38/1998. (IX. 4.) BM rendelet

a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. §-ának (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:

1. § A községi, városi, megyei jogú városi, fővárosi kerületi, valamint a fővárosi és a megyei önkormányzat képviselő-testülete hivatala iratkezelési szabályzatának összeállításához a rendelet mellékletét képező iratkezelési mintaszabályzatot adom ki.

2. § Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

Melléklet a 38/1998. (IX. 4.) BM rendelethez

Iratkezelési mintaszabályzat

I. Fejezet

Értelmező rendelkezések

A mintaszabályzat alkalmazása során:

Beadvány: valamely szervhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervnél vagy személynél marad.

Csatolás: a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iratok átmeneti jellegű összekapcsolása.

Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.

Előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyirat-darabot vagy ügyiratot képez. Az előadói ív két vagy több lapból állhat.

Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat; alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt.

Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során.

Gyűjtőív: a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön új iktatószám adása nélkül - együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve; a gyűjtőív tartalmazza az alap(kezdő)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkező válaszok sorszámainak, a beküldők iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) a beérkezés keltének nyilvántartására.

Gyűjtőszám: az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván; a gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell.

Hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni.

Iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait; elektronikus irat esetében az iktató képernyő rovatait töltik ki.

Iktatókönyv: a szerv rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is.

Irat (Ltv.-ből átvéve): minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.

Iratkezelés (Ltv.-ből átvéve): az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.

Iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv.

Irattár (Ltv.-ből átvéve): megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség.

Irattári anyag (Ltv.-ből átvéve): a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége.

Irattári terv (Ltv.-ből átvéve): a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Irattári tételszám (jel): az ügy típusát, ágazati hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.

Kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez.

Kezelési (ügyviteli) feljegyzések: az ügy(ek)ben keletkező ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik.

Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.

Kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről ("K" betűjellel).

Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása.

Közfeladatot ellátó szerv (Ltv.-ből átvéve): állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy.

Közirat (Ltv.-ből átvéve): a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik, vagy tartozott.

Közlevéltár (Ltv.-ből átvéve): a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár.

Központi iktatás: az egész szervezetre egy helyen, folyamatosan és egy iktatókönyvben, illetve számítógépen történő iktatás.

Küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat.

Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet.

Levéltár (Ltv.-ből átvéve): a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.

Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.

Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.

Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.

Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható.

Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél.

Osztott iktatás: a központi irodában, de belső szervezeti egységenként, vagy a belső szervezeti egység önállóan, saját iktatókönyvvel, illetve elektronikus történő iktatás.

Selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének előkészítése.

Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja.

Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. (Az iratok összekapcsolását elektronikus iktatás esetén is értelemszerűen jelölni kell.)

Szerv (Ltv.-ből átvéve): jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet.

Szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket.

Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése az ügyben kiadmányozni jogosult részéről, akinek hatáskörébe tartozik, az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasítás kiadása, az ügy kiadmányozása.

Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.

Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.

Ügyirat: a szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza.

Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza.

Ügykör: a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja.

Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.

Vegyes iktatás: részben központilag, részben szervezeti egységenként történő iktatás.

II. Fejezet

Általános rendelkezések

1. Az iratkezelés szervezete

1.1. A községi, városi megyei jogú városi, fővárosi kerületi, valamint a fővárosi és a megyei önkormányzat képviselő-testülete hivatalánál (a továbbiakban: helyi önkormányzat) az iratkezelés, a szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelően a) központi,

b) osztott,

c) vegyes

iratkezelési szervezetben látható el.

1.2. Az iratkezelés szervezetét (központi, osztott, vegyes iratkezelés) és módját (hagyományos, elektronikus iktatás) úgy kell megállapítani, hogy az segítse, vagy teremtse meg a elektronikus iktatásra való áttérés lehetőségét ott, ahol ez még ezidáig nem történt meg. Ki kell jelölni az iratkezelés felügyeletét ellátó személyt, és meg kell állapítani, hogy a feladatot részben vagy egészben kire ruházhatja át.

1.3. A helyi önkormányzat iratkezelési szabályzatát a helyi sajátosságok érvényesítésével alakítja ki. A elektronikus iktatási és elektronikus rendszer kialakításakor az Informatikai Tárcaközi Bizottság ajánlásait figyelembe kell venni.

2. Az iratkezelés felügyelete

2.1. Az iratkezelés felügyeletével a helyi önkormányzat jegyzőjét (főjegyzőt, körjegyzőt; továbbiakban: jegyző) indokolt megbízni, aki felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak.

2.2. A jegyző évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzat végrehajtását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására.

2.2.1. Meg kell határozni azt a személyt, aki a jegyzőt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén helyettesíti.

2.3. Elektronikus iratkezelés, valamint az elektronikus irattovábbítás esetén az iratkezelési szabályzat - a számítógépes programba építve - tartalmazza a hozzáférési jogosultságokat, valamint a hitelesítés rendjét és az ezzel kapcsolatos feladatokat.

III. Fejezet

Küldemények átvétele, érkeztetése és felbontása

3. A küldemények átvétele

3.1. Az iratkezelési szabályzat határozza meg a helyi önkormányzathoz érkezett irat - például levél, távirat, fax, csomag stb. - átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket. Az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja - postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve az ügyfél személyes benyújtása stb. - szerinti bontásban is meghatározható.

3.2. Átvételi jogosultság

A küldemény átvételére jogosult:

- a címzett vagy az általa megbízott személy,

- a jegyző, illetve az e feladattal megbízott személy,

- a postai meghatalmazással rendelkező személy,

- az ügyfélszolgálati iroda köztisztviselője,

- az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy.

3.3. A küldemény ellenőrzése átvételkor

A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

- a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát,

- a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,

- az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.

3.4. Az átvétel igazolása

3.4.1. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

3.4.2. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt - átvételi elismervénnyel - igazolni kell.

3.5. Sérült küldemény kezelése

Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. (A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt - jegyzőkönyv felvételével - értesíteni kell.)

3.6. Sürgősség kezelése

A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges a szignálásra jogosultnak kell soron kívül bemutatni, illetve átadni. Az iktatást végző szervezeti egység feladata az átirányított iratokról jegyzéket vezetni.

3.7. Téves címzés

Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Az iktatást végző szervezeti egység - a küldemények bontását végző rendelkezése alapján - az átirányított iratokról köteles jegyzéket felvenni.

3.8. Biztonsági vizsgálat

A küldemények átvételénél a szervnél érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, elektronikus érkezés esetén vírustalanítás stb.).

3.9. Küldemények szétosztása postaátvevő esetén

a) A postaátvevő az érkezett küldeményeket szervezeti egységek szerint csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel továbbítja az illetékesekhez.

b) Az iratkezelési szabályzat rendelkezhet arról is, hogy a postaátvevő a küldeményeket a kézbesítőkönyvekkel együtt naponként többször, a táviratokat, express küldeményeket, "azonnal", vagy "sürgős" vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja.

IV. Fejezet

Az iratok nyilvántartása

4. A küldemény felbontása és érkeztetése

4.1. A helyi önkormányzathoz érkezett valamennyi küldeményt - kivéve azokat, amelyeket felbontás nélkül kell továbbítani (a névre szóló, magánjellegű, s. k. felbontásra szóló, valamint azon küldemények, amelyekre ezt elrendelték) - az e feladattal megbízott személy bonthatja fel, és látja el érkeztető bélyegzővel.

4.2. A küldemények szétosztása és érkeztető bélyegzővel való ellátása a postabontóban történik. A küldemények közül a postabontóban csak azokat kell felbontani, amelyekről a címzett nem állapítható meg. A szervezeti egységek szerint csoportosított, hivatkozási számmal ellátott és ajánlott küldeményként hivatkozási szám, illetve ajánlási ragszám szerint, a többit pedig a feladó neve szerint kell bevezetni az egyes szervezeti egységek átadókönyvébe.

4.3. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel sürgősen eljuttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat az iratkezelőhöz.

A felbontó a kézbesítőkönyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátumának megjelölésével.

4.4. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóba vagy a szervezeti egység iktatást végző iratkezelőjéhez.

4.5. A küldemény ellenőrzése bontáskor

4.5.1. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve borítékon jelzett melléklet(ek) meglétét, valamint illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. Az esetlegesen felmerülő irathiány tényét jegyzőkönyvben vagy az iratok vagy az előadói íven kell rögzíteni. A jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez kell mellékelni.

4.5.2. A faxon érkezett irat esetében, először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadóak.

4.6. Pénz, illetékbélyeg és egyéb érték kezelése

4.6.1. Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

4.6.2. A küldeményhez felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget - ha a beadvány illetékköteles - a 4.6.3. pontban foglaltak előzetes figyelembevételével az ügyintéző a beadványra felragasztja és az illetékjogszabálynak megfelelően értékteleníti.

4.6.3. Nem szabad a beadványra az illetékbélyeget felragasztani, ha az ügyfél azt a beadványban kért illetékköteles okirat (kiadvány) kiállításához csatolta. Ha a kért okirat kiadását a megkeresett szerv megtagadja, vagy kiadja ugyan, de az nem illetékköteles, az illetékbélyeget - mellékletként feltüntetve - ajánlott küldeményként, vissza kell küldeni az ügyfélnek. Vissza kell küldeni a beadványhoz felragasztatlanul mellékelt illeték- és postabélyeget is, ha a beadvány nem illetékköteles.

4.6.4. A beadványra ragasztott illetékbélyeget keltezési bélyegzővel vagy a bélyegen a keltezés tintával történő átírásával kell értékteleníteni. Ha az illetékköteles iraton az illetéket részben vagy egyáltalán nem rótták le, az illetékjogszabályok szerint kell eljárni. Ez az eljárás azonban - ha jogszabály másként nem rendelkezik - nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést, illetőleg ügyintézést.

