10/2010. (X. 13.) NFM utasítás

az eseti személyszállítási feladatok igénybevételének szabályozásáról

1. § A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló szabályzatát a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság főigazgatójával egyetértésben jelen utasítás mellékleteként kiadom.

2. § Ez az utasítás a közzétételével egyidejűleg lép hatályba.

3. § Ezen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti az eseti személyszállítási feladatok igénybevételének szabályozásáról szóló 3/2010. (II. 10.) KHEM utasítás.

Dr. Fellegi Tamás s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter

Melléklet a 10/2010. (X. 13.) NFM utasításhoz

Szabályzat az eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről

1. A szabályzat hatálya

1. § A szabályzat hatálya kiterjed a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) szervezeti egységeire és alkalmazottaira.

2. Értelmező rendelkezések

2. § Jelen szabályzat alkalmazásában:

- taxicsekk: a személyszállítás díjaként fizetendő készpénzt helyettesítő fizetési eszköz; a személyszállítás díjaként fizetendő összeg tekintetében teljes körűen biztosítja a készpénz kímélését; a taxicsekk szigorú számadású nyomtatvány;

- szervezeti egység: az államtitkárság, a közigazgatási államtitkárság, a helyettes államtitkárság, a miniszteri kabinet, a miniszteri titkárság;

- alkalmazott: a Minisztérium kormány-tisztviselői és munkavállalói;

- igénybe vevő: a taxicsekk felvételére és utazásra való felhasználására feljogosított alkalmazott;

- adminisztrátor: az egyes szervezeti egységeknél a taxicsekktömb felvételére, a csekkállomány kezelésére, őrzésére, az igénybe vevő részére történő átadására és a nyilvántartás vezetésére a szervezeti egység vezetője által kijelölt alkalmazott;

- KSZF-elszámoló: a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (a továbbiakban: KSZF) alkalmazottja, aki végzi a taxicsekkek kiadását, nyilvántartásának ellenőrzését, teljesítési igazolások kiküldését, aláírt teljesítési igazolások ellenőrzését;

- felsővezető: miniszter, államtitkár, közigazgatási államtitkár, helyettes államtitkár, kabinetfőnök, miniszteri biztos.

3. Általános rendelkezések

3. § (1) A taxicsekk olyan hivatali célú utazásra vehető igénybe és használható fel, amikor az ügyintézés sürgőssége, a szállítandó anyag, eszköz jellemzői vagy egyéb rendkívüli körülmény nem teszi lehetővé tömegközlekedési eszköz igénybevételét, vagy az ilyen igénybevétel a hivatali munka zökkenőmentességét, illetve az utazással érintett alkalmazott teherbírását veszélyeztetné.

(2) A taxicsekk az (1) bekezdésben foglalt feltételek mellett is csak Budapesten és a város közigazgatási határától számított 20 km-es körzeten belül vehető igénybe. A munkáltatói jogkörrel rendelkező vezető engedélye alapján a taxicsekk távolabbi utazásra is igénybe vehető, feltéve, hogy az nem minősül kiküldetésnek és az ilyen utazáshoz kulcsos személygépkocsi használata akadályba ütközik.

(3) A taxicsekk kizárólag személyszállításra, közbeszerzési eljárás keretében kiválasztott, a bizonylaton feltüntetett szolgáltató személygépkocsi parkjához tartozó személygépkocsival történő utazáshoz használható fel. A közbeszerzési eljárás nyertesével a KSZF köt a személyszállításra szerződést. Más társaságtól származó számlát a KSZF nem fogad be. Készpénzes számlát (csekktömb nélküli igénybevétel esete) a KSZF csak akkor fogad be, ha az igénybe vevő írásos indokolását a munkáltatói jogkörrel rendelkező vezető elfogadja és engedélyezi annak elszámolását.

(4) Taxicsekk nem vehető igénybe a napi munkába járáshoz, kiküldetéshez, továbbá nem hivatali ügyek intézéséhez. Az állami vezetők kivételével a személyi használatra biztosított személygépkocsik jogosultjai taxicsekket csak abban az esetben igényelhetnek, amennyiben a személyi használatra biztosított gépkocsi valamilyen oknál fogva nem üzemel, vagy a gépjárművezetésben valamilyen oknál fogva (pl. személyi sérülés stb.) korlátozottak.

