintetében a KKM Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztálya (a továbbiakban: BITÁF) intraneten közzétett aktuális előírását szükséges figyelembe venni;
k) ideiglenes használat: 3 hónapot meg nem haladó időtartam tekintetében biztosított használat;
l) mobil telekommunikációs eszköz vagy hordozható személyi számítógép újraelőállítási értéke: az azonos minőségű és árfekvésű mobil telekommunikációs eszköz vagy hordozható személyi számítógép katalógusban, árlistában, bolti kereskedelemben szereplő ára. Amennyiben az egyes szolgáltatók ajánlatai között jelentős eltérés tapasztalható, az ezek átlagából számított összeg is elfogadható forgalmi értéknek. Amennyiben az előzőekben megjelölt összeg nem áll rendelkezésre, illetve azok beszerzése nem lehetséges, elfogadható a minisztérium központi igazgatás cím eszközanalitikájában az azonos vagy hasonló rendeltetésű és minőségű eszköz bekerülési értéke alapján megállapított érték. Az újraelőállítási érték meghatározását a KFO a BITÁF szakmai javaslatának figyelembevételével végzi a fentiek alapján;
m) kis értékű mobil telekommunikációs eszköz: az a mobil telekommunikációs eszköz, amelynek használati ideje az egy évet meghaladja, és beszerzési értéke a nettó 200 ezer forint egyedi értéket nem éri el;
n) alap mobiltelefon készülék: az a mobiltelefon készülék, amely nem rendelkezik olyan operációs rendszerrel, amelyre külső gyártók alkalmazásai telepíthetők, nem alkalmas internet használatára, nem rendelkezik helymeghatározó képességekkel, egyéb multimédiás képességei korlátozottak, és nagysebességű adatátvitelre nem képes (maximum adatátvitel: GPRS, EDGE).
4. Általános rendelkezések
5. A mobil telekommunikációs eszköz és szolgáltatás, valamint hordozható személyi számítógép kizárólag a hivatali feladatok ellátására, munkavégzés céljából használható, a mobil telekommunikációs eszköz a jogosult állandó elérése érdekében biztosítható.
6. A mobil telekommunikációs eszköz és szolgáltatás, valamint hordozható személyi számítógép beszerzése és használata során a biztonsági, gazdaságossági és költséghatékonysági szempontokat érvényesíteni kell.
7. A külképviselet tulajdonát képező mobil telekommunikációs eszközök és szolgáltatások, valamint hordozható személyi számítógépek beszerzése, nyilvántartása, üzemeltetése a külképviselet feladata és a külképviselet költségvetését terheli. A mobil telekommunikációs eszközök és szolgáltatások, valamint hordozható személyi számítógépek használatával kapcsolatos kiadásokat a külképviselet éves költségvetésében, a várható kiadások alapulvételével, biztonsági, gazdaságossági és költséghatékonysági szempont alapján kell tervezni.
8. A külképviselet tagjai, továbbá a biztonsági területtel rendelkező külképviselet biztonsági szakértői feladatokat ellátó tagjai számára biztosított mobil telekommunikációs eszközök szolgáltatói szerződéseinek megkötését ugyanannál a szolgáltatónál, oly módon kell biztosítani, hogy térítésmentesen vagy kedvezményesen tegyék lehetővé az egymás közötti forgalmazást (csoporton belüli ingyenes vagy kedvezményes hívás).
9. Az utasítás 8. pontjában foglaltaktól eltérő szolgáltatói szerződéseket megkötésük előtt a külképviselet vezetője köteles indokolással ellátva felterjeszteni a Költségvetési Főosztály részére (a továbbiakban: KFO). A KFO tájékoztatja a külképviselet vezetőjét a szolgáltatói szerződés megkötésével kapcsolatos döntéséről.
10. Amennyiben az utasítás hatálybalépésekor már hatályos szolgáltatói szerződés az utasítás 8. pontjában foglalt szabályoktól eltérően került megkötésre (a felhasználók szolgáltatói szerződései nem egy szolgáltatónál kerültek megkötésre, így nem biztosított a csoporton belüli ingyenes vagy kedvezményes hívás), a külképviselet vezetője köteles a KFO számára felterjeszteni az érintett szolgáltatói szerződést, valamint tájékoztatást nyújtani a szolgáltatói szerződés felmondásának lehetőségeiről, költségvetési következményeiről. A gazdaságossági és költséghatékonysági szempontok figyelembevételével a KFO dönt a szolgáltatói szerződés azonnali vagy a hűségidő lejártakor történő felmondásáról.
11. A mobil telekommunikációs eszközt fizetési eszközként használni, a szolgáltatói szerződések terhére a telekommunikációs díjak és szolgáltatások összegén túl egyéb kifizetéseket kezdeményezni nem lehet.
