32/2015. (VII. 21.) EMMI utasítás

az Emberi Erőforrások Minisztériuma nemzetközi és európai uniós ügyeket érintő együttműködési rendjéről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva, az Emberi Erőforrások Minisztériuma Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 33/2014. (IX. 16.) EMMI utasítás 1. melléklet 4. § (2) bekezdés e) pontja és 176. § (3) bekezdése alapján a következő utasítást adom ki:

1. § (1) Az Emberi Erőforrások Minisztériuma nemzetközi és európai uniós ügyeket érintő együttműködési rendjének részletes szabályait az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

(2) Az Emberi Erőforrások Minisztériuma gazdálkodási rendjéhez tartozó tevékenységeket, így a külföldi kiküldetésekkel és a hazai fogadásokkal kapcsolatos szervezési és elszámolási feladatokat külön utasítások, elsődlegesen a gazdálkodási és számviteli szabályzatok állapítják meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Balog Zoltán s. k.,

emberi erőforrások minisztere

1. melléklet a 32/2015. (VII. 21.) EMMI utasításhoz

Az Emberi Erőforrások Minisztériuma nemzetközi és európai uniós ügyeket érintő együttműködési rendjéről szóló szabályzata

1. Általános rendelkezések

1. § (1) Az Emberi Erőforrások Minisztériuma (a továbbiakban: minisztérium) nemzetközi és európai uniós ügyeket érintő együttműködési rendjéről szóló Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a minisztérium valamennyi szervezeti egységére, a minisztérium nemzetközi együttműködési és európai uniós feladatainak és kötelezettségeinek teljesítésében közreműködő minden kormánytisztviselőjére és munkavállalójára.

(2) A Szabályzat hatálya az emberi erőforrások minisztere (a továbbiakban: miniszter) által irányított, felügyelt háttérintézményekre (a továbbiakban: háttérintézmények) és az Európai Uniós Fejlesztéspolitikáért Felelős Államtitkárságra akkor terjed ki, ha arról a Szabályzat kifejezetten rendelkezik.

2. § (1) A minisztérium nemzetközi és európai uniós ügyeket érintő együttműködésének koordinálásáért a nemzetközi és európai uniós ügyekért felelős helyettes államtitkár felel.

(2) A minisztérium szervezeti egységei az Emberi Erőforrások Minisztériuma Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 33/2014. (IX. 16.) EMMI utasítás (a továbbiakban: SzMSz) előírásainak megfelelően a Nemzetközi és Európai Uniós Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkársággal (a továbbiakban: NEUHÁT), azon belül

a) az EU és Nemzetközi Szervezetek Főosztályával (a továbbiakban: EUNEF),

b) a Bilaterális Kapcsolatokért Felelős Főosztállyal (a továbbiakban: BKFF),

c) a Nemzetközi Igazgatási Főosztállyal (a továbbiakban: NIF),

d) a NEUHÁT Titkárságával,

e) az UNESCO Magyar Nemzeti Bizottsága Titkárságával (a továbbiakban: UNESCO MNBT) együttműködve végzik nemzetközi és európai uniós tevékenységüket a feladatkörükbe tartozó szakterületeken.

2. Kapcsolattartás

3. § (1) A minisztérium szervezeti egységei kezdeményezhetnek, de - ha a Szabályzat eltérően nem rendelkezik - önállóan nem intézhetnek nemzetközi kapcsolatfelvételt, érintkezést és levelezést. Nemzetközi és európai uniós szakmai szervezetekkel való kapcsolattartásra a NEUHÁT tájékoztatása mellett jogosult a feladatkör szerint illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény.

(2) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően a minisztérium szervezeti egységei szorosan a hatáskörükbe tartozó operatív jellegű, szakmai kapcsolattartásra/információcserére önállóan jogosultak. Ez olyan speciálisan szakmai, napi/heti rendszerességű adat-, tény- és információszolgáltatás/-csere, amely a hétköznapi operatív munkavégzéshez szükséges.