4.7. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

- az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

- a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

- a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg,

- bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

5. Iktatási rendszerek

5.1. Az iktatás történhet kézi módszerrel és elektronikus eljárással.

5.2. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó, illetve esetenként alszámok nélküli, sorszámos rendszerben történik.

5.2.1. Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat az illető sorszám alszámaira kerül. Ha a kijelölt alszámok beteltek, ez esetben a következő üres sorszámot kell felhasználni, megjelölve az elő- és utóiratok összetartozását.

5.2.2. Alszámos iktatásnál az ügy tárgyát csak egyszer, a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell a tárgy rovatba beírni, ha viszont az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám alatt kell nyilvántartásba venni, megjelölve mindkét sorszámnál az iratok kapcsolódását (pl. kapcsolódó irat).

5.2.3. Az alszámok nélküli sorszámos iktatás azt jelenti, hogy minden iratváltás külön nyilvántartási számot kap. Ha az ügyben új levélváltásra kerül sor, ennek nyilvántartására a következő üres számot kell felhasználni, azonban az elő- és utóiratok sorszámát az ügyiraton és nyilvántartásban egyaránt jelölni kell.

5.2.4. Elektronikus iktatásnál az alszámokra tagolódó rendszert célszerű használni. Egy sorszámhoz, ebben az esetben korlátlan számú alszám tartozhat.

6. Az iktatás

6.1. A helyi önkormányzathoz érkező, illetve ott keletkező iratokat - ha jogszabály másként nem rendelkezik - iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen.

6.2. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilvántartani kell különösen:

- tananyagokat,

- tájékoztatókat,

- meghívókat, továbbá

- a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,

- pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint),

- munkaügyi nyilvántartásokat,

- anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

- közlönyöket, folyóiratokat,

- visszaérkezett tértivevényeket.

6.3. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratokon (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatókönyv "Irat jellege" rovatába be kell jegyezni, hogy pl. "magnetofonszalag", a "kezelési feljegyzések" rovatba pedig annak tárolási helyét.

6.4. Elektronikus iktatás esetén az érkeztető képernyőrovatokat az iktatással megbízott iratkezelő tölti ki.

6.5. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határidős iratokat, táviratokat, express küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős" jelzésű iratokat.

7. Iktatókönyv

7.1. Kézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni.

7.2. Gépi iktatás esetén az iktatóprogram tartalmazza a kézi iktatásnál előírtakat, kiegészítve a törlési, javítási, hozzáférési jogosultságok letiltásával és szabályozásával.

7.3. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

7.4. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. Meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át.

7.5. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni.

8. Az iktatószám

8.1. Az iktatást minden évben 1-gyel - illetve, ha osztott iktatás esetén külön számkeretet jelölnek ki, ennek első számával - kell kezdeni. A különböző szervezeti egységek iktatószámait például római számok, illetőleg betűjelek különböztethetik meg egymástól.

8.2. A megkülönböztető jelek jegyzékét, illetve a számkeretet az iratkezelési szabályzat melléklete tartalmazza.

9. Az iktatóbélyegző

9.1. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni.

9.2. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

- a szerv nevét, székhelyét,

- az iktatás évének, hónapjának, napjának,

- az iktatás sorszámának (alszámának),

- az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatot,

- mellékletek számát.

10. Iktatási adatok

Az iktatás során az iktatókönyvben vagy a elektronikus iktatóprogramban (nyilvántartás), illetve az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:

NyilvántartásElőadói ív
- az iktatás sorszámát (iktatószám)xx
- az iktatás időpontjátxx
- az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adataitx
- a küldő iktatószámát (hivatkozási szám)x
- az irat tárgyátxx
- az elő- és utóirat korábbi azonosító (iktató-)számátxx
- az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adataitxx
- az elintézés határidejétxx
- az elintézés módját, idejétxx
- az esetleges címzett(ek)etx
- a kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.)xx
- az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltétxx
- az iratnak és mellékletének számát (ha korábban nem került rögzítésre)x

11. Elektronikus iktatási sajátosságok

A elektronikus iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni mint a hagyományos iktatásnál.

11.1. Elektronikus érkeztetés és iktatás esetén is szerepelni kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A elektronikus nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja.

11.2. Elektronikus iktatásnál az iktatási nyilvántartás "iktatókönyv" és "előadói ív" azonos adattartamú, mivel egy állományból kerül megjelenítésre, ügyenként szinte automatikusan nyomtatható kell hogy legyen.

11.3. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez szükséges.

11.4. A bevitt adatokat, a levéltár igényének megfelelően év végén tartós módon ki kell íratni, és az így készült iktatókönyv, név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó.

11.5. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a elektronikus megvalósítás során gondoskodni kell a elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

11.6. A elektronikus rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

11.7. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, az adathordozó keletkezésének időpontját, valamint a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámát magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.

12. Az iratok szerelése és csatolása

12.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előirata.

12.2. Az előiratot a kezelőnek szerelni kell.

12.3. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt is az iktatókönyvben jelölni kell. A jelölés az irattárba vagy határidőbe helyezés tényének áthúzásával és a "kezelési feljegyzések" rovatban az irat új helyének megjelölésével történik.

13. Mutatózás

13.1. Papír alapú, kézi iktatást végző, nagyobb iratforgalmú szervnél, szervezeti egységeknél az iktatott iratokról név, tárgy és szükség szerint idegen számmutatót kell vezetni. Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell.

13.2. Számítástechnikai megoldásnál a keresést a fentieken felül, esetenként kombinált feltételek és tartalom szerint is biztosítani lehet.

14. A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata

14.1. Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthatja nyilván.

14.2. A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatókönyvben. Az ügyintézés után a gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba.

14.3. A gyűjtőszámok jegyzékét a kapcsolódó tárgy megjelölésével az iktatókönyv első lapjához kell csatolni, és a gyűjtőíveket év végén emelkedő sorszám szerint összekapcsolva az iktatókönyvvel együtt kell kezelni.

V. Fejezet

Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában

15. Az ügyintéző kijelölése

15.1. Az iratkezelő az érkezett iratot az ügyintéző kijelölése (szignálás) végett köteles az irat szignálására jogosult személynek - iratonként (ha szükséges) újonnan nyitott és kitöltött előadói ívbe helyezve - bemutatni.

15.2. Elrendelhető az irat bemutatás (ügyintéző kijelölés) előtti iktatása is az iratkezelési szabályzatban meghatározott esetekben és módon.

15.3. Az irat szignálására jogosult:

- kijelöli az ügyintézőt (hivatali egységet vagy részleget, illetve személyt),

- közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (az ügy tárgyának meghatározása, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az előadói ívre, és aláírja.

15.4. Elektronikus iratforgalom esetén, ha az irat nem iktatóhelyhez (pl. előadóhoz) érkezett, iktatásra az iktatásra illetékes iratkezelőhöz kell irányítani. Az iratkezelő, ha az érkezett irat előzményéből az ügyintéző nem azonosítható, az elektronikus iratot is köteles az illetékes vezetőnek szignálásra bemutatni.

15.5. Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez kell továbbítani.

15.6. Iktatás után az átadás napját, majd emelkedő számsorrendben az ügyiratok iktatószámát az átadókönyvbe be kell írni. A központi iktató az átadókönyvvel továbbítja az iratokat az illetékes ügyintézőhöz. A jegyző elrendelheti, hogy az ügyintézők munkanaplóit ne a központi iktató, hanem az érdekelt ügyintéző vezesse.

16. Kiadmányozás

16.1. Aláírás, hitelesítés

16.1.1. Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak a kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni.

16.1.2. A kiadmány akkor hiteles, ha

- azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja,

- a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel és - nem nyomdai sokszorosítású irat esetén - a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata,

- a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.

16.1.3. A másolat vagy kiadmány hitelesítését az eredeti iratot őrző szervezeti egység iratkezelője végzi záradékolással.

16.2. Digitális hitelesítés

Az elektronikusan előállított a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irattal, valamint az elektronikus irat hitelességét biztosító eszközökkel kapcsolatos részletes jogi szabályozás folyamatban van, az erről rendelkező törvény hatálybalépését követően a szabályzatnak e részét a törvény előírásainak megfelelően kell kialakítani.

16.3. Hitelesítési eszközök nyilvántartása

Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzőt kell használni. A kiadott bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni.

17. Iratok továbbítása, postázása (expediálás)

17.1. A szervezeti egység iratkezelőjének ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell, hogy a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét, és ennek tényét a hagyományos átadókönyvben is rögzíteni kell.

17.2. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.).

17.3. Az iratkezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyeznie azokat az iratokat, amelyek meghatározott idő múlva vagy időnként intézkedést igényelnek.

17.3.1. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, határidős irattartókban vagy határidős szekrényben, a számuk sorrendjében kell kezelni.

17.3.2. A határidő lejárta előtti napon azt a határidős ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, ki kell emelni a határidős ügyiratok közül. Ha az ügyiraton (előadói íven) sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, a kezelő az ügyiratot munkanaplóval az ügyintézőhöz továbbítja.

17.3.3. Irattárba tétel előtt valamennyi határidő-bejegyzést törölni kell.

18. Az irattári tételszám meghatározása

A helyi önkormányzatokra vonatkozó érvényes irattári terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző határozza meg, és rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában. Az irattári tételszámot az iratkezelő feljegyzi az iktatókönyv vonatkozó rovatába is, majd az iratot - az arra jogosult személy, rendelkezés alapján - elhelyezi az átmeneti operatív irattárba.

