31/2013. (IX. 20.) NFM utasítás

a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium gazdálkodásával kapcsolatos kockázatkezelésről és folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak alapján a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium gazdálkodásával kapcsolatos kockázatkezelésről és folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésről az alábbiak szerint rendelkezem:

I. Fejezet

Az utasítás célja, hatálya

1. § (1) Az utasítás a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) gazdálkodásával kapcsolatos vezetői ellenőrzési tevékenység hatékonyabb végzését segítő eljárások, módszerek alkalmazását segíti elő. Az utasítás hatálya kiterjed az állami vezetőkre, valamint a minisztérium - a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény szerinti - közszolgálati tisztviselőire és az egyéb foglalkoztatási jogviszonyban álló munkatársakra (a továbbiakban: munkatársak).

(2) A nemzeti fejlesztési miniszter (a továbbiakban: miniszter) a minisztérium működésének folyamatára és sajátosságaira tekintettel a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Bkr.) foglaltak szerint köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, ezen belül biztosítani kockázatok kezelését és minden tevékenységre vonatkozóan a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést (a továbbiakban: FEUVE), kialakítani az ellenőrzési nyomvonalat és szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét.

(3) Az utasítás hatálya alá tartozik a minisztérium gazdálkodására vonatkozó FEUVE rendszer, kockázatkezelés, valamint az ellenőrzési nyomvonal kialakításnak és alkalmazásának minisztériumi szintű feladatai. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről külön NFM utasítás rendelkezik.

II. Fejezet

A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés célja és hatálya

2. § (1) A minisztérium belső kontrollrendszere keretében olyan szabályzatokat kell kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a minisztériumon belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályozott, szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.

(2) A belső kontrollrendszernek biztosítania kell, hogy:

a) a minisztérium valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályozottsággal, szabályszerűséggel és az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 69. § (1) bekezdésében meghatározott követelményekkel;

b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra;

c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a minisztérium működésével kapcsolatosan;

d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével.

(3) A minisztériumnak a belső kontrollrendszere keretében, a kontrolltevékenység részeként biztosítania kell a FEUVE-t, amely magában foglalja:

a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, akötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizetések dokumentumait is);

b) a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottságát;

c) a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályozottsági és szabályszerűségi szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését;

d) a gazdasági események elszámolásának (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollját.

(4) A (3) bekezdés a), c) és d) pontjában felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell.

III. Fejezet

A kockázatkezelés rendszerének kialakítása

1. Jogszabályi háttér, fogalom, célmeghatározás

3. § (1) A Bkr. 2. § m) pontjában meghatározott kockázatkezelési rendszer működtetése keretében a miniszter köteles

a) a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni,

b) kockázatkezelési rendszert működtetni,

c) a minisztérium tevékenységeiben - ezen belül kiemelten a gazdálkodásában - rejlő kockázatokat felmérni és megállapítani,

d) meghatározni az egyes kockázatokkal kapcsolatban szükséges intézkedéseket, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat, valamint azok teljesítésének folyamatos nyomon követésének módját.

(2) A minisztérium működésében rejlő kockázatos területeket az államháztartásért felelős miniszter által kiadott módszertani útmutató figyelembevételével kell beazonosítani.

(3) A kockázat a minisztérium gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érintik működését, célkitűzéseit. A kockázatelemzés olyan objektív módszer az ellenőrizendő területek kiválasztására, amely meghatározza a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerekben rejlő kockázatokat.

(4) A vezetés feladata, hogy képes legyen válaszolni a szervezet azokra a kockázatokra, amelyek lényegi befolyással lehetnek a működésére és elősegítse az eredeti célok elérését, ezzel együtt minimálisra csökkentse az ezeket veszélyeztető külső és belső tényezők bekövetkezésének esélyét, lehetséges hatását. Ezt a vezetés és a szervezet kockázatkezeléssel érheti el.