(3) Az éves szintű - jellemzően egészségügyi - nemzetközi, illetve európai uniós adatszolgáltatást a feladatkör szerint illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény végzi, az adatok továbbítását - a feladatkör szerint illetékes minisztériumi vezető jóváhagyását követően - a NEUHÁT illetékes szervezeti egysége koordinálja.

(4) A NEUHÁT-hoz beérkező nemzetközi megkeresés, levelezés esetében a feladatkör szerint illetékes állami vezető 3 munkanapon belül tájékoztatást kap a NEUHÁT illetékes szervezeti egységétől.

(5) A minisztérium azon szervezeti egységei, amelyek a nemzetközi szervezetek és munkacsoportjaik munkájában vesznek részt, és amelyekben az állandó képviselők feladata - heti rendszerességű adat- és információszolgáltatásokat is magában foglaló - projektmegvalósításon keresztül érvényesül,

a) önállóan intézhetnek nemzetközi kapcsolatfelvételt, érintkezést és levelezést, valamint

b) önállóan készíthetik elő - az állami vezetői szintű meghívás vagy fogadás kivételével - a nemzetközi szervezet és munkacsoportjai tevékenységéhez közvetlenül kapcsolódó szakmai rendezvényeket és külföldi utazásokat, a NEUHÁT egyidejű tájékoztatása mellett.

(6) Ezen nemzetközi szervezetek állandó képviselőinek delegálásához az illetékes államtitkár, a szakértői közreműködéshez az illetékes szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása szükséges, amelyek bejelentése a nemzetközi szervezet felé az illetékes szervezeti egység részéről közvetlenül történik, a NEUHÁT egyidejű tájékoztatása mellett.

(7) A miniszter, a parlamenti államtitkár és a közigazgatási államtitkár nemzetközi és európai uniós levelezését a NEUHÁT intézi az EUNEF-en, a BKFF-en vagy az UNESCO MNBT-n keresztül. Az ágazati államtitkárok és helyettes államtitkárok nemzetközi és európai uniós levelezéséhez a NEUHÁT igény szerint segítséget nyújt, de a NEUHÁT feladatkör szerint érintett szervezeti egységét minden esetben előzetesen tájékoztatni kell.

(8) A nemzetközi és európai uniós vonatkozású hivatalos megkeresést, levelet vagy egyéb ügyiratot - jellegétől és fontosságától függően intézkedésre vagy tájékoztatásra - meg kell küldeni az ügyirat tárgyától függően a NEUHÁT-nak. Ez nem érinti a szervezeti egységek saját hatáskörébe tartozó ügyekkel kapcsolatos szakmai információcserét és elektronikus levelezést.

(9) A nemzetközi és európai uniós vonatkozású ügyirattal kapcsolatos szakmai állásfoglalást, valamint annak idegen nyelvű változatát a tárgyban illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény készíti el a NEUHÁT-tal együttműködve. A koordináció, a már rendelkezésre álló előzmények kezelése, a szakmai állásfoglalás külföldi partnerrel való közlése és a további intézkedés - ha az nem az illetékes szervezeti egység vagy háttérintézmény kizárólagos hatásköre - a NEUHÁT útján történik.

4. § (1) A minisztériumi vezetők és az állami vezetők nemzetközi tárgyalásainak előkészítése és lebonyolítása érdekében a NEUHÁT és szervezeti egységei együttműködnek a Külgazdasági és Külügyminisztériummal (a továbbiakban: KKM), Magyarország külképviseleteivel, a hazai és külföldi társtárcák érintett szervezeti egységeivel.

(2) A külföldi országok kormányzati szerveivel és partnerintézményeivel, a hazai Diplomáciai Testülettel és a magyar külképviseletekkel fenntartott kapcsolatok minisztériumi szintű összehangolása a NEUHÁT feladata.