VI. Fejezet

Irattározás és levéltárba adás

19. Irattározás

19.1. Irattári terv

19.1.1. A szerv az Ltv. szerint, az illetékes közlevéltárral együttműködve irattári tervet készít.

19.1.2. Az iratkezelési szabályzat és irattári terv módosítása előtt az illetékes közlevéltár egyetértését be kell szerezni.

19.1.3. Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét. Az irattári tételszámokat a szervezeti felépítés, illetve feladat- és ügykör szerint kell csoportosítani. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni.

19.1.4. Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan meg kell határozni, melyek azok a tételek, amelyek nem selejtezhetők, és az Ltv. értelmében mikor kell ezeket a levéltárnak átadni. A nem selejtezhető iratok körét az illetékes közlevéltár egyetértésével kell meghatározni.

19.1.5. Az irattári terv mintát az iratkezelési mintaszabályzat melléklete tartalmazza.

19.2. Elhelyezés az átmeneti irattárban

19.2.1. Átmeneti (operatív) irattárba lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tárolóhelye. Az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven, illetve átadókönyvben adja át, illetve szükség esetén azonos módon kapja vissza.

19.2.2. A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni.

19.2.3. A helyi önkormányzat belső szervezeti egységénél lévő átmeneti irattár (kézi irattár) két évig őrzi az iratokat, ennek letelte után átadja a helyi önkormányzat központi irattárának.

19.3. Elhelyezés a központi irattárban

19.3.1. Irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy az az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e stb. Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatók le, átadási könyv kíséretében.

19.3.2. Számítástechnikai megoldás esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

19.4. Iratok kiadása az irattárból

19.4.1. A helyi önkormányzat köztisztviselői az érvényes szervezeti és működési szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból iratkikérővel kérhetnek ki iratokat. Irattárból iratokat csak hivatalos használatra szabad kiadni. Az átvitelt igazoló iratkikérőket az irattárban a visszaérkezésig lefűzve kell tárolni.

19.4.2. Az irattárból kiadott ügyiratról is ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárba az ügyirat helyére kell tenni. Ugyanezt kell alkalmazni, ha az irat jogszabály alapján nem helyezhető irattárba.

20. Selejtezés

20.1. Selejtezés

20.1.1. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a jegyző által megbízott selejtezési bizottság három példányban selejtezési jegyzőkönyvet készít, amelyeket iktatás után a központi irattárnak kell megküldeni az illetékes közlevéltárhoz továbbításra, selejtezési engedélyeztetés végett. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

20.1.2. Az iratok selejtezési ideje

Az irattári jel selejtezési időt mutató része szerinti selejtezési idők az alábbiak:

Selejtezési jelSelejtezési idő
12 év
25 év
310 év
415 év
530 év
675 év
0nem selejtezhető

20.2. Megsemmisítés

20.2.1. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik.

20.2.2. A megsemmisítés szabályairól a jegyző az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik.

21. Levéltárba adás

21.1. A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az átadó költségére az irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében teljes, lezárt évfolyamban, kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül.

21.2. Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón levő iratokról legkésőbb levéltárba adás előtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra.

VII. Fejezet[1]

Intézkedések a helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, hivatal, munkakör átadása esetén

22.1. A helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, valamint községalakítás, községegyesítés, községegyesítés megszüntetése esetén a feladatot átvevő helyi önkormányzatnak kell intézkednie az érintett önkormányzat irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

22.2.1. Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot.

22.2.2. Az ügyintézői munkakör átadása esetén az ügyintéző az iratokkal munkanaplója alapján számol el. Ha a munkakört átadó ügyintéző a szervtől eltávozik, a munkanaplóját be kell vonni.

Minta irattári terv

A minta irattári terv alapján a helyi önkormányzatok - az illetékes levéltár egyetértésével - készítik el irattári tervüket. Az önkormányzatoknak lehetőségük van a használatba nem kerülő irattári tételek elhagyására, a válogatás azonban nem jelentheti az ügykörökhöz kapcsolódó jelzőszámok és kódjelek megváltoztatását. A helyi önkormányzat egyedi irattári tervének módosítását úgy kell elkészíteni, hogy az illetékes levéltár egyetértő nyilatkozatát követően 2004. január 1-jétől bevezetésre kerüljön. A minta irattári terv az önkormányzatoknál keletkező köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék.

A minta irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok, ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. A több szervezeti egységnél, előadónál előforduló iratok egységes irattári kezelése és selejtezése érdekében a minta irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Az irattári jel összetevői:

- ügykörszám: háromjegyű szám, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben;

- ágazati betűjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását;

- selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát;

- levéltári átadás jele: meghatározza a levéltári átadás határidejét.

Az irattári jel alkalmazása, feljegyzése, az iratkezelési szabályzatban meghatározottak alapján történik, és követi a korábbi évek gyakorlatát.

Az ügykörszám meghatározása figyelembe veszi azt a tényt, hogy az egységes minta hosszú távra készült, így lehetőséget kell biztosítani a feladat- és hatáskör módosítások átvezetésére az egységes szerkezet megbontása és újraszámozása nélkül. Ennek megfelelően az egyes ügykörcsoportok végén felhasználható számkeretek maradtak.

Az ágazati hovatartozást meghatározó betűjeleknél a bevált gyakorlatnak megfelelően "U" betűjel különbözteti meg az általános ügyeket. A különös rész ágazati betűjeleinek meghatározása is követi a korábbi gyakorlatot, ennek ellenére szükségszerű volt némi változás; elmaradt az általános részhez átcsoportosított személyzeti ügyek "S" betűjele és nem használtuk fel - az önálló ügyintéző egység megszűnése miatt - az egyházi ügyek "D" betűjelét, valamint a tervügyek "T" betűjelét.

A selejtezhetőség időpontja az ágazati és levéltári szakértők által meghatározott lehetséges legrövidebb őrzési idő, amelyet a helyi sajátosságok és az illetékes levéltár véleményének figyelembevételével növelni lehet, de csökkenteni nem. A határidő nélkül irattárban őrzendő iratok fogalma sem új, azt a korábbi évek tanácsi gyakorlata is alkalmazta, az irattári visszatartást azonban jegyzőkönyvben, darabszinten kellett adminisztrálni. Az önkormányzat és a levéltár kölcsönös megegyezésére és a nyilvántartások egyszerűsítésére adódik lehetősége azzal, hogy az irattári terv már előre rögzíti azokat a tételeket, amelyeknek határidő nélküli irattári őrzésére ügyviteli és állampolgári érdekek miatt szükség lehet.

Az irat biztonságos őrzését és kezelését biztosító irattári jel az elintézett és irattárba helyezett ügyirat jelölésére szolgál, így nem kapcsolható az egyes ügyiratdarabok (al-számok) ügyintézőjének jelzésére használt (t, b, p, ü) betűjelhez.

Jelmagyarázat

I = Megyei önkormányzat

II = Fővárosi önkormányzat

III = Megyei jogú városi önkormányzat

IV = Fővárosi kerületi önkormányzat V = Városi önkormányzat

VI = Községi, körjegyzőségi központi önkormányzat

1 = 2 év után selejtezhető

2 = 5 év után selejtezhető

3 = 10 év után selejtezhető

4 = 15 év után selejtezhető

5 = 30 év után selejtezhető

6 = 75 év után selejtezhető

0 = nem selejtezhető

n = nap

HN = ügyviteli érdekből határidő nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után az önkormányzat és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

Lt. = levéltári átadás határideje, általánosságban az 1995. évi LXVI. törvény határozza meg, ténylegesen az önkormányzat és a területileg illetékes levéltár dönti el az átadás időpontját.

Hk = használaton kívüli tétel,

őrzési idő = az ügy elintézését követő irattározás keltétől számított minimum idő, amely az iratok selejtezési lehetőségét jelenti. Csökkentését jogszabály írhatja elő, növeléséről az önkormányzat, az illetékes területi levéltár egyetértésével, saját hatáskörében dönthet,

lejárat után = az adott ügykörben keletkezett irat hatályának megszűnése után számítandó az őrzési idő.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

U) ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK

1. Képviselő-testület iratai

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
001Polgármesteri tisztség átadás-átvételével, egyéb feladat- és hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos iratok00000015
002Képviselő-testületi jegyzőkönyv és mellékletei (előterjesztések, közmeghallgatás, interpellációk, egyéb döntés-előkészítő iratok)00000015
003Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok, falugyűlések, körzeti tanácskozások, lakossági fórum jegyzőkönyvei és mellékletei00000015
004Képviselő-testületi ülésekről készült hang- és képanyag000000A szerkesztett jegyzőkönyv elkészülte után a keletkezést követő év március 31-éig
005Önkormányzati biztos kirendelése, iratai00000015
006Tanácsnoki iratok00000015
007Okmánytár (címer és zászlórajz, díszpolgári cím, helyi kitüntetés adományozása stb.)00000015
008Önkormányzati érdekképviseleti tagsági ügyek00000015
009Önkormányzati rendeletek, határozatok, szabályzatok00000015

2. Kisebbségi önkormányzat iratai

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
011Akkreditált kisebbségi vizsgatantárgy véleményezése222222-
012Együttműködési megállapodás a helyi önkormányzat és a kisebbségi önkormányzat között00000015
013Feladatellátási, intézményhálózat-működtetési és fejlesztési terv kisebbségi önkormányzati véleményezése222222"
014Kisebbségi gazdálkodó szervezetek, intézmények alapítása000000HN
015Kisebbségi oktatást is folytató iskolákban az érettségi vizsga lebonyolításának ellenőrzésével kapcsolatos iratok222222
016Kisebbségi óvodai, iskolai döntések véleményezése, szakmai ellenőrzése222222-
017Kisebbségi óvodai, iskolai nevelési programok, tantervek véleményezése444444-
018Kisebbségi önkormányzat, kisebbségi önkormányzati bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei, mellékletei, előterjesztések, egyéb döntés-előkészítő iratok0000015
019Hk
020Hk
021Kisebbségi önkormányzatok társulási szerződései00000015
022Kisebbségi önkormányzat költségvetési és vagyonkezelési ügyei00000015
023Közoktatási megállapodás kisebbségi oktatásról00000015

