7/1996. (III. 20.) BM rendelet

a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 16/1993. (XII. 14.) BM rendelet módosításáról

A közszolgálati nyilvántartásról szóló 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet 28. §-ában foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:

1. § A közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 16/1993. (XII. 14.) BM rendelet (a továbbiakban: R.) 1. számú mellékletének

a) "A betekintési jog gyakorlásának dokumentálása" című része;

b) "Tárgymutató" című része;

c) a "Közszolgálati alapnyilvántartás adatlapja KIM" a "Közszolgálati alap- és központi nyilvántartás adatlapja V", "VL", "J", "IL", "D" és "JV" jelölésű adatlapjai

helyébe e rendelet 1. számú melléklete lép.

2. § (1) Az R. 2. számú melléklete 14. pontjának "A központi közszolgálati nyilvántartás adatgyűjtési határidői" szövegrész helyébe e rendelet 2. számú melléklete lép.

(2) Az R. 2. számú mellékletének 2. számú függeléke helyébe e rendelet 3. számú melléklete lép.

3. § Az R. 3. számú mellékletének "ad. II/1. e) ponthoz:" alcíme 5. pontja helyébe e rendelet 4. számú melléklete lép.

4. § Az adatszolgáltató közigazgatási szervek az R. 5. §-ának (3) bekezdésében foglalt adataikról az 1996. január 1-jei állapot szerint e rendelet hatálybalépését követő 60 napon belül kötelesek a Belügyminisztériumot tájékoztatni.

5. § Ez a rendelet a kihirdetését követő 30. napon lép hatályba. Ezzel egyidejűleg az R. 2. számú melléklete 6. pontjának utolsó mondata hatályát veszti.

1. számú melléklet a 7/1996. (III. 20.) BM rendelethez

2. számú melléklet a 7/1996. (III. 20.) BM rendelethez

A központi közszolgálati nyilvántartás adatgyűjtési határidői

3. számú melléklet a 7/1996. (III. 20.) BM rendelethez

"2. számú függelék

Állományformátum a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adat és adatváltozás jelentésére

1. Az állományformátum célja

Az állományformátum meghatározása azt a célt szolgálja, hogy a számítástechnikai eszközökkel vezetett közszolgálati alapnyilvántartásokból távadatátvitellel vagy hajlékony mágneslemezen közvetlenül, adatlap közbeiktatása nélkül lehessen adatokat szolgáltatni a központi közszolgálati nyilvántartás részére.

2. Az állomány általános leírása

Az állomány adattartalmára, valamint a kódszótárakra vonatkozóan az Adatlap kitöltési útmutatója az irányadó.

Az állomány szöveges állomány, feltöltésére az MSZ 7795-3 szabvány szerinti ASCII, illetve ASCII/PC vagy pedig a CWI karakterkódok használhatók.

Az állomány rekordokból tevődik össze, az egyes rekordok hézag nélkül követik egymást.

Az első rekord az állományra vonatkozó kísérő információkat tartalmazza, további rekordjai az adatlap egyes lapjainak felelnek meg, s a KÖZIGTAD-ba jelentett adatokat tartalmazzák.

Ha egy adatváltozás-jelentési ciklusban nincs jelentendő adatváltozás, az állományt akkor is el kell küldeni. Ekkor az állomány csak az értelemszerűen kitöltött első rekordból áll.

Az első rekordban kötelezően fel kell tölteni az 1., 2., 6., 7., 8. és 9. adatcsoportokat, a többi adatcsoportot az adatszolgáltató szerv igény szerint használhatja fel, vagy szóközökkel tölti ki.

Az adatváltozásokat hordozó rekordok tartalmuktól függetlenül, tetszőleges sorrendben követhetik egymást.

A rekordokat rekordsorszám előzi meg, mely az állomány első, kísérő információkat tartalmazó rekordja esetén 0, majd pedig egyesével folyamatosan nő. A 999 sorszám után újból 0 következik. Ezek a sorszámok a rekordoknak csak az állományon belüli sorrendjét határozzák meg.

A rekordok adatcsoportokból, az adatcsoportok pedig mezőkből épülnek fel. Egy adatcsoportba a logikailag összetartozó mezők kerülnek. A későbbiekben az egy adatcsoportba tartozó mezőket egy sorban, vesszővel elválasztva soroljuk fel.

A rekordok definiálásakor az egyes adatcsoportok szélességét adjuk meg. A mezők szélessége közvetlenül az elnevezésükből derül ki. Az adatcsoport szélessége a hozzá tartozó mezők szélességének összege, a rekord szélessége pedig adatcsoportjai szélességének az összegénél kettővel nagyobb.