(3) Magyarország Állandó Képviseletével az Európai Unió mellett (a továbbiakban: Brüsszeli Állandó Képviselet), az európai uniós civil szervezetekkel, a nemzetközi szervezetekkel és a melléjük rendelt magyar külképviseletekkel a kapcsolattartás a NEUHÁT feladata. Európai Uniós fejlesztési ügyekben a Brüsszeli Állandó Képviselettel való kapcsolattartás az Európai Uniós Fejlesztéspolitikáért Felelős Államtitkárság szervezeti egységeinek feladata.

(4) A Brüsszeli Állandó Képviseleten külszolgálatot teljesítő szakdiplomatákkal való kapcsolattartás, valamint a szakdiplomaták szakmai felügyelete a NEUHÁT és az illetékes államtitkárságok együttes feladata.

(5) A partnerországokban működő oktatási és kulturális szakdiplomatákkal való kapcsolattartás - a szakterület bevonása mellett - a NEUHÁT feladatkörébe tartozik.

(6) A NEUHÁT gondoskodik a Brüsszeli Állandó Képviseleten külszolgálatot teljesítő szakdiplomaták évenkénti beszámoltatásának megszervezéséről, az általuk küldött jelentések kezeléséről, a szakdiplomaták hatékony munkavégzéséhez szükséges folyamatos kapcsolattartásról és tájékoztatásról az illetékes ágazati államtitkárságokkal együttműködve. Ugyanezen eljárás alá esnek az EU intézményeinél foglalkoztatott nemzeti szakértők is.

(7) Az oktatási és kulturális szakdiplomaták beszámoltatását a KKM koordinálja.

(8) A szakdiplomaták, a nemzeti szakértők humánpolitikai és egyéb személyi ügyeiről a Humánpolitikai Főosztály gondoskodik.

3. Nemzetközi, európai uniós és protokollmeghívások kezelése

5. § (1) A Magyarországon, illetve külföldön megrendezésre kerülő, hazai/külföldi szervezésű, illetve hazai/külföldi részvétellel zajló nemzetközi rendezvényeken, konferenciákon, protokolláris eseményeken és a budapesti Diplomáciai Testülettől érkező meghívásokon a minisztériumi részvétel koordinálása a NEUHÁT feladata. A minisztérium részére és a személyre szóló meghívásokról, azok elfogadásáról vagy lemondásáról, az egyéb részvételi szándékról a NEUHÁT Titkárságát előzetesen tájékoztatni kell.

(2) A minisztérium (1) bekezdés szerinti rendezvényeken történő megfelelő szintű megjelenésének összehangolása a NEUHÁT Titkárságának a feladata, amelyről készült tájékoztató a Kabinetfőnöki Értekezlet napirendi pontját képezi.

(3) Ha a tájékoztató Kabinetfőnöki Értekezletre történő benyújtása az (1) bekezdésben megjelölt eseményekre szóló meghívóban megjelölt határidő betartására tekintettel jelentős késedelemmel járna, a meghívott köteles a részvételről haladéktalanul egyeztetést kezdeményezni a NEUHÁT Titkársággal.

(4) A hazai diplomáciai protokollmeghívásnak lehetőség szerint eleget kell tenni, érdemi partnerkapcsolat és kiemelt reláció esetén minisztériumi állami vezető részvételével vagy a NEUHÁT, az EUNEF, a BKFF vagy az UNESCO MNBT vezetője és érintett referense részvételével. A résztvevő személyéről a NEUHÁT szükség szerint egyeztetést folytat az érintett szervezeti egységek vezetőivel.

4. Nemzetközi találkozók és tárgyalások előkészítése

6. § (1) A minisztériumi vezetői és az állami vezetői szintű nemzetközi és európai uniós tárgyalások előkészítése és megszervezése, a találkozók tárgyalási anyagainak összeállítása, a tárgyalási eredmények dokumentálásának és utógondozásának, a nemzetközi tárgyalásokból adódó feladatok végrehajtásának koordinálása a NEUHÁT feladata az illetékes államtitkárságok közreműködésével.

