45/1958. (VII. 30.) Korm. rendelet

az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről

1. § (1) Az állami hatóságok és hivatalok, intézetek és intézmények, valamint vállalatok és egyéb állami gazdálkodó szervek (a továbbiakban: szervek) működése során keletkezett vagy egyéb módon a szervek birtokába került iratok őrzését és selejtezését - a művelődési, és közoktatási miniszterrel egyetértésben - a miniszterek és országos hatáskörű szervek vezetői szabályozzák.

(2) A szabályozás során a jelen rendelet 2-10. §-ában foglalt rendelkezések szerint kell gondoskodni a politikai, tudományos (történeti), kulturális, gazdasági jelentőségű, továbbá a folyamatos ügyintézéshez hosszabb ideig szükséges iratok őrzéséről és selejtezéséről.

2. § (1) A minisztériumok és országos hatáskörű szervek saját iratanyagukra és a felügyeletük alatt álló szervek iratanyagára vonatkozó ügykörük szerint külön-külön jegyzékbe foglalják az 1. § (2) bekezdése alá tartozó iratfajtákat.

(2) A jegyzéket a miniszterek, illetőleg országos hatáskörű szervek vezetői a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben hagyják jóvá.

(3) A szervek hatáskörének vagy feladatainak megváltoztatása esetén 90 napon belül gondoskodni kell a jegyzékek megfelelő módosításáról, illetőleg kiegészítéséről.

3. § (1) Az iratok épen és rendezetten való megőrzéséért a szerv vezetője felelős; köteles az iratok kezeléséhez a szükséges dologi (felszerelt tárolóhely, irattár), valamint személyi (iratkezelő, irattáros) feltételeket biztosítani.

(2) A szerv irataiból megsemmisítésre vagy nyersanyagként való felhasználásra bármely irat - kezelésének módjától (pl. titkos kezelés) függetlenül - csak iratselejtezés útján emelhető ki.

4. § (1) A jegyzékbe felvett iratfajták irattári őrzési idejét a miniszterek és országos hatáskörű szervek vezetői határozzák meg, az őrzési idő azonban az iratok keletkezésétől számított 10 évnél rövidebb nem lehet.

(2) A szervek az irattári őrzés idejének lejártától számított 3 éven belül kötelesek az iratokat selejtezés alá vonni.

(3)[1] A községi tanácsok jegyzékbe felvett iratfajtáit keletkezésüktol számított 5 év elteltével további irattári megőrzésre - jegyzőkönyv felvétele mellett - a járási tanácsok veszik át. A járási tanácsok a községektől átvett iratanyagot a saját irattári anyagukkal együtt őrzik, majd selejtezik. A jelen rendelet hatálybalépéséig keletkezett községi iratanyagnak fokozatosan történő átvételéig az iratok megőrzéséről a községi tanácsok gondoskodnak.

(4) A jegyzékben felvett iratfajták rendkívüli selejtezésének nincs helye.

5. § (1) A jegyzékben felvett iratfajták megőrzését és selejtezését a szerv vezetője, valamint a felügyeleti szervek hivatalból ellenőrizni kötelesek. A szervek vezetői az iratok selejtezésével járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátásával külön selejtezési felelőst kötelesek megbízni.

(2) Az iratok selejtezésének végrehajtására olyan dolgozókat kell kijelölni, akik az iratok ügyviteli szükségességével, politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági jelentőségével tisztában vannak.

(3) Az iratok selejtezése során csak azokat az iratokat szabad kiselejtezni, amelyek politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági szempontból érdektelenek.

(4) A kiselejtezett iratanyag értékesítéséből befolyó összeg 40%-át a selejtezést ellenőrző levéltár vezetőjének javaslatára a selejtezésen részt vett dolgozók jutalmazására lehet felhasználni.

6. § (1) Az iratselejtezés lefolyásáról két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a selejtezés alá került iratok keletkezésének évszámát, a selejtezés idejét, a selejtező nevét és a kiselejtezett iratok mennyiségét.

(2) A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési felelős és az állami levéltár részéről eljáró szakértő írja alá.

(3) A jegyzőkönyv egy-egy példányát az illetékes állami levéltárnak kell megküldeni, illetőleg a selejtező szerv irattárában kell megőrizni.

7. § (1) A szervek iratselejtezésének levéltári ellenőrzését - a (2) bekezdésben szabályozott kivételtől eltekintve - a területileg illetékes állami levéltárak látják el. Az iratselejtezés időpontját a szervek az illetékes állami levéltárnak bejelenteni kötelesek.

(2) A Belügyminisztérium, a Külügyminisztérium és a Honvédelmi Minisztérium, valamint a felügyeletük alatt működő szervek iratanyagának selejtezését ellenőrző állami levéltárat az érdekelt miniszterek a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben jelölik ki.

(3) A titkosan kezelt iratok selejtezésének levéltári ellenőrzése csupán a kiselejtezett iratok átvizsgálására terjed ki.

(4) A levéltári ellenőrzést ellátó állami levéltár a kiselejtezett iratokból bármely irat további megőrzését rendelheti el.

8. § (1) Az iratselejtezés során ki nem selejtezett iratanyagot az állami levéltárak veszik át. Az átadás-átvétel időpontját a szerv vezetője és az illetékes állami levéltár vezetője határozzák meg.

(2) A levéltári átadásra kerülő, szabályszerűen selejtezett iratanyagot - az átadás-átvétel lebonyolításáig - a szervek irattárában kell rendjük megbontása nélkül, gondosan megőrizni.

(3) Az iratok átadását-átvételét jegyzék kíséretében a tárolóeszközökkel (téka, dosszié, fedőlemez, heveder stb.) együtt az átadó költségén kell lebonyolítani.

9. § (1) Bármely szerv a 6. § szerint levéltári átadásra kerülő irataiból a további működéshez rendszeresen szükséges iratokat (pl. műszaki tervek, hosszabb lejáratú szerződések, térképek stb.) a saját irattárában való megőrzés kötelezettségével visszatarthat.

(2) A visszatartott ügyiratokat két példányban készült jegyzékbe kell foglalni. E jegyzék egy példányát a vissza nem tartott iratokkal együtt az illetékes állami levéltárnak kell átadni, a másik példányt pedig a szerv irattárában kell megőrizni.

(3) Az állami levéltárak kötelesek az átvett iratokból az átadó szervnek vagy felügyeleti szervének az ügyvitelükhöz esetenként szükséges irataikat meghatározott időtartamra rendelkezésre bocsátani.

10. § (1) A jelen rendelet a kihirdetése napján lép hatályba; végrehajtásáról a miniszterek és országos hatáskörű szervek vezetoi a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben 90 napon belül gondoskodnak. A végrehajtás szabályozásánál - a külügyi, belügyi és honvédelmi szervek működése során keletkezett iratanyaggal kapcsolatos különleges iratkezelési szempontok érvényre juttatása érdekében - az illetékes miniszterek jelen rendeletnek az iratselejtezés lebonyolítására vonatkozó részletes rendelkezéseitől eltérhetnek.

(2) A közületi szervek (vállalatok) iratainak megőrzéséről és selejtezéséről szóló, a 216/1951. (XII. 23.) MT rendelettel módosított 185/1951. (X. 23.) MT rendelet, továbbá a felhatalmazás alapján kiadott miniszteri rendeletek, illetőleg utasítások- a 130/1957. (I.K. 20.) IM utasítás kivételével- hatályukat vesztik.