5. Jogosultak köre, jogosultsági keretek
12. Mobil telekommunikációs eszköz és szolgáltatás biztosítható a külképviselet tagjának, amennyiben:
a) hivatali feladata vagy munkaköri leírásban rögzített feladata ellátásához a mobil telekommunikációs eszköz vagy szolgáltatás szükséges, és
b) állandó eléréséhez hivatali érdek fűződik.
13. A biztonsági területtel rendelkező külképviselet biztonsági szakértői feladatot ellátó tagjai számára a biztonsági, gazdaságossági és költséghatékonysági szempontok alapján, a munkavégzés során, az állandó elérhetőség céljából egy alap mobiltelefon készülék biztosítható.
14. A mobil telekommunikációs eszköz és szolgáltatás használata során a felhasználó gazdaságossági és költséghatékonysági szempontokra tekintettel, költségkeretén belül rendelkezhet több előfizetéssel.
15. Az igénybevétel feltételei, valamint a jogosulti kör szabályozása tekintetében az alábbi kategóriák kerülnek meghatározásra:
15.1. I. kategóriájú, kis értékű mobil telekommunikációs eszköz használatára jogosult nettó 200 EUR havi költségkerettel:
a) a külképviselet vezetője,
b) az ideiglenes ügyvivő, a fogadó ország külügyminisztériumához benyújtott ideiglenes ügyvivői megbízatását bejelentő jegyzékben meghatározott megbízatása időtartamára.
15.2. II. kategóriájú, kis értékű mobil telekommunikációs eszköz használata biztosítható nettó 50 EUR havi költségkerettel a külképviselet azon tagjának (kivéve: helyi alkalmazott), akinek feladatköre indokolja a folyamatos elérhetőséget, amelyhez kiemelt hivatali érdek fűződik, tekintettel arra, hogy tevékenységét rendszeresen hivatalon kívül végzi.
15.3. III. kategóriájú, kis értékű mobil telekommunikációs eszköz használata biztosítható nettó 25 EUR havi költségkerettel:
a) a külképviselet azon tagjának (kivéve: helyi alkalmazott), akinek folyamatos eléréséhez hivatali érdek fűződik, és tevékenységét rendszeresen hivatalon kívül végzi,
b) biztonsági területtel rendelkező külképviselet biztonsági szakértői feladatokat ellátó tagjának, akinek folyamatos eléréséhez hivatali érdek fűződik.
16. Helyi alkalmazott számára II. vagy III. kategóriájú havi költségkeret és azon belül kis értékű alap mobiltelefon készülék vagy hivatali SIM-kártya biztosítható.
17. Amennyiben a külképviselet tagja jogosult hivatali SIM-kártya használatára, és a külképviselet által biztosított mobil telekommunikációs eszköz helyett magán mobil kommunikációs eszközét használja a munkavégzéshez, az utasítás 2. melléklete szerinti nyilatkozatot tesz. Magán mobil telekommunikációs eszközhasználattal összefüggő használati díj ez esetben nem igényelhető. Hivatali SIM-kártya használata során az utasítás 15. pontjában meghatározott havi költségkereten kívül a felhasználó egyéb juttatásra nem jogosult. A nyilatkozatot a gazdasági vezető/felelős köteles megőrizni.
18. Magán mobil telekommunikációs szolgáltatások előfizetéseivel kapcsolatos díjak nem téríthetők meg.
19. A 15. pontban meghatározott kategóriákhoz rendelt költségkeret magában foglalja a mobil telekommunikációs eszköz vagy szolgáltatás működésével összefüggő alap-, forgalmi és egyéb díjat.
20. Az eurótól eltérő valuta alapú szolgáltatói számlák tekintetében a 15. pontban meghatározott kategóriákhoz rendelt költségkeret átváltási árfolyama a minisztérium Forrás Integrált Ügyviteli Számviteli Programja által generált árfolyamon történik.
21. A külképviselet azon tagja számára, akinek feladata és munkavégzése eseti jelleggel indokolja, a feladat ellátásának időtartamára ideiglenes használat engedélyezhető, és a tartalékból mobil telekommunikációs eszköz biztosítható.
22. A külképviselet 24 órás elérhetőségét biztosító ügyeleti vagy készenléti alap mobiltelefon készülék kizárólag céljának megfelelően használható, könnyen kezelhetőnek, hívás fogadásra és kezdeményezésre alkalmasnak kell lennie. A készülékről csak rendkívüli esetben intézhető hívás, kizárólag az ügyelet vagy készenlét ellátásával összefüggésben.
23. A biztonsági rendszerek működéséhez szükséges előfizetés célhoz kötött, költségkerethez nem rendelt.
6. Az igénylés, beszerzés, használatbavétel és nyilvántartás rendje
24. Mobil telekommunikációs eszköz, illetve szolgáltatás, valamint hordozható személyi számítógép az igény felmerülésekor kérelmezhető az utasítás 1. mellékletének kitöltésével. A kitöltött igénylőlapot a külképviselet gazdasági vezetőjének/felelősének szükséges átadni.