(2) A tárgyalások előkészítése érdekében a tárgyalás időpontjának, tematikájának és céljának megjelölésével a BKFF, illetve az EUNEF háttéranyagot, témajavaslatot kér az illetékes minisztériumi szervezeti egységektől, a releváns társtárcáktól és háttérintézményektől. A megküldött anyagok alapján az EUNEF, illetve a BKFF felkészítő dossziét állít össze, amelyet megküld az illetékes állami vezetőnek. Ennek kötelező tartalmi elemei:

a) pontos és részletes forgatókönyv,

b) rövid összefoglaló a tárgyalás céljáról és a gyakorlati tudnivalókról (helyszín, időpont, napirend, a tárgyalás nyelve stb.),

c) tárgyalási tematika, szükség szerint beszédelemekkel, kiemelve az aktuális, illetve érzékeny témákat,

d) a delegáció(k) névsora,

e) a tárgyaló partner(ek) - lehetőség szerint fényképes - önéletrajza,

f) releváns szakmai háttéranyagok és

g) általános tájékoztató anyagok a kétoldalú politikai és szakmai kapcsolatokról az adott relációban.

(3) A hazai, minisztériumi vezetői és az állami vezetői szintű nemzetközi és európai uniós tárgyalásokon biztosítani kell a NEUHÁT képviselőjének részvételét, akinek feladata a tárgyalási jelentés/emlékeztető elkészítése a tárgyalást követő 2 munkanapon belül. Amennyiben a NEUHÁT képviselőjének részvétele mégsem biztosított, a delegáció egy arra előzetesen kijelölt tagja készíti a jelentést/emlékeztetőt a tárgyalást követő 2 munkanapon belül, és megküldi a NEUHÁT részére. A jelentést/emlékeztetőt a tárgyalásvezető hagyja jóvá, és a NEUHÁT megküldi az érintetteknek.

(4) A miniszter nemzetközi tárgyalásairól jelentés készül a Kormány részére, amelyet a NEUHÁT készít elő a miniszternek aláírásra.

(5) A nem állami vezetői szintű nemzetközi és európai uniós szakértői tárgyalásokon biztosítani kell a tárca képviseletét, amelynek előkészítése a BKFF, illetve az EUNEF vagy az UNESCO MNBT által, az illetékes minisztériumi szervezeti egységek közreműködésével történik. Minden nemzetközi tárgyalásról rövid összefoglalót (gyorsjelentést) kell készítenie a tárgyaláson részt vevő szakértőnek a tárgyalást követő 1 munkanapon belül.

(6) A nemzetközi és európai uniós tárgyalások/vendégfogadások előkészítésének és megszervezésének részletes eljárásrendjét az 1. függelék tartalmazza.

5. Nemzetközi szerződések és tárcaközi megállapodások

7. § (1) A miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó multilaterális nemzetközi egyezmény, kétoldalú kormányközi és tárcaközi egyezmény, megállapodás, szerződés (a továbbiakban: nemzetközi szerződés) létrehozását, felülvizsgálatát, módosítását és felmondását, valamint nemzetközi szerződéshez való csatlakozást és minden más nemzetközi jogi aktust a NEUHÁT illetékes szervezeti egysége kezdeményez a minisztérium feladatkör szerint illetékes szervezeti egységének (a továbbiakban: illetékes szervezeti egység) bevonásával. Az illetékes szervezeti egységet a NEUHÁT felé a kezdeményezés joga önállóan is megilleti.

(2) A minisztérium részéről nemzetközi szerződés létrehozásával, felülvizsgálatával, módosításával és felmondásával kapcsolatos magyar álláspont kialakítása, a javasolt intézkedés indoklása a BKFF, illetve az EUNEF feladata az illetékes szervezeti egység közreműködésével, a Jogi Főosztály véleményének kikérését követően. A KKM-mel történő egyeztetésről a NEUHÁT gondoskodik.