A mezők, s így a rekordok mérete az aktuális kitöltöttségtől függetlenül állandó. Az üres mezőket a "szóköz" karakter kódjával (hex 20) kell feltölteni. A későbbiekben a könnyebb olvashatóság kedvéért a szóközt a ~ karakter jelöli.

A rekordokat a "kocsivissza" (hex 0D) és a "soremelés" (hex 0A), az állományt pedig a "file vége" (hex 1A) kódok zárják le.

Az adatváltozásokat tartalmazó rekordok első öt adatcsoportja azonos szerkezetű és a rekordot azonosító információkat tartalmaz.

Az első adatcsoport egyetlen mezőből áll, mely a már említett állományon belüli sorszámot tartalmazza.

A második adatcsoport egyetlen számból áll, mely 0, 1 vagy 8 lehet. A 0 azt jelzi, hogy a rekordban található adatokat az első alkalommal jelentik a központi közszolgálati nyilvántartás számára, azaz az adott technikai azonosítót és lapsorszámot tartalmazó rekordot eddig még nem küldtek.

Ha a jelző értéke 1, az arra utal, hogy a rekordban található adatokat egy előzőleg küldött adatváltozás-jelentő rekord javításaként küldik a központi közszolgálati nyilvántartás részére. Ebben az esetben a technikai azonosító és a lapsorszám megegyezik a javított rekordban küldött technikai azonosítóval és lapsorszámmal.

Ha egy korábban elküldött rekord törlése válik szükségessé, a jelző értékét 8-ra kell állítani. Ebben az esetben a technikai azonosítón a kitöltés időpontján és a lap sorszámán kívül egyéb adatot nem tartalmazhat a rekord.

A harmadik adatcsoportot szintén egy mező alkotja, mely annak a személynek a technikai azonosítóját tartalmazza, akinek az adatai a rekordban találhatók.

A negyedik adatcsoport azt az időpontot tartalmazza, amikor a rekordban található adatokat a közszolgálati alapnyilvántartásba felvették. Ez az időpont az adatlapon vezetett közszolgálati alapnyilvántartás "a kitöltés időpontja" adatának megfelelője. Az adatcsoport az év, hónap és nap mezőkből áll.

Az ötödik adatcsoportba két mező tartozik. Az első mező a rekordban közölt információk jellegére utal, a második mező pedig egy sorszámot tartalmaz, mely megmondja, hogy az adott személyről ilyen jellegű adatváltozást hányadik alkalommal vettek fel a közszolgálati alapnyilvántartásba. Ez az adatcsoport az adatlapon a lap sorszámának felel meg.

3. Jelölések, elnevezések

SZÁM (n)

n jegyből álló, előnullázott karaktersorozat, mely egy decimális számot ábrázol (a 2. pontban leírtaknak megfelelően, ha nincs kitöltve, akkor szóközöket tartalmaz).

SZÖVEG (n)

n alfanumerikus karakterből álló, balra igazított sorozat, mely szöveges információt tartalmaz, és jobbról szóközzel van feltöltve.

ÉV 1

SZÁM (4), mely évszámot tartalmaz.

ÉV 2

SZÁM (2), mely időtartamot tartalmaz években.

HÓ

SZÁM (2), mely hónapot vagy pedig hónapokban mért időtartamot tartalmaz.

NAP

SZÁM (2), mely napot vagy pedig napokban mért időtartamot tartalmaz.

Az idézőjelek ("") közé tett karaktersorozatot az adott mezőnek az adott részére be kell írni.

Szabad formátumú szövegen olyan alfanumerikus karakterekből álló sorozatot kell érteni, melyet nem kötelező semelyik irányba sem igazítani.

4. Az állomány neve

Az állomány neve nyolc, a név kiterjesztése pedig három karakterből áll.

A név első hat karaktere az adatokat küldő szerv azonosító száma, mely megegyezik az adatlapon a technikai azonosító első hat jegyével. Az utolsó két karakter annak az évszámnak az utolsó két jegyével egyezik meg, amely évben az állományt létrehozták.

A kiterjesztés az adott évben az adott szerv által elkészített adatjelentő állományok sorszámát tartalmazza. Az első állomány sorszáma 001, a következőké pedig folyamatosan egyesével növekszik.

5. A kísérő információk rekordjának szerkezete

6. Az adatváltozást tartalmazó rekordok leírása

4. számú melléklet a 7/1996. (III. 20.) BM rendelethez

5. Az információtovábbítás szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok:

meg kell határozni, hogy

- a közszolgálati alapnyilvántartás számítógépes információs rendszeréből adatot szolgáltatni

= mely jogszabály alapján,

= kinek, mely szervnek,

= milyen tartalommal

lehetséges;

- a rendszer adminisztrációjának teljeskörűen tükröznie kell az adatszolgáltatást.