25. Az ügyeleti vagy készenléti alap mobiltelefon készülékek és biztonságtechnikai rendszerek előírásszerű működéséhez szükséges szolgáltatások beszerzését a gazdasági vezető/felelős kezdeményezi a külképviselet vezetőjénél az utasítás 1. mellékletének kitöltésével.
26. Az utasítás 24. és 25. pontjában foglalt kérelmekről - beleértve a költségkategóriáról való döntést is - a külképviselet vezetője dönt.
27. A beszerezhető mobil telekommunikációs eszközök típusa tekintetében a minisztérium belső honlapján, a BITÁF által közzétett aktuális előírásokat szükséges figyelembe venni. Amennyiben a közzétett lista a beszerezni tervezett eszköz típusát nem tartalmazza, beszerzés előtt a BITÁF egyedi állásfoglalását szükséges kikérni, és az alapján kell eljárni.
28. A külképviselet vezetője külön igény előterjesztése nélkül az I. kategória szerinti, a 27. pontban meghatározott típusú mobil telekommunikációs eszközre jogosult a külképviseletre érkezése első napjától a külképviselet végleges elhagyásának napjáig.
29. Hordozható személyi számítógép a külképviselet saját költségvetése terhére, fedezet rendelkezésre állása esetén a külképviselet tagja részére (kivéve: helyi alkalmazott) biztosítható, amennyiben azt a munkavégzés helye, jellege indokolja. A külképviselet vezetője a személyi számítógép beszerzésére irányuló igényt véleményezés céljából köteles felterjeszteni a BITÁF részére.
30. Amennyiben nem szükséges új hordozható személyi számítógép beszerezése, azonban új jogosult részére a külképviselet indokoltnak tartja az eszköz biztosítását, a felhasználói beállítások és biztonsági szempontok érvényesítése céljából a külképviselet vezetője e tényről a BITÁF-ot tájékoztatja.
31. A gazdasági vezető/felelős köteles naprakészen vezetni és rögzíteni a Forrás Integrált Ügyviteli rendszer webes felületének pénzügyi modul törzsek, nyilvántartások, mobiltelefonok nyilvántartása rendszerben a jogosult nevét, munkakörét, mobiltelefonszámát, valamint a jóváhagyott kategóriát, amelyet szükség szerint aktualizál.
32. A mobil telekommunikációs eszközök használatának indokoltságát, valamint a jogosultak körét a külképviselet vezetője minden év január 31-éig vagy a felülvizsgálatra okot adó esemény (új kihelyezés, berendelés, munkakörök, ellátandó feladatok módosulása) bekövetkeztekor haladéktalanul felülvizsgálja. A felülvizsgálat során a biztonsági, gazdaságossági és költséghatékonysági szempontokat, továbbá az utasítás 12. és 13. pontjában meghatározott feltételek fennállását szükséges figyelembe venni. A felülvizsgálat eredményéről - a jogosultak körét és a jogosultak köréhez rendelt kategóriákat tartalmazó lista megküldésével - a külképviselet vezetője a KFO-t tájékoztatja.
33. Az utasítás 15. pontjában meghatározott kategória, valamint a jogosult személyek változása esetén a nyilvántartások aktualizálásáról a gazdasági vezető/felelős azonnal köteles gondoskodni. A KFO időszakonként felülvizsgálja a külképviselet tagjai, továbbá a biztonsági területtel rendelkező külképviseleten biztonsági feladatot ellátó tagjai számára jóváhagyott kategóriák indokoltságát.
34. A külképviselet gazdasági vezetője/felelőse gondoskodik a mobil telekommunikációs eszközök és szolgáltatások, valamint hordozható személyi számítógépek beszerzéséről, továbbá a szolgáltatói szerződések megkötésének előkészítéséről. A beszerzések folyamán kiemelt figyelemmel kell lenni a mindenkor hatályos közbeszerzésekről szóló törvény, valamint a Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló 1982/2013. (XII. 29.) Korm. határozat, továbbá a Külgazdasági és Külügyminisztérium mindenkor hatályos közbeszerzési és beszerzési szabályaira.
35. A gazdasági vezető/felelős az alapdíjra, forgalmi díjra, valamint egyéb szolgáltatásokra vonatkozó díjszabást, továbbá a PIN 1 és PUK 1 kódokat, valamint a mobil telekommunikációs eszközt vagy hordozható személyi számítógépet az utasítás 3. melléklete szerinti formanyomtatvánnyal átadja át a jogosultnak, aki aláírásával igazolja annak átvételét, egyben nyilatkozik az eszköz használatából eredő felelősség, valamint nem hivatali célú felhasználás és költségkeretet meghaladó, nem igazolt költségek viseléséről.