2. A minisztérium működését befolyásoló lehetséges kockázatok típusai

4. § (1) Lehetséges külső kockázatok:

a) infrastrukturális: az infrastruktúra (a működéshez szükséges tárgyi feltételek) elégtelensége vagy hibája akadályozhatja a normális működést,

b) gazdasági: banki árfolyamváltozások, kamatlábváltozások, infláció negatív hatással lehetnek az előirányzott tervek megvalósulására,

c) jogi és szabályozási: a hazai és európai uniós jogszabályok változásai korlátozhatják a feladatok végrehajtását és nem várt megkötéseket okozhatnak,

d) környezeti: környezetvédelmi megszorítások vagy elemi károk hatással lehetnek a tervezett feladatok megvalósulására,

e) politikai: kormányváltás esetén a kitűzött célok változhatnak, amely folyamatban lévő programok, fejlesztések támogatását befolyásolhatja, akadályozhatja,

f) elemi csapások: tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. Védelmi tervek, szabályozások elégtelennek bizonyulnak,

g) csalás, lopás: eszközvesztéssel jár.

(2) Lehetséges pénzügyi kockázatok:

a) költségvetési: a jogszerűen igényelt támogatások finanszírozására nem elegendő a rendelkezésre álló forrás,

b) bevételi: a tervezésnél számításba vett források nem, vagy csak részben teljesülnek, ezért a kiadások visszafogása válik szükségessé,

c) kiadási: a nem kellően fegyelmezett gazdálkodás következtében egyes működési kiadások indokolatlanul megnőnek,

d) likviditási: a pénzellátási terv bevételi és kiadási oldalának eltérései miatt ideiglenes tőkehiány vagy kamatfizetési kötelezettség keletkezik, emiatt már teljesített feladatok finanszírozása késik,

e) hitelezési: annak a valószínűsége, hogy valamely feladat megvalósulásában közreműködő harmadik fél nem fogja teljesíteni a fizetési kötelezettségeit és emiatt behajthatatlan követelések keletkeznek, ami más területeken forráshiányt okoz,

f) felelősségvállalási: a döntések felfelé tolódása a szervezeti hierarchia szintjein növeli a bürokrácia veszélyét,

g) fejlesztési: a tervezett fejlesztési-beruházási célok megvalósításának költségigénye az előirányzott pénzügyi forrásokat meghaladja.

(3) Lehetséges tevékenységi kockázatok:

a) információs: a döntéshozatalhoz nem áll rendelkezésre megfelelő (mennyiségi, minőségi) információ, amelynek következményeként téves döntéseket hoznak,

b) stratégiai: a nem megfelelő információk vagy szakmai hiányosságok miatt helytelen stratégia kerül kidolgozásra és jóváhagyásra,

c) projekt: a megfelelő kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült projekttervezet megvalósítása nem történik meg határidőre a tervezett minőségben és költségszinten,

d) működési: elérhetetlenek, megoldhatatlanok a célkitűzések, illetve a célkitűzések csak részben valósulnak meg,

e) tevékenységek végzése: az egyes célok elérése érdekében megvalósított eljárások megfelelőségének és minőségének hiányosságai,

f) belső infrastrukturális: irodahelyek, munkakörülmények, egészségügyi és biztonsági követelmények, telekommunikáció nem megfelelősége, ami akadályozza az adott tevékenység ellátását.

(4) Lehetséges emberierőforrás-kockázatok:

a) szakemberek: a hatékony működést korlátozza a szükséges létszámú, megfelelő képesítésű és gyakorlatú szakemberek hiánya, fokozott leterheltsége,

b) vezetők: a hatékony működést korlátozza a nem megfelelő felkészültségű és gyakorlatú vezetői gárda, a vezetők fokozott leterheltsége,

c) szervezet: a hatékony működést akadályozza a nem kellően feladatorientált, funkcionálisan, illetve területileg túlzottan tagolt szervezet,

d) pszichikai: a rossz emberi kapcsolatok, vezetői tulajdonságok, informális tájékozódás túlsúlyba kerülése miatt a munkatársak nem képesek megfelelő színvonalon teljesíteni feladataikat,

e) emberierőforrás-igény: a hatékony működést korlátozza a folyamatok ember- és időigényének figyelmen kívül hagyása,

f) információáramlás szervezettségének hiánya.

3. A gazdálkodásban lévő kockázatok okai és megszüntetésük módjai

5. § (1) A kockázatok elsődleges okai - együtt vagy külön-külön - a következők lehetnek:

a) véletlenszerűen bekövetkező események,

b) hiányosan rendelkezésre álló információk,

c) az ellenőrzés hiánya vagy nem megfelelő hatékonysága a szervezetben,

d) szervezet tevékenységének nem megfelelő szervezése.