3. Az önkormányzati hivatalnak, a polgármesteri hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közhasznú társaságainak, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei

3.1. Szervezet, működés, ügyvitel

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
031Adatvédelem szabályozása333333-
032Belső ellenőrzési és könyvvizsgálói jelentések222222-
033Belső ügyviteli segédkönyvek (előadói munkakönyv, érkeztető könyv, iratátadó könyv, postakönyv stb.)222222
034Bélyegzők nyilvántartása222222-
035Beszámolók, jelentések, munkatervek (éves jegyzői, polgármesteri, intézményi)00000015
036Beszámolók, jelentések, munkatervek (időszaki jegyzői, polgármesteri, intézményi)222222-
037Biztonsági és egészségvédelmi intézkedések222222-
038Érdekegyeztetés a szakszervezetekkel, érdekvédelmi és érdekképviseleti szervezetekkel stb.00000015
039Érintésvédelmi vizsgálati jegyzőkönyvek333333-
040Hk
041Hírlap-, folyóirat- és könyvrendelés111111-
042Hivatal, munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek333333-
043Iktató- és mutatókönyv, irattári segédkönyvek00000015
044Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok alapítása, alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és működéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és működési, szabályzat, fejlesztési tervek, ellenőrzési jegyzőkönyvek00000015
045Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok irányításával és működésével kapcsolatos felügyeleti, operatív ügyek333333-
046Iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel kapcsolatos ügyek, iratselejtezési jegyzőkönyvek444444-
047Hk
048Kártérítések333333-
049Kézi irattárból a központi irattárba történő iratátadás-átvétel jegyzőkönyvei444444-
050Kollektív szerződés00000015
051Körlevelek111111-
052Közalkalmazotti Tanács ügyei00000015
053Közérdekű bejelentések, panaszok, javaslatok1.11111-
054Külföldi kapcsolatok bonyolítása222222-
055Külföldi kapcsolatokra vonatkozó két- és többoldalú megállapodások, éves értékelések00000015
056Külföldi kiküldetés, tapasztalatcsere, úti jelentések222222-
057Külső szervek, ÁSZ, közigazgatási hivatal ellenőrzése, átvilágítás, fenntartói vizsgálatok, szakfelügyeleti vizsgálatok00000015
058Levéltári iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek000000HN
059Munkabalesetek és foglalkozási betegségek nyilvántartása6 .66666-
060Munka-, szakmai értekezleti jegyzőkönyvek222222-
061Munkáltatói juttatások elvi ügyei00000015
062Munkarend, ügyrend és ügyfélfogadási rend222222-
063Munkavédelmi ügyek333333-
064Hk
065Peres ügyek, jogi képviseleti tevékenység444444-
066Sajtóügyek, településmarketing222222-
067Statisztika (éves)00000015
068Statisztika (időszaki)222222-
069Társulási megállapodások, Társulási Tanács üléseinek jegyzőkönyvei, területszervezési ügyek00000015
070Utasítások (jegyzői, polgármesteri)00000015
071Ügyvitelszervezés (saját fejlesztésű/megrende-lésű elektronikus programleírások, programrendszer, védelemszabályozás stb.)00000015
072Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, emlékeztetői00000015
073Kapcsolattartás civil, egyházi és ifjúsági szervezetekkel222222-
074Népszámlálás, egyéb összeírások lebonyolításával kapcsolatos ügyek222222-
075Minőségbiztosítási, minőségirányítási rendszer, teljesítménykövetelmény célmeghatározása, teljesítményértékelés iratai00000015
076Önkormányzatok együttműködésére vonatkozó iratok00000015
077Európai uniós csatlakozás iratai00000015
078Közigazgatási reform előkészítésére vonatkozó iratok00000015
079Szakhatósági állásfoglalások, vélemények, nyilatkozatok111111-
080Intézkedést nem igénylő körlevelek, meghívók, tájékoztatók111111-
081Alapítványokkal kapcsolatos ügyek00000015

3.2. Személyzeti, bér- és munkaügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
091Baleseti, rokkantsági ügyek666666-
092Bér- és munkaügyi kimutatások, nyilvántartások, jelentések333333-
093Bérnyilvántartás (bérkarton)666666-
094Eltartói nyilatkozat222222-
095Fegyelmi ügyek333333-
096Fizetés nélküli szabadság ügyek666666-
097Fizetési előleg111111-
098Helyettesítések333333-
099Illetményügyek (bérjegyzék, illetménykiegészítés, illetménypótlékok megállapítása, illetmény-eltérítés, járulékelszámolás, jutalom, munkáltatói kölcsön, távolléti díj, letelepedési támogatás stb.)333333
100Jelenléti ívek111111-
101Képviselők nyilvántartása, összeférhetetlensége, vagyonnyilatkozatai, juttatásai, tiszteletdíjai222222
102Kereseti igazolás111111-
103Kinevezés, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minősítés, teljesítményértékelés, munkaköri leírás, felmentés a képesítési előírás alól, esküokmányok, hatósági bizonyítványok, címek, kitüntetések adományozása, közszolgálati munkaviszony igazolása, rendelkezési, tartalékállományba helyezés és megszüntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, eseti megbízások, vagyonnyilatkozatok, összeférhetetlenség666666
104Közigazgatási alap- és szakvizsgaügyek555555-
105Köztisztviselői, közalkalmazotti nyilvántartások000000HN
106Köztisztviselők, közalkalmazottak egyéb jogviszonyainak engedélyezése333333-
107Létszám- és bérgazdálkodási ügyek (éves)00000015
108Munkába járás költségeinek térítése222222-
109Napidíjak111111-
110Önkéntes nyugdíjpénztári támogatás666666-
111Pályázati kiírások és beadott pályázatok111111-
112Szabadságolási rend, szabadságügyek111111-
113Tanulmányi szerződés333333-
114Továbbképzés, átképzés egyedi ügyei, szakmai gyakorlat222222-
115Továbbképzési éves és középtávú terv333333-
116Üres álláshelyekről tájékoztatás111111-
117Polgári szolgálatos, közhasznú alkalmazások egyedi ügyei666666-

3.3. Pénz- és vagyonkezelés

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
131Adóügyek (saját)222222-
132Analitikus nyilvántartások (eszköznyilvántartás, könyvelési naplók, leltár, selejtezés)333333-
133Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, megrendelések222222-
134Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, bankszámlakivonat, bankszámlanyitás222222-
135Beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, karbantartás, közbeszerzés lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok333333
136Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztárbizonylatok, pénztárnaplók, számlák, számlatömbök tőpéldányai, készpénz ellátmány bizonylatai)333333
137Fizetési felszólítás, számlareklamáció, számlarendezés, követelés érvényesítése, adósság elengedés111111
138Gazdasági program222222-
139Gépkocsik üzemeltetése (biztosítás a lejárat után, menetlevél, szerviz, üzemanyag stb.)11111-
140Illetményszámfejtés333333-
141Ingatlan- és vagyonnyilvántartás, tulajdonjog, szolgalmi jog rendezés000000HN
142Költségvetés és gazdasági beszámoló (éves)00000015
143Költségvetés és gazdasági beszámoló (időszaki)333333-
144Költségvetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek (adósságrendezés, átcsoportosítás, címzett és céltámogatások igénylése és lebonyolítása, céltartalékok felhasználása, hitelfelvétel és lebonyolítás, hitelnyilvántartás, költségvetés és beszámoló előkészítése, költségvetési koncepció, pénzmaradvány elszámolása, pótelőirányzat, reorganizáció, számviteli rend, pályázatok, támogatások pénzkezelése)333333
145Leltárfelvételi ívek111111-
146Önkormányzati vagyon kezelésére, elidegenítésére, bérletére, cseréjére vonatkozó alapiratok, beruházási terv, közbeszerzés alapiratai, tervpályázat, tulajdonosi hozzájárulás000000HN
147Segélyek pénzügyi lebonyolítása333333-
148Szállítólevél111111-
149Térségi fejlesztési program, ipari park ügyek, Térségi, területfejlesztési Tanács ügyei00000015
150Területrendezés, kisajátítás000000HN
151Vagyonbiztonsági rendszer működtetése333333-
152Vagyonbiztosítás (lejárat után)111111-
153Vagyonhasznosítás pénzügyi lebonyolítása (bérlet, elidegenítés stb.)333333-
154Térségi fejlesztési menedzsment ügyek, pályázatok333333-
155Pénzügyi intézkedést igénylő telekalakítási és építésigazgatási határozatok22222. 2-

KÜLÖNÖS RÉSZ (ÁGAZATI IRÁNYÍTÁS, SZAKIGAZGATÁS)

A) Pénzügyek

A.1. Adóigazgatási ügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
171Adó- és értékbizonyítványok, vagyoni igazolások-22222-
172Hk
173Adóbevételi terv és teljesítés-22222-
174Adóellenőrzés, adókedvezményi-mentességi ügyek, adókivetés elleni jogorvoslatok, adóbevallás és adókivetés, adóhátralék, méltányossági kérelmek, adótartozások behajtása, végrehajtás22222
175Adóösszesítő, valamint a számítógépes éves feldolgozás adattartalmáról év végén készített lista-22222-
176Adózók egyéni törzsadatai (nyilvántartás)-66666HN
177Adók módjára behajtandó köztartozások iratai--2222-