36. A gazdasági vezető/felelős a jogosult számára az utasítás alapján átadott mobil telekommunikációs eszközről és szolgáltatásokról, valamint hordozható személyi számítógépekről nyilvántartást vezet az alábbi adattartalommal:
a) a külképviselet vezetőjének vagy a BITÁF vezetőjének jóváhagyását tartalmazó feljegyzés,
b) a szolgáltatói szerződés, garanciajegy, PIN 1 kód, PUK 1 kód, egyéb kódok,
c) az eszköz átadásáról készült jegyzőkönyv,
d) az eszköz visszavételezéséről készített jegyzőkönyv,
e) magán mobil telekommunikációs eszköz használatáról szóló nyilatkozat,
f) amennyiben történt káresemény, káreseti jegyzőkönyv.
36.1. A nyilvántartást eszközönként rendszerezve kell vezetni és ellenőrzéskor az ellenőrzést végző számára átadni.
37. A mobil telekommunikációs eszközök, valamint hordozható személyi számítógépek a külképviselet tárgyi eszközei, azokat a leltári nyilvántartásokban szerepeltetni kell.
7. A költségek megtérítésének módja
38. A mobil telekommunikációs szolgáltatóktól beérkező, a külképviselet terhére elszámolandó, az adott jogosult számára jóváhagyott kategóriákra megállapított költségkeretet meg nem haladó tárgyhavi számlákat a külképviseleten teljesítésigazolásra kijelölt személy igazolja a gazdasági vezető/felelős felé, aki intézkedik a számlák szolgáltató felé történő kiegyenlítéséről.
39. Amennyiben az adott felhasználó tekintetében a számla értéke meghaladja a számára jóváhagyott költségkeretet, köteles a szolgáltató részletes híváslistája alapján tételes kimutatást készíteni a hivatalos, valamint magáncélú beszélgetéseiről, amelyet a részletező számla kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül átad a gazdasági vezetőnek/felelősnek. Határidőben történő kimutatás hiányában a költségkeret-túllépés teljes összege magáncélú beszélgetésnek minősül.
40. A külképviselet vezetője a hivatali célú használat esetén a felhasználó számára igazolja a költségkeret hivatalos célú indokolt túllépését. A külképviselet vezetőjének ezen igazolását a pénztárnaplóban a kifizetési bizonylathoz csatolni szükséges. A külképviselet-vezető által nem igazolt költségek tekintetében a gazdasági vezető/felelős a felhasználót írásban értesíti a térítési kötelezettségének összegéről és a megtérítés határidejéről. A felhasználó az értesítés kézhezvételétől számított öt munkanapon belül köteles a külképviselet házi pénztárában az összeget befizetni.
41. Amennyiben a térítésre kötelezett felhasználó az értesítés kézhezvételétől számított öt munkanapon belül térítési kötelezettségét önhibájából nem teljesíti, a gazdasági vezető/felelős írásban ismételten felszólítja tartozásának három munkanapon belüli rendezésére. Az e határidőt elmulasztó a továbbiakban jogosulatlan használónak minősül. A gazdasági vezető/felelős intézkedik a jogosulatlan használó tartozásának behajtásáról, melyről értesíti a külképviselet vezetőjét.
42. Azon személy, aki ellen behajtási eljárás indult, a külképviselet vezetőjének döntése alapján kizárható a külképviseleti mobil telekommunikációs eszközök vagy szolgáltatások bármilyen címen történő igényléséből.
43. A külképviselet vezetője saját költségkeret-túllépése tekintetében vagy megtéríti a túllépés teljes összegét a szolgáltató számlájának kézhezvételét követő 5 munkanapon belül, vagy a szolgáltató részletes híváslistája alapján indokolással ellátott tételes kimutatást készít a hivatalos, valamint magáncélú beszélgetéseiről a részletező számla kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül. Kimutatását köteles felterjeszteni a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárnak, aki dönt a hivatalos célú indokolt túllépés igazolása tekintetében. A gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár által nem igazolt költségek megtérítésére az utasítás 40-47. pontjai megfelelően alkalmazandók.
44. A költségek megtérítésekor a jogosult a mobil telekommunikációs eszköz vagy szolgáltatás igénylésekor nyilatkozatot tesz arról, hogy havi munkabéréből a magáncélú felhasználás, továbbá a külképviselet-vezető által nem igazolt költségek összege levonásra kerül.
45. A külképviselet tagjának (kivéve helyi alkalmazott) végleges berendelése vagy munkaviszonyának megszűnése esetén legkésőbb az utolsó munkában töltött napon a kiküldetés helyén kell a biztosított eszközök használatával kapcsolatos valamennyi költséggel időarányosan elszámolni és a biztosított eszközöket visszaadni.
46. Amennyiben a jogosulatlan használó a mobil telekommunikációs eszköz visszaadására vonatkozó kötelezettségét határidőn belül nem teljesíti, a képviselet vezetője a SIM-kártyáját a szolgáltatónál haladéktalanul letiltatja, továbbá tájékoztatja a KFO-t az eszköz beszerzési áráról. A KFO intézkedik a mobil telekommunikációs eszköz beszerzési árának a jogosulatlan felhasználótól történő behajtásáról.