(2) A gazdálkodási folyamatok kockázatkezelése állandóan és folyamatosan alkalmazott ciklikus tevékenység, amely a vezetői feladatok szerves része. A következő lépésekre tagolható:

a) a kockázatok azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása,

b) a kockázatok értékelése,

c) a szervezet, illetve a vezetés számára elfogadható kockázati szint meghatározása,

d) a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása,

e) a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, a tervezett intézkedések hatékonyságának, gazdaságosságának előzetes értékelése,

f) a válaszintézkedések beépítése a gazdálkodási folyamatokba, továbbá megvalósulásuk rendszeres figyelemmel kísérése és ellenőrzése.

4. A kockázatok azonosítása

6. § (1) A kockázatkezelés stratégiai szemléletű kezelésének alapvető feladata a kockázatok beazonosítása a minisztérium fő céljaival összhangban.

(2) A kockázatkezelés hatékony alkalmazása érdekében a gazdálkodási feladatokban részt vevő szakmai kezelők felügyeletét ellátó felsővezetők (államtitkárok, helyettes államtitkárok, kabinetfőnök) kijelölik az adott kockázatok folyamatgazdáit, saját felelősségi körükön belül. Az egyes szervezeti egységeken belül a különböző vezetői szinteken dolgozó munkatársak felelnek a kockázatok felismeréséért, kezeléséért, a különböző szervezeti egységek közötti kapcsolatok folyamatos biztosításáért.

(3)[1] A szakmai kezelő a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium fejezet 2014. évi fejezeti és központi kezelésű előirányzatai szakmai kezelőinek kijelöléséről szóló NFM utasításban kijelölt szervezeti egység. A folyamatgazda a fejezetet irányító szerv és annak vezetője hatáskörébe utalt jogok gyakorlásáról szóló NFM utasításban kijelölt szakmai felügyeletet gyakorló helyettes államtitkár vagy kabinetfőnök döntése szerint írásban kijelölt főosztályvezető vagy más vezető besorolású munkatárs, aki az adott szervezeti egységen belül elsődlegesen felelős az adott folyamat végrehajtásáért. A minisztérium költségvetésében meghatározó jelentőségű gazdálkodási folyamatok szakmai felügyeletet gyakorló helyettes államtitkároknak és a kabinetfőnöknek a szakmai kezelők kijelölését tartalmazó utasítás hatálybalépését követő 10 napon belül ki kell jelölniük területük folyamatgazdáit - a 7. § (5) bekezdésben foglaltak figyelembevételével - és döntésükről haladéktalanul tájékoztatniuk kell a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárt (a továbbiakban: gazdasági helyettes államtitkár) és a FEUVE Bizottság vezetőjét a kijelölő dokumentum másolatának megküldésével.

(4) Az utasítás szerint két megközelítést lehet alkalmazni a kockázatkezelés során:

a) a kockázatvizsgálatra főfolyamatonként a folyamatgazda jogosult munkacsoportokat létrehozni (szervezeten belül vagy részben szervezeten kívüli tagokból), hogy felmérjék a szervezet tevékenységeinek kapcsolódását a fő célokhoz és meghatározzák a kapcsolódó kockázatokat. A munkacsoportok fő munkamódszere az érintett területek munkatársaival folytatott interjú, amely alapján kialakítják a szervezet kockázati térképét;

b) a kockázati önértékelés módszerének alkalmazása során a kijelölt folyamatgazdák vezetésével a költségvetés területén dolgozó minisztériumi munkatársak - beosztástól függetlenül - részt vesznek a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában, amelyre a folyamatgazdák mérlegelési hatásköre alapján két módon kerülhet sor; kérdőívek segítségével vagy tapasztalt szakértők által levezényelt munkamegbeszélések során.