4. Részletes rendelkezések

4. § (1) Az utazásra feljogosító taxicsekk az alábbi adatokat tartalmazza:

a) a kibocsátó neve, telefonszáma;

b) a csekk sorszáma.

(2) Az utazásra szolgáló minden egyes taxicsekk 3 példányú. A csekkek sorszámmal ellátottak. Az utazási csekkek tömbök formájában történő beszerzéséről a KSZF Gépjármű Fenntartási és Üzemeltetési Főosztálya (a továbbiakban: GFÜF) gondoskodik.

(3) A szervezeti egység vezetője határozza meg, hogy induló ellátmányként hány darab taxicsekktömb kerüljön kiosztásra, és ennek megfelelően kijelöli az egyes tömböket kezelő adminisztrátorokat. Az utazási csekktömböt a szervezeti egységnél az adott tömb kezelésére kijelölt adminisztrátor megőrzési felelősség mellett veszi át személyesen a KSZF-elszámolótól.

(4) A szervezeti egység vezetője az általa kijelölt adminisztrátor és helyettesének nevét, aláírás mintáját a KSZF elszámolójának köteles leadni. Az adminisztrátor vagy helyettesének személyében történő változást a szervezeti egység vezetője köteles haladéktalanul bejelenteni a KSZF elszámolójának, mellékelve a csekktömb átadás-átvételi jegyzőkönyvét.

(5) Az átvett csekktömböt, az utazási nyugtákat az adminisztrátor kezeli és más által hozzá nem férhető, zárható helyen őrzi. Az adminisztrátor feladata továbbá az utazásokról készített, a szabályzat 1. számú függeléke szerinti nyilvántartás naprakész vezetése. Az adminisztrátor nyilvántartását a KSZF elszámolója bármikor ellenőrizheti.

5. § (1) A taxicsekkel történő utazás engedélyezése a szervezeti egység vezetőjének, illetve az általa erre felhatalmazott másik vezetőnek a feladata. Az adminisztrátor csak az ilyen utazásra adott vezetői engedély birtokában adhat utazási csekket az igénybe vevőnek. Az engedélyt a vezető a szabályzat 1. számú függelékének az "engedélyező aláírása" rovatának kitöltésével adja meg.

(2) A taxicsekk átadásával egyidejűleg az adminisztrátor tájékoztatja az igénybe vevőt a kötelezettségeiről.

(3) A csekk utazásra való kiadásakor az igénybe vevő a csekket annak mindhárom példányán és az 1. számú függelék "igénybe vevő aláírása" rovatában aláírja. Az igénybe vevő az adminisztrátortól a csekk két példányát (első két példány) kapja meg megőrzési felelősség mellett, az utazási célú felhasználásra. A tőpéldány a csekktömbben marad. Az igénybe vevő részére kiadott, és utazás során felhasznált - a 4. § (1) bekezdése szerinti adatokat tartalmazó - csekk két példánya közül az eredeti példány a taxi gépjárművezetőjénél marad, míg az ellenőrző példány az utazást igénybe vevőt illeti meg.

(4) Az igénybe vevő felelőssége az utazásra feljogosító taxicsekk alábbi adatainak kitöltése:

a) az utazással érintett szervezeti egység kódszáma;

b) a személyszállítás díja forintösszegben;

c) a taxi rendszáma;

d) a taxi URH-száma;

e) az utazás dátuma;

f) a taxit igénybe vevő aláírása;

g) a megrendelő neve és címe (minden esetben: KSZF 1055 Budapest, Kossuth L. tér 2-4.).

(5) Az utazási csekket az igénybe vevő más alkalmazottra nem ruházhatja át, és kizárólag a jelen szabályzatban foglaltak szerinti hivatali célra használhatja fel.

(6) Az utazást követően az igénybe vevő a csekk ellenőrző példányát köteles haladéktalanul leadni a szervezeti egység azon adminisztrátorának, akitől a taxicsekket a (2) bekezdés alapján kapta. Az adminisztrátor az igénybe vevőtől átvett ellenőrző példányt az azonos sorszámú tőpéldányhoz tűzi.