47. Az utasítás 40., 43., 44., 45. pontjával összefüggésben keletkező fizetési kötelezettség esetén a gazdasági vezető/ felelős a készpénzes befizetés esetén a számlát helyben kiállítja. Átutalással történő megtérítés esetén a számlát a minisztérium állítja ki. A külképviselet tagjának (kivéve helyi alkalmazott) illetményéből történő levonás esetén a térítés díjának EUR árfolyamra történő átváltása a térítés befizetésének napján érvényes MNB árfolyamán, ennek hiányában a külképviselet számlavezető bankjának hivatalos árfolyamán történik.
8. Használat, igénybevétel, kárfelelősség
48. A külképviselet tulajdonát képező mobil telekommunikációs eszköz és hordozható személyi számítógép a munkavégzés céljából biztosított, személyhez rendelt tárgyi eszköz, amely más személy használatába nem adható.
49. Ideiglenes használat esetén a külképviselet gazdasági vezetője/felelőse köteles nyilvántartást vezetni arról, hogy a mobil telekommunikációs eszközt a külképviselet mely tagja, milyen időszakban és milyen célból használja.
50. A felhasználónak biztosított mobil telekommunikációs eszköz vagy hordozható személyi számítógép meghibásodását a gazdasági vezetőnek/felelősnek és a regionális rendszergazdának, elvesztését vagy jogtalan eltulajdonítását a külképviselet gazdasági vezetőjének/felelősének és a BITÁF-nak haladéktalanul írásban be kell jelenteni. Jogtalan eltulajdonítás esetén a helyi hatóság illetékes szervénél szükséges bejelentést tenni és jegyzőkönyvet felvenni. A külképviselet a meghibásodott mobil telekommunikációs eszköz helyett a javítás időtartamára a tartalék mobil telekommunikációs eszköz erejéig csere mobiltelefon készüléket biztosíthat.
51. A biztosított mobil telekommunikációs eszköz vagy hordozható személyi számítógép elvesztése vagy jogtalan eltulajdonítása esetén a felhasználó bejelentése alapján a gazdasági vezető/felelős köteles haladéktalanul gondoskodni a szolgáltatónál a szolgáltatás letiltásáról. A bejelentés elmulasztásából eredő kár, valamint az új SIM-kártya kiállításának díja a felhasználót, a letiltás elmulasztásának bejelentéséből eredő kár a gazdasági vezetőt/ felelőst terheli.
52. Amennyiben a biztosított mobil telekommunikációs eszköz vagy hordozható személyi számítógép meghibásodása annak nem rendeltetésszerű használatából ered, vagy azt jogtalanul eltulajdonították, vagy az elveszett, a gazdasági vezető/felelős az utasítás 4. melléklete szerinti káreseti jegyzőkönyvet vesz fel. A káreseti eljárás lefolytatásáról a külképviselet vezetője hoz döntést a káreseti jegyzőkönyvben foglaltak alapján.
53. A felhasználó köteles a biztosított mobil telekommunikációs eszközt vagy hordozható személyi számítógépet visszaszolgáltatni a gazdasági vezetőnek/felelősnek, továbbá a mobil telekommunikációs szolgáltatás megszüntetését kezdeményezni:
a) ha a külképviselet vezetője felszólította annak visszaszolgáltatására,
b) ha a használat indokául szolgáló körülmény, feladat megszűnt, vagy
c) ha az ideiglenes használat időtartama letelt vagy annak indokául szolgáló körülmény megszűnt vagy
d) a 90 napot meghaladó keresőképtelensége esetén, vagy
e) ha külszolgálata megszűnt, vagy
f) ha a munkaviszonya megszüntetésre került.
54. A biztosított mobil telekommunikációs eszköz vagy hordozható személyi számítógép visszavételezését a gazdasági vezető/felelős az utasítás 5. mellékletét képező formanyomtatványon igazolja. A visszavételezéskor a felhasználó köteles a számára átadott mobil telekommunikációs eszközökkel, hordozható személyi számítógéppel, tartozékokkal, továbbá azok használata kapcsán keletkező költséggel, forgalmi és egyéb díjjal elszámolni. Amennyiben nem áll rendelkezésre az elszámoláshoz szükséges szolgáltatói számla, a felhasználó nyilatkozik arról, hogy az utasítás kapcsán keletkező térítési kötelezettségeinek eleget tesz.
55. A mobil telekommunikációs eszköz, hordozható személyi számítógép, valamint a szolgáltatás használatára jogosultak a biztosított eszköz vagy szolgáltatás visszaszolgáltatásáért, a mobil telekommunikációs eszközben, hordozható személyi számítógépben vagy annak tartozékaiban bekövetkezett kárért, valamint a jogosulatlan vagy az engedélyezettől eltérő használattal okozott kárért a foglalkoztatásukra vonatkozó jogviszony szerinti kártérítési felelősség alapján felelnek.