(5)[2] A különböző szakterületeken felmért kockázatok folyamatgazdáinak részvételével a gazdasági helyettes államtitkár szakmai felügyelete alatt FEUVE Bizottság működik. A FEUVE Bizottság vezetője az Ellenőrzési Főosztály vezetője. Tagjai államtitkárságonként egy kijelölt folyamatgazda, a Jogtanácsosi Főosztály és a Költségvetési Főosztály vezetője, vagy az általuk kijelölt munkatárs (állandó tagok). A FEUVE Bizottság munkájába bárkit meghívhat. A FEUVE Bizottság tagjait a gazdasági helyettes államtitkár bízza meg és menti fel.

(6) A FEUVE Bizottság feladata, hogy beazonosítsa a minisztériumot fenyegető legnagyobb kockázatokat és meghatározza, hogy a szervezet hogyan reagáljon ezekre. A kockázatokat rendszeresen újra kell értékelni. Ez esetben a FEUVE Bizottságnak koordináló és nyomon követő szerepe is van, amely során folyamatosan meghatározhatja és értékelheti a kockázatkezelés aktuális helyzetét.

(7) A FEUVE Bizottságot legalább évente egy alkalommal, május 31-ig a gazdasági helyettes államtitkár hívja össze. A Bizottság titkársági feladatait a Gazdasági Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkár Titkársága látja el.

5. A kockázatok értékelése

7. § (1) A kockázatok felmérésének alapvető célja a már beazonosított kockázatok mérése és jelentőségük szerinti sorba rendezése annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezésének valószínűsége és a bekövetkezés esetén milyen mértékű az okozott kár nagysága. A pénzügyi-gazdálkodási kockázatok bekövetkezésének következményei általában jól számszerűsíthetők és mérhetők, szemben más kockázatokkal (pl. emberi erőforrás, hírnév, informális kapcsolatok), amelyek hatása csak szubjektív módon értékelhető.

(2) A várható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően az egyes kockázatokat - azok bekövetkezésének valószínűsége és a szervezetre gyakorolt hatása alapján - kockázati térképen kell ábrázolni.

(3) A kockázati térkép kialakításának főbb lépései:

a) a folyamatok áttekintése, valamint a lényegesebb, éppen ezért értékelendő kockázati elemek meghatározása,

b) a kockázati elemek értékelése,

c) a kapott eredmények megvitatása és a végleges értékelés kialakítása,

d) a kockázati térkép elkészítése.

(4) A szervezet kockázati értéke a főfolyamatokra külön-külön elkészített kockázati mátrixok összegzéseként állítható össze.

(5) A minisztérium gazdálkodását legjobban jellemző, pénzforgalmi és kockázatviselési szempontból is meghatározó legfontosabb folyamatok a következők:

1. Az NFM Igazgatás költségvetési előirányzatainak tervezése, teljesítése Részfolyamatok:

a) költségvetési javaslat összeállítása, elemi költségvetés készítése,

b) költségvetés alakulásának évközi figyelemmel kísérése, előirányzat-módosítások, átcsoportosítások,

c) teljesítés igazolása, ellenjegyzés, utalványozás,

d) bevételi előirányzatok teljesítésének nyomon követése,

e) kiadási előirányzatok teljesítésének nyomon követése,

f) nyilvántartás, számbavétel, adatszolgáltatás.

Folyamatgazda: Gazdálkodási Főosztály Igazgatási Pénzügyi Osztályának vezetője.

2. Az NFM fejezetébe tartozó intézményi költségvetési előirányzatok tervezése megvalósítása Részfolyamatok:

a) az intézmények működési, felhalmozási költségvetési javaslatainak feldolgozása, értékelése,

b) az intézmények támogatási keretének, működési és felhalmozási megoszlásának folyamatos nyomon követése,

c) az intézmények költségvetési beszámolóinak összesítése, értékelése, előirányzat-maradványok megállapítása, felhasználása.

Folyamatgazda: Intézményfelügyeleti és Számviteli Főosztály Intézményfelügyeleti Osztályának vezetője.

3. Az NFM fejezeti kezelésű előirányzatainak tervezése, megvalósítása Részfolyamatok: előirányzatok tervezése, megvalósítása alcímenként, kiemelt jogcímcsoportonként (fejezeti kezelésű előirányzatonként). Folyamatgazdák: a szakmai felügyeletet gyakorló helyettes államtitkár vagy kabinetfőnök döntése szerint írásban kijelölt főosztályvezető vagy más vezető besorolású munkatárs.