A.2. Egyéb pénzügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
191Általános és céltartalékok felhasználása222222-
192Átmeneti gazdálkodással kapcsolatos iratok333333-
193Betéti kamatügyek222222-
194Decentralizált támogatások felhasználása3• 33333-
195Fejlesztési alapterv333333-
196Feladatmutatókhoz kapcsolódó állami hozzájárulás előirányzata, visszaigénylés333333-
197Feladatmutató-növekedés miatti pótigény222222-
198Hk
199Illetékkiszabás, illetékellenőrzés, illeték-végrehajtás222222
200Intézményi térítési díjak megállapítása, elengedése (egészségügyi, gyermekjóléti, művelődési, nevelési-oktatási, szociális)222222
201Kötvény-, részvénykibocsátás (lejár. után)222222-
202Különféle célú pénzalapok333333-
203Pénzügyi szabálysértések, bírságok-22222-
204Hk
205Szerencsejáték-szervezői tevékenység hatósági igazolása-22222-

A.3. Vámigazgatás és jövedéki eljárás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
211Hk
212Hk

B) Egészségügyi igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
221Szenvedélybetegek (alkohol- és kábítószerhasználók, egyéb függőségben szenvedők) kötelező gondozásba vétele"5555
222Betegek panaszügyei, betegjogi képviselő észrevételei333333-
223Egészségügyi fejlesztési koncepció előkészítési iratai222222-
224Egészségügyi alapellátás helyzetfelmérése és megszervezése00000015
225Egészségügyi ellátásra való jogosultsági ügyek--5555-
226Egészségügyi szűrővizsgálatok megszervezése--1111-
227Humánorvoslásban használt szérumok stb. üzemi előállításának engedélyezése és Véleményezése000"0015
228Finanszírozási szerződés kötése a Megyei Egészségbiztosítási Pénztárral333333-
229Gyógyhely, gyógyfürdőintézmény, kitermelt ásványvíz, gyógyvíz, gyógyiszap és gyógyforrástermék törzskönyvi adatai változásának bejelentése22222
230Gyógyiszap és gyógyforrástermék kitermelésének, kezelésének és forgalmazásának engedélyezése0000015
231Gyógyszertár felállításának kezdeményezése és véleményezése-22222-
232Háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti pályázatok, szerződések3333
233Háziorvosoknál bejelentkezett biztosítottakról havi jelentés--1111-
234Ifjúsági orvos (iskolaorvos) kijelölése (középfokú oktatási intézményekben)-22222-
235Iskola-egészségügyi szolgálat szervezése00000015
236Járványügyi intézkedések-33333-
237Körzeti egészségügyi, háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti, ellátás megszervezése"5555
238Köztisztasági és településtisztasági feladatok-33333-
239Külföldi állampolgárok betegellátási díjai-22222-
240Megváltozott munkaképességű dolgozók ügyei--3333-
241Mozgáskorlátozottak ügyei, közlekedési, parkolási kedvezményei-33333-
242Nyilvántartás a bejelentett biztosítottakról--3333-
243Rágcsálómentesítés, szúnyoggyérítés, rovarirtás-11111-
244Szakosított ellátási formák megszervezése (átmeneti elhelyezést nyújtó intézmények, fogyatékosok otthona, idősek otthona, nappali ellátást nyújtó intézmények, pszichiátriai betegek otthona, rehabilitációs intézmények)00000015
245Társadalombiztosítási járulékügyek--6666-
246Egészségügyi ellátást támogató pályázatok-33333.-
247Rehabilitációs Bizottság iratai-33333-
248Házi szakápolási szolgálat, járó- és fekvőbetegszakellátás, óraszám, ügyeletek00000015

C) Szociális igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
261Ápolási, gondozási díj megállapítása, ápolási, gondozási díj nyilvántartása, szülőtartás--6666-
262Átmeneti, rendkívüli segélyezés, árvízkárosultak állami támogatása--1111-
263Hk
264Hk
265Fogyatékosok érdekvédelme, támogatása333333-
266Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás, beiskolázási segély, tankönyvtámogatás stb.--1111-
267Rendszeres gyermekvédelmi támogatás--3333-
268Gyermekvédelmi támogatás nyilvántartása--0000HN
269Gyógyszersegély és támogatás--1111-
270Hadigondozási, nemzeti gondozási ügyek--5555-
271Hadigondozottak, nemzeti gondozottak nyilvántartása--0000HN
272Hajléktalanok segélyezése, ellátása-11111-
273Időskorúak járadékának nyilvántartása--0000HN
274Időskorúak járadékügyei--3333-
275Közgyógyellátásban részesülők nyilvántartása--0000HN
276Közgyógyellátási ügyek (lejárat után)--2222-
277Lakásfenntartási támogatási, közüzemi kompenzációs ügyek, lakbér-hozzájárulás--1111-
278Munkanélküliek jövedelempótló támogatása111111-
279Rendszeres segélyezés--3333-
280Sorkötelesek, tartalékosok családtagjainak támogatása, bevonulási segély--1111-
281Személyes gondoskodási ügyek (családsegítés, étkeztetés, házi segítségnyújtás, egyéb speciális alapellátás)1111
282Szerződés a szociális feladatok átvállalásáról--0000HN
283Szociális ellátásra jogosultak nyilvántartása--0000HN
284Szociális intézmény, vállalkozás, falugondnoki szolgálat működési és telepengedélye-00000HN
285Szociális otthoni, nyugdíjas-házi elhelyezés111111-
286Temetési segély, köztemetés--1111-
287Területi vagy regionális nyugdíjpénztár alakítása000000HN
288Hk
289Elutasított ápolási, gondozási díj, segély-, járadékkérelmek--1111-
290Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány)--1111-
291Szociális ellátást támogató pályázatok-33333-
292Szociális kölcsön egyedi ügyek (lejárat után)--2222-
293Adósságkezelés--3333-

E) Környezetvédelmi, építésügyi és kommunális igazgatás

E.1. Környezet- és természetvédelem

Ügyk. számAz ügykör/irat fajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
301Csendes övezet kialakítása, területek zajvédelmi szempontból védetté nyilvánítása-55555-
302Helyi természeti érték védetté nyilvánítása-00000HN
303Környezet- és természetvédelmi hatósági feladatok (engedélyek, határértékek megállapítása, hatásvizsgálat, felülvizsgálat, kötelezettségek megállapítása, tilalmak, tereprendezés, egyéb)44444
304Környezet- és természetvédelmi program (természeti értékek ellenőrzése, fenntartása, megóvása, őrzése stb.)00000015
305Környezet- és természetvédelmi program végrehajtása, akcióprogramok-22222-
306Környezetvédelmi hatásvizsgálati eszközök telepítése111111-
307Környezetvédelmi hatásvizsgálati tanulmány00000015
308Lakóhelyi környezet állapotfelmérése00000015
309Légszennyezési, zaj- és természetvédelmi bírság-11-11-
310Légszennyezési vizsgálatok, mérések000-0015
311Légszennyező források nyilvántartása-00-00HN
312Levegőtisztaság-védelmi (rendkívüli) intézkedési terv (füstköd-riadóterv)000-00HN
313Repülőterek zajgátló védőövezetének kialakítása-33-33-
314Szolgáltató tevékenységet ellátó üzemi létesítmény energiahordozó és/vagy üzemmód váltásra kötelezése, tevékenységének korlátozása, felfüggesztése, illetőleg feloldása3333
315Természeti állapotfelmérés00000015
316Védett területek és védett természeti területek hasznosításának ügyei-33.-33-
317Környezetvédelmi alappal, célelőirányzattal kapcsolatos ügyek333333-

E.2. Építésügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
331Általános vagy összevont általános rendezési terv-00000HN
332Átnézeti nyilvántartási térkép-00000HN
333Hk
334Bontási, építési, fennmaradási, használatbavételi, rendeltetés megváltoztatási engedély/kötelezés, építési, telekalakítási és változtatási tilalom00000HN
335Életveszélyes épületek nyilvántartása--0000HN
336Elvi építési engedély--2222-
337Elvi telekalakítási engedély-33333-
338Építésügyi bírság, építésrendészeti ellenőrzési ügyek-22222-
339Építésügyi bírság nyilvántartása-44444-
340Házszámrendezés-00000HN
341Épületek külső helyreállítása, homlokzati tatarozás, felvonójavítás elrendelése, egyéb építésügyi hatósági kötelezési ügyek222222-
342Hk
343Főépítészi szakmai vélemények, állásfoglalások333333-
344Földmérési alaptérkép000000HN
345Kirakatszekrények, feliratok hirdető berendezések engedélyezése-22222-
346Közműfejlesztés, ingatlanok közműellátása-00000HN
347Lakásépítési és -megszűnési, tanyaépítési és -megszűnési nyilvántartás-00000HN
348Műemléki és építészeti értékek felkutatása, nyilvántartása000000HN
349Műszaki nyilvántartás (építmény, bauxitcementtel épült építmények, közmű, felvonó)-00000HN
350Pincebeomlásokkal veszélyeztetett területek felmérése-00000HN
351Szabályozási keretterv, településszerkezeti terv, helyi építési szabályzat, település (területfejlesztési koncepció), program, szabályozási terv000000HN
352Telekrendezés (telekegyesítés, telekfelosztás, telekhatár-rendezés, telekcsoport újraosztása)-33333-
353Hk
354Hk
355Szobrok, emlékművek létesítése, építése00000015
356Szobrok, emlékművek, helyi építészeti értékek védelme, fenntartása333333-
357Településfejlesztési menedzsment ügyek, pályázatok333333-
358Városrehabilitáció ügyei (program, pályázatok, megállapodások stb.)00000015
359Településrendezési és építészeti-műszaki tervtanács iratai (a tanácsot működtető önkormányzatnál)00000015