56. A biztosított mobil telekommunikációs eszköz vagy hordozható személyi számítógép újraelőállítási értékét a KFO a BITÁF szakmai javaslatának figyelembevételével állapítja meg. A felhasználó a külképviselet vezetőjének írásbeli felszólítására (külképviselet-vezető esetén a KFO vezetőjének írásbeli felszólítására) köteles a keletkezett kárt megtéríteni. Igazolható, elháríthatatlan külső körülmény (rendőrségi jegyzőkönyvvel igazolt lopás, vis maior) esetén a kártérítés megfizetésétől a KFO engedélyével lehet eltekinteni. A vagyoni kár összegét a biztosított mobil telekommunikációs eszköz vagy hordozható személyi számítógép aktuális piaci, forgalmi értéke alapján kell meghatározni.
9. Záró és átmeneti rendelkezések
57. Ez az utasítás 2016. július 1-jén lép hatályba.
58. Hatályát veszti a külképviseleteken lévő mobiltelefonok használatának rendjéről szóló 24/2001. KüM utasítás.
Szijjártó Péter s. k.,
külgazdasági és külügyminiszter
1. melléklet a 12/2016. (VI. 24.) KKM utasításhoz
| ........................... állomáshely | |||
| Mobil telekommunikációs eszköz, szolgáltatás vagy hordozható személyi számítógép igénylése | |||
| Igénylő adatai: | |||
| Név: | |||
| Munkakör: | |||
| Helyi alkalmazott munkatárs □ | |||
| Állomáshelyre kihelyezett munkatárs □ | Biztonsági szakértői feladatot ellátó munkatárs □ | ||
| Igényelt eszköz/szolgáltatás: | |||
| □alap mobiltelefon készülék (beszédforgalom, SMS-képes mobil készülék) □okostelefon (levelezésre, internetre, szinkronizációra is alkalmas készülék) □hordozható személyi számítógép □adatelőfizetés (internet modem, tablet, laptop használatához) □ SIM-kártya mobil telekommunikációs eszközhöz | |||
| Indokolás: (A hivatali érdek, továbbá feladat részletezése, mely indokolja a mobil eszköz vagy szolgáltatás igénybevételét.) | |||
| Igényelt kategória: | |
| I. kategória: II. kategória: III. kategória: | □ □ □ |
| Alulírott alábbiakban nyilatkozom arról, hogy jelen kérelem jóváhagyása esetén a személyes használatomra munkavégzés céljából biztosított mobil telekommunikációs eszközt/szolgáltatást/hordozható személyi számítógépet a használatra történő jogosultságom megszűnésekor a külképviselet számára visszaszolgáltatom. Az eszköz nem rendeltetésszerű használatából eredő kárt a külképviselet számára megtérítem. Az eszközben esett, illetve az annak jogosulatlan vagy az engedélyezettől eltérő használatával okozott kárt, valamint a nem igazolt költséget a külképviselet számára megtérítem. | |
| Dátum: | ……………………………………….. Igénylő |
| Fedezet rendelkezésre áll: | |
| Igen: □ | Nem: □ |
| Gazdasági vezető/felelős aláírása: | Kelt: |
| Külképviselet vezetőjének döntése: | |
| Támogatom: □ | Nem támogatom: □ |
| Aláírás: | |
2. melléklet a 12/2016. (VI. 24.) KKM utasításhoz
| ...........................állomáshely | |
| Nyilatkozat | |
| Alulírott alábbiakban nyilatkozom arról, hogy a külképviselet által számomra munkavégzés céljából biztosított hivatali SIM-kártyát a külképviselet által biztosított mobil telekommunikációs eszköz helyett magán mobil telekommunikációs eszközöm igénybevételével használom. | |
| A hivatali SIM-kártya használata során a külképviseleteken lévő hivatali mobil telekommunikációs eszközök és szolgáltatások, valamint hordozható személyi számítógépek használatáról szóló 12/2016. (VI. 24.) KKM utasítás 15. pontjában meghatározott havi költségkeretre vagyok jogosult. A költségkeret összegén kívül a magáneszköz- használattal összefüggő egyéb juttatásra, költségtérítésre - ide értve meghibásodás esetén a magán eszköz javításának költségeit - vagy használati díjra nem vagyok jogosult. | |
| Tudomásul veszem, hogy magán mobil telekommunikációs szolgáltatásom előfizetéseivel kapcsolatos díjak nem téríthetők meg. | |
| A hivatali SIM-kártyával kizárólag hivatalos, munkavégzésemmel összefüggő költségeim számolhatóak el. | |
| Alulírott nyilatkozom arról, hogy havi munkabéremből, a munkáltató által biztosított illetményemből a magáncélú felhasználás, továbbá a külképviselet vezetője által nem igazolt költségek összege levonható. | |
| Kelt | |
| ……………………………………….. Felhasználó (név/aláírás) | |
3. melléklet a 12/2016. (VI. 24.) KKM utasításhoz
| Külképviselet megnevezése: Készült 2 példányban: 1. példány: Átvevő 2. példány: Átadó | Ikt. szám: | ||
| ÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV | |||
| Jelen vannak: ............................................................................................. (név, gazdasági vezető/felelős) mint Átadó és .................................................................... (név, beosztás) mint Átvevő. | |||