(6) Az (5) bekezdésben felsorolt folyamatok irányításával, kezelésével, megvalósításával kapcsolatban az egyes minisztériumi szervezeti egységek feladatait a Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SzMSz), valamint a költségvetési előirányzatok felhasználását szabályozó jogszabályok, belső szabályzatok, eljárási rendek írják elő. Az egyes fő- és a kockázatviselés szempontjából meghatározó részfolyamatokra a (11) bekezdés szerint javasolt kockázati mátrixot a kijelölt folyamatgazdáknak kell elkészíteniük, a folyamat egészében közreműködő munkatárs vagy munkatársak, adott esetben más szervezeti egységek munkatársainak bevonásával.

(7) A kockázati tényezők összehasonlításának objektívvé tétele érdekében a bekövetkezés valószínűségét, illetve a kockázat bekövetkezésének szervezetre gyakorolt hatását (az esetlegesen okozott kár nagyságát) kategóriákba kell sorolni. Emellett a kockázatok a szervezet működésére gyakorolt hatásuk szerint különböző súlyozással vehetők figyelembe, amely az arányokat eltérítheti.

(8) A bekövetkezés valószínűsége szerint alkalmazható kategóriák:

a) nagyon kicsi (bekövetkezés 10% alatt),

b) kicsi (bekövetkezés 10-30% között),

c) közepes (bekövetkezés 30-50% között),

d) nagy (bekövetkezés 50-80% között),

e) nagyon nagy (bekövetkezés 80% felett).

(9) A bekövetkezés valószínűsége nagymértékben függ az adott folyamat, tevékenység, szakterület szabályozottságától, a meglévő szabályzatok alkalmazásának körülményeitől, valamint a szervezet és a szervezetben dolgozó vezetők és beosztott dolgozók felkészültségétől, hozzáállásától, a folyamatba épített ellenőrzés működésétől. Ennek objektív megítélésére alkalmas az 1. melléklet szerinti javaslat.

(10) A kockázat bekövetkezése esetén okozott kár nagysága szerinti kategóriák:

a) nagyon kicsi (a lehetséges kár kevesebb, mint 1 millió forint),

b) kicsi (a lehetséges kár eléri az 1 millió forintot, de nem éri el a 10 millió forintot),

c) közepes (a lehetséges kár eléri a 10 millió forintot, de nem éri el a 25 millió forintot),

d) nagy (a lehetséges kár eléri a 25 millió forintot, de nem éri el az 50 millió forintot),

e) nagyon nagy (a lehetséges kár eléri vagy meghaladja az 50 millió forintot).

(11) Egy adott folyamat kockázati mátrixa a következő:

(12) A kockázat összesített mértékét a kétféle pontozás szorzata adja. Eszerint:

a) 1-5. pont között a kockázat mértéke: nagyon alacsony,

b) 6-10. pont között a kockázat mértéke: alacsony,

c) 11-15. pont között a kockázat mértéke: közepes,

d) 16-20. pont között a kockázat mértéke: nagy,

e) 21-25. pont között a kockázat mértéke: nagyon nagy.

6. Az elfogadható kockázati szint meghatározása, vezetői feladatok

8. § (1) A feltárt kockázatokkal kapcsolatos reakciókat, intézkedéseket az adott szervezet által elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni. A kiválasztott főfolyamatokra (valamilyen követelmény szerint kiválasztott, kockázati szempontból különös jelentőségű részfolyamatokra vagy tevékenységekre is) a szervezeti egységek vezetői meghatározzák az elfogadható kockázati szint mértékét és a szükséges intézkedéseket.

(2) A minisztériumban a FEUVE Bizottságon belül a Bizottság vezetője a gazdálkodás szempontjából egymással kapcsolódó szakterületeken vagy a hasonló típusú folyamatokra az érintett folyamatgazdák bevonásával állandó vagy eseti munkacsoportokat hozhat létre. A FEUVE Bizottság vagy az annak keretében létrehozott eseti munkacsoportok az egyedileg elkészített kockázati mátrixok összegzésével a kockázatokat összesített mértékük szerint sorba rendezik és minősítik.