E.3. Kommunális ügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
371Halotthamvasztó létesítése-00-0015
372Hulladéklerakó helyek (szilárd, állati eredetű, folyékony) kijelölése, létesítése000-00HN
373Kéményseprő-ipari szolgáltatás ügyei444-44-
374Közcélú ártalmatlanító telep létesítése000-00HN
375Közterület tisztán tartása, felügyelete, hulladék elhelyezése, gyűjtése, szállítása, hulladékártalmatlanítás, hulladék-újrahasznosítás, hulladékgazdálkodási bírság ügyek22222
376Köztemetők létesítése, lezárása, megszüntetése, nyilvántartásai, térképei, újbóli használatbavétele0000HN
377Sírboltkönyv-00-00HN
378Síremlékek és sírboltok terve-00-00HN
379Sírnyitási, exhumálási engedély-11-11-
380Fürdőhelyek kijelölése-11111-
381Távhőszolgáltatás helyi szabályozása-22-22-
382Temetők fenntartásával, üzemeltetésével kapcsolatos hatósági ügyek-33-33-
383Zöldterületek létesítése, fenntartása (parkok, játszóterek)-33333-
384Felújítás, karbantartás, hibaelhárítás-22222-

F) Közlekedés és hírközlési igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
401Forgalomszabályozás, forgalomtechnika-22222-
402Hatósági árak megállapítása (helyi tömegközlekedés, taxi, vasút), menetrend-22-22-
403Helyi tömegközlekedés fejlesztési koncepciója-00-0015
404Helyi tömegközlekedési pályázat-33-33-
405Hidak, aluljárók és felüljárók létesítése-00000HN
406Hidak, aluljárók és felüljárók működtetése-33333-
407Hídtörzskönyv-00000HN
408Kikötők, (közforgalmú) kompok és révek létesítése-00-00HN
409Közforgalmú kikötők, kompok, révek működtetése-33-33-
410Közterület-foglalási, -használati megállapodások és díjak-22222-
411Közterület-bontási engedélyek-11111-
412Közút, helyi vasút menti építmény elhelyezési és nyersanyag kitermelési engedély-22222-
413Közút" helyi vasút menti fakivágási és ültetési engedély-22222-
414Közutak, helyi vasutak műszaki, minőségi, baleseti, forgalmi adatainak, valamint forgalmi rendjét meghatározó jelzéseinek nyilvántartása0000HN
415Közutak, helyi vasutak tisztán tartása, síkosság elleni védekezés-11111-
416Közutak, helyi vasutak, járdák, gépkocsibehajtók, gyalogutak, kerékpárutak építése, forgalomba helyezése, megszüntetése0000015
417Közúton, helyi vasúton történő építési munkák engedélyezése-11111-
418Közvilágítási berendezés létesítése-00000HN
419Közvilágítási berendezés működtetése-33333-
420Parkolási, eseti behajtási, egyéb eseti közlekedési engedély-11111-
421Postai, távközlő, elektromos, valamint más nagyfrekvenciás jelet vagy mellékhatást keltő berendezések létesítése, üzemeltetése, rongálása, hírközlési szabálysértések33333
422Repülőtér létesítésének és megszüntetésének véleményezése-22222-
423Távközlési és egyéb nyomvonaljellegű építmények engedélyezése-00000HN
424Utcabútorok elhelyezésének engedélyezése, tervrajzok-00000HN
425Útellenőri szolgálat megszervezése-22222-
426Útvonalengedélyek-11111-
427Üzemanyagtöltő állomásokkal kapcsolatos ügyek-44444-
428Vasúti átkelőhelyek, gépkocsibehajtók, gyalogutak, járdák, kerékpárutak, közutak fenntartása, parkolók kialakítása, fenntartása33333
429Egyéb közút kezelői hozzájárulás-11111-
430Utcabútorok, utcanévtáblák, házszámtáblák kihelyezése, karbantartása, javítása-22222-
431Közlekedési kártérítések--1111-

G) Vízügyi igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
441Árvíz és belvízzel kapcsolatos operatív ügyek-22222-
442Árvíz és belvíz védekezési terv00000015
443Csatorna- és vízműbírság-22222-
444Folyékony hulladék bebocsátási pontok kijelölése-44444-
445Ivóvíz- szennyvízdíjak megállapítása-33-33-
446Közműves vízszolgáltatási korlátozási terv-22-22-
447Kutak létesítési engedélye-00000HN
448Patakok, csatornák áradásai elleni védekezés, csapadékvíz-elvezetés00000015
449Ivóvíz-, szennyvíztisztító berendezés létesítésének engedélyezése-00-00HN
450Ivóvíz-, szennyvízhálózat létesítése, üzemeltetőjének kijelölése-00000HN
451Ivóvíz-, szennyvízhálózat üzemeltetése-22222-
452Ivóvíz-, szennyvíz-törzshálózatra történő csatlakozás elrendelése-44444-
453Védművek létesítése és fejlesztése-00-00HN
454Védművek működtetése-22-22-
455Vizek és vízi létesítmények nyilvántartása-00000HN
456Vízi állás létesítésének, fennmaradásának és bontásának engedélyezése-00000HN
457Vízi közüzemi tevékenység koncepciója-00-0015
458Vízjogi üzemeltetési engedély-00000HN
459Vízmérőhely közterületen történő elhelyezése-44-44-

H) Belügyi és igazságügyi igazgatás

H.1. Anyakönyvi és állampolgársági ügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
471Állampolgársági esküokmányok--0000HN
472Állampolgársági kérelmek-22222-
473Anyakönyv (születési, házassági, halotti)-00000HN
474Anyakönyvi alapiratok (születési, házassági, halotti névváltoztatás, utólagos bejegyzés)-00000HN
475Anyakönyvi igazgatás szervezete, működése-33333-
476Anyakönyvi kivonatok kérése, adatok közlése-11111-
477Anyakönyvi mutatók-00000HN
478Családi események polgári szertartása--1111-
479Egyéb anyakönyvi iratok, anyakönyvi kivonatok tőpéldányai, adatközlések tőpéldányai-22222-
480Nyilvántartás a nyitott anyakönyvi bejegyzésekről-00000HN

H.2. Polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
491Adategyeztetés--1111-
492Az adatnyilvántartás alapjául szolgáló alapiratok (anyakönyvezetői értesítések, igénylőlap a személyazonosító igazolvány kiállításához, polgárok lakcímbejelentése, lakcímváltozás stb.)6666
493Adatszolgáltatási nyilvántartás--1111-
494Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek (beadványok, kérelmek, megkeresések, átiratok, adatszolgáltatási bizonylatok)1111
495A központi adatnyilvántartás (Belügyminisztérium Központi Adatfeldolgozó, Nyilvántartó és Választási Hivatal) által közölt gépi nyilvántartási adatok3333
496Külföldi letelepedési, tartózkodási nyilatkozatok/engedélyek, bevándorlási ügyek, első nyilvántartásba vétel2222
497Nyilvántartás (kartonos és/vagy elektronikus) a polgárok személyi adatairól és lakcíméről--0000HN
498Személyi azonosító jel kiadásával, módosításával és visszavonásával kapcsolatos iratok--3333-
499Elveszett és talált személyi okmányokkal kapcsolatos ügyek, személyazonosító igazolvány körözési jegyzőkönyv1111
500Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek (elutasítás, be- és kijelentkezésre felszólítás, lakcím fiktívvé nyilvánítása, hivatalból érvénytelenítése)1111
501Személyi igazolvánnyal, személyi azonosító és lakcímet igazoló hatósági igazolvány kiadásával kapcsolatos okmányirodán keletkezett iratok (kiadás, pótlás, érvényesség, bevonás stb.)1111

H.3. Képviselők választása (európai parlamenti, országgyűlési, önkormányzati), népszavazás[2]

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
511Helyi népszavazási, időközi választási jegyző­könyv00000090 nap
512Szavazókörök megállapítása00000015
513Választási bizottságok, választási irodák meg­szervezése00000015
514Választási bizottsági ülések iratai, határozatok00000015
515Választással, népszavazással kapcsolatos hirdet­mények, tájékoztatási feladatok00000015
516Országos választási, országos népszavazási jegyzőkönyv00000090 nap
517Választás, népszavazás, helyi népszavazás le­bonyolításával kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek222222
518Választói névjegyzék--90 n90 n90 n90 n-

H.4. Rendőrségi ügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
531Rendőrfőkapitány, rendőrkapitány és rendőrőrs vezetője kinevezésének véleményezése333333-
532Rendőrkapitányság, rendőrőrs, körzeti megbízotti állomás létesítésének, megszüntetésének véleményezése333333-
533Rendőrségi munkával kapcsolatos észrevételek111111-
534Együttműködési szerződés a rendőri feladatok ellátásának segítésére, támogatására, bűnmegelőzési önkormányzati feladatok33333
535Polgárőrségi ügyek-0000015

H.5. Tűzoltóság

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
541Fenntartási, fejlesztési és működési ügyek-33333-
542Hivatásos önkormányzati tűzoltóság alapítása, átszervezése, megszüntetése-0000015
543Önkéntes tűzoltóság alapítása, működési területének megállapítása-0000015
544Tűz- és műszaki mentés jelzés, oltóvíznyerés ügyei-22222-
545Tűzvédelmi ellenőrzés, jegyzőkönyv, határozat, bírság-44444-
546Tűzvédelmi kötelezettség megállapítása-00000HN