| Jelenlévők megállapítják, hogy az Átvevő a mai napon ................................................... helyen (külképviselet hivatalos helyiségének megnevezése) átvette a külképviselet tulajdonát képező ................................................................. (eszköz neve) és annak felsorolt tartozékait. | |||
| Az átvett eszköz típusa: .................................................................. Az átvett eszköz beszerzésének éve: ............................................... Az átvett eszköz gyártási száma: ..................................................... Az átvett eszköz külképviseleti leltári száma: .................................. Átvett tartozékok és kiegészítők (tételes felsorolás): ........................................................................................................ (pl. SIM-kártya, tápegység, táska stb.) Visszaszolgáltatás határideje: ................................................ | |||
| Jóváhagyott kategória és keretösszeg mobil telekommunikációs eszköz vagy szolgáltatás esetén: | |||
| I. kategória (200 EUR havi költségkeret): | □ | ||
| II. kategória (50 EUR havi költségkeret): | □ | ||
| III. kategória (25 EUR havi költségkeret): | □ | ||
| (A megfelelő rész bejelölése szükséges.) | |||
| Kérelmező feljegyzés iktatószáma: A fent megjelölt eszközt Átvevő - új állapotban, első használóként* - használt állapotban, működőképesen* vette át. | |||
| Az Átvevő vállalja, hogy az átvett mobil telekommunikációs eszközt/alap mobiltelefon készüléket/hivatali SIM-kártyát/ hordozható személyi számítógépet* és annak tartozékait rendeltetésszerűen és kizárólag a külképviseleteken lévő hivatali mobil telekommunikációs eszközök és szolgáltatások, valamint hordozható személyi számítógépek használatáról szóló KKM utasításban foglaltaknak megfelelően, hivatalos célból, a biztonsági, gazdaságossági és költséghatékonysági szempontok érvényesítésével használja. | |||
| Az Átvevő tudomásul veszi, hogy az adatroaming szolgáltatások nem megfelelő felhasználói beállításáért felelős, így a nem megfelelő felhasználói beállításból vagy használatából eredő költségeket a külképviselet számára megtéríteni köteles. | |||
| Az Átvevő tudomásul veszi, hogy az átadott eszköz/biztosított szolgáltatás* kizárólag hivatalos célú feladatai ellátására, munkavégzés céljából, mobil telekommunikációs eszköz tekintetében elérhetősége céljából személyes használatára biztosított. | |
| Az Átvevő tudomásul veszi, hogy a mobil telekommunikációs eszköz/SIM-kártya/hordozható személyi számítógép, valamint annak használatához szükséges kódok, adatok illetéktelen személy kezébe, illetőleg tudomására jutása esetén az eset gazdasági vezetőnek/felelősnek történő bejelentéséig a felelősség az Átvevőt terheli. | |
| Az Átvevő tudomásul veszi, hogy az átvett eszközök és tartozékok tekintetében foglalkoztatása szerinti jogviszonya alapján kárfelelősséggel tartozik. | |
| Az Átvevő vállalja, hogy a számára biztosított eszközt és annak tartozékait a fent meghatározott időpontban vagy a külképviselet vezetője által felülvizsgált és megszüntetett jogosultsága napján, de legkésőbb külszolgálata vagy munkaviszonya megszűnésekor az utolsó, külképviseleten munkával töltött napján az Átadó részére hiánytalanul visszaszolgáltatja. Az Átvevő tudomásul veszi, hogy amennyiben visszaszolgáltatási kötelezettségének nem tesz eleget, vétkességére tekintet nélkül köteles a teljes kárt megtéríteni a külképviselet részére. | |
| Az Átvevő vállalja, hogy az átvett mobil telekommunikációs eszköz/alap mobiltelefon készülék/SIM-kártya/ hordozható személyi számítógép, valamint tartozékaik elvesztését, eltűnését, rongálását haladéktalanul jelenti az Átadónak. | |
| Az Átvevő nyilatkozik arról, hogy a nem hivatali célú hívásainak költségét, továbbá a külképviselet vezetője által nem igazolt hívásainak költségét a külképviselet számára a külképviseleteken lévő hivatali mobil telekommunikációs eszközök és szolgáltatások, valamint hordozható személyi számítógépek használatáról szóló KKM utasítás alapján megtéríti. | |
| Átvevő nyilatkozik arról, hogy külszolgálatának vagy munkaviszonyának megszűnése esetén legkésőbb a külképviseleten munkával töltött utolsó napon, a külképviseleten elszámol a nem hivatali célú, továbbá költségkereten felüli, nem igazolt összegekkel. | |