(3) A kockázatos területek együtt történő értékelése segíti a szubjektív elemek döntésekre gyakorolt hatásának mérséklését és a megfelelő kockázati stratégia kialakításának elengedhetetlen feltétele. A kockázati stratégiában a IV. fejezetben meghatározott ellenőrzési nyomvonallal együttesen kerülnek meghatározásra azok a különösen kockázatos folyamatok, tevékenységek, amelyek folyamatos figyelemmel kísérése és hatásuk mérséklése érdekében a szervezeteknek megfelelő időben és módon válaszintézkedéseket kell tenniük.

(4) A belső ellenőrzés stratégiai, középtávú és éves terveiben hasonló módon történik az ellenőrzési feladatok kockázatelemzéssel történő kiválasztása. Ezért a FEUVE és a belső ellenőrzés összhangját, harmonizációját a minisztérium hosszú és rövid távú céljainak megvalósítása érdekében biztosítani kell.

(5) A kockázati reakciók a kockázati stratégia részeként a szervezeten belül a következő alapesetek szerint történhetnek:

a) a kockázat átadása más szervezetnek (felsővezetői döntés alapján lehetséges, hogy más szervezeti struktúrában, pl. feladatok átadásával kevésbé kockázatos módon is folytatható a tevékenység),

b) kockázat elviselése (a szükséges válaszintézkedések aránytalanul nagy költségei miatt a kockázatos tevékenységet a szervezet folytatja, de hatását, következményeit folyamatosan figyelemmel kíséri és próbálja mérsékelni),

c) kockázat kezelése (célja, hogy megfelelő intézkedésekkel a kockázatokat elfogadható szintre csökkentsék).

(6) A kockázatokra adható válaszok, javasolt intézkedések megvalósíthatóságának mérlegelése érdekében az Ellenőrzési Főosztály (belső ellenőrzés) egységes kockázat-nyilvántartást működtet. A nyilvántartás minden megállapított kockázatra kiterjedően tartalmazza:

a) annak minősítését, fontosságát, az egyes kockázatok prioritását,

b) a kockázat kezelésére javasolt intézkedések felsorolását,

c) a folyamatba épített ellenőrzések tervezésére vonatkozó információkat,

d) a kockázatkezelésért felelős munkatárs nevét, beosztását.

(7) Mivel a kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos része szükség szerint, de legalább évente egyszer a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat, a szervezet kockázati környezetének aktualizálása, továbbá a megváltozott feladatokhoz alkalmazkodás, az új kihívásoknak való megfelelés, a szükséges válaszlépések megtétele. Ennek végrehajtásáért valamennyi szervezeti egység vezetője a hatáskörébe tartozó feladatok vonatkozásában felelős. Az intézkedésekről a FEUVE Bizottság vezetőjét a tárgyévet követő év január 31-ig a minisztérium valamennyi szervezeti egysége vezetőjének tájékoztatnia kell.

IV. Fejezet

Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása és működtetése

1. Jogszabályi háttér, fogalom, célmeghatározás

9. § (1) A FEUVE-rendszeren belül az ellenőrzési nyomvonal kialakításának legfontosabb követelménye, hogy a folyamatokban a kockázati pontokkal együtt pontosan meg kell jelölni azokat az ellenőrzési pontokat, ahol a munkafolyamatba épített, illetve a vezetői ellenőrzést el kell végezni. Meg kell határozni azt is, hogy az ellenőrzést kinek, mikor, milyen hatáskörrel kell végezni.

(2) A rendszert alkotó legfontosabb folyamatok kapcsolódási pontjain is ki kell alakítani az ellenőrzési pontokat annak érdekében, hogy a feladat- és hatáskörök pontos meghatározásával elkerülhetők legyenek az esetleges hatásköri túllépésekből eredő problémák.

(3) Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel az alábbiak szerint:

a) a minisztérium működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, tartalmazza az ellenőrzési pontok összességét,

b) kialakításával a minisztérium gazdálkodására jellemző valamennyi tevékenység, szervezet és funkció együttes koordinálására kerül sor,

c) valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak,

d) megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának növekedését segíti elő,

e) segítséget nyújt a követendő eljárásoktól való eltérések feltárásában és a felelősség megállapításában,

f) a minisztérium áttekinthető és rendszerezett dokumentálása révén hozzásegíti az ellenőrzést végzőket a rendszer, illetve a véletlenszerű kockázatok beazonosításához.