H.6. Menedékjogi ügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
551Együttműködési megállapodás a menekültügyi hatóságokkal (MMH, befogadó állomások)-22-22-
552Menedéket élvező külföldiek átmeneti ellátása és támogatása-22-22-
553Támogatásra jogosult menekültek, menedékesek, befogadottak adatainak nyilvántartása-22-22-

H.7. Igazságügyi igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
561Bírósági ülnökök jelölése, megválasztása és visszahívása22222--
562Birtokháborítási ügyek--1111-
563Egyházi ingatlanok tulajdoni helyzetének rendezése00000015
564Eltartási szerződési ügyek (lejárat után)--2222-
565Közalapítvány létrehozása00000015
566Telekhatár viták-66666-
567Jogszabály tervezetek, szerződések, megállapodások előzetes jogi véleményezése111111-

H.8. Egyéb igazgatási ügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
571Címerhasználat, névhasználat, turisztikai logo engedélyezése222222-
572Hagyatéki ügyek--3333-
573Hatósági bizonyítványok, adatkérés, adatszolgáltatás, hirdetmények kifüggesztéséről igazolás11111
574Helyiség, garázs bérleti, elidegenítési szerződés, helyiséggazdálkodási ügyek (lejárat után)222222-
575Jelzálogügyek (lejárat után)222222-
576Szabálysértési ügyek, helyszíni bírságolás--1111-
577Talált tárgyak, fel nem robbant lövedékek, rendkívüli események (bombariadó stb.) bejelentése1111
578Utcanévváltozások-00000HN
579Útlevélügyek--1111-
580Gépjármű forgalomba helyezése, kivonása, gépjármű forgalmi engedéllyel kapcsolatos ügyek, üzemben tartással kapcsolatos ügyek, rendszám ügyek, törzskönyv (lejárat után)2222
581Gépjárművezetői engedéllyel kapcsolatos okmányirodán keletkezett iratok (lejárat után)---2222-
582Okmány kiadási illetékmentességi ügyek--1111-
583Ingatlanforgalom (elidegenítési tilalom elrendelése, törlése, külföldi állampolgárok ingatlanszerzésének engedélyezése)2222
584Hk--1111-
585Tolmács és szakfordító igazolvány kiadása--6666-
586Vegyes igazgatási, közlekedésigazgatási okmányirodán kezelt iratok (megkeresés, felszólítás, hiánypótlásra történő felhívás, értesítés adateltérésről, hibajegyzék, kísérőjegyzék, körlevelek, tértivevények, napi forgalmi jelentések, gépkocsi-elszállítás, szállítólevél stb.)1111

I) Lakásügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVV.VILt.
591Adósságkezelési (lakossági) egyedi rendezési ügyek (szerződések is)--5555-
592Bérlakások nyilvántartása0-0000HN
593Első lakáshoz jutás, lakásépítés, lakásvásárlás támogatása (lejárat után)222222-
594Jogcím nélküli lakáshasználat222222-
595Kényszerbérleti ügyek333333-
596Lakásfelújítási, karbantartási támogatás222222-
597Lakásbérleti szerződés, lakáscsere, lakáshasznosítás (lejárat után)222222-
598Lakbértartozás222222-
599Társasházak alapítása, elidegenítés-00000HN
600Társasház felújítási pályázat, társasházak operatív ügyei-33333-
601Önkényes lakásfoglalási ügyek-11111-
602Önkormányzati bérlakásra várók ügyei44444-

J) Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
611Szülő adatai nélkül anyakönyvezett gyermekek nyilvántartása--0000HN
612Hk
613Családi jogállás rendezésével, az apai, anyai elismeréssel, a képzelt szülők, a képzelt apa és anya megállapításával kapcsolatos ügyek0000HN
614Gyermekvédelmi, gyermekjóléti ellátásra való jogosultság nyilvántartása--0000HN
615Otthonteremtési támogatás555555-
616Gyámhatósági és gyermekvédelmi munka szakmai, felügyeleti ellenőrzése (éves értékelés)00000-15
617Gyámsági és gondnoksági egyedi ügyek--666--
618Gyámság és gondnokság alatt állók nyilvántartása--666--
619Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyonának nyilvántartása--000-HN
620Gyermektartásdíj megelőlegezésére vonatkozó ügyek--333--
621Gyermekjóléti ellátásra való jogosultsági egyedi ügyek (átmeneti gondozás, bölcsőde, helyettes szülő)333
622Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatások engedélyezése, engedély módosítása, visszavonása6666
623Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatást végző személyek, szervezetek nyilvántartása, ellenőrzése000000HN
624Védelembe vett gyermekek nyilvántartása-. -0000HN
625Helyettes szülői hálózat megszervezése-6666-
626Kapcsolattartási ügyek--555--
627Kiskorú házasságkötésének engedélyezése--333--
628Kiskorúak részére megállapított és folyósított pénzbeli, természetbeni ellátással kapcsolatos ügyek2222
629Nyilvántartás a gyámhivatal által megállapított és folyósított pénzbeli ellátásról--0000HN
630Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyoni érdekvédelmével kapcsolatos ügyek--555--
631Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával kapcsolatos ügyek (védelembe vétel, ideiglenes hatályú elhelyezés, átmeneti és tartós nevelésbe vétel, nevelési felügyelet elrendelése, lefolytatása, felülvizsgálata, megszüntetése, utógondozás, utógondozói ellátás elrendelése)5555
632Hk
633Nevelőszülői hálózat működésével kapcsolatos ügyek666----
634Nyilvántartás az átmeneti és tartósan nevelésbe vett gyermekekről--000-HN
635Nyilvántartás az ideiglenes hatállyal elhelyezett gyermekekről--000-HN
636Örökbefogadási ügyek--000-HN
637Örökbefogadásra várakozók nyilvántartása--222--
638Hk
639Hk
640Szülői felügyelettel kapcsolatos ügyek (szülői ház elhagyása, családbafogadás)--555--
641Ügygondnok, eseti gondnokok (méhmagzat gondnoka stb.) kirendelése--6666-
642Hk
643Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány stb.)--1111-
644Perindítás--111--

K) Ipari igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
661Atomerőmű biztonsági övezetének megállapítása666666-
662Bányaszolgalom alapítása, bányanyitás engedélyezése-0000015
663Energiaellátási tanulmány-0000015
664Hk
665Ipartelepítési engedélyek, telepengedélyek, gazdasági érdekképviseleti jogok gyakorlása-0000015
666Vállalkozói engedélyek nyilvántartása--0000HN
667Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyek (kiadás, visszavonás, adatváltozás, selejtezés, pótlás, csere stb.)6666-
668Vállalkozók, telephelyek ellenőrzése-11111-

L) Kereskedelmi igazgatás, idegenforgalom

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
681Magánszálláshelyek (fizető-vendéglátás, falusi szállásadás) nyilvántartásba vételével, törlésével kapcsolatos egyedi ügyek6666
682Fogyasztóvédelmi ügyek-22222-
683Idegenforgalmi, turisztikai értékek feltárása, bemutatása, propagálása, fejlesztési koncepció000-0015
684Idegenforgalmi hivatal működtetése, idegenforgalmi, turisztikai marketing, rendezvények szervezése33333-
685Magánszálláshelyek közhitelű nyilvántartása--0000HN
686Mozgóárusítási engedély--3-33-
687Működési engedéllyel rendelkező üzletek nyilvántartása--0-00HN
688Műsoros előadás, zene- és táncrendezvények, szórakoztató játékok betiltása--1111-
689Szeszes italok alkalmi árusításának engedélyezése--1111-
690Hk
691Üzletek, pénznyerő automaták, játéktermek üzemeltetési, működési engedélye és visszavonása, ideiglenes bezárása, nyitva tartásának korlátozása (lejárat után)2222
692Vásár- és piacrendezési joggal rendelkezők nyilvántartása--0000HN
693Vásárlói panasz--1111-
694Vásárok és piacok, kereskedelmi és vendéglátó egységek, magánszálláshelyek ellenőrzése--1111-
695Vásárrendezés, piactartás engedélyezése (lejárat után)--2222-
696Hk
697Üzletfeliratok és egyes közérdekű közlemények magyar nyelvű közzétételével kapcsolatos iratok333

M) Földművelésügy, állat- és növény-egészségügyi igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
711Állami tulajdonú földingatlan tulajdonjogának megszerzése-00000HN
712Állatforgalmazás, állatbemutató engedélyezése-11111-
713Hk
714Állatorvosi körzetek alakítása-33-33-
715Állatszállítás és marhalevél kezelés-11111-
716Állattartási, állatvédelmi ügyek-11111-
717Állattartók és állatállomány nyilvántartása-00000HN
718Árutermelő ültetvény helyszíni szemléje, határszemle-22222-
719Belterületi és külterületi határvonalak megállapítása-00000HN
720Belterületi növényvédelem és ellenőrzése--2222-
721Ebek védőoltásának megszervezése, összeírása, nyilvántartása-22222-
722Erdő rendeltetésének megváltoztatása-00-0015
723Erdőtelepítés, fásítás-00-00HN
724Fakivágási bejelentések, engedélyek, közterületi fapótlás-11111-
725Földkiadó Bizottság, Birtokhasznosítási Bizottság iratai-0000015
726Földrajzi nevek megállapítása, megváltoztatása, nyilvántartása, véleményezése-0000015
727Halászati jogok gyakorlása (holtágak, bányatavak)-44444-
728Hegyközségek kisebb jelentőségű ügyei-22222-
729Járványügyi intézkedések-33333-
730Méhészek és méhvándorlási nyilvántartás--3333-
731Mezei őrszolgálat megszervezése--4444-
732Művelési ágváltozások-33333-
733Nyilvántartás az árutermelő szőlő és gyümölcs telepítéséről, kivágásáról-00000HN
734Tarlóégetés engedélyezése--1111-
735Térképészeti határkiigazítás-0000015
736Újrahasznosításra alkalmassá tett terület önkormányzati tulajdonba vétele-00000HN
737Vadászterületi résztulajdonosok közös képviseleti ügyei-33333-
738Vadkár, halászati károk jegyzőkönyvezése, zöldkár megállapítása-22222-
739Veszélyes állatok tartási engedélye--3333-
740Veszélyes ebek tartási ügyei-33333-
741Hegyközségek létesítése, megszűnése, alapszabály, elvi ügyek--000015