(7) Amennyiben a szervezeti egység kezelésében lévő valamelyik csekktömb a felhasználás alapján előreláthatólag betelik, úgy az érintett tömböt kezelő adminisztrátor a 2. számú függelék szerinti igénylőlap KSZF részére történő megküldésével új csekktömböt igényelhet. Engedélyezett igénylés esetén az igénylő szervezeti egység részére a KSZF az igénylés beérkezését követő egy munkanapon belül új csekktömböt biztosít.

6. § (1) Az utazásra kiadott, még fel nem használt taxicsekk elvesztése, vagy olyan megrongálódása, amely alapján azt nem lehet felhasználni, vagy a felhasznált taxicsekk ellenőrző példányának elvesztése esetén az érintett alkalmazott soron kívül köteles a szervezeti egység vezetője részére feljegyzést készíteni az elvesztés, illetve a megrongálódás körülményeiről. A feljegyzést az azonos sorszámú tőpéldányhoz kell csatolni.

(2) Csekktömb elvesztése vagy felhasználhatatlanságig történő megrongálódása esetén a feljegyzés másolati példányát a szervezeti egység vezetője köteles a KSZF elszámolójának soron kívül megküldeni, amely alapján a KSZF intézkedik a csekktömb azonnali letiltásáról.

7. § (1) Az utazási csekkek felhasználásának pénzügyi fedezetét, az ilyen utazás negyedéves költségkeretét a KSZF költségvetésében a Minisztérium részére ezen jogcímen rendelkezésre álló tárgyévi előirányzat erejéig, a szervezeti egység létszámát és feladatait is figyelembe véve, az egyes egységeknél várható ilyen módon történő utazási szükségletek és azok gyakorisága, valamint az utazások előrelátható költségének nagyságrendje alapján, a Minisztérium gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkára (a továbbiakban: gazdasági helyettes államtitkár) határozza meg legkésőbb tárgyév január 5-éig. A szervezeti egység köteles a munkáját, az utazásokat úgy megszervezni, hogy a részére biztosított utazási költségkeret a tárgynegyedévben elegendő legyen.

(2) A szabályzatban foglaltak szerinti utazásra a szervezeti egység részére jóváhagyott költségkeret jogszerű és takarékos felhasználását a szervezeti egység vezetője, illetve az általa megbízott személy köteles folyamatosan figyelemmel kísérni. A negyedéves költségkeret a (3) bekezdés szerinti engedélyezés hiányában nem léphető túl. A költségkeret engedély nélküli túllépéséért a szervezeti egység vezetője anyagi felelősséggel tartozik.

(3) Amennyiben az adott negyedévben az utazásra fordítható, a szervezeti egység részére megállapított költségkeret túllépése várható, úgy a szervezeti egység vezetőjének kérelmére, a felügyeletet ellátó felsővezető egyetértésével, a gazdasági helyettes államtitkár engedélyezhet a következő negyedévet terhelő pénzügyi pótelőirányzatot. A kérelemben a szervezeti egység vezetője köteles bemutatni az egység adott negyedévben taxicsekkel történt utazásait és annak indokát, hogy mi teszi szükségessé a költségkeret miatti pénzügyi pótelőirányzat engedélyezését és igénybevételét.

(4) Ha a pót-előirányzati igény nem alkalomszerű, azaz a szervezeti egységnél rendszeresen és visszatérően jelentkezik, úgy az utazási költségkeret korábbiakban jóváhagyott összegét felül kell vizsgálni. A felülvizsgálat szempontjaira az (1) bekezdésben foglaltak az irányadók. Amennyiben a felülvizsgálat eredményeként a költségkeret felemelése indokolt, úgy azt a felügyeletet ellátó felsővezető egyetértésével, a gazdasági helyettes államtitkár hagyja jóvá. Ez az emelés összességében nem jelentheti a Minisztérium keretének, a KSZF költségvetésében történő emelését.

(5) A szervezeti egység részére biztosított költségkeret figyelembevételével, a költségvetési éven belül, egy adott negyedévben keletkezett pénzügyi megtakarítás a tárgyév hátralévő időszakában a szabályzatban foglaltak szerinti utazási célra felhasználható. A költségvetési év végén jelentkező megtakarítás azonban a következő költségvetési évre nem vihető át.