(4) A felelősségi szintek terén:

a) az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban az ellenőrzési pontok, felelősök,

b) az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés és a hibás működésért felelős személy,

c) megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik.

(5) A szervezeten belüli együttműködés erősítése terén:

a) a különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától,

b) az ellenőrzési nyomvonal eljárások, ellenőrzések együttesét jelenti, ami a minisztérium gazdálkodásának egészét lefedi, teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze.

(6) A szervezeti működés terén:

a) a megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhetők a szervezet folyamataiban rejlő működési kockázatok,

b) a hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet.

2. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése

10. § (1) A minisztérium alapvető működési folyamatai az SzMSz-ben kerülnek kialakításra és ennek megfelelően kell azokat működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni.

(2) Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a minisztérium gazdálkodását jellemző összes főfolyamatot. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az adott folyamatra vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben részt vevő személyekről és azok felelősségéről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról.

(3) Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a minisztérium teljes gazdálkodási tevékenységére vonatkozik, a szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt.

(4) Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának első lépése, hogy a 6. § (3) bekezdésében kijelölt folyamatgazdák határozzák meg a főfolyamatokat. A szervezet működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat megfelelő módon, oszthatóságuk alapján részfolyamatokká kell bontani. A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak elkészítését.

(5) A kijelölt folyamatgazdák kockázatkezeléssel és az ellenőrzési nyomvonal elkészítésével és aktualizálásával kapcsolatos feladatait a munkaköri leírásokban is rögzíteni kell.

3. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása

11. § (1) Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alapkövetelmény, hogy a folyamatgazdák olyan tevékenységcsoportokat alakítsanak ki, amelyek több elemi tevékenységet képesek leírni. Figyelembe kell venni a minisztérium többszintű működését, az egyes vezetési szintek feladat- és funkcióbeli sajátosságait, a szintek hierarchiájában végbemenő pénzfolyamat-, illetve dokumentumáramlást.

(2) Valamennyi szintjén az adott vezető felelőssége és kötelessége, hogy:

a) felismerje és értékelje a felelősségi körébe tartozó területen előforduló helytelen gazdasági tevékenység bekövetkezésének lehetőségét,

b) megalkossa azon elvek, belső szabályzatok, működési standardok, módszerek elemeit, amelyek alapján elkerüli, korlátozza, illetve megszünteti a beazonosított kockázatokat,

c) konkrét gyakorlati eljárásokat alakítson ki, amelyek ösztönzik a munkatársakat feladataik fegyelmezett végrehajtására,

d) a kialakított FEUVE-rendszer eredményességét fenntartsa és folyamatosan tökéletesítse,

e) a belső ellenőrzés jelentései alapján az intézkedési tervet, a rendszer javítására vonatkozó javaslatokat megvalósítsa.

(3) A minisztérium gazdálkodását legjobban jellemző pénzforgalmi és kockázatviselési szempontból is meghatározó fő- és részfolyamatokat az utasítás 7. § (5) bekezdése tartalmazza. A főfolyamatok irányításával, kezelésével, megvalósításával kapcsolatban a minisztériumi szervezeti egységek feladatait az SzMSz, valamint a költségvetési előirányzatok felhasználását meghatározó jogszabályok, belső szabályzatok, eljárásrendek írják elő.

(4) Az ellenőrzési nyomvonal táblázatos formában történő ábrázolása minden esetben kötelező. Komplex tevékenységet végző szervezetek esetében az átfogó jellegű folyamatokból kell kiindulni, majd azokat alábontva alakíthatók ki az egyszerűbb fő-, illetve részfolyamatok.

(5) A folyamatgazdának - a táblázatos forma mellett - kötelezően el kell készítenie a tevékenységek szöveges leírását is, amely magában foglalja az ellenőrzési nyomvonal kialakításának célját, feladatait, jogszabályi környezetét, a fontosabb tevékenységek ismertetését és sorrendjét, a társszervezetekkel való kapcsolódási pontokat, a keletkező dokumentációk tartalmát, valamint a kockázatelemzés alapján kiválasztott ellenőrzési pontokat. Ezáltal meghatározásra kerül a nyomvonal minimális tartalma, amely a különböző szervezeti egységek szakmai sajátosságainak megfelelően igény szerint tovább bővíthető, illetve a nem értelmezhető rovatok elhagyhatók.