N) Munkaügyi igazgatás, munkavédelem

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
751AM könyv kiállításának nyilvántartása--0000HN
752Foglalkoztatási érdekegyeztetés, tervek-0000015
753Polgári szolgálat, közhasznú foglalkoztatás szervezése, álláshelyek, közérdekű munkavégzés helyének kijelölése333333
754Munkaügyi Tanács helyi képviselete222222-

P) Közoktatási és művelődésügyi igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
761Alapműveltségi vizsgabizottsági ügyek222222-
762Állandó pedagógus helyettesítési rendszer megszervezése222222-
763Bizonyítványmásodlatok kiállítása111111-
764Érettségi vizsgabizottsági ügyek222222-
765Gyermekek szakértői vizsgálata, iskolaérettséget tanúsító vizsgálat, szakvélemény222222-
766Intézményi felvételi és fegyelmi ügyekben törvényességi kérelem111111-
767Iskolai, óvodai felvételi eljárás szervezése111111-
768Iskolaszék alakítása, tagok delegálása, egyéb iskolaszéki ügyek00000015
769Kötelező felvételt biztosító iskola kijelölése333333-
770Közművelődési Tanács ügyei--000015
771Közoktatási fejlesztési és intézkedési terv00000015
772Közoktatási intézmények jegyzéke000000HN
773Közoktatási megállapodás00000015
774Külföldi tanulói jogviszony igazolása111111-
775Levéltári és muzeális értékek közgyűjteményi megőrzése, rendelkezési jog gyakorlása00000015
776Művészeti alkotások elhelyezésének véleményezése222222-
777Nem helyi önkormányzat által alapított nevelési, oktatási, kulturális, művészeti intézmények működésének engedélyezése, működéssel kapcsolatos egyéb ügyek00000015
778Nemzetiségi alapkönyvtár kijelölése00000015
779Nevelési és pedagógia program00000015
780Pedagógus igazolvány ügyek111111-
781Régészeti jelentőségű földterület védetté nyilvánítása-00000HN
782Tanköteles és képzésköteles tanulók nyilvántartása000000HN
783Tanuló- és gyermekbaleseti ügyek111111-
784Ünnepségek, ünnepélyek, rendezvények szervezése00000015
785Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti tárgyú pályázatok, támogatások, ösztöndíjak333333-
786Művészeti ügyek00000015

R) Sportügyek

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
801Sportegyesületek, sportolók támogatása, pályázatok, szponzori szerződések333333-
802Sportrendezvények ügyei222222-
803Testnevelési és sportfeladatok koncepciója00000015
804Vegyes sportügyek333333-

X) Honvédelmi és polgári védelmi igazgatás, fegyveres biztonsági őrség

X.1. Honvédelmi igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
821Fegyveres erők. mozgósítása és kiegészítése000000HN
822Gazdaságmozgósítási feladatok szervezése222222-
823Gyülekezési és bevonulási időpontok, illetve helyek kijelölése--1111-
824Hadkötelesek (polgári szolgálatosok) összeírása, sorozás--5555-
825Hatósági igazolás honvédségi ügyekben, környezettanulmány--1111-
826Helyi honvédelmi szervek feladatterve000000HN
827Helyi védelmi bizottság ülési jegyzőkönyvei000000HN
828Honvédelmi körzet gazdasági és anyagi kötelezettségei333333-
829Honvédelmi körzet tájékoztatási rendszerének kialakítása--0000HN
830Honvédelmi munkakötelezettség elrendelése--5555-
831Mozgósítási feladatok végrehajtásáról jegyzőkönyv, mozgósítási terv000000HN
832Nyilvántartás a háborús körülmények között igénybe veendő ingatlanokról és szolgáltatásokról000000HN
833Hadkötelesek egészségügyi vizsgálata333333-

X.2. Katasztrófavédelmi igazgatás

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
841Életvédelmi létesítmények (óvóhely) kijelölése000000HN
842Életvédelmi létesítmények fenntartása333333-
843Életvédelmi létesítmények minősített időszaki használatával kapcsolatban keletkezett iratok333333-
844Katasztrófariasztás elrendelése és végrehajtása, kitelepítés, kiürítés000000HN
845Kivételes rendelkezések000000HN
846Polgári védelmi alapterv és veszélyelhárítási terv000000HN
847Polgári védelmi felkészítési követelmények333333-
848Polgári védelmi készletgazdálkodási ügyek333333-
849Polgári védelmi személyi állomány nyilvántartása666666-
850Polgári védelmi szervezet létrehozása (munkahelyi is)000000HN
851Szolgáltatás elrendelése, átadás-átvételi jegyzőkönyv, kártalanítás333333-
852Termelési, ellátási és szolgáltatási kötelezettségre vonatkozó szerződés333333-
853Védelmi bizottság iratai00000015
854Visszamaradó készletek222222-
855Katasztrófavédelmi tervek000000HN
856Helyreállítási és újjáépítési ügyek00000015

X.3. Fegyveres biztonsági őrség

Ügyk. számAz ügykör/iratfajta megnevezéseIIIIIIIVVVILt.
871Fegyveres biztonsági őrség létrehozása444444-
872Rendészeti ügyek111111-

Útmutató a minta irattári tervben nem nevesített ügyiratok ágazati betűjelekhez történő besorolásához

(példálózó felsorolás)

A) Pénzügy

- adóügyek,

- költségvetési, fejlesztési ügyek.

B) Egészségügy

- bölcsődei, csecsemőotthoni elhelyezések,

- járványügy,

- település-egészségügy,

- orvosi, egészségügyi ellátás.

C) Szociális ügyek, hadigondozási ügyek

- szociális otthoni elhelyezési ügyek,

- közgyógyellátással kapcsolatos ügyek,

- szociális segélyezési ügyek,

- fogyatékosok érdekvédelme.

E) Építési-városfejlesztési ügyek

- ingatlankezelési ügyek,

- engedélyezések,

- közterület-használat,

- közműfejlesztési ügyek,

- műemlékvédelem.

F) Közlekedés

- út- és járda igénybevétel,

- közlekedési korlátozások,

- útépítés, forgalomba helyezés,

- közlekedésbiztonsági ügyek,

- útfelügyelet.

G) Vízügy-vízgazdálkodás

- belterületi vízrendezésekkel kapcsolatos iratok,

- árvíz- és belvízvédelem,

- vízszolgáltatási ügyek,

- csatornázás.

H) Általános igazgatás

- anyakönyvi ügyek,

- szabálysértési ügyek,

- tűzoltóság,

- kisajátítási ügyek,

- birtokvédelmi ügyek,

- hagyatéki ügyek,

- állampolgársági ügyek,

- népesség-nyilvántartás iratai,

- talált tárgyakkal kapcsolatos ügyek,

- közérdekű bejelentések, panaszok.

I) Lakásügyek

J) Gyámügyek

- gyámsági és gondnoksági ügyek,

- gyermektartási ügyek,

- intézeti elhelyezés, állami gondozás,

- örökbefogadási ügyek,

- kiskorúak házasságkötésével kapcsolatos ügyek.

K) Iparügyek

- szakmunkásképzési ügyek,

- iparfejlesztés,

- bányaművelési ügyek.

L) Kereskedelem, fogyasztóvédelem

- piaci ügyek,

- vásárügyek,

- idegenforgalmi ügyek,

- árhatósági ügyek.

M) Mezőgazdasági és élelmezésügyek

- növénytermesztés, növényvédelem,

- szőlő- és gyümölcstermesztés,

- állattenyésztés, állategészségügy,

- földügyek,

- erdészet, vadászat, halászat.

N) Munkaügyek

- országos, ágazati és területi érdekegyeztetés,

- intézményirányítással kapcsolatos ügyek,

- foglalkoztatás elősegítésével és a munkanélküliek ellátásával kapcsolatos ügyek,

- munkavédelem.

P) Művelődésügy

- közművelődési intézményekkel kapcsolatos ügyek,

- kulturális rendezvények,

- közoktatásügy.

R) Sportügyek

- sportlétesítmények iratai.

S) Személyzeti ügyek

- a közszolgálati jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos ügyek,

- fegyelmi és kártérítési felelősséggel kapcsolatos ügyek,

- közszolgálati nyilvántartás.

U) Titkársági, szervezési és gazdasági ügyek

- vállalat, intézmény létrehozása,

- hivatalos iratok külföldre továbbítása,

- szakmai értekezletek iratai,

- a helyi önkormányzat társulásaival kapcsolatos ügyek,

- a választással, népszavazással, népi kezdeményezéssel kapcsolatos ügyek.

X) Honvédelmi ügyek

- katonakötelesek nyilvántartása.

Lábjegyzetek:

[1] Megállapította a 45/2003. (XII. 2.) BM rendelet 1. § -a. Hatályos 2004.01.01.

[2] Megállapította a 66/2004. (XI. 12.) BM rendelet 1. § -a. Hatályos 2004.11.20.

Rendezés: -
Rendezés: -
Kapcsolódó dokumentumok IKONJAI látszódjanak:
Felület kinézete:

Visszaugrás

Ugrás az oldal tetejére