| Amennyiben elszámolása amiatt nem lehetséges, mert a szolgáltatói számla nem áll rendelkezésre, hozzájárul a fenti összeg munkabéréből történő levonásához. | |
| Az Átvevő nyilatkozik arról, hogy a külképviseleteken lévő hivatali mobil telekommunikációs eszközök és szolgáltatások, valamint hordozható személyi számítógépek használatáról szóló KKM utasítás tartalmát ismeri, és annak alkalmazását magára nézve kötelezőnek tekinti. | |
| Kelt................................................ | |
| ……………………………………….. Átadó (név/beosztás) | ……………………………………….. Átvevő (név/beosztás) |
| _______________________ * A megfelelő rész aláhúzandó. | |
4. melléklet a 12/2016. (VI. 24.) KKM utasításhoz
| Külképviselet megnevezése: Készült 3 példányban: 1. példány: Felhasználó 2. példány: Külképviselet 3. példány: Költségvetési Főosztály | Ikt. szám: |
| Jegyzőkönyv a mobil kommunikációs eszköz vagy hordozható személyi számítógép káreseményének (káreset, eltulajdonítás, elvesztés) rögzítéséről | |
| Készült: ........................................................................................................................... (hely/időpont) | |
| Jelen vannak: - külképviselet gazdasági vezetője/felelőse, - felhasználó/károkozó, - külképviselet biztonsági felelőse (eltulajdonítás, elvesztés esetén), - külképviselet-vezető | |
| Jegyzőkönyv vezetője: | |
| Tárgy: ..................... típusú ............ számú ......... leltári számú (mobil/tablet/USB/stb.) készülék káreseménye | |
| 1. A kár bekövetkezésének időpontja: 2. A kár bekövetkezésének helye: 3. A kár bekövetkezésének oka: 4. A kár előidézésében vétkesnek mutatkozó személy(ek) neve: | |
| 5. A káresemény rövid leírása: | |
| 6. A kár szakmailag becsült bruttó értéke: | |
| 7. Az eszköz könyvszerinti bruttó értéke: | |
| 8. Az eszköz javítása szakmailag gazdaságos | IGEN/NEM (megfelelő rész aláhúzandó) |
| 9. Az eszköz selejtezése és kivezetése szükséges | IGEN/NEM (megfelelő rész aláhúzandó) |
| 10. A felhasználó a károkozás tényét elismeri: | IGEN/NEM (megfelelő rész aláhúzandó) |
| 11.Az alkalmazott objektív felelőssége fennáll (a dolgot visszaszolgáltatási vagy elszámolás kötelezettséggel | |
| vette át): | IGEN/NEM (megfelelő rész aláhúzandó) |
| 12. Egyéb irat csatolva (pl. feljelentés) | IGEN/NEM (megfelelő rész aláhúzandó) |
| 13. A felhasználó/károkozó nyilatkozata: | |
| Kelt................................................ | |
| ……………………………………….. felhasználó/károkozó | ……………………………………….. gazdasági vezető/felelős |
| ……………………………………….. biztonsági felelős | ……………………………………….. külképviselet-vezető |
5. melléklet a 12/2016. (VI. 24.) KKM utasításhoz
| készült 2 példányban: 1. példány: felhasználó 2. példány: külképviselet | |
| VISSZAVÉTELI JEGYZŐKÖNYV, amely készült ....................................................... eszköz visszavételezéséről | |
| Jelen vannak: ..................................................................................... (név/gazdasági vezető/felelős), a külképviselet képviseletében mint Visszavevő és ........................................................................................................... (név/beosztás) mint Visszaadó. Jelenlévők megállapítják, hogy a Visszavevő a mai napon visszavette a ........................ iktató számú átadás-átvételi jegyzőkönyvben kiadott .................................................................................... eszközt és annak alábbi tartozékait: ……………………………………………………………………………….……… Az eszköz típusa: Az eszköz nyilvántartási száma: Visszavétel helye: ........................................... Visszavétel dátuma: ........................................ Visszaszolgáltatás határideje: - időben történt* - késett* (az engedélyezett határidőhöz képest mennyivel: ..........................................) - a késés oka: hivatali/egyéb (csatolva a feljegyzés) Átadó 1. a mobil telekommunikációs eszközt/hordozható személyi számítógépet*: - működőképesen* - működésképtelenül* - részlegesen működőképesen/hibásan* (a hiba leírása: ..........................................................) 2. a tartozékokat, kiegészítőket: - hiánytalanul* - hiányosan* (a hiány felsorolása: ..................................................) - sérülésmentesen* - sérülten* (a sérülés leírása: .......................................................) adta vissza. | |
| Kelt................................................ | |
| ……………………………………….. Visszaadó | ……………………………………….. Visszavevő |
| _______________________ * A megfelelő rész aláhúzandó. | |