(6) A táblarendszer fejlécét valamennyi eseményleírásánál az alábbiak szerint kell összeállítani:

1. Sorszám

2. Tevékenység/feladat megnevezése

3. Jogszabály, egyéb normatív rendelkezés

4. A feladatok tartalmi leírása

5. Keletkező dokumentum/Fellelhetési hely

6. Felelős(ök)

7. Határidő

8. Kockázat

9. Ellenőrzési pont

10. Ellenőrzésért felelős

11. Jóváhagyás/aláírás

12. Pénzügyi teljesítés

13. Könyvvezetésben való megjelenés

14. Ellenőrzés gyakorisága

(7) Az NFM gazdálkodási folyamataira jellemző ellenőrzési nyomvonalak táblázatos és szöveges formában történő megjelenítését a 2/a. és 2/b. melléklet szerinti módszertani ajánlás biztosítja. Ezeknek megfelelő formában kell elkészíteni a minisztérium területén az adott szakterület működését jellemző valamennyi főfolyamatra az ellenőrzési nyomvonalakat, összhangban a III. fejezetben ismertetett 1. melléklet felhasználásával összeállított kockázati mátrix táblázatokkal.

(8) Az egyes szervezeti egységek feladatait tekintve lényeges, hogy a különböző nyomvonalak az adott szervezet működési sajátosságait maximálisan vegyék figyelembe.

(9) Az ellenőrzési nyomvonalakat, illetve a folyamatok kockázati mátrixát - az adott előirányzat felhasználását, működését, illetve szakmai kezelését érintő változásokat - legalább minden költségvetési évben a költségvetési gazdálkodást érintő jogszabályok és belső normák vagy azok módosításainak megjelenését követően, a gazdasági helyettes államtitkár által megküldött kiértesítés alapján az abban meghatározott határidőig - amely nem lehet kevesebb 30 napnál - az új előirányzatok tekintetében elkészíteni, a meglévő előirányzatok esetén aktualizálni kell a 7. § (11) és (12) bekezdésében, illetve a 10. §-ban foglaltak szerint. Amennyiben a költségvetési év során új előirányzat kerül létrehozásra, annak létrehozását követő 30 napon belül el kell készíteni az ellenőrzési nyomvonalát. Ezek megvalósításáért a szakmai kezelő szervezeti egység vezetője felelős.

(10) A (9) bekezdés szerinti ellenőrzési nyomvonalakat és kockázati mátrixokat - a Bkr. 2. § r) pontjában meghatározott tanácsadó tevékenység körében - a gazdasági helyettes államtitkár által a (9) bekezdés szerint megadott határidő megtartása mellett legfeljebb 15 napos határidő előírásával egyeztetésre meg kell küldeni az Ellenőrzési Főosztály vezetője részére. Az elkészített, valamint az aktualizált ellenőrzési nyomvonalakat, illetve kockázati mátrixokat a szakmai kezelők felügyeletét ellátó helyettes államtitkároknak és a kabinetfőnöknek meg kell küldeniük a gazdasági helyettes államtitkár részére.

V. Fejezet

Záró rendelkezések

12. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

13. § Hatályát veszti a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium gazdálkodásával kapcsolatos folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésről szóló 30/2011. (V. 27.) NFM utasítás.

Németh Lászlóné s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter

1. melléklet a 31/2013. (IX. 20.) NFM utasításhoz

A gazdálkodási folyamatok kockázatelemzése a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumban

A kockázat bekövetkezésének valószínűsége kiszámítható a pozitív hatásúnak ítélt minősítések (A. jelű oszlop) száma és a minősítési csoportismérvek súlyszámai alapján. Minél nagyobb a pozitív elemek aránya, annál kisebb (%-ban) a kockázat bekövetkezésének valószínűsége [alkalmazása a 7. § (8) és (9) bekezdése és 7. § (11) és (12) bekezdése szerint].

2/a. melléklet a 31/2013. (IX. 20.) NFM utasításhoz

2/b. számú melléklet a 31/2013. (IX. 20.) NFM utasításhoz