(3) Nemzetközi szerződés létrehozásának kezdeményezése esetén a nemzetközi szerződés koncepciójának kidolgozása, magyar és idegen nyelvű tervezetének elkészítése a BKFF, illetve az EUNEF feladata az illetékes szervezeti egységgel együttműködésben. A magyar és idegen nyelvű szövegtervezetek tárcán belüli szakmai egyeztetését a NEUHÁT folytatja le.

(4) A minisztérium nemzetközi szerződés létrehozása iránti szándékának a külföldi partnerek felé történő közlése, a másik fél hasonló kezdeményezésének fogadása és az illetékes szervezeti egységekkel történő egyeztetése, valamint szükség szerint az idegen nyelvű szövegtervezetek magyar nyelvre történő lefordítása a BKFF, illetve az EUNEF, illetve az UNESCO MNBT feladata a NIF szükség szerinti bevonásával.

(5) Nemzetközi szerződés létrehozásához, módosításához és felmondásához szükséges vezetői döntés előkészítése az illetékes szervezeti egység feladata a NEUHÁT közreműködésével, az államigazgatási rend szerinti tárcaközi egyeztetések lefolytatása pedig a Közigazgatási Államtitkárság (a továbbiakban: KÁT) illetékes szervezeti egységének a feladata.

6. Tagság koordinálása nemzetközi szervezetekben

8. § (1) Nemzetközi szervezetek testületeiben, kétoldalú és multilaterális nemzetközi egyezmények, szerződések és megállapodások alapján működő testületekben nemzetközi választott, illetve vezetői tisztség - a szakmai szempontokon túl, a tisztségből eredő feladatok munkaidő- és költségvonzatainak mérlegelésével - a szervezeti egység vezetőjének NEUHÁT egyetértésével előterjesztett javaslatára, a miniszter jóváhagyásával vállalható.

(2) Nemzetközi szervezetek, egyezmények és programok nemzeti kapcsolattartói, valamint az Európai Unió döntéshozatalához kapcsolódó munkacsoportok delegáltjai feladatkörének ellátásához az illetékes szervezeti egység vezetőjének az EUNEF, a BKFF, illetve az UNESCO MNBT útján előterjesztett javaslata és a NEUHÁT, valamint a felügyeletet ellátó államtitkár egyetértése szükséges. Az egyéb szakértői közreműködéshez az illetékes szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása szükséges az EUNEF, a BKFF vagy az UNESCO MNBT tájékoztatása mellett. A delegálás bejelentése az illetékes európai uniós vagy nemzetközi intézmény, illetve kétoldalú egyezmény esetén a partnerország felé minden esetben a NEUHÁT-on keresztül történik.

(3) Nemzetközi szervezetekben minisztériumi tagság létesítése a miniszter jóváhagyásával történhet. A Miniszteri Értekezlet számára az erre vonatkozó előterjesztést a szakmailag illetékes szervezeti egység a NEUHÁT-tal és a Jogi Főosztállyal szoros együttműködésben és egyetértésben készíti el.

(4) Nemzetközi szervezetekben a háttérintézmények tagsági viszonyt - a tagsággal járó előnyök, feladatok, kötelezettségek bemutatásával - a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel és a NEUHÁT-tal történt előzetes egyeztetést követően, a miniszter engedélyével létesíthetnek.

(5) A minisztérium nemzetközi fizetési kötelezettségeinek, ezen belül a nemzetközi szervezeteknek és egyezmények alapján fizetendő tagdíjak nyilvántartása, az e célt szolgáló igazgatási vagy igazgatáson tervezett fejezeti kezelésű előirányzat tervezésének, valamint a Gazdálkodási Főosztály felé a tagdíjfizetés teljesítésének előkészítése az egyes államtitkárságok feladata a NEUHÁT-tal szoros együttműködésben.

7. Éves külföldi kiküldetési és hazai fogadási terv

9. § (1) A minisztérium nemzetközi és európai uniós tagságból eredő feladatainak ellátására szolgáló forrás tervezése - figyelemmel az éves külföldi kiküldetési és hazai fogadási költségekre is - az illetékes államtitkárság(ok) és a NEUHÁT feladata a Gazdálkodási Főosztállyal egyetértésben.