8. § (1) A taxiszolgáltatótól havonta kapott részletes számla melléklet alapján a KSZF elszámolója az egyes szervezeti egységek részére, az adott egységnél a havonta történő utazások részletezését és összköltségét tartalmazó kimutatást küld, amelyet a szervezeti egység soron kívül köteles összevetni az adminisztrátorai által vezetett nyilvántartással. A kimutatás szervezeti egységhez érkezésétől számított 3 munkanapon belül a KSZF elszámolója felé kell a szervezeti egység vezetője által aláírtan visszaigazolni az összevetés eredményét. Amennyiben a nyilvántartás és a kimutatás között eltérés van, azt - szükség esetén a szolgáltató bevonásával is - tisztázni kell.

(2) Az (1) bekezdés szerinti határidő betartásáért a szervezeti egység vezetője felel. Visszaigazolás hiányában vagy annak késedelmes teljesítése esetén a szervezeti egység a visszaigazolás pótlásáig, illetve a késedelem megszűntéig a részére megállapított utazási keretfelhasználására nem jogosult, így a visszaigazolás teljesítéséig utazási csekk igénybe vétele nem engedélyezhető.

(3) A KSZF elszámolójának felhívására, a szervezeti egységnél lévő, a csekktömb azonos sorszámú tőpéldányához tűzött, felhasznált taxicsekkekkel a KSZF felé történő alkalomszerű elszámolás, a szervezeti egységnél a nyugták kezelésével, őrzésével megbízott adminisztrátor feladata és felelőssége.

9. § (1) Amennyiben a csekkek kezelésével, megőrzésével megbízott adminisztrátor a rábízott taxicsekkekkel nem tud elszámolni, úgy erről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet az elszámolásra kötelezett személy munkáltatói jogkör gyakorlójának meg kell küldeni. A csekkek engedély nélküli felhasználása esetén a szervezeti egység vezetője az adminisztrátorral szemben kár keletkezésének hiányában is fegyelmi eljárást indíthat.

(2) A szabályzatban foglaltak megsértésével okozott kárért a kárt okozó alkalmazott - az egyéb alkalmazható jogkövetkezmény mellett - kártérítési felelősséggel tartozik.

5. Záró rendelkezések

10. § (1) A taxicsekk használatára vonatkozó technikai tudnivalókról (pl. szervezeti egységek kódja stb.) a KSZF GFÜF ad írásban tájékoztatást.

(2) Az utazási csekkek felhasználásának a 2010. október havi költségkeretét a gazdasági helyettes államtitkár jelen szabályzat hatálybalépését követő 10 munkanapon belül, a 2010. november és december havi költségkeretét legkésőbb 2010. november 10-ig határozza meg.

(3) A szervezeti egységek taxicsekkel történő ellátására első alkalommal jelen szabályzat hatálybalépését követő 10 munkanapon belül kerül sor, egyidejűleg jegyzőkönyv alapján visszavonásra kerülnek a korábban átadott taxicsekktömbök. A jegyzőkönyv formátumával és tartalmával kapcsolatban a KSZF GFÜF ad tájékoztatást.

1. számú függelék az eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló szabályzathoz

A taxicsekk-felhasználás nyilvántartása

2. számú függelék az eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló szabályzathoz

Formalevél a taxicsekktömb igényléséhez

asszonynak/úrnak

gazdasági igazgató

Központi Szolgáltatási Főigazgatóság

Gazdasági Igazgatóság

1015 Budapest,

Hattyú u. 14.

Tárgy: [szervezeti egység] részére taxicsekktömb kiadásának engedélyezése

Tisztelt Igazgató Asszony/Úr!

Kérem Igazgató Asszonyt/Urat, hogy a [szervezeti egység] részére történő X db taxicsekktömb kiadását engedélyezni szíveskedjék.

Fenti nyomtatvány kezelőjeként [kijelölt adminisztrátor neve, munkaköre, telefonszáma, e-mail címe]-t nevezem meg. Távolléte esetén helyettesítését [kijelölt adminisztrátor helyettesének neve, munkaköre, telefonszáma, e-mail címe] látja el.

Budapest, 20.......................................

Tisztelettel:

[szervezeti egység vezetője aláírása,

neve, tisztsége]

[kijelölt adminisztrátor(ok) neve, aláírása]

[kijelölt adminisztrátor(ok) helyettesének neve, aláírása]