(2) Hivatalos külföldi kiküldetésre, szakmai rendezvényekre, konferenciákra és kiállításokra (a továbbiakban: kiküldetés) az éves külföldi kiküldetési és fogadási terv szerint, illetve azon kívül előre nem látott, indokolt esetekben kerülhet sor.

(3) A minisztérium éves külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervét a NEUHÁT (NIF) készíti el, és az államtitkárok előzetes véleményezését követően a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá.

(4) Az éves külföldi kiküldetési és hazai fogadási terv előkészítésének, valamint a külföldi kiküldetéseknek a részletes szabályait a minisztérium mindenkori külföldi kiküldetésekről szóló szabályzata határozza meg.

10. § (1) A háttérintézmények vezetői nemzetközi együttműködési kérdésekben, továbbá olyan kötelezettségvállalás esetében, amely a minisztérium nemzetközi kapcsolatait befolyásolhatja, a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel előzetesen kötelesek egyeztetni.

(2) A háttérintézmények a minisztérium által átruházott nemzetközi együttműködési feladataikat önállóan végzik (ide nem értve a források tervezését), a jogszabályok és jelen utasítás figyelembevételével.

(3) A háttérintézmények nemzetközi együttműködési éves feladattervüket a felügyeletet ellátó állami vezetővel történt előzetes egyeztetést követően a tárgyév február 15-éig megküldik a NEUHÁT-nak, amely azt tájékoztatás céljából továbbítja a minisztérium feladatkör szerint illetékes helyettes államtitkárának.

(4) A nemzetközi együttműködésben szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából a háttérintézmények vezetőinek éves beszámolót kell készíteniük, amit a tárgyévet követő év február 15-éig meg kell küldeni a NEUHÁT-nak, amely azt tájékoztatás céljából továbbítja a minisztérium feladatkör szerint illetékes helyettes államtitkárának.

(5) Azokról a nemzetközi eseményekről, amelyek hatással lehetnek a minisztérium nemzetközi kapcsolatainak alakulására, a háttérintézmény vezetőjének beszámolójelentést kell küldenie a NEUHÁT-nak.

8. Tolmácsolás, fordítás

11. § (1) A nemzetközi kapcsolatokban a minisztérium érintett szervezeti egységei főszabály szerint angol nyelven kommunikálnak.

(2) A minisztérium vezetői és állami vezetői részére a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő személyi tolmácsolás, továbbá szükség szerint a külföldiek részvételével megvalósuló hazai nemzetközi rendezvényeken a tolmácsolás megszervezése a NIF feladatkörébe tartozik.

(3) A minisztériumi szervezeti egységek részére kiemelt fontosságú, nagyobb terjedelmű idegen nyelvi szakfordításokat a minisztériummal szerződéses viszonyban álló fordítóirodákon keresztül a NIF szervezi, az illetékes államtitkárságok vagy az igazgatás forrásából.

(4) A fordítási és tolmácsolási feladatok ellátásáról külön utasítás rendelkezik.

1. Függelék

Eljárásrend a külföldi vendégek fogadásának előkészítéséhez

I. Külföldi partner, delegáció fogadása

1. A külföldi partner/delegáció fogadása meghívás vagy bejelentkezés visszaigazolása alapján történik.

2. A látogatás pontos időpontját, időtartamát a NEUHÁT illetékes szervezeti egysége a Kabinettel, illetve az állami vezető titkárságával, valamint az érintett féllel diplomáciai csatornákon keresztül folyamatosan egyezteti.

3. A NEUHÁT illetékes szervezeti egysége a Kabinettel, illetve az állami vezető titkárságával egyeztetve előkészíti a látogatás programját, tematikáját. Egyeztet az illetékes ágazattal, a KKM érintett területi főosztályával, az adott országbeli magyar nagykövetséggel és szükség szerint az adott ország budapesti nagykövetségével is.

4. Az állami vezetői bilaterális találkozó tartalmi előkészítését, a tárgyalási dosszié összeállítását az ágazat által adott javaslatok alapján a NEUHÁT illetékes szervezeti egysége végzi. A protokolláris teendőket (teremfoglalás, teremkialakítás, bekészítés, aláíráshoz szükséges toll, mappa beszerzése, ajándék) a miniszter és parlamenti államtitkár esetén a Közkapcsolati és Protokoll Osztály a NIF együttműködésével, egyéb állami vezető esetén a NIF látja el.

5. A NEUHÁT illetékes szervezeti egysége lehetőség szerint 10 munkanappal az esemény előtt értesíti a Sajtó és Kommunikációs Főosztályt az eseményről és a tervezett programról. Amennyiben sajtónyilvános az esemény, annak előkészítéséről a Sajtó és Kommunikációs Főosztály közvetlenül gondoskodik. A NEUHÁT illetékes szervezeti egysége az esemény előtt legalább 4 munkanappal megküldi a Sajtó és Kommunikációs Főosztálynak a pontos forgatókönyvet és a tartalmi dokumentumokat.

Ha az eseményre a miniszter és az állami vezető számára beszéd írása szükséges, arról a NEUHÁT illetékes szervezeti egysége legalább 5 munkanappal az esemény előtt értesíti a beszédírásban illetékes Sajtó és Kommunikációs Főosztályt és a szakmailag érintett Államtitkári Kabinetet.

6. Fogadás esetén a miniszter delegációjának állandó tagja az adott területért felelős államtitkár vagy helyettes államtitkár, a miniszteri kabinetfőnök, a nemzetközi és európai uniós ügyekért felelős helyettes államtitkár, valamint szükség szerint a NEUHÁT illetékes szervezeti egységének képviselője. Nem miniszteri fogadás esetén a NEUHÁT legalább egy kijelölt képviselője mindig a magyar delegáció tagja.

7. A NEUHÁT illetékes szervezeti egysége gondoskodik arról, hogy az eseményről 5 munkanapon belül emlékeztető/jelentés készüljön, melynek tartalmaznia kell a látogatásból eredő feladatokat, a feladat felelősét és határidejét.

8. A Miniszteri Kabinetfőnök, a NEUHÁT és a delegációvezető által jóváhagyott emlékeztetőt/jelentést a NEUHÁT illetékes szervezeti egysége tájékoztatásul megküldi az eseményen jelen lévőknek, a minisztérium érintett szervezeti egységeinek, szükség esetén a KKM érintett területi főosztályának, az érintett magyar nagykövetségnek és a Kabinet adott területért felelős politikai tanácsadójának.

9. A NEUHÁT Titkársága nyomon követi és koordinálja az emlékeztetőben/jelentésben megjelölt feladatok végrehajtását.

II. A budapesti Diplomáciai Testület tagjainak fogadására vonatkozó különleges szabályok

1. A Magyarországra akkreditált külképviselet vezetőjének és kíséretének fogadása bejelentkezés vagy meghívás útján történik.

2. Ha a bejelentkezés a Miniszterhez vagy a Kabinethez történik, a látogatás tárgya szerint illetékes állami vezető, valamint a NEUHÁT szakmai javaslata alapján miniszteri döntés születik a fogadás szintjéről, időpontjáról és a részvételi szintről.

3. Ha a bejelentkezés állami vezetőhöz, illetve egyéb minisztériumi vezetőhöz történik, a címzett egyeztetést kezdeményez a Kabinettel és a NEUHÁT-tal a fogadás szintjéről.

4. Nagykövet részére meghívást kezdeményezhet a miniszter, a Kabinet, a NEUHÁT vagy bármelyik állami vezető, egyéb minisztériumi vezető a NEUHÁT szakmai álláspontja alapján.

5. A fentiekben nem részletezett kérdésekben az I. pontban foglalt rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni.